ACCESS BSICO

Objetivos: conocer la funcin de tablas, formulario, reporte y consultas. 1.- Investigar la funcin que tiene en access las tablas, formularios, reporte y consultas.

TABLAS Almacenar y administrar los datos Una tabla es una coleccin de datos sobre un tema especfico, como productos o proveedores. Al usar una tabla independiente para cada tema, los datos se almacenan slo una vez. Esto tiene como resultado una base de datos ms eficaz y menos errores de entrada de datos. Las tablas organizan datos en columnas (denominadas campos) y filas (denominadas registros).

Por ejemplo, cada campo de una tabla Productos contiene el mismo tipo de informacin para cada producto, por ejemplo, su nombre. Cada uno de los registros de esa tabla contiene toda la informacin acerca de un producto, por ejemplo, el nombre del producto, el Id. de proveedor, las unidades en existencia, etc.

Creando una tabla Para almacenar los datos, cree una tabla para cada tipo de informacin de la que hace el seguimiento. Para reunir los datos de varias tablas en una consulta, formulario, informe o pgina de acceso a datos, defina relaciones entre las tablas.

La informacin de clientes que antes se guardaba en una lista de correo ahora reside en la tabla Clientes. La informacin de pedidos que antes se guardaba en una hoja de clculo ahora reside en la tabla Pedidos. Un Id. exclusivo, como un Id. de cliente, permite distinguir los registros de una tabla. Si se agrega el campo de Id. exclusivo de una tabla a otra tabla y despus se define una relacin, Microsoft Access puede cotejar los registros relacionados de ambas tablas de manera que se puedan combinar en un formulario, un informe o una consulta. Vista Diseo de la tabla En la vista Diseo de la tabla, puede crear una tabla entera desde el principio, o agregar, eliminar o personalizar los campos en una tabla existente.

Si desea hacer un seguimiento de otros datos de una tabla, agregue ms campos. Si el nombre de un campo existente no es suficientemente descriptivo, puede cambiarlo. La configuracin del tipo de datos (tipo de datos de campo: caracterstica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que consten de letras o nmeros, pero un campo de tipo Numrico slo puede almacenar datos numricos.) de un campo define el tipo de valores que puede escribir en el mismo. Por ejemplo, si desea que un campo almacene valores numricos que puede utilizar en clculos, establezca su tipo de datos en Numrico o Moneda. Se utiliza una etiqueta nica, denominada clave principal (clave principal: uno o ms campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un ndice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) para identificar los registros de la tabla. La clave principal de una tabla se utiliza para referirse a registros relacionados de otras tablas. Las propiedades de los campos son un conjunto de caractersticas que proporcionan control adicional sobre cmo se almacenan, escriben o muestran los datos de un campo. Las propiedades disponibles dependen del tipo de datos de un campo. Formularios Uso de formularios Para ver, escribir y cambiar datos de manera sencilla directamente en una tabla, cree un formulario. Al abrir un formulario, Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo elegido en el Asistente para formularios, o con un diseo que haya creado en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.).

 Una tabla muestra muchos registros al mismo tiempo, pero puede que sea necesario desplazarse para ver todos los datos de un solo registro. Por otra parte, cuando se visualiza una tabla, no se pueden actualizar los datos de ms de una tabla al mismo tiempo. Un formulario sita el enfoque en un registro cada vez, pero puede mostrar los campos de ms de una tabla. Tambin puede mostrar imgenes y otros objetos. Un formulario puede incluir un botn que imprima o abra otros objetos, o puede realizar otras tareas automticamente. Informes: Utilidad de los informes Para analizar los datos o presentarlos de cierta manera al imprimirlos, cree un informe. Por ejemplo, puede imprimir un informe que agrupe datos y calcule totales, y otro informe de datos diferentes con formato para imprimir etiquetas postales.

Utilice un informe para crear etiquetas postales. Utilice un informe para mostrar totales en un grfico. Utilice un informe para calcular totales.

Pginas de acceso a datos Para que los datos estn disponibles en Internet o en una intranet con el fin de hacer informes, escribir datos o analizar datos de manera interactiva, utilice una pgina de acceso a datos. Microsoft Access recupera los datos de una o ms tablas, y los muestra en la pantalla con el diseo creado en la vista Diseo o con el diseo que haya elegido en el Asistente para pginas.

 Haga clic en el indicador de expansin para mostrar la barra de herramientas de exploracin de datos y registros para el siguiente nivel de detalle. Utilice las barras de herramientas de exploracin de registros para desplazarse hasta los registros, ordenarlos y filtrarlos, y para obtener ayuda. Consultas Creando una consulta Para buscar y recuperar tan slo los datos que cumplen las condiciones especificadas, incluyendo datos de varias tablas, cree una consulta. Una consulta puede tambin actualizar o eliminar varios registros al mismo tiempo, y realizar clculos predefinidos o personalizados en los datos.

Esta consulta tiene acceso a tablas distintas para recuperar la informacin de Id. de pedido, fecha de entrega, nombre de la organizacin y ciudad para los clientes de Londres cuyos pedidos se entregaron en el mes de abril. Obtener respuestas a preguntas Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes. Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes y pginas de acceso a datos (pgina de acceso a datos: pgina Web, publicada desde Access, que tiene una conexin a una base de datos. En una pgina de acceso a datos, puede ver, agregar, editar y manipular los datos almacenados en la base de datos. Una pgina puede incluir

tambin datos de otros orgenes de datos, como Excel.). Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access. Consultas de seleccin Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consulta obtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datos en la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puede utilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas, cuentas, promedios y otros tipos de totales. Consultas de parmetros Una consulta de parmetros es una consulta que, cuando se ejecuta, muestra un cuadro de dilogo propio que solicita informacin, por ejemplo, criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) para recuperar registros o un valor que desea insertar en un campo. Puede disear la consulta para que solicite ms de un dato; por ejemplo, puede disearla para que solicite dos fechas. Access puede entonces recuperar todos los registros que se encuentren entre esas dos fechas. Las consultas de parmetros tambin son tiles cuando se emplean como base para formularios, informes y pginas de acceso a datos. Por ejemplo, puede crear un informe de ingresos mensuales basado en una consulta de parmetros. Al imprimir el informe, Access muestra un cuadro de dilogo que solicita el mes para el que se desea obtener el informe. Cuando se especifica un mes, Access imprime el informe correspondiente. Consultas de tabla de referencias cruzadas Las consultas de referencias cruzadas se utilizan para calcular y reestructurar datos de manera que su anlisis sea ms sencillo. Las consultas de referencias cruzadas calculan una suma, una media, un recuento u otro tipo de totales de datos, y se agrupan en dos tipos de informacin : uno hacia abajo, en el lado izquierdo de la hoja de datos, y otro a lo largo de la parte superior. Consultas de accin Una consulta de accin es una consulta que realiza cambios o desplazamientos de muchos registros en una sola operacin. Hay cuatro tipos de consultas de accin: Consulta de eliminacin: Elimina un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede utilizar una consulta de eliminacin para quitar productos que ya no se fabrican o de los que no hay pedidos. Con las consultas de eliminacin, siempre se eliminan registros enteros, no slo campos seleccionados dentro de los registros. Consulta de actualizacin: Realiza cambios globales en un grupo de registros de una o ms tablas. Por ejemplo, puede aumentar los precios un 10 por ciento para todos los productos lcteos o bien puede aumentar los sueldos un 5 por ciento al personal de una determinada categora. Con una consulta de actualizacin, puede cambiar los datos de las tablas existentes.

Consulta de datos anexados: Agrega un grupo de registros de una o ms tablas al final de una o ms tablas. Por ejemplo, supongamos que consigue nuevos clientes y una base de datos que contiene una tabla con informacin acerca de estos clientes. Para evitar tener que escribir toda esta informacin en la base de datos, desea anexarla a la tabla Clientes. Consulta de creacin de tabla: Crea una tabla nueva a partir de la totalidad o una parte de los datos de una o ms tablas. Las consultas de creacin de tabla son tiles para crear una tabla que se desee exportar a otra base de datos de Microsoft Access (base de datos de Microsoft Access: coleccin de datos y objetos (como tablas, consultas o formularios), que est relacionada con un tema o propsito concreto. El motor de base de datos Microsoft Jet administra los datos.) o una tabla histrica que contenga registros antiguos.

Consultas SQL Una consulta SQL es una consulta creada con una instruccin SQL (cadena o instruccin de SQL: expresin que define un comando de SQL, como SELECT, UPDATE o DELETE, e incluye clusulas como WHERE y ORDER BY. Las instrucciones o cadenas de SQL se utilizan en consultas y en funciones de agregado.). Puede utilizar el Lenguaje de consulta estructurado (SQL o Structured Query Language) para consultar, actualizar y administrar bases de datos relacionales, como Access. Cuando se crea una consulta en la vista Diseo (vista Diseo: ventana que muestra el diseo de estos objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes, macros y pginas de acceso a datos. En la vista Diseo, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseo de otros existentes.) de la consulta, Access construye en segundo plano las instrucciones SQL equivalentes. De hecho, la mayora de las propiedades de consulta de la hoja de propiedades de la vista Diseo de la consulta tienen clusulas y opciones equivalentes a las que estn disponibles en la vista SQL (vista SQL: ventana que muestra la instruccin SQL para la consulta activa o que se utiliza para crear una consulta especfica de SQL (unin, paso a travs o definicin de datos). Cuando se crea una consulta en la vista Diseo, Access construye el SQL equivalente en la vista SQL.). Si lo desea, puede ver o editar la instruccin SQL en la vista SQL. Sin embargo, despus de hacer cambios en una consulta en la vista SQL, puede que su aspecto no sea el que tena en la vista Diseo. Algunas consultas SQL, denominadas consultas especficas de SQL (consulta especfica de SQL: consulta que consta de una instruccin SQL. Las subconsultas y consultas de paso a travs, unin y definicin de datos son consultas especficas de SQL.), no se pueden crear en la cuadrcula de diseo (cuadrcula de diseo: cuadrcula utilizada para disear una consulta o un filtro en la vista Diseo de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrcula se conoca antes como la cuadrcula QBE.). En el caso de las consultas de paso a travs (consulta de paso a travs: una consulta especfica de SQL que se utiliza para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC. Las consultas de paso a travs permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos Microsoft Jet procese los datos.), consultas de definicin de datos (consulta de definicin de datos: consulta especfica de

SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definicin de datos). Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos.) y consultas de unin (consulta de unin: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o ms consultas de seleccin.), debe crear las instrucciones SQL directamente en la vista SQL. En el caso de las subconsultas (subconsulta: instruccin SQL SELECT que est dentro de otra consulta de seleccin o de accin.), la instruccin SQL se escribe en la fila Campo o en la fila Criterios de la cuadrcula de diseo de la consulta. Como crear una tabla en Access 2010 Al abrir Access le damos en creas base de datos en blanco, ah mismo te pide el nombre que le daras, en este caso ser servicio al cliente y le das crear.

Despus iremos al men crear, diseo de tabla, donde crearemos los campos, tipo de dato y el tamao, asi mismo ah que escoger el campo que va hacer la clave

Le daremos en guardar donde te va a pedir el nombre que se le dar a la tabla

Como crear un formulario Ya que tienes tu tabla le dars en crear y ah en la ficha crear formulario donde aparecer un recuadro, se ecojera la tabla sobre la que se trabajara y los campos a utilizar

De ah se le dar nombre al formulario y finalizar, donde aparecer lo siguiente

Como crear un informe en Access 2010 De igual manera le damos en crear y de ah en la opcin informe

Como crear una consulta en Access 2010 Daremos en crear, de ah en diseo de consultas, donde aparecer un recuadro que te pide las tablas sobre las que trabajaras, dar agregar y finalizar, de ah ah que sealar los campos que deseas

Aparecern todos los datos de tu tabla