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Las comunicaciones en la Universidad del Norte

1.1 La comunicacin: factor determinante para alcanzar la excelencia

La imagen de nuestra Institucin es la proyeccin de nuestro desarrollo, obras y planes futuros percibida por los pblicos internos y externos, y es el resultado de los mensajes emitidos a travs de los medios de comunicacin, del contacto directo con todos sus pblicos y del desempeo de sus estudiantes, profesores, funcionarios y egresados. Por ello, en la Universidad del Norte dedicamos gran porcentaje de nuestro tiempo a disear comunicaciones eficaces, relacionarnos con los dems y ejecutar polticas de informacin como prcticas medulares de trabajo. Estas actividades del quehacer comunicativo en nuestra Institucin se constituyen en el medio para aprender qu comunicar, cmo, cundo y para qu hacerlo. Del adecuado manejo de las comunicaciones depende, en gran medida, el xito de nuestras actividades, ya que adems de transmitir la informacin necesaria para ejecutar los proyectos, una buena comunicacin contribuye para que nos sintamos identificados y partcipes de las acciones de nuestra Institucin. Todas estas son razones que nos obligan a comprender cmo funciona la comunicacin en la Universidad y de qu manera afecta el uso que hacemos de ella en la construccin de nuestra imagen.

nuestros mensajes, facilitar el proceso de toma de decisiones, elaborar planes, programas e informes. De este modo, la comunicacin se convierte en una herramienta clave para lograr nuestras metas y objetivos institucionales. En nuestro contexto, la importancia de la comunicacin estratgica se ha hecho ms notoria con la llegada del proceso de globalizacin e internacionalizacin de las instituciones, el cual ha determinado innumerables cambios en la cultura de las organizaciones. Si stas desean ser competitivas y sobrevivir requieren ser excelentes y, para lograrlo, deben implementar constantemente acciones que se lo permitan. Por todo lo anterior, el desempeo de cada una de las dependencias de nuestra organizacin requiere de gran profesionalismo y destreza para mantener nuestra excelencia institucional, que en ltimas es lo que determina la imagen de nuestra Universidad.

1.3 Nuestra imagen nace de nuestro interior: La comunicacin como factor fundamental para la planeacin estratgica y para la gestin del cambio en nuestro Plan de Desarrollo
La imagen proyectada por una empresa es el resultado de una organizacin slida en su interior, de modo que los logros externos se constituyan en un reflejo de lo que ocurre dentro. Una adecuada gestin comunicativa posibilita un clima organizacional armnico, permite la optimizacin de los procesos administrativos, fortalece el sentido de pertenencia y potencializa el efecto de las estrategias

1.2 La comunicacin: clave para lograr nuestras metas y objetivos institucionales

En la Universidad del Norte recurrimos a la comunicacin estratgica para obtener y difundir

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1.4 Polticas de comunicacin

de mercadeo. En el caso de una Institucin educativa como la nuestra, los procesos de comunicacin tambin enriquecen el desarrollo de la actividad docente e investigativa y se constituye como un elemento fundamental de gestin en el marco del Plan de Desarrollo 2003-2007.

interno, utilizando todos los medios de comunicacin para tal fin y propiciando para ello las buenas relaciones con el pblico externo as como la excelente fluidez en la comunicacin interna. Para lograrlo, se trabaja de la siguiente manera: Brindando asesora para el mercadeo, promocin y publicidad de programas y cursos a travs de planes de mercadeo, planes de medios, investigaciones de mercado y material promocional que se adelantan desde de la Unidad de Mercadeo. Ofreciendo asesora para la organizacin de eventos exitosos. Nuestra oficina de Comunicaciones orienta a las diferentes dependencias acadmicas en cuanto a la

1.5 Qu hace la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas?

La finalidad de la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas es la de velar por la buena imagen de la Universidad del Norte ante el pblico externo e

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logstica, promocin de actividades, prctica de protocolo y etiqueta para la puesta en marcha stos. Orientando en la estructuracin y ejecuccin de programas y planes de comunicacin que permitan estructurar programas informativos. Asesorando en el desarrollo de planes para lograr una mejor interaccin entre los distintos pblicos (medios de comunicacin, empresas, gobierno). Brindando asesora para redactar, editar, disear y producir publicaciones tanto impresas como electrnicas. Esta asesora incluye el diseo y anlisis de los mensajes, la imagen, y la audiencia al que van dirigidos. Desarrollando relaciones con los medios de comunicacin. Es nuestro propsito guardar buenas relaciones institucionales con stos (prensa, radio, televisin e internet), as como mantenerlos informados de las actividades que realice la Universidad. Manteniendo actualizados los archivos de prensa que registran la informacin publicada en los medios de la Institucin. Realizando estudios internos de comunicacin con estudiantes, funcionarios y profesores. Utilizando como herramientas de trabajo bases de datos institucionales y el archivo fotogrfico institucional. Dando a conocer los resultados de nuestras investigaciones a travs de ruedas de prensa, medios propios y de comunicacin en general. Revisando constantemente la imagen institucional de la Universidad en los distintos medios, tanto noticiosa como en publicidad. 1.5.1 Comunicaciones Internas La comunicacin interna es aquella que se realiza al interior de la organizacin y tiene bajo su responsabilidad los flujos de informacin (ascendente, descendente, horizontal, formal, informal, entre otros.) en los pblicos internos. Tiene como finalidad lograr procesos de comunicacin abiertos y certeros que propicien entre los pblicos internos (profesores, funcionarios y estudiantes), un nivel de conocimiento que permita generar personas ms comprometidas y con mayor sentido de pertenencia hacia la Institucin. Queremos ser vistos por nuestros pblicos internos como: Una Institucin que provee los recursos humanos y tecnolgicos para la formacin integral de la persona.

Una Institucin de calidad en la que se crean espacios de encuentro e interaccin en los que se apoya el desarrollo humano en todas sus dimensiones. Una Universidad que brinda a sus miembros la posibilidad de ser libres gracias al conocimiento. Cada uno de los miembros de nuestro pblico interno forma parte activa del desarrollo de la Universidad y est llamado a conocer y comprometerse con el cumplimiento de las polticas y objetivos trazados a corto, mediano y largo plazo. 1.5.2 Comunicaciones Externas La comunicacin externa se define como un conjunto de estrategias utilizadas con la finalidad de construir una opinin pblica favorable en la sociedad, y que contribuya a la generacin de credibilidad y confianza por parte de nuestros pblicos externos hacia nuestra organizacin. En la Universidad, la comunicacin externa tiene como objetivo fortalecer, con el apoyo de las distintas instancias, la imagen de sta a nivel regional, nacional e internacional, con el fin de lograr reconocimiento por su labor de liderazgo en el campo educativo. Queremos ser vistos por nuestros pblicos externos como: Una Universidad que contribuye mediante su presencia institucional al desarrollo armnico de la sociedad y del pas. Una Universidad lder en la Costa que propende por la formacin integral de sus estudiantes. Una Institucin que posee recurso humano capacitado al ms alto nivel. Una Universidad con una cultura organizacional armnica que valora el crecimiento personal y profesional de sus empleados. Una Universidad posicionada a nivel nacional que responde a los estndares de calidad y en donde su excelencia acadmica se respalda en la Acreditacin Institucional, concebida el 5 de septiembre del 2003 por el Ministerio de Educacin Nacional segn Res. No. 2085 El pblico externo es factor importante en la consecucin de nuestros objetivos institucionales; es as como nuestras relaciones con stos deben ser planificadas y sostenibles en el tiempo.

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1.5.3 Definicin de nuestros pblicos

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1.6. As nos comunicamos los Uninorteos

La Universidad del Norte ha establecido los siguientes medios con el fin de informar sobre todas las actividades que se realizan al interior de nuestra Institucin y en todo el medio acadmico para mantener buenas relaciones con y entre sus pblicos. 1.6.1 Medios Electrnicos: Portal estudiantil Este portal presenta a los estudiantes los servicios informticos institucionales como catlogo web, aula virtual, correo electrnico estudiantil, adems de comunicar semanalmente a los estudiantes las actividades, planes y personajes que hacen parte de la vida universitaria uninortea. Portal de funcionarios y profesores Presenta a los docentes los servicios informticos institucionales como catlogo web, aula virtual y correo electrnico. Boletines electrnicos en la pgina web Espacio en el que se publican las actividades y noticias que se destaca la Universidad y las noticias de interes general que son publicados semanalmente en la pagina web. Correo electrnico Medio de comunicacin gil y masivo con que cuenta la Institucin para la difusin de informacin de inters general de la comunidad uninortea. Ofelia Es la oficina electrnica de la Institucin que permite a un nmero de funcionarios recibir y enviar comunicaciones en tiempo real. Fax Dentro del sistema OFELIA se ha implementado el servicio de envo y recepcin de fax, el cual es realizado por cada funcionario desde su estacin de trabajo (computador).

La Agenda Boletn semanal que informa sobre los eventos y actividades que se llevarn a cabo en la semana. Se coloca tambin en las carteleras o fuera de la misma Universidad, siempre y cuando sta participe en los eventos en cuestin. Puede obtenerse adems en formato impreso y se entrega cada lunes en porteras y lugares clave de la Institucin. Desde marzo de 2005, se transmite diariamente por el canal Uni5TV. 1.6.2 Medios Impresos: Boletn Uninorte Es el boletn institucional por excelencia. Tiene como objetivo resear trimestralmente los eventos, logros y acontecimientos ms importantes en la Universidad. Carteleras A travs de ellas las distintas direcciones de programa y dependencias universitarias informan a su pblico noticias de inters acadmico, cultural y social. Un Norte Informativo de opinin de nuestros acadmicos que circula mensualmente con El Heraldo. Su objetivo es generar opinin desde la Universidad a partir de los resultados de investigaciones de diversa ndole y expresando puntos de vista que stas generen frente a las distintas problemticas de la ciudad, la regin y el pas. Publicaciones Ediciones Uninorte Cuenta con 10 publicaciones seriadas, 7 semestrales y tres anuales las cuales se distribuyen entre estudiantes y pblicos externos. Gua Cultural Publicacin mensual producto del esfuerzo conjunto del Centro Cultural Cayena de la Universidad del Norte, la Cmara de Comercio de Barranquilla y el Instituto Distrital de Cultura y Turismo de Barranquilla, para la promocin de la actividad cultural de nuestra Regin Caribe. Mediante el registro de eventos, crtica literaria, musical y cinematogrfica, opinin y actualidad, la gua no slo informa sino que educa, crea ideas y piensa la cultura. Vnculos Boletn trimestral editado por la Oficina de Gestin Humana que busca informar a todos los funcionarios de
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la Universidad sobre la nuevos miembros de la Institucin, capacitaciones, tcnicas de salud ocupacional, entre otras novedades. Informe Anual Compendio que resume las actividades, estadsticas y resultados obtenidos por las diversas dependencias de la Universidad, que sintetizando anualmente la gestin institucional. Crculos de comunicacin A partir de 2005, los circulos de comunicacin se constituyen en una Red Humana de Comunicacin conformada por estudiantes, profesores y funcionarios, cuya finalidad es hacerlos partcipes activos de los proyectos y comunicaciones de la Institucin a travs de reuniones peridicas y comunicacin cara a cara. Relacin jefe departamento Profesor (estrategia cara a cara) A travs de este plan se busca desarrollar estrategias que permitan que este tipo de dinmica consolide la comunicacin interna. Comit de Bienestar Universitario Est integrado por estudiantes de los distintos programas de Uninorte, quienes se renen mensualmente para analizar los diversos aspectos de inters de la vida universitaria. Eventos Los certmenes son ideales para ponernos en contacto con nuestros distintos pblicos. A travs de ellos expresamos la esencia de nuestra institucin. 1.6.3 Medios Audiovisuales: Sistema cerrado de televisin Uni5TV Este proyecto busca lograr una mayor comunicacin universidad-estudiante a travs de un medio audiovisual que forma y entretiene coadyuvando en la consolidacin de un mayor sentido de pertenencia y movilizando a nuestros pblicos a pensar de manera ms crtica y constructiva.

En Lnea Tele Revista universitaria producida por el Centro de Recursos Audiovisuales, donde se tratan temas de actualidad a nivel acadmico. Se emite en Telecaribe los das jueves (cada 15 das). Voces de ciudad Es un programa quincenal emitido por Telecaribe que con calidad informativa y argumentos investigativos, recorre, reconoce las ciudades de nuestra regin y principalmente la de Barranquilla, propiciando el debate y la reflexin en la opinin pblica. 1.6.4 Otros Medios: Telfono Hablar por telfono es una prctica obligada en el trabajo diario. En nuestro contacto cotidiano con miembros de la comunidad universitaria y con personas fuera de ella, utilizamos este medio, para dar y recibir instrucciones, concertar citas, coordinar acciones, vender nuestras ideas como las actividades y servicios de la Universidad, y en general convencer a los dems.

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1.7.Comunicaciones con los medios y periodistas

Los medios son formadores de opinin en la sociedad, pero ellos son formados tambin por la opinin pblica. De ah que en el ejercicio periodstico el comunicador se pregunte para quin dirige su mensaje, qu competencias y expectativas suponen sus fuentes, de qu manera espera que sus mensajes sean decodificados, qu significaciones producen en sus audiencias, y qu relacin se establece entre las agendas de los medios y las agendas sociales, es decir, qu intereses existen en la opinin pblica y cules estn satisfaciendo los medios de comunicacin y sus diferentes fuentes. En este sentido y conociendo esta dinmica, la Oficina de Comunicaciones es la encargada de decidir y aconsejar qu temas y en qu casos se debe difundir una informacin as como el lenguaje que se va a utilizar y en qu momento deber llegar el mensaje a los medios. Asimismo, identifica cundo y cmo se debe emitir un boletn de prensa y en qu caso se debe utilizar la figura del publirreportaje (informe pagos) o un aviso publicitario, una rueda de prensa o conferencia de prensa o una jornada informativa abierta. Hay que tener en cuenta que el objetivo final de las relaciones con los medios es comunicarse con la comunidad en general, y no con los medios en s. Por ello, cada mensaje que se quiera divulgar deber tener clara su intensionalidad externa. 1.7.1 Con qu medios trabajamos? Nuestras estrategias y planes de medios estn dirigidos principalmente a prensa escrita, revistas periodsticas y especializadas, radio, televisin local, regional y nacional, Web site y medios electrnicos de inters acadmico, cultural, poltico o social. Para cada uno de ellos, la Oficina y el cliente interno tendr en cuenta las fechas y horarios de cierres de cada uno de ellos; muchas veces de esto depende el xito de que la informacin se publique, as como los tiempos asignados para la intervencin en medios ya sea para entrevistas en estudio en TV y radio-. Para mantener una comunicacin constante con los me-

dios, la Oficina de Comunicaciones se encuentra en permanente actualizacin de sus bases de datos de periodistas, directores de medios y columnistas, -locales, regionales, nacionales e internacionales- as como de los agentes comerciales y ejecutivos de cuentas que ciertos casos pueden colaborar con la recepcin de la informacin en sus respectivos medios. Informacin estructurada, con citas y fuentes, argumentada y de pblicos objetivos plenamente identificados Revistas y prensa escrita Informacin breve, concisa, con claridad en el mensaje y fuentes directas Radio - Prensa escrita (secciones de peridicos como sociales, cultura) Televisin Informacin breve, que pueda ser ampliada, prctica y de vigencia corta. Medios electrnicos 1.7.2 Qu es noticia para el periodista? No siempre lo que es noticia para la academia y la comunidad interna, es noticiosa para los medios de comunicacin. Desde la Oficina de Comunicaciones, se identifica lo que puede ser de inters para el periodista. Ejemplo de temas en Uninorte: Aniversario de fundacin. Inauguracin de nuevas instalaciones. Proyecto de ampliacin de mercado. Firma de convenios (si redunda en beneficio para la comunidad o es de inters social). Menciones especiales. Premios nacionales, regionales o locales. Nombramientos de directivos. Aportes que redunden en beneficio para la comunidad: resultados de investigaciones, gestin de proyectos, iniciativas sociales, ejecucin de proyectos con el sector pblico, etc. Puntos de vista de la Universidad frente acciones del gbierno distrital y gubernamental. Homenajes a personajes. Congresos internacionales con temticas de inters general.

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1.7.3 Uninorte como fuente Uno de los objetivos de la Oficina de comunicaciones es lograr el posicionamiento de los docentes de la Universidad como fuente de informacin para los medios. Que los investigadores y sus proyectos, as como lo que pueda ser ejemplo para la comunidad, se conviertan en fuente confiable y de consulta para los medios regionales y nacionales. 1.7.4 Estrategias de comunicacin externa Identificado el tipo de evento, sus pblicos y el mensaje que se conducir a los medios, la Oficina de Comunicaciones proceder a la elaboracin de un Plan de medios, el cual combinar distintas estrategias de divulgacin y prensa para hacer posible que el mensaje llegue de manera efectiva a los pblicos deseados. - Generalidades Si un medio de comunicacin quiere entrevistar al Rector, decanos, directores de programas, funcionarios se debe dirigir a la Oficina de Comunicaciones, que es el conducto regular. En caso de que el funcionario o docentes a entrevistar no tiene experiencia debe contar con la asesora del personal de Comunicaciones; al periodista hay que facilitarle la informacin en forma clara y veraz. Para ello, la Oficina de Comunicaciones ofrece peridicamente capacitaciones a los docentes y funcionarios de la Universidad, con el fin de brindarles herramientas para realizar presentaciones efectivas, entrevistas, escritura de artculos de prensa exitosos y en general, tips para una presencia en medios eficaz. Cuando un docente se enfrenta a un medio debe tener en cuenta: -Estrategias Una de las principales funciones de la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas es mantener una estrecha y constante relacin con los medios de comunicacin locales, regionales y nacionales, se han tenido en cuenta diferentes herramientas de comunicacin para que de manera efectiva lleguen nuestros mensajes a nuestros diferentes pblicos. Asimismo, la Oficina de Comunicaciones actualiza peridicamente sus bases de

datos de periodistas y medios, con el fin de dirigir el mensaje a las personas indicadas y garantizar, en cierta medida, la divulgacin del mismo. Boletn de prensa Es una noticia que emite la Universidad sobre un evento (congreso, seminario, investigacin, lanzamientos, etc.), o puede ser la presentacin de la posicin de la Institucin frente a determinado tema. Estos debern llevar un ttulo, un sumario si es necesario (resumen de lo ms importante) y cuerpo de la informacin; adems debe responder a los interrogantes: quin, qu, dnde, cundo y por qu, guardando el orden de importancia. Este se enva a travs de mail y fax. En casos especiales deber llevarse al medio personalmente. Los boletines de prensa se emiten previo al evento, 3 o 4 das antes de acuerdo con la importancia del mismo; en algunos casos se har una nota refuerzo del mismo para recordar a los medios el mensaje enviado. Entrevista en exclusiva Es solicitada por el medio (periodista), a quien se le concreta la entrevista con el docente o funcionario previamente seleccionado. Igualmente se le debe suministrar informacin complementaria. El funcionario debe preparar y documentarse con anticipacin. El informe especial Es la forma de plasmar fielmente lo que la Institucin quiere informar, dado que son pagos y son potestativa de la Universidad. Los informes especiales sern elaborados de forma periodstica por la Oficina de Comunicaciones. Visitas a medios Cuando se hacen visitas a los medios el docente debe ir documentado y cumplir con el horario que el medio asigne. La radio y la televisin manejan horarios complejos por sus emisiones al aire, por ello se debe ser estricto en el cumplimiento de estos horarios. El mensaje debe ser claro, conciso y en lo posible, entregar al periodista material de apoyo, bien sea audiovisual o impreso.

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Jornada informativa Las jornadas informativas se recomiendan cuando se inauguran nuevas instalaciones, canchas deportivas, laboratorios, proyectos novedosos, o investigaciones innovadoras. Estas jornadas que estn dirigidas a la prensa se realizan en horas de la maana. Se recomienda un desayuno de trabajo para presentar el evento que finalice con un recorrido, si se requiere. Se recomienda que lo presidan directivos o decanos. Finalmente se har una sesin de preguntas y respuestas. Para las jornadas se debe preparar con anticipacin: Una carpeta que incluya boletines de prensa con la informacin completa. El objetivo es ofrecer informacin a los periodistas sobre la Universidad y un directorio con las docentes que pertenezcan al rea o proyecto que se este presentando. Obsequiar un detalle a la prensa, incluso material POP. NOTA: Todas las herramientas y formas de comunicacin con periodistas y medios de comunicacin, debern ser gestionadas y supervisadas por la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas de la Universidad, en coordinacin o segn solicitud de las dependencias o reas internas interesadas en divulgar la informacin.

La persona que la presida debe mostrarse tranquila y mostrar control sobre si mismo, y dominar el tema. As como estar dispuesta a suministrar los datos que la prensa requiera. Se deber preparar el material de apoyo para la prensa con antelacin, colocar en el texto las personas y cargos de quienes participan en el acto. Si se hace un pronunciamiento conjunto con otra entidad, se deber aclarar al abrir la rueda de prensa. El conductor de la rueda anunciar quien la presidir con sus nombres y cargos y aclarar por qu estn ah. Se aconseja seguir el orden de qu, dnde cmo, por qu). Si el periodista lo solicita, luego de la rueda de prensa se podr, si el Rector lo considera necesario, conceder entrevistas exclusivas. Es importante grabar las ruedas de prensa, (audio y video). Igualmente se deber tener en cuenta: -Seleccin adecuada del lugar, fecha y hora. -A qu periodista invitar (confirmar previamente su asistencia) - Considerar el uso de ayudas visuales. -Ser puntuales -Explicar antes del desarrollo de la rueda de prensa, la metodologa a seguir para preguntas. -Agradecer la asistencia y presentacin de los expositores. -Ofrecer refrigerio al final. -Atender las solicitudes de la prensa que facilite su labor (fax, computadores, telfonos ect.) Conferencia de prensa Esta modalidad es utilizada para difundir proyectos novedosos, programas en beneficio para la comunidad, uso de nuevas tecnologas, resultados de investigaciones. Deben estar presididas por el docente o experto en la materia,quien presentar y explicara El desarrollo es parecido al de la rueda de prensa. Pero se debe complementar con ayudas audiovisuales para mostrar grficos, proyecciones etc.

Ruedas de prensa Las ruedas de prensa se realizan siempre y cuando se vaya a divulgar una noticia importante. No se debe abusar de este concepto para emitir comunicados o difundir noticias acadmicas. Tienen un propsito claro y deben estar presididas por el rector o un experto que responder a las preguntas de los periodistas. En ocasiones las ruedas de prensa se convocan para aclarar informaciones tergiversadas y rumores. Estas debern ser conducidas por el rector y presididas por el mismo, o por la persona que l designe. Horario: Se recomienda convocar a la rueda de prensa en horas de la maana. El lugar sugerido es la Sala de Arte. En caso de aclarar una mala noticia o algo que perjudique la Institucin se deber proceder de inmediato, previa confirmacin de la Rectora.

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Artculos periodsticos Teniendo en cuenta que la funcin y razn de ser de la universidad es eminentemente acadmica, la Oficina de Comunicaciones tiene como tarea gestionar espacios en los distintos medios de comunicacin para la publicacin de artculos investigativos y avances de proyectos de intervencin que muestran la actividad de extensin, proyeccin social e investigacin de la Universidad. Materiales de ayuda La Oficina de Comunicaciones ofrece a disposicin de los medios, material fotogrfico de cada evento, imgenes de video (de acuerdo con el servicio de cubrimiento ofrecido por el Centro de Recursos Audiovisuales) y cintas de audio de conferencias y entrevistas realizadas en la Universidad. Para que el periodista tenga acceso a stas. Portafolios promocionales Se constituyen en carpetas que compilan boletines de prensa, artculos, fotografas de hechos y personajes, memorias de conferencias, discursos, entre otros, que puedan ser de gran utilidad para el cubrimiento de las actividades y eventos que programa la Universidad. Nota de aviso Se elabora y emite para dar informacin adelantada con respecto a un evento que se llevar a cabo y del cual se podran entregar avances, por ejemplo programacin, invitados, lugares, etc. La fecha de entrega es regularmente un mes antes. Informacin bsica sobre la Institucin, servicios o programas Se elabora por solicitud del medio e incluye informacin especfica solicitada por el periodista que elaborar la nota. Normalmente corresponde a contenidos de especiales publicados por los medios de comunicacin. Esta informacin se elabora con base en la documentacin propia de la Oficina, la programacin de eventos y entrevistas internas que se puedan realizar para incluir en los especiales. Lanzamientos Para algunos eventos (de acuerdo con su importancia) se realizarn presentaciones ante los medios de comunicacin, en donde se mostrar la imagen del evento, se presentarn los conferencistas e invitados y programa-

cin, temas centrales y se abrir un espacio para preguntas y debate, si se propicia por parte de los periodistas. Conversatorios Se programarn durante la realizacin o desarrollo en medio de congresos, seminarios u otras actividades que congreguen personalidades y conferencistas nacionales e internacionales con temas de coyuntura e inters general. Estos conversartorios, programados de manera concertada con los organizadores de eventos, permitirn un acercamiento de los periodistas al conocimiento, experiencias y exposiciones que se presenten en la Universidad.

1.7.5. Quin es el portavoz de la Universidad? El principal portavoz de la Universidad es el Rector. Especialmente en casos excepcionales donde la imagen de la Universidad se vea comprometida el nico portavoz deber ser el Rector o la persona que l designe; en su defecto, el Rector delegar la persona que deber dirigirse a la comunidad. -El portavoz de una institucin debe ser: Una persona con autoridad, Tener credibilidad ante la comunidad (dominio de diferentes temas reconocimiento acadmico y social), Gran capacidad de comunicar, Disponibilidad para atender a los medios ( ser accesible, tener carisma y propiciar cercana no distancia), Capacidad de resumir, Absoluto control de los nervios (no descomponerse ni alterarse ante los medios) disciplina y control a la hora de hablar. Identificarse plenamente con la institucin y conocerla muy bien.

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1.8 Unidad de Mercadeo

El fin ltimo y razn de ser de la Unidad de Mercadeo es procurar que las acciones que realice la Universidad se hagan de cara a las expectativas, necesidades y tendencias del mercado. Buscamos que la Institucin tenga una ptica de demanda est enfocada hacia su mercado natural y que acte de forma coordinada y coherente en lo que a actividades de mercadeo se refiere. Inicialmente, la Unidad se enfocar hacia la promocin de postgrados y a la investigacin de mercados de los mismos. Sobre lo primero cabe decir que somos un apoyo importante y trascendental en las labores de promocin de los postgrados y que nuestra labor consiste en prestar todas las herramientas estratgicas necesarias para que los programas que ofrezca la Universidad sean exitosos, en cuanto a matriculas se refiere. En el tema de la Investigacin de Mercados, buscamos que toda propuesta sobre nuevos postgrados sean validadas con su mercado objetivo, para constatar el posible inters que stos puedan generar, minimizando as incertidumbres y riesgos que la promocin de un postgrado nuevo conlleva. As mismo, y teniendo en cuenta que como Unidad de Mercadeo estamos en la obligacin de responder a las necesidades globales de la Universidad en temas de marketing, nuestro equipo busca apoyar a las distintas divisiones de la Institucin en todas las actividades que, relacionadas con el tema, se deban realizar. Como se dijo anteriormente, una de las funciones de la Unidad es realizar estudios de mercado para la apertura de nuevos postgrados. El flujograma de procesos para investigaciones de mercado, detalla el proceso seguido, desde que la solicitud es recibida hasta que la Unidad culmina la investigacin y da sus recomendaciones. (Ver anexo) 1.8.1 Procedimiento a seguir para la promocin y publicidad de postgrados 1.8.1.1 Manejo de Base de datos (Mercadeo directo): Corresponde directamente al Coordinador de cada postgrado y se refiere a la bsqueda, contacto y mantenimiento del pblico del programa que se desea promover y

constituye la materia prima para la apertura del mismo. Se trabaja principalmente as: Definicin del pblico al que se desea llegar. Ubicacin de sus nichos y creacin de la Base de Datos. Actualizacin y redefinicin de la Base de Datos segn las necesidades especficas, teniendo en cuenta las fechas de inscripcin, matrculas e inicio de clases suministradas por la Oficina de Admisiones. Mantener el contacto con las personas de la Base de datos a travs de visitas, charlas y correspondencia sobre el programa de postgrado y otros temas de inters pertinentes, as como dems estrategias que sirvan para animar al pblico objetivo a inscribirse en el programa. 1.8.1.2 Promocin y publicidad (Mercadeo masivo): Se refiere a la presencia activa del programa de postgrado en los medios masivos de comunicacin con el fin de lograr acrecentar la Base de datos y obtener un impacto grato en el mayor nmero de personas posible. Esta labor est a cargo de la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas a travs de las Ejecutivas de mercadeo, asignadas a los diferentes programas de postgrado cuando ste lo requiera. Las actividades de promocin y publicidad se adelantan a travs de: Elaboracin de folletos: para cada postgrado debe existir, previo a la promocin del mismo, un folleto informativo que indique los aspectos generales como nombre del postgrado, cdigo ICFES, direccin de consulta en la Web de la Universidad y frase representativa; justificacin, objetivos generales y especficos, capacidades del egresado del postgrado al finalizarlo, duracin y horario, docentes, pblicos al que est dirigido, condiciones de inscripcin, relacin de suscripcin de las materias por semestre, reas de nfasis (si las tiene) y, finalmente, una seccin de mayores informes, que incluye datos generales de Uninorte como nombre, cargo, e-mail y telfono de contacto del Coordinador del programa, del Director de la Divisin de Postgrados y de la Coordinadora de Admisiones de postgrados. Presencia en la Pgina Web de la Universidad: es, bsicamente, publicar la informacin del folleto en la Web de la Universidad. La gestin se canaliza a travs del coordinador con el Web master de la Universidad, quien se apoya en la asistente de promocin que trabaje con el postgrado en la etapa de promocin. El encargado de montar la informacin es el Webmaster del Centro de Informtica.

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E-mailing: envo de correos electrnicos a las bases de datos del pblico objetivo, con informacin del postgrado y link a la pgina Web. Telemercadeo: llamadas telefnicas al pblico objetivo, ofreciendo informacin del postgrado para la captura de posibles interesados. Pauta en prensa: publicacin de avisos y publirreportajes en los peridicos locales, regionales y nacionales, segn sea el caso. Los avisos se ajustan a una plantilla predefinida en la que se informa sobre las inscripciones a los postgrados. Pauta en radio: dependiendo de las necesidades y requerimientos del postgrado se contempla una cua radial y se pauta en las emisoras locales o regionales, segn sea identificado el pblico. Se debe cotizar con las emisoras al momento de pretender una pauta y se debe tener en cuenta el costo de la locucin o produccin que puede conllevar. Pauta en televisin: cuando se hace, en acuerdo con la coordinadora de admisiones de postgrados, consiste en un scroll (listado de las especializaciones) de todos los postgrados abiertos en el perodo a promocionar, con la informacin generada por cada uno, principalmente, las fechas de inscripcin e inicio de clases. Generalmente se publica en la franja de noticias en el canal regional y su valor total se divide entre los postgrados promocionados. Divulgacin en medios: se trata de la gestin de promocin que se enfoca a los medios masivos a travs de boletines de prensa, reseas de eventos, artculos y noticias de inters general, que se envan a los medios con el fin de que stos nos den un espacio en sus publicaciones -prensa o emisiones en televisin-, y mantienen la perspectiva del periodista, ya que es un servicio y no un bien pago. Por tanto, no tiene costo para el programa de postgrado, pero su divulgacin depende estrictamente de su contenido noticioso y del intres que pueda generar. Visita a medios: se coordinan visitas de los Coordinadores de los Postgrados a medios de comunicacin locales o regionales. Se hacen entrevistas en programas afines al tema del postgrado, que pueden ser emitidas en vivo o en diferido.

Pauta en revistas de impacto nacional: las publicaciones de este tipo son, por lo general, una decisin de la Direccin de Comunicaciones y Relaciones Pblicas y se pauta como aviso general de los postgrados, con excepciones de las publicaciones muy especficas en las cuales se seleccionar los postgrados del tema a tratar en dicha edicin. Material impreso y magntico: se refiere a los pendones, psters, afiches u otro tipo de impresos, as como material (video, CD Rom) que pueda ser aprovechado como referencia en actividades del postgrado o como presencia del mismo en eventos y ferias externos. Actualmente todos los postgrados con inscripciones abiertas tienen su pendn promocional de acuerdo con el diseo aprobado. Para cada caso se deber disear y cotizar para establecer el valor del material requerido. Material P.O.P.: material promocional que se entrega a quienes asistan a ferias, conferencias o dems eventos que se organicen para promocionar los postgrados. Estos consisten, entre otros, en lapiceros, mugs, llaveros, vasos, maletines, etc. Actividades de apoyo de la Unidad de Mercadeo: es el caso de los eventos del programa, que pueden ser lanzamiento, un desayuno, conferencia, taller, panel, ciclos, etc., considerado como medio de promocin inicial para el postgrado. Se debe tener en cuenta que si se pretende traer un conferencista de otra ciudad o pas, hay que contemplar sus viticos y otros posibles gastos dentro del presupuesto de promocin y reservarlo de acuerdo con las exigencias que este evento presente. Se promociona a travs de avisos (pagos) y divulgacin (sin costo para el postgrado) en prensa. Jornadas de clases abiertas: de acuerdo al perfil del postgrado, se puede invitar a los interesados a que asistan a una sesin de clases real, en las que puedan participar y realizar actividades con el fin de que se involucren con el postgrado. Vistas a empresas: visitas del coordinador a empresas que, por su perfil, puedan estar interesadas en vincular a sus empleados al postgrado. Esto puede incluir la presentacin de trabajos de grado o tesis que estudiantes de anteriores promociones hayan realizado y tengan que ver con la actividad de la empresa.

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1.9 Diseo Grfico

Debido a la creciente necesidad de materiales de diseo grfico, la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Pblicas ofrece, desde 2005, los servicios de diseo grfico. La prestacin del servicio de diseo grfico comprende el diseo de material publicitario para medios impresos desde folletos, afiches, tarjetas, hojas volantes, portadas de publicaciones, pendones, pasacalles, escarapelas, hasta la asesora de imagen grfica para eventos, avisos para prensa, diagramacin de publicaciones cortas y creacin de conceptos grficos para campaas internas. RECOMENDACIONES PARA SOLICITAR EL SERVICIO DE DISEO GRFICO 1.Haga su solicitud con anticipacin: tenga en cuenta que existen solicitudes anteriores a la suya y que despus de la entrega del primer boceto, en muchos casos, corresponde hacer correcciones y modificaciones que implican un tiempo adicional. Para que tenga una idea aproximada del tiempo que toma entregar un arte final, presentamos la siguiente relacin: -Avisos 5 das hbiles -Pendones 5 das hbiles -Portadas 8 das hbiles -Afiches 8 das hbiles -Folletos8 das hbiles. Este tiempo podra ser mayor segn la cantidad de informacin y del nmero de cuerpos del folleto NOTA: Para el caso de las piezas que no se encuentren en esta lista, le sugerimos compararlas, de acuerdo con el grado de complejidad, con las que s estn. Los trabajos que demanden tiempos excepcionales se evaluarn para determinar su tiempo de entrega.

2. Utilice los medios estipulados para la peticin. Es decir, debe hacer su solicitud a travs de Ofelia dirigido a la Directora de la Oficina de Comunicaciones, Paola Alczar. 3. Entrega completa del material: Se debe entregar el material completo; si es texto, ste debe ser entregado en medio digital en un programa de procesamiento de palabras (Word); los grficos, en una tabla de clculo (Excel) y las fotografas, en medio digital con una resolucin ptima para impresin o en medio fsico para ser escaneadas. Si tiene dudas acerca de la resolucin ptima para impresin, puede consultar con nuestro diseador grfico. Nuestro inters es implementar un sistema eficaz para poder atender su demanda en la mejor forma. Si tiene algn comentario o sugerencia, por favor, hganoslo saber. OFICINA DE COMUNICACIONES Y RELACIONES PUBLICAS

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