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Pasos para combinar correspondencia

Imagine que debe enviar a cada uno de sus empleados una carta o un mensaje de correo electrnico que contiene informacin personal salarial y sobre retencin de impuestos. Crear cada carta, mensaje de correo electrnico o sobre individualmente llevara horas. Para simplificar dicha tarea, cuenta con la funcin para combinar correspondencia. Al usar la combinacin de correspondencia, todo lo que necesita hacer es crear un documento que contenga toda la informacin que es idntica para todas las copias y agregar algunos marcadores de posicin para la informacin que es nica para cada copia. Word se encarga del resto. En toda combinacin de correspondencia, deber tener en cuenta tres elementos distintos:

1. El documento principal, contiene texto que es idntico para cada copia y marcadores de posicin con la informacin nica del destinatario. El documento principal con el que inicia la combinacin. El documento principal es su punto de partida. El documento principal puede ser una carta, un sobre, un correo electrnico o un cupn. Dicho documento contiene:
Contenido que es idntico para todas las copias, como el texto del cuerpo principal de una carta modelo. Slo tiene que escribir el texto una vez, con independencia de la cantidad de veces que desee imprimir las cartas. Marcadores de posicin o Campos con la informacin de cada destinatario. Por ejemplo, en una carta modelo, el bloque de direcciones y el nombre de saludo sern nicos en cada copia.

2. Cuando realiza una combinacin de correspondencia, debe agregar en un documento nuevo la informacin nica de cada destinatario. En una combinacin de correspondencia, la informacin del destinatario, que es nica para cada copia de la combinacin, reemplaza los marcadores de posicin principal. 3. Los documentos terminados, que incluyen la informacin del documento principal ms la informacin nica de cada destinatario. Comprender estos elementos le permitir obtener los resultados esperados y deseados de la combinacin de correspondencia. Ms adelante en el curso, le brindaremos los detalles acerca de cmo realizar una combinacin de correspondencia. Para ello procedemos de la siguiente forma: o Campos que se han agregado al documento principal. La informacin del destinatario, como el nombre de cada persona y la direccin que desea combinar con el documento

1. Elaboramos y trascribimos en el PC un documento para un destinatario (ver Ilustracin 1) 2. Configuramos el Documento a. Damos Clic en el Icono Vista Preliminar b. Clic en Configurar Pagina i. Establecemos los mrgenes 1. Izquierdo 4 2. Superior 4 3. Derecho 3 4. Inferior 3 ii. Establecemos el tamao del Papel 1. Tamao papel = Carta c. Aceptar 3. Anlisis del Documento escrito para un destinatario a. Parcelamos la Informacin Variable, es decir, la informacin que va a variar en cada una de las cartas del destinatario (Ver Ilustracin 2) b. A cada informacin variable le damos un Nombre de Campo. Ejemplo, si aparece la palabra Seor, Seora, Seorita el nombre de campo seria Tratamiento o Titulo. Para Luis Carlos el campo Sera Nombre, para Perea, Apellido y asi hasta cubrir toda la informacin variable. c. Se elabora luego la lista de Campos en nuestro ejemplo ver Ilustracion 3 la lista sera esta: 1. Titulo 2. Nombre 3. Apellido

Combinar Correspondencia Pgina 2 de 7 4. Direccion 5. Ciudad 6. Tipo Cuenta 7. Numero Cuenta 8. Saldo 4. Use el Asistente para combinar correspondencia con el fin de realizar una combinacin de correspondencia bsica. a. En el Men principal, dar Clic en la Opcin Correspondencia b. Iniciar Combinacin de Correspondencia c. Dar clic en la opcin Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia d. Aparece a la derecha de la pantalla el asistente e. Paso 1 Seleccione tipo de Documento. Marca la opcin carta y clic en siguiente f. Paso 2 Como desea configura las cartas. Clic en Documento Actual (El que aparece en pantalla) y clic en siguiente g. Paso 3 Selecciona los destinatarios. Damos clic en escribir lista nueva h. Clic en Crear, Aparece un Cuadro Nueva lista de Direcciones i. Dar clic en la opcin personalizar columna. Apare un cuadro Personalizar lista de Direcciones. j. Comparamos la lista de campos elaborada anteriormente con la del cuadro Personalizar lista de Direcciones k. Eliminamos los campos que no aparecen en nuestra lista, empezando por el ultimo campo, en este caso eliminamos Direccion de Correo Electronico, y asi sucesivamente hasta que solo queden los campos de nuestra lista, segn el ejemplo, solo quedaran, Tratamiento, Nombre, Apellido, Campo direccin 1 y ciudad. l. Agregamos a esa lista los campos que faltan, esto son Tipo Cuenta, Nro Cuenta, Saldo m. Comparamos nuestra lista con la que aparece en pantalla, deben coincidir en nombres y en numero n. Damos clic en aceptar del cuadro Personalizar lista de Direcciones o. Aparece el cuadro Nueva Lista de Direcciones y empezamos a llenar cada uno de los datos de cada destinario p. Al terminar los datos de cada uno de los destinatarios, que pueden ser 10, 20, 50 y en nuestro caso, todos los clientes del Banco, se le da clic en aceptar q. El sistema pide el nombre del archivo de datos para ser guardado. En el ejemplo digitamos Datos cliente Bancafe y luego clic en Guardar r. Aparece el asistente y damos clic en siguiente para llegar al paso 4 s. Paso 4. Reemplazar la informacin variable por los campos correspondientes, en el documento Actual, (en Pantalla) i. En nuestro Ejemplo damos clic a la izquierda de la palabra Seor ii. Dar clic en la Opcin Mas Elementos. Aparece un cuadro Insertar Campo de Combinacin, Damos clic en el campo Tratamiento para seleccionarlo y iii. Dar clic en la opcin Insertar y luego clic en Cerrar. iv. Borramos con la tecla Suprimir la informacin variable correspondiente a cada campo insertado, como Insertamos el campo Titulo, Borramos la palabra Seor. Lo anterior se repite hasta insertar el ltimo campo, como aparece en la Ilustracin 5 del ejemplo. t. Despus de insertar todos los campos. Damos clic dos veces en la opcin Siguiente del asistente, hasta llegar al paso 6 u. Paso 6. Damos clic En la opcin Editar cartas Individuales v. Aparece un cuadro Combinar en un Documento Nuevos, damos clic en la opcin Todos y Aceptar 5. Aparecen las cartas personalizadas. (Ver Ilustracin 6, 7, 8) 6. Si hay un Error en las cartas personalizadas, no podemos corregirlo en las cartas personalizadas sino en el Documento Principal (Ver Ilustracin 5), para ello damos clic en Cerrar el Archivo donde aparecen las cartas personalizadas, el nos pide guardar el Documento y le decimos que No. E Inmediatamente aparece el documento principal, como aparece en la Ilustracin 5. Corregimos el error en este documento, y luego Clic en Editar Cartas Individuales.

Combinar Correspondencia Pgina 3 de 7 7. Las cartas personalizadas se imprimen y se borra el archivo, Por qu? La carta que aparece en la Ilustracion 1 es el documento para un destinatario

Ilustracin 1

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Ilustracin 2

Despus del anlisis de la carta anterior la lista de campos es la que aparece en la Ilustracion 2 Personalizar lista de direcciones

Ilustracin 3

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Los datos de los destinatarios aparecen en la Ilustracion 3 Destinatarios de combinar Correspondencia

Ilustracin 4

La carta

Ilustracin 5

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Ilustracin 6

Ilustracin 7

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Ilustracin 8