AS FERRAMENTAS DE GESTO INSTITUCIONAL MAIS UTILIZADAS POR INSTITUIES DE ENSINO PRIVADAS As Ferramentas de Gesto Institucional mais utilizadas por

Instituies de Ensino Privadas

Pesquisa realizada com 60 empresas brasileiras revela aumento de 25% no uso de ferramentas de gesto, num provvel reflexo destes tempos de crise, em que os executivos precisam responder a demandas cada vez maiores e at conflitantes entre si. Destacam-se as ferramentas que visam a expanso do negcio, como Planejamento Estratgico e a Inovao
Edio HSM Management, Nmero 4, ano 8,volume 2 .

A Gnesis Consultoria Educacional, cumprindo sua finalidade de colaborar com a formao de equipes de gestores e lderes de alta performance nas IES, realizou junto s Instituies cadastradas em nosso banco de dados uma pesquisa, elaborada em forma de questionrio, envolvendo conceitos de gesto

contextualizados. Analisamos os dados e divulgamos nessa edio atravs da Linha Direta. Apresentamos abaixo o grfico gerado aps a tabulao dos dados. Observao: Os nmeros do grfico correspondem aos conceitos descritos no texto.

1. Planejamento Estratgico: Processo gerencial que possibilita ao executivo estabelecer o rumo a ser seguido pela organizao, com vistas a obter um nvel de otimizao na relao da empresa com seu ambiente.

2. Alianas Estratgicas e Cooperao Intersetorial: Articulao entre vrios agentes sociais, com vistas a atender a interesses comuns, estimulando e promovendo a colaborao, a cooperao e o intercmbio de produtos e servios que possam gerar benefcios sociais. 3. Cdigo de tica Corporativo: Os princpios ticos que orientam a atuao de uma Instituio e tambm fundamentam sua imagem de uma organizao slida e confivel.

Rene as diretrizes que devem ser observadas na ao profissional para que a empresa possa atingir padres ticos cada vez mais elevados no exerccio de suas atividades. Reflete a identidade cultural e os compromissos assumidos. 4. Estratgias de Crescimento: Concentra recursos na avaliao de oportunidades de crescimento rentvel para a Instituio. , na verdade, uma grande cesta de ferramentas que inclui a Inovao. 5. CRM: Gesto de Relacionamento com os Clientes. Complexa arte de criar estratgias de vendas baseadas em conjuntos de dados coletados de clientes potenciais e existentes. 6. Benchmarking: 2

O benchmarking pode ser definido como o processo pelo qual uma organizao compara, de modo contnuo, seus processos, produtos e servios com os das melhores organizaes do mundo que desempenham as mesmas funes, ou funes similares. (Gerald J. Balm). 7. Avaliao Institucional: Anlise dos dados e informaes prestados pelas Instituies de Ensino Superior (IES) no Formulrio Eletrnico e a verificao, in loco, da realidade institucional. 8. Responsabilidade Social: A prtica incorporada por Instituies de Ensino que busca expressar da melhor maneira possvel uma vontade coletiva que transcenda um mero somatrio de interesses particulares. Obtm consentimento ativo, ou seja, oferece condies de reconhecimento ao maior nmero possvel de setores sociais, buscando um equilbrio de compromisso entre os mais diferenciados interesses por meio da negociao e articulao. 9. Gerenciamento de Mudanas: Difunde iniciativas de mudana numa organizao. Envolve definir as mudanas desejadas, promover o comportamento das pessoas em torno delas e implementlas. 10. Gesto da Qualidade Total (TQM): Visa a melhoria sistemtica da qualidade, atrelando especificaes de produtos e servios ao desempenho percebido pelos clientes. 11. Balanced Scorecard: Traduz a misso e a viso da empresa para um conjunto de metas e medidas de desempenho que podem ser mensuradas e avaliadas. Tambm pode ser chamada de painel de controle. 12. Planejamento de Sucesso e Desenvolvimento de Lideranas:
Refere-se ao planejamento do desenvolvimento de lderes e gestores para enfrentarem as "novas" realidades, conhecendo o plano global de ao da empresa no presente e preparando a Instituio e seus lderes para passar o basto novas geraes.

13. Planejamento para Contingncias: Permite explorar e preparar-se para as implicaes de vrios cenrios futuros. Permite explorar e preparar-se para as implicaes de vrios cenrios futuros.

14. Plano de Desenvolvimento Institucional PDI: o documento que identifica a Instituio de Ensino Superior (IES), no que diz respeito sua filosofia de trabalho, misso a que se prope, s diretrizes pedaggicas que orientam suas aes, sua estrutura organizacional e s atividades acadmicas que desenvolve e/ou que pretende desenvolver. 15. Projeto Poltico Pedaggico: Ou Projeto Institucional e Pedaggico traduz a filosofia organizacional, poltica e educacional, albergando as diretrizes balizadoras e estratgias para o

desenvolvimento da Instituio. 16. Planejamento sistemtico de Formao de Lideranas, Gestores e Docentes:

Refere-se ao planejamento do desenvolvimento ou formao de lderes, gestores e docentes para enfrentarem as "novas" realidades, contextualizadas com suas prticas acadmicas ou administrativas, para projetarem a Instituio no Cenrio Educacional e adquirirem uma performance adequada a um mercado competitivo.

17. Segmentao da base do cliente: Procura dividir os clientes em grupos para conhec-los e servi-los melhor. 18. Polticas de Remunerao por Desempenho: Atrela a compensao financeira dos funcionrios a sua capacidade de atingir metas especficas do negcio. 19. Knowledge manangement KM ou Gesto do Conhecimento: Desenvolve sistemas e processos para a aquisio e compartilhamento de ativos intelectuais por todos os funcionrios e at parceiros da empresa. 20. Downsizing: Promove a diminuio da base de funcionrios como resposta a quedas de resultados. 21. Anlise do EVA: Sigla em ingls de valor econmico agregado. Mede a criao de valor para os acionistas de uma empresa ou unidade de negcios. Tambm mede a capacidade da empresa ou unidade gerar mais valor que seu custo total de capital. 22. Integrao Logstica: Sincroniza os esforos de vrias partes envolvidas em servir necessidades dos clientes, fornecedores, distribuidores, comerciantes etc.

23. Corporate Venturing: Fornece a alternativa aos meios tradicionais de promover crescimento.Uma empresa investe em novos produtos ou tecnologias ao financiar negcios que tenham uma administrao relativamente autnoma. 24. Processo de terceirizao ou outsourcing: Repassa vrias atividades no crticas da empresa para terceiros, a fim de reduzir custos e concentrar-se mais nas atividades essenciais. 25. Equipes de Integrao Ps Fuso ou Aquisio: Promove sinergias operacionais e mercadolgicas para atingir os resultados identificados durante o processo de due dilligence - (processo de diagnstico de um negcio para assegurar que o valor envolvido seja justo). 26. Stock Buybacks: Utiliza a recompra de aes como forma de reduzir a diluio de ganhos da Instituio. 27. Processo de Reengenharia: Redesenha de forma radical os processos de negcio para aumentar a produtividade.

Por que refletir sobre ferramentas de gesto inseridas no ambiente acadmico? No se estaria desviando o olhar do mantenedor ou gestor das prticas cotidianas do mundo escolar? A viso de mercado entrou definitivamente para o portflio de negcios da escola, haja vista que a maioria das instituies se utiliza de uma boa parte dessas ferramentas. Mais de 75% das instituies j se familiarizaram com o PDI, Planejamento Estratgico, com Cdigos de tica Institucional, com o Projeto Poltico Pedaggico e com os processos de terceirizao. A tendncia de utilizao dessas ferramentas se justifica pela obrigatoriedade da legislao educacional, pela otimizao de custos, pela prpria natureza da empresa que presta servios educacionais e por se tratar de ferramentas exaustivamente testadas e comprovadas como instrumentos

norteadores de direo.

Numa curva ascendente, percebemos o crescimento pela busca de outros instrumentos tais como Estratgias de Crescimento, Benchmarking, TQM, Balanced Scorecard, Planejamento de Sucesso e Desenvolvimento de Lideranas, Segmentao da Base do Cliente e Reengenharia. O crescimento acelerado na utilizao dos instrumentos relacionados a preparar a empresa para um mercado cada dia mais competitivo, com disponibilidade de recursos cada vez mais escassa, deve-se ainda desacelerao do crescimento e mesmo recesso nos principais mercados mundiais. Por outro lado, no menor a demanda por crescimento; mais do que nunca, os gestores se vem obrigados a gerar resultados de forma consistente. Entre as ferramentas ainda no utilizadas, ou menos conhecidas, podemos citar: Alianas Estratgicas e Cooperao Intersetorial, CRM, Avaliao Institucional embora obrigatria nas IES , Prticas de Responsabilidade Social, Projetos de Gerenciamento de Mudanas, Planejamento para Contingncias, Polticas de Remunerao por Desempenho, Processo de Gesto do Conhecimento, Downsizing, Anlise do EVA, Integrao Logstica, Corporate Venturing, Equipes de Integrao Ps-Fuso ou Aquisio, embora o atual contexto propicie cada vez mais tais prticas, e o Stockbuybacks. No que se refere s ferramentas ainda pouco utilizadas, vale uma anlise mais especfica em relao s caractersticas de cada instituio. Algumas demandam grandes investimentos, ou se apresentam em estados ainda incipientes. Contudo, as IES tm aprendido a duras penas a importncia da coerncia e do alinhamento estratgico. O mercado corporativo j se utiliza, em grande parte, de ferramentas que so ainda desconhecidas pelas escolas e universidades.Geralmente, instituies educacionais no possuem uma gesto profissional, mas amadora e intuitiva. Gostaria de explorar uma ltima ferramenta que no foi includa na pesquisa por no ser utilizada na maior parte das Instituies. Trata-se do GED (Gerenciamento Eletrnico de Documentos), ou Workflow, processo destinado ao gerenciamento integrado de documentos, automao de projetos e processos de negcios, incluindo a digitalizao de acervos de documentos tcnicos, administrativos e principalmente os de Registro Acadmico.

Uma tecnologia de ponta na produo, manipulao e certificao eletrnica de documentos que reduz o tempo de trabalho, pelo acesso rpido das informaes, minimizando o uso do papel e permitindo o gerenciamento da informao e do conhecimento. autentificao eletrnica dos documentos gerados/digitalizados atribuda F PBLICA (autenticao em cartrio), a ser provida por Tabelio de Ofcio de Notas, para que surtam o devido valor probatrio de sua legal presuno de veracidade, bem como o respectivo registro destes referidos documentos em Cartrio de Registro de Ttulos e Documentos, dos arquivos gerados com par de chaves fornecidas por uma autoridade certificadora credenciada pela ICP BRASIL e em conformidade com a MP 2200-2. O papel utilizado em diversos documentos no mais ser necessrio; contrato, matrcula, diploma e pronturios se transformaram em documentos eletrnicos graas certificao digital, que possui total validade jurdica. O processo permite reduo de custos, acesso e envio de documentos pela Internet, agilidade nos processos de trabalho, total confiabilidade e segurana, garantindo satisfao de usurios e clientes. Com os arquivos digitais assinados, inverteu-se a situao. Estes agora so totalmente confiveis, enquanto documentos em papel so duvidosos, pois, cada vez mais, podem ser adulterados e falsificados com maior facilidade. Finalmente, apresentamos algumas sugestes prticas para os gestores que esto pensando em implementar qualquer ferramenta de gesto: 1. Pesquise os fatos; 2. Privilegie estratgias duradouras e no a tcnica da moda; 3. Escolha a ferramenta correta para sua IES, considerando sua natureza e caractersticas individuais; 4. Adapte as ferramentas a seu sistema de negcios (e no vice-versa).

Maria Carmem Tavares Christovam www.linhadireta.com.br/galeria www.genesisedu.com.br (31)32239701 ou (31)99839447