PROCESO ADMINISTRATIVO

Desde la antigedad el hombre primitivo desarrolla en forma independiente el proceso administrativo en sus actividades cotidianas. Las actividades del hombre se fueron transformando y complicando, trajo como resultado una mayor profundizacin del proceso administrativo, en 1886 Henry Fayol crea el primer modelo del proceso administrativo y lo presenta as; prever, organizar, dirigir, coordinar y controlar. Fayol no definio a estas etapas como proceso administrativo, sino que le dio el nombre principios bsicos de la administracin, los cuales conforman o integran el pilar de los mismos. Estudios de administracin han dado diversas definiciones del proceso administrativo, algunos ejemplos: George Terry dice que la planeacin, ejecucin y control constituye el proceso administrativo y son los medios por los cuales se administran. Francisco Javier Laris Casillas, dice que es la administracin en marcha, y se divide en cinco etapas planeacin, organizacin, integracin, direccin y control, todas dinmicas, ya no cabe concebir la administracin si no es en movimiento constante. Guillermo Gmez Ceja: dice que las etapas del proceso administrativo son mecnicas y dinmicas como; Mecnicas Previsin.- Qu se puede hacer? Planeacin.- Qu se va hacer? Organizacin.- Cmo se va a ser? Dinmicas Integracin Con que se va a ser? Direccin.- Quin y cundo se va a ser? Control.- Cmo ha sido la realizacin?

Todo proceso administrativo forma un conjunto inseparable en el que cada etapa est unida a las dems. Divisiones:

Funciones Fundamentales de la administracin

Planeacin Organizacin Direccin La funcin se refiere a.. Futuro Futuro Presente La funcin Principal es concebir y Si Si Si formular La funcin principalmente organiza las No No si acciones fsicas requeridas.. La funcin es de antigedad relativa en el Reciente Muy antiguo Ms o estudio de la administracin, esto menos es....... reciente La funcin normalmente esta confinada a No No si un segmento de la organizacin.......... La funcin generalmente contiene grados Medianos Medianos Pocos de detalle que son: .....................

Control Pasado No Si Antigua

Si

Muchos

La organizacin burocrtica de Weber se caracteriza por las siguientes variables;

Divisin del trabajo: El trabajo de cada persona deber estar definido y los trabajadores se especializarn para efectuar sus tareas:

Jerarqua precisa de autoriadad, responsabilidad perfectamente definidads para cada puesto de trabajo, y cada quien responsable de su nivel.

ORGANIZACIN BUROCRATICA

Reglas y procedimientos se establecen en lineamientos escritos que determinan el comportamiento y las decisiones de cada precio.

Carcter general: Procedimientos y reglas se realizan considerando que nadie debe recibir un trato preferente.

Desarrollo profesional Asenso de los trabajadores en su capacidad y desempeo

Escuela del Proceso Administrativo. Enfatiza la obtencin mediante individuos que operan en grupos organizados. Quienes consideran al proceso administrativo como el ncleo esencial de su pensamiento forma parte de esa escuela.

PLANEACION
Francisco Javier Laris Casillas dice: a hacerse. Planear es decidir por anticipado lo que va

La planeacin tambn requiere esfuerzo mental que debe preceder al esfuerzo fsico. Goetz: ha dicho que planear es hacer que ocurra cosas que de otro modo no habran ocurrido. Con el transcurrir del tiempo los problemas administrativos se han hecho ms complejos, lo que ha dado como resultado la necesidad de hacer estudios cientficos de las actividades que realiza el hombre. Esta complejidad se debe a los cambios del medio ambiente de la empresa, los ms importantes son: Cambios tecnolgicos: Aquellos que se remplaza al hombre por maquinaria o se cambia maquinaria obsoleta por una ms avanzada, lo que da como resultado un incremento en la produccin. Cambios polticos gubernamentales: Son de gran importancia para la empresa ya que se refiere a los impuestos y a los nuevos programas de gobierno. Cambio en el grado y carcter de la competencia: Se refiere a la innovacin de un producto, el cual debe estar patentado, ya que esto limita a la competencia para sacar productos similares o sustitutos. Cambios en las actitudes o normas sociales: Se refieren al producto que una empresa comercial lanze al mercado ya que debe hacerse una buena planeacin en cuanto a la vida del producto porque este puede pasar rpidamente de moda. Cambio en la actitud econmica: Son variaciones econmicas que influyen en la empresa

Para obtener objetivos funcionales y principales se necesita establecer diversos recursos de accin para esto hay dos tipos de plan: de uso nico y de uso constante. De uso nico: Aquellos que una vez aplicados ya no tienen utilidad. Uso constante: Se utilizan en varias ocasiones. Es importante distinguir unos de los otros y difcil de establecer hasta cuando un palan de uso nico puede quedar instituido como uso constante.

En la planeacin existen limitaciones que se deben toar en cuanta para no incurrir en errores como son: 1. La inexactitud de los pronsticos, si no fueron realizados en orden o si se omiti algn paso, el pronstico no ser acertado. 2. La falta de repeticin de algunos problemas: Es importante distinguir los planes de uso constante y de uso nico, existen problemas que no tienen una repeticin constante. 3. La tendencia a la flexibilidad: La planeacin debe tener cierta agilidad para adaptarse a los cambios de la empresa y no mantenerse rgidos. 4. Gastos que impliquen la elaboracin de planes.- No hay planeacin ms all del punto que simplifique ahorro. 5. Tiempo que se requiere para planear: Cuando se necesita tomar decisiones rpidas en los negocios y no se dispone de tiempo suficiente para tal actividad. 6. Irregularidad en los factores: Personas y entidades que se interesan en la empresa pero estn fuera de ella. REGLAS PARA PLANEAR Determinacin de la necesidad de actuar que puede estar originada por un reporte, una orden, una observacin, que tiene un punto que amerite tomar un decisin que implique accin. Investigacin y anlisis estudia los hechos y las soluciones alternas. Proposicin de la accin, implica el estudio de alternativas y propone varios caminos.

Decidir que camino se va a adoptar para ejecutar la accin Dar forma al plan una vez que se ha decidido este y ponerlo en ejecucin, as se pasa a las etapas del proceso administrativo.

TECNICAS PARA PLANEAR:

Investigacin de operaciones Computadora personal Los modelos de simulacin Programacin lineal Mtodo del camino crtico Escenarios para la toma de decisiones Lgica de apoyar en la tecnologa

FACES DEL PROCESO DE PLANEACION

1. Apreciacin del medio futuro, poltico, econmico, competitivo, tecnolgico y social. 2. Establecimiento de valores a largo plazo, intereses y aspiraciones de los administradores. 3. Visualizacin socioeconmica deseada por la organizacin en su futuro. 4. Anlisis de la organizacin y su capacidad para desempear el papel deseado. 5. Proyecto de estrategia corporativa que se ajuste a las oportunidades del medio futuro. 6. Desarrollo de objetivos y planes estratgicos que dirigirn los esfuerzos de la organizacin. 7. Paso de los planes integrales investigacin, proyecto y desarrollo, produccin, distribucin y servicio. 8. Desarrollo segn la planeacin y control de los recursos de cada rea. 9. Suministro de un sistema de comunicacin y flujo de informacin. 10. Proyecto de un sistema de control y retroalimentacin de informacin para determinar el progreso y los problemas en la ejecucin de los planes. Planeacin Estratgica El proceso de planeacin busca apoyar a las organizaciones a especificar su rumbo, de acuerdo con la participacin que quiera tener en el mercado y en la sociedad en el futuro. Para empezar a realizar el proceso de planeacin es necesario conceptualizar la misin, razn de existir de la organizacin.

En ella se puede precisar con gran exactitud cuando las organizaciones responde a las siguientes preguntas: Quines somos? Qu hacemos? Para quienes los hacemos? A travs de que los hacemos?

Visin: Lo que queremos ser, para lo cual es imprescindible responder a lo siguiente: Cmo quisiramos ser y como pretendemos que nos describan en el futuro? Cmo pretendemos que se expresen nuestros clientes de nosotros? Cal es nuestra cualidad nica? Cmo necesita nuestro pas que sea nuestra organizacin?

ANALISIS DE ORGANIZACIN Procedimiento que nos ayuda a efectuar el anlisis de las reas que integran la empresa, debemos considerar que cada empresa tiene fortalezas y debilidades, las primeras se caracterizan si son provechadas en oportunidades y las segundas si no son solucionadas amenazaran parcialmente la organizacin. Fortalezas Mueven una situacin haca el cambio Son las mejores caractersticas de las personas que trabajan

Debilidades Bloquean o retardan el cambio Deficiencias internas que hacen difcil obtener los resultados deseados

Indicador Estrategico Econmica.- En qu se gasta? Gasto corriente, de operacin o administrativo Gasto de inversin o de capital Funcional.Para qu se gasta?, o para lograr qu? Ejemplos: Programas de publicidad, programas de capacitacin de recursos humanos.

Administrativa.- Quin gasta? Gerencia, direccin

ORGNIZACION
Es un sistema que permite una utilizacin equilibrada de los recursos, su propsito es establecer una relacin entre el trabajo y el personal que lo debe ejecutar. Para Fayol organizar es: Constituir el doble organismo materia y social de la empresa. Gomez Ceja presenta la organizacin formal y la organizacin informal definindolas de la siguiente forma: ORGANIZACIN FORMAL Es un elemento de la administracin que tiene por objeto agrupar e identificar las tareas y trabajos a desarrollar dentro de la empresa y su propsito general es: Permitir la consecucin de los objetivos primordiales de la empresa. Asignar a cada miembro de la organizacin responsabilidad y autoridad para la ejecucin de tareas o actividades, y que cada persona dentro de la organizacin conozca de quien depende y quienes dependen de l. Una buena organizacin permite el establecimiento de canales de comunicacin adecuadas para las polticas. La organizacin formal se presenta en cartas de organizacin, organigramas para el sector privado u organogramas para el sector pblico.

Estos organigramas u organogramas se clasifican en: 1.- Verticales.Se presentan en la parte superior ligadas por lneas que presentan la comunicacin de autoridad y responsabilidad a las dems jerarquas. 2.- Horizontales.- Se colocan en la izquierda y los dems niveles hacia la derecha, de acuerdo con su importancia. 3.- Circulares.- Se encuentra formado por crculos concntricos, correspondiendo el central a la autoridad mxima. ORGANIZACIN INFORMAL Puede ser un instrumento de gran utilidad en el desarrollo de la organizacin formal, constituye un conjunto de grupos primarios, este se utiliza para calificar ciertos grupos familiares de distraccin o velocidad. Se denomina as por los

primeros en importancia y son fundamentales en la formacin de la naturaleza social del individuo. La organizacin informal se puede observar en 5 nivelesdiferentes: Esta considerada como un sistema de grupos relacionados entre s. Se constituye en grupos mayores de opinin o de presin, sobre algn aspecto particular de la poltica de la empresa, estos grupos tienen como rasgos el de ser eventuales. Grupos informales fundamentados en la similitud de labores y relacionados ms o menos ntimamente. Grupos pequeos de tres o cuatro personas relacionados ntimamente y miembros a su vez de camarillas o palomillas. Individuos aislados que rara vez participan en actividades sociales.. Conviene establecer que las organizaciones ya sean publicas o privadas, presentan siempre un carcter social, no en cuanto a sus fines, sino en cuanto a su constitucin. Estas organizaciones tienen diversos objetivos como: De lucro (empresas privadas) De beneficio social (fundacin televisa y fundacin azteca) Con carcter benefico (cruz roja) El proceso de organizar es permanente, las estrategias pueden variar por factores externos como la inflacin, o bien, una devolucin o factores internos (huelga), La deficiencia y eficiencia con que se efecten las actividades organizacionales no siempre se realizan al nivel que los ejecutivos de la empresa desean. Para organizar una empresa existen varios factores como: Divisin del trabajo: Consiste en separar el trabajo en actividades que puedan ser efectuadas en forma lgica y adecuada de manera individual o colectiva. Departamentalizacin: Consiste en agrupar empleados y actividades ejemplo: recursos humanos, actividades, finanzas, produccin en sistema. Jerarquia organizacional: Determina quien depende de quien en la empresa. Coordinacin: Consiste en integrar o vincular las distintas funciones de las diferentes reas que constituye la empresa.|

1.- Funcional.- Forma de organizacin en que las personas cumplen una funcin especfica ejemplo:

DIRECTOR GENERAL
SUBDIRECTOR PRODUCCION
SUBDIRECTOR RECURSOS HUMANOS SUBDIRECTOR MERCADOTECNIA

SUDIRECTOR FINANZAS

SUBDIRECTOR SISTEMAS

Cabe sealar que cada subdirector es el responsable de cada rea funcional de la empresa y que tendr que reportar sus resultados ante el director general. 2.- Organizacin por producto mercado.- Denominado organizacin por divisin, integrada en una unidad en una unidad de trabajo a todos los que participan en la fabricacin y comercializacin de un grupo de productos relacionados. Este tipo de organizacin se puede describir de la siguiente forma.

DIRECTOR
SUBDIRECTOR INVESTIGACION Y DESARROLLO

SUBDIRECTOR DISEO

SUBDIRECTOR PRODUCCION

GERENTE GENERAL, PRODUCTOS PARA EL CUIDADO PERSONAL

GERENTE GENERAL PRODUCTOS DENTALES

SUDIRECTOR MERCADOTECNIA

SUBDIRECTOR FINANZAS

GERENTE GENERAL MEDICINA DE PATENTEG

Organizacin por divisin geogrfica: Permite que todas las funciones para producir un artculo se agrupen en un lugar especfico y bajo un mando unificado, esto permite: Mayor coordinacin y ms facilidad para lograrla. Mejorar el desempeo del trabajo. Se mejora la toma de decisiones por ser de ms calidad y realizarse en una forma ms rpida.

DIRECCIN La tercera etapa del proceso administrativo, denominada direccin: se basa en ejercer en las personas para que contribuyan en el cumplimiento de las metas organizacionales, as como en grupos laborales especficos que integran a la organizacin, as como en los grupos laborales que integran la organizacin. El administrador tiene que integrar los objetivos de la empresa y de las personas que trabajen en ella, se puede resumir as:
Administrador

INTEGRA

OBJETIVO Y EMPRESARIALES PARA SU CUMPLIMIENTO

EN FUNCION A LA MISION

RAZON DE SER DE LA EMPRESA

En la direccin se dan las rdenes con el fin de lograr los objetivos buscando dentro de la estructura organizacional especfica, Para Riccard Para Taylor dirigir es: Guiar y orientar al personal. Caractersticas del lder para cualquier organizacin en que se desenvuelva; 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Personalidad bien adaptada (no dejarse dominar por sus emociones). Comprensin para los miembros del grupo . Capacidad de percibir el fondo de situaciones. Conocimientos. Capacidad de expresin oral. Vitalidad. Sensatez.

SIGNIFICADO DE LA DIRECCION Detectar Dnde se encuentra el error? Quin o quines son los culpables? Analizar el proceso para prever Asignar responsabilidades precisas en defectos. el trabajo haciendo que el subalterno progrese. Lograr que se cumplan los Lograr antes que nada que se cumplan requerimientos del cliente para los las ordenes. bienes y/o servicio. Recompensar realizaciones de grupo. Recompensar realizaciones personales en todos los casos. Proporcionar la asesora necesaria para Exigir a cada quien que haga bien su que cada quien realice su actividad trabajo. laboral. Establecer rdenes y procedimientos Dar rdenes que se tengan que cumplir estrictamente basndose en procedimientos previamente establecidos.

La conducta del lder debe presentar las siguientes caractersticas: Lograr el alcance de los objetivos y metas del grupo.

AUTOCRACIA CONDUCTA DEL LIDER

DEMOCRACIA

La permanencia y/o desarrollo del grupo por medio de la Satisfaccin de los intereses individuales que estn relacionados Con la interaccin de miembros.

Resulta fcil desarrollar la direccin si se cumple: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Conocer al personal. Eliminar a los incapaces. Conocer los convenios entre la empresa y el personal. Dar buen ejemplo. Realizar inspecciones peridicas del organismo social. Reunir a sus principales colaboradores en conferencia. No concentrarse en detalles. 8. Tender a fomentar en el personal la iniciativa y el desempeo.

El gerente desarrolla y seala como se debe considerar las 4 etapas del proceso administrativo, planeacin, organizacin, direccin y control. Comprende cules son sus funciones gerenciales. La direccin tiene la responsabilidad bsica de mostrar el camino a los que no son jefes, apoyndose de las siguientes cualidades; Energa Serenidad Conocimientos de las relaciones humanas Objetividad Motivacin personal Habilidad comunicativa Aptitud para sealar Competencia tcnica Sentido social

CONTROL
Cuarta etapa del proceso administrativo, que consiste en verificar que las actividades que realizan las organizaciones se efecten como se plane para corregir cualquier desviacin o error. Para un administrador es imprescindible conocer si las reas de trabajo se desempean correctamente, para ello se requiere:

Las actividades que se han efectuado para comparar. El desempeo real con el planeado.

El termino control no debe confundirse con dominio, ya que se refiere a la variacin y seguimiento de lo planeado en relacin con lo que ocurri. PROCESO DE CONTROL Es importante analizar su integracin que se basa en 3 etapas diferentes como: Busca medir el desempeo real, Cules fueron los resultados que efectivamente se lograron. Se realiza cuando la actividad se est efectuando. Se lleva a cabo la accin administrativa para corregir las desviaciones que se presentaron o estndares que resultaron inadecuados. El control retroalimenta a la planeacin y lo expuesto se puede esquematizar as: Planeacin Control Logro de objetivos Proceso de verificar que se est logrando los objetivos previamente establecidos.

FUENTES DE MEDICION DEL DESEMPEO El administrador se apoya de las siguientes variables; Fuentes de Medicin Del desempeo observacin personal Informacin, estadstica tanto del sector pblico como del privado. Informacin oral. Informacin escrita.

TIPOS DE CONTROL Existen 3 tipos de control: Preventivo Recurrente Resultados Se anticipa a los problemas Corrige los problemas a medida que se va presentando. Soluciona los problemas despus de que se han presentado.

Caractersticas de un sistema de control eficiente: Previsin: En caso de que el sistema de control presente una mala informacin, ocasionara que la organizacin tome decisiones equivocadas. Oportunidades.- Se debe evitar las variaciones en el tiempo para lograr que el desempeo no sea afectado. Econmico.- cualquiera del sistema de control debe ser ms barato de lo que se desea controlar. Flexibilidad.- Los controles deben ser flexibles para adaptarse a los cambios positivos o negativos. Comprensin.- Controles que no son comprendidos por quienes se desean controlar, no tiene caso establecerlos. Criterio razonable y lgico; Requiere ser razonable y sobretodo lgicoy alcanzable. Ubicacin estratgica.- Ninguna organizacin tiene la posibilidad de controlar todo lo que sucede. Accin correctiva.- Un control debe ser til para sealar errores y desviaciones, adems requiere plantear soluciones especficas para ajustar la situacin actual deseada. CONTROLES A ESTABLECER 1. 2. 3. 4. 5. 6. De produccin De administracin Controles de norma De ventas Generales Financieros y contables

ELEMENTOS DE LA MECANICA ADMINISTRATIVA Previsin.- Consisten en la determinacin, tcnicamente realizada de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigacin de las cuales sern las condiciones futuras. A) La previsin comprende 2 etapas: 1.- Objetivos: Corresponde fijar los fines. 2.- Investigaciones: Descubrimiento y anlisis de los medios con los que puede contarse. 3.- Cursos alternativos: Adaptacin genrica de los medios encontrados. B) Planeacin: Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguir. Comprende 3 etapas: 1.- Polticas: Principios para orientar la accin. 2.- Procedimientos: Secuencia de operacin o mtodo. 3.- Cursos alternativos: Fijacin de tiempos requeridos. Comprende los presupuestos. C) Organizacin: Se refiere a la estructuracin tcnica de las relaciones, que deben darse en jerarquas, funciones y obligaciones necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia. Comprende 3 etapas: 1.- Jerarquas: Fija la autoridad y responsabilidad correspondiente a cada nivel. 2.- Funciones: La determinacin de cmo deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr un fin. 3.- Obligaciones: Las que tienen un concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempeada por una persona. ELEMENTOS DE LA DINAMICA ADMINISTRATIVA d) Integracin: Procedimientos para dotar al organismo social de todos los medios que la mecnica administrativa seala como necesarios para su funcionamiento, escogindolos, introducindolos, articulndolos y buscando su mejor desarrollo. La integracin comprende cosas y personas, lgicamente es ms importante la de las personas y sobre todo la de los elementos administrativos. La integracin de las personas abarca:

1. Seleccin: Tcnicas para encontrar y escoger los elementos necesarios. 2. Introduccin: Lograr nuevos elementos que articulen un organismo social. 3. Desarrollo: Todo elemento de un organismo social busca y necesita progresar, mejorar. c) Direccin: Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social. Comprende 3 etapas: 1. Mando o autoridad: Principio del que se deriva toda la administracin, su elemento principal es la direccin, estudia como delegarla y como ejercerla. 2. Comunicacin: Sistema nervioso de un sistema social, lleva todos los elementos que deben conocerse cada rgano y cdula. 3. Supervisin: Es ver si las cosas se estn haciendo tal y como se haba planeado y mandado. f) Control: Establecimiento de sistema que nos permita medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes. Comprende 3 etapas: 1. Establecimiento de normas: porque sin ellas es imposible hacer la comparacin, base de todo control. 2. Operacin de controles: Esta suele ser una funcin propia de los tcnicos especialistas en cada uno de ellos. 3. Interpretacin de resultados: Es una funcin administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeacin. Existe una estrecha relacin entre los seis elementos como: Previsin y planeacin: Estn ms ligadas con lo que se debe hacer Organizacin e integracin: Se refiere a como se va a ser. Direccin y control: Se dirige a ver que se haga y como se hizo. ETAPAS ESPECFICAS DE LA ADMINISTRACION Mecanica: 1. Previsin Objetivos Investigacin Cursos alternativos

2. Planeacin

Polticas Procedimietos Programas, pronsticos y presupuestos

3.- Organizacin

Funciones Jerarquas Obligaciones

Dinamica

4. Integracin

Seleccin Introduccin Desarrollo Integracin de cosas

5.- Direccin

Autoridad Comunicacin Supervisin De establecimiento Su operacin Su interpretacin

6.- Control

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACION DE COSAS

Operaciones financieras; Aquellos que tienen por objeto procurar al organismo social de los elementos econmicos que forman la base indispensable para la adquisicin, conservacin y operacin de todos los elementos. Operaciones productivas: Se realizan bajo las normas tcnicas con el fin de crear los bienes o prestar los servicios. Operaciones de ventaso distribucin: Tienen por objeto hacer que los bienes o servicios cuya produccin constituye el fin del organismo Operaciones de conservacin: Es la mejor forma de proteger los bienes materiales y recursos que la empresa utiliza para sus fines. Operaciones de registro: Fija los resultados de la operacin de la empresa en forma escrita.

CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO S.C.

MATERIA: ADMINISTRACION

CORPORATIVO INTERNACIONAL UNIVERSITARIO S.C.

MATERIA: ADMINISTRACION
LIC. EN CONTADURIA PBLICA TEMA: ORIGENES HISTORICOS DE LA ADMINISTRACION

ALUMNA: ROSALINDA HERNANDEZ GARCIA

PROFR. RICARDO GALLEJO MONDRAGON

GRADO: 1 CUATRIMESTRE

CICLO ESCOLAR 2011-2012

ATLACOMULCO, MEXICO A 01 DE OCTUBRE DE 2011.