Manual de Tutor Oficina Virtual SENA___________________________________________

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OFICINA VIRTUAL SIS MANUAL DE TUTOR

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Tabla de Contenidos

Capitulo 1 Bienvenido a la Oficina Virtual SIS 4 Introduccin 4 Descripcin General de la Oficina Virtual SIS .. 4 Uso de la Oficina Virtual SIS 5 Ingreso a la Oficina Virtual SIS 6 Consulta Certificacin.7

Capitulo 2 Herramientas de Cursos 8 Asignacin estado de alumnos 8 Cierre de cursos 9 SGC (Descargar Listado)..11 Recordatorio contrasea . 13 Envo de Correo .14 Correos enviados ...16 SGC (Descargar notas). .16 Ver informacin de cursos 17

Capitulo 3 Herramientas de Usuario.19 Ver detalle de usuario .19 Listado de integradores ..20 Cambio de correo 21 Cambio de contrasea 21 Salir del sitio .22

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Capitulo 1 Bienvenido a la Oficina Virtual SIS

1.1 Introduccin La Oficina Virtual SIS (Student Information System) es la herramienta que permite realizar los procesos administrativos correspondientes a la formacin en ambientes virtuales de aprendizaje, registra y muestra informacin contenida en la base de datos de la Comunidad Educativa Virtual. El manual de tutor de la Oficina Virtual SIS comienza por la descripcin general de la aplicacin, definicin de las reas de la oficina virtual y la forma de uso de las herramientas incluidas en sta. Posteriormente se realiza la descripcin detallada de cada una de las herramientas y cmo deben utilizarse de manera secuencial.

1.2 Descripcin General La Oficina Virtual SIS esta comprendida por tres partes bsicas distribuidas dentro de la pgina como se muestra a continuacin: _______________________________________________________________

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Encabezado

Muestra el logo del SENA y el banner de la comunidad educativa virtual (CEV). Es el espacio destinado para interactuar con las herramientas de la aplicacin, en sta rea se muestra informacin de cursos, inscripciones etc. Como tambin aparecern los formularios y/o formatos de ingreso de datos dependiendo de la herramienta utilizada. En sta rea se encuentran las herramientas del usuario organizadas por temas, los temas se encuentran en letra blanca con fondo gris oscuro y las herramientas con letra negra con fondo gris claro. Para acceder a las herramientas se debe hacer clic sobre el respectivo vnculo.

rea de Trabajo

Men

1.3 Uso de la Oficina Virtual SIS

Las herramientas incluidas en la oficina virtual siguen un sistema secuencial por pasos los cuales se encuentran definidos en la parte derecha del rea de trabajo, al ir completando cada paso la aplicacin mostrar el siguiente hasta que termine el proceso respectivo finalizando con la confirmacin por parte del sistema en el que se indica que el proceso se llev a cabo correctamente como se muestra a continuacin:

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1.4 Ingreso a la Oficina Virtual SIS Para ingresar a la oficina virtual SIS se debe hacer clic en el vnculo Ingreso a la oficina virtual que se encuentra en el men de la parte izquierda dentro de la pgina de inicio de la Comunidad Educativa Virtual del SENA de senavirtual (http://www.senavirtual.edu.co) o ingresar directamente dentro del navegador la direccin http://oficina.senavirtual.edu.co de las dos formas se ingresa al mdulo de validacin.

________________________________________________________________________ Al ingresar al mdulo de validacin el sistema solicita el nombre de usuario y la contrasea, esta informacin es la misma utilizada por el usuario para ingresar a la plataforma blackboard en el vnculo Iniciar sesin, se deben incluir stos datos dentro de los campos respectivos y posteriormente hacer clic en el botn ingresar. Se encuentra tambin el vnculo Olvido su contrasea? Que enva un correo electrnico al usuario con la clave personal y el vnculo Haga clic aqu para ver nuestra oferta de cursos actual el cual lleva al usuario a la oferta de cursos de la Comunidad Educativa Virtual.

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1.5 Consulta Certificacin

La validez de los certificados electrnicos puede ser consultada a travs de la pgina de inicio de la Oficina Virtual (SIS), sta utilidad es de gran importancia para la confirmacin de los datos incluidos en una certificacin electrnica, estos datos estn protegidos para que no puedan ser modificados y por lo tanto sean veraces, estos datos pueden ser consultados por el estudiante o por un tercero (ej: un empleador). Detalles La funcin Consulta Certificacin requiere el ingreso del nmero de registro del certificado para ubicar la informacin en la base de datos como se muestra en la figura:

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________________________________________________________________________ El sistema mostrar entonces los datos correspondientes al nmero de registro ingresado por la persona que consulta, incluyendo: Numero de registro del certificado, nmero de documento del estudiante, tipo de documento del estudiante, nombre del estudiante, nombre del curso, duracin del curso, fecha de expedicin del certificado, Centro de formacin, Regional responsable y ciudad.

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Capitulo 2 Herramientas de cursos

2.1

Asignacin estado de alumnos

Los alumnos dentro de la oficina virtual SIS, tienen diferentes estados o condiciones, cuando el integrador de la regional correspondiente asigna alumnos a un curso, stos alumnos se encuentran en estado esperando aprobacin, en ste estado los usuarios todava no tienen acceso al curso, por lo cual uno de los primeros pasos que debe seguir el tutor es colocarlos en estado en formacin, as los alumnos podrn comenzar a tomar el curso. La asignacin de alumnos en formacin se realiza para las personas que se pusieron en contacto con el tutor antes de comenzar el curso, si algn usuario no se contact con el tutor o no mostr inters por comenzar a tomar el curso esta persona debe colocarse en estado rechazado.

Detalles

Al hacer clic en la opcin Asignacin estado de alumnos el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se valid para ingresar en la oficina virtual mostrando la siguiente informacin: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalizacin, el tutor debe escoger el curso al cual va a afectar haciendo clic en el ID del curso. ________________________________________________________________________

________________________________________________________________________ Posteriormente el sistema mostrar la informacin del curso junto con el listado de alumnos asignados a esta seccin, el tutor deber asignar por medio de un botn de radio el estado respectivo de cada uno de los alumnos y luego dar clic en el botn ingresar que se encuentra en la parte final de la pgina (abajo) para actualizar esta informacin en la base de datos.
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2.2

Cierre de cursos
Los cursos deben cerrarse cuando se ha terminado el desarrollo de los mismos, si no se cierran aparecern como activos lo cual restringe la asignacin de nuevos cursos al tutor debido a que el sistema no permite mas de cierto nmero de cursos activos. Todos los alumnos al cerrar un curso deben aparecer en alguno de los tres estados disponibles indicados por la aplicacin.

Detalles

Al hacer clic en la opcin Cierre de cursos el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se valid en la oficina virtual con la siguiente informacin: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalizacin, el tutor debe escoger el curso al cual va a afectar haciendo clic en el ID del curso. ________________________________________________________________________

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Al ingresar a un curso el sistema muestra el curso elegido, si el curso ya se encuentra cerrado aparecer un aviso junto con los datos del curso. Si el curso no se encuentra cerrado se llevar a cabo el proceso de validacin de notas del curso, el sistema buscar dentro de la aplicacin Blackboard el libro de calificaciones y verificar la existencia de las notas y su correcta ponderacin, si existen errores se mostrar una ventana de aviso (la ponderacin debe sumar 100%). Luego de la validacin de las notas la aplicacin muestra el listado de alumnos de acuerdo con la informacin contenida en el libro de calificaciones, es decir, si el alumno aparece con la calificacin que le permite aprobar el curso aparecer en el estado Por certificar. Los estados en los que deben estar todos los alumnos del curso para que ste se pueda cerrar son los siguientes: Por certificar: El alumno complet las actividades del curso satisfactoriamente y puede ser aprobado. Desertado: El alumno no complet con las actividades del curso y se retir durante el proceso del mismo. No aprobado: El alumno realiz las actividades pero no fueron satisfactorias y no puede ser aprobado.

Al colocar todos los alumnos en alguno de estos tres estados se hace clic en el botn Ingresar para seguir con el siguiente paso.

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Despus de recibir los datos en el rea de trabajo aparecern los detalles del cierre del curso mostrando el login del usuario, el nombre, el correo electrnico y la condicin actualizada para ese curso en particular.

2.3

SGC (Descargar Listado)

Esta funcin permite al tutor entregar en un archivo electrnico las fichas de matrcula correspondientes a los alumnos de un curso asignado al sistema de gestin de centros, esto con el fin de agilizar le proceso de matrcula y minimizar errores en la digitacin. Este archivo deber entregarse en el Centro respectivo a Gestin de Centros para que realicen el descargue de la informacin de los alumnos y as queden registrados dentro del sistema (SGC), el sistema (SGC) tendr la opcin para realizar este proceso.

Detalles

Al hacer clic en la opcin Gestin de centros el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se valid en la oficina virtual con la siguiente informacin: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalizacin, el tutor debe escoger el curso al cual va a afectar haciendo clic en el ID del curso.

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El sistema realizar posteriormente la validacin que permite descargar el archivo, sta validacin consiste en verificar que ninguno de los alumnos se encuentre en estado esperando aprobacin es decir que el paso del numeral 2.1 se haya efectuado, as como tambin el verificar que todos los alumnos tengan diligenciada la ficha de matrcula. Si alguna de estas validaciones no est completa el sistema no permitir descargar el archivo y mostrar un aviso de error. Si la validacin est completa aparecer la informacin del curso y se debe hacer clic en el botn continuar. La aplicacin indica el lugar donde se encuentra el vnculo para descargar el archivo para entregar al sistema de gestin de centros, este archivo puede entregarse en diskette, cd o por correo electrnico. ________________________________________________________________________

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2.4

Recordatorio de contrasea
La contrasea es esencial para el ingreso a la plataforma del SENA y el ingreso a la Oficina Virtual, en muchos de los casos los estudiantes olvidan o pierden sta informacin, debido a que la contrasea es privada su publicacin no es permitida, sta herramienta permite que esta informacin vuelva al estudiante de forma directa envindola al correo personal del alumno.

Detalles

Al hacer clic en la opcin Recordatorio de contrasea el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se valid en la oficina virtual con la siguiente informacin: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalizacin, el tutor debe escoger el curso haciendo clic en el ID del curso.

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Posteriormente se muestra el listado de los alumnos del curso seleccionado, el tutor puede escoger por medio de un botn de radio los estudiantes a los cuales se les va a enviar la contrasea por medio de correo electrnico, luego debe hacer clic en el botn ingresar.

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2.5

Envo de Correo

La funcin Envo de correo permite al tutor enviar correos electrnicos a los estudiantes de un curso por subgrupos de acuerdo a su condicin (por certificar, rechazados etc.) para as definir rpidamente la informacin que se le debe enviar a cada estudiante. Detalles Al hacer clic en la opcin Envo de correo el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se valid en la oficina virtual con la siguiente informacin: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalizacin, el tutor debe escoger el curso haciendo clic en el ID del curso.

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La aplicacin mostrar la descripcin del curso seleccionado y los campos para diligenciar el correo electrnico en donde se incluyen para quien va dirigido, nombre del originador, correo del cual va a proceder el mensaje, asunto del correo, archivos para adjuntar, copia personal, mensaje del correo y las opciones de formato. Es importante anotar que dependiendo de la cuenta de correo que tenga el usuario que recibir el correo, el formato se conservar completa o parcialmente, es decir si la cuenta de la persona que recibe el correo no acepta cierto tipo de formato, stas caractersticas de formato no sern mostradas en el correo recibido. Para que los correos enviados sean personalizados para cada uno de los estudiantes el sistema facilita un filtro el cual reemplaza un cdigo determinado por la informacin en la base de datos, es decir si un tutor escribe: Estimado |nombre| El sistema reemplazar la palabra |nombre| por el nombre de cada uno de los estudiantes del curso seleccionado al enviar el correo, la tabla de relaciones es la siguiente: Cdigo |curso| |micorreo| |nombre| |estado| Descripcin Nombre del curso Correo del Tutor Nombres y apellidos del estudiante Condicin del estudiante (rechazado etc.)

Se deben utilizar el signo |, al principio y al final del cdigo.

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2.6

Correos enviados
La herramienta Correos enviados permite al usuario tutor tener la informacin de una forma organizada de los correos que ha enviado a sus alumnos con el fin de realizar consultas y reutilizar mensajes enviados con anterioridad.

Detalles

Al hacer clic en la opcin correos enviados el sistema muestra la informacin general de los correos enviados pro el tutor incluyendo fecha, asunto y curso, para ingresar a algn mensaje en particular se debe hacer clic en la fecha del correo.

2.7

Descargar notas
Esta funcin permite al tutor entregar en un archivo electrnico las notas correspondientes a los alumnos de un curso asignado al sistema de gestin de centros, esto con el fin de agilizar le proceso de cierre de cursos y minimizar errores en la digitacin. Este archivo deber entregarse en el Centro respectivo a Gestin de Centros para que realicen el descargue de la informacin de los alumnos y as queden registrados stos datos dentro del sistema (SGC), el sistema (SGC) tendr la opcin para realizar este proceso

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Detalles

Al hacer clic en la opcin Descargar notas el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se valid en la oficina virtual con la siguiente informacin: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalizacin, el tutor debe escoger el curso al cual va a afectar haciendo clic en el ID del curso.

El sistema mostrar los datos del curso seleccionado, para generar el archivo se debe hacer clic en el botn continuar en la parte inferior de la pgina, posteriormente aparecer el vnculo para descargar el archivo con las notas del curso.

2.8

Ver Informacin de cursos

La funcin Ver informacin de cursos permite al tutor tener acceso rpido a las caractersticas de un curso, adicionalmente se puede ver el listado de usuarios de un curso especfico lo cual se convierte en

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una herramienta para el seguimiento de los estudiantes por parte del tutor. Detalles Al hacer clic en la opcin Ver informacin de cursos el sistema muestra los cursos asignados al tutor que se valid en la oficina virtual con la siguiente informacin: ID, nombre del curso, regional, centro, fecha de inicio y fecha de finalizacin, el tutor debe escoger el curso haciendo clic en el ID del curso.

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________________________________________________________________________ La aplicacin realiza el consolidado de los datos del curso y muestra los datos de los usuarios del curso con la siguiente informacin: login del usuario, nombres del usuario, correo electrnico del usuario y la condicin en el respectivo curso.

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Capitulo 3 Herramientas de usuario

3.1 Ver detalle de usuario

Esta herramienta permite al tutor obtener informacin sobre un estudiante especfico que se encuentre dentro de la base de datos de la oficina virtual siempre y cuando est o haya tomado alguno de los cursos impartidos por el tutor. Detalles Al hacer clic en la opcin Ver detalle de usuario el sistema muestra el buscador de usuario el cual recibe cualquiera de los siguientes parmetros: cdula, correo electrnico o apellido del usuario a buscar.

Los resultados de la bsqueda se muestran en el rea de trabajo dependiendo el criterio y la informacin colocada en la entrada de texto, el tutor puede seleccionar al alumno haciendo clic en el login del usuario. ________________________________________________________________________

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La aplicacin muestra la siguiente informacin: login del usuario, nombres y apellidos, correo electrnico, rol en la oficina virtual, ID del curso, nombre del curso, fecha de inicio, fecha de finalizacin, estado del curso, centro responsable, regional responsable, condicin del alumno.

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3.2

Listado de integradores
El listado de integradores permite al usuario saber cual es el coordinador regional respectivo para cada uno de los cursos que haya impartido dentro de la comunidad educativa virtual, cada curso tiene un instructor, un centro y una regional responsable del correcto desarrollo del curso, los comentarios o solicitudes que tenga el usuario se deben hacer como primera instancia con el instructor del curso, en los casos que se requiera la solicitud puede ser escalada al integrador respectivo.

Detalles

La funcin listado de integradores no requiere de ingreso de informacin, la aplicacin devuelve el cdigo del curso, el nombre del curso, la regional, el integrador de la regional y el correo electrnico del integrador como se muestra en la siguiente grfica:

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3.3

Cambio de correo
El correo electrnico del usuario debe estar actualizado y activo para que pueda recibir la informacin enviada por la Comunidad Educativa Virtual a travs de este medio. La funcin cambiar correo permite modificar el correo electrnico que se tiene registrado en la base de datos de la oficina virtual.

Detalles

Para modificar el correo electrnico se debe colocar en el formulario la nueva cuenta de correo electrnico y luego dar clic en el botn enviar datos, el sistema registrar el cambio y enviar un correo electrnico de confirmacin a la cuenta de correo actualizada del usuario junto con un link de validacin, para que el cambio quede registrado en la base de datos el usuario debe hacer clic en el link que viene dentro del correo electrnico. El sistema por defecto coloca en el espacio de correo electrnico la cuenta que est registrada en ese momento en la base de datos.

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3.4

Cambio de contrasea
La contrasea es el cdigo o la palabra utilizada junto con el nombre de usuario para ingresar a la plataforma Blackboard y a la Oficina Virtual, la contrasea es de uso exclusivo del usuario y no debe darse a conocer a terceros. El cambio peridico de la contrasea evita suplantaciones, envos de informacin que no corresponden al usuario etc.

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Detalles

Para cambiar la contrasea es necesario colocar en el espacio contrasea actual la contrasea que se ha estado utilizando para ingresar a la plataforma o la que se recibi en el correo electrnico al realizar la primera inscripcin.

Posteriormente en el espacio nueva contrasea se coloca la contrasea actualizada y se realiza la confirmacin colocando nuevamente sta contrasea en el espacio vuelva a escribir su nueva contrasea. ________________________________________________________________________

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3.5

Salir del sitio

Esta opcin enva al usuario a la pgina de inicio de la Oficina Virtual SIS. Es importante sealar que la forma correcta de salir de la aplicacin es a travs de este vnculo para eliminar la sesin existente.

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