Administracin de compras Inventarios

CAPITULO 5 CONSIDERACIONES DE CANTIDAD

En la ltima dcada hubo un cambio dramtico en las actitudes de administracin, tanto en calidad como en cantidad, con un profundo impacto en el proceso de adquisiciones. La necesidad de disminuir los costos innecesarios, aumentar la productividad han dado lugar a una nueva perspectiva sobre la cantidad. Acompaan esfuerzos para lograr reduccin en los tiempos, establecer sistemas de justo a tiempo, reduccin en el costo de rdenes. La decisin sobre qu tanto adquirir y sobre qu es lo que se requiere es muy importante para alcanzar nuestra meta principal. Muchos factores complican significativamente la decisin sobre la cantidad. Los administradores deben haber tomado alguna decisin previa, deben basarse en pronsticos, no solamente sobre la demanda futura, sino el los tiempos en que se debe hacer la compra, precios, costos. Hay costos asociados con la asignacin de rdenes, de mantenimiento de inventario y gastos de operacin de los materiales y artculos. Los materiales pueden no estar disponibles en las cantidades que se requieren, a no ser que se pague un precio mal alto a los gastos de envi. Los proveedores pueden ofrecer menores precios si se compran grandes cantidades. La escasez puede ocasionar grandes consecuencias.

En muchas organizaciones, la decisin de cunto comprar tiene mayor importancia por la relacin estrecha de cantidad y uso. CLASIFICACIN DE LAS COMPRAS Se dispone de una diversidad de clasificaciones de sistemas para ayudar al control de inventarios y a las decisiones sobre cantidad. Existe diferencia entre los tipos de requerimientos, por ejemplo materias primas, artculos para reventa. Clasificar a los artculos por la frecuencia por la cual se compran, unos se obtiene con poca frecuencia en tanto otros son comprados sobre una base repetitiva. Clasificacin cuando son o no compras para reabastecimiento de inventarios, la mayor parte de los artculos que estn en reserva son compras repetitivas. Clasificacin en base a la naturaleza fsica de los artculos que se compran, pueden ser slidos, lquidos o gases, requieren diferente manejo, distintas condiciones de almacenamiento, empaque, tamao. Clasificacin basada en el tipo de transporte, los artculos comprados que son enviados a corta distancia, pueden ser comprados en cantidades menores que aquellos que provienen de largas distancias enviados en barcos o por empresas transportistas.

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Clasificacin basada en el valor monetario. Vilfredo Pareto observo que cualquiera que sea el pas estudiado, una pequea parte de la poblacin es la que controla la mayor parte del bienestar (80-20). De esta nace la clasificacin ABC, en el cual los artculos A, son especialmente crticos en trminos financieros, por consiguiente son comprados en cantidades pequeas, ordenados y revisados frecuentemente. Los artculos B, cae entre las categoras A y C y se prestan mejor para una atencin sistemtica para revisiones menos frecuentes esta formado por los artculos que siguen a los "A" en cuanto a la magnitud de la inversin. Los artculos C, se revisan con poca frecuencia lo componen en su mayora, una gran cantidad de productos que solo requieren de una pequea inversin PRONOSTICOS Pronsticos de usos, abastecimiento, condiciones comerciales, tecnologa, precios y otros son siempre necesarios para tomar decisiones acertadas. El problema est en como plantear el encuentro de las necesidades futuras. En la mayor parte de las organizaciones de fabricacin la necesidad de materias primas, de partes deriva comnmente de un pronstico de ventas, el cual es responsabilidad de la mercadotecnia, el agente de compras debe establecer el volumen esperado de ventas incluyendo precios, estaciones. El problema de los pronsticos es su falta de confiabilidad, generalmente los pronsticos pueden estar equivocados, pero excedern o se quedarn cortos de los requerimientos reales? y cuanto?. Pueden haber grandes variaciones entre el pronstico y lo que realmente se necesita, para un proveedor una variacin sustancial del pronstico `puede presentarse como una tctica de obtencin. Si la demanda es inferior al pronstico, el proveedor puede sospechar que le pronstico original era un intento por obtener un precio favorable o alguna otra concesin. Si la demanda excede el pronstico original, los costos del proveedor pueden aumentar debido a la urgencia, las compras de emergencia.

Los compradores necesitan compartir la incertidumbre de los pronsticos regularmente con los proveedores, tambin se deben actualizar regularmente los pronsticos. TECNICAS PARA PRONOSTICAR Una de las clases ms comunes es el punto de vista cualitativo de consultar opiniones de diversas personas y utilizar las mismas con determinada valoracin de juicio para efectuar el pronstico. Los pronsticos de mercado desarrollados por el personal de ventas, gerente de ventas con un ejemplo. Los pronsticos de opinin colectiva carecen del rigor de las tcnicas cuantitativas, esta tcnica trata de emplear datos del pasado para predecir el futuro, esta tcnica cuantitativa intenta identificar los indicadores destacados delos cuales se desarrollaran modelos lineales o de regresin mltiple, usualmente se considera que los indicadores seleccionados provocan cambios en las ventas. Una segunda clase de pronsticos cuantitativos considera que las ventas siguen un patrn repetitivo a lo largo del tiempo, el trabajo del

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analista es identificar el patrn y desarrollar el pronstico, los 6 aspectos relevantes del patrn son: valor constante, tendencia, variaciones estacionales, variaciones cclicas, variaciones aleatorias y puntos de inflexin. INVENTARIOS Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente. Debido al costo elevado del inventario los fabricantes japoneses por ejemplos han sobresalido en estos esfuerzos en las industrias de produccin masiva, los proveedores comnmente estn localizados muy cerca de la planta, los artculos se envan directamente al lugar de uso dentro de la planta (JIT). Los fabricantes norteamericanos confiaron en los sistemas de planeacin de requerimientos que tiene metas similares de reducir los inventarios siempre que sea posible, teniendo informacin exacta y oportuna de todos los aspectos del sistema de fabricacin, por medio de una coordinacin de todos los departamentos y una fidelidad rigurosa del sistema. COSTOS DE INVENTARIO Los inventarios existen para muchos propsitos, incluyendo: Para proveer y mantener un buen servicio a la clientela. Para facilitar el flujo de artculos por medio del proceso de fabricacin. Para proporcionar proteccin contra la incertidumbre en la oferta y la demanda. Para lograr la utilizacin razonable del esfuerzo personal y del equipo.

Costos de Envo, de Mantenimiento y de Posesin: Incluyen los costos por manejo, el costo de las instalaciones para el almacenamiento, el costo del equipo para el manejo de inventario. Cualquier costo asociado con tenerlo, en oposicin al no tenerlo esta involucrado en el inventario. Costos por ordenar o por comprar: Aqu se pueden identificar los costos administrativos tales como oficinistas, telfono, correo, contabilidad, materiales, transporte, inspeccin y recepcin correspondientes a las ordenes de compra o de fabricacin. Produccin. Costos Organizados. Se basan en las corridas de produccin y sus estructuras de materiales. Estos costos pueden ser esenciales e incluyen algunos factores relacionados como el aprendizaje, la descompostura de una

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maquina, la baja de produccin, as como algunos costos indirectos como los salarios de los empleados, tiempos de mquina. Costos por estar fuera de Existencia .Estos costos son muy graves ya que se refieren al costo de no contar con el material cuando este se requiere y donde se requiere. Estos faltantes pueden ser productos de algunos sobre cambios requerido debido a la escasez, sustitucin de materiales, reprogramacin y expedicin e inclusive los tiempos muertos operacin de mquina y empleado. Costos por Variacin de Precios. Estos costos son resultado de variaciones en las negociaciones con los proveedores, ya que es comn que los costos se incrementen si la cantidad de material a pedir es poco, si se tenan negociaciones establecidas de mayor cantidad menor precio y estas se cambias el costo de este cambio puede ser alto. FUNCIONES DEL INVENTARIO Inventarios en Transito o en Distribucin. Este tipo de inventario se utiliza para el abastecimiento de las lneas de produccin, as como la distribucin directa de clientes y proveedores, generando un enlace con el recibo de los materiales, la transportacin interna y le distribucin a clientes. Esta clasificacin de inventario se forma a partir de la necesidad de mover el material de un lugar a otro. Los inventarios de distribucin se establecen segn la localizacin y forma de transporte, y dependen de la estructura y diseo de la planta, as como tambin por lo procesos distribuidos en piso. Los inventarios de productos terminados finales se encuentran relacionados por los objetivos y polticas de ventas o mercadotecnia y sus canales de distribucin. Inventarios Cclicos. El costo de este inventario se encuentra identificado de manera intermedia entre el costo de mantener los inventarios y el generar ms ordenes de compra y/o venta frecuentemente. La existencia para estos inventarios aumentan o se disminuyen por tomas de decisiones que provienen de niveles superiores como el comprar, producir o vender. Debido a estos cambios se pueden encontrar en diferentes ubicaciones dentro de las operaciones. Inventarios Amortiguadores. Estos son conocidos como inventarios de seguridad, y surgen debido a las variaciones de la oferta y la demanda, estas variaciones solo provocan incertidumbre en las empresas por eso es necesario protegerse con estos inventarios dando seguridad de que no faltaran los materiales directos a produccin si se requieren. Tambin son recomendable cuando se trabaja con proveedores de bajo desempeo. Inventarios Anticipados. Este a diferencia de los inventarios de seguridad requiere de existencias anticipadas pero con el propsito de acumularlas para ser utilizadas en necesidades futuras del cliente y/o de produccin. Esto bajo un esquema bien definido, para no elevar los costos de inventario.

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Inventarios Independientes. La finalidad de estos inventarios es el independizar actividades, es decir se contabiliza una existencia de inventario en los principales lugares de enlace, as se da paso a realizar gestiones independientes en cada punto o lugar en donde se establecieron. Al independizar actividades es necesario contar con cantidades correctas de materias primas, semiterminados, componentes y productos terminados. Los inventarios independientes dependen de los costos y de la flexibilidad de las operaciones aumentando los beneficios por aplicarlos. El inventario independiente de productos semiterminados en algunos casos puede ser trascendental para muchas operaciones que se planean para un producto, en especial cuando las operaciones requieren diferentes tiempos y lotes de distintas magnitudes, o cuando se necesitan estaciones de trabajo que se estn usando simultneamente para la produccin de otros productos. Formas de inventario. Los inventarios tambin se pueden clasificar por su forma. Las 5 formas reconocidas comnmente son: materias primas, trabajo en proceso, articulo terminado, artculos MRO y artculos para reventa.

Cuando se combinan las 3 formas y las 5 funciones de los inventarios de fabricacin, se obtienen los 15 tipos de inventarios que constituyen el perfil de inventario de una organizacin Materia prima En transito Trabajo Artculos MRO de terminado proceso Decisiones logsticas Diseo del Diseo de Diseo de Localizaci sistema de la localizacin n del abastecimie distribuci de planta y proveedor, nto, n y sistema de forma de localizacin sistemas distribucin transporte, del de manejo de embarques proveedor, de productos pequeos forma de materiales transporte Decisiones de Diseo de Producto/proceso Magnitud de Magnitud Distribucin OEM o no, la orden, del lote, de costos, y magnitud costo de la instalaci magnitud de la orden orden n de lotes Decisiones & Incertidumbres sobre Nivel de Administracin Probabilidad Probabilid Probabilida Probabilida en las ad de d de d de distribucione distribuci distribucion distribucin Reventa

Localizaci n del almacn, y forma de distribucin y de transporte

En ciclo

Magnitud y costo de la orden Riesgos de Probabilida d de distribucin

Segurid ad

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s de precio, abastecimie nto & faltantes & costos de envio

n de capacidad es de maquinari a y de productos

es de demanda y costos asociados por mantenimie nto y por faltantes

de interrupcion es durante el uso

de demanda, asociadas con costos de mantenimie nto y por faltantes

Modelos de cantidad de lote econmico para los inventarios cclicos. Modelos de cantidad fijos. El objetivo de este modelo es minimizar el total de costos anuales; el costo total est dado como costo de compra, ms instalacin o costo de orden, ms costo de mantenimiento, o:

Si utilizamos un clculo distinto al valor mnimo Q (conocido tambin como la EOQ) se encuentra en:

Este es el valor al cual el costo de lote y el costo de traslado son iguales. El punto de reordenamiento P, es el tiempo adelanto, L, multiplicado por la demanda diaria.

Modelos de periodos fijos Los modelos de periodo fijo intentan determinar el periodo optimo de de orden. El periodo de costo mnimo se puede determinar como sigue: existen R/Q ciclos por ao, por consiguiente T (la fraccin del ao) es Q/R. este valor de Q se puede sustituir en formula de EOQ para dar:

Modelos probabilsticos y cobertura del servicio. Los modelos probabilsticos son mas complejos que los anteriores, pero dan mucha mas informacin sobre resultados semejantes.

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La variable de decisin mas importante es como el inventario de seguridad llega a dar la cobertura de servicio deseada. La cobertura de servicio se puede definir como el porcentaje de solicitud de uso, servida. En situaciones de demanda independiente, la cobertura independiente, la cobertura de servicio apropiada se puede determinar por la siguiente relacin, denominada fractile critica:

Just in time (J.I.T.) o Justo a tiempo (J.A.T.) La produccin JAT significa q los componentes y materias primas llegan al centro de trabajo exactamente cuando se necesitan. Las metas de JAT son similares a las de PRM (proveer la parte correcta en lugar correcto y el tiempo correcto), pero la forma de lograr estas metas son totalmente diferentes El sistema JAT es ideal para sistemas de produccin con una lnea de productos pequea, producida con un nivel razonable de carga. El diseo de producto se inicia con dos cuestiones claves Se vender? se puede hacer con facilidad? Lo cual implica una coordinacin entre mercadotecnia y operaciones, despus de contestar afirmativamente estas preguntas la atencin pasa al proceso mismo, en la disposicin de las maquinas, donde pueda existir una produccin con flujo regular y siempre que se pueda se incorpora la automatizacin para asociar la produccin con el manejo de materiales. El sistema trata de estandarizar ciclos de tiempo y correr una mezcla constante de productos con base en el plan de produccin mensual a travs del sistema. Lo cual crea una produccin fluida siempre y cuando sea una instalacin pequea con bajos costos de rdenes para permitir tamaos pequeos de lotes. JAT maneja los costos de instalacin y de ordenamiento como variables. Se alcanzaron mejoras en los tiempos de instalaciones gracias a la atencin gerencial a movimientos especiales, muebles, herramientas y maquinarias y mediante mtodos de entrenamiento Uno de los requerimientos primordiales de tener componentes y materiales que llegan justo a tiempo es q los artculos q llegan deben ser perfectos. En el sistema se usan varios principios interrelacionados para asegurar la alta calidad en las fases de cada una de las etapas del proceso de produccin. Primer lugar la responsabilidad de la calidad existe por parte de los fabricantes y no en el departamento de control de calidad. La mejora de la calidad se obtiene a menudo de proyectos especiales con metas definidas, medidas en

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logros y enlaces y son responsables de sus propios errores rehaciendo los trabajos En segundo lugar emplea a los trabajadores de produccin en lugar de inspectores de control de calidad as producen con calidad en lugar de inspeccionarla . los trabajadores tiene la autoridad de parar la lnea de produccin cuando ellos crean necesario . La calidad es la meta mas importante en el sistema productivo de produccin En tercer lugar insiste en el cumplimiento de las normas de calidad. Los compradores rechazan artculos marginalmente inaceptables y visitan las plantas de lso proveedores para coimprobar la calidad en el taller personalmente. El control de calidad JAT es ayudado por el pequeo tamao de los lotes lo que evita que existan grandes lotes fallidos. El departamento de control de calidad facilita la calidad del personal de produccin proporcionando asesora en la resolucin de problemas . las herramientas analticas incluyen tcnicas estadsticas estndar con muestras aleatoreas que conocidas por los trabajadores y diagramadas de causa-efecto para ayudar la ala resolucin de problemas Para los estndares occidentales un trabajador JAT puede ser: Flexible Entrenado para hacer varios trabajos Son cambiados frecuentemente Son responsables de la calidad y produccin Son cambiados frecuentemente Busca para mejorar continuamente las etapas de operacin Encuentran problemas q deben ser resueltos

Tambin las plantas JAT tienen una alta proporcin de de trabajadores de lnea que agregan valor al proceso de proceso de produccin y correspondientemente existe menor personal de staff. En resumen JAT es una mezcla de medios de trabajo de alta calidad, excelente practica de ingeniera industrial y una actitud de la fabrica enfocadas a que las operaciones sean importantes estrategias. Kanban Es un sistema de control simple pero efectivo que ayuda a hacer que la produccin JAT trabaje. Al Igual que JAT requiere de pequeos lotes y unidades discretas de produccin. Y es til para altos volmenes de partes usados sobre una base regular. o para las industrias de procesos que no producen en unidades discretas.