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INSTRUO DE TRABALHO INT/VPCI N 001/2007 1. Apresentao Com o advento da Resoluo CFC n 1.114/07, que instituiu o Controle Oramentrio Informatizado para o Sistema CFC/CRCs, apresentamos as consideraes e esclarecimentos iniciais, para a implantao dos procedimentos de controle oramentrio a partir do exerccio de 2008. 2. Controle Oramentrio A primeira fase para implementao do Controle Oramentrio comea com a Elaborao da Proposta Oramentria, ocasio em que as atividades de diagnstico, programao, projeto e estimativa de custos devem ser planejadas de modo a satisfazer as necessidades do Conselho para o prximo exerccio. Somente aps a homologao do Oramento pelo CFC que os Conselhos Regionais e Federal esto aptos execuo de seu oramento. Nenhuma despesa poder ser realizada sem a existncia de crdito que a comporte, nem quando imputada em dotao imprpria, vedada expressamente qualquer atribuio de fornecimento ou prestao de servios cujo custo exceda os limites previamente fixados na Resoluo que aprovou o oramento do Conselho e suas alteraes. Quando houver reduo ou cancelamento, no exerccio financeiro, de compromisso que caracterizou o empenho, haver anulao parcial ou total do empenho, revertendo a importncia correspondente respectiva dotao. 2.1 Empenho o ato da autoridade competente ou, por delegao de competncia, dos vice-presidentes, do diretor executivo e/ou de outro designado para tal, que cria para o Conselho a obrigao do
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pagamento dentro do limite dos crditos concedidos no oramento para cada despesa. prvio, ou seja, precede a realizao da despesa e est restrito ao limite do crdito oramentrio; conseqentemente, vedada a realizao de despesa sem prvio empenho. A emisso do empenho deduz o seu valor da dotao oramentria, tornando a quantia empenhada indisponvel para nova aplicao. Os empenhos so classificados em: a) Ordinrio ou Normal: utilizado pelo ordenador da despesa quando o valor do empenho igual ao da compra ou do servio, e a liquidao e os pagamentos devem ser efetuados em uma nica vez. Refere-se a um determinado fornecimento de material, prestao de servio ou execuo de obra. No h parcelamento na liquidao da obrigao, nem descontos, nem acrscimos. So perfeitamente definidos o valor e o credor. Como exemplos citamos:
b) Estimativa: quando a obrigao financeira assumida pela entidade ainda no tem o seu valor lquido e certo, o qual determinado no momento da liquidao. O valor total da despesa estimado, podendo ser liquidado e pago em parcelas mensais. Como exemplos citamos: Pessoal e seus encargos; Obras por medio; Energia Eltrica;
Suprimento de fundos;
Combustveis.
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Conselho Federal de Contabilidade Vice-presidncia de Controle Interno c) Global: efetuado para despesas contratuais, ou outras
nas quais o pagamento ser de forma parcelada e fixa, em que j se conhece o valor da obrigao at o final do contrato. Como exemplos citamos:
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Convnios;
afirmativo, se a dotao suficiente ou no para suport-la. Obtidas as respostas afirmativas, ordena-se o empenho. Sob o aspecto administrativo, o empenho um mecanismo que permite o controle das dotaes fixadas para as despesas programadas. 2.1.1 Nota de Empenho Para cada empenho, ser extrado um documento denominado Nota De Empenho, que indicar o nome do credor, a especificao e a importncia da despesa, bem como a deduo desta do saldo da dotao prpria, assinada devidamente pela autoridade competente e pelo emissor. O Pr-empenho utilizado para fazer bloqueio de dotaes, com a finalidade de atender s despesas que no esto em condies de serem empenhadas.
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No Sistema informatizado, o Pr-empenho denominado Reserva de Empenho, cujo objetivo o controle dos atos administrativos anteriores ao cadastro do empenho.
A Reserva de Empenho dever ser impressa, previamente, quando da necessidade da elaborao de processos licitatrios a serem realizados pelos Conselhos. 2.2 Liquidao o ato da administrao que verifica o direito adquirido pelo credor, tendo por base os ttulos e documentos comprobatrios. Essa verificao tem por fim apurar: a) A origem e o objetivo do que se deve pagar; b) A importncia exata a pagar; c) A quem se deve pagar a importncia, para extinguir a obrigao. A LIQUIDAO, como verificao fsica da despesa, ter por base: a) O contrato, ajuste ou acordo respectivo; b) A Nota de Empenho; c) Os comprovantes da entrega do material, da prestao de servios e outros. Observao: Todas as despesas, de origem oramentria ou no, passam pelo estgio da Liquidao. 2.3 Pagamento: O pagamento o ltimo estgio da despesa. Por ele se extinguem as obrigaes assumidas com terceiros.
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O pagamento ordenado pela autoridade competente, quando a despesa for considerada liquidada ou processada.
A Ordem de Pagamento s poder ser exarada em documentos processados pelo Setor Financeiro, tais como: emisso de cheques, DOC, TED, depsitos ou outros procedimentos adotados pelos Conselhos, e encaminhados, posteriormente, ao Setor de Contabilidade, para as providncias sob sua responsabilidade. 2.4 Implantao Os Conselhos devem adotar medidas para divulgar, a todos os interessados nas compras de bens ou contratao de servios, as fases da despesa e da obrigatoriedade do Empenho ou de sua reserva prvia. Para a implantao do Controle Oramentrio Informatizado, os Conselhos devem observar, primeiramente: 2.4.1 Definir o responsvel pelo Empenho. Dentro das possibilidades e realidades de cada Conselho, o gestor designar o(s) funcionrio(s) responsvel(is) pela emisso e controle do Empenho, com desejvel conhecimento do Plano de Contas, Centros de Custo e Projetos do Plano de Trabalho do Regional. 2.4.2 Observar a segregao de funes. Atentar para a separao dos responsveis pelos servios de empenho, liquidao e pagamentos, a fim de aumentar o controle sobre as fases da despesa e evitar possveis fraudes. 2.4.3 Definir os Procedimentos de Compras.
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importante que toda compra de bens ou contratao de servios seja precedida da requisio do setor solicitante, devidamente preenchida e assinalada com o nmero do centro de custo, caso o Regional utilize, e ao seu respectivo projeto. Deve-se exigir a Reserva de Empenho ou Empenho para toda e qualquer despesa oramentria, precedida de autorizao prvia.
2.4.4 Controle e acompanhamento do processo de Empenho. Uma vez que a utilizao do empenho reflete diretamente no oramento, o remanejamento de dotao ou a reformulao oramentria por anulao s ser possvel se houver saldo nas rubricas a serem anuladas. Dever ser observada a ordem seqencial dos estgios da despesa de forma a evitar a realizao de despesas sem a devida dotao oramentria. Atentar para a classificao contbil no empenho, para que no haja divergncia quando da escriturao na contabilidade (conciliar). 2.5 Exemplo de Casos Especiais 2.5.1 Empenho de Suprimento de Fundos O Empenho da concesso de suprimento de fundos a funcionrio(a), deve ser por estimativa e por tipo de despesa, mediante Nota de Empenho na dotao prpria, no havendo a necessidade de contabilizar individualmente por funcionrio. Na contabilidade, no ativo, haver o controle do suprido. O fiscal recebe R$ 500,00 de suprimento para as despesas com combustvel, limpeza de veculo e reposio de peas. A Nota de
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Empenho ser emitida por estimativa nas respectivas dotaes. Nesse exemplo, o prestao de contas? Empenho ser na
Resposta: No. Para podermos ter o controle efetivo do oramento, o empenho ser por estimativa, em perodo trimestral, semestral ou anual. prudente que o Conselho realize um levantamento mdio das principais despesas utilizadas pelos supridos.
3. Funcionalidades: importante prestar ateno na data da realizao do empenho, pois nela que estaro vinculadas as outras emisses de empenho, no podendo sobrepor-se ao dia e ms. Todos os passos sobre a utilizao do Sistema de Controle Oramentrio Informatizado encontram-se disponibilizados no tutorial elaborado pela empresa que desenvolve a poltica de TI para o CFC. 4. Fluxograma Com base nas informaes assinaladas, apresentamos um modelo contendo o fluxograma de compras e as fases para emisso do empenho com o detalhamento do funcionamento das etapas, conforme o Anexo I. 5. Consideraes Finais: a) Esta Instruo de Trabalho tem a finalidade de subsidiar os Conselhos de Contabilidade, no que couber, no acompanhamento e controle do oramento via sistema informatizado, devendo os Regionais fazer as adaptaes dos fluxogramas de acordo com sua realidade.
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b) Os CRCs podero enviar sugestes para o aprimoramento constante desta Instruo, fortalecendo assim o Sistema CFC/CRCs.
IN IO C
S T R O IC A T E O S L IT N E
S L IT S R I OIC A E V O MT R L AE I A
S T R EC M R S EO D O P A A A IS D P D O N L E O E ID E C T O EP E O OA D R S
PD O K E ID O
NO
S IM
D E O IA IR T R AT R A D U O IZ O E P O S G IM N O RSE U ET
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ARQUIVAR PEDIDO
ARQUIVAR PEDIDO
SETOR DE COMPRAS
PEDIDO OK?
NO
SETOR DE COMPRAS
SIM
SIM
SIM
ABAIXO DE R$ 8.000,00?
NO
LICITAO
SIM PLANILHA
NO
VENCEDOR
RECEBIMENTO OK ?
NO
SIM
NO
PEDIDO OK ?
SIM
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AUTORIZAO OK?
NO
SIM
FIM
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1 - Fase SETORES SOLICITANTES So todos os setores envolvidos com o ciclo operacional dos Conselhos: a Presidncia, as Vice-presidncias, o Conselho Diretor, a Diretoria, as Coordenadorias, a Auditoria, o Departamento de Informtica, o Departamento Jurdico, a Biblioteca, a Comisso Permanente de Licitao, o Departamento de Comunicao Social, os Servios Gerais, etc. 2 Fase SETOR DE COMPRAS O setor de compras recebe as solicitaes de aquisies de bens e/ou prestao de servios e providenciar a cotao de preos junto aos fornecedores cadastrados, identificando o menor preo e a emisso do mapa comparativo com as respectivas cotaes. Posteriormente encaminhar Diretoria, a qual ir analisar e aprovar ou no a solicitao. No sendo aprovada/admitida a solicitao, o setor de compras providencia a anulao do pedido, comunica ao setor solicitante e arquiva em seguida a solicitao. Nos casos em que os valores cotados ficarem acima de R$ 8.000,00, o setor de compras encaminha a solicitao para a comisso permanente de licitao analisar e tomar as providncias cabveis. Nos casos em que os valores cotados ficarem abaixo de R$ 8.000,00 e havendo aprovao da Diretoria, o setor de compras encaminha, aps a coleta de preos, a solicitao para informao da dotao oramentria pela contabilidade. 3 Fase ANLISE DA CONTABILIDADE Depois de definida a viabilidade do processo que trata da solicitao de aquisio de bens e/ou prestao de servio pela Diretoria, o setor de compras realiza o encaminhamento do mesmo processo ao setor de contabilidade. De posse do processo, a contabilidade averigua a disponibilidade oramentria, buscando a integralizao da execuo do oramento em vigncia, com a
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contabilidade e os atos de gesto, por meio da confiabilidade das informaes. Diante desses dados, havendo dotao oramentria, o processo retorna Diretoria com Despacho contendo informaes que daro suporte continuidade do andamento do processo para as fases seguintes. Porm, no havendo disponibilidade oramentria, o processo retorna Diretoria, que verificar a necessidade ou no de remanejamento de dotaes ou abertura de crdito adicional, conforme a legislao em vigor, com base tambm em dados fornecidos pela contabilidade. 4 Fase AUTORIZAO DE DESPESA A Diretoria, ao apreciar o processo, j averiguada todas as formalidades legais para execuo da despesa, autoriza e encaminha o mesmo ao setor ou responsvel pelo controle do empenho para emisso da Nota de Empenho. 5 Fase EMPENHO Aps a despesa autorizada pela Diretoria, o setor ou pessoa responsvel pela emisso da Nota de Empenho verifica a categoria do empenho, se Ordinrio, por Estimativa ou Global. 6 fase RECEBIMENTO DA MERCADORIA E/OU PREST. SERVIO Aps a execuo do servio ou entrega do produto, o responsvel pela conferncia do pedido/compra verifica:
a) O
recebimento da mercadoria e/ou servio, a fim de detectar possveis alteraes quando do recebimento, tais como danos s mercadorias ou servios executados de forma no estipulada no contrato. processo, verificando se so idneos, juntamente com os respectivos empenhos.
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Observao: 1 Caso tenha alguma alterao ou correo, bem como ausncia de informaes que norteiam dvidas quanto veracidade de dados, a solicitao retorna ao setor de compras para que este, junto ao fornecedor e/ou prestador de servios, providencie os ajustes necessrios para o andamento do processo. 7 fase ATESTO DO PEDIDO No havendo restries, o recebedor da mercadoria ou prestao de servios providencia o atesto e encaminha a NF e empenho para pedido de autorizao de pagamento junto ao responsvel ou setor competente. 8 Fase PEDIDO DE PAGAMENTO O funcionrio responsvel ou setor competente, de posse do processo devidamente formalizado, encaminha para a Diretoria autorizar o pagamento. 9 Fase AUTORIZAO DO PAGAMENTO A Diretoria, de posse do processo formalizado por todas as vias de execuo contendo anexa a NF e a Nota de Empenho, despacha ao setor financeiro autorizando o pagamento, o qual realiza as rotinas que so de sua responsabilidade. 10 Fase EXECUO DE PAGAMENTO O setor financeiro, responsvel pela guarda de valores, recebe e verifica os documentos relativos despesa, realiza a emisso de cheques ou outra forma de pagamento (DOC, Depsito, em espcie, etc), colhe as assinaturas autorizadas e, em seguida, executa o pagamento. De posse da documentao diria, encaminha contabilidade para as providncias sob sua responsabilidade.
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