MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

Universidad de Antioquia
Facultad Nacional de Salud Pblica Hctor Abad Gmez

AUTORES

AUTORES
Rubn Daro Gmez Arias. MD, MSP, DSP Profesor Titular Facultad Nacional de Salud Pblica Carlos Enrique Yepes Delgado. MD, MSP Profesor Facultad de Medicina Candidato a Doctor en Epidemiologa por la Facultad Nacional de Salud Pblica Fabio Len Rodrguez Ospina. EASS, MSP Profesor Facultad Nacional de Salud Pblica Piedad Roldn Jaramillo. Nutricionista, MSP Profesora Facultad Nacional de Salud Pblica William Velsquez Vlez. Psiclogo, DGP Grupo Gestin de Proyectos Facultad Nacional de Salud Pblica Jaime Lopera Villa. MD, MSP Profesor Facultad Nacional de Salud Pblica Ana Orfilia Martnez Ruiz. Enfermera, MSP Profesora Facultad Nacional de Salud Pblica Gilma Stella Vargas Pea. Enfermera, MCA Profesora Facultad Nacional de Salud Pblica Nelson Armando Agudelo Vanegas. GESIS, MIS Profesor Facultad Nacional de Salud Pblica Sandra Milena Agudelo Londoo, TG GESIS Joven Investigadora, Grupo de Epidemiologa Facultad Nacional de Salud Pblica

RUBN DARO GMEZ ARIAS

Mdico. Magster en Salud Pblica. Doctor en Salud Pblica por la Universidad de Alicante. Profesor universitario con experiencia, desde 1982, en gestin de polticas, programas, proyectos y servicios de salud pblica, tanto en el mbito local como en el nacional. Experiencia administrativa en niveles de direccin, consultora nacional e internacional. Formacin en Epidemiologa, Gestin sanitaria y docencia universitaria. Profesor titular del Grupo de Epidemiologa de la Facultad Nacional de Salud Pblica de la Universidad de Antioquia (reconocido por Colciencias como el mejor grupo de investigacin de Colombia en 2006). Coordinador de la Lnea de Anlisis de la situacin de salud de la Facultad Nacional de Salud Pblica. Secretario Ejecutivo de la red Colombiana de Investigacin en Polticas y Sistemas de Salud desde 2006. Consultor en gestin de polticas pblicas en salud.

CARLOS ENRIQUE YEPES DELGADO

Mdico de la Universidad de Antioquia (1991), Especialista en Administracin (1997), Magster en Salud Pblica (2000) y actualmente candidato a Doctor en Epidemiologa. Gerente de hospitales pblicos por 10 aos; profesor invitado a diferentes universidades nacionales en programas de pre y postgrado, e internacionales en programas de Maestra. Asesor en la formulacin, gestin y evaluacin de proyectos de investigacin e intervencin social en reas de Salud Pblica, Planificacin, Seguridad Social, Administracin, para entidades pblicas y privadas. Con experiencia en Marco lgico y ZOPP adquirida en Alemania con la DSE y la GTZ. Vinculado como profesor de tiempo completo en la Facultad de Medicina de la Universidad de Antioquia, en la cual fue Jefe del Departamento de Medicina Preventiva y Salud Pblica. Actualmente investigador en evaluacin de intervenciones en Salud Pblica.

FABIO LEN RODRGUEZ OSPINA

Gerente de Sistemas de Informacin en Salud. Magster en Salud Pblica, Universidad de Granada, Espaa. Diplomado en investigacin de polticas pblicas y salud. Diplomado en gestin de proyectos de promocin y prevencin en salud. Experiencia como Docente en la Facultad Nacional de Salud Pblica en las reas de estadstica e informtica, bioestadstica y sistemas de informacin. Coordinador de prcticas acadmicas y del diplomado en gestin de proyectos de promocin y prevencin en salud.

PIEDAD ROLDAN JARAMILLO

Nutricionista - Dietista, Especialista en Administracin de Servicios de Salud y Magister en Salud Pblica de la Universidad de Antioquia. Se desempea hace cinco aos como docente investigadora del grupo de epidemiologa de la Facultad Nacional de Salud Pblica de la Universidad de Antioquia en la lnea de trauma y violencia como coordinadora tcnica del Programa de prevencin de la violencia y otras conductas de riesgo. Su experiencia docente ha sido bsicamente en el rea de planificacin en salud, polticas pblicas y gestin de proyectos. Anteriormente ocup cargos de administracin acadmica en la Universidad Catlica de Manizales como decana de la facultad de nutricin y diettica, Vicerrectora de investigacin y directora de postgrados.

WILLIAM VELSQUEZ VLEZ

Psiclogo. Docente universitario. Diplomado en Gestin de proyectos de Salud mental. Diplomado en docencia universitaria. Facilitador y coordinador de los cursos de gestin de proyectos y de metodologa de la investigacin en polticas pblicas de la Facultad Nacional de Salud pblica.

JAIME LOPERA VILLA

Mdico cirujano y Magster en Salud Pblica de la Universidad de Antioquia, con Estudios en Gerencia Social, Planificacin de Servicios de Salud y Gestin de Proyectos. Se ha desempeado como Director en Antioquia de la Red de Solidaridad Social, Jefe de Atencin Mdica del Instituto de Seguros Social en Antioquia, Jefe de Atencin Mdica y Coordinador tcnico de Metrosalud. Gerente y actualmente Coordinador del Grupo Asesor de Salud Siglo XXI SA. Miembro de la Junta Directiva y Asesor de las fundaciones: La Barca, Lucerito, y Solidaridad y Compromiso. Desde 1994, profesor de ctedra de la Facultad Nacional de Salud Pblica en las reas de Gerencia de Servicios de Salud, Salud Ocupacional, Ergonoma, Auditora en Salud y Gestin de Proyectos.

ANA ORFILIA MARTNEZ RUIZ

Enfermera. Magster en Salud Pblica. Diplomados en MBA. Diplomado en Gestin de Polticas Pblicas y Gerencia Social y Diplomado en Investigacin en Polticas y Sistemas de Salud, con experiencia como enfermera de Salud Pblica en Direcciones Departamentales de salud, en planeacin del desarrollo territorial, gestin de polticas, planes, programas, proyectos de salud y de

Desarrollo Institucional. Docente universitaria en programas de posgrado en salud pblica en la Facultad Nacional de Salud Pblica de la Universidad de Antioquia y Universidad del SINU.

GILMA STELLA VARGAS PEA

Enfermera. Especialista en Epidemiologa, Especialista de la Seguridad Social, Maestra en Ciencias Administrativas, Diploma como Asesora ISO 9000-2000. Experiencia docente en la Facultad Nacional de Salud Pblica de la Universidad de Antioquia y en las Universidades CES, Pontificia Bolivariana, Cooperativa de Colombia y Santiago de Cali. Ex funcionaria del Departamento de Antioquia Direccin Seccional de Salud. Experiencia en la planeacin del desarrollo territorial e institucional, en la organizacin de Redes de Servicios de Salud, Gestin de programas de salud, Gestin de la Seguridad Social, Gestin de proyectos de salud, de la Calidad y de procesos de auditora e interventora en salud.

NELSON ARMANDO AGUDELO VANEGAS

Profesional en Gerencia de Sistemas de Informacin en Salud. Magister en Ingeniera de Sistemas. Se desempea como Profesor universitario desde 1997 y como Coordinador del Area acadmica de desarrollo tecnolgico de la Facultad Nacional de Salud Pblica. Diplomado en Fundamentacin pedaggica docente y didctica universitaria, al igual que en cursos virtuales sobre tutores para el aprendizaje en red y diseo de material educativo virtual con la Organizacin Panamericana de la Salud OPS-. Investigador en diferentes proyectos de la Universidad Nacional de Colombia y experiencia como docente de ctedra en la Universidad Catlica del Norte (tutor virtual), Universidad Minuto de Dios (tutor virtual), Universidad Cooperativa de Colombia, Universidad Pontificia Bolivariana y la Fundacin Universitaria de Ciencia y Desarrollo.

SANDRA MILENA AGUDELO LONDOO

Estudiante en trabajo de grado de la carrera profesional en Gerencia de Sistemas de Informacin en Salud de la Facultad Nacional de Salud Pblica de la Universidad de Antioquia. Joven Investigadora de la Lnea Anlisis de Situacin de Salud ASIS- del Grupo de Investigacin en Epidemiologa de la Facultad Nacional de Salud Pblica desde 2007. Experiencia en asesora estadstica e informtica en proyectos de investigacin desarrollados en la Universidad de Antioquia en colaboracin con organismos como la Organizacin de Estados Americanos OEA- y la Alcalda de Medelln.

ENFOQUES Y MTODOS:
El enfoque ZOPP para la gestin de proyectos

GESTIN DE PROYECTOS

2.1

El enfoque ZOPP (Ziel Orientierte Projekt Planung = Planificacin de Proyectos Orientada por Objetivos) es un conjunto de principios, tcnicas e instrumentos diseados para facilitar la gestin de los proyectos, caracterizado por el nfasis que hace en la participacin de los involucrados, la concrecin de las acciones en productos verificables y la transparencia de las decisiones. Sus principios y tcnicas pueden ser especialmente tiles cuando el analista requiere: Analizar y organizar informacin disponible en relacin con sus reas de inters. Tomar decisiones que involucren diferentes intereses y puntos de vista. Disear proyectos. Controlar y evaluar la ejecucin de los proyectos. Comunicar y explicar el proyecto a otras personas.

2.2

Los antecedentes del ZOPP se remontan a 1975 cuando se cre la GTZ (Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit) como ente privado, con la intencin de flexibilizar y mejorar la eficiencia de la cooperacin tcnica, mediante la adopcin de herramientas actuales de gestin. Para ese entonces ya se conoca internacionalmente el Enfoque de Marco Lgico (Logical Framework Approach LFA), herramienta de gestin con un uso especial en formulacin, desarrollo y evaluacin de proyectos. Apoyndose en este enfoque, la firma PCI (Practical

CAPTULO

EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

Hola! En este mdulo se revisar el Enfoque ZOPP, el cual ser asumido por el curso como eje metodolgico.

QU ES EL ZOPP?

DE DNDE VIENE EL ZOPP?

EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

Concepts Incorporated) dise la Matriz de Estructura Lgica (o Matriz de Marco Lgico o matriz de planificacin del proyecto) que fue rpidamente adaptada por la GTZ y el BID para administrar sus actividades de cooperacin. Entre 1980 y 1981, la GTZ decidi incorporarle algunos elementos nuevos como el anlisis de involucrados, el anlisis de problemas y el anlisis de objetivos. Los ajustes fueron puestos a prueba por medio de trabajos realizados en equipos interdisciplinarios en los cuales participaban los representantes de la GTZ, las organizaciones solicitantes y los grupos beneficiarios. La aplicacin formal del ZOPP se inici en 1983 como propuesta organizacional y ya en 1987 se convirti en regla empresarial, incorporada al ciclo de los proyectos adelantados por la GTZ, que la expandi entre su personal interno, sus contratistas y los miembros de las entidades cooperantes. Los programas de capacitacin permitieron a la GTZ afinar la metodologa, definir el perfil de los facilitadores que moderaban el trabajo de los equipos y aprovechar la tcnica de visualizacin por tarjetas. Todo lo anterior dio como resultado el desarrollo y difusin del enfoque ZOPP. A principio de los aos noventa, algunos de los participantes en los talleres argumentaron que perciban el ZOPP como una propuesta excesivamente esquemtica, y como un ritual que no se adecuaba a los contextos especficos de cada proyecto, haciendo de los participantes actores pasivos. Estas crticas sugeran que se estaban desconociendo los principios fundamentales del enfoque. La GTZ acord entonces flexibilizar an ms el ZOPP, para superar la rigidez prescriptiva que se vena observando, mejorar la concertacin con los involucrados en los proyectos y acercar el mtodo a su finalidad social.

2.3

PRINCIPIOS DEL ZOPP

La participacin. Supone que el xito del proyecto no es posible sin la participacin de todos los actores importantes involucrados en su gestin. El consenso. Asume que los actores involucrados en una situacin tienen siempre, por naturaleza, diferentes intereses en la situacin y en la solucin. El gestor de proyectos debe buscar el consenso en las decisiones cruciales. La transparencia. Considera que todos los actores deben estar igualmente enterados de los anlisis y de los criterios aplicados al tomar las decisiones. La sistematicidad de la toma de decisiones. El proceso de planificacin debe darse por pasos sucesivos, donde algunos momentos, son requisitos insalvables para realizar otros.

El enfoque ZOPP se caracteriza por los siguientes principios:

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MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

La flexibilidad. A pesar de su sistematicidad y aparente rigidez formal, el enfoque ZOPP propone que el razonamiento lgico del analista es ms importante que los instrumentos y los formularios; por ello, propende por la flexibilizacin de los mtodos e instrumentos, los cuales debern estar siempre al servicio del proyecto y no a la inversa.

2.4

APLICACIN DEL ZOPP

El ZOPP no pretende ser un recetario que abarque las diversas posibilidades en la gestin de proyectos, ni la ltima palabra en cuanto a planificacin operativa. Su insistencia en la participacin de los involucrados obliga a quienes lo aplican a convertirse en retroalimentadores de experiencias y a poner en comn sus puntos de vista, acortando la distancia entre teora y prctica. El enfoque resalta tambin la necesidad de decisiones realistas y creativas, mejorando la comunicacin y cooperacin de los participantes y teniendo en cuenta que su xito depende de la dinmica asumida por el grupo que utiliza el mtodo.

2.5

TCNICAS DEL ZOPP

La organizacin exitosa de las reuniones. La visualizacin de las discusiones. La instrumentalizacin de los anlisis. La documentacin de las decisiones.

El ZOPP se apoya en cuatro tcnicas bsicas:

2.5.1

LA ORGANIZACIN EXITOSA DE LAS REUNIONES

El ZOPP asume que la complejidad de los proyectos slo puede abordarse con xito si se trabaja en equipo. Resolver problemas exige interactuar en grupos integrados por personas con diversidad de intereses, experiencias y comportamientos. Para lograr un resultado efectivo, los grupos deben organizarse de forma que sus integrantes se motiven para ser protagonistas del proyecto y promuevan consensos que faciliten la solucin a los problemas, an bajo situaciones de presin. Durante la planificacin y ejecucin de proyectos, es comn encontrar dificultades que pueden poner en riesgo el cumplimiento de los objetivos. La seleccin de alternativas de solucin para contrarrestar estos problemas, demanda entonces una excelente coordinacin por parte de los grupos involucrados en el proyecto.

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Al conformar el grupo, el proyectista debe promover el desarrollo de destrezas en cada uno de sus integrantes para que -cuando ello se requiera - cualquiera de ellos est en capacidad de coordinar el funcionamiento del equipo de trabajo. A esto justamente hace alusin la tcnica de la coordinacin de grupos, cuyo propsito es promover la capacidad de cada uno de los integrantes para aprovechar al mximo la participacin de los dems miembros, en favor de los objetivos comunes, coordinando los diferentes roles y generando un ambiente de confianza que permita el auto-reconocimiento del equipo de trabajo. La eficacia de la coordinacin se ver reflejada en el proceso de toma de decisiones, que es realmente el momento crucial de la gestin del proyecto. Se espera que una buena moderacin: Genere en el equipo un clima tal, que se facilite la expresin de los intereses y la gestin de los conflictos. Aproveche al mximo el conocimiento de cada uno de los miembros del grupo y lo convierta en el conocimiento colectivo. Logre un mayor grado de informacin que facilite la comunicacin entre los integrantes del grupo, hacindola ms libre y creativa. Permita reconocer las diferentes competencias entre los miembros del grupo y as limite los posibles efectos que alteran su desempeo colectivo. Facilite al grupo la identificacin de las tareas, lo que genera, a su vez, una mayor identidad de equipo. Ofrezca a los miembros del grupo un escenario de formacin personal permanente. Invite persistentemente a una actitud comunicativa, como punto de partida de la construccin colectiva.

Una buena moderacin definir los objetivos de forma colectiva, tomar decisiones por consenso, definir sus planes con la participacin de los involucrados y har evaluacin con el nimo de retroalimentar el proceso.

2.5.2

LA VISUALIZACIN DE LAS DISCUSIONES

La visualizacin de las ideas por medio de tarjetas de cartulina que se fijan en un panel a la vista del grupo, es una tcnica de participacin que permite a los integrantes estar permanentemente atentos al desarrollo de la discusin y facilita la consecucin de acuerdos. Cada participante debe precisar sus ideas y escribirlas en tarjetas que se fijarn con alfileres o tachuelas a un panel de

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corcho o materiales afines. El panel estar recubierto de papel donde se puedan adherir (con pegante o cinta) las tarjetas al terminar la discusin. Cada tarjeta debe contener slo una idea, expresada de la forma ms clara y precisa posible, con el fin de que sea comprendida por cualquiera de los participantes sin necesidad de explicacin adicional. La discusin se realiza alrededor de las ideas que figuran en el panel, redefiniendo y completando su significado, agrupndolas y separndolas de acuerdo con los objetivos de la reunin. Una vez la tarjeta aparece en el panel, deja de pertenecer a alguien en particular, para convertirse en propiedad de todo el grupo, cuyos integrantes pueden agregar nuevas ideas a las que han sido presentadas (nuevas tarjetas), fusionarlas o suprimirlas por consenso. Cualquier modificacin a las ideas reflejadas en el panel se considera competencia y responsabilidad del grupo. La visualizacin por tarjetas es una tcnica democrtica que promueve la participacin igualitaria de los integrantes, independientemente de su capacidad de expresin oral, o de su grado de poder al interior del grupo. En principio, todas las tarjetas tienen igual importancia, aun aquellas que expresan puntos de vista minoritarios, lo cual evita que se descalifique o pierda alguna contribucin. Este principio permite al grupo centrar sus discusiones en las ideas y no en las personas. La visualizacin de las ideas en las tarjetas, ofrece varias ventajas, entre ellas:
Es una tcnica dinmica, simple, gil y econmica que hace agradable el trabajo. Facilita el abordaje colectivo de temas complejos. Promueve y facilita la participacin de los miembros del grupo. Confiere transparencia a las discusiones y decisiones. Promueve la obtencin de consensos. Reduce las divagaciones. Democratiza las decisiones, neutralizando los ncleos de poder que puedan darse al interior del grupo.

2.5.3

LA INSTRUMENTALIZACIN DE LOS ANLISIS

El ZOPP ha desarrollado principios y tcnicas que facilitan la realizacin de los anlisis y la toma de decisiones. Entre ellos se destacan los siguientes instrumentos, cuyo contenido se estudiar en detalle ms adelante: la matriz de anlisis de involucrados, el rbol de problemas, el rbol de medios-fines, la matriz de marco lgico y la matriz de planificacin operativa.

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EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

2.5.4

LA DOCUMENTACIN DE LAS DECISIONES

Para cumplir con sus principios de transparencia y eficiencia, el ZOPP considera que cada sesin de trabajo debe documentarse. La documentacin se apoya en la visualizacin por tarjetas. A medida que se da la discusin, las tarjetas se reorganizan en el panel con alfileres. Una vez concluye la discusin, las tarjetas se fijan al forro de papel que cubre el panel, el cual se retira, se transcribe y se hace llegar a todos los participantes. La documentacin de la sesin puede apoyarse asimismo en otros medios (magntico o fotogrfico).

2.6
2.6.1

MOMENTOS DEL ZOPP

INTRODUCCIN

El xito de un proyecto depende en gran parte del grado de compatibilidad que se logre entre las condiciones estructurales del entorno y el proceso de planificacin del proyecto. Lo anterior implica que antes de definir los objetivos del proyecto, se deba tener un completo conocimiento de las condiciones del contexto en el cual ser ejecutado. Los proyectos son especficos para un tiempo y un espacio concretos, lo que implica que la planificacin se debe sustentar en un detallado anlisis de la situacin. Desde el comienzo de la planificacin se requiere, de manera imprescindible, asegurar la participacin de las personas, instituciones u organizaciones que de una u otra forma estn involucrados con el proyecto, sea porque hagan parte del problema o de la solucin; este principio de inclusin se aplica tambin a las personas o instancias que deben participar en la ejecucin o sostenibilidad del proyecto. Los involucrados son fundamentales no solamente en el anlisis de la situacin, sino tambin durante el diseo del proyecto, pues ello facilita la generacin de consensos en torno a los objetivos, resultados y actividades del proyecto, as como la definicin de los roles requeridos para la ejecucin del mismo. El ZOPP formula los proyectos en ocho momentos secuenciales pero ntimamente relacionados entre s: Anlisis de la situacin. Anlisis de involucrados. Anlisis del problema. Anlisis de objetivos o de medios fines.

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Anlisis de alternativas. Diseo del proyecto. Formulacin del plan operativo. Monitoreo y evaluacin.

A continuacin se revisa de forma general cada uno de estos momentos. En los captulos siguientes se har nfasis en sus aspectos especficos y en la segunda parte del manual se revisarn algunas guas e instrumentos que pueden serte de utilidad en cada etapa.

2.6.2

ANLISIS DE SITUACIN

Es un momento donde los actores que estn involucrados en el problema y sus solucin analizan el contexto en que surge el proyecto, con la tarea de seleccionar y priorizar los asuntos ms relevantes. Reviste especial importancia porque permite a los proyectistas formarse una idea general acerca del contexto donde ocurre el problema y esta perspectiva les ayudar luego a identificar las mejores soluciones y a descartar otras. Al principio el anlisis de la situacin puede enfrentar a los proyectistas a un escenario tan amplio y complejo que parezca insoluble. Esta imagen amplia y general de la problemtica deber precisarse en momentos siguientes del proceso. La interaccin de los actores sociales que intervienen en este momento puede facilitarse por la utilizacin de diversas herramientas de anlisis que aparecen en la segunda parte del manual.

2.6.3

ANLISIS DE INVOLUCRADOS

Este anlisis no ocurre en un momento aislado del proyecto, sino de manera continua desde el inicio y durante todo su desarrollo, pues los actores suelen cambiar a lo largo del proceso, y de su compromiso, dependen la viabilidad y el xito. El anlisis de involucrados apuntar, en primera instancia, a identificar a las personas, grupos e instituciones que se relacionen con el proyecto, precisando sus intereses, potencialidades y limitaciones; tomando atenta nota de las implicaciones de estos anlisis sobre el proyecto mismo. Ms adelante, al disear el proyecto, se tendrn en cuenta los intereses y condiciones de cada uno de los involucrados, para fijar sus funciones y responsabilidades en el proceso. El anlisis de los involucrados debe generar, por parte de los proyectistas, decisiones y acciones especficas para con cada uno de ellos, con el fin de asegurar el efectivo cumplimiento del rol asignado y, por ende, del xito del proyecto.

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2.6.4

ANLISIS DEL PROBLEMA

Este momento comprende la aplicacin de una serie de tcnicas, realizadas con participacin de los involucrados, con el fin de analizar una situacin problemtica. En el contexto de esta situacin se identifican progresivamente los problemas principales, entre los cuales ser escogido un problema central que dar origen al proyecto. Para facilitar la comprensin del problema, el enfoque ZOPP se apoya en una tcnica grfica donde los problemas se describen en tarjetas que se organizan sobre el panel conformando un rbol, donde para cada manifestacin del problema (tronco) se identifican y representan las causas (races) y las consecuencias (ramas). El anlisis del problema estar listo cuando los participantes consideren que estn de acuerdo en su formulacin y que comprenden adecuadamente cmo surge y cmo se perpeta. En la segunda parte del manual se incluyen las guas metodolgicas para realizar el inventario de problemas y formular el rbol de problemas.

2.6.5

ANLISIS DE OBJETIVOS O DE MEDIOS FINES

Es un conjunto de tcnicas utilizadas para describir aquella situacin futura que se espera lograr al resolver el problema. Los objetivos deben ser no slo deseables sino tambin realizables en la prctica. En el enfoque ZOPP, la formulacin de los objetivos se apoya en el anlisis de problemas. Mediante una conversin sucesiva de las situaciones adversas en situaciones favorables esperadas (negativo en positivo) se va estructurando un nuevo rbol, denominado rbol de medios fines o rbol de objetivos. En el anlisis de la posible solucin, las relaciones entre un nivel y otro ya no sern de causa- efecto sino de medios- fines. En esta fase, el ZOPP identifica posibles alternativas para resolver el problema central.

2.6.6

ANLISIS DE ALTERNATIVAS

Es un conjunto de tcnicas propuestas por el ZOPP con la intencin de identificar soluciones alternativas a partir de diferentes combinaciones de medios fines, que pudieran llegar a convertirse en estrategias del proyecto. No todas las estrategias son igualmente ventajosas; una vez se han formulado las diferentes estrategias que podran ser tiles para resolver el problema, se aplican criterios de seleccin, para priorizarlas segn las necesidades y las capacidades de los interesados. El anlisis de alternativas termina en la seleccin de la estrategia o principio de accin que ser adoptada por el proyecto.

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MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

2.6.7

DISEO DEL PROYECTO

Como se ha podido comprender hasta ac, un proyecto es una sucesin compleja de mltiples decisiones que se apoyan unas en otras. La complejidad de las decisiones involucradas en cada fase obliga al proyectista a formalizar el proceso comprometindolo con un planteamiento o diseo del proyecto. La matriz de planificacin del proyecto MPP o Matriz de Marco Lgico MML es una herramienta que organiza la informacin ms importante sobre el impacto que se quiere alcanzar (objetivos) y los medios que se van a utilizar para lograrlo (actividades y resultados). En su forma original se trata de una matriz de 4 x 4 (16 casillas), las cuales contienen los elementos bsicos del enfoque de gestin por objetivos, para la ejecucin de proyectos. La informacin y las decisiones se organizan en cuatro columnas, siguiendo una estructura lgica, la cual conserva tanto una lgica horizontal como una lgica vertical entre sus componentes. La primera columna de la izquierda contiene la estrategia del proyecto, planteamiento que en principio es realmente una hiptesis de trabajo que se refinar con el tiempo. La componen en orden de arriba abajo: el objetivo global, el objetivo del proyecto, los resultados y las actividades. La segunda columna contiene los indicadores objetivamente verificables para el objetivo superior, el objetivo del proyecto y los resultados. En la tercera columna se escriben las fuentes de verificacin para los diferentes indicadores mencionados. La cuarta columna contiene los supuestos que se deben cumplir en cada uno de los niveles. Se debe recordar que todos los elementos de la matriz guardan una estrecha relacin y si se cambia uno de los elementos, se deben ajustar los dems. El objetivo global, denominado por algunos el fin o la finalidad del proyecto, se refiere al beneficio general que obtendr el grupo meta no slo gracias al proyecto sino tambin a otro tipo de acciones que afectan a la poblacin desde el entorno. El ZOPP supone que el proyecto contribuir a este objetivo global, aunque no es capaz por si mismo de garantizar su alcance completo. De esta consideracin se desprende que el objetivo global no es completamente gobernable por el proyectista. Al formular su objetivo global, el proyectista deber precisar la poblacin que se beneficiar con los resultados del proyecto. El objetivo del proyecto es el efecto directo, atribuido al proyecto y se expresa como el beneficio especfico que se espera conseguir en la poblacin seleccionada. Lograr con xito el cambio esperado es la responsabilidad directa del proyecto y de los proyectistas. En los proyectos de inversin social este resultado puede ser una situacin intangible y difcil de medir

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EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

directamente, que suele medirse indirectamente a travs de los productos tangibles generados por el proyecto.
Tabla 2. Matriz de marco lgico. Versin original

Aspectos operativos

Los resultados son los productos concretos generados por el proyecto. Se expresan siempre como hechos tangibles y cuando no lo son por s mismos, se transforman en situaciones cuyo cumplimiento o entrega pueda verificarse empricamente. El anlisis supone que los resultados son el mejor indicador del alcance y del grado de cumplimiento del objetivo del proyecto. Las actividades son aquellas acciones y tareas que realiza el proyecto para alcanzar los resultados. Para cada resultado habr una o ms tareas. Para resolver esta casilla, el proyectista debe precisar y distribuir los recursos. Los indicadores objetivamente verificables son criterios que especifican, en trminos precisos, la cantidad y calidad del cumplimiento alcanzado por cada uno de componentes; por esta razn constituyen la base para el monitoreo y evaluacin del proyecto. En las fuentes de verificacin se especifican las personas, instituciones o bases de datos de donde se obtendr la informacin para constatar el cumplimiento de los indicadores. Los supuestos son factores externos al control del proyecto, que podran condicionar su fracaso, por lo que deben ser cuidadosamente identificados y analizados antes de comenzar a ejecutar el proyecto.

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MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

Cada uno de los componentes incluidos en la Matriz de Marco Lgico se detalla en el captulo 6 de este manual. Supuestos del enfoque de Marco Lgico: Debido a que los proyectos se realizan en condiciones sociales complejas y cambiantes, el proyectista nunca tendr la plena certeza de que sus intencionalidades se cumplan, independientemente del mtodo de planificacin que utilice. La planificacin fundamentada en buena informacin y en anlisis apropiados, puede reducir la incertidumbre. La confianza en lograr los objetivos previstos depende de varios niveles de previsin cuyo nivel de incertidumbre aumenta de manera progresiva en la medida en que escapa a la gobernabilidad del proyectista, quien supone que: Si los insumos estn disponibles, entonces las actividades se realizarn, si las actividades se realizan, entonces se producirn los resultados. Si se producen los resultados, entonces se lograr el objetivo especfico. Si el objetivo especfico se logra, a mediano plazo se alcanzar el objetivo del proyecto y se contribuye al objetivo global. El enfoque de Marco Lgico se fundamenta en los siguientes supuestos:

2.6.8

FORMULACIN DEL PLAN OPERATIVO

Una vez se han tomado las decisiones generales, el ZOPP da comienzo a la planificacin operativa, una etapa donde define en detalle los recursos requeridos (personal, equipamiento y presupuesto) y el tiempo necesario para realizarlos. La planificacin operativa se apoya en una herramienta denominada plan operativo, constituido por un grupo de instrumentos que permiten definir los tiempos, personal, equipos, materiales, insumos y recursos financieros requeridos para ejecutar las actividades del proyecto. La planificacin operativa define, en forma concreta, qu tantos recursos se requieren para lograr los productos esperados, cunto tiempo es necesario para realizar las actividades previstas y cmo distribuir los recursos en el tiempo. Implica, entonces, definir lo relacionado con el personal, el equipamiento, el presupuesto y el cronograma. La planificacin operativa est en estrecha relacin con el diseo del proyecto y sus resultados se resumen en la casilla aspectos operativos, de la Matriz del Marco Lgico MML.

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EL ENFOQUE ZOPP PARA LA GESTIN DE PROYECTOS

2.6.9

MONITOREO Y EVALUACIN

La evaluacin es una funcin bsica de la gestin de proyectos dirigida a garantizar su xito. Comprende diferentes actividades dirigidas a observar y analizar ciertos aspectos crticos del proyecto con la intencin de facilitar el cumplimiento de los objetivos, establecer oportunamente los correctivos, y aprender de la experiencia para futuras empresas. La evaluacin y el monitoreo deben ir de la mano con el sistema de informacin que soporta la gestin, el cual debe generar informacin confiable y oportuna para la comparacin y la toma de decisiones. Adems de mantener la ejecucin del proyecto en estrecha relacin con la planificacin, la evaluacin examina el desarrollo de la estrategia del proyecto desde sus diferentes componentes; especial importancia revisten para la evaluacin el cambio observado en el problema, la afectacin del grupo meta y los recursos consumidos. Con base en el seguimiento, el proyectista deber ajustar la estrategia del proyecto cada que sea necesario. La evaluacin ocurre en tres momentos: Evaluacin exante: dirigida a establecer si el proyecto es merecedor de apoyo y respaldo. Monitoreo: dirigida a garantizar que el proyecto genere los resultados previstos con la mayor eficiencia y eficacia posibles. Evaluacin expost. Dirigida a valorar qu tanto se logr con el proyecto y cmo se aplicaron los recursos.

Desarrollar su sistema de evaluacin exigir al proyectista establecer un sistema de informacin confiable y oportuno, que responda a las condiciones del proyecto.

2.7

FASES DE LA FORMULACIN DEL PROYECTO

Para formular un proyecto, el ZOPP propone varias actividades que, con fines didcticos, se pueden agrupar en seis fases: 1. La caracterizacin de la intencionalidad que mueve al proyectista. Comprende a su vez dos momentos complementarios: a). La caracterizacin del mismo proyectista b). El anlisis de los involucrados

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MANUAL DE GESTIN DE PROYECTOS

2. La caracterizacin del problema: Es un conjunto de actividades dirigidas a precisar el problema. Comprende los siguientes anlisis: a). La caracterizacin de la problemtica en su contexto b). La priorizacin de problemas al interior de la problemtica c). La definicin y delimitacin del problema prioritario d). El anlisis causal del problema prioritario. 3. El anlisis de las soluciones posibles. Incluye dos actividades dirigidas a examinar y comparar las diferentes posibilidades de solucin: a). La formulacin de objetivos b). El anlisis de alternativas 4. El diseo del marco lgico del proyecto. Comprende los anlisis dirigidos a precisar los alcances de la solucin elegida en la fase anterior. a). La formulacin del objetivo, el propsito, los resultados y las actividades b). La definicin de indicadores c). La definicin de fuentes de verificacin. d). El anlisis de supuestos 5. La planeacin operativa del proyecto. En esta fase se definen y valoran, en trminos monetarios, los recursos requeridos para adelantar el proyecto. Incluye el plan de recursos y presupuesto y el cronograma de actividades. 6. La viabilidad y factibilidad del proyecto. Comprende un conjunto de actividades dirigidas a generar y garantizar los recursos y el respaldo social a la propuesta, producto de las acciones que el proyectista lleve a cabo segn el anlisis de involucrados. Las fases anteriores van dirigidas a generar una propuesta viable y factible que el proyectista pueda ejecutar con las mayores posibilidades de xito. Los procedimientos que se han revisado no son estrictamente secuenciales; con frecuencia, a medida que va realizando sus anlisis, el proyectista se ve obligado a devolverse y ajustar decisiones previas. El ajuste permanente de decisiones anteriores es la expresin de que su proyecto est creciendo, y que en este proceso de desarrollo, aquellas decisiones que antes eran ajustadas le quedan ahora pequeas.

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2.8
1.

BIBLIOGRAFA
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