ARTIGO

CLASSIFICAO DE DOCUMENTOS ARQUIVSTICOS: TRAJETRIA DE

UM CONCEITO
Por: Renato Tarciso Barbosa Sousa
renasou@unb.br Professor Adjunto - Curso de Arquivologia e do Programa de Ps-Graduao em Cincia da Informao da UnB Especialista em Organizao de Arquivos pela USP Mestre em Biblioteconomia e Documentao pela UnB Doutor em Histria Social pela USP.

Resumo Estudo sobre a trajetria do conceito de classificao de documentos arquivsticos. Buscouse a compreenso do seu desenvolvimento na literatura e no pensamento arquivstico. Trabalhou-se com a idia de que a classificao em Arquivstica caracterizada, por um lado, pela quantidade cada vez maior de documentos acumulados pelas instituies e, por outro, pela necessidade de fundamentar as solues de organizao e recuperao dos registros documentais nos princpios consagrados internacionalmente. Os vrios momentos da classificao de documentos arquivsticos refletem, muitas vezes, o clima epistemolgico da poca em que foram criados e aplicados. Palavras-chave: classificao de documentos arquivsticos Arquivstica - Arquivologia.

Archival documents classification: trajectory of a concept

Abstract

Study on the trajectory of the concept of archival classification. It searched understanding of its development in literature and the archival thought. That worked with the idea of the classification in Archival Science is characterized, on the other hand, for the amount each bigger record time accumulated for the institutions and, for another one, for the necessity to base the solutions of organization and recovery of the documentary registers on the principles consecrated internationally. The some moments of the archival classification reflect, many times, the climate of the time where they had been created and applied. Key-words: Archival Science, Archivology, classification of archival documents
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Introduo Este texto dedicado compreenso do desenvolvimento do conceito de classificao na literatura e no pensamento arquivstico. Os vrios momentos da classificao de documentos arquivsticos refletem, muitas vezes, o clima epistemolgico da poca em que foram criados e aplicados. O percurso feito buscou, tambm, apresentar a discusso sobre problemas terminolgicos, que ultrapassam, comumente, a questo da lngua e enveredam por diferenas conceituais e de tradies arquivsticas. Em seguida, foram apresentadas as definies do conceito a partir das escolas de pensamento arquivstico e discutidas as suas principais caractersticas. Por fim, delimitamos o problema e apontamos alguns caminhos a serem seguidos. O nosso foco no foi a descrio do desenvolvimento do saber arquivstico sobre classificao, mas a investigao das bases tericas e metodolgicas desse processo. A descrio serviu como instrumento dessa investigao, no foi um fim em si mesmo. Procuramos os princpios, os requisitos e os fundamentos, pois empiricamente podemos afirmar que as bases do processo classificatrio em Arquivstica so intuitivas. Esto, como diz Dahlberg, ainda no status da arte. Os princpios de respeito aos fundos e da ordem original, fundamentos caros classificao em Arquivstica, foram tratados, neste texto, apenas de forma transversal, isto , identificou-se seu nascimento e as repercusses no pensamento e na prtica dessa disciplina do conhecimento humano. A guisa de uma histria das classificaes de documentos arquivsticos A organizao dos documentos tem sido um dos grandes temas da Arquivstica contempornea. Podemos abord-lo a partir de dois aspectos. O primeiro refere-se aos grandes volumes de documentos acumulados diariamente pelas organizaes, que exige uma maior sofisticao dos esquemas de classificao. O segundo aspecto vincula-se ao desenvolvimento terico da organizao de documentos arquivsticos. E o aparecimento do princpio de respeito aos fundos o fator desencadeador de uma profunda mudana na disciplina Arquivstica e no instrumental terico-metodolgico. Portanto, a

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classificao em Arquivstica passa a ser moldada, por um lado, pela quantidade cada vez maior de documentos acumulados (produzidos ou recebidos) pelas instituies e, por outro, pela necessidade de fundamentar as solues de organizao e recuperao dos registros documentais nos princpios consagrados internacionalmente. Podemos considerar, grosso modo, dois grandes perodos na histria das classificaes de documentos arquivsticos. O primeiro, que percorre da Antiguidade at o sculo XIX, e outro do sculo XIX at nossos dias. O marco da passagem , sem dvida nenhuma, o estabelecimento dos princpios de respeito aos fundos e da ordem original. No so perodos estanques, isto , prticas do primeiro perodo podem e so encontradas no segundo. A organizao dos arquivos fundamentada no princpio de respeito aos fundos s foi consolidada em meados do sculo XX. O reconhecimento da importncia dos princpios fundamentais da classificao dos arquivos nem sempre se consolidou em uma prtica. A histria registra e testemunha esse fato. O primeiro perodo da histria das classificaes de documentos arquivsticos Schellenberg (1973, p. 75) inicia um dos captulos de seu clssico Arquivos

modernos. Princpios e tcnicas com a seguinte afirmao desde que se comeou a

registrar a histria em documentos, surgiu para o homem o problema de organiz-los. Silva

et al. (1999, p. 28), nessa mesma linha, esclarecem que na realidade, ao longo dos tempos,
o Homem sempre teve necessidade de organizar os registros da sua atividade e de criar meios eficazes para aceder ao respectivo contedo. Embora o aumento da quantidade de documentos ocorresse no mesmo ritmo do desenvolvimento das instituies e das relaes sociais, as obras que tratavam dos princpios e das prticas de classificao apareceram, na Europa, somente mais tarde. (HON, 1999, p. 220). Segundo Duranti (1995, p. 4-5), a partir do sculo XVI, os mtodos de ordenao passaram a basear-se nas funes que produziam documentos. Jacob von Rammingen props os seguintes agrupamentos primrios dentro dessa perspectiva: documentos relacionados aos assuntos de soberania territorial; documentos relacionados com assuntos internos e documentos relacionados com assuntos externos. Cada
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agrupamento primrio era dividido em dois grupos: documentos relacionados com assuntos gerais e documentos relacionados com casos de pessoas ou instituies. As grandes concentraes de arquivos provocaram o primeiro golpe no sistema tradicional. O agrupamento de acervos de origens variadas num mesmo depsito atinge propores inusitadas, inclusive em entidades no governamentais. Historicamente, o conceito de classificao em Arquivstica comea a aparecer na literatura a partir do sculo XVII com o surgimento dos primeiros manuais com normas escritas. (SILVA et al., 1999, p. 205-208). Os primeiros elementos de uma doutrina nesta rea podem ser encontrados, de acordo com Duranti (1995, p. 9), no ltimo volume da obra intitulada De Re Diplomtica, de Jean Mabillon, publicada em 1681. Tratava-se de um mtodo sistemtico de investigao para determinar os fatos e eventos nos quais os documentos se inseriam e no noes sobre organizao ou descrio. Rousseau e Couture (1998, p. 49) esclarecem que a classificao dos documentos foi objeto de muitas tentativas. Para agrupar os documentos utilizaram-se, ao mesmo tempo, locais, formas simblicas, divises por tipos de documentos ou por assuntos, a estrutura ou funes e atividades da instituio. Os arquivos dos Pases Baixos, por exemplo, foram organizados por ttulos, tais como: espada, adaga, florete. Em seguida, outra classificao compreendia as seguintes grandes divises: Moiss, Jetro, Josu. Os arquivos do ducado de Uzs eram agrupados por meio de sries: Privilgios da Cidade; Direito dos Senhores; Assuntos Militares. As classificaes eram elaboradas, nesse perodo, em bases metdicas e com certa preferncia pela ordenao cronolgica. Propostas isoladas apontavam, em 1622, para uma classificao dos conjuntos documentais por origem. A Revoluo Francesa trouxe tona a existncia de um arquivo central do Estado, que provocou, em um primeiro momento, conseqncias desastrosas com a reordenao metdica dos documentos por meio de classificaes anti-naturais, que adulteraram a organicidade original. (SILVA et al., 1999, p. 206). A concentrao dos arquivos trouxe de volta a discusso sobre a organizao dos documentos. As formas tradicionais foram colocadas prova nesse novo cenrio.

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Duchein cita, inclusive, o exemplo francs. Quando da criao dos Arquivos Nacionais foram reunidos em um mesmo depsito documentos do Tesouro de Cartas Reais, arquivos do Parlamento de Paris, das abadias e conventos da regio parisiense, dos ministrios do governo real, dos prncipes emigrados e, em seguida, os provenientes das novas assemblias e administraes criadas pela Revoluo Francesa. Os primeiros diretores dos Arquivos Nacionais elaboraram um plano para tratar todos esses acervos de variadas provenincias como um nico conjunto dividido em cinco sees metdico-cronolgicas: seo legislativa para os documentos das assemblias revolucionrias, seo administrativa para aqueles dos ministrios, seo dominial para os ttulos de propriedade do Estado, seo judiciria para os documentos de tribunais e a seo histrica. Esta ltima foi constituda de documentos arbitrariamente considerados de valor histrico selecionados das sees anteriores. Os documentos da seo histrica foram ordenados por local, reinados etc., de tal forma que, na maioria dos casos, tornou impossvel determinar sua origem, ficando tudo profundamente misturado e disperso. (DUCHEIN, 1986, p. 15). A classificao temtica adotada refletia, em parte, o que estava ocorrendo com outras reas do conhecimento humano. Os grandes sistemas de classificao cientfica (Zoologia, Botnica e Qumica), que influenciaram a organizao dos livros em bibliotecas, tambm tiveram uma grande repercusso nos arquivos. Os conjuntos documentais

passaram a ser usados como fontes de pesquisa para a Histria e o documento, na tica desse tipo de investigao, era considerado pelo seu contedo informacional, isto , por seu valor intrnseco, independente de seu contexto. A classificao, at as primeiras dcadas do sculo XIX, era elaborada sem levar em conta a origem administrativa dos documentos. Considerava-se como um conjunto nico a grande massa documental reunida no Arquivo Nacional francs. Segundo Jos Maria Jardim e Maria Odila Fonseca (1992, p. 34), isso era reflexo da tica historiogrfica predominante poca. O documento era considerado por seu valor informativo, independentemente de seu contexto gerador.

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O segundo perodo da histria das classificaes de documentos arquivsticos A criao das escolas arquivsticas e os sucessos da Revoluo Francesa mudaram completamente a direo em que se desenvolvia a Arquivstica. A declarao dos documentos da nao francesa como propriedade pblica, abertos aos cidados para consulta, determinou a proliferao de legislao e regulamentaes dirigidas a proteger o contexto documental. Entre 1812 e 1857 promulgaram-se leis em Npolis, Holanda e Frana que prescreviam a necessidade dos arquivos de um criador, isto , uma pessoa ou instituio que produz ou recebe documentos no curso de sua atividade, de serem mantidos separados dos arquivos de outro criador e guardados na mesma ordem na qual estavam quando funcionavam seus criadores. (DURANTI, 1995, p. 8). durante essa poca que comeam as discusses sobre os princpios de base da classificao dos arquivos. As classificaes eram elaboradas a partir de critrios cronolgicos (determinaes de perodos) e metdicos (assuntos ou matrias) influenciados pelas classificaes cientficas estabelecidas em outras reas do conhecimento humano, como dito anteriormente. Na Frana, em 1841, elaboram-se os princpios que iriam presidir os fundamentos da Arquivstica moderna. Tratava-se do princpio de respeito aos fundos, que consiste em manter agrupados, sem mistur-los a outros, os arquivos provenientes de uma administrao, de uma instituio ou de uma pessoa fsica ou jurdica. (DUCHEIN, 1986, p. 14). A partir do sculo XVIII, na Itlia, os documentos passam de uma organizao por sries (espcies documentais) para uma baseada em uma tabela ou quadro de classificao, que ficou conhecido como titolario. Esse instrumento era elaborado a partir das funes da instituio, quer dizer, segundo as matrias de sua competncia, com uma srie de subdivises representadas por smbolos (notaes) alfanumricos. A unidade de base, nesse sistema, o fascculo (dossi), que reunia toda a documentao relativa a um assunto tratado, independentemente da forma (espcie) que assumia a documentao. (LODOLINI, 1993, p. 90-93). O titolario era um quadro de classificao abstrato, construdo

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a partir da anlise das funes de uma entidade e do iter burocrtico dos assuntos de sua competncia, esclarece Carucci (1994, p. 74). A preocupao pela classificao de fundos somente teve incio, na Espanha, a partir dos sculos XVIII e XIX. At ento eram aplicados os princpios das bibliotecas e outras vezes os pontos de vista dos historiadores (critrio temtico). Em meados do sculo XIX impe-se a teoria de respeito origem, mas como ressalta Heredia Herrera (1991, p. 265), nem sempre acompanhada da prtica. M. Antal Szed (1964, p. 57-67) apresentou na revista Archivum o resultado de uma pesquisa sobre os mtodos de classificao de arquivos utilizados por instituies arquivsticas e organizaes em vrios pases. As indagaes foram feitas a partir de duas questes bsicas: quais eram os mtodos aplicados desde 1800 pelas autoridades e pelas administraes para a elaborao, a conservao e a classificao de seus documentos; em que medida os arquivos e as direes gerais de arquivos influenciavam a elaborao e a aplicao desses mtodos de trabalho. Seguindo uma tendncia dominante poca de intervenes diferenciadas nos records e nos archives, Szed dividiu o trabalho em a

classificao dos documentos nos arquivos correntes e os princpios modernos de classificao adaptados aos fundos e arquivos.
No caso da classificao dos documentos nos arquivos correntes, o autor constatou que o agrupamento mais comum era aquele feito pelo assunto e que internamente eles eram ordenados cronologicamente ou pela ordem alfabtica dos nomes de pessoas ou de nomes geogrficos. A classificao era, em geral, estruturada em um plano (em ingls: file manual, scheme, guide to classification; em alemo: aktemplan; em italiano: titolario prestabilito). Szed afirmou no existir diferenas fundamentais entre os sistemas americano, francs e alemo de classificao e que o sistema decimal apresentava experincias desfavorveis, pois, aplicado strito sensu, no era indicado para os arquivos por ser muito rgido e excessivamente terico. No caso da classificao nos arquivos permanentes, as respostas dos vrios pases que participaram da pesquisa indicaram, em geral, a classificao de acordo com o princpio da provenincia. Entretanto, alguns deles mencionaram que no sculo XIX era

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comum o uso do mtodo sistemtico. Questionados se foi restabelecida a classificao orgnica desses arquivos, os pases no responderam. Quanto classificao interna dos fundos, eram adotados mtodos cronolgicos, segundo o tipo de documento, o alfabtico pelos nomes de pessoas e localidades ou de acordo com os nomes dos correspondentes. Durante o sculo XIX, surgiu, segundo Theodore Roosevelt Schellenberg (1980, p. 14) e Michel Duchein (1993, p. 20), inspetor-geral honorrio dos Arquivos de Frana, um dos marcos principais da Arquivstica no mundo. Tratava-se da publicao, em 1898, de Handleiding voor het ordenen en beschrijven van archiven,1 pelos arquivistas holandeses Samuel Muller, Johan Adriaan Feith e R. Fruin. Foram feitas tradues dessa obra para o alemo, em 1905, o francs, em 1910, o ingls, em 1940, e para o portugus em 1960. O manual holands elenca cem regras, que so, na verdade, orientaes, princpios, conceitos, procedimentos e indicaes sobre o arranjo e descrio dos documentos de arquivo. As regras foram divididas da seguinte forma: origem e composio dos arquivos; arranjo dos documentos de arquivo; descrio dos documentos do arquivo; estrutura do inventrio; normas adicionais para a descrio do arquivo; sobre o uso convencional de certos termos e sinais. O seu pioneirismo, reconhecido internacionalmente pela literatura arquivstica, no pode encobrir as limitaes histricas e tericas do manual. Os autores holandeses nas formularam dos ou sistematizaram regras e fundamentados, das estruturas

principalmente,

caractersticas

registros

documentais

administrativas de sua poca. No h, por exemplo, regras sobre a avaliao dos documentos. Como nos diz Cook (1996, p. 3), o manual, que Schellenberg chamou de uma Bblia para os arquivistas modernos, muito importante, porque nessa obra que, pela primeira vez, codifica-se a teoria arquivstica europia e enuncia-se uma metodologia para o tratamento de arquivos, que tem exercido uma grande influncia em nossa teoria e em nossa prtica coletivas.

Traduzido para o portugus por Manoel Adolpho Wanderley, sob o ttulo Manual de arranjo e descrio de arquivos, editado pelo Arquivo Nacional, em um primeira edio, em 1960.

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Apesar de tratar-se de uma obra datada e marcada pela prtica dos autores nos arquivos permanentes de documentos pblicos produzidos at 1813, ela revela uma interessante simbiose entre o estabelecimento de princpios tericos e regras prticas de classificao interna dos fundos. Observa-se, por um lado, a preocupao dos autores em privilegiar o princpio da ordem original como base da organizao dos fundos e, por outro, a tempestividade de muitos dos princpios e regras apresentados acima. Contribuies teorizao da classificao em arquivos, desse nvel, somente aparecero aps a Segunda Guerra Mundial, principalmente com Schellenberg, nos Estados Unidos. Terry Cook (1996, p. 5) esclarece que duas situaes marcaram a histria das idias arquivsticas europias at 1930: os princpios arquivsticos originavam-se fundamentalmente da busca de solues de problemas relativos organizao e descrio de documentos muito antigos (Jenkinson, por exemplo, teve seu trabalho centrado, basicamente, nos documentos medievais); e esses princpios refletiam, em grande medida, a poca e lugar dos autores e o tipo de documentos trabalhados. Essas observaes do autor canadense se referem aos arquivistas holandeses (Muller, Feith e Fruin) do Manual de

Arranjo e Descrio, ao italiano Eugenio Casanova e, principalmente, ao ingls Hilary

Jenkinson. Este ltimo, inclusive, exigia que se mantivesse de maneira absoluta a ordem original dos documentos recebidos das administraes, sem nenhuma interveno de avaliao ou classificao. Partindo de uma realidade completamente diferente da vivenciada pelos autores holandeses, por Casanova e por Jenkinson, os americanos, principalmente Theodore Schellenberg, buscaram solues para a gesto de massas cada vez maiores de documentos. evidente que os trabalhos desenvolvidos nos Estados Unidos iriam possibilitar a constituio de uma nova vertente dentro do pensamento arquivstico. No podemos falar de ruptura, mas de um outro conjunto de preocupaes. Na perspectiva americana, Schellenberg (1980, p. 33-53) identificou trs estgios para o arranjo dos documentos. O primeiro foi caracterizado pela classificao dos documentos semelhante realizada na classificao dos livros de uma biblioteca. Dessa forma, o princpio da provenincia no era considerado na elaborao dos esquemas de

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classificao. O arquivista americano identificou trs mtodos nesse primeiro estgio: o baseado em tpicos (assuntos); o cronolgico-geogrfico de ordenao; e o que tinha como base o agrupamento por atividade do tipo documentrio. O segundo estgio passou a considerar o princpio da provenincia como o preceito orientador da ordenao. Nesse estgio, o princpio foi aplicado no s aos documentos pblicos, mas, tambm, s colees de manuscritos2. E o terceiro estgio que foi o da extenso do princpio da provenincia. Nesse momento, o princpio se relacionava a dois instantes: arranjo dos documentos segundo sua origem numa entidade orgnica; e de acordo com a origem numa atividade orgnica. importante ressaltar que Schellenberg fazia uma distino entre as operaes nos arquivos correntes e permanentes. Essa diferenciao originou dois termos: classificao e arranjo. Isso era necessrio, segundo o autor, porque os usos dados aos documentos nessas duas idades no podem ser considerados os mesmos. Ento, o arquivista deveria adotar procedimentos especficos. Os seus dois principais livros Arquivos

modernos. Princpios e tcnicas (1973) e Documentos pblicos e privados: arranjo e descrio (1980) descreveram os procedimentos tcnicos para implementao da
classificao nos arquivos correntes e permanentes. Schellenberg ocupa, com certeza, um lugar privilegiado na tentativa de estabelecer princpios norteadores para elaborao de esquemas de classificao de documentos correntes. Ele percebeu tambm que a proximidade com a Biblioteconomia poderia provocar a importao de mtodos estranhos s caractersticas e s especificidades do objeto da Arquivstica. Dessa forma, ele fez um esforo para marcar a diferena entre o arranjo dos documentos arquivsticos e a classificao utilizada nas bibliotecas. Outro autor que trabalha com essa distino o italiano Elio Lodolini. Ele deixa bem claro a diferena entre os problemas de classificao nos arquivos correntes

Schellenberg (1980, p. 75) entende que os os papis de origem pblica recebem, de ordinrio, o nome de arquivo, ao passo que os de origem privada, o de manuscritos.

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(registratura corrente) e nos arquivos histricos (permanentes). (LODOLINI, 1993, p. 115). A forma pela qual os documentos so dispostos nos rgos produtores, isto , nos arquivos correntes um problema de organizao do rgo produtor, o arquivista deve conhecer a fundo esse trabalho, mas um tema definido como pr-arquivstico, prprio do records

management. O problema fundamental da Arquivstica , pelo contrrio, outro: o de

ordenar os documentos que formam os arquivos histricos, para conservar permanentemente e facilitar o acesso. No Canad, Hon (1999, p. 241) esclarece que era consenso entre os arquivistas preservar a organicidade e a unidade dos fundos de arquivos, mas a classificao interna dos fundos tinha como modelos os perodos cronolgicos e os assuntos ou matrias. Esses modelos foram progressivamente dando lugar aqueles baseados nas estruturas administrativas e, mais recentemente, naqueles fundamentados nas funes e nas atividades dos criadores dos fundos de arquivos. forte, inclusive, a influncia da gesto de documentos americana na imposio desse ltimo modelo nos arquivos canadenses, principalmente pela grande instabilidade da classificao por estruturas administrativas. O autor canadense abre uma interessante discusso terminolgica. Uma das principais dificuldades que os arquivistas encontram no a multiplicidade de termos utilizados para designar os nveis de classificao, mas a falta de consenso sobre o significado desses termos. As palavras categoria, classe, diviso e subdiviso por um lado, e srie, subsrie, sub-subsrie e dossi, de outro, dizem respeito, muitas vezes, a realidades diferentes. As primeiras so aplicveis ao tratamento dos arquivos correntes, as segundas, aquele dos arquivos permanentes. A classificao seguindo o princpio da provenincia dividida por Heredia Herrera (1991, p. 267-270) em dois nveis: o primeiro identificado pela estrutura ou funcionamento da instituio e corresponde s sees e subsees; o segundo nvel equivale s sries documentais, isto , aos testemunhos de atividades derivadas daquela estrutura. Esse entendimento vai de encontro com a definio de classificao que a autora espanhola trabalha, isto , o agrupamento hierrquico das sries documentais relacionadas aos rgos ou funes desenvolvidas por uma instituio ao longo de sua gesto.

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Nessa mesma linha, temos no Brasil, os trabalhos de Helosa Bellotto, que considera o modelo orgnico estrutural o princpio norteador da fixao de fundos de arquivos. Para Bellotto (2004, p. 147), os documentos do primeiro nvel da estrutura hierrquica de uma entidade constituiro o fundo e os ttulos desses conjuntos correspondero aos das unidades administrativas. O arranjo interno ainda ser determinado pela estrutura organizacional e, em seguida, pela tipologia documental, que a configurao assumida pela espcie documental de acordo com a atividade que a gerou. Em 1985, o canadense Michel Roberge lanou a proposta de uma classificao universal de documentos administrativos. Por documento administrativo o autor entende aquele que a organizao tem necessidade para cumprir seu mandato e suas funes. Ele pode ser acumulado pela gesto dos recursos humanos, financeiros e materiais (atividades-meio) ou pela gesto das atividades especficas ao mandato e s funes (atividades-fim) de cada instituio. (ROBERGE, 1992, p. 28). A classificao universal dos documentos administrativos fundamentada por dois princpios: a anterioridade da identificao geral sobre a identificao detalhada, isto , o geral para o especfico; a hierarquia das divises em sete nveis. Segundo Roberge, a sua classificao foi desenvolvida em respeito aos princpios enunciados por Zygmunt Dobrowolski, terico das tcnicas documentrias, e a validade da estrutura foi verificada por meio dos critrios por ele propostos em seu tude sur la construction des systmes de

classification.
A proposta de Roberge bastante ousada. A sua aplicao, entretanto, s possvel se houver uma semelhana entre as tradies administrativas dos vrios pases, ou seja, uma maneira de executar atividades que permita a produo das mesmas tipologias documentais. Fato que, empiricamente, podemos afirmar que no acontece. Martn-Pozuelo Campillos (1995, p. 94-97), em um artigo muito interessante, discute as dificuldades para a concepo de uma classificao universal em Arquivstica. E os obstculos, para a autora, residem na prpria teoria arquivstica, fundamentalmente no princpio da provenincia. Princpio do qual se originam a conceitualizao de trs elementos fundamentais e que representam o triplo empecilho no estabelecimento de um

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sistema universal de classificao. Os trs elementos so os seguintes: o conceito de documento de arquivo; o conceito de arquivo; o conceito de classificao arquivstica. Longe de defender um sistema de classificao universal, Lopes (2000) demonstra a possibilidade de elaborao de modelos mais gerais de classificao a partir do estudo de famlias de instituies. O autor acredita na possibilidade de se ter solues padronizadas para certas atividades-meio comuns organizao: gesto dos recursos humanos, gesto dos recursos materiais, gesto dos recursos financeiros e oramentrios, dentre outras. Essas atividades geram, segundo o autor, informaes registradas que podem ser agrupadas em sries, subsries e dossis. Entretanto, as tentativas de padronizao param no estabelecimento de sries, pois as subsries e os dossis so mais especficos e podem ter caractersticas singulares. (LOPES, 2000, p. 308). Nessa mesma linha, Oliveira (2001) prope um quadro de classificao funcional de fundos para municpios brasileiros. A autora parte do princpio que h uma persistncia das funes municipais e, conseqentemente, da produo das mesmas sries documentais: nada mais semelhante a um Arquivo Municipal que outro Arquivo Municipal. Por uma definio do Conceito de Classificao A colocao desse item Por uma definio do Conceito de Classificao no final do texto no foi fortuita. Traz embutida uma concepo de construo do conhecimento. Essa concepo leva em considerao, inicialmente, o fato de que o entendimento de um conceito no se d por sua definio, mas sim pelo reconhecimento de suas caractersticas (predicados), de sua trajetria, da forma que ele foi pensado e operado no transcurso de uma rea do conhecimento humano. Agora, sim, depois de tudo que foi falado, podemos discutir a definio de classificao de documentos arquivsticos em todas as suas nuances. Dahlberg (1978, p. 106) esclarece que h muitos entendimentos sobre o que seja definio de um conceito. Para alguns, trata-se da explanao do sentido de uma palavra. Para outros, a simples descrio de um objeto. Existe, tambm, a tendncia de

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restringir o conceito de definio aos processos contidos nos sistemas axiomticos da matemtica e da lgica. Entretanto, independente das diversas opinies, h certo consenso em compreender as definies como pressupostos indispensveis na argumentao e nas comunicaes verbais e que constituem elementos necessrios na construo de sistemas cientficos. A funo da definio , portanto, a de estabelecer uma equao de sentido, sendo que, de um lado ( esquerda) encontramos aquilo que deve ser definido (o

definiendum) e de outro ( direita) aquilo pelo qual alguma coisa definida (o definiens). A
definio , na verdade, uma limitao, isto , a fixao de limites de um conceito ou idia. Dessa forma, definio a delimitao ou fixao do contedo de um conceito. Entendendo contedo do conceito como o conjunto de caractersticas ou atributos. a partir dessa compreenso que se buscou na literatura arquivstica a definio do conceito de classificao. A ausncia de trabalhos tericos sobre o tema reflete, em certa medida, nas definies encontradas. O reconhecimento da importncia da funo classificao no garantiu um aprofundamento e um cuidado maior com a questo. Analisando as 27 definies selecionadas, entendemos que algumas consideraes precisam ser feitas. De certa forma, elas representam o pensamento das principais escolas arquivsticas existentes no mundo. Apesar das diferenas culturais, ideolgicas e das tradies, encontramos pontos de converso e consensos entre elas. A primeira questo que a classificao, que a Lgica define como a distribuio de indivduos em grupos distintos, de acordo com caracteres comuns e caracteres diferenciadores (LIARD, 1979, p. 22), aparece na literatura arquivstica cindida em dois conceitos: classificao e arranjo. Schellenberg (1973, p. 207) defendia essa separao. Para ele os princpios que se aplicam ao arranjo de documentos pblicos num arquivo de custdia devem ser distintos dos princpios (...) (que) se aplicam ao arranjo dos mesmos nas prprias reparties. O uso dos documentos nas duas idades (corrente e permanente) justificaria essa diferenciao. Gonalves (1998, p. 11) diz que, no meio arquivstico brasileiro, essa distino foi consagrada. Dessa forma, a classificao corresponderia s operaes

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tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter corrente, a partir da anlise das funes e atividades do organismo produtor de arquivos. Enquanto o arranjo englobaria as operaes tcnicas destinadas a organizar a documentao de carter permanente. Entretanto, a autora reconhece que nos dois casos o procedimento o mesmo, isto , o de definir grandes classes abstratas que correspondam, de forma coerente e articulada, s funes e atividades do organismo em questo, no perodo recoberto pela documentao a ser organizada. Em seguida, Gonalves faz o seguinte questionamento: (...) pode-se considerar o trabalho tcnico a ser realizado substancialmente diverso, a ponto de merecer outra denominao? Bellotto (2004, p. 135), abordando esse tema, esclarece que na terminologia arquivstica brasileira tornou-se comum a utilizao do termo arranjo, traduzido do ingls

arrangement. Mas o receio de que se entendesse arranjo e classificao como operaes

distintas levou os estudiosos brasileiros de terminologia a considerarem o termo classificao aplicvel tanto aos arquivos correntes quanto aos permanentes. O uso de dois conceitos aparentemente distintos para definir a mesma operao se deu por conta da separao, com repercusses tericas e profissionais, existente entre os arquivos correntes (aqueles mantidos nos setores de trabalho da organizao) e os arquivos permanentes (mantidos indefinidamente pelo contedo acerca da trajetria do sujeito acumulador e de suas relaes sociais), que gerou, inclusive, duas profisses distintas: gestores de documentos (arquivos correntes) e arquivistas (arquivos permanentes)3. Uma segunda questo, tambm de aspecto terminolgico, a falta de clareza na utilizao de trs conceitos envolvidos no processo de organizao dos documentos arquivsticos: classificao; ordenao e arquivamento. Os dois primeiros referem-se ao aspecto intelectual e o ltimo ao aspecto fsico. Na literatura arquivstica comum a confuso principalmente entre os dois primeiros conceitos. Esteban Navarro (1995, p. 74) chama ateno para o que ele chamou de falta de normalizao terminolgica, que gera

Esta distino tem sido discutida por estudiosos canadenses e americanos, que propuseram recentemente o conceito de Arquivstica Integrada.

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certo grau de ambigidade. Dessa forma, em alguns idiomas um nico termo engloba as duas operaes (classificao e ordenao): ordinamento em italiano, classement em Francs e arrangement em ingls. O autor espanhol esclarece que a origem dessa confuso se encontra na no distino da interrelao entre classificao, ordenao e instalao (arquivamento) como a soma de trs operaes diferenciadas, correlativas e seqenciais. A instalao consiste na colocao dos documentos nas unidades de acondicionamento mais adequadas para cada tipo de suporte e a identificao de seu lugar no depsito, reproduzindo fisicamente o resultado da ao intelectual de classificar. Heredia Herrera (1991, p. 108-109) entende que os documentos devem ser conservados de maneira a facilitar a localizao e para isso necessrio que eles estejam devidamente classificados e dentro de sua classe convenientemente ordenados. Para a autora espanhola, a classificao est relacionada idia de dividir, separar e a ordenao a de unir. Portanto, classificar separar ou dividir um conjunto de elementos estabelecendo classes ou grupos e ordenar unir todos os elementos de cada grupo estabelecendo uma unidade-ordem, que pode ser a data, o alfabeto, o tamanho ou o nmero. Alm de ser uma atividade que precede a ordenao, a classificao aplicvel totalidade de um fundo ou as sees desse fundo, mas a ordenao realiza-se sobre os documentos de cada srie e dentro das unidades de instalao. Os canadenses utilizam classification para identificar toda operao que visa circunscrever os fundos de arquivos e cada uma de suas partes e classement para as operaes materiais de arranjo dos documentos. Enquanto os franceses usam classification para a definio do grau de sigilo dos documentos e classement como sinnimo do

classification canadense.
Para Gonalves (1998, p. 12), o procedimento tcnico de classificao alcana, portanto, os tipos documentais (identifica-os e articula-os entre si), mas considera sobretudo a forma e as razes que determinaram sua existncia (como e por qu foram produzidos). Enquanto a ordenao aborda os tipos documentais especialmente do ponto de vista das consultas que lhes forem feitas. Cabendo a ordenao a melhor forma de dispor fisicamente os tipos documentais. Busca-se com a ordenao uma maneira mais

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fcil de manipular os documentos dentro de uma classe, grupo ou qualquer outra subdiviso do esquema de classificao. Couture e Rousseau (1982, p. 232) observam que no domnio dos arquivos, a ao de arranjar consiste na realizao de trs grandes operaes. Uma, que puramente intelectual e se relaciona seleo de um quadro de diviso para os arquivos de um pas, de uma coletividade, de uma instituio, de uma empresa etc., que comporta um aspecto substancial e um aspecto formal. Outra, que , ao mesmo tempo, intelectual e material. A ordenao dos documentos e dossis de uma massa limitada de arquivos (um fundo de arquivo). E, a ltima, que uma operao puramente material, a redao dos cdigos em funo das primeiras operaes e o arranjo efetivo dos documentos e dossis. Martn-Pozuelos Campillos (1995, p. 92-93) percebe a ordenao como um conjunto includo em um outro que a classificao e como complemento imprescindvel daquele. Dessa forma, essas duas operaes (classificao e ordenao) so intimamente relacionadas, uma sem a outra no teria sentido ou, ao menos, todo o sentido necessrio para o desenvolvimento claro da funo organizao, entendida como a inteno de dar uma ordem na forma e no contedo do conjunto de informao contida no arquivo e a realizao material posterior de tal ordem. Lopes (2000, p. 304) participa dessa discusso chamando a ateno para no se confundir a noo de classificao intelectual com a de ordenao fsica. A primeira trata-se de uma operao mental, que resulta em ps-documentos (plano de classificao) sobre os acervos que esto sendo organizados. A ordenao a disposio dos conjuntos documentais hierarquizados em fundos e suas subdivises. Uma terceira questo que surge analisando as definies apresentadas anteriormente a da estrutura da classificao de documentos arquivsticos. A rvore, isto , a estrutura hierrquica e lgica que parte do geral para o particular parece ser consenso entre os autores. O todo (o arquivo) dividido em partes (classes ou grupos). A hierarquia , na verdade, o reflexo da estrutura, das funes e das atividades da entidade. A classificao aparece assim, nas vrias definies, como uma atividade intelectual do arquivista. Com as informaes obtidas sobre o sujeito acumulador de

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documentos (a entidade), ele constri uma representao ideolgica, que revela o sentido e o contedo das relaes entre os documentos. A representao, entretanto, limitada pela gnese dos documentos, ou seja, pela maneira que eles surgem, como resultado de uma misso institucional. Consideraes finais As reflexes sobre a classificao de documentos arquivsticos na literatura apresentam alguns aspectos comuns. O primeiro deles que essa operao intelectual no agregou em suas concepes e nos seus fundamentos as contribuies da classificao vindas da Filosofia e, posteriormente, da Teoria da Classificao. A teoria do conceito, que estabelece as vrias relaes possveis entre os conceitos, desconhecida pela teoria arquivstica. Os requisitos e os princpios desenvolvidos nessas reas quando aparecem de forma muito tmida. Observou-se, apenas, nos trabalhos de Schellenberg alguma influncia desses conhecimentos no processo classificatrio em Arquivstica. Isso demonstra, de certa forma, a falta de comunicao da Arquivstica com outras reas do conhecimento, que podem contribuir para o desenvolvimento de um arcabouo terico-metodolgico prprio da disciplina, levando em considerao as especificidades do objeto de estudo. Esteban Navarro (1995, p. 67), analisando a relao da Arquivstica com as outras reas da documentao (Biblioteconomia e Documentao), percebe que essa ausncia de dilogo ocorre, tambm, pela falta de interesse das outras disciplinas em conhecer e compreender as peculiaridades do trabalho realizado nos arquivos. Esteban Navarro prope, de uma maneira pioneira, a articulao da gesto documental dentro da rea da representao e organizao do conhecimento. No estamos defendendo a importao sem critrios de conhecimentos de outras disciplinas, mas, no caso especfico da classificao, a construo de um saber interdisciplinar que confira ao processo classificatrio um fundamento terico-metodolgico. Acreditamos na possibilidade de construo de esquemas de classificao baseados nos princpios prprios da rea e de seu objeto de estudo e nos conceitos e requisitos da classificao

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desenvolvidos pela Filosofia, pela Teoria da Classificao e, recentemente, pela Teoria do Conceito. O processo classificatrio em Arquivstica ressente dessa ausncia e a prtica testemunha desse fato. As discusses esto limitadas ao entendimento que se tem do objeto de estudo. Numa operao to complexa e to fundamental para todo o que-fazer arquivstico, a rea instrumentaliza-se somente com o escasso ferramental terico disponvel, isto , o princpio de respeito aos fundos e da ordem original. Isso parece pouco para esse exerccio. O princpio de respeito aos fundos e de respeito ordem original, elaborados no sculo XIX, mesmo com todo consenso existente em torno deles, s foram se consolidar em meados do sculo XX. Esse fato ocorreu no s na Europa, mas tambm nos pases da Amrica do Norte (Estados Unidos e Canad). A aplicao dos dois princpios no concomitante em alguns lugares como a Frana, onde havia restries ao uso do princpio da ordem primitiva. Em outros, o princpio de respeito aos fundos precedeu, por um longo tempo, o princpio da ordem original. Ento, temos os fundos organizados pela origem e a ordem interna definida por critrios artificiais, ou seja, temticos, cronolgicos etc. Alm disso, o princpio da ordem original nem sempre foi entendido da mesma forma. H leituras mais rgidas como as de Jenkinson e outras que defendem uma interveno mais direta do arquivista. A elaborao desses dois princpios marca, sem dvida nenhuma, uma mudana significativa nos fundamentos e nas prticas de classificao de documentos arquivsticos. Podemos dizer que tem incio a passagem da classificao com bases intuitivas para uma outra sedimentada no carter e nas especificidades do objeto. Em comparao com as prticas anteriores, que se ancoravam em aspectos no representativos dos documentos arquivsticos, percebemos um grande avano. O caminho, entretanto, um pouco mais longo. As lacunas ainda existem. Observou-se, ainda, a distino feita na literatura e no pensamento arquivstico entre a classificao nos arquivos correntes e permanentes. Nesse caso, Schellenberg tem uma participao direta, principalmente pela influncia do autor em vrios pases. Outros autores, como o italiano Lodolini, tm essa mesma compreenso. A

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tarefa nos arquivos correntes da responsabilidade do records management, pensavam aqueles profissionais. A ausncia dos princpios e conceitos arquivsticos na fase corrente permitiu o aparecimento de classificaes, muitas das vezes, estranhas ao prprio objeto ou assentadas em aspectos artificiais do mesmo. Entendo que essa situao explica, em parte, a utilizao de mtodos biblioteconmicos na classificao de documentos arquivsticos. Entretanto, no Brasil e no Canad surgiram algumas vozes destoantes, que perceberam a classificao como uma funo a ser desenvolvida por um mtodo que independe da fase ou idade dos documentos ou dos seus vrios usos. A natureza da gnese documental muito semelhante ou tem poucas variaes mesmo entre diferentes sujeitos criadores de documentos (organizaes pblicas ou privadas, pessoas fsicas). Portanto, defendemos, neste trabalho, o uso do conceito de classificao para representar a atividade intelectual de construo de instrumentos para organizao dos documentos, independente da idade qual eles pertenam. A confuso terminolgica entre os dois termos (arranjo e classificao) no parece salutar ao desenvolvimento da Arquivstica, pois expe uma quebra entre arquivos correntes e permanentes, que no nosso entendimento no existe. Trata-se apenas de fases de um mesmo processo. evidente que o tipo de uso que se faz dos conjuntos documentais altera-se com as idades, ou melhor, novos usos vo sendo agregados, mas essa uma questo a ser resolvida por uma outra funo arquivstica: a descrio. Os fundamentos tericos da classificao, encontrados na Filosofia e na Teoria da Classificao, indicam a necessidade do estabelecimento de princpios de classificao para as divises de um conjunto (de idias ou de objetos). Podem ser utilizados quantos princpios de classificao forem necessrios. Entretanto, deve-se us-los um de cada vez. Por exemplo, se o primeiro nvel de diviso de um conjunto documental (fundo) a funo, esse conjunto ter, independente da denominao, unidades de classificao agrupadas a partir da funo. No se deve misturar em um nico nvel, unidades baseadas em princpios diferentes, pois, dessa forma, abriria a possibilidade de ter mais de um local para classificar o mesmo documento. Isso destri os objetivos da

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classificao. Nos modelos fornecidos acima pelos autores, percebe-se em determinados casos essa situao, ou seja, nveis constitudos a partir de mais de um princpio de diviso. H experincias prticas interessantes acontecendo em vrias partes do mundo em matria de classificao, inclusive no Brasil. Mas a reflexo sobre essas prticas no resultou ainda no preenchimento de vrias lacunas existentes no processo classificatrio em Arquivstica. Onde a Teoria da Classificao entra nesse processo? Quais so as especificidades do objeto a classificar (o documento arquivstico)? Como coletar as informaes necessrias para a elaborao de planos de classificao? Como analisar essas informaes? Quais so os princpios que devem ser utilizados nas divises internas de um fundo arquivstico? Quais so os nveis de classificao de um fundo? Entendemos que esses questionamentos podem ser respondidos por meio de uma investigao compreendendo, inicialmente, as contribuies da Filosofia e da Teoria da Classificao para o estabelecimento de uma fundamentao terica da classificao em arquivos, a caracterizao do objeto a classificar (o documento arquivstico na sua relao orgnica), os princpios arquivsticos consagrados internacionalmente envolvidos no processo classificatrio e, por fim, os procedimentos metodolgicos para a definio dos nveis e das unidades em um plano de classificao. As classificaes de documentos arquivsticos ocupam um espao dentro do saber intuitivo e instrumental. Mas, como alerta Campos (1994, p. 194), no existe instrumentalizao que no seja sustentada por bases tericas e ou metodolgicas. O conceito de classificao na Arquivstica est moldado e fundamentado em aspectos artificiais do artefato e envolvido em uma cama procrustiana. Trabalha-se com classificao esvaziando-a do carter hipottico desse tipo de construo intelectual, dos elementos de representao que ela encerra e da relao dos conceitos, que forma a base do processo classificatrio.

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