Fase III: Tcticas Creacin de elementos visibles del plan de comunicacin. Paso 7. Men de Tcticas y Herramientas de Comunicacin.

-Comunicacin interpersonal y oportunidades para el involucramiento y el compromiso personal. La comunicacin interna es uno de los factores ms importantes dentro de una organizacin, ya que sta se traduce en la imagen institucional que se refleja al exterior y ser el generador de la percepcin de los mismos clientes de la empresa. Mientras la comunicacin interna sea efectiva, los empleados encuentran en ella un incentivo para comprometerse, sentirse satisfechos y obtener mejores resultados; esto sin duda es esencial, ya que las metas, planes y objetivos organizacionales se llevan a cabo a travs de la gente y mientras las relaciones entre la organizacin sean positivas y coherentes con los resultados, la empresa estar encaminada al xito. Antes de planear alguna estrategia comunicativa o alguna actividad para incentivar el involucramiento de las personas dentro de las empresas, es importante dedicarte a conocer la corporacin a fondo, es decir, analizar sus caractersticas, detectar sus necesidades y estar al tanto de las metas de la organizacin, ya que de eso dependera totalmente los lineamientos de la estrategia a implementar. Al conocer bien una empresa, comienzas a identificar todos aquellos rubros que no puedes dejar fuera en tu estrategia de comunicacin, independientemente del giro al que pertenezca. En este caso, tomando en cuenta que el giro de nuestra organizacin es 100% deportivo, y que el pblico al que nos dirigiremos son nios y jvenes de entre ocho y 18 aos, hemos adecuados canales de comunicacin que estn a la vanguardia de las ltimas tecnologas y que incrementen el fomento al deporte y al uso de las instalaciones deportivas que dejaron los ltimos Juegos Panamericanos realizados en la ciudad de Guadalajara. Para incrementar la comunicacin interpersonal, el involucramiento y el compromiso personal hemos pensado en eventos para trabajadores, como lo son las posadas, festejos de cumpleaos, das de asueto y dems

celebraciones que se respeten y festejen dentro de la organizacin con el fin de aumentar y fomentar el trabajo en equipo y crear un lazo con la empresa. Otra idea, es crear torneos internos entre los mismos trabajadores. Por ejemplo, partidos de futbol que se lleven a cabo dentro de las mismas instalaciones o el deporte de preferencia entre los involucrados. Los torneos se realizarn durante el verano. El acceso libre a las instalaciones, por parte de los trabajadores ser un plus para todos ellos; pues bien se sabe que las instalaciones son de excelente calidad y el hacer uso de ellas ser un beneficio para todo aqul que trabaje dentro de las mismas. -Medios organizacionales que son utilizados y administrados por la organizacin. La idea es formar una campaa interna con los mismos empleados. Algunos medios organizacionales que utilizaremos y que sern administrados por la misma organizacin son actividades que incentiven, tambin, el involucramiento de las personas dentro de la empresa. Una de las ideas ser el utilizar figuras exitosas tapatas como imagen de la campaa que formemos, con el fin de que fomenten el deporte entre los empleados. No hay mejor manera de transmitir alguna idea que estar involucrado en ella y comprometerte con los valores de tu institucin. La idea de crear cursos motivacionales dados por personas especialistas en el tema, por ejemplo, charlas con figuras del deporte nacional que incentiven a los empleados a identificarse con los objetivos organizacionales, ser alentador para todo aquel que trabaje ah. Los cursos motivacionales, pretendemos que se den una vez por mes. Especficamente el primer lunes de los seis meses que dure el proyecto. Los cursos de especializacin, son tambin, un rubro que queremos pulir. Dar asesora de procesos dependiendo del puesto. Por ejemplo, pagarle a los entrenadores o a los directivos cursos que enriquezcan su puesto y se traduzca a ptimos resultados para toda la organizacin y los usuarios que se adentren a algn proyecto que se implemente. Los cursos de especializacin a los empleados se darn tambin mensualmente, el primer viernes de cada mes. -Prensa o medios de comunicacin colectiva.

En este caso, considerando que el pblico al que nos dirigimos sern nios y jvenes de entre ocho y 18 aos, trataremos de adecuar los canales de comunicacin ms convenientes. Dentro de la empresa, apostaremos por las nuevas tecnologas de informacin que hacen a las empresas estar a la vanguardia competitivas. Una de nuestras propuestas es incitar el uso del Internet, por ejemplo, que acabara con las barreras comunicacionales sin perder la naturaleza de las relaciones. El Internet es lo de hoy. Las redes sociales no se pueden ignorar y son una manera de comunicacin que se ha vuelto elemental en las sociedades. La mayora de las empresas estn comprendiendo el cambio por lo que han dado el brinco a la era digital. Para seguir fomentando el uso de las instalaciones que dejaron los Juegos Panamericanos, haremos una campaa publicitaria masiva, en donde, a travs de la prensa y diferentes medios de comunicacin se den a conocer estas instalaciones. La idea es promocionar clases extracurriculares, durante el ciclo escolar, para alumnos de escuelas pblicas y privadas, y a la vez, becas deportivas que se den entre los interesados y que se puedan obtener durante los seis meses que dure el proyecto, es decir la disponibilidad ser de fcil acceso. El mensaje ser difundido a travs de grficos, videos y spots que a continuacin explicaremos. -Medios de promocin y publicidad. Los medios de promocin y publicidad de las instalaciones deportivas y el fomento al deporte, sern los siguientes. A travs de grficos en revista y espectaculares en la calle. El objetivo es llamar la atencin de los clientes y de la gente que pasa por ah. Sobretodo, para esa gente que normalmente no prestara atencin al establecimiento, as volteara y le llamara la atencin o sembraramos en ellos curiosidad. La publicidad se realizar de acuerdo a los colores que la agencia publicitaria Vrtice utiliz en la publicidad original de los Juegos Panamericanos. A travs de videos, es decir, publicidad en Internet y televisin. Mostrando el de las ltimas innovaciones y aumentar sus ventajas

lado familiar, y la disciplina que conlleva el practicar algn deporte. De esa manera queremos sensibilizar al pblico e incitarlo a accionar. Los spots de radio, tambin estn considerados dentro de la promocin y la publicidad. Queremos difundir el mensaje de una manera viral, y consideramos charlas en las escuelas con figuras del deporte nacional o especialistas que incentiven a los padres y alumnos a identificarse con el objetivo e unirse al propsito inicial. En Twitter, se anunciarn los Interclubes, Torneos y Copas que estn por realizarse entre las escuelas en las instalaciones. Sabemos que nuestro pblico meta es seguidor de este tipo de redes sociales y ser garanta anunciarnos ah. Adems, ah mismo en Twitter, se actualizarn los resultados de las copas para que la gente este enterada de lo que acontece. Se contestarn dudas y comentarios de manera inmediata, para que el usuario sienta una comunicacin efectiva entre ellos y los organizadores. Por otro lado, en Facebook, se pretende mandar invitaciones electrnicas para que los torneos, copas e Interclubes tengan ms popularidad entre la sociedad. Adems se pretenden subir fotografas de buena calidad, para que los participantes en los torneos se vean realizando su deporte, y tengan un recuerdo memorable de la experiencia. En Youtube, se planea el mismo formato. Subir videos para de esta manera aprovechar y realzar las instalaciones y se muestre el mejor ngulo de ellas en los videos, porque sabemos que una imagen vale ms que mil palabras. Ser una manera de promocionar las instalaciones que se utilizaron en los Juegos Panamericanos a todo aquel usuario Youtube que vea el video. Paso 8: Guin de implementacin A continuacin, mostraremos el cronograma de actividades, a travs de una grfica de Gantt, de todas aquellas actividades que incluyen la comunicacin interna y la comunicacin externa que planeamos para nuestra plan de relaciones pblicas. Las actividades planean llevarse a cabo en un plazo de seis meses, es decir, de marzo a agosto, para aprovechar el verano y organizar actividades en esas fechas.

Comunicacin marz abril Comunicacin Interna marz abri Externa o o l Revistas Torneos Internos Videos (YouTube) Acceso libre a Spots de radio las instalaciones Twitter Cursos motivacionales 5 2 Facebook Cursos de especializacin 2 6 Espectaculares en la Clases calle extracurriculares Becas deportivas Das de asueto 19 5,6

may may o o

junio junio

julio julio

agosto agosto

7 4 1,5

4 1

2 6 2

6 3

Fase IV: Investigacin Evaluativa Paso 9: Mtodos de Evaluacin La fase de investigacin evaluativa, se refiere a la evaluacin y al seguimiento para determinar el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos en un principio. Estamos convencidos que implementar una campaa y no darle seguimiento a la misma, sera como hacer trabajo en vano. As que hemos decidido crear mtodos de evaluacin que aseguren que nuestras propuestas estn cosechando resultados. Las acciones realizadas las evaluaramos de acuerdo a indicadores de aceptacin sobre el proyecto. Es decir, encuestas a los usuarios de las instalaciones, administrativos e instructores con el fin de conocer las expectativas antes y despus de la campaa implementada. Algunos de los indicadores, seran la satisfaccin de pertenecer al proyecto (tanto usuarios como empleados), ya que desde un inicio uno de nuestros objetivos era incrementar la comunicacin interpersonal, el involucramiento y el compromiso personal. A travs de cifras, nos gustara conocer cada usuario que va formando parte del proyecto, es decir que se una a alguna actividad deportiva. Se pretende hacer un anlisis de mercado antes y despus de implementar alguna de las campaas (la charla en alguna escuela privada, por ejemplo) para valorar que tanto impacto tuvo la idea de ir a las escuelas a fomentar el uso de las

instalaciones deportivas. El conteo de ingresos ser a travs de una base de datos que arroje resultados duros y concisos de todos aquellos nuevos usuarios. Como ya lo dijimos anteriormente, se pretende contar con subsidios del gobierno, y parte de ese dinero ser destinado a darle seguimiento a nuestra campaa. Para nosotros, el anlisis del impacto que tengan las redes sociales en la campaa es sumamente esencial y contaremos con personas especialistas en esta rea, es decir, analistas que no solo creen las paginas sociales, sino que les den seguimiento. Principalmente se buscara la comunicacin eficiente con los usuarios. Conclusiones A lo largo del semestre, pudimos entender que las relaciones pblicas son todas aquellas actividades que una organizacin realiza para crear y mantener relaciones sanas y productivas con ciertos sectores y determinados pblicos, a fin de adaptarse al medio de stos y justificar su existencia ante la sociedad. Durante este trabajo tuvimos la tarea de aplicar los nueve Pasos de la Comunicacin Estratgica a un proyecto muy desafiante, el fomento al uso de las instalaciones que los Juegos Panamericanos dejaron en la Ciudad. A travs de un proceso de planeacin para Relaciones Pblicas y Comunicacin Comercial, propusimos una serie de actividades para cumplir con el objetivo. Al mismo tiempo que fomentaramos el uso de estas instalaciones, estaramos invitando a los nios y a la juventud a hacer ejercicio. El trabajo fue arduo, ya que tuvimos que hacer una investigacin preliminar para identificar pblicos, obtener informacin y establecer prioridades. Tambin, llevamos a cabo una estrategia que consista en la toma de decisiones de acuerdo con el impacto esperado del plan de comunicacin. Las tcticas consistieron en la creacin de elementos visibles del plan de comunicacin y finalmente, una investigacin evaluativa en donde propusimos mtodos de evaluacin y seguimiento, abocados a determinar el

grado de cumplimiento de los objetivos establecidos. Creemos que es de suma importancia el fusionar a las relaciones pblicas con temas tan importantes como lo es el deporte. Como bien sabemos, las relaciones pblicas tienen un impacto muy grande en todo aquel que las practique y que mejor que ponerlas en prctica de la mano de proyectos tan benficos pata toda la sociedad. Esperamos muy fuertemente que las relaciones pblicas, por mucho tiempo, sigan haciendo su labor en este tipo de eventos tan productivos. Es un honor para nosotros, como alumnos, llevar planes estratgicos con proyectos que puedan convertirse en realidad. Estamos convencidos que el fomento al deporte es un compromiso de todos y hoy en da, parece que no acaban los pretextos para llevar una vida cada vez ms sedentaria. A este tipo de desafos, hay que darles la importancia que merecen. El deporte, es una responsabilidad que si se trabaja desde temprana edad, se puede traducir en una vida futura exitosa, alejada de vicios y malos hbitos. Precisamente eso es lo que estamos intentando con nuestro trabajo, crear expectacin entre nuestro pblico meta y que sea el inicio de un futuro muy prometedor. Tenemos la ventaja de que los juegos Panamericanos nos hayan dejado en la ciudad instalaciones tan de buena calidad al alcance de nuestras manos. Lo mejor que podemos hacer es aprovecharlas. Finalmente, podemos decir que nuestro pblico meta fue estratgicamente seleccionado. Escogimos a nios y jvenes de entre ocho y 18 aos de edad, ya que estamos convencidos de que los pequeos son el futuro de nuestro pas. Tambin, consideramos importante que las relaciones dentro de toda el rea administrativa se de dentro de los mejores trminos, as que no hay razn por la cual este plan de comunicacin estratgica no sea un xito rotundo. Todo lo necesario lo tenemos. Solo falta dedicacin y compromiso por cada uno de los usuarios que decidan unirse a nuestras propuestas para convertir este sueo realidad. Compromisos y proyectos como ste harn de Mxico un mejor lugar para vivir.