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organizzare il magazzino 08:04 AM

Il personale addetto alla gestione del magazzino rientra nella logica della formazione aziendale, al fine di far acquisire tutte quelle competenze utili e necessarie non solo per perseguire laumento della capacit lavorativa in termini qualitativi, ma anche al fine di ridurre eventuali rischi a carico dellimpresa per il non corretto e completo espletamento delle mansioni affidate.

Le attivit di formazione del personale rientrano fra gli obiettivi aziendali al fine di adeguare ed elevare la professionalit e le competenze del personale dipendente, in stretta connessione con linnovazione tecnologica ed organizzativa dei processi produttivi e distributivi. Essa persegue quindi lo scopo dellaumento della competitivit dellimpresa attraverso il rafforzamento e qualificazione professionale dei dipendenti.

Le azioni formative

Le azioni formative possono avere carattere aziendale, pluriaziendale o individuale. Inoltre esse si suddividono in:

obbligatorie, se sono stabilite da norme di legge o regolamentate da CCNL, facoltative, se promosse dallimpresa al fine di qualificare il proprio personale dipendente.

Esse possono venire finanziate da soggetti terzi oppure risultare a completo carico dellimpresa. Va al riguardo fatto presente che le imprese assoggettate al contributo integrativo per lassicurazione obbligatoria contro la disoccupazione (art. 12 legge n. 160/1975) hanno titolo di richiedere per la formazione aziendale un finanziamento pubblico. Data la crescente importanza della formazione del personale dipendente sono stati istituiti dei fondi paritetici interprofessionali nazionali per la formazione continua (art. 118, legge n. 388/2000) per il finanziamento di piani formativi aziendali, settoriali e territoriali la cui copertura garantita con il contributo pari allo 0,30% (art. 25, comma 4, legge n. 845/ 1978) versato dai datori di lavoro con la contribuzione a copertura della disoccupazione involontaria. Inoltre con la legge n. 236/1993 stato previsto il finanziamento di progetti di formazione continua con interventi da parte del Ministero del Lavoro, delle Regioni e Province autonome, riguardanti la formazione, laggiornamento e la riqualificazione del personale dipendente. In linea generale le azioni formative debbono:

1. avere come obiettivo laumento della competitivit dellimpresa ed il rafforzamento professionale ed occupazionale dei lavoratori; 2. riguardare le aree della: qualit , innovazione tecnologica ed organizzativa, sicurezza e protezione ambientale.

Le funzioni

Naturalmente anche il personale addetto alla gestione del magazzino rientra nella logica della formazione aziendale, al fine di far acquisire tutte quelle competenze utili e necessarienon solo per perseguire laumento della capacit lavorativa in termini qualitativi, ma anche al fine di ridurre eventuali rischi a carico dellimpresa per il non corretto e completo espletamento delle mansioni affidate. In linea generale il sistema logistico di unimpresa comprensivo delle seguenti funzioni:

trattamento fisico e contabile degli ordini di vendita; trattamento fisico e contabile degli ordini di acquisto; controllo fisico e contabile dei beni inviati e ricevuti dalla produzione; inventario fisico-contabile e magazzinaggio e/o deposito dei beni ricevuti; spedizione, carico/scarico, trasporto dei beni ricevuti o da spedire/consegnare; predisposizione delle liste fornitori/clienti, compresi i vettori e spedizionieri.

Organizzazione interna

Da ci deriva come conseguenza che le azioni di aggiornamento devono riguardare tutte le situazioni riferibili allorganizzazione interna del settore della logistica. Esse devono venire organizzate al fine di tenere presenti gli aspetti relativi a:

settore tecnologico e tecnico; organizzazione ed operativit della logistica; settore commerciale e contabile; settore della distribuzione interna ed esterna.

Settore tecnologico della logistica

Con lintroduzione dellinformatica nellorganizzazione aziendale delle imprese indispensabile tenere presente che venga provveduto a raccordare il sistema operativo dei dati attraverso un circuito interno che comprenda il settore logistico allinterno del sistema commerciale e contabile. Ci comporta la necessit di procedere allaggiornamento continuo del sistema informatico e del personale addetto al fine di essere sempre nella condizione di rispondere in forma ottimale alle necessit aziendali. Un altro problema quello di formare il personale in relazione al sistema delle apparecchiature in dotazione le quali devono risultare sempre tecnologicamente avanzate al fine di ottenere il massimo del rendimento operativo relativo allattivit espletata. Infatti lincremento tecnologico della logistica comporta come conseguenza diretta la necessit di un continuo aggiornamento del personale al fine di adeguare le relative conoscenze del fattore umano alle nuove realt operative aziendali. necessario pertanto tenere presente che una diversa organizzazione strutturale della logistica comporta come conseguenza la necessit di porre in essere degli aggiornamenti in favore del personale addetto, al fine di fargli avere quel bagaglio di conoscenze utili per la migliore utilizzazione degli strumenti a disposizione. Naturalmente la formazione dovr essere programmata anche in funzione delle mansioni che ciascun soggetto chiamato ad espletare, al fine di non disperdere le nozioni impartite in meri concetti teorici. Laggiornamento tecnologico del personale deve poi essere comparato con quello relativo allorganizzazione tecnica del magazzino.

Settore operativo ed organizzativo

In linea generale il settore operativo della logistica deve risultare strutturato al fine di rispondere in forma ottimale alle esigenze aziendali. Tali esigenze possono essere in tal modo riassunte:

1. le aree destinate alla logistica devono non solo rispondere alle reali necessit aziendali, ma anche tenere conto di possibili ampliamenti legati allaumento delle vendite; 2. gli strumenti operativi debbono sempre risultare adatti alla conservazione dei beni in giacenza; 3.

i mezzi di trasferimento interno del materiale devono risultare idonei alla movimentazione complessiva dei beni sia in termini di efficienza che di sicurezza per il personale addetto; 4. le strutture del magazzino devono venire realizzate tenendo conto delle esigenze di peso, volume, stivaggio e prelevamento dei materiali garantendo lespletamento dellattivit in forma sicura e corretta; 5. lubicazione dei materiali deve essere effettuata tenendo conto delle esigenze produttive e distributive dei materiali; 6. il sistema logistico deve risultare dotato di tutti gli impianti di sicurezza e di tutti i dispositivi antinfortunistici previsti dalle vigenti disposizioni di legge (es. antincendio, pronto soccorso, sicurezza impianti e macchinari, ecc.).

Tipologia di organizzazione

Per porre in essere tale struttura indispensabile studiare un piano operativo la cui attuazione pratica pu richiedere lintervento nel tempo di analisi comparate da porre in essere con la collaborazione dei soggetti operanti nella logistica aziendale. Da ci nasce la necessit di programmare degli incontri periodici al fine di analizzare nel complesso le procedure ottimali da attuare. Tali incontri costituiscono la formazione tecnico-organizzativa degli operatori della logistica. Non va infatti dimenticato che gli studi di organizzazione tecnica (lay-out) suggeriscono agli operatori del settore la scelta dei seguenti due tipi organizzativi del magazzino:

a) in linea diretta (straight line) o a dislocazione orizzontale entrata-uscita La cui organizzazione del magazzino si pone in forma orizzontale con la produzione mediante lorganizzazione delle materie prime, sussidiarie e materiale di consumo finalizzati alla produzione, mentre lentrata in magazzino dei prodotti, sottoprodotti e materiali di recupero finalizzata e dislocata per la loro uscita dallazienda. b) in forma di U Con la creazione di ununica area in cui vengono collocati sia le materie prime ed i semilavorati, sia i prodotti finiti e sottoprodotti. Ci al fine di poter economizzare gli spazi del magazzino.

Movimenti dei materiali

Altro importante aspetto anche quello relativo allorganizzazione dei movimenti dei materiali allinterno del magazzino, delle operazioni interne di immagazzinamento e di conservazione dei materiali, delle operazioni di entrata e di uscita dei beni con la relativa documentazione. Le relative operazioni devono essere effettuate con criteri di razionalit al fine di renderle celeri e sicure. Al riguardo lo studio e la valutazione delle operazioni deve essere finalizzato al fine di:

1. ottenere il razionale sfruttamento degli spazi in senso orizzontale e verticale, stivare i materiali con criteri tali da risolvere le esigenze di prelevamento degli stessi; 2. disporre i materiali in uno stato di sicurezza oggettiva, studiando anche gli strumenti pi sicuri, ed in modo da consentire laccesso ad ogni punto del magazzino; 3. programmare il prelievo dei materiali allo scopo di rendere loperazione il pi agevole possibile e nello stesso tempo meno costosa; 4. prevedere operazioni di controllo sullo stato di conservazione dei materiali, al fine di identificare le eventuali alterazioni e studiare le relative cause per ricercare le soluzioni alternative; 5. disporre il materiale in modo da consentire la sua rotazione fisica e ridurre i rischi di invecchiamento dello stesso. Il piano operativo

In altri termini necessario predisporre un piano operativo finalizzato alla soluzione deiseguenti due problemi:

1. corretta disposizione dei materiali ed ottimale loro stato di conservazione, mediante ricerca di standard di sistemazione logistica, e con limpiego di tecniche, procedure ed attrezzature di tipo innovativo; 2.

esame coordinato delle tipologie relative ai movimenti interni dei materiali al fine di rendere sempre pi economico il loro spostamento. Per perseguire a tutti questi obiettivi indispensabile che venga programmato un sistema di analisi e unitamente ad un programma di formazione continua di tipo tecnico-operativo finalizzato a fornire al personale addetto le informazioni utili al miglioramento delle conoscenze per porre in essere le operazioni connesse con lorganizzazione tecnica aziendale del magazzino.

Organizzazione contabile e commerciale del magazzino

Va precisato che lorganizzazione commerciale e contabile del magazzino deve venire attuata al fine di fornire agli altri settori dellimpresa il flusso di informazioni per risolvere le esigenze di

tipo tecnologico o produttivo, al fine di permettere il normale approvvigionamento di materie e beni per la produzione aziendale; rilevanza commerciale, legata alla disponibilit di prodotti per la vendita, in particolare per quelle aziende produttrici in lotti continui o in serie o di serie; carattere economico, connesse con la programmazione degli acquisti in forma razionale, sfruttando le condizioni di mercato al fine di ricercare quelle pi vantaggiose rispetto alle necessit aziendali; carattere amministrativo, attraverso il controllo dei movimenti di magazzino e per la redazione degli inventari a quantit e valore finalizzati al controllo della gestione imprenditoriale; carattere finanziario, con lo scopo di evitare leccessivo accumulo di scorte di magazzino con un conseguente immobilizzo finanziario;

carattere fiscale, per consentire il controllo nella determinazione delle imposte a carico dellimpresa connesse con il valore delle rimanenze finali.

Infatti, una buona contabilit di magazzino deve essere studiata al fine di consentire il controllo della gestione ottimale degli stock di materiali, con la conseguente riduzione a valori minimali dei:

rischi di deperimento, invecchiamento o perdita di valore dei materiali; costi di gestione e finanziari relativi al mantenimento delle scorte; rischi di fermate produttive per mancato o carente approvvigionamento di materiali; rischi di perdita di clientela e di mercati per mancanza di prodotti nei termini contrattuali.

Contabilit di magazzino

In linea generale per organizzare una corretta e completa contabilit di magazzino necessario procedere nel modo seguente:

1. individuazione, classificazione e codificazione dei materiali suddividendoli in categorie omogenee (es. materie prime, materie sussidiarie, materiale di consumo, semilavorati

acquistati e prodotti, prodotti finiti e sottoprodotti, materiali di ricambio, beni di consumo, residui e scarti di produzione, ecc.); 2. definizione di ciascun materiale contabilizzato con riferimento alle caratteristiche merceologiche specifiche ed allunit di misura adottata dallimpresa; 3. riduzione e selezione del tipo di materiale impiegato nellimpresa; 4. suddivisione del magazzino in aree distinte per tipologia di materiale, con la creazione di una pianta riproducente le categorie di materiale giacente e contabilizzato; 5. redazione periodica dellinventario generale dei materiali giacenti in magazzino, con lindicazione per ciascuno la quantit relativa alla scorta minima ed a quella conveniente, per poter effettuare le relative comparazioni.

Per raggiungere questi obiettivi necessario procedere allespletamento di un programma di formazione del personale finalizzato da un lato a far acquisire le tecniche operative per lesecuzione ottimale dei compiti affidati, dallaltro per controllare e pianificare gli interventi finalizzati al miglioramento dellattivit contabile della logistica. Nel contempo indispensabile collegare il settore del magazzino con quello commerciale al fine di poter pianificare le procedure di collegamento dei settori con particolare riferimento alle informazioni indispensabili per il ricevimento dei beni ordinati in acquisto e per la consegna o il trasporto dei beni venduti.

Lattivit di formazione assume particolare rilevanza nel settore della distribuzione interna ed esterna con particolare riferimento allutilizzo dei mezzi di trasporto interno ed esterno, con riferimento anche alle condizioni contrattuali convenute. Al riguardo indispensabile suddividere la formazione del personale addetto allutilizzo dei mezzi di trasporto interni in due parti:

conoscenza delle tecniche e procedure per lutilizzo di tali mezzi e presenza dellidoneit fisica del personale addetto;

conoscenza dei rischi ed oneri connessi con le operazioni di carico/scarico del materiale dal/in magazzino.

Lo scarico dei beni

Il personale addetto ai mezzi di trasporto interno (carri ponte, muletti, mezzi di trasporto movimentati allinterno dei magazzini) deve risultare fisicamente e psicologicamente idoneo al loro utilizzo. A tal fine dovr essere sottoposto a particolari visite periodiche di controllo a cura del medico del lavoro operante nellimpresa. Tale personale deve risultare altres` capace allutilizzo ottimale dei mezzi di trasporto mediante acquisizione delle conoscenze tecniche relative al posizionamento e sollevamento del materiale nel mezzo utilizzato. Tali conoscenze debbono periodicamente essere controllate mediante opportune verifiche attitudinali del personale con la relativa formazione. Deve periodicamente essere accertato che il personale addetto conosca la capacit massima di sollevamento e spostamento dei mezzi utilizzati. Tali conoscenze debbono risultare sicuramente acquisite dal personale addetto allo scarico dei materiali che entrano nei magazzini, unitamente alla conoscenza e lettura dei documenti di trasporto. Va tenuto presente che il personale addetto allo scarico dei beni introdotti nel magazzino provveda ad effettuare, anche solo a campione, la verifica dei beni arrivati al fine di stabilire se gli stessi risultano conformi in termini qualitativi e quantitativi rispetto a quelli ordinati, al fine di evitare il ricevimento e laccettazione di beni non conformi. Sar poi sua cura provvedere alla loro introduzione nel magazzino in base alle classificazioni aziendali. Diverse sono invece le conoscenze che debbono possedere i soggetti che effettuano il carico dei beni da consegnare ai vettori per il trasporto a destino dei vari clienti. Infatti tali soggetti, oltre alle conoscenze tecniche dei mezzi di trasporto e sollevamento interni utilizzati per il carico, debbono conoscere e controllare:

lidoneit e la portata massima del mezzo da caricare; le tecniche di caricamento ed il posizionamento del materiale caricato nel mezzo, al fine di garantire che lo stesso rimanga posizionato nel mezzo durante tutto il tragitto fino a destino; le forme di ancoraggio dei beni caricati nel mezzo di trasporto;

lesistenza di un orario giornaliero residuo in favore del mezzo per il trasporto dei beni da caricare; lesistenza della documentazione che attesta lidoneit del vettore alleffettuazione del trasporto dei beni caricati.

Per tali conoscenze indispensabile procedere ad una formazione periodica portando a conoscenza del personale addetto di tutti gli elementi tecnici e giuridici necessari per avere la certezza di un apprendimento ottimale. Inoltre il personale che effettua il carico deve conoscere se tale operazione risulta effettivamente contrattualizzata. In caso contrario prima di procedere al carico deve informare dellincongruenza il responsabile della logistica. In altri termini tale personale deve risultare a conoscenza dei termini di resa contrattualizzati ricordando che a carico del venditore lonere ed il rischio del caricamento dei beni quando sia stato utilizzato un termine di resa del gruppo F, C, D (INCOTERMS 2000), mentre a carico dellacquirente il carico dei beni venduti con il termine di resa EXW (franco fabbrica). Inoltre deve essere precisato agli addetti al caricamento dei beni che hanno la responsabilit penale per le operazioni di carico eseguite, nel caso che il carico sia stato eseguito in forma non regolare ed abbia generato delle fattispecie delittuose, con il riconoscimento della colpa grave o dolo da parte del soggetto caricatore. In questo caso la formazione degli addetti molto importante in quanto mira a dimostrare che i responsabili della logistica (e lamministratore dellimpresa) hanno usato la diligenza di informare il personale addetto della responsabilit e della diligenza da usare per leffettuazione corretta dei relativi carichi.

Il trasporto dei beni

Per quanto riguarda il trasporto dei beni con utilizzo di mezzi di trasporto di propriet del venditore, si deve precisare che lo stesso si assume la responsabilit non solo del carico dei beni ma anche del loro trasporto fino a destino e del relativo scarico (a meno che non sia stato contrattualizzato che tale operazione deve essere eseguita a cura ed onere dellacquirente destinatario con i propri mezzi). Deve pertanto essere verificata lidoneit dei mezzi utilizzati, nonche la loro portata massima, e devono essere impartite precise istruzioni al personale dipendente che conduce il mezzo allosservanza del Codice della strada (compresi i limiti di velocit ) senza alcuna riserva. Nel mezzo dovr essere aggiunto al libretto di circolazione un certificato attestante la posizione previdenziale del conducente, sottoscritto dal legale rappresentante dellimpresa venditrice. Anche per questo personale deve essere periodicamente impartita una formazione periodica integrata dalla conoscenza della documentazione accompagnatoria ai beni trasportati per i relativi controlli su strada.

Conclusioni

La predisposizione della formazione al personale della logistica richiede lelaborazione di un piano generale con lo studio di piani di formazione differenziati a seconda del personale e delle mansioni espletate. Deve essere tenuto presente che la formazione va programmata a scadenze definite al fine di permettere al personale di potersi organizzare per essere sempre presente ai corsi di aggiornamento. Deve essere precisato che lobbligo alla formazione richiesto anche agli operatori eco nomici organizzati (soggetti abilitati dalle dogane ad espletare in proprio le operazioni doganali) al fine di dimostrare che lorganizzazione in grado di rispettare i requisiti di sicurezza.

Il questionario di valutazione

A tal fine le dogane richiedono agli operatori la predisposizione di un questionario di valutazione finalizzato alla valutazione delle seguenti informazioni:

il tipo di merce che viene commercializzata; il tipo e la dimensione dei locali e fabbricati destinati al magazzinaggio dei beni ed alla loro produzione; il reclutamento del personale addetto alla logistica, leventuale ricorso a personale interinale, limpiego di manodopera in subappalto; le forme di trasporto della merce, con le procedure di carico e scarico, il sistema elettronico adottato, i documenti e le scritture contabili in dotazione del magazzino; gli ultimi incidenti verificatesi allinterno della logistica.

Loperatore deve poi delineare e documentare un programma di politica operativa in materia di sicurezza con lindicazione delle procedure da porre in essere al fine di

individuare i relativi rischi. In altri termini loperatore deve garantire le misure di sicurezza in merito a: integrit fisica dellimpresa e delloperatore interessato, unit di carico, processi logistici, merce in entrata e suo magazzinaggio, processi di produzione dei beni, carico delle merci, servizi esterni, collegamenti operativi con i fornitori, servizi di sorveglianza locali, ecc. Anche in questo caso indispensabile procedere alla programmazione di piani di formazione interni al fine di garantire lespletamento delle procedure nel rispetto delle disposizioni doganali.