3351 Manual Sistema Gestion

MANUAL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL VERSIN 6
Fecha aprobacin: 2009-01-26
SC 3317-1 SC 3317-2
GP 014-1
EJE DE GESTIN DE CALIDAD
NORMAS NTC ISO 9001 Y NTC GP 1000
Dirigido a Clientes / Usuarios y Partes Interesadas
SA 237-1
NORMA NTC ISO 14001
NORMA NTC OHSAS 18001
Dirigido a la Sociedad en General
Dirigido a Colaboradores Y Partes Interesadas
EJE DE GESTIN EJE DE GESTIN AMBIENTAL SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
OS 135-1
Nuestro Compromiso: Ser Entidad Ejemplo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina
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Documento No Controlado en Caso de Ser Impreso o Descargado
MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

AREA DE GESTIN DE CALIDAD Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06
TABLA DE CONTENIDO Pg.
1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN .......................................... 5 2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES DEL COMIT DE GESTIN INTEGRAL ........6 3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIN (ISO 9000:2005; NTC GP 1000:2004............................................................................... 14 4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL..................................................................17 5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN INTEGRAL?.......................................................................................................18 6. OBJETIVOS DE GESTIN INTEGRAL .......................................20 7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN NTEGRAL...................22 8. EXCLUSIONES..........................................................................23 9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS ...........24 10. DETERMINACIN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD PARA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL...26 11. MAPA DE PROCESOS...................................................................................... 31 11.1 CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO...32 11.2 CARACTERIZACIN PROCESO REGISTRO DE POBLACIN DESPLAZADA..33 11.3 CARACTERIZACIN PROCESO ATENCIN HUMANITARIA A POBLACIN DESPLAZADA..................................................................................................................................34 11.4 CARACTERIZACIN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VCTIMAS DE LA VIOLENCIA.....................................................................................................................................35 11.5 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DONACIONES.....................36 2

11.6 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIAReSA...37 11.7 CARACTERIZACIN PROCESO INFRAESTRUCTURA.........................38 11.8 CARACTERIZACIN PROCESO FAMILIAS EN ACCIN....39 11.9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILCITOS, PCI.........................................................................................40 11.10 CARACTERIZACIN PROCESO GENERACIN DE INGRESOS42 11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ........43 11.12 CARACTERIZACIN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIN DE LAS VCTIMAS..45 11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HABITAT Y VIVIENDA..46 11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCIN DE TIERRAS Y PATRIMONIO............................................................................................................48 11.15 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS 50 11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA PARA LA COOPERACIN INTERNACIONAL......52 11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA.................54 11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS.......56 11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES...58 11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA...........................60 11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO................................62 11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES.................................64 3

11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN... 66 11.24 CARACTERIZACIN PROCESO APOYO LEGAL....................................... 68 11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL.69 11.26 CARACTERIZACIN PROCESO PLANEACIN..........................................71 11.27 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO...................72 11.28 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO...73 12. ANEXO A. GLOSARIO DE TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL......................74 12.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD..74 12.2 EJE DE GESTIN AMBIENTAL......77 12.3 EJE DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL................79 13. ANEXO B. LISTA DE SIGLAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN INTEGRAL............81 14. ANEXO C. NORMAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN INTEGRAL.................................................................................................................84

1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN
La Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, como establecimiento pblico de orden nacional adscrito a la Presidencia de la Repblica, se ha propuesto liderar un proceso de cambio que le permita convertirse en Entidad Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina. Accin Social, ha encontrado en la implementacin de un Sistema de Gestin Integral, un importante apoyo para el mejoramiento institucional y la bsqueda de resultados superiores. En este contexto se presenta el manual de gestin integral, que como lo indican las normas NTC ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, especifica el sistema de gestin integral implementado en la Entidad. El manual permite conocer la poltica y los objetivos pretendidos que orientan la gestin integral de la Entidad y de cada uno de sus colaboradores, como tambin el alcance del sistema y los numerales de las normas NTC ISO 9001: 2008 y NTCGP 1000: 2004 que se excluyen por no aplicar a la naturaleza de esta organizacin. Para tener una visin integral de la Entidad, este manual describe los macroprocesos y procesos, a travs de fichas de caracterizacin en donde se observan las interacciones ms significativas que se dan entre un proceso y otro. Por otra parte, el manual refiere los 6 procedimientos documentados requeridos por la norma ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2004. Sea este manual de gestin integral, una importante herramienta que permita no solo el cumplimiento de requisitos, sino un instrumento que nos conduzca a la mejora continua que pretende la Entidad, por lo que se espera la participacin y compromiso de todos y cada uno de los miembros del equipo humano de Accin Social de la Presidencia de la Repblica. Los ciudadanos esperan cada da mejores y mayores resultados de sus instituciones. Quienes tenemos la oportunidad de participar con nuestro trabajo dentro del Estado, tenemos indeclinables deberes para con aquellos, buscando ofrecerles todo cuanto esperan con la mayor transparencia y oportunidad.

2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES DEL COMIT DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
El Director General de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, ha constitudo instancias para dirigir, impulsar y liderar la implementacin del Sistema de Gestin Integral, como son el Comit de Gestin Integral y el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, y su Coordinador (Rodrigo Alonso Vera Jaimes) ejerce como Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral y Secretario Tcnico del Comit de Gestin Integral.
De la Resolucin No. 0628 de Septiembre de 2005 CONSIDERANDO:
Que la Ley 489 de 1998 en su artculo 115 dispone que el director del Organismo, con el fin de atender las necesidades del servicio y cumplir con eficacia y eficiencia los objetivos, polticas y programas de la entidad, podr crear y organizar con carcter permanente o provisional, grupos internos de trabajo; Que la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la implementacin de un sistema de gestin integral orientado a proponer y promover metodologas, procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los resultados misionales, priorizar la salud y la prevencin de riesgos laborales, as como contribuir con la proteccin ambiental y el buen uso de los recursos naturales; Que;
Que a travs de la implementacin de un sistema de gestin integral;
Que es necesario organizar un rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo e integrar un comit especial que propenda por el mejoramiento continuo institucional, la implementacin de un Sistema de Gestin Integral, que desarrolle acciones estratgicas tendientes a cumplir con la mayor efectividad los propsitos 6

de la direccin en materia de transparencia, control, documentacin y atencin al ciudadano con el fin de fortalecer el capital humano institucional, las competencias del personal y verificar que la planeacin, seguimiento y evaluacin de los diferentes procesos de conduccin, realizacin y soporte cumplan con los objetivos trazados por la Direccin y el Gobierno Nacional en pro del mejoramiento continuo institucional,
RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO. - Crear el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, como parte de la Direccin General de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL. ARTCULO SEGUNDO. Las Funciones del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo sern las siguientes: 1. Asistir a la Direccin General para asegurar de que se mantienen los procesos necesarios para la implementacin de un sistema de gestin integral, e informar sobre el desempeo del mismo. 2. Coordinar, controlar y evaluar los planes de accin, programas, proyectos y servicios a cargo de la institucin, con el fin de introducir la mejora continua y el cumplimento de las normas ISO, NTCGP 1000:2004, ambiental y OHSAS 18001 en lo relacionado con la gestin institucional. 3. Coordinar a nivel interno y externo las actividades relacionadas con el sistema de gestin integral. 4. Proponer al Director de la Accin Social, ajustes a la organizacin interna, de acuerdo con las necesidades especficas de cada proceso previsto en el alcance del sistema de gestin integral y las polticas del Gobierno Nacional. 5. Dirigir los procesos de sensibilizacin, capacitacin, difusin e implementacin relacionados con el sistema de gestin integral. 6. Promover los procesos de calidad y mejoramiento continuo que adelante la entidad, buscando ampliar el alcance del sistema y el acceso a otras certificaciones convenientes para la institucin.

7. Promover y coordinar la realizacin de estudios tcnicos, presentar propuestas sobre la organizacin y desarrollo administrativo, simplificacin, mejoramiento, modernizacin de tramites y procedimientos, y dems asuntos relacionados con la gestin. 8. Proponer actividades que permitan fortalecer el aprendizaje y buenas prcticas encaminadas al mejoramiento continuo y de la gestin integral tendientes a incrementar el cumplimiento de metas y resultados institucionales. 9. Las dems que le sean asignadas de acuerdo con la naturaleza de la dependencia que se organiza.
Pargrafo: El Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, representar al Director General para todos los efectos relacionados con la implementacin del sistema de gestin integral y dems eventos, consejos, comits y juntas que este determine.
ARTCULO TERCERO. conformado as:
Crear el Comit del Sistema de Gestin Integral
El Director General El Secretario General Los Directores Tcnicos El Jefe de la Oficina de Planeacin El Jefe de la Oficina de Control Interno El Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo.
PARGRAFO.- Al comit podrn ser invitadas en forma permanente o transitoria las personas que puedan contribuir con el cumplimiento de sus propsitos. Estas personas tendrn voz pero no voto.
ARTCULO CUARTO.- Funciones El Comit del sistema de gestin integral tendr las siguientes funciones:
1. Impulsar las acciones encaminadas al mejoramiento continuo institucional.

2. Definir la poltica de gestin integral de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCION SOCIAL. 3. Aprobar la expedicin, modificacin y ajuste de los procesos y procedimientos del sistema de gestin integral. 4. Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios para alcanzar las certificaciones ISO, y OHSAS que estimen convenientes. 5. Liderar el diagnstico y las iniciativas tendientes a optimizar la Gestin de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCION SOCIAL. 6. Aprobar el manual de Calidad de la institucin. 7. Determinar las actividades de informacin, divulgacin y conocimiento del sistema de gestin integral a nivel interno y externo, nacional e internacional. 8. Las dems que por su naturaleza se le relacionen.
ARTCULO QUINTO. El comit deber reunirse; ARTCULO SEXTO. La Secretara Tcnica del comit de gestin integral ser ejercida por el Coordinador del rea de Calidad y Mejoramiento Continuo. ARTCULO SPTIMO. Funciones de la Secretara Tcnica.
Convocar las sesiones ordinarias y extraordinarias del comit de gestin integral de acuerdo con las disposiciones de la Direccin General. Elaborar las actas correspondientes de las sesiones. Ejercer la vocera del comit en los eventos y actividades relacionados con la implementacin del sistema de gestin integral.
ARTCULO OCTAVO. - Para la coordinacin, ejecucin, supervisin y control de las actividades y funciones, ser designado un coordinador mediante comunicacin emanada de la Direccin General, quien ser el responsable del cumplimiento de las actividades previstas en este acto administrativo. El Coordinador a quien se le asigne el cumplimiento de estas obligaciones, suscribir para todo efecto las 9

comunicaciones institucionales como Coordinador Nacional del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo.
ARTCULO NOVENO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.
COMUNQUESE Y CMPLASE Dada en Bogot, D.C., a los 20 das del mes de septiembre de 2005
(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL DIRECTOR GENERAL
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RESOLUCIN No. 07614 DE 03 DE DICIEMBRE DE 2008
Por la cual se modifica la resolucin nmero 0628 de fecha 20 de septiembre de 2005, mediante la cual se organiz el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo y se cre el Comit del Sistema de Gestin Integral, de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional, Accin Social y se delega la facultad de celebrar acuerdos de intencin en el Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo
EL DIRECTOR GENERAL DE LA AGENCIA PRESIDENCIAL PARA LA ACCIN SOCIAL Y LA COOPERACIN INTERNACIONAL, ACCIN SOCIAL
CONSIDERANDO:
Que la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional, Accin Social, requiere fortalecer las actividades relacionadas con la implementacin de un sistema de gestin integral orientado a proponer y promover metodologas, procesos y herramientas gerenciales, con el fin de optimizar los resultados misionales, priorizar la salud y la prevencin de riesgos laborales, as como contribuir con la proteccin ambiental y el buen uso de los recursos naturales. Que lo anterior, corresponde a los lineamientos y criterios propuestos por la Presidencia de la Repblica, sector administrativo al que pertenece la entidad. Que a travs de la resolucin nmero 0628 de fecha 2 de septiembre de 2005 se conform el rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, as como el Comit de Gestin Integral de la entidad, requirindose introducir algunos ajustes para beneficio e impulso de la institucin.
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RESUELVE:
ARTCULO PRIMERO. Modificar el numeral segundo (2) del artculo segundo de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedar as: 2. Coordinar, controlar y evaluar los planes de accin, programas, proyectos y servicios a cargo de la institucin, con el fin de introducir la mejora continua y el cumplimiento de las normas ISO 9001:2008, NTCGP 1000:2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, entre otras. ARTICULO SEGUNDO. - Modificar el numeral octavo (8) del artculo segundo de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedar as: 8. Proponer actividades que permiten fortalecer el aprendizaje y buenas prcticas encaminadas al mejoramiento continuo, la gestin integral y la adopcin de modelos de excelencia de reconocimiento internacional tendientes a incrementar el cumplimiento de metas y resultados institucionales; PARGRAFO. Para cumplir con las actividades sealadas en este numeral como actividades complementarias, el Coordinador del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo podr adelantar gestiones con Entidades de naturaleza pblica y privada, Nacionales e Internacionales y suscribir acuerdos de intencin, y de cooperacin acadmica, que faciliten la formacin, investigacin, innovacin y desarrollo de tecnologas, a travs de alianzas estratgicas y de cooperacin interinstitucional, sin que ello implique la delegacin de funciones como ordenador del gasto de Accin Social . ARTCULO TERCERO. Modificar el numeral cuarto (4) del artculo cuarto de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara as: 4. Implementar los mecanismos que estime convenientes y considere necesarios para alcanzar las certificaciones ISO 9001:2008, NTC-GP 1000-2004, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007, entre otras. ARTCULO CUARTO: Modificar el artculo Quinto (5) de la resolucin nmero 0628, del 20 de septiembre de 2005, el cual quedara as: Artculo Quinto: El comit se reunir por lo menos una (1) vez al mes o cada vez que la Direccin General de la entidad lo convoque. Este podr realizarse excepcionalmente de manera virtual. 12

ARTCULO QUINTO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.
Dada en Bogot, D.C., a los 03 das de Diciembre de 2008
COMUNQUESE Y CMPLASE
(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL Director General
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3. PRINCIPIOS DE CALIDAD QUE ORIENTAN NUESTRA GESTIN (ISO 9000:2005 - NTC GP 1000:2004) La Alta Direccin de la Institucin, con el fin de conducir a la entidad hacia una mejora en su desempeo, busca la aplicacin transversal de los siguientes principios de gestin de la calidad: 1) Enfoque hacia el cliente: La razn de ser de las entidades es prestar un servicio dirigido a satisfacer a sus clientes; por lo tanto, es fundamental que las entidades comprendan cuales son las necesidades actuales y futuras de los clientes, que cumplan con sus requisitos y que se esfuercen por exceder sus expectativas. El principal fin del sistema de gestin integral de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional ACCIN SOCIAL, es aumentar la satisfaccin de sus clientes o usuarios, de forma que la poblacin vulnerable, desplazada, vctima de la violencia o involucrada en cultivos ilcitos, mejore sus capacidades humanas y condiciones de vida. 2) Liderazgo: Desarrollar una conciencia hacia la calidad implica que la Alta Direccin de cada entidad sea capaz de lograr la unidad de propsito dentro de sta, generando y manteniendo un ambiente interno favorable, en el cual los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas puedan llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la entidad. La Direccin General ha promovido con gran liderazgo el mejoramiento de la gestin institucional, desde el compromiso personal y su participacin dedicada a la implementacin del sistema de gestin integral, a travs del comit del sistema de gestin integral y de otros conformados, con el fin de asegurar el Direccionamiento de la Institucin. 3) Participacin activa de los servidores pblicos y/o particulares que ejercen funciones pblicas: Es el compromiso de los servidores pblicos y/o de los particulares que ejercen funciones pblicas en todos los niveles, lo que permite el logro de los objetivos de la entidad. La Entidad ha promovido espacios para la participacin del personal en la implementacin del sistema de gestin integral en su propsito por ser Entidad Ejemplo de Eficiencia y Servicio al Comunidad; entre estos se pueden mencionar: encuentros nacionales y regionales, encuentros temticos, foros y congresos internacionales, instancias de formacin y capacitacin con seminarios y diplomados, logrando que el 100% del personal haya recibido formacin en fundamentos en sistemas de calidad as 14

como en talleres de crecimiento humano, administracin del tiempo, trabajo en equipo, entre otros. 4) Enfoque basado en los procesos: En las entidades existe una red de procesos, la cual al trabajar articuladamente permite generar valor. Un resultado deseado se alcanza ms eficientemente cuando las actividades y los recursos relacionados se gestionan como un proceso. La vivencia de este principio ha permitido fortalecer la organizacin y el trabajo en equipo al interior de cada proceso, generando cada vez mayor valor agregado examinando la cadena de valor, y fortaleciendo las interacciones e interdependencias. 5) Enfoque del sistema para la gestin: El hecho de identificar, entender, mantener, mejorar y en general, gestionar los procesos y sus interrelaciones como un sistema, contribuye a la eficacia, eficiencia y efectividad de las entidades en el logro de sus objetivos. La implementacin del S.G.I. ha llevado a la Institucin a trabajar de manera sistmica, articulando y optimizando la gestin entre los diferentes procesos involucrados en el alcance, lo que ha permitido evidenciar las fallas y generar de manera interdisciplinaria las soluciones ms efectivas. 6) Mejora continua: Siempre es posible implementar maneras ms prcticas y mejores para entregar los productos o prestar servicios en las entidades. Es fundamental que la mejora continua del desempeo global de las entidades sea un objetivo permanente para aumentar su eficacia, eficiencia y efectividad. Desde el inicio de la actual administracin se impuls en la Institucin, la iniciativa de Ser la Mejor Entidad del Estado, lo que se ha buscado por la ruta de la implementacin del sistema de gestin integral. La metodologa del ciclo PHVA (Planear Hacer Verificar Actuar), favorece la mejora continua que se pretende en nuestra gestin. 7) Enfoque basado en hechos para la toma de decisiones: En todos los niveles de la entidad las decisiones eficaces, se basan en el anlisis de los datos y la informacin, y no simplemente en la intuicin. La Alta Direccin con la participacin del personal, hace un seguimiento permanente a la gestin, a partir del cual se analiza la informacin para tomar decisiones acertadas; el resultado de las auditoras internas y la revisin del S.G.I. por la direccin, son instancias en las que se aplica este principio; el desarrollo de comits estratgicos es una instancia valiosa para la vivencia de este principio. 15

8) Relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores de bienes o servicios: Las entidades y sus proveedores son interdependientes; una relacin beneficiosa, basada en el equilibrio contractual aumenta la capacidad de ambos para crear valor. Dentro del proceso de mejoramiento continuo, la Entidad busca fortalecer su interaccin con los proveedores de bienes y servicios, desarrollando una evaluacin y reevaluacin que conduzca al mejoramiento de la gestin as como al aseguramiento de la calidad en los productos y/o servicios que se contratan. 9) Coordinacin, cooperacin y articulacin: El trabajo en equipo, en y entre entidades, es importante para el desarrollo de relaciones que beneficien a sus clientes y que permitan emplear de una manera racional los recursos disponibles. La entidad se esfuerza permanentemente por la aplicacin de este principio a travs de la gestin con el Sistema Nacional de Atencin Integral a la Poblacin Desplazada, (SNAIPD), el Sistema Nacional de Cooperacin Internacional, (SNCI), el Centro de Coordinacin y Accin Integral, (CCAI), la Unidad Tcnica Conjunta (UTEC), la Red de Proteccin para la Superacin de la Pobreza Extrema JUNTOS, de igual forma, mediante la proyeccin interinstitucional que est permitiendo que Accin Social apoye la implementacin de Sistemas de Gestin de Calidad en otras entidades pblicas. 10) Transparencia: La gestin de los procesos se fundamenta en las actuaciones y las decisiones claras; por lo tanto, es importante que las entidades garanticen el acceso a la informacin pertinente de sus procesos, facilitando el control social. Accin Social est contribuyendo con la construccin de un estado ms eficiente y transparente, al servicio del ciudadano, por lo que a travs de la pgina Web publica tanto los procesos de contratacin que se adelantan, como los procesos dirigidos a los clientes o usuarios. Adicionalmente, impulsa su proceso de rendicin de cuentas al ciudadano y es parte de las Entidades que se esmeran por informar ante Transparencia Internacional captulo Colombiano, los asuntos que le sean requeridos.
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4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL
POLTICA DE GESTIN INTEGRAL Con el permanente crecimiento humano de sus colaboradores, ACCIN SOCIAL de la Presidencia de la Repblica coordina, ejecuta y promueve polticas, planes y programas de Cooperacin Internacional para el desarrollo econmico y social del Pas y de Gestin Social para contribuir a la superacin de la pobreza de Colombianos afectados por la violencia, los cultivos ilcitos y en condiciones de vulnerabilidad, actuando con transparencia, eficiencia, calidez, oportunidad e integralidad. Comprometida con el mejoramiento continuo de su gestin, implementa acciones dirigidas a disminuir y controlar los riesgos en la seguridad y salud ocupacional de sus clientes internos, externos y partes interesadas, as como para la proteccin del medio ambiente y los recursos naturales, cumpliendo los requisitos legales vigentes.
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5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN INTEGRAL?
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

EJE DE GESTIN DE CALIDAD
NORMA ISO 9001 Y NTC GP 1000
NORMA ISO 14001
NORMA OHSAS 18001
EJE DE GESTIN AMBIENTAL
EJE DE GESTIN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
La Hormiga Socialita, fue elegida hacia el ao 2004 como Mascota de nuestro Sistema de Gestin por mayora de votacin, despus de varias propuestas presentadas tanto en el nivel nacional como en el territorial, porque simboliza espritu de trabajo, disciplina, sencillez, cooperacin y trabajo en equipo, caractersticas que identifican al personal de Accin Social en cualquier rincn de Colombia, y en este manual brinda unas orientaciones sobre la poltica de gestin integral; SOCIALITA, tambin pas por la mejora continua y desde el 2007, tiene nueva imagen.
Dentro de las intenciones de la Alta Direccin, se pretende que Accin Social de la Presidencia de la Repblica contribuya con la excelencia en el servicio pblico, y se convierta en Entidad Modelo de Eficiencia y Servicio a la Comunidad en Amrica Latina. Para alcanzar este propsito se ha iniciado la ambiciosa ruta de implementacin de un Sistema de Gestin Integral, que incluye: Una Gestin de Calidad Orientada a aumentar la satisfaccin de los usuarios, clientes, o beneficiarios de los productos y servicios que entregamos en materia de Accin Social y Cooperacin Internacional, mediante el adecuado desempeo de los procesos.
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Una Gestin de la Seguridad y Salud Ocupacional Orientada a brindar condiciones de trabajo en las que se gestionen los riesgos que puedan afectar el bienestar de los colaboradores de la familia Accin Social, as como de los visitantes a las instalaciones o partes interesadas. Una Gestin Ambiental Orientada a ser una entidad amigable con el medio ambiente y la sociedad en general, comprometida con el desarrollo sostenible y la responsabilidad social, a travs de la promocin de prcticas que prevengan la contaminacin ambiental y estimulen la proteccin y el adecuado uso de los recursos naturales en nuestras actividades, productos y servicios.
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6. OBJETIVOS DE GESTIN INTEGRAL
6.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD
1. Contribuir al desarrollo y crecimiento humano de los colaboradores. 2. Contribuir a la superacin de la pobreza de cinco millones de colombianos, a travs de la articulacin de sus procesos, su operacin territorial y la coordinacin interagencial. 3. Aumentar la Cooperacin Internacional pblica y de otras fuentes, con el fin de promover las prioridades del Gobierno, la estrategia de cooperacin y los objetivos de desarrollo del milenio. 4. Incrementar la eficiencia, oportunidad y calidez en la prestacin de los servicios. 5. Aumentar la eficacia y oportunidad de los procesos de soporte, para el mejoramiento continuo en la gestin y la prestacin de los servicios de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional. 6. Fortalecer los mecanismos de comunicacin y retroalimentacin para mejorar la atencin a nuestros usuarios. 7. Planear, evaluar y definir las necesidades de bienes y servicios de la Entidad, con el propsito de satisfacerlas de manera oportuna y eficaz, cumpliendo con los requisitos de nuestro cliente interno.
6.2 EJE DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL
1. Desarrollar actividades tendientes a fortalecer la calidad de vida colaboradores de la Entidad.
laboral de los
2. Mejorar las condiciones locativas, ergonmicas y ambientales, de las instalaciones de la entidad para optimizar la prestacin de sus servicios. 3. Implementar mecanismos que permitan controlar los riesgos de seguridad de los colaboradores de la entidad, generados por situaciones de orden pblico. 20

4. Fortalecer las acciones dirigidas a atender situaciones de emergencia provocadas por fenmenos naturales, incendio, atentados terroristas, y emergencias mdicas. 5. Implementar un plan de mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de transporte y de cmputo.
6.3 EJE DE GESTIN DE AMBIENTAL
1. Desarrollar actividades que conduzcan a la proteccin de recursos naturales a travs de campaas para el uso adecuado y ahorro del agua y la energa. 2. Contribuir con la disminucin y el control de la contaminacin ambiental, mediante actividades que permitan minimizar las emisiones de gases. 3. Fomentar la proteccin del medio ambiente mediante programas de reciclaje y manejo de residuos slidos. 4. Promover la prevencin ambiental mediante el uso de productos orgnicos en las actividades institucionales. 5. Implementar actividades que conduzcan a la promocin de conductas social y ambientalmente deseables para contribuir al desarrollo sostenible, entre el personal de Accin Social y las partes interesadas.
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7. ALCANCE DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
El Sistema de Gestin Integral opera tanto en el nivel nacional (Sede Bogot), como en el nivel Territorial (35 sedes), y su alcance incluye a 28 procesos que interactan para la realizacin de los productos y/o servicios que Accin Social de la Presidencia de la Repblica, entrega a travs de la Gestin Social y la Cooperacin Internacional. Dichos procesos son: Un (1) Proceso de Conduccin: Direccionamiento Estratgico. Quince (15) Procesos de Realizacin o Misionales: Catorce (14) hacen parte del Macroproceso de GESTIN SOCIAL: Registro de la Poblacin Desplazada; Atencin Humanitaria a Poblacin Desplazada; Ayuda Solidaria a Vctimas de la Violencia; Gestin de Donaciones; Red de Seguridad Alimentaria; Infraestructura; Familias en Accin; Gestin Presidencial Contra Cultivos Ilcitos; Generacin de Ingresos; Paz y Desarrollo; Fondo para la Reparacin de las Vctimas; Hbitat y Vivienda; Proteccin de Tierras y Patrimonio; Red de Proteccin para la Superacin de la Pobreza Extrema - Juntos. Un (1) hace parte del Macroproceso de GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL: se refiere a la Gestin de Oferta y Demanda de Cooperacin Internacional. Doce (12) Procesos de Soporte: Gestin Administrativa; Adquisicin de Bienes y Servicios; Contratacin; Gestin Financiera; Talento Humano; Comunicaciones; Tecnologa de Informacin; Apoyo Legal; Gestin y Administracin Documental; Planeacin; Control y Seguimiento; Control Interno Disciplinario.
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8. EXCLUSIONES
De acuerdo con la naturaleza de la gestin de la Agencia Presidencial para la Accin Social y la Cooperacin Internacional - Accin Social, se excluye el numeral 7.6 de la norma ISO 9001:2008, dado que la Entidad no utiliza dispositivos o equipos de medicin que requieran calibracin o verificacin frente a patrones especiales; para el seguimiento y la medicin de los procesos, as como de los productos y servicios, se manejan otros mtodos como evaluaciones de impacto, sondeos de opinin, encuestas e indicadores, entre otros.
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9. REFERENCIA A PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS
En Accin Social de la Presidencia de la Repblica, se tienen implementan los procedimientos documentados requeridos por las normas tcnicas de sistema de gestin integral y los necesarios para la operacin y el control de cada proceso; estos son de gran aporte para el mejoramiento continuo en la gestin. Las versiones vigentes de estos procedimientos estn siempre disponibles en la INTRANET, para la consulta y aplicacin del personal.
CONTROL DE DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL Este procedimiento busca controlar la produccin documental institucional, dentro del sistema de gestin integral asegurando la disponibilidad de la informacin para aquellas dependencias que la requieran y estableciendo procesos de control a los documentos que incluyan el acceso, la revisin, actualizacin y conservacin de estos; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).
CONTROLAR REGISTROS GENERADOS. El propsito del procedimiento es establecer y mantener mecanismos de control que permitan identificar, actualizar y conservar los registros que proporcionan evidencia sobre la conformidad de los requisitos establecidos dentro del sistema de gestin integral as como de su operacin eficaz; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).
AUDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD El Objetivo de este procedimiento es determinar si el sistema de gestin integral se encuentra conforme con las disposiciones planificadas y con los requisitos de las Normas Tcnicas; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).
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TRATAMIENTO DE PRODUCTO Y/O SERVICIO NO CONFORME (8.3 ISO 9001:2008 NTC-GP 1000:2004) El objetivo es disponer de un procedimiento mediante el cual se define la metodologa para la identificacin y tratamiento del producto y/o servicio no conforme, antes de entregarlo o liberarlo al cliente y que permita realizar correcciones inmediatas y acciones correctivas cuando sea necesario.
ACCIONES CORRECTIVAS (A PARTIR DE NO CONFORMIDADES REALES). El propsito es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no conformidades con el objeto de prevenir que vuelva(n) a ocurrir; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).
ACCIONES PREVENTIVAS POTENCIALES)
(A
PARTIR
DE
NO
CONFORMIDADES
El objetivo es disponer de un procedimiento que permita eliminar la(s) causa(s) de no conformidades potenciales para prevenir su ocurrencia; aplica al sistema de gestin integral (NTC ISO 9001 / NTC GP 1000 / NTC ISO 14001 / NTC OHSAS 18001).
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10. DETERMINACIN DE PROCESOS, RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD PARA DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
Comit de Gestin Integral
Accin Social de la Presidencia de la Repblica cuenta con un Comit de Gestin Integral que de manera regular hace seguimiento al desempeo del sistema, y est conformado as:
1. LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL Alto Consejero Presidencial y Director General 2. MARGARITA ROSA HERNANDEZ VALDERRAMA Secretaria General 3. PABLO ARIEL GMEZ MARTNEZ Director Tcnico de Programas Sociales 4. SANDRA ALZATE CIFUENTES Directora Tcnica de Cooperacin Internacional 5. MARIO RAMREZ ZULUAGA Jefe Oficina Asesora de Planeacin 6. ALONSO ZULUAGA ZULUAGA Jefe Oficina Asesora de Control Interno 7. RODRIGO ALONSO VERA JAIMES Coordinador Nacional de Calidad y Mejoramiento Continuo
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Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral
La Direccin General ha designado como Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral a Rodrigo Alonso Vera Jaimes, Coordinador Nacional del rea de Gestin de Calidad y Mejoramiento Continuo, quien ejerce la Secretara Tcnica del Comit de Gestin Integral.
Responsables de Procesos:
La Alta Direccin ha asignado un Responsable de proceso para cada uno de los 28 dentro del alcance del Sistema de Gestin Integral, quienes cuentan con responsabilidad y autoridad sobre el desempeo del PHVA de sus respectivos procesos a saber:
PROCESO DE CONDUCCIN: A travs del cual se orienta la gestin, se definen las polticas institucionales y se toman las decisiones de la Alta Direccin; DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO Responsable: Luis Alfonso Hoyos Aristizbal Alto Consejero Presidencial y Director General Como Corresponsables del direccionamiento estratgico, la Direccin General cuenta con el apoyo de los dems miembros de la Alta Direccin: Margarita Rosa Hernndez Valderrama, Secretaria General; Sandra Alzate Cifuentes, Directora Tcnica de Cooperacin Internacional; Pablo Ariel Gmez Martnez, Director Tcnico de Programas Sociales.
PROCESOS DE REALIZACIN O MISIONALES: A travs de los cuales se desarrollan y operan los procesos dirigidos a los Clientes Externos de la Entidad; son 15 procesos que se consolidan dentro de 2 Macroprocesos.
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MACROPROCESO DE GESTIN SOCIAL Responsable del Macroproceso: Pablo Ariel Gmez Martnez, Director Tcnico de Programas Sociales. De este macroproceso se desprenden 15 procesos cuyos responsables son:
GESTIN SOCIAL
1. Registro de la Poblacin Desplazada Responsable: Viviana Ferro Buitrago 2. Atencin Humanitaria a Poblacin Desplazada Responsable: Viviana Ferro Buitrago 3. Ayuda Solidaria a Vctimas de la Violencia Responsable: Marlene Mesa Seplveda 4. Gestin de Donaciones Responsable: Jairo de Jess Lpez Corts 5. Red de Seguridad Alimentaria (ReSA) Responsable: Jaime Gonzlez Montoya 6. Infraestructura Responsable: Carlos Abad Ramrez Toro 7. Familias en Accin Responsable: Rita Combariza Cruz 8. Gestin Presidencial Contra Cultivos Ilcitos Responsable: Victoria Eugenia Restrepo Uribe 9. Generacin de Ingresos Responsable: Samuel Gmez Ramrez 10. Paz y Desarrollo Responsable: Everardo Murillo Snchez. 11. Fondo para la Reparacin a las Vctimas Responsable: Marlene Mesa Seplveda 12. Hbitat y Vivienda Responsable: Sonia Edith Morales Alonso 13. Proteccin de Tierras y Patrimonio Responsable: Myriam Hernndez Sabogal 14. Red de proteccin para la superacin de la Pobreza Extrema - Juntos Responsable: German Alberto Quiroga Gonzalez
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MACROPROCESO GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL Responsable del Macroproceso: Sandra Alzate Cifuentes De este macroproceso se desprende el proceso:
GESTIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL
15. Gestin de Oferta y Demanda para la Cooperacin Internacional Responsable: Sandra Alzate Cifuentes
PROCESOS DE SOPORTE: Para el desempeo eficaz y eficiente de la gestin, Accin Social cuenta con 12 procesos de soporte que interactan con los dems procesos del sistema; se relacionan con sus responsables a continuacin:
PROCESOS DE SOPORTE
1. Gestin Administrativa Responsable: Miguel ngel Franco Torres 2. Adquisicin de Bienes y Servicios Responsable: Nelly Arce Tllez 3. Contratacin Responsables: David Alejandro Daz Guerrero 4. Gestin Financiera Responsables: Mara Fernanda Prieto Acosta 5. Talento Humano Responsable: Alba Luca Urriago Reyes 6. Comunicaciones Responsable: Samuel Salazar Nieto 7. Tecnologa de Informacin Responsable: Diana Piedad Gmez Castao 8. Apoyo Legal Responsable: Lucy Edrey Acevedo Meneses 9. Proceso Gestin y Administracin Documental Responsable: Mauricio Gutirrez Ortz 10. Planeacin Responsable: Mario Ramrez Zuluaga 11. Control y Seguimiento Responsable: Alonso Zuluaga Zuluaga 12. Control Interno Disciplinario Responsable: Jenny Martnez Serna 29

Grupo de Acciones Creativas - GAC La valiosa gestin de los responsables de proceso es apoyada de manera significativa por lderes en cada uno de los mismos, quienes conforman el Grupo de Acciones Creativas - (GAC), en el nivel nacional y por los profesionales de seguimiento en el nivel territorial. El alcance de las responsabilidades, se identifica en la descripcin de los procesos presentada en la respectiva ficha de caracterizacin, en donde se indica: el objetivo del proceso, las actividades que desarrolla, los resultados o productos y/o servicios que entrega, los clientes o partes interesadas, la interaccin que existe con otros procesos y con proveedores, al igual que se hace referencia a recursos, requisitos, documentos y registros aplicables.
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11. MAPA DE PROCESOS
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Documento No Controlado en Caso de Ser Impreso o Descargado
11.1 CARACTERIZACIN PROCESO DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
Objetivo del proceso:
Definir las polticas y lineamientos necesarios para dirigir a la Entidad hacia el cumplimiento de los objetivos estratgicos
Responsable: Corresponsables:
Alto Consejero Presidencial - Director General Secretaria General, Directores Tcnicos de Programas Sociales y de Cooperacin Internacional, Asesor Direccionamiento Estratgico
PROVEEDOR
Presidencia de la Repblica - Consejos Directivos Planeacin Nacional - Ministerio de Hacienda Consejos Comunales y clientes en General Unet a la Accin y Alineate con Accin Social
ENTRADA
Directrices Presidenciales - CONPES Plan Nacional de Desarrollo - Recursos Asignados
ACTIVIDADES
Definir los objetivos y metas estratgicas de la entidad
SALIDA
Objetivos, actividades y calendario
CLIENTES Y PARTES INTERESADAS
Todos los procesos
Asignar recursos para la gestin institucional.
Plan financiero aprobado
Necesidades y Requisitos
Establecer plan de implementacin del Sistema de Gestin Integral y Poltica de Gestin Integrado
Ruta de Implementacin, Poltica y Objetivos de Gestin Integral
Todos los procesos
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo
Orientaciones y metodologa
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable
Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional. Impulsar y coordinar acciones interinstitucionales para canalizar recursos y alianzas estratgicas. Comunicar la Poltica, los objetivos, el compromiso con el cliente, el mejoramiento continuo de la gestin y dems elementos del sistema de Gestin Integral, y coordinar encuentros nacionales y regionales. Adelantar seguimiento peridico a la Gestin Social y de Cooperacin Internacional, a travs de Comits de Direccionamiento Estratgico
Matriz de identificacin de peligros
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Entidades pblicas y privadas del orden nacional e internacional
Entidades pblicas y privadas del orden nacional e internacional Responsables de Procesos y Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral Todos los procesos y Equipos Territoriales
Portafolio de Cooperacin y Agendas Temticas
Directrices, compromisos
Documento para aprobacin
Manual de Gestin Integral aprobado
Todos los procesos
Informes de Gestin y Temticos, Estudios de Impacto
Directrices, actas y ayudas de memoria
Todos los procesos
H
Control y Seguimiento y Organismos de Control Planeacin Responsables de Procesos, Planeacin y Representante de la Direccin para el Sistema de Gestin Integral rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa Informes de auditoras Analizar Informes de auditora y de indicadores de Gestin Directrices para la mejora Todos los Procesos y Organismos de Control
Indicadores
Analisis de indicadores de Gestin Realizar la revisin estratgica
Planes de Mejora
Todos los procesos
Informe Consolidado Revisar el desempeo del Sistema de Gestin de Integrado Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso
Lineamientos y Acciones de Mejora
Todos los Procesos y Representante de la Direccin para el Sistema
Prcticas y controles ambientales aplicados
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano
Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.
Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados
Planeacin
Resultados de indicadores de eficacia, eficiencia y efectividad (tablero de control) No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora..
Realizar seguimiento y anlisis a indicadores
Directrices, sugerencias o lineamientos
Todos los Procesos
Todos los Procesos, Control y Seguimiento y Equipos Territoriales
Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Acciones de mejora, Mapa de riesgos
Todos los Procesos, Control y Seguimiento
PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTO

Gestin Financiera Gestin de Talento Humano
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE

Informes de ejecucin presupuestal Recurso humano, bienestar, viajes, viticos, informes Recursos tecnolgicos (correo electrnico, mantenimiento redes y equipos), informes Infraestructura, vehculos y mantenimeinto de vehculos, informes Eventos, manejo de medios e informes Defensa legal de la entidad e informes Informes de contratos y liquidaciones Archivo y Correspondencia Informes
REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros
Tecnologa de informacin
Gestin Administrativa Comunicaciones Apoyo legal Contratacin Gestin y Administracin Documental Adquisicin de bienes y servicios
Constitucin Poltica de Colombia, Decreto 2467 de 19 de Julio de 2005, Disposiciones Legales, jurdicas y relacionadas, Ley de presupuesto, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. NTC ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Ayudas de memoria, Actas de comits, Planeacin, Calendario Leyes, decretos, resoluciones y 2008, Plan Financero (Distribucin Presupuestal por Proceso y circulares, Plan Indicadores Ver Financiacin Gatos Operativos) y Lista Maestra de Resoluciones Direccin General. Documentos. Ver Tabla de Control de Registros.
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11.2 CARACTERIZACIN PROCESO REGISTRO DE POBLACIN DESPLAZADA

Objetivo del proceso: Reconocer oportunamente la condicin de desplazado, a las personas que han rendido declaracin y que cumplen con los requisitos legales vigentes
Responsable:
Subdirectora de Atencin a Poblacin Desplazada
PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico - Planeacin
ENTRADA
ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accion
CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico
P
Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accion
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable
Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Notificacion a Ministerio Pblico cuando el documento no sea considerado declaracin.
Valorar documentos
Ministerio Pblico
Radicar formatos de declaracin / recursos de reposicin
Registro de ingreso del documento
Poblacin declarante, Subdireccin Atencin Poblacin Desplazada.
Valorar las personas asociadas al documento considerado como declaracin. Ministerio Pblico: Despachos de Procuradura, Defensora y Formatos de declaracin o declaraciones Personeras Municipales diligenciadas Poblacin Declarante Recursos de reposicin Elaborar resoluciones, notificaciones y edictos en casos de no inclusin. Resoluciones, Notificaciones y Edictos Formato de valoracin con resultado de inclusin o no inclusin. Poblacin Declarante Ministerio Pblico
Valoracin por interposicin de recurso de reposicin: ratificacin o modificacin del resultado de la valoracin
Archivar los documentos radicados, declaraciones procesadas y documentos asociados.
Expedientes Poblacin Desplazada Entidades del SNAIPD Ministerio Pblico Observatorio de Derechos Humanos Entes de control rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gesti Administrativa
Generar informacin estadstica oficial
Informes, reportes, estadsticas, acreditaciones
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano
Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.
Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talent aplicados Humano
Direccionamiento estratgico (Calidad)
Asesora - Realimentacin
Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE en INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Atender y
Anlisis y cuadro de control
Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad)
Planeacin
Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
Resultados y anlisis de indicadores
Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico
Poblacin beneficiada- Usuarios
Cuadro de resultados y anlisis
Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social
Acciones de Mejora, Mapa de riesgos
Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico
PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA

Gestin Financiera
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Administracin y trmite de pago de recursos Seleccin y contratacin recurso humano, Bienestar Social, Capacitacin, Viticos, Seguridad y Salud Ocupacional Sistema de Informacin de Poblacin Desplazada, computadores, correo electrnico Infraestructura y servicios generales Apoyo logstico para eventos y en divulgacin de informacin Conceptos Contratacin Asesora en planeacin estratgica Asesora, acompaamiento, capacitacin y administracin de archivo Retroalimentacin del Proceso Apoyo logstico en compras de bienes y servicios
Gestin de Talento Humano
Formato de Valoracin 1)Ley 387 de 1.997, reglamentada por el decreto 2569 del 12 de diciembre de 2.000 Ley 962 del 8 de Julio de 2005. 2)Sentencias - Corte Constitucional. 3)Ley 594 de 2000. 4)Ley 872 de 2003: ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO NTC 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Gua de atencin a poblacin desplazada Manuales de Usuarios Resoluciones Notificaciones Edictos Procedimientos, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos. Reportes de entrega. Pagina Web Ver Tabla de Control de Registros. Ver Tabla de Control de Registros.
Gestin Administrativa Comunicaciones Apoyo legal Contratos y Liquidaciones Planeacin Gestin y Administracin Documental Control y Seguimiento Adquisicin de bienes y servicios
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11.3 CARACTERIZACIN PROCESO ATENCIN HUMANITARIA A POBLACIN DESPLAZADA
Coordinar y/o prestar atencin humanitaria de urgencia y/o emergencia de manera oportuna a la poblacin declarante en situacin de desplazamiento por la violencia.
Responsable:
Subdireccin de Atencin a Poblacin Desplazada
PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Ministerio Pblico Unidades Territoriales Unidades Territoriales Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR rea de Calidad y Mejoramiento Continuo
ENTRADA
Directrices y Lineamientos Declaracin Reporte Inicial de Emergencia Formatos de Valoracin Poblacin Desplazada Orientaciones y metodologa
ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin Valorar y determinar el mecanismo de entrega de la atencin humanitaria. Brindar ayuda inmediata o de urgencia. Verificar concepto de inclusin y programar la atencin humanitaria de emergencia
SALIDA
Plan de Accin Poblacin vulnerable / desplazada atendida
Direccionamiento estrtegico, Planeacin Formato de valoracin con resultado de inclusin Poblacin desplazada atendida Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
Coordinar entrega de atencin humanitaria (Desplazamientos Masivos) Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR Operadores Regionales Proveedores Nacionales Unidades Territoriales Comit Internacional de la Cruz Roja - CICR Operadores Regionales Unidades Territoriales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin Poblacin beneficiada- Usuarios
Poblacin Desplazada
Brindar atencin humanitaria a travs de operador regional o directamente
Poblacin desplazada atendida
Poblacin vulnerable y/o desplazada que ha rendido declaracin ante el Ministerio Pblico Administraciones Municipales
Formatos de entrega de ayudas Actas de entrega
Seguimiento a la atencin
Informe de seguimiento
Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme
Prcticas y controles ambientales aplicados Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores Cuadro de resultados y anlisis
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico
Asesora - Realimentacin Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias
PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTA

Gestin Financiera
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Administracin y trmite de pago de recursos Seleccin y contratacin recurso humano, Bienestar Social, Capacitacin, Viticos, Seguridad y Salud Ocupacional
Sistema de Informacin de Poblacin Desplazada, computadores, correo electrnico
Gestin Administrativa
Infraestructura y servicios generales Apoyo logstico para eventos y en divulgacin de informacin Conceptos Contratos y Liquidaciones Apoyo logstico en compras de bienes y servicios Asesora, acompaamiento, capacitacin y administracin de archivo
Comunicaciones Apoyo legal Contratacin Adquisicin de bienes y servicios Gestin y Administracin Documental
Artculos 15 y 32 de la Ley 387/97, Artculos 15, 17, 20, 21 y 22 del Decreto 2569/00, Sentencia T-025 de 2004, Auto 178/05, Ley 594/00. Ley 872/03. Ley 962/05, artculo 32, Carta de entendimiento Programa Mundial de Alimentos PMA. ICBF y Accin Social OPRS 10366, Decreto 250/05. Circular de Atencin Humanitaria. Documento de entendimiento con el Comit, Documento de entendimiento con el Comit Internacional de la Cruz Roja CICR, CONPES 3400 del 28 noviembre 2005, NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Reporte Inicial de Emergencia Formato de Declaracin Documento de entendimiento con CICR Gua Operativa Criterios Operativos. Manual de procedimientos OPRS 10366 Procedimientos aprobados por O y M, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos. Formatos de valoracin Remisin para Atencin Actas o formatos de entrega Encuestas Actas de acuerdos Ver Tabla de Control de Registros.
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11.4 CARACTERIZACIN PROCESO AYUDA SOLIDARIA A VICTIMAS DE LA VIOLENCIA
Atender con calidez y de manera eficiente y eficaz, las solicitudes de asistencia humanitaria de la poblacin civil afectada por actos terroristas, para contribuir a resarcir la dignidad de las victimas.
Responsable:
Subdirectora de Atencin a Vctimas de la Violencia PROVEEDOR ENTRADA

Directrices y Lineamientos
ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accion Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
Elaborar Plan de Accion Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable En las unidades territoriales orientan a las vctimas de la violencia sobre sus derechos, para obtener asistencia humanitaria, recepcionan solicitudes y acompaan en el pago Recepcionar las solicitudes de ayuda humanitaria en el Nivel Nacional
Beneficiarios orientados
Solicitantes
Solicitudes Documentos requeridos Alcaldas Municipales Personeras Municipales Comits de Atencin y Prevencin de Desastres
Estudiar las solicitudes nuevas, estudio de solicitudes de complementacin Informacin del estado de la solicitud. Registrar en el sistema
Vctimas
H
Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP)
Comunicar a los beneficiarios sobre pagos de asistencia humanitaria efectuados Actos administrativos de reconocimiento y pago
Gestin Financiera
Elaborar de resoluciones de reconocimiento y pago de asistencia humanitaria
Gestin Financiera
Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso
Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias
Planeacin
Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico
Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Disponibilidad Presupuestal, Recursos financieros, Registros contables, Pago a Victimas. Soporte tecnolgico, desarrollo, sistema de informacin a victimas, telecomunicaciones. Respuesta a tutelas y conceptos Suministro de bienes y servicios Bienestar social, capacitacin, seguridad social, comisiones, vinculaciones y seguridad y salud ocupacional . Pagina Web, cartillas del programa, comunicados de prensa. Archivo y correspondencia Asesoris, aprobacin de documentos Auditorias de gestin y de calidad, seguimiento a plan de accin Asesoris en contratacin Adquisicin y suministro de bienes y servicios
Gestin Financiera
Tecnologa de la Informacin Apoyo Legal Gestin Administrativa
LEYES 368 de 1.997 - 418 de 1.997 - 548 de 1.999 782 de 2.002 1106 de 2,006 NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Resolucin 7381 de 2004, Oficios, Resoluciones de Manual de Procesos y reconocimiento y pago, Solicitudes procedimientos, Formatos, Plan desde las Unidades Territoriales, Indicadores. Ver Lista Maestra Ver Tabla de Control de Registros. de Documentos.
Talento Humano
Comunicaciones Gestin y Administracin Documental Planeacin Control y Seguimiento Contratacin Adquisicin de Bienes y Servicios
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11.5 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE DONACIONES
Gestionar y administrar eficientemente los recursos recibidos en especie y donarlos de manera pertinente, a travs de entidades operadoras, a la poblacin vulnerada y vulnerable del pas, con el fin de contribuir a mejorar sus condiciones de vida.
Responsable:
Coordinador Nacional Proceso de Gestin de Donaciones PROVEEDOR ENTRADA

Directrices y Lineamientos en Gestin Integral
ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accin (Calidad, S&SO y Ambiental), Presupuesto Operativo y Plan Financiero Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales

Direccionamiento Estratgico
Direccionamiento Estratgico (Planeacin, Talento Humano, Administrativa)
PLANEACIN
Elaborar Plan de Accin (Calidad, S&SO y Ambiental), Presupuesto Operativo y Planes Financieros
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Gestionar Recursos Formalizar donaciones Registrar entidades operadoras Autorizacin para tramitar donacin Documento de donacin Respuestas a solicitantes Propuesta de Donaciones, Acta comit de donaciones, Autorizaciones para recibo de donaciones Donacin entregada y acta Entregar de donaciones Legalizar las donaciones Elaborar informes Informe Contador Informes donaciones
Donante
Carta de Intencin del Donante
CAPTACIN
Donante Entidad Operadora Donantes y Unidades Territoriales
Entidad solicitante
Solicitud donacin
COLOCACIN
Elaborar propuesta de donaciones y presentarla a Comit de Donaciones Recibir de donaciones
Donante
Donaciones
H
Donante Documentos para legalizacin
LOGSTICA (Unidades Territoriales) CONTROL Y SEGUIMIENTO
Donante Entidad Operadora (poblacin vulnerada y vulnerable) Gestin Financiera Accin Social, Donantes, entes de control rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento Estratgico (GERESS) Direccionamiento Estratgico (GERESS, Talento Humano, Administrativa, Control y Seguimiento) Direccionamiento Estratgico (GERESS, Planeacin) Direccionamiento Estratgico, Procesos, Control y Seguimiento, GERESS, Talento Humano, Administrativa)
Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Controlar el Producto No Conforme
Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Anlisis y cuadro de control
Direccionamiento Estratgico (Planeacin, GERESS, Talento Humano, Administrativa, Control y Seguimiento)
Asesora - Retroalimentacin
V
Derechos de peticin, quejas, reclamos, encuestas y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, identificacin de riesgos, indicadores, revisin por la Direccin, informes de auditoria
Efectuar anlisis y seguimiento a las actividades, planes, presupuestos (Calidad, S&SO y Ambiental), indicadores (ver plan de inidacadores) y controlar riesgos. Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias. Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Generar no Conformidades e Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora
Cuadro de resultados y anlisis de indicadores Respuestas a los usuarios. Cuadro de resultados y anlisis No conformidades, Acciones Correctivas (mapa de riesgos), Preventivas y de Mejora
Poblacin beneficiada - Usuarios
Contratistas, Usuarios, Procesos, Auditorias Internas y Externas

COMUNICACIONES GESTION FINANCIERA APOYO LEGAL CONTRATACIN GESTION ADMINISTRATIVA ADQUISICIN BIENES Y SERVICIOS GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL TALENTO HUMANO TECNOLOGA DE INFORMACIN DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO PLANEACIN

Pgina Web, cartillas, videos, comunicados prensa. Recursos Financieros, registro contable. Consultas, conceptos, resolucin casos jurdicos y disciplinarios Elaboracin y legalizacin contratos Bienes y servicios. Contratacin bienes y servicios Transferencias y archivo expedientes Seleccin, funciones y capacitacin Desarrollo y mantenimiento de la aplicacin, soporte tcnico, telecomunicaciones. Directrices, Lineamientos y asesoras
1)Decreto 2467/05. 2)Res. 787/05. 3)Res. 2847/07 (ROD). 4)Decreto 2685/99. 5)Decreto 1012/04. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Documentos de donacin, Acta Comit de Donaciones, Manual de Usuario para la autorizaciones para recibo y entrega Aplicacin de Donaciones, Manual de donaciones, actas de recibo y de procesos y procedimientos, entrega de donaciones, lista de Reglamento Operativo de asignacin, solicitudes de Donaciones, Gua para el donaciones, respuestas a solicitudes, tratamiento del producto y/o servicio cmara de comercio de entidades no conforme, Plan de indicadores, operadoras, documentos para Plan de accin, Ver Lista Maestra nacionalizacin de donaciones, de Documentos, formatos diligenciados. Ver Tabla de Control de Registros.
36
11.6 CARACTERIZACIN PROCESO RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA - ReSA
Impulsar proyectos de produccin de alimentos para el autoconsumo estimulando la permanencia en el campo de la poblacin en riesgo de desplazamiento y/o permitiendo el retorno de la poblacin desplazada a sus tierras, recobrando en parte su capacidad productiva
Responsable:
Coordinador Nacional Proceso Red de Seguridad Alimentaria - ReSA
PROVEEDOR
ENTRADA
Directrices y lineamientos
ACTIVIDADES
Elaborar plan de accin
SALIDA
Plan de accion

Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Direccionamiento Estratgico - Planeacin Documento del proyecto que cumple con los requisitos de ReSA Gestionar los recursos de cofinanciacin para proyectos Acuerdos de cofinanciacin para los proyectos Poblacin beneficiaria ReSA
P
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable
Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Ficha resmen de proyectos con concepto de viabilizacin
Valorar los proyectos presentados Entes territoriales, federaciones, corporaciones, empresa privada, organizaciones nacionales e internacionales, organizaciones comunitarias Documentos necesarios para la legalizacin del convenio Elaborar Pliegos de Condiciones
Proceso Contratacin Pliegos de Condiciones elaborados para el proceso contratacin Proyectos operando de acuerdo a los Pliegos de Condiciones fijados en la contratacin Informes de avance de ReSA Poblacin beneficiaria ReSA
Proyectos en ejecucin Entidades operadoras y unidades territoriales rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa
Desarrollar proyectos contratados por parte de entidades operadoras
Informes de ejecucin y supervisin
Realizar acompaamiento y seguimiento a los proyectos en desarrollo
Poblacin beneficiaria ReSA
Asesora - retroalimentacin
Controlar el producto y/o servicio no conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del cliente - usuario Atender y consolidar quejas, reclamos y sugerencias
Planeacin - Direccionamiento Estrategico (Calidad)
Planeacin
Asesora - retroalimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estrategico
Poblacin beneficiada - usuarios
Operadores, entidades cofinanciadoras, usuarios, procesos Accin Social
Implementar acciones correctivas, preventivas y de mejora
Acciones de mejora, mapa de riesgo, matriz Control y Seguimiento - Direcionamiento Estratgico seguimiento acciones correctivas
Talento Humano
Seleccin de personal, funciones y capacitacin
Contratacin
Elaboracin de contratos, evaluacin operadores, liquidacin contratos
Tecnologa de la Informacin
Tecnolgicos, sistemas de informacin y soporte
Apoyo Legal
Consultas, conceptos, resolucin de casos
Bienes y servicios
Decreto 2467/05, Ley 368/97, Ley 387/97, Resolucin 3300/03, Resolucin 0637/05, Resolucin 0833/05, Resolucin 9399/06, Ley 80/93, Ley 1150/07, Resoluciones del ICA 2101/07 y 2833/07, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Gestin Financiera
Recursos financieros
Proyecto ReSA, ficha resmen proyecto ReSA, pliegos de condiciones, convenio Procesos y procedimientos, perfeccionado, caracterizacin de gua de proyectos ReSA, gua beneficiarios, correspondiencia para el tratamiento del producto referente a proyectos, actas de y/o servicio no conforme, plan comit tcnico operativo local, acta de indicadores evaluacin de liquidacin de contratos, informe usuario final, evaluacin fsico financiero, informe de usuario aportante.Ver Lista supervisin de contratos, aval para Maestra de Documentos. prrroga. Ver Tabla de Control de Registros.
Gestin y Administracin Documental
Archivo y correspondencia
Comunicaciones
Medios de difusin, revisin de material
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11.7 CARACTERIZACIN PROCESO INFRAESTRUCTURA
Atender de manera eficaz, eficiente y oportuna a las poblaciones focalizadas; gerenciando, coordinando y articulando el desarrollo de proyectos integrales de infraestructura, brindando herramientas para promover su sostenibilidad.
Responsable:
Coordiandor Nacional Proceso de Infraestructura.
PROVEEDOR
ENTRADA
Directrices y Lineamientos.
ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin. Determinacin de la poblacin en donde se ejecutaran los proyectos.
SALIDA
Plan de Accin. Poblaciones focalizadas. Proyectos Priorizados. Proyectos Viabilizados.

Direccionamiento Estratgico, Entidades de orden gubernamental, Comunidades Organizadas, Banca Multilateral, Procesos Misionales o de Realizacin, Organismos de Cooperacin.
Priorizacin de proyectos de infraestructura social, de acuerdo con las necesidades. Planeacin Interna.
Poblacin y Comunidad potencialmente beneficiada
Viabilizacin de proyectos. Alianzas estratgicas Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Accin Social y Aliados estratgicos
Administradoras de recursos, Entidades de orden Trminos de Referencia, Justificacin y Disponibilidad gubernamental, Aliados estratgicos presupuestal.
Solicitar contratacin de proyectos.
Solicitud de Contratacin.
Contratacin
Contratacin
Contrato Legalizado.
Gerencia al desarrollo de proyectos a travs de los interventores y facilitadores sociales.
Acta de Inicio, Informes de seguimiento peridico, Acta de Finalizacin. Prrroga, Actas de suspensin, de modificacin o de terminacin anticipada del proyecto.
Supervisor
Interventores y facilitadores sociales
Informes de seguimiento peridico.
Solicitar prorroga, suspensin, modificaciones o terminacin anticipada del proyecto.
Contratacin
H
Contratistas Proyecto. Realizar la entrega a las poblaciones o comunidad beneficiada. Acta de recibo final Poblacin, comunidad beneficiada y supervisor.
Asesora - Retroalimentacin.
Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme.
Anlisis y cuadro de control.
Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad)
Planeacin
Asesora - Retroalimentacin. Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin. No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES). Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario . Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias.
Resultados y anlisis de indicadores.
Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico
Cuadro de resultados y anlisis.
Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Acciones de Mejora.

GESTIN FINANCIERA

Recursos para pago. Sistema de informacin Infrapaz, Sistema SIPOD, correo electrnico, autocad, project.
TECNOLOGA DE INFORMACIN GESTIN DE TALENTO HUMANO CONTRATACIN
Contratos. Procesos de seleccin, capacitaciones y comisiones. Contratos y modificaciones. 1)Ley 80 de 1993 (Decretos reglamentarios). 2)Acuerdos institucionales. 3)NTC NSR 98 (Norma de Diseo y Construccin Sismoresistente). 4)Ley 142 de 1994 y Decreto 302 de 2000 (normas servicios pblicos). 5)Normas ambientales. 6)Ley 850 de 2003 (Veeduras ciudadanas) Normas de INVIAS. 7)Ley 812 de 2003, del Min. Ambiente y R.A.S. De 2000. 11)Normas Generadas por Aliados Estratgicos, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14000:2004 Y OHSAS 18001:2007 Actas de Comit de seguimiento. Manual Operativo. Prediseos. Manual de contratacin FIP. Diseos. Manual de contratacin de Administradoras de Recursos. Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos. Informe de gestin. Fotografas. rdenes de pago. Ver Tabla de Control de Registros.
GESTIN ADMINISTRATIVA
Infraestructura fsica, equipos, computadores, insumos de oficina, servicios generales y apoyo logstico.
APOYO LEGAL ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS COMUNICACIONES
Conceptos Jurdicos. Suministro de bienes y servicios. Publicaciones en Web, portal nico de contratacin y acompaamiento y registro documental. Correspondencia y Archivo.
GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
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11.8 CARACTERIZACIN PROCESO FAMILIAS EN ACCIN
Entregar de manera eficiente y eficaz, un apoyo monetario directo a las familias del nivel 1 del SISBEN o a las familias desplazadas para mejorar la salud y la educacin de los menores a cambio del cumplimiento de compromisos por parte de estas.
Responsable:
Coordinador (a) Nacional Proceso Familias en Accin
PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Departamento Admimistrativo Nacional de Estadstica Administracin Municipal
ENTRADA
Lineamientos y Directrices Proyeccines de poblacin por municipios Evaluacin
ACTIVIDADES
Elaborar del Plan de Accin
SALIDA
Plan de Accin

Direccionamiento Estratgico y Planeacin
Focalizacin municipal para identificar los municipios potenciales Lista de municipios elegibles Identificar capacidad potencial del municipio en salud y educacin Municipios potenciales y familias potenciales del Nivel 1 del SISBEN o Desplazadas con menores de 18 aos Lista de familias elegibles
Departamento Nacional de Planeacin Proceso Registro nico de Poblacin Desplazada rea de Calidad y Mejoramiento Continuo
Encuesta SISBEN Lista de familias inscritas en el SUR
Focalizacin familias para identificar las familias elegibles
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo la reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Legal Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Insumos matriz de identificacin de peligros y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo matriz de requsitos legales Legal
Administracin Municipal SIFA Direccionamiento Estratgico SIFA Entidades bancarias Entidad externa para verificacin de requisitos
Recurso humano y logstica para inscripciones Lista de familias elegibles Plan de accin Base de datos subsidios a liquidar Relacin de pagos y no pagos Formatos de verificacin de compromisos y base de datos Trmite de novedades
Inscripcin de las familias en los municipios Promocin de la salud y la educacin familiar Entregar extracto de pago a madre titular para cobro en el banco Realizar conciliacin y actualizar sistema de informacin
Solicitud de desembolso a instituciones financieras Lista de asistencia Extracto de pago Reportes Familias con pago y no pago Extracto de pago Prcticas y controles ambientales aplicados
Proceso: Gestin Financiera
Madre Titular Programa Familias en Accin
Verificar cumplimiento de compromisos de familias para siguientes pagos Determinar familias que recibirn siguientes pagos Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso
Madre Titular Programa Familias en Accin Madre Titular Programa Familias en Accin rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Secretara Tcnica - Comit de Gestin Integral Poceso Planeacin
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Secretara Tcnica-Comit de Gestin Integral Direccionamiento estrategico Direccionamiento Estratgico y Planeacin Familias beneficiarias, entidades de control, comunidad en general
Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme
Realizar medicin y seguimiento a los indicadores Evaluar satisfaccin del Cliete - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos, peticiones, sugerencias, trmite de novedades
Resultados y anlisis de indicadores Resolucin de Novedades, Resolucin de Quejas y Reclamos, Resolucin de peticiones
Formularios de Novedades, Formularios Familias beneficiarias, entidades de control, de Quejas y Reclamos, Oficios de comunidad en general peticiones Familias beneficiarias- usuarios, Secretara Tcnica-Comit de Gestin Integral, Procesos de Planeacin, Control y Seguimiento Direccionamiento Estrategico
No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora..
Acciones de Mejora
Familias beneficiarias- usuarios,Unidades Territoriales, Secretara Tcnica Comit de Gestin, Procesos de Planeacin, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estrategico

Tecnologa de informacin Contratacin Gestin Financiera Talento Humano Apoyo Legal Gestin y Administracin Documental Adquisicin de Bienes y Servicios Gestin Administrativa Comunicaciones

Computadores, correo electrnico, Soporte tcnico, SIFA Contratos Administracin de recursos (CDP, RP) Contratacin de personal Conceptos jurdicos Correspondencia y archivo Compras solicitadas Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Apoyo en eventos y divulgacin de informacin
CONPES 3081 junio 28/2000, Contrato con entidades externas, bancos y banca internacional, Ley 872/03, Ley 594/2000; ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Cartillas, formatos, instructivos y guas Programa Familias en Accin, Formatos, instructivos y guas ACCIN SOCIAL. Leyes, decretos, Resoluciones, circulares vigentes, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.
Formularios de inscripcin de familias, familias capturadas en sistema de informacin. Ver Tabla de Control de Registros.
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11. 9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILICITOS, PCI

Objetivo del proceso: Responsable: PROVEEDOR Organismos internacionales Erradicar manualmente, prevenir y sustituir los cultivos ilcitos en el territorio nacional y, apoyar la reintegracin a la vida civil. Coordinadora Nacional Programa Presidencial contra Cultivos Ilcitos PCI ENTRADA Tratados ratificados Sistema Integrado de monitoreo de cultivos ilcitos Plan Nacional de Desarrollo, lineamiento de poltica documento Conpes 3218 y Directivas Presidenciales Directrices y Lineamientos Inversiones complementarias, Informacin P Otras entidades que participan en la lucha contra las Drogas en Colombia Otras entidades que apoyan proyectos de desarrollo alternativo Informacin cartogrfica, recursos (humanos, tcnicos y financieros) Informacin (convotarias, planes de accin, cartografa) Identificar zonas con cultivos, acordar seguridad para la intervencin en las zonas seleccionadas, realizar sobrevuelos, intercambiar informacion Zonas identificadas PCI ACTIVIDADES Adoptar el marco de poltica internacional SALIDA Marco de poltica CLIENTES Y PARTES INTERESADAS PCI
Presidencia de la Repblica y DNP
Establecer llineamientos y directrices para la formulacin de los planes de accin del PCI
Lineamientos y directrices
Programas, Proyectos y Actividades PCI
Proceso Direccionamiento Estratgico Otros Programa y reas de Accin Social
Elaborar Planes de Accin Planear actividades conjuntas, depurar bases de datos e intercambiar experiencias de intervencin
Planes de Accin Informacin depurada y resultados de proyectos conjuntos
Proceso Direccionamiento Estratgico - PCI Beneficiarios focalizados en los proyectos conjuntos y Programas Accin Social
Articular las acciones del PCI a los lineamientos del Pas
Actividades articuladas con otros organismos gubernamentales Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales
Beneficiarios PCI
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable DESARROLLO ALTERNATIVO (ERRADICACION MANUAL VOLUNTARIA)
Naciones Unidas (UNODC - SIMCI) IDEAM DANE ALCALDIAS MUNICIPALES IGAC MINAMBIENTE-Parques Nacionales
Informacin de Cultivos Ilcitos Cobertura de Bosques Censo de Poblacin Planes de Ordenamiento Territorial Cartografia basica y catastral
Focalizar y delimitar zonas de intervencin
Municipios y Veredas para intervencin del Programa
Presidencia de la Repblica y Alta Direccin Accion Social (Alto Consejero y Coordinadora PCI)
Programa Familias Guardabosques
ACTA de familias beneficiarias potenciales Formularios de Inscripcion Documentos Soporte Familias Beneficiarias
Vincular familias beneficiarias
Contratos Colectivos Contratos Individuales
Familias beneficiarias guardabosques inscritas
PCI (ADTS-SIG)
Acta de Focalizacion de veredas, Resguardos Indigenas y Consejos Comunitarios
Realizar actividades de Georeferenciacin y socializacion del Programa
Familias beneficiarias potenciales
Familias Guardabosques
Programa Familias Guardabosques (Grupo Operativo) UNODC Comit Local de Acompaamiento Comit Comunitario de Verificacion y Control Social Direccion del Tesoro Nacional
Contrato Individual Informe verificacion vereda libre de ilcitos Actas del Comit Local de Acompaamiento Acta del Comit Comunitario de Verificacion y Control Social Recursos del Presupuesto de la Nacin
Pagar el incentivo econmico condicionado
Recursos girados y pagados del incentivo econmico condicionado
Familias beneficiarias guardabosques inscritas
Programa Familias Guardabosques (Grupo Operativo) Direccion del Tesoro Nacional Organizaciones Gobernaciones y Alcaldias Municipales Corporaciones Autonomas Regionales Programas Sociales de nivel nacional
Nmero de Contratos Individuales por vereda vinculada Recursos del Presupuesto de la Nacin
Brindar acompaamiento para el desarrollo de actividades tcnico ambientales y sociales
Familias capacitadas en temas tcnicos ambientales y sociales Habilidades creadas y/o fortalecidas para la implementacion de iniciativas productivas
Familias beneficiarias guardabosques vinculadas
Perfiles de Proyectos
Brindar acompaamiento para la ejecucin de Proyectos Productivos
Proyectos productivos viabilizados
Familias vinculadas al proyecto productivo
ERRADICACIN MANUAL FORZOSA Presidencia de la Repblica Fuerza Pblica Alta Direccin Accin Social (Alto Consejero y Coordinacionadora del PCI) Empresa de Servicios Temporales Concertacin y compromisos interinstitucionales Verificacin en campo Reporte de seguridad Lista de Potenciales Erradicadores Contratos de Transporte, Recursos Humanos, vveres, herramientas y dems insumos necesarios para el montaje de campamentos de los grupos mviles de erradicacin Avanzada de seguridad Zonas de intervencin de los Grupos Mviles de Erradicacin Fuerza Pblica Grupos Mviles de Erradicacin
Definir las zonas a intervenir
Definir estrategias y criterios de reclutamiento de erradicadores
Erradicadores contratados
PCI - Grupos Moviles de Erradicacion
H Definir la logstica del montaje de los campamentos y transporte de los erradicadores a las zonas de intervencin Campamentos montados y erradicadores en zona
Empresas pblicas o privadas Fuerza Pblica
Fuerza Publica Grupos Mviles de Erradicacin Erradicadores contratados
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11. 9 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILICITOS, PCI

Objetivo del proceso: Responsable: Erradicar manualmente, prevenir y sustituir los cultivos ilcitos en el territorio nacional y, apoyar la reintegracin a la vida civil. Coordinadora Nacional Programa Presidencial contra Cultivos Ilcitos PCI Avanzada de seguridad Erradicadores contratados ubicados en zona con su dotacin correspondiente
Programa Grupos Mviles de Erradicacin Fuerza Pblica
Realizar la erradicacion Manual Forzosa en Campo en las zonas de intervencin
Zonas intervenidas libres de cultivos ilcitos
Comunidad Local, Nacional e Internacional
Direccionamiento estratgico (Calidad), Asesores PCI Naciones Unidas PCI Planeacin, Naciones Unidas y PCI
Asesora - Realimentacin, resultado aplicacin herramientas de control Zonas de intervencin del PCI Informes Asesora - Realimentacin V
Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Monitoreo y verificacin de reas libres de cultivos ilcitos y, medicin de zonas erradicadas Seguimiento a los Planes de Accin PCI Realizar medicin y anlisis de indicadores (Tablero de control Accin Social)
Anlisis y cuadro de control Informes y Ajustes Informes y Ajustes Resultados y anlisis de indicadores y, Planes de accin para mejoramiento continuo
PCI, Oficinas de Planeacin y Calidad de Accin Social Presidencia de la Repblica, Alta Direccin y PCI Planeacin - Alta Direccin y PCI Presidencia Republica, Cooperantes, Familias y Asociaciones Beneficiarias Planeacin - Alta Direccin , PCI Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin, Alta Direccin y PCI
Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o sondeo de percepcin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
Evaluar satisfaccin del Cliente Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias
Planes de Mejora, Mapa de riesgos
Control y Seguimiento - Alta Direccin y PCI
Gestin Financiera
Recursos para pago (CDP, RP y Pago)
Conpes 3218 de 2003
Plan Nacional de Desarrollo Gestin de Talento Humano Recurso Humano, Bienestar y Capacitacin Ley 388 de 1997 de planes de ordenamiento Territorial Ley 30 de 1986 captulo 7 Tecnologa de Informacin Computadores, Ploter, Scaner, Correo Electnico, Fax y Soporte Resolucin 001/94, 005/00, 0013/03 del Consejo Nacional de Estupefacientes Cartilla PFGB Cartilla Proyectos Productivos Formatos del PCI y Accin Social Requisitos Legales
Gestin Administrativa Comunicaciones Planeacin Apoyo Legal y Contratacin Gestin y Administracin Documental
Infraestructura, papelera, Elementos de Oficina, elementos de Archivo y Servicios Generales Apoyo para difusin y eventos del PCI BPIN, indicadores, asesorias y Plan de Accin
Resolucin 1065/01 y 1054/03 del Ministerio de Medioambiente
Ley 594/00 (Archivstica), Acuerdos 042/02 y 060/00 Contratos y Conceptos Correspondencia y Elementos para archivo Ley 872/03, NTCGP 1000/04, ISO 9001/08
Adquisicin de Bienes y Servicios
Compras de bienes y servicios
ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Lista de verificacin de documentos Matriz de Focalizacin de Municipios Lista de Priorizacin Municipal y Mapa FGB Lista de Zonas FGB Cronograma de Foros FGB Lista de asistencia y de Huella y Firma FGB Acta de Preliquidacin FGB Certificado CCVCS FGB Informe de UNODC FGB Actas Cronogramas e Informes de visita de campo Hoja verde Certificacin de desembolso Plan financiero Plan de acompaamiento Proyectos presentados, calificados y seleccionados PP Cronograma de coordinacin de proyectos productivos Mapas y fotografias de zonas GME Contratos y documentos soportes
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11.10 CARACTERIZACIN PROCESO GENERACIN DE INGRESOS

Objetivo del proceso: Contribuir con la superacin de la pobreza de poblacin vulnerable y desplazada del territorio nacional, mediante la planeacin, implementacin, seguimiento y evaluacin de estrategias que le permitan a esta poblacin aprovechar sus capacidades y potencialidades para mejorar sus niveles de ingresos. Responsable: PROVEEDOR Direccionamiento Estratgico - Planeacin Unidades Territoriales Alcaldas municipales Gobernaciones Secretaras de Agricultura y Desarrollo Econmico Organizaciones Sociales Universidades e instituciones acadmicas Gremios econmicos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Coordinador Nacional del Proceso Generacin de Ingresos. ENTRADA Directrices y Lineamientos Solicitudes de informacin ACTIVIDADES Elaborar Plan de Accin Identificar beneficiarios potenciales para la intervencin del programa SALIDA Plan de Accin Beneficiarios potenciales idenficados Poblacin Vulnerable y desplazada CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Propuestas aprobadas. Operadores de estrategias.
Orientar la estrategia de generacin de ingresos apropiada para los beneficiarios potenciales identificados.
Beneficiarios potenciales idenficados en cada estrategia.
Orientaciones y metodologa Orientaciones y metodologa Propuestas aprobadas. Operadores de estrategias.
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Entregrar la propuesta al operador de la estrategia.
Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Propuestas aprobadas asignadas al operador de la estrategia Estrategias en ejecucin de acuerdo a los Terminos de Referencia fijados en la contratacin del operador. Informes de Avance de cada uno de los proyectos. Prcticas y controles ambientales aplicados
Equipo de trabajo del programa Generacin de Ingresos.
Estrategias Programa Generacin de Ingresos. Poblacin Potencial Seleccionada. Operador seleccionado Informe de ejecucin y Supervisin H
Poblacin Vulnerable y desplazada
Ejecucin de las estrategias por parte del operador seleccionado.
Operador rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento Estratgico, Gestin Administrativa y Talento Humano Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin Poblacin beneficiada- Usuarios Poblacin beneficiada- Usuarios
Hacer acompaamiento y seguimiento a los proyectos en ejecucin Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Participar en los programas de Seguridad, Salud Ocupacional y Gestin Ambiental Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme
Poblacin Vulnerable y desplazada / Equipo Generacin de Ingresos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Equipo Generacin de Ingresos y Poblacin Objetivo Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente Equipo Generacin de Ingresos. Gerencia de Servicio al Cliente. Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico
Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Actividades Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores Cuadro de resultados y anlisis Informe consolidado y propuestas de mejora
Programas Asesora - Realimentacin Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin Encuesta de Satisfaccin de Beneficiarios No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora. V
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Recibir y analizar las encuestas de satisfaccin a los beneficiarios
PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTUA Gestin Financiera Gestin de Talento Humano Planeacin Control y Seguimiento
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Recursos Financieros para pago (CDP, RP, pagos.) Seleccin, Recurso humano, tiquetes, viticos, gastos de viaje, Bienestar social, Capacitacin, Seguridad Social y Salud Ocupacional. Asesoria planeacin estratgica, Aprobacin de Documentos Retroalimentacin del proceso, Auditorias de gestin, Seguimiento al plan de accin Soporte tecnolgico, Soporte del sistema de informacin del Programa Generacin de Ingresos SIGIN, Computadores, correo electrnico, impresoras, fax Suministro de Bienes y Servicios, Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Compras y suministros de bienes y servicios Apoyo logstico para divulgacin de grupos exitosos y coordinacin de eventos, Cartillas, pendones y calcomanias del programa. Revisin de material, comunidados de prensa. Conceptos. Consultas Jurdicas. Correspondencia, Administracin Documental. Contratos y Convenios. Asesora. Liquidacin de contratos y convenios.
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Leyes y Decretos Sentencias Circulares Registros Formato de Acta Formatos de Accin Social Planilla de programaciones mensuales de asesores Ver Tabla de Control de Registros.
Gestin Administrativa Adquisicin de Bienes y Servicios
Comunicaciones
Resolucin N 01445 de 04/Mayo de 2007 por la cual se crea el Programa Generacin de Ingresos. Sentencias de la corte consitucional. Ley 594/00. Decreto 250/05. Circular de atencin humanitaria. Documento de entendimiento con agencias internacionales. Ley 811 de 2003 por la cual se crean las organizaciones de cadenas en el sector agropecuario, pesquero, forestal, acucola, las Sociedades Agrarias de Transformacin, SAT, y se dictan otras disposiciones. Conpes 102 ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Manual de Proceso y Procedimientos Guia para el tratamiento del producto y servicio no conforme Plan de indicadores del proceso
Ver Lista Maestra de Documentos.
Apoyo Legal Gestin y Administracin Documental Contratacin y Liquidaciones
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11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ
Apoyar a la poblacin vulnerada y vulnerable en regiones afectadas por la violencia, mediante proyectos socioeconmicos, culturales, polticos y de fortalecimiento de la institucionalidad pblica, que contribuyan a la paz y al desarrollo. Coordinador Nacional Proceso Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz
Responsable:
PROVEEDOR
Proceso Direccionamiento Estratgico - Proceso Planeacin Proceso de Direccionamiento Estratgico; Delegacin Unin Europea, PNUD
ENTRADA
Directrices y Lineamientos Polticas, directrices y lineamientos estratgicos; Disposiciones tcnicas, Convenio de Financiacin Unin Europea Polticas, directrices y lineamientos estratgicos; Contrato de emprstito Banco Mundial; Convenio de Financiacin Unin Europea; POG
ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin
SALIDA
Plan de Accin

Proceso Planeacin - Proceso Direccionamiento Estratgico Organizaciones Socias, Delegacin Unin Europea, PNUD, Proceso Gestin Social, Proceso Cooperacin Internacional, DNP Organizaciones Socias, Banco Mundial, Delegacin Unin Europea, Macro proceso Gestin Social, Proceso Cooperacin Internacional, DNP
Formular Plan Operativo Global - POG
POG aprobado por la fuente de financiacin
Proceso de Direccionamiento Estratgico; Banco Mundial; Delegacin Unin Europea
Formular Plan Operativo Anual - POA
POA aprobado por la fuente de financiacin
Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales
Delegacin Unin Europea; Proceso de contratacin
Gua de Procedimientos contractuales, POG, POA, contratos legalizados Gua de Procedimientos contractuales, Manual Operativo, POA Gua de Procedimientos contractuales, Manual Operativo, POG, POA, Contratos
Ejecutar directamente proyectos para poblacin vulnerada y vulnerable Ejecutar proyectos para poblacin vulnerada y vulnerable a travs de Organizaciones Socias Ejecutar contratos para consultorias, estudios, intercambios de experiencias, comunicaciones y otros, que apoyan la implementacin del Proyecto Acompaar, capacitar y asesorar a las Organizaciones Socias
Proyectos ejecutados
Operadores, Instituciones Pblicas, Organizaciones Usuarias, Comunidades vulnerables y vulneradas Operadores, Organizaciones Usuarias, Instituciones Pblicas, Comunidades vulnerables y vulneradas Organizaciones Socias, Comunidades vulnerables y vulneradas Organizaciones Socias
Delegacin Unin Europea, Banco Mundial Delegacin Unin Europea, Banco Mundial ; Proceso de Contratacin Unidad Coordinadora del Proyecto -(UCP), Unidades Territoriales (UT) Organizaciones Socias, Unidad Coordinadora del Proyecto -(UCP), Consultores Externos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano
Proyectos ejecutados
Contratos ejecutados Acompaamiento, capacitacin y asesoria brindadas para la implementacin del programa Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Pblicas fortalecidas
Gua de Procedimientos contractuales, Manual Operativo
Fortalecer institucionalmente a Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Pblicas Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.
Organizaciones Usuarias, Operadores e Instituciones Pblicas
Prcticas y controles ambientales aplicados Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Informes trimestrales y semestrales de seguimiento, Informe Evaluacin de Impactos Tempranos Planilla para el control de producto y/o servicio no conforme, Cuadro de seguimiento de producto y/o servicio no conforme Tablero de Control actualizado
Organizaciones Socias, Operadores, Consultores Externos, Supervisores
Fichas de seguimiento, Informes de supervisin, Informes regionales de seguimiento, Informes de avance
Realizar seguimiento a la implementacin , ejecucin e impacto de los proyectos
Banco Mundial, Delegacin Unin Europea
Direccionamiento estratgico (Calidad), Secretaria Tcnica del Comit de Gestin Integral Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP); Proceso de Planeacin Clientes - Usuarios Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) Organizaciones Socias (OS) Auditores Externos
Asesora - Realimentacin, guia de producto y/o servicio no conforme Directrices para la construccin de los indicadores. Resultados de la aplicacin de instrumentos de medicin Informes de Seguimiento, Ayudas de memoria de las Misiones Hallazgos de la auditoria Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
Secretaria Tcnica del Comit de Gestin Integral; Direccionamiento estratgico (Calidad) Proceso de Direccionamiento Estratgico; Proceso de Planeacin. Gerencia de Servicios y soluciones; Proceso de Planeacin; Proceso de Direccionamiento Estratgico Proceso Direccionamiento Estratgico; Banco Mundial; Delegacin Unin Europea Proceso direccionamiento estratgico; Proceso gestin financiera; Banco Mundial; Delegacin Unin Europea, Organismos de certificacin, Entes de control. Gerencia de servicios y soluciones - Proceso planeacin Proceso direccionamiento estratgico
Realizar medicin y seguimiento a los indicadores
V
Evaluar satisfaccin del cliente Analizar resultados de las Misiones de Evaluacin por parte de las Fuentes de Financiacin Analizar resultados de las Auditorias realizadas Evaluar satisfaccin del Cliente/Usuario consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Atender y Informe y anlisis de mediciones realizadas Programas ejecutados y Personal sensibilizado Programas ejecutados y Personal sensibilizado Cuadro de estadstica de resultados y anlisis
Comunidad beneficiada- Usuarios del programa
Contratistas, Usuarios/Beneficiarios del Proceso, Procesos Accin Social.
Acciones de Mejora, actualizacin/ajustes al Mapa de riesgos
Proceso Control y Seguimiento - Proceso Direccionamiento estratgico
43
11.11 CARACTERIZACIN PROCESO PAZ Y DESARROLLO Y LABORATORIOS DE PAZ
Apoyar a la poblacin vulnerada y vulnerable en regiones afectadas por la violencia, mediante proyectos socioeconmicos, culturales, polticos y de fortalecimiento de la institucionalidad pblica, que contribuyan a la paz y al desarrollo. Coordinador Nacional Proceso Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE
Planificacin y gestin financiera, seguimiento y monitoreo financiero Seleccin de contratistas Capacitacin
Responsable:

Gestin Financiera
Trmite de Comisiones de servicios y Viticos Programa de Seguridad y salud ocupacional Informes semestrales de Seguimiento BM, Contratos de subvencin con Operadores, Contratos nter administrativos con las Organizaciones Socias, POAs Laboratorios de Paz y Paz y Desarrollo, POG Laboratorios de Paz, Informes trimestrales de avances fsico y financiero, Contratos de adquisicin de bienes y servicios, Convenio Especifico de Financiacin, Contrato de Emprstito Banco Mundial. Ver Tabla de Control de Registros.
Tecnologa de Informacin Apoyo legal Comunicaciones Gestin Administrativa
Soporte informtico; apoyo en diseo e implementacin sistema de seguimiento, monitoreo y evaluacin Conceptos jurdicos Apoyo para divulgacin de informacin; apoyo en procesos licitatorios Infraestructura y servicios generales, programas de Gestin Ambiental Gestin de licitaciones, contratos y liquidaciones, seguimiento a la calidad de los proveedores (fichas de reevaluacin y satisfaccin del cliente) Planes de Accin: Inscripcin proyectos BPIN Asesoria y capacitacin Auditorias Internas y Retroalimentacin. Seguimiento Acciones preventivas y correctivas
Manual Operativo Paz y Desarrollo. 5)Gua Prctica de Procedimientos de Contratacin de la Comunidad Europea, Contrato de Emprstito Banco Mundial., Convenios de Financiacin Especificos Laboratorios de Paz I, II y III., Decreto 540 de 2002 - Exencin de Impuestos, Ley 80 de 1993 - Decreto 1150 de 2007, Documento CONPES 3395 de noviembre 17 de 2005, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Manual Operativo Paz y Desarrollo, Gua de Procedimientos Contractuales, Manual de adquisiciones Banco Mundial, Gua de Visibilidad de la Unin Europea, Manuales de Procedimientos documentados, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.
Contratacin y Adquisicin de Bienes y Servicios
Planeacin Gestin y Administracin Documental Control y Seguimiento
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11.12 CARACTERIZACIN PROCESO FONDO PARA LA REPARACIN DE LAS VCTIMAS
Reparacin a las Vctimas de la Violencia, en cumplimiento de las Sentencias Judiciales proferidas por los Tribunales de Justicia y Paz y de las Recomendaciones de la Comisin Nacional de Reparacin y Reconciliacin, en el marco de la ley 975 de 2005 y normas complementarias.
Responsable:
Subdirector (a) Atencin a Victimas de la Violencia
PROVEEDOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin Desarrollar el sistema de informacin. Capacitacin para el manejo del sistema de informacin Realizar la preseleccin de Administradores para los bienes del FRV Realizar mesas de trabajo, para la definicin de trminos de referencia definitivos
SALIDA
Plan de Accin

Equipo FRV Equipo FRV Equipo FRV
O.I.M. Equipo FRV y reas de apoyo Equipo FRV, administradores preseleccionados, invitados de gremios y reas de apoyo Federacin Nacional de Cafeteros Superintendencia de Notariado y Registro Programa Proteccin de Tierras de Accin Social Equipo FRV
Apoyo y capacitacin Sistema de informacin Preseleccin administradores Mesas de trabajo
Sistema de informacin FRV Listado administradores preseleccionados Trminos de Referencia
Capacitacin Programa Jvenes Agricultores
Capacitacin y visita a proyectos
Informe Informe Informe Actas Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Sistema de informacin Informe de audiencia Acta de venta y entrega de bienes Acta de Entrega de bienes y/o indemnizacin Prcticas y controles ambientales aplicados
Equipo FRV Equipo FRV Equipo FRV Equipo FRV rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Accin Social, CNRR, Victimas, Usuarios Vctima, Imputado o su defensor, Fiscal o Ministerio Pblico Contratacin Vctimas de la violencia rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico
P
Capacitacin Alistamiento de Bienes Capacitacin Alistamiento de Bienes Capacitacin en bienes Capacitacin y trabajo de campo Capacitacin Programa Proteccin de Tierras Realizar autocapacitacin en tipos de bienes y su administracin Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Publicar listado de bienes en Nivel Nacional y Unidades Territoriales Participar en audiencia de conciliacin en su condicin de Ordenador del Gasto del FRV. Enajenar los bienes (directamente o por martillo) Tribunales Sentencia Judicial
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Fiscala Vctima, Imputado o su defensor, Fiscal o Ministerio Pblico
Orientaciones y metodologa Listado de Bienes Citacin audiencia de conciliacin
H
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin Poblacin beneficiada- Usuarios Orientaciones y metodologa
Restituir los bienes o indemnizar a las vctimas segn sentencia judicial Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso
Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores
Asesora - Realimentacin Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoria.
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Atender

Gestin Administrativa Gestin Financiera Apoyo Legal Contratacin Talento Humano Comunicaciones Gestin y Administracin Documental Adquisicin de Bienes y Servicios Tecnologa de Informacin Control y Seguimiento Planeacin

Infraestructura y Servicios Generales Administracin de Recursos Conceptos jurdicos Contratos Contratacin de Personal y organizacin de eventos Apoyo en divulgacin de informacin Correspondencia y Archivo Apoyo logstico en compras. Soporte tcnico, equipos de cmputo, correo electrnico Retroalimentacin del proceso Asesorias en BPIN, Documentos, Indicadores, procesos
Ley 975 de 2005. 2)Decreto 4760 de2005, decreto 3391 de 2006, Reglamento Interno del Fondo para la Reparacin de las Vctimas. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Leyes, Decretos, Resoluciones, Circulares, Manuales, Formatos de Accin Social y del proceso, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.
Acta de recibo, Documentos soporte contratacin, Actas de entrega, informes. Ver Tabla de Control de Registros. Ver Tabla de Control de Registros.
45
11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HBITAT Y VIVIENDA
Contribuir al mejoramiento de las necesidades bsicas habitacionales insatisfechas, que permita incrementar el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin objeto de intervencin de Accin Social a travs de la generacin de condiciones adecuadas de habitabilidad o de la gestin para la vinculacin a los programas habitacionales de la poltica de vivienda social que desarrolla el Gobierno Nacional.
Responsable:
Coordinador (a) Proceso de Hbitat y Vivienda
PROVEEDOR
ENTRADA
Directrices y Lineamientos, objetivos estratgicos Asignacin del Presupuesto
ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin anual
SALIDA
Plan de Accin Plan financiero. Tablero de Control
CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico - Seguimiento
Direccionamiento Estratgico. Operadores locales de la estrategia de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad. informacin, estudios, esquemas de operacin Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial. Ministerio de Agricultura.
Conformacin bsica de oferta
Direccionamiento del Proceso de Hbitat y Vivienda. Guas de Operacin
Proceso de planeacin. Cooperantes Operadores locales. Unidades Territoriales.
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo rea de Calidad y Mejoramiento Continuo
Orientaciones y metodologa Orientaciones y metodologa
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Definir las metas por segmentos de atencin a partir del plan de accin y lineamientos de la Direccin. Focalizar geogrficamente y poblacionalmente las intervenciones a realizar en conformidad con las lneas del proceso de Hbitat y Vivienda, ( Mejoramiento de condiciones de Habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin e identificacin de oferta habitacional).
Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales
Universidades, firmas consultoras, posibles beneficiarios, Direccionamiento estratgico, procesos misionales de Accin Social, Entidades Territoriales, Cooperantes Intenacionales.
Informacin sobre vivienda y hbitat, requerimientos, solicitudes
Identificacin de oportunidades de generacin de oferta Cronograma de eventos de divulgacin y promocin. Consolidar solicitudes de apoyo de mejoramiento de condiciones de habitabilidad
Procesos misionales ACCIN SOCIAL. Estrategia Juntos Red de Proteccin. Unidades Territoriales ACCIN SOCIAL. Entidades Territoriales. Cooperantes
Universidades, firmas consultoras, posibles beneficiarios, Direccionamiento estratgico, procesos misionales de Accin Social, Entidades Territoriales, Cooperantes Intenacionales.
Informacin sobre posibles proyectos, planes y programas a ser gestionados y apoyados
Establecer acuerdos de cooperacin para el mejoramiento de condiciones de habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin e identificacin de oferta habitacional
Solicitud de contratacin o adquisicin. Justificacin, solicitud de CDP. Trminos de referencia para acuerdos de entendimiento, convenios o contratos. Actas.
Entidades Cooperantes. Proceso de contratacin. Entidades Operadoras. Poblacin beneficiaria de subsidios de vivienda o mejoramiento de condiciones de habitabilidad atendidos por o con recursos de Accin Social. Entidades Territoriales.
Proyectos identificados. Plan de Accin. Acuerdos de intervencin conjunta con cooperantes. Acuerdos de apoyo con procesos misionales. Convenios interinstitucionales
Realizar a travs de terceros intervencin en mejoramiento de condiciones de habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin e identificacin de oferta habitacional.
Actas de aprobacin de intervenciones en mejoramiento de condiciones de habitabilidad. Bases de datos de asignaciones de subsidios familiares de Grupo poblacin designado por la Alta Direccin para vivienda. atencin por parte del Proceso de Hbitat y Vivienda Bases de datos de oferta de soluciones habitacionales. Agendas eventos de promocin y divulgacin.
Informes de ejecucin financiera y fsica de proyectos: Asignaciones y pagos de subsidios familiares de vivienda
Actas comits operativos convenios interinstitucionales. Informes de supervisin de la estrategia de mejoramiento de condiciones de habitabilidad. Realizar acompaamiento y seguimiento de la ejecucin de mejoramiento de condiciones Informes de asignaciones y pagos de los subsidios de habitabilidad, promocin y divulgacin de oferta de poltica de vivienda social y gestin familiares de vivienda. e identificacin de oferta habitacional Informes de oferta identificada de soluciones habitacionales. Lista de asistencia de eventos de promocin y divulgacin.
Direccionamiento Estratgico. Planeacin y seguimiento. Adquisicin de Bienes y Servicios.
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Unidades Territoriales. Procesos misionales. Operadores locales. Cooperantes. Entidades Territoriales Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin
Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional.
Prcticas y controles ambientales aplicados Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Plan de accin actualizado. Tablero de control actualizado. Plan de indicadores. Cierre de acciones correctivas, preventivas o de mejora.
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Direccionamiento Estratgico. Planeacin y seguimiento. Unidades Territoriales. Entidades Operadoras
acuerdos realizados, proceso interno de control y seguimiento, equipos territoriales, resultados de seguimiento a los indicadores
Seguimiento a los acuerdos, convenios, anlisis de resultados. Seguimiento a acciones correctivas, preventivas o de mejora.
Asesora - Realimentacin Asesora - Realimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin
Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias
Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores
Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico
No Conformidades, anlisis de riesgos y Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social, Entidad datos, oportunidades de mejora, informes de certificadora auditora.
Acciones correctivas y/o preventivas. Seguimiento a las medidas correctivas y/o preventivas. Cierre de las medidas correctivas y/o preventivas
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11.13 CARACTERIZACIN PROCESO HBITAT Y VIVIENDA
Contribuir al mejoramiento de las necesidades bsicas habitacionales insatisfechas, que permita incrementar el mejoramiento de la calidad de vida de la poblacin objeto de intervencin de Accin Social a travs de la generacin de condiciones adecuadas de habitabilidad o de la gestin para la vinculacin a los programas habitacionales de la poltica de vivienda social que desarrolla el Gobierno Nacional.
Responsable:
Coordinador (a) Proceso de Hbitat y Vivienda
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Recursos para pagos (CDP, RP, pago), plan financiero. Recurso Humano, Bienestar, Viticos, Capacitacin. Software, Hardware, correo electrnico, Max Vehculos, Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales. Apoyo logstico para eventos. Visibilidad de las intervenciones. Conceptos Correspondencia y elementos para archivo Compras de Bienes y Servicios. Suscripcin y liquidacin de convenios y contratos. Plan de Accin Mapa de Riesgos / Seguimiento Auditoras
Gestin Financiera
Tecnologa de Informacin.
LEYES: No. 03/91, 387/97, 708/01, 400/97. DECRETOS: 951/01, 975/04, 1526/05, 3169/04, 3169/05, 2083/04, 3111/04, 2100/05, 2675/05, 973/05, 4427/05, 4429/05, 3200/06, 4545/06, 094/07. RESOLUCIONES: 01505/07 ACCION SOCIAL, No. 493/05 del MADR, No. 058/06 MADR 0173/07 ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Comunicaciones
Apoyo Legal.
Adquisicin de Bienes y Servicios.
Leyes, Decretos y Resoluciones. Sentencias. Circulares. Gua de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad. Reglamento Operativo Programa de Vivienda de Inters Social rural. Manual del facilitador. Gua para la postulacin de proyectos para el subsidio de vivienda de inters social rural. Formularios e instructivos de presentacin de oferta de proyectos de VIS. Ver Lista Maestra de Documentos.
Contratacin Planeacin Control y Seguimiento.
Plan de Accin. Plan Financiero. Tablero de control. Acuerdos, Convenios o contratos. Acta. Ayuda de Memoria. Archivo Estrategia de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad ejecutado. Archivo Estrategia de Mejoramiento de Condiciones de Habitabilidad en ejecucin en custodia del Cooperante. Ver Tabla de Control de Registros.
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11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCION DE TIERRAS Y PATRIMONIO
Objetivo del proceso: Responsable:
Gestionar de manera efectiva, la Proteccin de los derechos de la Poblacin desplazada sobre la tierra y el territorio, ademas de servir de puente en el direccionamiento de recursos de la Cooperacin Internacional, para lograr la aplicacion de las medidas y la tranasferencia a las instituciones competentes. Coordinador (a) Nacional Proceso Proteccin de Tierras y Patrimonio ENTRADA Directrices y Lineamientos Plan Nacional de Desarrollo, Polticas Pblicas y Planes ACTIVIDADES Elaborar Plan de Accin SALIDA Plan de Accin CLIENTE Planeacin - Direccionamiento Estratgico
PROVEEDOR Direccionamiento Estratgico Planeacin
Agencias u Organismos de Documentos de Estrategias y Cooperacin Internacional programas de las Fuentes Macroprocesos de Gestin Social, Cooperantes Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Perfiles de proyectos o actividades Mejoramiento Contnuo de Accin formulados por los cooperantes. Social Criterios de definicin de programas o proyectos, acordados con cooperantes rea de Calidad y Mejoramiento Continuo rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa
Definicin de elementos estratgicos para la aplicacin de medidas de proteccion, formalizaciin de derechos sobre la tierra y los territorios y asesoria en la implementacin de mecanismos para reparar a las victimas.
Lneas de Programacin definidas con las Fuentes Cooperantes- Metas concertadas
P Apoyar la formulacin de los distintos componentes del Proceso Tierras
Documentos de seguimiento o evaluacin de los componentes del Proceso
Poblacion Desplazada, Las Entidades Pblicas Nacionales, Departramentales y Municipales, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - y Direccionamiento Estratgico de Accin Social.
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable
Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales
Orientaciones y metodologa Proyectos o actividades de cooperacin aprobados por las Fuentes Cooperantes
Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional Documentos de seguimiento y Macroprocesos de Gestin Social, evaluacin con destino a las Direccionamiento Estratgico, procesos agencias e instituciones vinculadas de Soporte y Area de Calidad y al Proyecto Mejoramiento Contnuo de Accin Social Programas de Seguridad y Salud Ocupacional y de Gestin Ambiental de Accin Social rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional Macroprocesos de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Mejoramiento Contnuo de Accin Social Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin Poblacion Desplazada Entidades Pblicas Nacionales Departamentales y Municipales Orientaciones y metodologa
Informes mensuales de Avance Concertacin de proyectos o actividades de oferta y demanda concooperantes Convenios o Documentos de Proyectos firmados con las Fuentes Cooperantes H Participar en los programas de Seguridad y Salud Ocupacional y de Gestin Ambiental de la entidad Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Cumplimiento de requisitos
Poblacion Desplazada, Las Entidades Pblicas Nacionales, Departramentales y Municipales, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - y Direccionamiento Estratgico de Accin Social.
Consultores Proceso Tierras, partes interesadas rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano
Prcticas y controles ambientales aplicados Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados
Documentos de Proyectos o actividades de cooperacin en ejecucin o sus Planes Operativos
Realizar Seguimiento a la ejecucin del Proceso Tierras
Informes tcnicos, financieros, de auditora o seguimiento de los proyectos o actividades de cooperacin en ejecucin
Organismos de Cooperacin Internacional Entidades Pblicas Nacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales,
V Asesora - Retroalimentacin Asesora - Retroalimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (Ver Plan de Indicadores) del proceso Tierras Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores
Planeacin - Direccionamiento Estrategico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estrategico
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11.14 CARACTERIZACIN PROCESO PROTECCION DE TIERRAS Y PATRIMONIO
Gestionar de manera efectiva, la Proteccin de los derechos de la Poblacin desplazada sobre la tierra y el territorio, ademas de servir de puente en el direccionamiento de recursos de la Cooperacin Internacional, para lograr la aplicacion de las medidas y la tranasferencia a las instituciones competentes. Coordinador (a) Nacional Proceso Proteccin de Tierras y Patrimonio Coordinar la adopcin de acciones de mejoramiento sobre proyectos de cooperacin en ejecucin por parte de las entidades ejecutoras Acciones de Mejora para poner en marcha las recomendaciones a la ejecucin de los proyectos y retroalimentacin al proceso A Propuestas de adiciones o modificaciones a la ejecucin de los proyectos de cooperacin
Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales, Departramentales Informes sobre el seguimiento a los y Municipales, Entidades No acuerdos u orientaciones de los Gubernamentales Nacionales e donantes de cooperacin Internacionales, Macroprocesos de internacional o Nacional Gestin Social, Direccionamiento Estratgico y procesos de Soporte de Accin Social No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora intera y externa
Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales Departamentales y Municipales - Entidades No Gubernamentales Nacionales - Accion Social, Direccionamiento Estratgico.
Consultores, Contratistas, Procesos Accin Social, Control y Seguimiento y Direccionamiento Estrategico
Planes de Mejora
Poblacin Desplazada, Accin Social, Cooperantes
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Talento Humano, Bienestar Social, Seguridad Ocupacional, Capacitacin
REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO Alta cualificacin Profesional, etica, transparencia en los procesos, agilidad en el servicio, desarrollo del Bienestar Social de los consultores Criterios de valoracin de actividades
Talento Humano
Administrativa y Financiera
Servicios generales. Recursos Presupuestales para el funcionamiento y operacin del Proceso
Criterios de aprobacin de contrapartidas a proyectos de cooperacin internacional Ley 387/1997, Decreto 2007/01, Sentencia T 025/2004, Sentencia C370/2005, Decreto 250/2005, Ley 975/2005, Ley 1152/2007, Decreto 768/2007, Sentencia 821/2007 CONVENIO MARCO CM-022
Manual Banco Mundial Formulacin de Proyectos y Manual de Acceso a la Cooperacin Int. Convenios o Documentos de Proyectos de Cooperacin Internacional
Sistema de Informacin & Monitoreo SIME
Apoyo Legal
Conceptos Jurdicos
Formatos estandarizados Ver otros especificados en la Lista Maestra de Documentos del Proceso
Contratacin
Convenios de Copperacin y Contratos de prestacin de Servicios, Correspondencia, acompaamiento, capacitacin, asesoria y administracin del archivo Tcnicos y tecnolgicos: Equipos de Cmputo, Software, Soporte Tcnico. Pagina WEB, divulgacin e imagen institucional.
Requisitos de la Norma de Calidad: 9001:2008 Y NTC GP 1000:2004
NTC ISO
Tecnologa de Informacin Comunicaciones
NTC ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007
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11.15 CARACTERIZACIN DEL PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS
Promover y ejecutar acciones de acompaamiento familiar y comunitario a las familias que se encuentran en extrema pobreza o en situacin de desplazamiento. Coordinador Nacional de la Red JUNTOS
PROVEEDOR
Proceso de Direccionamiento Estratgico y Proceso de Planeacin Departamento de Planeacin Nacional, Consejo Directivo Red JUNTOS, Entidades vinculadas a la Red, proceso de Direccionamiento Estratgico Familias en Accin-Subdireccin de Atencin a Poblacin Desplazada
ENTRADA
ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accin

Proceso de Direccionamiento Estratgico - Proceso de Planeacin Operadores Sociales, administraciones municipales y departamentales
Compes 102, Manual de Operaciones Red JUNTOS, directrices Consejo Directivo de la Red JUNTOS
Definir metodologas para desarrollar el Acompaamiento Familiar y Comunitario
Metodologas-Documentos
Bases de datos
Realizar focalizacin de familias
Plan de Cobertura
Operadores Sociales, administraciones municipales y departamentales
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.
Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos para panorama de peligros y matriz de requsitos legales
Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales
Programacin de talleres institucionales de acceso preferente y fortalecimiento en departamentos y municipios
Instalar la estrategia en el territorio (Conformacin de equipos locales, desarrollo del taller institucional de acceso preferente y fortalecimiento departamental y municipal, realizacin comit operativo con municipio y/o departamento)
Comit Operativo del Convenio Municipio y Departamento Instalado mediante acta, listas de asistencia y evaluaciones de los talleres institucionales de acceso preferente. Lnea Base Territorial, Anlisis estructural y Mapa de oferta Local
Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales
Unidad Territorial, organizaciones, profesionales y tcnicos Propuestas y ofertas de contratacin, hojas de vida, profesionales interesados documentos de soporte
Preseleccionar, seleccionar y gestionar y/o hacer seguimiento a la contratacin del Acompaamiento Familiar y Comunitario
Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores con contrato Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores, y administraciones municipales y departamentales perfeccionado
Coordinacin Territorial y de Capacitacin y Formacin, operadores, coordinadores locales y/o cogestores
Programacin de capacitaciones y contenidos de capacitacin
Capacitar a Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores
Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores capacitados, Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores listas de asistencia y evaluacin de la capacitacin
Operadores, Coordinadores Locales y/o Cogestores, administraciones municipales y departamentales
Plan de Cobertura de Familias
Implementar el Acompaamiento Familiar y Comunitario (Levantar lnea base, Plan Familiar y Seguimiento a Logros) a travs de Operadores Sociales o directamente
Familias con acompaamiento, con Acuerdo de Corresponsabilidad suscrito, lnea de base familiar levantada, plan familiar construido y reportes de seguimiento al cumplimiento de logros familiares del sistema de informacin
Familias con acompaamiento y administraciones municipales y departamentales
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano
Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable
Familias con acompaamiento, Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales, Trminos de Referencia, contratos y metodologas de entidades de control, otros procesos de ACCIN SOCIAL, evaluaciones Direccionamiento Estratgico y Departamento Nacional de Planeacin
Evaluar y verificar la implementacin del Acompaamiento Familiar y Comunitario
Reporte y anlisis de la evaluacin
Familias con acompaamiento, Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales, entidades de control, otros procesos de ACCIN SOCIAL, Direccionamiento Estratgico y Departamento Nacional de Planeacin
Familias vinculadas a JUNTOS, Unidad Territorial, Departamentos y Municipios Vinculados a JUNTOS, entidades de control, Procesos de Planeacin, Control Interno y Seguimiento, otros procesos de Accin Social y Direccionamiento Estratgico
Esquema y metodologas de atencin y resolucin de quejas, reclamos y derechos de peticin y, encuestas, sondeos, entrevistas
Evaluar la satisfaccin de las familias, administraciones municipales y departamentales, atender y/o orientar a los beneficiarios para resolucin quejas y reclamos, peticiones y sugerencias
Resolucin de quejas y reclamos y derechos de peticin, resultados y anlisis de encuestas, sondeos y entrevistas.
Familias con acompaamiento, Direccionamiento Estratgico, GERESS, administraciones municipales y departamentales, Entidades y Programas que suministran oferta vinculadas a JUNTOS y Entidades de Control.
Familias vinculadas a JUNTOS y Operadores Coordinacin Territorial y Coordinacin de Oferta Institucional de JUNTOS Familias con acompaamiento, Unidad Territorial, administraciones municipales y departamentales, entidades de control, otros procesos de ACCIN SOCIAL y Direccionamiento Estratgico
Reporte de acompaamiento a las familias vinculadas a JUNTOS Informacin insumo para medicin de indicadores
Controlar producto y/o servicio No Conforme
Matriz de Anlisis y control de producto y/o servicio No Conforme Resultado de anlisis a indicadores y Planes de Mejora
Familias con acompaamiento Direccionamiento Estratgico y Proceso de Planeacin
Realizar medicin y seguimiento a los indicadores (VER PLAN DE INDICADORES)
No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
11.15 CARACTERIZACIN DEL PROCESO RED DE PROTECCIN PARA LA SUPERACIN DE LA POBREZA EXTREMA - JUNTOS
Promover y ejecutar acciones de acompaamiento familiar y comunitario a las familias que se encuentran en extrema pobreza o en situacin de desplazamiento. Coordinador Nacional de la Red JUNTOS
50 PROCESOS SOPORTE CON LOS QUE INTERACTA

Gestin Financiera

Administracin de recursos (CDP-RP) Y Apoyo en contratacin de Encargo Fiduciario
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos

Ver Lista Maestra de Documentos.
Registros
Ver Tabla de Control de Registros.
Manual Operativo Gestin Administrativa Infraestructura fsica, papelera, elementos de oficina y servicios generales Metodologas de Acompaamiento Manuales de contratacin y de supervisores del FIP
Actas Ayudas de Memoria
Compras de bienes y servicios
Convenios
Computadores, impresoras lser, correo electrnico, soporte tcnico, software para anlisis y cruces de bases de datos, Soporte para diseo y puesta en marcha del sistema de Informacin de JUNTOS
Leyes y decretos Plan Nacional de Desarrollo, Conpes Social 102 de 2006, Actas del Consejo Directivo, Manual Operativo - Norma NTC-ISO 9001, GP 1000, OHSAS 18001 y NTC ISO 14001. Documentos y Metodologas Directivas Presidenciales
Reportes de Sistema de informacin de JUNTOS
Contratos y Liquidaciones
Asesoras, Contratos y Convenios Perfeccionados
Formatos diligenciados
Personal, viticos, capacitacin, bienestar, salud ocupacional Apoyo en eventos y divulgacin en medios masivos de comunicacin, y diseo de material impreso Conceptos Jurdicos
Resoluciones y circulares vigentes
Gestin de Comunicaciones
Informes de Gestin y de Evaluacin
Contratos
Apoyo Legal
Conpes Social 102 de 2006 Listas de Asistencia
Correspondencia y archivo
Guas y protocolos
51
11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA DE COOPERACIN INTERNACIONAL
Gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva, recursos de Cooperacin Internacional pblicos y privados que recibe y otorga el pas, mediante la participacin en el ciclo de vida de la Cooperacin Internacional, buscando la seguridad y salud ocupacional de funcionarios y partes interesadas y la conservacin del medio ambiente en dicha gestin.
Responsable:
Coordinador Direccin Tcnica de Cooperacin Internacional
PROVEEDOR
ENTRADA
Directrices y Lineamientos Documentos de Estrategias, polticas y programas de las Fuentes Cooperantes pblicas o privadas. Planes, polticas y programas nacionales de desarrollo
ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accin Documentos de Estrategia de Cooperacin del Gobierno Nacional y de las Fuentes Cooperantes Lneas de Programacin definidas con las Fuentes Cooperantes Documentos de seguimiento o evaluacin de las Comisiones Mixtas u otras instancias de negociacin Conceptos de la Direccin de Cooperacin Internacional de Accin Social sobre los proyectos o actividades de Cooperacin Internacional Avales o No Objeciones de la DCI de Accin Social a proyectos o actividades presentados por ONG u organismos de la sociedad civil Concepto del DNP o Ministerios sobre proyectos o actividades de cooperacin, cuando sea necesario.
PROGRAMACIN Definicin de elementos estratgicos de la Cooperacin Internacional
Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Mejoramiento Contnuo de Accin Social
Perfiles de proyectos o actividades de cooperacin formulados por los clientes o por misiones internacionales.
P
APOYO A LA FORMULACIN Apoyar la formulacin de proyectos o actividades de Cooperacin Internacional
Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales Macroprocesos de Gestin Social y Direccionamiento Estratgico de Accin Social.
Criterios de definicin de programas o proyectos, acordados con las fuentes cooperantes
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.
Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos para panorama de peligros y matriz de requsitos legales
Proyectos o actividades de cooperacin aprobados por la Direccin de Cooperacin Internacional de Accin Social o por las Fuentes Cooperantes Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico, procesos de Soporte y Area de Calidad y Mejoramiento Contnuo de Accin Social
Montos, reas globales y acuerdos de cooperacin aprobados en Comisiones Mixtas u otras instancias de negociacin
Documentos de seguimiento o evaluacin de las Comisiones Mixtas u otros procesos de negociacin
NEGOCIACIN Realizar la concertacin de proyectos o actividades de oferta y demanda, con las fuentes cooperantes
Conceptos tcnicos del DNP o Ministerios sobre proyectos o actividades de cooperacin. Lneas de Programacin definidas con las Fuentes Cooperantes
Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales Macroprocesos de Gestin Social y Direccionamiento Estratgico de Accin Social.
Convenios o Documentos de Proyectos firmados con las Fuentes Cooperantes
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social.
Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable
Prcticas y controles ambientales aplicados Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social. Planeacin - Direccionamiento estrategico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico
Documentos de Proyectos o actividades de cooperacin en ejecucin o sus Planes Operativos
SEGUIMIENTO Realizar Seguimiento a la ejecucin de proyectos o actividades de Cooperacin Internacional.
Informes tcnicos, financieros, de auditora o seguimiento de los proyectos o actividades de cooperacin en ejecucin
Direccionamiento estratgico (Calidad) Planeacin
Asesora - Retroalimentacin Asesora - Retroalimentacin
Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (Ver Plan de Indicadores)
Anlisis y cuadro de control Resultados y anlisis de indicadores
Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e de satisfaccin Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales. Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales, Macroprocesos de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico y procesos de Soporte de Accin Social Contratistas, Usuarios, Procesos Accin Social, Procesos de Planeacin, Control y Seguimiento y de Direccionamiento Estrategico
Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias
Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estrategico
Informes sobre el seguimiento a los proyectos de cooperacin internacional
ACCIONES DE MEJORA Realizar recomendaciones a la ejecucin de los proyectos y retroalimentacin al proceso
Coordinar la adopcin de acciones de mejoramiento sobre proyectos de cooperacin en ejecucin por parte de las entidades ejecutoras Propuestas de adiciones o modificaciones a la ejecucin de los proyectos de cooperacin
A
Embajadas, Agencias u Organismos de Cooperacin Internacional - Entidades Pblicas Nacionales e Internacionales - Entidades No Gubernamentales Nacionales e Internacionales Macroproceso de Gestin Social, Direccionamiento Estratgico. Clientes-Usuarios, Macroproceso Gestin Social, Comit de Gestin Integral, Procesos de Planeacin, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estrategico
Planes de Mejora
52
11.16 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN DE OFERTA Y DEMANDA DE COOPERACIN INTERNACIONAL
Gestionar de manera eficaz, eficiente y efectiva, recursos de Cooperacin Internacional pblicos y privados que recibe y otorga el pas, mediante la participacin en el ciclo de vida de la Cooperacin Internacional, buscando la seguridad y salud ocupacional de funcionarios y partes interesadas y la conservacin del medio ambiente en dicha gestin.
Responsable:
Coordinador Direccin Tcnica de Cooperacin Internacional

Talento Humano

Recurso Humano, viticos, tiquetes, bienestar social, seguridad y salud ocupacional y capacitacin
Administrativa
Infraestructura, servicios generales, suministros y equipos Recursos de Presupuesto para funcionamiento y operacin del FOCAI. Provisin de Contrapartidas y Cesin de Cupos Presupuestales para administracin de recursos de cooperacin. Conceptos Jurdicos Contratos Correspondencia, acompaamiento, capacitacin, asesoria y administracin del archivo Decreto 2467 de 2005 (Fusin),Criterios de seleccin de los proyectos de cooperacin internacional, Criterios para otorgamiento de aval o no objecin a proyectos de ONG o entidades del sector privado, Criterios de seleccin de los proyectos de cooperacin internacional, Criterios de aprobacin de contrapartidas a proyectos de cooperacin internacional, Acuerdo No. 16 de 21 de noviembre de 2005, que reglamenta el FOCAI. NTC ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Financiera
Manual de Formulacin de Proyectos y Manual de Acceso a la Cooperacin Int. Convenios o Documentos de Proyectos de Cooperacin Internacional
Apoyo Legal Contratacin Gestin y Administracin Documental
Sistema de Informacin de la Ayuda Oficial al Desarrollo (SIAOD)
Formatos estandarizados Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Ver Tabla de Control de Registros. Documentos.
Tecnologa de Informacin
Tcnicos y tecnolgicos: Equipos de Cmputo, Software, SIAOD. Soporte Tcnico.
Comunicaciones
Edicin del Boletn de Cooperacin, divulgacin e imagen institucional, pgina de internet
53
11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA
Administrar y custodiar los recursos fsicos y servicios de ACCIN SOCIAL , con el fin de proporcionar a todos los procesos de la Entidad los productos necesarios para el normal funcionamiento.
Responsable:
Coordinador Nacional Proceso de Gestin Administrativa PROVEEDOR ENTRADA

ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin Programar contratacin de adquisicin para infraestructura y servicios (arriendos, fotocopias, vigilancia, parqueaderos, Aseo y cafetera, plizas, adecuaciones, mantenimiento preventivo y correctivo del parque automotor, combustible, bienes de consumo y devolutivos y las adquisiciones de funcionamiento encaminadas al mantenimiento del Sistema de Gestin Integral- Calidad, OHSAS y Ambiental). Programar entregas de bienes de consumo y devolutivos (elementos de oficina, papelera y bienes muebles) Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable
SALIDA
Plan de Accin
Solicitud de adquisicin y/o contratacin
Todos los Procesos y Nivel Territorial
Lista de necesidades de infraestructura y servicios
Proceso de Adquisicin de Bienes y Servicios y/o Contratacin
Cronograma
Proveedores de bienes y servicios
Producto o servicio
Recibir bienes y servicios a satisfaccin, administrarlos y/o almacenarlos y entregar a los usuarios.
Bien o servicio almacenado y entregado
Proveedores de bienes y servicios - Todos los Factura y/o cuenta de cobro y recibido a Procesos y Nivel Territorial satisfaccin
Trmite de pagos de servicios pblicos, contratos y ordenes de servicios
Solicitud de pago y recibido a satisfaccin
Proceso Gestin Financiera
Todos los procesos y Nivel Territorial
Solicitud indemnizacin de siniestros
Trmite de siniestros
Siniestros indemnizados
Aseguradora, Todos los procesos y Nivel Territorial
Aseguradora
Pliza de seguros
Aseguramiento de bienes (existentes, inclusin o exclusin)
Bienes asegurados
Solicitud de servicios generales
Prestar los servicios de aseo y cafetera, fotocopiado, mantenimientos y adecuaciones locativas, recepcin, conmutador y manejo y coordinacin del strip telefnico.
Servicios generales prestados
H
Todos los Procesos y Nivel Territorial Solicitud de servicios de transporte
Prestar los servicios de transportes (entregas de vales y legalizacin combustible, solicitudes de transporte, control mantenimientos vehculos, control vehculos arrendados, servicio de parqueaderos). Legalizacin de pagos por caja menor (Recibir documentacin)
Servicios de transporte prestados
Solicitud de pagos de bienes y servicios por caja menor
Pagos por caja menor efectuados
Proveedores Bienes y Servicios
Almacn General e Inventarios
Verificacin de inventarios
Revisin, ajuste y actualizacin de los inventarios de la entidad
Inventarios actualizados
Definir y comunicar y desarrollar las actividades del programa de gestin ambiental
Todos los Procesos y Unidades Territoriales
Proceso Control y Seguimiento
Informacin austeridad en el gasto
Verificar los pagos efectuados mensualmente de servicios pblicos, contratos administrativos.
Informe Austeridad en el Gasto Pblico
Proceso de Control y Seguimiento
Planeacin
Asesora - Retroalimentacin Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoria.
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Atender
Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico
Planes de Mejora
54
11.17 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA
Administrar y custodiar los recursos fsicos y servicios de ACCIN SOCIAL , con el fin de proporcionar a todos los procesos de la Entidad los productos necesarios para el normal funcionamiento.
Responsable:
Coordinador Nacional Proceso de Gestin Administrativa RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE
Software, Hardware, computadores, correo electrnico y voz IP Pago servicios

Tecnologas de informacin Gestin Financiera
Gestin Talento Humano
Recurso Humano, Bienestar, Viticos
Apoyo Legal Gestin y Administracin Documental Adquisicin de Bienes y Servicios Contratacin Control y Seguimiento
Conceptos Correspondencia y archivo Compras solicitadas Contratos Retroalimentacin al proceso Manual de Procesos y procedimientos. Manual del Sistema de Gestin Integral, Manual de seguros,Plan Indicadores, Manual de Contratacin FIP. Manual de Supervisin FIP Ver Lista Maestra de Documentos.
Ley 80/93, Decreto 2170/02, Ley 1150/07, Ley 87/93, Ley 487/88, Ley 594/00, Ley 872/03, Decreto 1813/00, Decreto 2467/05, Resolucin 6483/04, Resolucin 787/05, Cdigo de Comercio, Resolucin 117 de 2005 ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Ver Tabla de Control de Registros.
Comunicaciones
Apoyo Logstico
55
11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos de la entidad, con proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de los proc
Responsable:
Coordinadora Proces de Adquisicin de Bienes y Servicios
PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Planeacin Todos los procesos
ENTRADA
ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accin
Solicitud de posibles compras Plan Ajustado de Compras
Compilar Plan de Compras Anual Sondeo de Mercado Plan de Compras
Plan de Compras
Proceso Direccionamiento Estratgico
Asignacin de Recursos de la Vigencia
Plan Compras Final Reportar SICE
Proceso Direccionamiento Estratgico
P
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Verificar la Hoja Verde
Insumos para matriz de: aspectos e impactos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo ambientales, matriz de requsitos legales Legal Insumos matriz de identificacin de peligros y rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo matriz de requsitos legales Legal
Todos los procesos
Solicitud Adquisicin de Bienes y Servicios aprobada (Hoja Verde), impresa y en medio magnetico.
Consultar Plan de Compras Consultar SICE Sondeo de Mercado Para Minima Cuantia se recibe la documentacin y se verifica Elaboracin de la Orden y/o Contrato
Cuadro Comparativo
Todos los Procesos
Orden y/o Contrato Todos los Procesos Orden y/o Contrato Digitalizado Publicacin Acta Liquidacin Seguimiento Todos los Procesos
Todos los procesos
Documentacin para contratacin
Solicitar firmas, Registro Presupuestal Digitalizacion de la Orden y/o Contrato
H
Contratacin Proveerdor rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Contrato Legalizado Bien o Servicio Orientaciones y metodologa
Publicacin en la Pgina Web Liquidacin de la Orden y/o Contato Efectuar el Seguimiento al recibir el bien o servicio del proveedor y posterior entrega al solicitante. Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Controlar el Producto y/o Servicio No Conforme (Aplicacin de la Encuesta) Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento Estratgico (Calidad) Planeacin - Direccionamiento Estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento Estratgico Direccionamiento Estrategico, Responsable del Proceso y Supervisor Control y Seguimiento - Direccionamiento Estratgico
Anlisis, cuadro de control y Encuesta
Planeacin
V
Poblacin beneficiada- Usuarios Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin Reevaluacin de Proveedores No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora. Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Realizar Visitas de Seguimiento, evaluacin y ficha. Cuadro de resultados y anlisis
Supervisin del Contrato
Informes y Actas
56
11.18 CARACTERIZACIN PROCESO ADQUISICION DE BIENES Y SERVICIOS
Planear, adquirir y realizar seguimiento a los Bienes y Servicios entregados al cliente interno cumpliendo los requisitos de la entidad, con proveedores calificados, en forma oportuna y eficaz de acuerdo con las necesidades de los proc
Responsable:
Coordinadora Proces de Adquisicin de Bienes y Servicios

Tecnologias de Informacin

Computadores, Software, Capacitacin, correo electrnico y voz IP
Gestin Financiera
Recursos Financieros (CDP y RP)
Coordinadores, Asesores, Profesionales y personal asistencial del proceso.
Contratos y Liquidaciones - Apoyo Legal
Contratos y Conceptos
Correspondencia y Archivo Infraestructura, papeleria, elementos de oficina, servicios generales Publicaciones en Pgina Web y Portal nico de Contratacin.
Gestin Administrativa Comunicaciones
Ley 80 de 1993 "Estatuto General de Contratacin", Ley 1150/2007 y Decreto 066/2008, Ley 598 de 2000 "Contratacin Estatal SICE", Ley 594 de 2000 "Ley General de Archivos", Decreto 2467 de 2005 "Fusin de la Agencia Colombiana de Cooperacin Internacional, ACCI, a la Red de Solidaridad Social, RSS, Decreto 2170 de 2002 " Reglamentario de la Ley 80 de 1993 de Contratacin", Ley 789 de 2002 y Ley 828 de 2003 "Se solicita Certificado de Paz y Salvo de aportes parafiscales". ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Formatos ACCIN SOCIAL, Sondeo de Formatos del proceso (LMD), Mercado,Reevaluacin de Leyes, Decretos, Resoluciones, Proveedores, Seguimiento Circulares y normas, Proveedores, Seguimiento a Procedimientos, Manual de Calidad, Plan Indicadores. Ver Producto, Informe Encuesta.Ver Tabla de Control de Registros. Lista Maestra de Documentos.
57
11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES
Garantizar a la Entidad que los procesos de contratacin que se adelantan se basen en los principios de transparencia, eficiacia, igualdad y seleccin objetiva, actuando de manera oportuna para el cumplimiento de los objetivos de Accin Social. Una vez los contratos y convenios se encuentren ejecutados o dentro de las causales contempladas en la Ley, proceder a liquidarlos de manera bilateral o unilateral, segn sea el caso. Si la entidad perdio competencia, se debe realizar el trmite de liquidacin a travs de acta administrativa.
Responsable:
Coordinador Proceso de Contratos y Liquidaciones
PROVEEDOR
Proceso Direccionamiento Estratgico Planeacin Delegacin de la UE para Colombia y Ecuador Proceso de Direccionamiento Estratgico
ENTRADA
Directrices y Lineamientos Plan de Contratacin para Paz y Desarrollo y Laboratorios de Paz Plan de compras anual
ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accin Gestionar aprobacin del Plan de Contratacin por parte de la Direccin y ejecutar oportunamente
SALIDA
Plan de Accin Plan de Contratacin Anual Aprobado y Contratos elaborados Plan de Contratacin Anual Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales
CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico Planeacin - Direccionamiento Estratgico

Planeacin - Direccionamiento Estratgico rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
Elaborar Plan de Contratacin Anual Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable
Adquisiciones (Licitacin Pblica, Seleccin Abreviada-Concurso de Mritos)
Documentos ( Proceso solicitante radica hoja verde-estudio de mercado)
El Proceso de Adquisiciones realiza estudio de mercado y lo entrega, junto con el formato al proceso solicitante
Estudio de Mercado
Proceso Solicitante
Proceso Solicitante
Formato-Estudio de Mercado
Realizar estudio previo y solicitud de CDP. Una vez realizados, organizar expediente y radicar en Secretara General/Direccin General
Expediente (Formato-Estudio de Mercado, estudio previo y solicitud de CDP)
Proceso Solicitante
Secretara General/Direccin General
Expediente
Suscribir Formato - Hoja Verde
Formato suscrito
Proceso Solicitante
Financiera
Expediente
Trmite de CDP
CDP
Proceso Solicitante
Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones
Prepliegos
Proceso de Contratos en Coordinacin con Proceso solicitante y Proceso de Financiera: elaborar prepliegos de condiciones
Prepliegos ajustados
Proceso Solicitante
Proceso Solicitante
Prepliegos ajustados
Coordinar publicacin de prepliegos, formato de estudio de mercado, estudios previos, constancia de envo de informacin a la Cmara de Comercio, proyecto de minuta de contrato, en la pgina WEB, en el Portal nico de Contratacin y SECOP
Publicacin de Documentos
Posibles Oferentes
Observaciones a los prepliegos
Proceso de Contratos en Coordinacin con Proceso solicitante y Proceso de Financiera: Responder y coordinar publicacin de respuesta a observaciones
Publicacin de respuesta a observaciones
Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones Proponentes, Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones
Pliegos de Condiciones
Ajustar pliegos de condiciones y coordinar publicacin de pliegos definitivos y Resolucin de Apertura en la pgina WEB y en el Portal nico de Contratacin
Publicacin de pliegos definitvos y Resolucin de Apertura
Proceso Solicitante
Solicitud de adendos
Proyectar Adendo Proceso Solicitante, Finanaciera y Contratos y Liquidaciones: Realizar evaluacin, de acuerdo a su competencia y publicar en la pgina WEB la evaluacin tcnica, econmica, financiera y jurdica Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007 y Decreto 2474 de 2008: Resolucin adjudicando o declaracin desierta: Previa recomendacin de contratacin, se elabora contrato.
Publicacin de Adendo
Proponente
Oferta
Evaluacin
Proponente
Observaciones informe de evaluacin
Contrato y/o Declaracin de Desierta
Contratista, Supervisor
Proceso Solicitante
Contrato Firmado por el contratista
Tramitar firma del ordenador del gasto, solictar Registro Presupuestal y enviar a la Dependencia Solicitante para que solicite la pliza al contratista.
Copia del Contrato
Dependencia Solicitante
Proceso Solicitante
Pliza o garantas
Aprobacin de la pliza o garantas y remisin al Supervisor del Contrato
Oficio de remisin al Supervisor con copia del Contrato, la pliza o garantas y la oferta del contratista.
Supervisor del Contrato
H
Contratos y Liquidaciones Contrato perfeccionado y legalizado Coordinar publicacin del contrato en la pgina WEB, en el Portal nico de Contratacin y SECOP Contrato
Proceso Comunicaciones
Expediente del contrato, acompaado de los documentos necesarios para la elaboracin del acta de liquidacin.
El rea de Contratos y Liquidaciones deber verificar mensualmente la base de datos de los contratos que se encuentren vigentes, una vez identificados cules Contratos y Convenios se vencen durante el mes siguiente se debe solicitar al Supervisor que informe si el contrato ser prorrogado o si puede iniciarse el correspondiente proceso de liquidacin, en este ltimo evento, el mismo deber remitir al Proceso de Contratos y Liquidaciones el expediente,y el informe final de ejecucin, acompaado de la solicitud de liquidacin.Cuando el Supervisor no conserve en custodia el respectivo expediente, deber indicar, al momento de remitir los mencionados documentos, la ubicacin del mismo.
Solicitud por correo electrnico
58 Proceso Gastin Financiera

Certificacin Financiera. El rea de Contratos y Liquidaciones deber solicitar al Proceso de Financiera (Tesorera) la respectiva certificacin financiera, donde consten los pagos efectuados al Contratista con base en el valor y forma de pago establecidos en el contrato. Solicitud mediante Orfeo Contratos y Liquidaciones
11.19 CARACTERIZACIN PROCESO CONTRATOS Y LIQUIDACIONES
Garantizar a la Entidad que los procesos de contratacin que se adelantan se basen en los principios de transparencia, eficiacia, igualdad y seleccin objetiva, actuando de manera oportuna para el cumplimiento de los objetivos de Accin Social. Una vez los contratos y convenios se encuentren ejecutados o dentro de las causales contempladas en la Ley, proceder a liquidarlos de manera bilateral o unilateral, segn sea el caso. Si la entidad perdio competencia, se debe realizar el trmite de liquidacin a travs de acta administrativa.
Responsable:
Coordinador Proceso de Contratos y Liquidaciones
Minuta de Acta de liquidacin.
Se remite el acta de liquidacin al Supervisor, para su respectiva revisin, aprobacin y firma y para que solicite la firma del Contratista.
Remisin de la minuta de liquidacin mediante Orfeo
Acta de liquidacin firmada por Supervisor y Contratista.
Una vez remite el Supervisor la respectiva acta con las firmas correspondientes, se trmita la firma del Coordinador de Contratos y Liquidaciones y se coloca la fecha en la misma.
Remisin del Acta de Liquidacin mediante Orfeo
Resolucin Liquidacin Unilateral.
Si el acta de liquidacin bilateral no es firmada por el Contratista, debera elaborarse la Resolucin correspondiente a la liquidacin unilateral del contrato, que se notificar de conformidad con lo establecido en la ley. Remitir copia del acta de liquidacin del contrato al Proceso de Financiera (Tesorera), en el evento de ordenarse en la misma la liberacin de un saldo a favor de la Entidad, o de un pago a favor del Contratista, trmite que una vez elaborado le ser informado al Proceso de Liquidaciones. Se remitir el expediente al Archivo de la Entidad.
Notificaciones - Citacin para notificacin personal y/o Edicto
Contratista
Remisin copia del Acta de Liquidacin.
Remisin copia del Acta o Resolucin de Liquidacin mediante Orfeo
Proceso Gestin Financiera
Remitisin del expediente al Archivo Central de la Entidad.
Remisin del Expediente mediante Orfeo
Archivo
Acta o Resolucin de Liquidacin.
Coordinar publicacin del acta o la Resolucin de Liquidacin en la pgina Web y en el Portal nico de Contratacin
Remisin copia del Acta o Resolucin de Liquidacin mediante Orfeo
Proceso Comunicaciones
Proceso Planeacin
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE Personal sensibilizado en mejores prcticas en Procesos Planeacin - Direccionamiento estratgico seguridad y salud ocupacional INDICADORES)
V
Poblacin beneficiada- Usuarios Derechos de peticin, quejas, reclamos y/o evaluacin de satisfaccin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora. Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias Cuadro de resultados y anlisis Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico
Procesos Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico

RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Computadores, correo electrnico y voz IP
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO
Gestin Financiera
Recursos Financieros - CDPPrepliegos, formato de estudio de mercado, estudios previos, constancia de envo de informacin a la Cmara de Comercio, proyecto de minuta de contrato, Resolucin de Apertura, Respuestas a las observaciones, Adendos, Comunicacin y/o resolucin de adjudicacin o declaratoria de desierta, contrato, pliza, aprobacin de pliza, Registro Presupuestal (RP), otros, acta, resolucin de liquidacin o acta administrativa. Ver Tabla de Control de Registros.
Coordinadores, Asesores, Profesionales y Asistentes del Proceso. Apoyo Adquisicin de Bienes o Servicios para el proceso. Correspondencia y Archivo Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Publicaciones en la pgina WEB y en el Portal nico de Contratacin
Ley 80 de 1993 y decretos reglamentarios, Ley 1150 y decreto reglamentario, Ley 487 de 1998 y decretos reglamentarios, Ley 594 de 2000, Ley 872 de 2003, Constitucin Poltica. 8)Manual de Contratacin FIP. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Ley 80 de 2003 y Decretos Reglamentarios, Ley 1150 y decreto reglamentario. - Ley 487 de 1998 y decretos reglamentarios. - Decreto 2647/05. - Ley 594/00. - Cdigos Civil, de Comercio, Contencioso Administrativo y Constitucin Poltica. - Formatos del Proceso y Formatos de Accin Social, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.
Comunicaciones
59
11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA
Registrar, controlar y analizar los movimientos presupuestales y financieros de la entidad generando informacin contable y financiera razonable y oportuna que apoye la toma de decisiones.
Responsable:
COORDINADORA PROCESO DE GESTIN FINANCIERA.
PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Todos los procesos, auditoras externas, organismos del Estado.
ENTRADA
Directrices y Lineamientos Requerimientos.
ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accin Cronograma.

Planeacin - Direccionamiento Estratgico. Todos los procesos, organismos del Estado, auditoras externas.
Elaborar Plan de Accin Elaborar cronograma de actividades.
Todos los procesos, auditoras externas, organismos del Estado.
Directrices y Lineamientos. Normatividad del Ministerio de Hacienda, DIAN, Contadura General de la Nacin y otros.
Identificacin, anlisis y valoracin de riesgos.
Mapa de riesgos
Autocontrol - rea de Gestin Financiera
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional.
Insumos para Matriz de peligros
Decreto de liquidacin del presupuesto. Ministerio de Hacienda PAC aprobado por el Ministerio de Hacienda. Ordenadores del gasto Solicitud de Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Distribuir la apropiacin presupuestal y PAC a las asignaciones internas en el sistema SIIF y recursos propios en el sistema PCT.
Apropiacin y PAC disponible
Todos los procesos.
Expedir el Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Certificado de Disponibilidad Presupuestal.
Todos los procesos.
Ordenadores del gasto, contratacin, jurdica.
Acto administrativo mediante el cual se compromete el presupuesto.
Expedir el Registro Presupuestal y registrar la cuenta bancaria del beneficiario.
Registro Presupuestal, registro de la cuenta bancaria.
Todos los procesos.
Todos los Procesos
Solicitud de trmite de pago.
Elaborar la liquidacin del pago, modificar el plan de pagos, registrar en la contabilidad y generar la orden de pago. Para el caso de recursos propios adems, hacer el pago.Elaborar la solicitud de pago para el caso de pagos a travs de organismos de cooperacin y administradoras de recursos.
Orden de pago generada, pago para el caso Ministerio de Hacienda, organismos de cooperacin, de recursos propios y comunicacin al beneficiario del pago.Solicitud de pago para el administradoras de recursos, todos los procesos y finalmente los proveedores. caso de organismos de cooperacin y administradoras de recursos.
Organismos de cooperacin y administradoras de recursos.
Informe de pagos.
Revisin, verificacin, conciliacin y registro de los pagos en la contabilidad.
Conciliacin y registro contable.
Todos los procesos.
Proceso de Gestin Administrativa Proceso de Apoyo Legal
Informes del movimiento de los inventarios. Informes de procesos jurdicos a favor y en contra de la entidad. Resolucin y autorizacin de Minhacienda y Reglamento Interno de cajas menores.
Revisar y registrar en la contabilidad el movimiento de los inventarios. Registrar en la contabilidad.
Registro Contable. Registro Contable.
Proceso de Gestin Financiera. Proceso de Gestin Financiera.
Constitucin de las cajas menores.
Caja menor constituda. UTs y procesos que manejan caja menor y Ministerio de Hacienda.
UTs y procesos que manejan caja menor. Soportes para legalizacin. Revisin, seguimiento y control al manejo de los recursos de las cajas menores. Legalizacin,reembolso y reintegro de recursos para la legalizacin definitiva.
Procesos financiados con crdito externo
Pagos con recurso de crdito externo
Elaborar las justificaciones de gastos, solicitudes de desembolso e informes sobre los crditos externos.
Justificacin de gastos, solicitud de desembolso, informes de ejecucin.
Ministerio de Hacienda, Banca multilateral y procesos financiados con recursos de crdito externo. Todos los procesos, organismos del Estado, auditoras externas. rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa
Todos los procesos, organismos del Estado, auditoras externas. rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa
Requerimientos.
Elaborar informes.
Informes.
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Procesos de Gestin Financiera y de Direccionamiento Estratgico. Todos los procesos, autocontrol, organismos del estado y banca multilateral, Control y Seguimiento
Proceso de Gestin Financiera
Informacin para la elaboracin de indicadores. No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
V A
Realizar medicin a travs de los indicadores.
Resultados y anlisis de indicadores.
Todos los procesos, UTs, organismos del estado y Banca Multilateral.
Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora.
Acciones de Mejora
60
11.20 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN FINANCIERA
Registrar, controlar y analizar los movimientos presupuestales y financieros de la entidad generando informacin contable y financiera razonable y oportuna que apoye la toma de decisiones.
Responsable:
COORDINADORA PROCESO DE GESTIN FINANCIERA.

Equipos de cmputo, de impresin, scanner, software soporte tcnico.
Estaciones de trabajo, suministros de elementos de oficina, apoyo logstico en general. Estatuto Orgnico del Presupuesto, Ley Anual del Presupuesto, Decreto de Liquidacin del Presupuesto, Plan General de la Contabilidad Pblica, Estatuto Tributario, Normas de Impuestos Distritales, Procedimientos del Ministerio de Hacienda, del Departamento Nacional de Planeacin, Normas sobre el sistema SIIF, Sistema de Control Interno para las entidades regidas por la ley 873 de 1993. Decreto 1599 de 2005, MECI 1000:2005. Sistema de Gestin Documental, Manual de procedimientos del rea Financiera. Plan de Mejoramiento, Contratos de crditos externos y normas de la Banca Multilateral, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Talento Humano
Recurso Humano, capacitacin.
Comunicaciones
Intranet, protocolo de comunicaciones.
1)Estatuto Orgnico de Presupuesto, Decreto de Liquidacin del Presupuesto, 2)Estatuto Tributario, 3)Normatividad administracin SIIF Nacin. Normatividad Ministerio de Hacienda sobre el manejo de las cajas menores, 4) Plan General de la Contabilidad Pblica y Normas Banca Multilateral, 5)Procedimientos Gestin Financiera, 6)Estatuto Orgnico del Presupuesto, Decreto de Liquidacin de Presupuesto, Normatividad Ministerio de Hacienda. Procedimientos Gestin Financiera, Lineamientos de Direccionamiento Estratgico, 7).Plan Indicadores 8) Ver Lista Maestra de Documentos.
1) Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, pago. 2)Declaraciones de Impuestos, Declaracin de Ingresos y Patrimonio, Certificaciones de Retencin en la Fuente. Informacin exgena. Informes segn Decreto 537 de 2004 y resolucin anual. 3)Certificado de Disponibilidad Presupuestal, Registro Presupuestal, Obligacin contable, orden de pago, reintegros. 4)Estados Financieros Bsicos, Estados Financieros de propsito especial. 5)Certificado de disponibilidad presupuestal. Registro Presupuestal, Liquidacin de Impuestos, Obligacin Contable, Orden de pago, Estados Financieros e Informes Contables, Certificado de reserva, orden de pago a convenios, Conciliaciones con organismos, informes de ejecucin de convenios. 6)Plan de Accin. 5) Ver Tabla de Control de Registros.
Correspondencia y Archivo
61
11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO
Brindar el apoyo necesario a la Entidad con el fin de cumplir con su misin social en la seleccin del personal competente para la adecuada prestacin del servicio, capacitar, evaluar, tramitar situaciones administrativas del recurso humano y generar condiciones de bienestar necesarias para su crecimiento; e implementar y desarrollar planes de seguridad, salud ocupacional y clima organizacional.
Responsable:
COORDINADORA NACIONAL PROCESO DE GESTIN DE TALENTO HUMANO
PROVEEDOR
ENTRADA
Directrices y Lineamientos Informacin sobre competencias del personal necesario
ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accion Determinar los niveles de educacin, formacin, habilidades, competencias y experiencia y replantear y redifinir el Manual de Funciones y Competencias frente a la expectativa de implementacin de la carrera administrativa. Elaborar Programa Anual de Bienestar Social
SALIDA
Plan de Accion Manual de funciones y competencias actualizado.
Todos los procesos
Todos los procesos - Caja de Compensacin Diagnstico de necesidades de Bienestar Familiar Evaluacin de Clima Organizacional Todos los procesos - ARP - Aseguradora Todos los procesos Proceso Direccionamiento Estratgico Todos los procesos Todos los procesos Panoramas de Riesgos - Diagnstico de Medicina preventiva Diagnstico de necesidades de capacitacin Requerimientos de personal Plan de Capacitacin
Programa de Bienestar Todos los Procesos
Elaborar Programa de Seguridad y Salud Ocupacional
Programa de Seguridad y Salud Ocupacional Programa de Capacitacin Colaboradores seleccionados Colaboradores capacitados Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales, matriz de requsitos legales Todos los procesos Funcionarios - Contratistas rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
Elaborar Plan Anual de Capacitacin Seleccionar colaboradores requeridos Capacitar el recurso humano Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Evaluar la eficacia del programa de capacitacin y realizar ajustes pertinentes Implementar el Programa de Bienestar Social Evaluar la satisfaccin de las actividades de bienestar realizadas
Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales Resultados de la evaluacin - oportunidades de mejora Actividades realizadas en bienestar social Resultados de la evaluacin - oportunidades de mejora
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Todos lo procesos Todos los procesos Todos lo procesos
Colaboradores capacitados Todos los procesos Todos los procesos Comisin Nacional del Servicio Civil, Funcin Pblica, Todos los procesos que cuenten con personal de planta en Carrera administrativa o en Periodo de prueba. Todos los procesos, ISO 9001/2000, NTC GP1000/2004 Comisin Nacional del Servicio Civil / Funcin Pblica Proceso de Contratacin Proceso de Gestin Financiera Todos los Procesos
Evaluacin de la capacitacin Programa de Bienestar Social Evaluacin de actividades de bienestar social
Evaluacin de Desempeo
Realizar evaluacin de desempeo al personal de planta de carrera administrativa o en periodo de prueba.
Colaboradores de Carrera administrativa y en periodo de prueba evaluado.
Colaboradores de Carrera administrativa o en periodo de prueba.
Evaluacin de desempeo por competencias Directrices y lineamientos de la Funcin Pblica Soportes de Nmina, Contrato Disponibilidad Presupuestal Informe Actividadesl
Realizar la evaluacin de desempeo por Competencias a los colaboradores que afecten la calidad del servicio
Colaboradores Evaluados
Colaboradores que afectan la calidad del servicio Colaboradores directivos de Planta
Colaboradores directivos de libre nombramiento Realizar acuerdos de gestin para el personal directivo de libre nombramiento y remocin y remocin evaluados Tramitar el pago de nmina, Cesantas, Seguridad Social Intetral / y el pago de honorarios de los contratistas Pago de nmina / Pago de honorarios
Servidores Pblicos / Contratistas
H
Comisin Nacional del Servicio Civil Requerimientos de la Comisin
Adelantar los trmites requeridos por la Comisin Nacional del Servicio Civil en todo lo correspondiente a los procesos de carrera administrativa e informar a todo el personal interesado oportunamente Tramitar novedades, afiliaciones y dems trmites ante EPS, ARP, FNA, AFP y Caja de Compensacin Familiar Gestionar las comisiones de viaje requeridas (tiquetes y viticos) y tramitar el pago de los mismos Trmitar situaciones administrativas (Nombramientos, vacaciones, licencias, renuncias, comisiones de estudio y de servicios, permisos).
Lista de elegibles / Redefinicin planta de personal
Todos los Procesos que cuenten con personal de planta
EPS, ARP, FNA, AFP, Caja de Compensacin Familiar Todos los procesos Operadores y agencias de viajes Proceso de Gestin Financiera Todos los procesos
Solicitudes de afiliacin, novedades, trasladosy dems trmites de seguridad social Solicitudes de comisin de viaje Disponibilidad Presupuestal
Trmite de situaciones de seguridad social
Funcionarios - Contratistas
Comisiones tramitadas / Planilla de pagos
Todos los Procesos
Situaciones Administrativas
Situaciones administrativas tramitadas
Servidores pblicos
Orientaciones e identificacin de peligros
Definir y comunicar y desarrollar las actividades del programa de seguridad y salud ocupacional. Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)
Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Resultados y anlisis de indicadores de los procedimientos del rea de Gestin de Talento Humano
Todos los Procesos y Unidades Territoriales
Proceso de Planeacin
Planeacin - Direccionamiento estratgico
62
11.21 CARACTERIZACIN PROCESO TALENTO HUMANO
Brindar el apoyo necesario a la Entidad con el fin de cumplir con su misin social en la seleccin del personal competente para la adecuada prestacin del servicio, capacitar, evaluar, tramitar situaciones administrativas del recurso humano y generar condiciones de bienestar necesarias para su crecimiento; e implementar y desarrollar planes de seguridad, salud ocupacional y clima organizacional.
Responsable:
COORDINADORA NACIONAL PROCESO DE GESTIN DE TALENTO HUMANO

ADQUISICIN DE BIENES Y SERVICIOS
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Compras de bienes y servicios. Contratos Infraestructura, papelera, servicios generales, elementos de oficina, elementos de seguridad y Salud Ocupacional Recursos para pagos Cdps, rps pagos, informe de ejecucin presupuestal Equipos, correos electrnicos, soportes ploters, scaners. Apoyo logstico para eventos. Conceptos. Correspondencia, archivo. Realimentacin del plan de Accin, Realimentacin de indicadores del proceso. Realimentacin del Proceso. Realimentacin del Sistema de Gestin Integral
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Registros Documentos 1)Gua Concertacin de Objetivos DAFP. 2)Instructivo Evaluacin de Desempeo DAFP. 3)Manual de Procesos y Procedimientos. 4)Programa de Bienestar Social anual. 1)Plan de accin. 5)Programa de Salud Ocupacional 2)Actas. anual. 6)Matriz de Competencias. 3)Respuestas a 7)Plan Indicadores. 8)Resoluciones solicitudes. Internas: 00492 del 2007. Escala de 4)Cronograma de Viticos, 00554 de 2007 Comisin de Capacitacin Personal, Reglamento de Higiene y anual. Seguridad Accin Social. 9)10409 de 5)Cronograma de 2006 se adoptan mecanismos para Bienestar Social prevenir, corregir y sancionar el acoso anual. laboral, 01511 de 2007 establece 6)Cronograma de funciones especficas para Salud Ocupacional profesionales que atienden poblacin anual. 7)Nmina, desplazada. 10) 10273 de 2006 Planilla de pago Conformacin COPASO, 01066 de honorarios 2007 Establece Horario de Trabajo de contratos de Accin Social, 10266 de 2006 prestacin de Designacin representantes del servicios. COPASO. 11) 01067 de 2007 Modifica 8)Resultados el artculo 4 de la resolucin 002 de evaluaciones de 2005, 05938 de 2007 establece desempeo y funciones especficas a los acuerdos de Coordinadores de las Unidades gestin. 9) Territoriales, 0545 de 2007 Ver Tabla de conformacin Comit de Emergencia Control de de Accin Social. 12)Plan de Registros. Emergencias y Evacuacin. Anexos. 13) Ver Lista
CONTRATOS Y LIQUIDACIONES
GESTIN ADMINISTRATIVA
GESTIN FINANCIERA
TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
COMUNICACIONES
APOYO LEGAL GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
Las normas, leyes y decretos relacionados en la Lista Maestra de Documentos, Los requisitos Legales identificados en la Matriz de Requisitos legales de Seguridad y Salud Ocupacional y Gestin Ambiental. ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
PLANEACIN
CONTROL Y SEGUIMIENTO
CALIDAD
63
11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES
Asesorar y apoyar a todos los procesos mediante el diseo y desarrollo de estrategias de comunicacin, tanto externas como internas, con el fin de divulgar a la opinin pblica nacional e internacional la gestin que cumple la Entidad y al mismo tiempo fortalecer la cultura organizacional.
Responsable:
Coordinador Nacional del Proceso de Comunicaciones
PROVEEDOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accion
SALIDA
Plan de Accion
Todos los Procesos y Equipos Territoriales
Solicitudes de apoyo para actividades como produccin de informacin, cubrimiento periodstico de eventos, prstamo de piezas de comunicacin.
Programar atencin a eventos agendados y solicitudes de acuerdo con prioridades y disponibilidad
Asignacin de responsables
Todos los Procesos y las Unidades Territoriales
Suministro de informacin de inters y para conocimiento interno
Recolectar informacin de los procesos, reas y/o programas de la Entidad para la elaborar boletines internos, campaas de sensibilizacin, carteleras y dems productos de comunicacin organizacional requeridos.
Proyeccin carteleras, boletines internos, campaas, etc
Todos los Procesos y las Unidades Territoriales
Suministro de informacin para los medios masivos de comunicacin
Recolectar informacin del quehacer de los diferentes programas de la entidad para elaborar boletines de prensa y dems productos de comunicacin.
Boletines de prensa, informes especiales e informacin
Todos los Procesos, las Unidades Territoriales, beneficiarios.
Insumos matriz de identificacin de peligros
Solicitudes de piezas y productos de comunicacin
Producir y realizar los programas de radio y Tv "Pas Posible", elaborar, publicar y actualizar informacin en la Web, elaborar presentaciones Power Point, disear publicaciones, acompaar eventos. Actualizar contenidos de la Intranet, elaborar Noti Reporte (monitoreo), actualizar el Protocolo de Comunicaciones y de piezas de comunicacin, realizar carteleras, campaas internas de sensibilizacin y difusin.
Programas de Tv., programas de radio, Videos institucionales, publicaciones, pgina Web, Intranet, carteleras, eventos, campaas.
Todos los Procesos y Equipos Territoriales, Medios Masivos de Informacin, Agencias de Noticias, opinin pblica, otros pblicos estratgicos.
Demandas de informacin por parte de los medios masivos de comunicacin
Enviar boletines de prensa a medios masivos de comunicacin, realizar ruedas de prensa, atender solicitudes externas de informacin.
Boletines de prensa, informes especiales e informacin general
Medios Masivos de Informacin, Agencias de Noticias, opinin pblica, otros pblicos estratgicos
Calidad, Talento Humano, Gestin administrativa
Matriz de Aspectos e Impactos y de Riesgos y Peligros
Hacer seguimiento y actualizar la identificacin de aspectos e impactos ambientales, lo mismo que de Riesgos y Peligros Ocupacionales
Anlisis y reporte actualizado
Calidad, Talento Humano y Gestin Administrativa.
Planeacin
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)
Acciones de Mejora, Mapa de Riesgos
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11.22 CARACTERIZACIN PROCESO COMUNICACIONES
Asesorar y apoyar a todos los procesos mediante el diseo y desarrollo de estrategias de comunicacin, tanto externas como internas, con el fin de divulgar a la opinin pblica nacional e internacional la gestin que cumple la Entidad y al mismo tiempo fortalecer la cultura organizacional.
Responsable:
Coordinador Nacional del Proceso de Comunicaciones

Gestin Financiera

Financiero
Infraestructura, cmaras de video y fotogrficas, televisores, VHS, Dvd , grabadoras, fax, scanner, transporte
Contratacin de bienes y servicios Directiva Presidencial Resolucion 787 del 30 de septiembre de 2005 funciones del rea de Comunicaciones Polticas y Estndares para la Publicacion de Informacion del Estado Colombiano en Internet Directivas Comision Nacional de TV Agenda Conectividad SIGOB Constitucion Politica Artculo 23 Protocolo de Comunicaciones Ley 80 publicaciones de contrataciones transparencia, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007 Protocolo de Comunicaciones Procedimiento solicitud de apoyo Formato de solicitud de apoyo en en Comunicaciones Comunicaciones Procedimiento Divulgacion de Bitcora de programas de Tv. y Informacion en Medios Radio Instructivo para el uso de Actas Archivo carteleras fotogrfico y videos NOTIInstructivo para manejo de REPORTE-PAG WEB-INTRANETpginas de intranet e Internet, CARTELERAS. Plan Indicadores. Ver Tabla de Control de Registros. Ver Lista Maestra de Documentos.
Tecnologa de la informacin
Tecnolgico: Computadores, impresoras lser. software.
Acompaamiento jurdico
Recurso humano, viticos, capacitacin, bienestar, salud ocupacional
Acompaamiento, servicios de correspondencia
65
11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
Suministrar herramientas tecnolgicas y servicios que faciliten el cumplimiento de la misin, velando por la integridad, seguridad, oportunidad y accesibilidad de la informacin de la Entidad.
Responsable:
COORDINADOR (A) NACIONAL PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
PROVEEDOR
Direccionamiento Estratgico Planeacin Control y Seguimiento
ENTRADA
Directrices y Lineamientos Solicitud Elaboracin Plan de Accin Solicitud identificacin o ajustes de los riesgos que afectan el objetivo del proceso Orientaciones y metodologa
ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accin
CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Direccionamiento Estratgico Planeacin - Control y Seguimiento
Evaluar necesidades y asignar responsables de acuerdo con el tema Elaborar Plan de Accin Elaborar Mapa de Riesgos (Identificacin, Anlisis y Valoracin de Riesgos y del Contexto Estratgico) Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable
Mapa de Riesgos del Proceso
Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Desarrollo, modificacin o ajustes en Sistemas de Informacin las aplicaciones misionales y administrativas Mantener la infraestructura de telecomunicaciones y servicios de red, de acuerdo con los requisitos de ley y con las normas aplicadas al sistema de gestin integral. Administracin del Help Desk y Atencin de solicitudes de servicios a los usuarios (En el caso de requerimientos de telecomunicaciones cumpliendo con las normas de seguridad aplicadas).
Telecomunicaciones Todos los procesos Incidentes y requerimientos Atencin a requerimientos tecnolgicos.
Solicitudes resueltas
Apoyo Informtico
Todos los procesos
H
Empresas de desarrollo de aplicaciones Software desarrollado o modificado
Mantenimiento y desarrollo de aplicaciones, administracin de Bases de Datos, generacin y administracin de copias de respaldo de aplicaciones. Administracin de la Control de canales de comunicacin, ampliacin cobertura de plataforma tecnolgica comunicaciones y elctrica, garantizar la seguridad en transmisin de datos, administracin correo electrnico. Supervisin contrato de mantenimiento preventivo y correctivo, renovacin tecnolgica Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso
Proveedores de telecomunicaciones Empresa para mantenimiento preventivo y correctivo de equipos de cmputo rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa
Servicio de telecomunicaciones
Sistemas de Informacin operando, Sistemas de comunicacin ptimos, equipos de cmputo funcionando y software de oficina adecuado a las necesidades de la entidad.
Servicios de mantenimiento
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento estratgico (Calidad) Control y Seguimiento Planeacin - Direccionamiento estratgico Planeacin - Direccionamiento estratgico Control y Seguimiento Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico
Planeacin - Control y Seguimiento
Realizar revisin de la aplicacin de procedimientos y controles en el proceso Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES) Evaluar satisfaccin de los Usuario Evaluar el Sistema de Control Interno Realizar autoevaluacin de control y de gestin
Actas de reunin del monitoreo
Planeacin Usuarios Control y Seguimiento Control y Seguimiento
Resultados y anlisis de indicadores Resultados y anlisis de la evaluacin Resultados Resultados y anlisis de autoevalaucin
V
Evaluacin de satisfaccin Evaluacin Asesora - Realimentacin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditoria.
Implementar Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora. Actualizacin matriz de aspectos ambientales y panorama de peligros
Mapa de Riesgos, Acciones de Mejora Institucional, Funcional e individuales, Matriz de Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico aspectos e impactos y panorama de peligros - Talento Humano en S&SO
66
11.23 CARACTERIZACIN PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN
Suministrar herramientas tecnolgicas y servicios que faciliten el cumplimiento de la misin, velando por la integridad, seguridad, oportunidad y accesibilidad de la informacin de la Entidad.
Responsable:
COORDINADOR (A) NACIONAL PROCESO TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Adquisicin de Bienes y Servicios Gestin Financiera Gestin Administrativa Contratacin

Tramite de compras de B y S Expedicin CDPs, pagos Suministro de insumos para funcionamiento Licitaciones, elaboracin de contratos, conceptos jurdicos

Ley 603, Ley 527, Ley 790, Ley 812 , Ley 962, Decreto 2150, Decreto 3816, Decreto 4669, CONPES 3072, CONPES 3248, CONPES 3292, DECRETO 2170, POLTICAS Y ESTNDARES PARA DAR CUMPLIMIENTO A LA FASE 3 DE LA DIRECTIVA 02 DE 2000, Circular 12 Direccin Nacional Derechos de Autor, Directiva 02, Resolucin No. 180466, , ESTNDAR INTERNACIONAL UL1778 o Equivalente, ESTNDAR INTERNACIONAL: ISO 17799:2005 (ISO 27001), NTC 2050, ESTNDAR INTERNACIONAL: NEC: National Electrical code, NEMA: National Electrical Manufactures Asociation, NFPA 72 - National Fire Alarm Code, NFPA 75 - Standard for the Protection of Information Technology Equipment, NFPA 76 Standard for the Fire Protection of Telecommunications Facilities, NFPA 110 - Standard for Emergency and Standby Power Systems, NFPA 2001 - Standard on Clean Agent Fire Extinguishing Systems, TIA/EIA 942 Telecommunications Infrastructure Standard for Data Centers, ESTNDAR INTERNACIONAL:EIA/TIA568B.1: Standard Commercial Building Telecommunications Wiring Standard, EIA/TIA-568B.2: 100-ohm twisted-pair cabling standar, EIA/TIA-568B.2-1: Normas UL.

Manuales de usuario y Manuales Help Desk, Actas, Acuerdo Individual tcnicos de los sistemas de de Manejo de la Informacin, Recibo informacin, Guas, Instructivos, de informacin - Custodia de cintas procedimientos documentados Magnticas. Ver Tabla de Control de Registros. del proceso, Tabla de control de registros, Plan de Indicadores.Ver Lista Maestra de Documentos.
Gestin y Administracin Documental Talento Humano
Acompaamiento y asesoria en archivo y correspondencia Coordinador de proceso, coordinadores reas de apoyo del proceso, profesionales, personal tcnico y asistencial, tramites de viticos
ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
67
11.24 CARACTERIZACIN PROCESO APOYO LEGAL
Representar a la entidad ante las instancias judiciales y no judiciales; proponer frmulas de resolucin de conflictos y/o controversias; brindar asesora y apoyo jurdico a los procesos misionales y soporte de la entidad y entidades que hacen parte del SNAIPD.
Responsable: PROVEEDORES
Coordinadora Nacional Proceso Apoyo legal ENTRADAS Directrices y Lineamientos ACTIVIDADES Elaborar Plan de Accin Recepcin de documentos (Demandas, tutelas, solicitudes de demanda, conceptos, consultas, derecho de peticin, solicitudes de los organos de control y ministerio pblico) Acciones Judiciales o prejudiciales ( demandas, tutelas, conciliaciones, etc.) Solicitudes de concepto, consulta, Derechos de peticin, requerimientos SALIDA Plan de Accin CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Direccionamiento estratgico y proceso de Planeacin
Direccionamiento Estratgico Despachos judiciales Altas Cortes Contratistas y excontratistas Funcionarios y exfuncionarios Compaas de Seguros Cmaras de Comercio Organismos de Control Congreso de la Repblica Centros de Arbitraje Terceras personas Todos los procesos
Estudio y anlisis de documentos en cuanto a su pertinencia
Participar en la identificacin de aspectos e impactos ambientales y de la reglamentacin aplicable. Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud ocupacional y de la reglamentacin aplicable Obtencin de pruebas
Insumos para matriz de: aspectos e impactos ambientales Insumos matriz de identificacin de peligros y matriz de requsitos legales
Despachos judiciales Altas Cortes Contratistas y excontratistas Funcionarios y exfuncionarios Compaas de Seguros Cmaras de Comercio Organismos de Control Congreso de la Repblica Centros de Arbitraje Terceras personas Todos los procesos
Elaboracin de la respuesta o de la demanda en defensa de los intereses de la entidad Acciones Judiciales o prejudiciales ( demandas, tutelas, conciliaciones, etc.) Solicitudes de concepto, consulta, Derechos de peticin, requerimientos
Elaboracin de Solicitudes de Conciliacin
Elaboracin respuesta solicitudes, conceptos, consultas, derechos de peticin, requerimietnos, etc Monitoreo jurdico por el Proceso Apoyo Legal
Despachos judiciales Altas Cortes Contratistas y excontratistas Contestacin de la accin judicial o prejudicial ( y exfuncionarios demandas, tutelas, conciliaciones, etc) Compaas de Seguros Representacin de la entidad en etapas Cmaras de Comercio procesales Conceptos, Organismos de Control consultas y derechos de peticin resueltos Congreso de la Repblica Respuestas a Solicitudes Centros de Arbitraje Terceras personas Todos los procesos Informe Direccionamiento estratgico
Funcionarios
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin Estrategico Todos los Procesos, Control y Seguimiento, Direccionamiento Estrategico Direccionamiento
Proceso de Planeacin
Solicitud de resultados de indicadores y Asesora No Conformidades, anlisis de riesgos, oportunidades de mejora, informes de auditora..
V A
Realizar medicin y seguimiento a los indicadores
Acciones de mejora
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS DE SOPORTE
REQUISITOS QUE APLICAN PARA EL DESEMPEO DEL PROCESO Decreto 2467 de 2005, Ley 368/97, Ley 418/97 y sus modificaciones y adiciones; Ley 387/97, Ley 80 de 1993 y sus modificaciones y adiciones, Ley 487 de 1998 , Ley 594 de 2000 y decreto 2569/00, decreto 1813/00, Ley 872 de 2003 y dems normas legales ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCION DEL PROCESO Documentos Registros
Computadores, correo electrnico y voz IP
Gestin Financiera Talento Humano Gestin y Administracin Documental Gestin Administrativa Comunicaciones
Recursos financieros (CDP y RP) Recurso humano necesario para realizar el proceso Correspondencia y archivo Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Protocolo de comunicaciones
Requisitos (Leyes, decretos, etc.), Directivas presidenciales, contratos, convenios, liquidaciones, informes, Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.
Expediente del proceso (Demanda, tutela, conciliacion, etc.) Actas de conciliacin, Conceptos, Consultas, Derechos de Peticin, Solicitudes, Requerimientos, Formatos del proceso. Ver Tabla de Control de Registros.
68
11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
Coordinar la aplicacin de las polticas y mejores prcticas relacionadas con la Gestin y Administracin Documental en la Entidad, con el fin de registrar, controlar y suministrar de manera oportuna y eficaz la informacin generada y recibida.
Responsable:
COORDINADOR NACIONAL PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL ENTRADA ACTIVIDADES SALIDA

Plan de Accin
PROVEEDOR

P
Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin
Todos los procesos de la Entidad y clientes externos
Recepcin de documentos
1-) Revisar y verificar comunicaciones(entrada) 2-) Radicar y digitalizar el documento (entrada) 3-) Organizar los documentos consecutivamente(entrada) 4-) Revisar y verificar comunicaciones para ser enviadas por tipo de correo (corra, post-Express, mensajera). (entrada) 5-) Organizacin fsica de la documentacin recibida y enviada en su respectivo expediente 6-) Pagos y consignaciones en entidades financieras 7-) Elaborar cronograma de transferencias 8-) Verificar, organizar y clasificar transferencias documentales 9-) Registrar en base de datos
Distribucin de comunicaciones internas - externas
Todos los procesos de la Entidad Pagos realizados entidades financieras Transferencias documentales Inventario fondo documental
Cliente externo
solicitud de certificaciones
Realizar bsqueda en el sistema de informacin
Suministro de informacin telefnica y/o certificacin
Clientes externos
Solicitudes de Archivo
1-) Recepcionar y radicar la solicitud 2-) Realizar bsqueda sistema de informacin 3-) Ubicar expediente
Suministro de expedientes a las dependencias
Todos los procesos de la Entidad
Devoluciones
1-) Recepcionar y Verificar 2-) DescargDr prestamos sistema de informacin 3-) Recepcionar y Verificar
Informacin organizada y disponible
Todos los procesos de la Entidad
Auditoria sistema de gestion documental
Evaluar sistema Gestion Documental
Informe auditoria
Proceso de planeacin - Control y seguimiento
Revisin de metas plan de accin y plan de mejoramiento
1-) Revisar plan de Accin y plan de mejoramiento 2-) Revisar los indicadores Ejecutar y hacer seguimiento de acciones correctivas, preventivas y de mejora.
Ajustes y Acciones de mejora
Proceso de planeacin
Procesos de control y seguimiento
No Conformidades reales y potenciales
Acciones de Mejora
Proceso de control y Seguimiento
69
11.25 CARACTERIZACIN PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL
Coordinar la aplicacin de las polticas y mejores prcticas relacionadas con la Gestin y Administracin Documental en la Entidad, con el fin de registrar, controlar y suministrar de manera oportuna y eficaz la informacin generada y recibida.
Responsable:
COORDINADOR NACIONAL PROCESO GESTIN Y ADMINISTRACIN DOCUMENTAL

Direccionamiento Estratgico Gestion Financiera
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Directrices Disponibilidad presupuestal Recurso humano, capacitacin
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Instructivo sistema gestin documental, programa de gestin documental, cronograma de transferencias manual de procesos procedimientos, Ver Lista Maestra de Documentos. Registros Ver Tabla de Retencin Documental en ORFEO
Talento Humano
Contratos y Liquidaciones, Adqquisicin de Bienes y Servicios
Contratos, ordenes
Soporte sistema mercurio,winisis, sistema orfeo, sistema integrado bibliogrfico S.I.B

Acuerdo AGN 060 de 200, Ley 80 de 1993, Ley 594 de 2000, Acuerdo 042 de 2002, Ley 734 de 2002, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Hardware
Control y Seguimiento
Seguimiento Infraestructura logstica
Gestion Administrativa
Insumos
70
11.26 CARACTERIZACIN PROCESO PLANEACIN
Asesorar a todos los procesos en la formulacin de polticas, planeacin estratgica, medicin, anlisis de datos y mejora y en la racionalizacin de trmites, procesos y procedimientos para mejorar la planeacin de la organizacin
Responsable:
Jefe Oficina Asesora de Planeacin PROVEEDOR ENTRADA

ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accin

Solicitud de asesora
Asesorar en la elaboracin del plan de accin anual, en la construccin de indicadores, en la creacin y modificacin de documentos, en la construccin, seguimiento y modificaciones de los proyectos para presupuesto general de la Nacin, en el levantamiento de procesos y procedimientos, cuenta fiscal e implementacin del MECI
Asesoras entregadas
Todos los procesos
Todos los procesos Planes de accin Consolidar y verificar cumplimiento de los planes de accin Plan de accin consolidado Direccionamiento Estratgico
Documentos en estudio
Revisar, aprobar y actualizar manuales de procesos, procedimientos y dems documentos
Documentos aprobados Ficha EBI -proyectos de inversin BPIN, Sistema SPI DNP- SIIFII Anteproyecto Presupuestal y MGMP ante Minhacienda Tablero de control Sugerencias
Todos los procesos
Procesos misionales y Tecnologia de la Informacin
Perfil Proyecto
Revisar y tramitar los proyectos de inversin ante DNP, coordinar su seguimiento, afectaciones y tramitacin AnteproyectosPresupuestales MINHACIENDA
Departamento Nacional de Planeacin - Minhacienda
Todos los procesos
Resultados de indicadores
Analizar y consolidar indicadores en el tablero de control
Todos los procesos
Planeacin
Asesora - Retroalimentacin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
V A
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial PLAN DE INDICADORES)
(VER
Planeacin - Direccionamiento estratgico
Acciones de Mejora, Mapa de Riesgos
Control y Seguimiento - Direcionamiento estratgico

Gestin Financiera Gestin de Talento Humano Tecnologa de informacin

Recursos para pago (CDP, RP, pago) e informe de ejecucin presupuestal Recurso Humano, Bienestar, viaticos Computadores, correo electrnico, soporte, Plotter, scanner. Infraestructura, papelera, elementos de oficina, servicios generales Apoyo logstico para eventos Conceptos Contratos y liquidaciones Realimentacin del proceso Correspondencia y elementos para archivo Compras de bienes y servicios
Gestin Administrativa Comunicaciones Apoyo legal Contratacin Control y Seguimiento Gestin y Administracin Documental Adquisicin de bienes y servicios
Decreto 2467/05, Ley 872/03, Resolucin Orgnica 5544/03, Resolucin 1332/05, Circular 03/05, Decreto 1599/05, Resolucin 1913/03, Resolucin 033/04, Resolucin Orgnica 5674/05, Decreto 3622/05, Decreto 3286/04, Decreto 4109/04, Ley Anual de Presupuesto y anexos Estatuto Organico de Presupuesto, Plan Nal de Desarrollo, ISO 9001:20008NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Plan de accin, actas de aprobacin documentos y manuales, proyectos de inversin presentados, tablero de Manual de procedimientos, control, formatos del proceso y de Censo de Poblacin, Plan Accin Social, cuenta fiscal, Indicadores. Ver Lista Maestra anteproyecto de presupuesto y de Documentos. MGMP, mapa de riesgos, informes MECI.Ver Tabla de Control de Registros.
71
11.27 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL Y SEGUIMIENTO
Contribuir a la excelencia del servicio pblico en ACCIN SOCIAL, a travs del acompaamiento, seguimiento y evaluacin permanente a los Procesos del Nivel Nacional y Territorial, para verificar el cumplimiento de la poltica, metas, programas y objetivos estratgicos, coadyuvando en la toma de decisiones de la Alta Direccin.
Responsable:
Jefe Oficina de Control Interno
PROVEEDOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
SALIDA
Plan de Accin

Planeacin - Direccionamiento Estratgico- Todos los procesos rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal
P
Directrices y Lineamientos Elaborar Plan de Accin
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Planeacin - Direccionamiento Estratgico- Todos los procesos
Reporte de actividades realizadas
Realizar seguimiento peridico al Plan de Accin
Autoevaluacin de la Gestin
Realizar Auditoria Interna de Sistemas de Gestin Integrados Todos los procesos Actividades y resultados de los procesos Realizar Auditorias Especiales de Gestin Autoevaluaciones de Control, informes de auditoras internas y externas Elaborar y remitir al Director General informe ejecutivo anual sobre avance de implementacin del MECI Diligenciar formulario para la elaboracin del diagnstico, evaluacin y seguimiento a la implementacin del modelo de Control Interno Contable Revisin, consolidacin de acciones de mejoramiento y respuestas de cada uno de los procesos, con la supervisin de Control Interno. Informes de Auditoria Direccionamiento Estratgico y Todos los Procesos
DAFP, Todos los Procesos
Informe ejecutivo anual
DAFP, Todos los Procesos
Contadura General de la Nacin, Todos los Revisin estados financieros, Informes de procesos y DAFP auditoras internas y externas
Informe de Control Interno Contable
Direccionamiento Estratgico, DAFP, Contadura General de la Nacin, Todos los Procesos Direccionamiento Estratgico, Todos los Procesos, CGR
Contralora General de la Repblica
Informe preliminar
Plan de Mejoramiento Institucional
Todos los procesos
Reportes de avance de acciones de mejoramiento
Seguimiento al plan de mejoramiento
Informes de Seguimiento
CGR y Direccionamiento Estratgico
Todos los procesos
Mapas de Riesgo
Asesoria , acompaamiento y seguimiento a la Administracin del Riesgo en la entidad
Informe de Seguimiento al Mapa de Riesgos
Direccionamiento Estratgico y Todos los Procesos
Gestin Financiera, Gestin Administrativa, Talento Humano, Contratacin
Informacin, Estados Financieros
Consolidacin, Anlisis y Elaboracin Informe de Austeridad
Informe de Austeridad
Direccionamiento Estratgico y CGR
Todos los procesos
Reportes, datos estadsticos, informes
Seguimiento a la gestin de servicio al cliente en cuanto a peticiones, quejas y reclamos de los usuarios
Informes de Seguimiento
Direccionamiento Estratgico, Todos los Procesos
Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Resultados y anlisis de indicadores para la toma de decisiones
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Control y Seguimiento - Planeacin Direccionamiento estratgico
Datos, informacin No Conformidades, anlisis de riesgos y datos, oportunidades de mejora, informes de auditora.
V A
Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)
Todos los procesos
Planes de Mejora, Mapa de riesgos, acciones Control y Seguimiento - Direccionamiento estratgico correctivas y preventivas

Talento Humano Gestin Financiera Tecnologa de la Informacin
RECURSOS ENTREGADOS POR LOS PROCESOS SOPORTE Recurso Humano, Bienestar, Capacitacin y Viticos Recursos Monetarios Sistemas de Informacin, computadores y correo electrnico Elementos de oficina, servicios Generales, infraestructura Conceptos Correspondencia, archivo
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos Registros Solicitudes Resoluciones Expedientes Actas Reglamentos Informes Manuales Procedimientos Documentos Plan de Accin. Ver Tabla de Control de Registros.
Gestin Administrativa Apoyo Legal Gestin y Administracin Documental
* Constitucin Poltica de Colombia 1991 - Articulos 209 y 269. * Ley 87 de 1993, Ley 872 de 2003, Ley 489 de 1998, Ley 190 de 1995, Ley 909 de 2004, Ley 951 de 2005, Ley 962 de 2005. * Decreto 1737 de 1998, Decreto 2145 de 1999, Decreto 1599 de 2005, Decreto 4110 de 2004, Decreto 2467 de 2005, Decreto 1537 de 2001, Decreto 1195 de 2004, Decreto 1195 de 2004, Decreto 3622 de 2005. * Resolucin 048 de 2004, Resolucin 3512 de 2003. * Cartilla gua Administracin del Riegos - Funcin Pblica. Abril 2006. *ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Leyes, Decretos y Resoluciones,Plan Indicadores. Ver Lista Maestra de Documentos.
72
11.28 CARACTERIZACIN PROCESO CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO
Adelantar las investigaciones disciplinarias de los servidores pblicos de la Entidad
Responsable:
Coordinador Nacional del Proceso Control Interno Disciplinario
PROVEEDOR
ENTRADA
ACTIVIDADES
Elaborar Plan de Accion
SALIDA
Plan de Accion
CLIENTES Y PARTES INTERESADAS Planeacin - Direccionamiento Estratgico Planeacin - Direccionamiento Estratgico

rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Apoyo Legal Los sujetos disciplinables de todos los procesos, El quejoso, La Administracin y la Procuradura Genera de la Nacin rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin - Direccionamiento estratgico Gerencia de Servicio al Cliente - Planeacin Direccionamiento estratgico
Mapa de Riesgos
Mapa de Riesgos
P
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo Orientaciones y metodologa
Participar en la identificacin y actualizacin de aspectos e impactos ambientales y de la Insumos para matriz de: aspectos e impactos reglamentacin aplicable ambientales, matriz de requsitos legales Participar en la identificacin y actualizacin de peligros que afecten la seguridad y salud Insumos matriz de identificacin de peligros ocupacional.
Todos los procesos, Cliente Externo
Quejas - Informes interno y/o externos, Informes de la Oficina de Control Interno
Investigar la conducta de los sujetos disciplinables de Accin Social y determinar si estn o no inmersos en una falta disciplianria de conformidad con el procedimiento establecido para tal fin en la Ley 734 de 2002. Participar en actividades definidas en el programa de gestin ambiental, aplicar las prcticas de la gua ambiental y otros controles aplicables al proceso
Acto Administrativo sancionatorio o no
rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Gestin Administrativa rea de Calidad y Mejoramiento Continuo / Proceso de Talento Humano Planeacin
Participar en las actividades definidas en el programa de seguridad y salud ocupacional. Realizar medicin y anlisis de indicadores en Nivel Nacional y Territorial (VER PLAN DE INDICADORES)
Prcticas y controles de seguridad y salud ocupacional aplicados Resultados y anlisis de indicadores
Evaluar satisfaccin del Cliente - Usuario Atender y consolidar Quejas, Reclamos y Sugerencias


Computadores, correo electrnico, Sistema de Teleconferencia y Sistema de Informacin de Gestin Disciplinaria SIGDI
DOCUMENTOS Y REGISTROS RELEVANTES PARA LA EJECUCIN DEL PROCESO Documentos

Plan de Accin Mapa de Riesgos. Ver Lista Maestra de Documentos.
Registros
Actos Administrativos Actas Informe trimestral de indicadores Acciones Correctivas y Acciones Preventivas. Ver Tabla de Control de Registros.
Infraestructura fsica, papalera y servicios generales.
Archivo, correspondiencia
Constitucin Poltica; Cdigo Contencioso Administrativo; Cdigo Penal; Cdigo de Procedimiento Penal; Ley 734 de 2002; Ley 200 de 1995 y Ley 80 de 1993, ISO 9001:2008 - NTC GP 1000:2004. ISO 14001:2004 Y OHSAS 18001:2007
Capacitaciones, recurso humano
Bienes y servicios
Contratos y Liquidaciones Apoyo legal
Contratos realizados Conceptos
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Cdigo: M-SGC-001-MCA Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06
12. ANEXO A.
GLOSARIO DE TRMINOS Y DEFINICIONES APLICABLES AL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
Por considerarlo de elemento pedaggico se incluyen los trminos y definiciones de cada una de las normas tcnicas aplicadas al sistema de gestin integral:
12.1 EJE DE GESTIN DE CALIDAD (NORMA ISO 9000:2005 Y NTCGP 1000:2004)
ACCION CORRECTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situacin indeseable. ACCION PREVENTIVA: Accin tomada para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra situacin potencialmente indeseable. ADECUACIN: Determinacin de la suficiencia total de las acciones, decisiones, etc, para cumplir los requisitos. ALTA DIRECCIN: Persona o grupo de personas que dirigen y controlan al ms alto nivel una organizacin. AUDITORA INTERNA: Proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias que, al evaluarse de manera objetiva, permiten determinar la extensin en que se cumplen los criterios definidos para la auditora interna. CALIDAD: Grado en el que un conjunto de caractersticas inherentes cumple con los requisitos. CLIENTE: Organizacin o persona que recibe un producto. (Poblacin Vulnerable, Desplazada, Vctima de la Violencia o involucrada en cultivos ilcitos) CONVENIENCIA: Grado de alineacin o coherencia del objeto de revisin con las metas y polticas organizacionales. DOCUMENTO: Informacin y su medio de soporte.
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EFICACIA: Grado en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. EFICIENCIA: Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. EFECTIVIDAD: Medida del impacto de la gestin tanto en el logro de los resultados planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles. GESTIN DE LA CALIDAD: Actividades coordinadas para dirigir y controlar una organizacin en lo relativo a la calidad. MANUAL DE LA CALIDAD: Documento que especifica el sistema de gestin de la calidad de una organizacin. MEJORA CONTINUA: Actividad recurrente para aumentar la capacidad para cumplir los requisitos. NO CONFORMIDAD: Incumplimiento de un requisito. OBJETIVO DE CALIDAD: Algo ambicionado, o pretendido, relacionado con la calidad. ORGANIZACIN: Conjunto de personas e instalaciones con una disposicin de responsabilidades, autoridades y relaciones. POLTICA DE CALIDAD: Intenciones globales y orientacin de una organizacin relativas a la calidad tal como se expresan formalmente por la alta direccin. PROCESO: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados. PROCEDIMIENTO: Forma especfica para llevar a cabo una actividad o un proceso. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS: La norma ISO 9001: 2008 requiere especficamente que la organizacin tenga procedimientos documentados para las seis actividades siguientes: control de documentos, control de registros, auditora interna, control del producto no conforme, accin correctiva y accin preventiva. PRODUCTO: Resultado de un proceso. PROVEEDOR: Organizacin o persona que proporciona un producto. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeadas. 75

REQUISITO: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. REVISIN: Actividad emprendida para asegurar la conveniencia, la adecuacin, eficacia, eficiencia y efectividad del tema objeto de la revisin, para alcanzar unos objetivos establecidos. SATISFACCIN DEL CLIENTE: Percepcin del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus requisitos. (Por la naturaleza de la Entidad los requisitos del cliente se comprenden segn los requerimientos de la ley). SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL: Sistema de gestin para dirigir y controlar una organizacin con respecto a la calidad. TRAZABILIDAD: Capacidad para seguir la historia, la aplicacin o la localizacin de todo aquello que est bajo consideracin.
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12.2 EJE DE GESTIN AMBIENTAL NTC-ISO 14001:2004
GLOSARIO ACCIN CORRECTIVA: Accin para eliminar la causa de una no conformidad detectada. ACCIN PREVENTIVA: Accin para eliminar la causa de una no conformidad potencial. ASPECTO AMBIENTAL: Elemento de las actividades, productos o servicios de una organizacin que puede interactuar con el medio ambiente. Auditor: Persona con competencia para llevar a cabo una auditoria. AUDITORIA INTERNA: proceso sistemtico, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensin en que se cumplen los criterios de auditoria del sistema de gestin ambiental fijados por la organizacin. DESEMPEO AMBIENTAL: Resultados medibles de la gestin que hace una organizacin de sus aspectos ambientales. IMPACTO AMBIENTAL: Cualquier cambio en el medio ambiente, sea adverso o beneficioso, total de los aspectos ambientales de una organizacin. MEJORA CONTINUA: Proceso recurrente de optimizacin del sistema de gestin ambiental para lograr mejoras en el desempeo ambiental global, de forma coherente con la poltica ambiental de la organizacin. MEDIO AMBIENTE: Entorno en el cual una organizacin opera, incluyendo el aire, el agua, suelo, los recursos naturales, la flora, la fauna, los seres humanos y sus interrelaciones. META AMBIENTAL: Requisito de desempeo detallado aplicable a la organizacin o a partes de ella, que tiene su origen en los objetivos ambientales y que es necesario establecer y cumplir para alcanzar dichos objetivos. OBJETIVO AMBIENTAL: Fin ambiental de carcter general, coherente con la poltica ambiental, que una organizacin establece.
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ORGANIZACIN: Compaa, corporacin, firma, empresa, autoridad o institucin, o parte o combinacin de ellas, sean o no sociedades, pblica o privada, que tiene sus propias funciones y administracin. PARTE INTERESADA: Persona o grupo que tiene inters o est afectado por el desempeo ambiental de una organizacin. POLTICA AMBIENTAL: Intenciones y direccin generales de una organizacin relacionados con su desempeo ambiental, como las ha expresado formalmente la alta direccin. PREVENCIN DE LA CONTAMINACIN: Utilizacin de procesos, prcticas, tcnicas, materiales productos, servicios o energa para evitar, reducir o controlar (en forma separada o en combinacin) la generacin, emisin o descarga de cualquier tipo de contaminante o residuo, con el fin de reducir impactos ambientales adversos. SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL: La parte del sistema de gestin de una organizacin empleada para desarrollar e implementar su poltica ambiental y gestionar sus aspectos ambientales.
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12.3
EJE DE GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL NTC- OHSAS 18001:2007
GLOSARIO
DESEMPEO: Resultados medibles del sistema de gestin en seguridad industrial y salud ocupacional relativos al control de los riesgos de seguridad y salud ocupacional de la organizacin, basados en la poltica y los objetivos del sistema de gestin en seguridad industrial y salud ocupacional. EVALUACIN DE RIESGOS: Proceso general de estimar la magnitud de un riesgo y decidir si ste es tolerable o no. ENFERMEDAD: Condicin fsica o mental adversa identificable, que surge, empeora o ambas, a causa de una actividad laboral, una situacin relacionada con el trabajo o ambas. IDENTIFICACIN DEL PELIGRO: Proceso para reconocer si existe un peligro y definir sus caractersticas. INCIDENTE: Evento (s) relacionado (s) con el trabajo, en el (los) que ocurri o pudo haber ocurrido lesin o enfermedad (independiente de su severidad), o vctima mortal. PARTES INTERESADAS: Individuos o grupos interesados en o afectados por el desempeo en Seguridad y Salud Ocupacional de una organizacin. PELIGRO: Es una fuente o situacin con potencial de dao en trminos de lesin o enfermedad, dao a la propiedad, el ambiente de trabajo o una combinacin de estos. RIESGO: Combinacin de la probabilidad de que ocurra un (os) evento (s) o exposicin (es) peligroso(s), y la severidad de la lesin o enfermedad que puede ser causada por el (los) evento (s) o exposicin (es). RIESGO ACEPTABLE: Riesgo que ha sido reducido a un nivel que la organizacin puede tolerar con respecto a sus obligaciones legales y su propia poltica de S & SO. SEGURIDAD: Condicin de estar libre de un riesgos de dao inaceptable.
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SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Condiciones y factores que inciden en el bienestar de los empleados, trabajadores temporales, personal contratista, visitantes y cualquier otra persona en el sitio de trabajo. SISTEMA DE GESTIN DE SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL: Parte del sistema de gestin total, que facilita la administracin de los riesgos de S & SO asociados con el negocio de la organizacin. Incluye la estructura organizacional, actividades de planificacin, responsabilidades, prcticas, procedimientos, procesos y recursos, para desarrollar, implementar, cumplir, revisar y mantener la poltica y objetivos de S & SO.
80

13. ANEXO B.
LISTA DE SIGLAS SEALADAS EN EL MANUAL DE GESTIN INTEGRAL
ADTS: REA DE DESARROLLO TCNICO Y SOCIAL BM: BANCO MUNDIAL BPIN: BANCO DE PROYECTOS DE INVERSIN NACIONAL CICR: COMIT INTERNACIONAL DE LA CRUZ ROJA CDP: CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL CGR: CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA CNRR: COMISIN NACIONAL DE REPARACIN Y RECONCILIACIN CCVCS: COMIT COMUNITARIO DE VERIFICACIN Y CONTROL DAPRE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DAFP: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PBLICA DNP: DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION DIAN: DIRECCIN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES DANE: DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO NACIONAL DE ESTADSTICA DCI: DIRECCIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL EBI: ESTADSTICA BASICA DE INVERSIN FIP: FONDO DE INVERSIN PARA LA PAZ. GAC: GRUPO DE ACCIONES CREATIVAS GME: GRUPO MOVIL DE ERRADICACIN MANUAL 81

IDEAM: INSTITUTO DE HIDROLOGA, METROLOGA Y ESTUDIOS AMBIENTALES IGAC: INSTITUTO GEOGRFICO AGUSTN CODAZZI MADR: MINISTERIO DE AGRICULTURA Y DESARROLLO RURAL MGA: METODOLOGA GENERAL AJUSTADA MECI: MODELO ESTNDAR DE CONTROL INTERNO. OIM: ORGANIZACIN INTERNACIONAL PARA LAS MIGRACIONES OYM: ORGANIZACIN Y MTODOS PAC: PLAN ANUAL DE CAJA PCI: PROGRAMA PRESIDENCIAL CONTRA CULTIVOS ILCITOS PCT: PRESUPUESTO, CONTABILIDAD, TESORERA PDA: PROGRAMA DESARROLLO ALTERNATIVO PFGB: PROGRAMA FAMILIAS GUARDABOSQUES PGN: PRESUPUESTO GENERAL DE LA NACIN PNUD: PROGRAMA DE LAS NACIONES UNIDAS PARA EL DESARROLLO POA: PLAN OPERATIVO ANUAL POG: PLAN OPERATIVO GLOBAL RSS: RED DE SOLIDARIDAD SOCIAL RP: REGISTRO PRESUPUESTAL S.G.C: SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD S.G.A: SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL S.G. S y SO: SISTEMA DE GESTIN EN SEGURIDAD Y SALUD OCUAPCIONAL S.G.I: SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL 82

S.I.G: SISTEMA DE INFORMACIN Y GEO REFERENCIACIN SCI: SISTEMA DE CONTROL INTERNO SNCI: SISTEMA NACIONAL DE COOPERACIN INTERNACIONAL SNE: SERVICIO NACIONAL DE NOTICIAS DEL ESTADO SPI: SEGUIMIENTO A PROYECTOS DE INVERSIN SUR: SISTEMA NICO DE REGISTRO SISBEN: SISTEMA DE IDENTIFICACION Y CLASIFICACION DE POTENCIALES BENEFICIARIOS PARA PROGRAMAS SOCIALES SUR: SISTEMA UNICO DE REGISTRO SIFA: SISTEMA DE INFORMACION FAMILIAS EN ACCION SNAIPD: SISTEMA NACIONAL DE ATENCIN INTEGRAL A LA POBLACIN DESPLAZADA. SIIF: SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN FINANCIERA SIAOD: SISTEMA DE INFORMACIN DE AYUDA OFICIAL AL DESARROLLO SIMCI: SISTEMA DE INFORMACIN DE COOPERACIN INTERNACIONAL. SIME: SISTEMA DE INFORMACIN Y MONITORIEO UCRS: UNIDADES COORDINADORAS REGIONALES (FAMILIAS EN ACCIN) UTS: UNIDADES TERRITORIALES UAO: UNIDAD DE ATENCIN Y ORIENTACIN UE: UNIN EUROPEA UNODC: OFICINA DE LAS NACIONES UNIDAS CONTRA LA DROGA EL DELITO UCP: UNIDAD COORDINADORA DE PROYECTO VIS: VIVIENDA DE INTERS SOCIAL 83

14. ANEXO C.
NORMAS SEALADAS EN EL MANUAL ACCIN SOCIAL Ley 368 de 1997. Ley 318 de 1996 Decreto 2467 de 2005.
CONTROL INTERNO Ley 87 de 1993 Decreto 2145 de 1999 Circular 02 de 2004 del Consejo Asesor del Gobierno Nacional en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial
CONTROL INTERNO DISCIPLINARIO Ley 200 de 1995 Ley 734 de 2002
GENERACIN DE INGRESOS Ley 812 de 2003 - Plan Nacional de Desarrollo Resolucin 5475 de 2005
DESARROLLO ALTERNATIVO COMPES 3218 DE 2003
DESPLAZADOS Ley 387 de 1997 Decreto 2569 de 2000 Decreto 951 de 2001 Decreto 2007 de 2001 Decreto 2562 de 2001 Decreto 2284 de 2003 84

Decreto 2131 de 2003. Decreto 250 de 2005 Decreto 1250 de 2004 JURISPRUDENCIA o Sentencia SU 1150 de 2000.Corte Constitucional o Sentencia T-1635 de 2000. Corte Constitucional o Sentencia T-327 de 2001. Corte Constitucional o Sentencia T-268 de 2003. Corte Constitucional o Sentencia T-602 de 2003. Corte Constitucional o Sentencia T-025 de 2.004. Corte Constitucional o Sentencia C-278 de 2007. Corte Constitucional o Sentencia T-496 de 2007. Corte Constitucional o Sentencia Expediente 2002-0036. Consejo de Estado del 12 de junio de 2008 Nulidad.
DONACIONES Ley 368 de 1997 Decreto 2685 de 1999 Estatuto Aduanero- Artculos 204, 531 y 532. Decreto 1012 de 2004 modificatorio del Artculo 204 del decreto 2685 de 1999Estatuto aduaneroResolucin No. 02847 de 2007
FAMILIAS EN ACCIN CONPES 3359 DE 2005 CONPES 3449 DE 2006 Manual Operativo del Programa
FONDO DE REPARACIN Ley 975 de 2005 Ley 418 de 1997, modificada y prorrogada Ley 1151 de 2007 Art. 13 Jurisprudencia Sentencia C-370-06 de 18 de mayo de 2006 Sentencia C-531-06 de 12 de julio de 2006 Sentencia C-319-06 de 24 de abril de 2006 Sentencia C-400-06 de 24 de mayo de 2006 Sentencia C-476-06 de 14 de junio de 2006 Sentencia C-575-06 de 25 de julio de 2006 Sentencia C-650-06 de 9 de agosto de 2006 85

Sentencia C-670-06 de 16 de agosto de 2006 Sentencia C-719-06 de 23 de agosto de 2006 Sentencia C-080-07 de 7 de febrero de 2007
INFRAESTRUCTURA Ley 400 de 1997 Decreto 2168 de 1999, que liquido la Ley 529 de 1999 CONPES 3134 de 2001 CONPES 3261 de 2003
FONDO DE REPARACIN ADMINISTRATIVA Decreto 1290 de 2008 Cartilla Programa Reparacin Va Administrativa
RED DE SEGURIDAD ALIMENTARIA-RESA Fundamento Legal Ley 812 de 2003 Resolucin 0637 de 2005 Resolucin 0833 de 2005 Resolucin 3300 de 2005 Resolucin 9399 de 2006 PROTECCIN DE TIERRAS Y PATRIMONIO Ley 1152 de 2007 Decreto 2984 de 2007 Decreto 3066 de 2007 Decreto 3363 de 2007
VCTIMAS DE LA VIOLENCIA Ley 418 de 1997 Ley 782 de 2002 JURISPRUDENCIA VCTIMAS DE LA VIOLENCIA o Sentencia C-047 de 2001 o Sentencia T-1161 de 2003 o Sentencia T-417 de 2004 o Sentencia T-473 de 2007 o Sentencia T-188 de 2007 86

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MANUAL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL VERSIN 6

Fecha aprobacin: 2009-01-26

EJE DE GESTIN DE CALIDAD

NORMAS NTC ISO 9001 Y NTC GP 1000

Dirigido a Clientes / Usuarios y Partes Interesadas

NORMA NTC ISO 14001

NORMA NTC OHSAS 18001

Dirigido a la Sociedad en General

Dirigido a Colaboradores Y Partes Interesadas

EJE DE GESTIN EJE DE GESTIN AMBIENTAL SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL

MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

TABLA DE CONTENIDO Pg.

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Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

1. PRESENTACIN POR PARTE DE LA DIRECCIN

MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

2. CONSTITUCIN Y FUNCIONES DEL COMIT DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

De la Resolucin No. 0628 de Septiembre de 2005 CONSIDERANDO:

Que a travs de la implementacin de un sistema de gestin integral;

MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

ARTCULO TERCERO. conformado as:

Crear el Comit del Sistema de Gestin Integral

1. Impulsar las acciones encaminadas al mejoramiento continuo institucional.

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ARTCULO NOVENO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL DIRECTOR GENERAL

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RESOLUCIN No. 07614 DE 03 DE DICIEMBRE DE 2008

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Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

ARTCULO QUINTO. - Vigencia. La presente resolucin rige a partir de la fecha de su expedicin.

Dada en Bogot, D.C., a los 03 das de Diciembre de 2008

(FDO) LUIS ALFONSO HOYOS ARISTIZBAL Director General

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Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

4. POLTICA DE GESTIN INTEGRAL

MANUAL DE GESTIN INTEGRAL

Cdigo: M-SGI-001 Fecha aprobacin: 2009-01-26 Versin: 06

5. CMO ENTENDER Y APLICAR NUESTRA POLTICA DE GESTIN INTEGRAL?

SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL

NORMA ISO 9001 Y NTC GP 1000

NORMA ISO 14001