Santiago de Cali, octubre 18 del 2010

Sres. Gerente General Banco de Occidente

Asunto:

Arqueo de Caja en el Banco de Occidente

Con el propsito de controlar los fondos de efectivo del banco en cada uno de los cajeros, efectuados en la fecha estipulada, y con la planeacin pertinente, se han encontrado desajustes en el dinero existente de uno de los cajeros del banco, teniendo en cuenta dems el control de calidad, planificacin y prevencin es la norma en muchas empresas en lo relativo tanto al control interno, la empresa como un conjunto de sistemas interrelacionados y entrelazados, tendr la ventaja de ir desarrollando la clave para entender cmo debe operar internamente como en el factor externo que tambin es esencial, el evaluar si los miembros de la compaa cumple con las polticas, normas legales y organizacionales, el manual de funciones, con la tica en el manejo del dinero y velar para que no hay apropiacin ilcita de los recursos financieros o de ningn activo. El control interno es una funcin que tiene por objeto salvaguardar y preservar los bienes de la empresa, evitar desembolsos indebidos de fondos y ofrecer la seguridad de que no se contraern obligaciones sin autorizacin. Sin embargo los resultados que arroj el informe fueron negativos, incumplimiento de las polticas fijadas y manejo inadecuado de los fondos en caja, por parte de algunos empleados, por la rigidez en el manual de funciones.

Hallazgos:

1. Falta de dinero en caja existente, incoherencia en el registro del dinero, con dinero contado en monedas, billetes y en ttulos valores, las cuales hay faltante de una suma de dinero la cual el cajero da una justificacin poco convincente al momento de realizarle el arqueo de caja.

2. falta de claridad, por el contrario la complejidad en la informacin del manual de funciones de cada uno de los empleados, en este caso entre el cajero y el gerente de produccin, ocasiono la misma falta de control en el manejo del efectivo fuera de la autorizacin del personal apto para su manejo. 3. La apropiacin indebida de fondos por $50= por el cajero del banco que dio una respuesta poco factible al momento de su arqueo. Adems que se confirm la debilidad de las existencias de la auditoria en el banco

Recomendaciones:

I.

Debera revisarse nuevamente los manuales de funciones y cada una de las polticas las cuales causaron este desfalco inapropiado de recursos financieros de la caja, dejar que algunos de los empleados de la empresa pueda tener un poco ms de decisin en el momento de que haya que utilizar los recursos monetarios, sin embargo con algunas limitaciones y condiciones que se deben cumplir, por ejemplo si es para venderle a un cliente que requiera ms pedidos de mercanca, por una emergencia de viticos, entre otros, sin embargo se debe tener en cuenta que dichas actividades se cuentan como extraordinarias y ocasionales, por lo tanto se deben registrar tanto en dinero como su concepto. Redisear si es posible, el manual de funciones, con el fin de dar ms calidad a las funciones de cada cargo, y en relacin con el cumplimiento de las metas establecidas por la empresa.

II.

Conclusiones:

I.

De manera genrica, se considera la aplicacin pertinente de las recomendaciones realizadas en la auditora, antes que ocurran inconvenientes repetitivos y mayores en la compaa.

II.

La participacin de los empleados los cuales se ajustar las polticas y funciones es vital, ya que servir de gua para empezar a tomar los puntos claves a evaluar; sin embargo la participacin de los empleados solo es para tomar en cuenta una gua, no para que ellos mismos tomen la decisin de elaborar las funciones.

Firma Auditor ______________________________________