Introdução ao Alfresco

Manual de Introduo ao Alfresco
MANUAL DE INTRODUO AO ALFRESCO 3.0
Alfresco uma marca registada da Alfresco Software Inc.
Contedo produzido por MoreData distribuio livre
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ndice de contedos
Alfresco Viso geral...........................................................................................................................4 O que e o que permite....................................................................................................................4 Pgina Inicial do Alfresco.................................................................................................................5 Criao de novos utilizadores................................................................................................................7 Criao de espaos e contedos..........................................................................................................10 Criao de espaos..........................................................................................................................10 Criao de contedo.......................................................................................................................12 Consulta e modificao de Meta-dados..........................................................................................14 Permisses......................................................................................................................................15 Criao de espaos com base em modelos e atribuio de regras.......................................................16 Modelos..........................................................................................................................................17 Regras..................................................................................................................................................18 Verses de Documentos..................................................................................................................18 Converso de Documentos.............................................................................................................23 Colaborao entre utilizadores............................................................................................................25 Check-Out de contedo.......................................................................................................................27 Check-In de contedo..........................................................................................................................28 Histrico de Verses.......................................................................................................................30 Workflow.............................................................................................................................................30 Workflow Simples..........................................................................................................................30 Workflow Avanado.......................................................................................................................34 Fruns de Discusso............................................................................................................................39 Criar Frum....................................................................................................................................39 Discusses.......................................................................................................................................41 Informao adicional...........................................................................................................................43
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Alfresco Viso geral

O que e o que permite O Alfresco trata-se de um sistema de gesto de contedos, direccionado para a gesto de documentos (DMS), arquivos, colaborao e imagens. um sistema multi-plataforma, de cdigo aberto, desenvolvido em Java. Permite: Acesso atravs de FTP, WEBDAV e partilha de rede; Gesto integrada e inteligente de documentos; Pesquisa de documentos compatvel com o Google; Pesquisa em Metadados ou texto livre; Classificao de documentos; Histrico de verses de documentos; Criar espaos e automatizar contedos; Criar e editar contedo; Requisio ou devoluo de documentos (Check-In / Chack-Out); Agregar documentos a processos e processos a processos; Emisso de relatrios; Definio personalizada de Metadados; Configurao de regras e Workflow; Definio de templates com estruturas e regras; Integrao com diversos motores de Bases de Dados PostgreSQL, MySQL, Oracle, MS SQL; Integrao com diversos sistemas de autenticao LDAP, Active Directory;
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Manual de Introduo ao Alfresco Pgina Inicial do Alfresco Depois de o utilizador fazer login apresentada a pagina representada na Figura 1.
Figura 1: Pgina inicial do Alfresco.
Na pgina principal existem 3 areas principais: uma barra de opes no topo da pgina, um menu lateral e uma rea de trabalho principal. Para alm de nos permitir navegar para o 'Espao Inicial da Empresa', 'O meu Espao Inicial', 'Espao do Utilizador Convidado' e 'Meu Alfresco' a barra de opes no topo (Figura 2) permite tambm aceder s opes dos utilizadores e consola de Administrao (se for feito login como administrador). Esta barra tambm permite aceder s pesquisas e ajuda.
Figura 2: Barra de opes do topo da pgina.
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Manual de Introduo ao Alfresco O menu lateral disponibiliza (Figura 3) uma visualizao dos espaos em forma de rvore.
Figura 3: Menu lateral.
A rea de trabalho principal (Figura 4) contm um cabealho referente ao espao actual com opes para ver detalhes, adicionar contedo, adicionar espaos, etc.
Figura 4: rea principal.
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Criao de novos utilizadores

Quando o Alfresco instalado, criado uma pasta User Homes automaticamente com o objectivo de conter as pastas referentes s homes de cada utilizador. Para adicionar um novo utilizador necessrio aceder Consola de Administrao (Figura 5) e de seguida escolher a opo Gerir Utilizadores do Sistema. Esta operao ter que ser efectuada por um utilizador com permisses de administrador.
Figura 5: Consola de administrao.
No menu seguinte possvel consultar os utilizadores presentes no sistema, bem como a opo para criar novos utilizadores (Figura 6).
Figura 6: Consulta e criao de utilizadores.
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Manual de Introduo ao Alfresco Se procedermos criao de um novo utilizador apresentado um menu onde ser necessrio preencher o nome e o email do utilizador (Figura 7). Existe mais um conjunto de dados que podem ser preenchidos, embora no sejam obrigatrios.
Figura 7: Criar um novo utilizador.
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Manual de Introduo ao Alfresco Aps o utilizador premir o boto Seguinte, apresentado outro ecr onde ser necessrio definir no s, o username e a password do novo utilizador, mas tambm o nome e a localizao da pasta pessoal deste novo utilizador. No nosso exemplo a pasta pessoal ser criada dento da pasta standard: User Homes (Figura 8).
Figura 8: Username, password e nome da pasta pessoal para novos utilizadores.
Para terminar o processo basta premir Terminar. possvel confirmar os dados inseridos, antes de concluirmos o processo. Para isso premir o boto Seguinte e de seguida Terminar.
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Criao de espaos e contedos

Criao de espaos Imagine que pretende criar um espao de nome Documentos, dentro da pgina pessoal do novo utilizador criado no passo anterior, para guardar ficheiros HTML. Desde modo necessrio navegar at pasta pessoal do utilizador e do menu cimeiro escolher Criar, Criar Espao (Figura 9).
Figura 9: Criao de um novo espao.
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De seguida apresentado outro ecr onde ser necessrio preencher informao relativa ao novo espao e, por fim, premir Criar Espao (Figura 10).
Figura 10: Informao sobre o novo espao.
O boto Criar Espao conclui o processo, cria o novo espao de nome Documentos e volta pasta pessoal do utilizador (Figura 11).
Figura 11: Novo espao.
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Manual de Introduo ao Alfresco Criao de contedo Para criar contedo a ideia a mesma: navegar at pasta que vai conter o novo contedo, e a realizar a operao. Dentro do espao Documentos criado no passo anterior, seleccionar Criar, Criar Contedo. Um novo ecr aparece que permite a criao de novo contedo. O primeiro passo e para fornecer alguma propriedades bsicas do novo contedo, como por exemplo o nome (Figura 12). Existe uma opo que nos permite modificar as propriedades do novo contedo, uma vez este tenha sido criado.
Figura 12: Novo contedo HTML.
O boto Seguinte mostra-nos um editor do tipo WYSIWYG (What You See Is What You Get), que nos permite adicionar informao ao nosso novo ficheiro (Figura 13).
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Figura 13: Criao de novo contedo atravs de um editor WYSIWYG.
Premindo o boto Terminar, e tendo em conta que seleccionamos a opo de modificar as propriedades do novo contedo, ento apresentado um conjunto de propriedades do novo contedo. Estas propriedades no so de preenchimento obrigatrio. Premindo o boto OK, o novo ficheiro criado no repositrio (Figura 14).
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Figura 14: Novo contedo criado.
Consulta e modificao de Meta-dados Depois de criado o documento, note-se a existncia de uma barra de opes referentes ao novo documento criado. Uma dessas opes Ver Detalhes, que nos apresenta um novo ecr, onde possvel alterar as propriedades do documento seleccionando a opo modificar (Figura 15).
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Figura 15: Detalhes de um documento.
No ecr de detalhes, existe um grande conjunto de aces que podem ser realizadas em relao a um documento. possvel consultar o contedo do documento no Browser, Fazer download do documento, entre outras opes.
Permisses As permisses definem direitos de acesso sobre os espaos ou documentos, as permisses podem ser dadas sobre utilizadores ou sobre grupos de utilizadores. As permisses tpicas do Alfresco so:
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Manual de Introduo ao Alfresco Leitura de Documentos Edio de Documentos Adicionar Documentos Apagar Documentos Os papis so conjuntos de permisses atribudas a um determinado utilizador, o Alfresco define os seguintes papeis:
Leitura Consumidor Editor Contribuidor Colaborador Coordenador X X X X X X X X X X X X X X X Edio Adicionar Apagar Outras
Quando determinado utilizador no tem permisses sobre um espao e sobre um documento no ser visvel.
Criao de espaos com base em modelos e atribuio de regras

O prximo passo ser criar um novo espao onde os utilizadores possam trabalhar sobre contedo partilhado. Para tal, e depois de se navegar at pasta pessoal fazer Criar, Assistente de Espao Avanado (Figura 16).
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Figura 16: Criao de um espao avanado.
possvel criar uma rvore de sub-espaos baseado num espao j existente ou num determinado template. Para isso, seleccionar a opo Usando um Modelo e premir o boto Seguinte.
Modelos No menu seguinte dado a escolher o modelo que pretendemos usar. No nosso caso vamos usar o modelo Software Engineering Project, disponibilizado pelo Alfresco, e premir Seguinte (Figura 17).
Figura 17: Utilizao de Modelos.
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Manual de Introduo ao Alfresco No prximo ecr onde definimos os detalhes do nosso novo projecto. possvel indicar o nome (campo obrigatrio), o titulo, a descrio e qual o icon a ser usado para representar o espao para o novo espao (Figura 18).
Figura 18: Detalhes do novo espao para o projecto.
Premindo o boto Terminar, voltamos ao espao do utilizador onde possvel ver o novo espao associado ao nosso novo projecto.
Regras
Uma das funcionalidades mais importantes do Alfresco a possibilidade de definir regras que afectam o contedo dentro de um espao. Esta regras podem ser usadas para fornecer um grande nmero de solues para automatizar e gerir o contedo. As regras so usadas quando inserido, removido ou actualizado contedo e pode afectar um espao bem como os seus sub-espaos associados. Uma regra constituda por dois aspectos principais: o tipo de contedo associado e a aco que deve ser usada. Podem ser definidas um conjunto de condies para a mesma regra. Verses de Documentos Nesta parte do tutorial vamos construir um conjunto de regras para melhor compreender esta funcionalidade. Imagine que existe a necessidade de criar um espao (chamemos-lhe de Documentos), dentro do mesmo, necessrio guardar verses de todos os documentos presentes. Assim sendo, e dentro do espao Documentos, aceder ao menu Mais Aces e seleccionar a opo Gerir Regras de Contedo.
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Manual de Introduo ao Alfresco O ecr seguinte apresenta o conjunto de regas associadas ao espao onde nos encontramos. Tendo em conta que ainda no existem regras definidas, a lista encontra-se vazia (Figura 19).
Figura 19: Lista de regras vazia.
Para criar uma nova regra, seleccionar a opo Criar Regra. Esta opo inicia um wizard que nos permite definir a regra. A primeira opo permite-nos definir as condies que so testadas no contedo antes da aco ser executada. No nosso exemplo vamos seleccionar a opo Todos os Itens, o que faz a regra seja executada sempre que seja adicionado qualquer tipo de contedo ao espao. De seguida seleccionar Adicionar Lista para adicionar a condio lista (Figura 20). Como no temos mais nenhuma condio para adicionar, premir o boto Seguinte.
Figura 20: Definio das condies de uma regra.
No menu seguinte vamos seleccionar a opo Adicionar Aspecto ao Item pois o objectivo ser fazer com que os item que vo sendo adicionados tenham a propriedade de versionable. Premir Definir Valores e Adicionar (Figura 21).
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Figura 21: Definio das propriedades das regras.
Do menu seguinte seleccionar Versionvel e para finalizar esta parte, premir o boto OK (Figura 22).
Figura 22: Definir a propriedade versionvel dentro de uma regra.
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No terceiro passo permite-nos definir quando a regra deve ser aplicada. As opes so Entradas, que significa que a regra ser aplicada sempre que ocorrer uma cpia, criao ou adio de contedo, Sadas, que significa que a regra ser aplicada sempre que seja movido ou apagado contedo e Actualizar, que significa que a regra ser aplicada sempre que ocorra uma actualizao de contedo dentro do espao. De seguida ser necessrio atribuir um titulo nossa regra (Figura 23).
Figura 23: Aplicao de regras.
No ecr da Figura 23 ainda possvel definir outras opes, tais como, aplicar a regra aos sub-espaos do espao actual, executar a regra em background e at mesmo desabilitar a regra. Para terminar premir o boto Terminar para nos levar para a lista de regras do espao, neste caso com a nova regra j presente (Figura 24).
Figura 24: Nova regra criada.
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Manual de Introduo ao Alfresco Com esta regra definida certificamo-nos que cada documento que entra neste espao ser versionvel. Se criarmos um documento dentro do espao onde foi definida a regra e se acedermos ao detalhe desse ficheiro possvel verificar a sua verso, como apresentado na Figura 25.
Figura 25: Verso de um documento.
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Converso de Documentos Nesta seco vamos criar uma regra que nos permite converter um ficheiro de texto para PDF, funcionalidade que resulta da integrao do Alfresco com o OpenOffice. Dento do espao Documentos vamos criar um espao chamado de Ficheiros PDF. A ideia ser, no espao Documentos inserir um ficheiro de texto e, com base em regras, copiar esse ficheiro e gerar um PDF com o mesmo contedo que guardado dentro do espao Ficheiros PDF. Assim sendo, e dentro do espao Documentos, aceder ao menu Mais Aces, e escolher Gerir Regras de Contedo. No ecr seguinte possvel identificar a regra criada na seco anterior. Do menu Criar Regra vamos criar uma nova regra que permita fazer uma cpia do novo ficheiro para o espao Ficheiros PDF. Nas condies atribuir o valor Itens que contm um valor especifico no seu nome. O boto Definir Valores e Adicionar abre-nos um ecr onde vamos definir qual o valor que os ficheiros devem conter para que a regra seja aplicada. No nosso caso apenas queremos ficheiros do tipo texto (Figura 26).
Figura 26: Tipo de ficheiros a afectar numa regra.
Para aplicar os valores da condies, premir o boto OK. Nas aces referentes a essa regra vamos seleccionar a opo Transforma e copia o contedo para um espao Especfico. O boto Definir Valores e Adicionar apresentamos um ecr onde teremos que definir o formato em que queremos converter, que no nosso caso PDF, e qual o espao para onde iro ser copiados os documentos convertidos, neste caso o espao Ficheiros PDF (Figura 27). Depois disto clicar OK.
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Figura 27: Tipo de ficheiro resultante e local de destino na converso de documentos.
O boto Seguinte apresenta-nos o ecr que nos permite definir quando deve ser a regra iniciada. No nosso caso queremos que seja na entrada de novos documentos (Figura 28). Para finalizar a criao da regra premir Terminar.
Figura 28: Definio dos detalhes da regra de converso.
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Figura 29: Copia do ficheiro de texto e o correspondente em PDF resultante de uma regra aplicada.
Para testar basta criar ou at mesmo adicionar um ficheiro com extenso txt no seu nome. Quando isso acontece dentro do espao Ficheiros PDF vamos conter uma cpia desse ficheiro de texto e o correspondente mas em formato PDF (Figura 29).
Colaborao entre utilizadores

Continuando o nosso exemplo sobre documentao, imagine-se que necessrio trabalhar com outros utilizadores nos mesmos documentos. Para isso, o objectivo ser convid-los para o espao Rascunhos. Do menu Mais Aces, escolher a opo Gerir Espaos de Utilizadores. Esta opo mostra uma lista de utilizadores que tm permisses para trabalhar no contedo do espao (Figura 30).
Figura 30: Lista de utilizadores de um espao.
Para convidar um utilizador, seleccionar Convidar do menu. Esta opo abre uma pgina que nos
Manual de Introduo ao Alfresco permite escolher um conjunto de utilizadores que iro ter acesso ao espao. Para podermos adicionar os utilizadores necessrio que os encontremos primeiro, depois definir o papel que tero (Coordenador, Colaborador, Contribuidor, Editor e Consumidor) e de seguida adiciona-los lista (Figura 31). O boto Seguinte apresenta-nos um ecr onde possvel enviar um email para os utilizadores intervenientes, informando-os do convite de colaborao (Figura 32).
Figura 31: Escolha de utilizadores e respectivos papeis para colaborao.
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Figura 32: Notificao por email dos utilizadores.
Check-Out de contedo
Tendo em conta que vamos ter diversas pessoas a trabalhar no mesmo contedo, vamos fazer um Check out de contedo para criar uma cpia de trabalho, enquanto que o original bloqueado (lock). Do menu do documento escolher a opo Requisitar. Esta opo apresenta-nos um ecr onde nos perguntado em que espao queremos que a cpia seja criada. Podemos criar a cpia de trabalho no espao corrente, isto , onde se encontra o documento original, ou num outro espao escolha (Figura 33).
Figura 33: Checkout de um documento.
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Manual de Introduo ao Alfresco O boto Receber Cpia de Trabalho do Repositrio cria a cpia de trabalho que fica pronta para ser editada. No ecr seguinte ento possvel consultar os dois itens O original e a cpia de trabalho (Figura 34).
Figura 34: Documento original e cpia de trabalho.
Check-In de contedo
O icon que identifica o lock do documento original permite-nos saber que no possvel ser alterado. A nica forma de o fazer fazendo um undo da cpia de trabalho, ou efectuando um check in da cpia de trabalho. No nosso exemplo iremos alterar o contedo do documento e, aps isso, iremos proceder ao checkin desse mesmo documento (Figura 35).
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Figura 35: Checkin de uma cpia de trabalho relativa a um documento.
Ao se escolher a opo Devoluo do Documento a cpia de trabalho ir aplicar as alteraes no ficheiro original, fazendo com que fique de novo disponvel para ser editado pelos utilizadores com permisses para tal. A cpia de trabalho submetida pode ser proveniente de uma cpia no espao corrente ou de um ficheiro proveniente no computador (Figura 36).
Figura 36: Localizao da cpia de trabalho.
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Manual de Introduo ao Alfresco Histrico de Verses Anteriormente definimos uma regra para que os documentos presentes neste espao fossem versionable. Assim sendo, e sempre que existe um checkin, guardado a verso antiga do documento, fazendo tenhamos disponvel um histrico das verses do documento (Figura 37). Para aceder ao histrico das verses necessrio aceder ao menu Ver Detalhes e, uma vez nos detalhes, seleccionar o Histrico de Verses.
Figura 37: Histrico de verses para um documento.
Workflow
Os workflows tratam-se de processos que so repetidos consecutivamente na organizao e que possuem documentos e intervenientes associados a cada uma das fases. Workflow Simples Os workflows simples podem ser definidos como uma regra. Para melhor exemplificarmos o funcionamentro dos workflows simples vamos criar uma estrutura de pastas para compreender melhor
Manual de Introduo ao Alfresco o seu funcionamento. Dentro da pasta Documentos, anteriormente criado dentro da pasta pessoal do utilizador, vamos criar 4 novos espaos: Rascunhos, Para Aprovao, Publicados e Exemplos (Figura 38).
Figura 38: Estrutura de espaos para exemplificar o funcionamento dos workflows simples.
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Manual de Introduo ao Alfresco Agora vamos criar um workflow simples que nos permita fazer a circulao entre os espaos criados. Para tal seleccionar Criar Regra, e definir Todos os itens para as condies. No menu seguinte escolher Adicionar um Workflow Simples e premir Definir Valores e adicionar, que nos leva a um ecr onde possvel definir o processo de aprovao bem como o processo de rejeio do contedo. No nome para o passo de aprovao inserir 'Pedir Aprovao'. tambm possvel definir o espao para onde ser copiado ou movido o contedo. Neste exemplo iremos mover o contedo para o espao Para Aprovao anteriormente criado. Neste exemplo no iremos definir processo de rejeio, por isso premir OK para terminar este passo (Figura 39). No passo final, onde se define quando deve ser a regra aplicada, seleccionamos como tipo Entradas, e no nome Workflow Simples e, por fim, premir Terminar.
Figura 39: Circuitos de aprovao e rejeio de documentos.
O prximo passo definir uma regra que afecte o contedo da pasta Para Aprovao e, deste modo, atribuir mais um passo ao nosso Workflow. Para isso navegamos at esse espao e criamos uma nova regra: 1. Mais Aces, Gerir Regras de Contedo; 2. Criar Regra; 3. Aplicar regra a Todos os Itens; 4. No menu seguinte seleccionar Adicionar um workflow simples; 5. Definir Publicar como nome do passo de aprovao e seleccionar Mover como destino o espao Publicados (anteriormente criado); 6. Definir um processo de rejeio com o nome Rejeio e seleccionar Mover com destino o espao Rascunhos anteriormente criado;
Para testarmos as regras que foram definidas ser necessrio adicionar contedo ao espao. Aps adicionarmos contedo ao espao Rascunhos verificamos que, do menu Mais Aces presente debaixo do documento, existe a opo Pedir Aprovao que corresponde ao primeiro Workflow por ns criado (Figura 40).
Figura 40: Workflow de aprovao de documentos.
Se o utilizador Pedir Aprovao do documento este automaticamente movido para o espao Para Aprovao. Nesse espao o documentos tem a opo de Publicar ou Rejeitar (Figura 41). Se o documento for aprovado, movido para o espao Publicados, se for rejeitado movido de volta para o espao Rascunhos para poder, por exemplo, ser revisto ou alterado.
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Figura 41: Workflow de aprovao ou rejeio.
Workflow Avanado Um workflow avanado pode ser iniciado a partir de contedo, mas no de espaos. Para iniciar um workflow avanado, e do menu Mais Aces do item ao qual o workflow se aplica, escolher a opo Iniciar Workflow Avanado. O meu seguinte apresenta duas opes possveis: workflow Adhoc e um workflow de reviso e aprovao (Figura 42).
Figura 42: Opes disponveis dentro dos workflows avanados.
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Manual de Introduo ao Alfresco Se escolhermos a opo Adhoc Task e clicarmos no boto Seguinte o menu seguinte apresenta um conjunto de informao que necessrio fornecer em relao ao workflow. Para alm da descrio da tarefa, da prioridade, da data limite tambm necessrio fornecer o utilizador ao qual de destina a tarefa (Figura 43).
Figura 43: Campos de preenchimento num workflow Adhoc.
A opo Adicionar Recurso identificada na Figura 43 permite-nos associar outros documentos aquele sobre o qual estamos a criar o workflow. Depois de preenchidos os campos necessrios, e do utilizador premir o boto Terminar (ou Seguinte para consultar o resumo e depois ento Terminar), a tarefa enviada para o utilizador a quem se destina, ficando esta nas suas tarefas pendentes que apresentado na pgina inicial, logo aps o login (Figura 44).
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Figura 44: Tarefas pendentes de um utilizador.
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Manual de Introduo ao Alfresco O utilizador que recebeu a tarefa, pode ento aceder a esta para saber os detalhes do que lhe foi atribudo. Se clicar sobre a tarefa, mostrado um novo ecr onde possvel consultar as propriedades da tarefa, os recursos associados e o histrico do workflow (Figura 45).
Figura 45: Detalhes de uma tarefa.
Neste ecr possvel efectuar vrias tarefas. possvel adicionar um comentrio tarefa, alterar as propriedades do documento ou at mesmo o seu contedo. Na Figura 45 ainda possvel ver a existncia de trs botes: Gravar Alteraes, que grava as alteraes feitas at ento, Terminar Tarefa, que termina a tarefa e envia-a de volta ao utilizador que nos a atribuiu e Cancelar, que volta ao menu principal onde possvel verificar que a tarefa continua pendente. A outra opo disponvel quando pretendemos criar um workflow avanado a possibilidade de criar um workflow de reviso e aprovao (Figura 42). Este um workflow pr-definido existente no Alfresco. Se seleccionar esta opo -nos apresentado o ecr da Figura 43. A diferena no ecr apresentado ao utilizador que recebe a tarefa, que neste caso tem as opes de Aprovar ou Rejeitar (Figura 46).
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Figura 46: Workflow de aprovao e rejeio.
Depois do utilizador terminar de executar a sua tarefa, ele ir aprovar ou rejeitar o contedo da tarefa que lhe foi associada. Independentemente da sua escolha, o utilizador que lhe associou a tarefa, ira recebe-la de volta, sendo que esta vm com o selo de aprovada ou rejeitada (Figura 47).
Figura 47: Tarefas aprovadas e rejeitadas.
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Fruns de Discusso
Criar Frum O Alfresco proporciona um mtodo fcil para que as pessoas possam colaborar atravs do uso de fruns de discusso. Os Fruns contm tpicos de discusso e os tpicos de discusso contm posts de diferentes utilizadores. usado um espao relativo ao frum onde possvel guardar uma lista de fruns. Do menu Criar, escolher Assistente de Espao Avanado e do menu seguinte escolher a opo Do incio e premir o boto Seguinte. O ecr seguinte apresenta-nos a possibilidade de criar um Espao Frum (Figura 48).
Figura 48: Criao de um Espao Frum.
Seguidamente ser necessrio fornecer informao relativamente ao novo frum, nomeadamente, o o nome, o ttulo e a descrio, sendo que apenas o primeiro obrigatrio, e por fim, premir o boto Terminar. Depois disto foi criado um espao correspondente ao novo frum, que de momento se encontra vazio (Figura 49).
Figura 49: Frum vazio.
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Manual de Introduo ao Alfresco Neste nosso exemplo iremos criar um sub frum para ajudar numa melhor organizao. Assim sendo, e do menu Criar, escolher a opo Criar Espao de Frum para adicionar um novo sub frum (Figura 50).
Figura 50: Sub frum Desenvolvimento de Software.
O nosso prximo passo criar dois fruns de discusso dentro do frum Desenvolvimento de Software. Para isso aceder ao menu Criar, e seleccionar Criar Frum. O primeiro ter o nome de Estruturas de Dados, para discusso sobre estruturas de dados e o segundo Gesto de Projectos, para questes relacionadas com gesto de projectos (Figura 51).
Figura 51: Lista de sub fruns.
Dentro do frum Estruturas de Dados vamos criar um novo tpico. Assim sendo, e depois de navegar at esse espao, do menu Criar, seleccionar Criar Tpico para criar um novo tpico, neste caso relacionado com Listas de Objectos. Depois disso est criado um novo tpico, em que os utilizadores com as permisses certas podero inserir novos posts relativamente a esse tpico atravs do icon verde (Figura 52).
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Figura 52: Lista de tpicos dentro de um frum.
Discusses Uma outra funcionalidade do Alfresco a possibilidade de iniciar discusses relativamente a contedo. As discusses so como um frum associado a contedo, e fornecem uma fora perfeita de guardar decises ou notas sobre um documento sem que seja necessrio alterar o seu contedo. Para iniciar uma discusso relativamente a um documento, seleccionar Iniciar Discusso do menu Mais Aces. De seguida apresentado um ecr onde definidos o contedo do tpico e, uma vez criado o tpico, possvel adicionar novos tpicos em relao a esse documento (Figura 53).
Figura 53: Discusso associada a um documento.
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Manual de Introduo ao Alfresco Se um ficheiro tiver uma discusso associado possvel ver um icon no menu do documento, como est representado na Figura 54.
Figura 54: Icon referente discusso do documento.
De notar que se for feito um checkout de um documento, a cpia de trabalho no ir conter uma discusso, mas possvel iniciar uma discusso sobre ela. Quando for efectuado o checkin da cpia, todas as discusses existentes sobre a cpia sero adicionadas s discusses do documento original (identificadas pela data). Quando ocorre um checkout de um documento, o seu contedo fica lock, mas as suas discusses continuam activas.
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Informao adicional
Mais informao poder ser encontrada no site da Alfresco ou na Comunidade Portuguesa de Alfresco. A MoreData mantm uma traduo portuguesa do Alfresco e realiza cursos de formao Alfresco. Adicionalmente a empresa presta serviossobre a verso Alfresco Community, incluindo a instalao, configurao e costumizao de sistemas de gesto documental. Mais informao sobre estes servios poder ser encontrada na nossa pgina sobre gesto documental. Este manual disponibilizado gratuitamente e pode ser usado de forma livre, desde que se faa referncia sua verso original e sua autoria. Alfresco uma marca registada da Alfresco Software Inc.
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Figura 3: Menu lateral.

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Figura 10: Informao sobre o novo espao.

Figura 11: Novo espao.

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Figura 12: Novo contedo HTML.

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Figura 13: Criao de novo contedo atravs de um editor WYSIWYG.

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Figura 17: Utilizao de Modelos.

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Figura 18: Detalhes do novo espao para o projecto.

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Figura 19: Lista de regras vazia.

Figura 20: Definio das condies de uma regra.

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Figura 21: Definio das propriedades das regras.

Figura 22: Definir a propriedade versionvel dentro de uma regra.

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Figura 23: Aplicao de regras.

Figura 24: Nova regra criada.

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Figura 25: Verso de um documento.