Criterios para la informacin de la gestin del mantenimiento

(RM. Revista Mantenimiento N1, AO 1990 - ISS 0716-8616) J.M. Luca Luca. Fracer Espaola Espaa La rpida y espectacular extensin del uso de las herramientas informticas a todos los mbitos de la empresa est generando la necesidad de optar por uno de los muchos sistemas que existen a disposicin de cada usuario. La organizacin del Mantenimiento no es ajena a esta situacin, hacindose necesario identificar los criterios ms aconsejables para informatizar su gestin. En este trabajo se pretende identificar los criterios que deben presidir dicha informatizacin en funcin de las condiciones de contorno, es decir, la cultura organizativa de la empresa as como la cultura informtica de la misma.

1.

BREVE HISTORIA DE LA ORGANIZACIN DEL MANTENIMIENTO

La necesidad de organizar adecuadamente el Servicio de Mantenimiento con la introduccin de programas de mantenimiento preventivo y el control del mantenimiento correctivo nace hace ya varias dcadas en base, fundamentalmente, al objetivo de optimizar la disponibilidad de los equipos productores. Posteriormente, la necesidad de minimizar los costos propios de mantenimiento acenta esta necesidad de organizacin mediante la introduccin de controles adecuados de costos. Ms recientemente, la exigencia a que la industria est sometida de optimizar todos sus aspectos, tanto de costos, como de calidad, como de cambio rpido de producto, conduce a la necesidad de analizar de forma sistemtica las mejoras que puedan ser introducidas en la gestin, tanto tcnica como econmica del mantenimiento. Es la filosofa de la terotecnologa. Todo ello ha llevado a la necesidad de manejar desde el mantenimiento una gran cantidad de informacin. Sin embargo la introduccin de la informtica en este mbito se ha producido con cierto retraso en comparacin con otros mbitos de la empresa, en parte por la existencia de otras prioridades y en parte quizs por la lejana del mantenimiento con respecto de los "propietarios" de los recursos informticos. Desde hace unos aos, la gran expansin de los recursos informticos y la mayor facilidad de su uso han incrementado enormemente la presin para la informatizacin del mantenimiento, tanto desde los servicios informticos como desde el propio servicio de mantenimiento. 2. OBJETIVOS DEL MANTENIMIENTO

El diseo e implementacin de cualquier sistema organizativo y su posterior informatizacin debe siempre tener presente que est al servicio de unos determinados objetivos. Cualquier sofisticacin del sistema debe ser contemplada con gran prudencia en evitar, precisamente, de que se enmascaren dichos objetivos o se dificulte su consecucin. En el caso del Mantenimiento su organizacin e informatizacin debe estar encaminada a la permanente consecucin de los siguientes objetivos: 3. Optimizacin de la disponibilidad del equipo productivo. Disminucin de los costos de mantenimiento. Optimizacin de los recursos humanos. Maximizacin de la vida til de las mquinas.

LOS SISTEMAS DE INFORMACION

Todo diseo organizativo as como su informatizacin deben constituir un sistema coherente de informacin que permita la toma, en el momento adecuado, de las decisiones convenientes que permitan alcanzar el objetivo pretendido. Este condicionamiento es a todas luces lgico y obvio y sin embargo es frecuentemente vulnerado a la hora de disear e informatizar sistemas.

El diseo de cualquier sistema de informacin debe tener en cuenta los siguientes criterios Los datos no constituyen en s mismos informacin. Son slo la materia prima para una informacin til. El exceso de informacin suele conducir a no prestar atencin a la informacin realmente til. En general la mayor parte de los problemas a resolver proceden de una parte muy pequea de los hechos que se producen en la empresa y esto tambin es vlido en mantenimiento. Aunque un dato sea necesario para mltiples finalidades, su captura debe ser nica, en la medida posible. La informacin no est destinada en el mbito directivo solamente. Cada nivel de decisin, incluidos los ms bajos niveles, debe tener acceso al nivel de informacin compatible con su responsabilidad de decisin. La informacin innecesaria para la toma de decisiones se convierte en fsil nada ms nacer. La informacin til, retrasada en aras de su perfeccin, queda degradada para su finalidad pretendida.

4. CRITERIOS PARA LA INFORMATIZACIN DE LA GESTIN DEL MANTENIMIENTO La informatizacin de un Sistema Integral de Gestin de Mantenimiento debe contemplar: A. B. C. D. E. F. A. lnformatizacin de la informacin tcnica de Mantenimiento. lnformatizacin del Sistema de Mantenimiento Correctivo. lnformatizacin del Sistema de Mantenimiento Preventivo/Predictivo. lnformatizacin del Sistema de Paradas programadas. lnformatizacin del Sistema de Seguimiento y Control de la Gestin del Mantenimiento. lnterfases con otras aplicaciones informticas. lnformatizacin de la Informacin Tcnica de Mantenimiento

En este punto nuestro criterio es que el Sistema debe recoger como mnimo: Objetivo: Fichero de Equipos por ubicacin. Fichero de Equipos/ mquina/ aparatos por nmero de matrcula. Fichero tcnico de Equipos/ mquinas/ aparatos. Caractersticas. Planos. Referencias. Repuestos.

Permitir, a travs de pantalla, consultas tales como: Dado un cdigo de equipo saber en ese momento: Mquina instalada. Caractersticas de la misma. Mquinas iguales a la anterior y situacin (ubicacin) de las mismas. o Repuestos/ existencias en almacn. B. lnformatizacin del sistema de Mantenimiento Correctivo

Nuestro criterio en este aspecto es la informatizacin de los documentos: Peticin de Trabajo.

Programa diario de Trabajo. Solicitud de Pedido.

Naturalmente previo a esta mecanizacin es necesario un adecuado estudio de la informacin que se recoger en estos documentos y el establecimiento de las normas, procedimientos y circuitos de funcionamiento de la Lnea Ejecutiva de Mantenimiento. Objetivo: Permitir, a travs de pantalla, conocer en cualquier momento la situacin de un trabajo en cuanto a: D. Mano de Obra. Material. Datos tcnicos. Solicitud de pedidos, etc. lnformatizacin del sistema de Paradas Programadas

Este aspecto contempla la informatizacin de: Calendario de Paradas Programadas a nivel Seccin con fecha y hora previstas para el paro y puesta en marcha. Relacin de Gamas de Mantenimiento Preventivo a realizar en la parada. Automticamente este fichero interacta con los trabajos pendientes a realizar en paradas programadas. Objetivos: Disponer en cualquier momento del programa de trabajo a realizar en una parada programada, especificado automticamente en diagrama de barras sobre el cual Mantenimiento slo indicar los perodos de intervencin. E. lnformatizacin del sistema de seguimiento y control de la gestin del Mantenimiento

1. Seguimiento y control Sistemtico (Mensual) Controles Tcnicos Control de Horas x hombre Control de cargas de trabajo Control de ABC de trabajos ms importantes Control de trabajos pendientes Control de Averas y causas Control de equipos con averas repetitivas

Controles Econmicos Resumen control de costos a nivel G.F.H. (Centro de Costo) comparado con presupuesto. Control de Centros de Costo desviados hasta nivel Peticin de Trabajo.

2.

Seguimiento y Controles a peticin Consultas a Fichas Tcnicas Consultas a Fichas histricas Listados de trabajos pendientes Listados de trabajos terminados Consulta de Repuestos Consulta de presupuesto a prior y proyecciones

F.

Interfase con otras aplicaciones

Interfase con Almacn: A travs del Cdigo de Almacn se traen al Sistema Mantenimiento todos los datos de la Gestin del Aprovisionamiento relativo al artculo en cuestin. Interfase con Compras: A travs del N de Peticin de Trabajo se llegar a: N de datos de la Solicitud de Pedido, Albaranes, etc. (y todos los datos asociados). Interfase con Administracin: o Control Presupuestario: por cdigo de G. F. H. Personal: por Cdigo de operario. 5. MODALIDADES DE INFORMATIZACION

Podemos identificar las siguientes modalidades de informatizacin: 1. 2. 2. l. 2.2. Adquisicin de un paquete comercial. Desarrollo de un sistema propio Con ayuda externa. Sin ayuda externa.

Adicionalmente se puede considerar la utilizacin de los recursos centrales de la empresa o de recursos exclusivamente ubicados en el Servicio de Mantenimiento y dedicados a este tema.

6.

CRITERIOS DE SELECCION

La seleccin de la modalidad de informatizacin tendr que tener en cuenta los siguientes factores: En el caso del paquete comercial Compatibilidad con los recursos hardware existentes Nivel de organizacin preexistente Compatibilidad de la filosofa de paquete con la organizacin preexistente. interfaces con otros Sistemas (costos, personal, etc.) Costo de adquisicin del paquete. Fiabilidad del mantenimiento del paquete. Documentacin del paquete Costo de implantacin.

En el caso del desarrollo de un sistema propio Nivel de cultura informtica preexistente en el Servicio de Mantenimiento. Duracin y costo de la implantacin propia frente a tutela o desarrollo pleno externo. Nivel de organizacin preexistente. Definicin de los objetivos a alcanzar. Documentacin del sistema a desarrollar. Costo del hardware en el caso de optar por una configuracin dedicada.

Cualquiera de los caminos elegidos ser siempre que se alcancen los objetivos pretendidos y no se vulneren los criterios descritos en el captulo 4. Por supuesto la seleccin depender tambin en gran medida de que se trata de una o de varias fbricas en orden a garantizar la homogeneidad del sistema en sus diferentes aplicaciones.

En cualquier caso es importante resaltar que la informatizacin del mantenimiento no pretende tanto los ahorros inmediatos como la potenciacin de la capacidad de anlisis y de control.

7. CONCLUSIONES

La decisin de informatizar la Gestin del Mantenimiento es un paso importante y sin duda imprescindible si se pretende avanzar en su optimizacin. Sin embargo la multitud de opciones posibles, as como la tentacin de llegar a desarrollos excesivamente prolijos o complejos, hace que la seleccin de camino a seguir deba ser tomada con prudencia. Tanto la eleccin a ciegas de un paquete, como aventurarse al desarrollo propio sin un anlisis previo de las condiciones de contorno pueden conducir a efectos contrarios a los pretendidos. Es preciso tener muy en cuenta para decidir: las condiciones organizativas preexistentes la cultura informtica de la empresa los objetivos del mantenimiento los principios bsicos de todo sistema de informacin los criterios que deben presidir un buen Sistema de Gestin del Mantenimiento la documentacin del sistema que se elija.