Planificacin y Control de los Procesos

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

CONCEPTOS
Identificacin Trazabilidad

Determinacin

Revisin

Inspeccin

Ensayo

Evidencia Objetiva

Verificacin

Validacin

Conceptos Relativos al Examen

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

Validacin de los Procesos.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

ENFOQUE HACIA LOS PROCESOS Proceso Norma ISO 9000

Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados.

Notas: Los elementos de entrada para un proceso son generalmente salidas de otros procesos. Los procesos de una organizacin son generalmente planificados y puestos en prctica bajo condiciones controladas para aportar valor. Un proceso en el cual la conformidad del producto resultante, no pueda ser fcil o econmicamente verificada, se denomina habitualmente proceso especial.
Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

VALIDACIN DE LOS PROCESOS

CONFIRMAR:
La Planificacin puede convertirse en realidad. Los recursos son apropiados. La Capacidad instalada existente puede cumplir los requisitos. Como son las condiciones de operacin bajo situaciones reales. ...

Propsito: afinar especificaciones del proceso y realizacin.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

VALIDACIN DE LOS PROCESOS

REVISIONES (intervalos / reaccin a cambios)

Validacin de los procesos

DEMOSTRAR CAPACIDAD PARA ALCANZAR RESULTADOS (cumplir necesidades y expectativas)

Antes de... Disposiciones como:

Criterios para revisin y aprobacin. Aprobacin de equipos. Calificacin del personal. Mtodos y procedimientos especficos. Registros. Revalidacin.
Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

MARCO GENERAL DEL CONTROL DE PROCESOS

M.O. MQ. MT.

REQUISITOS DEL CLIENTE

M.P. REALIZACIN

M.A.

PLANIFICACIN REQUISITOS DE LAS PARTES INT.

SI VALIDACIN *

SI

PRODUCTO

SI

SI

NO CONFORME

ANLISIS

ACCIN

SEGUIMIENTO Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

VALIDACIN DE LOS PROCESOS DE REALIZACIN DEL PRODUCTO

PROCESOS DE REALIZACIN

Validacin de

Productos resultantes NO pueden verificarse mediante seguimiento o medicin y

Deficiencias aparecen nicamente despus utilizacin o prestacin del servicio. Productos crticos de alto valor y seguridad. Cuyos productos no puedan repetirse.

los procesos

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO

PROCESOS DE REALIZACIN
CONDICIONES CONTROLADAS:

Dia a dia

Parmetros de proceso.
Informacin que describa caracteristicas del producto. Instrucciones de trabajo (cuando sea necesario). Equipo apropiado.

p Lo s

e ro c

so s

ro El p

as u in q s m ip o s s La q u n to oe me

d uc

to

Disponibilidad y uso de dispositivos de seguimiento y medicin (cuando sea necesario). Implementacin de actividades de liberacin, entrega y posteriores a la entrega.
Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

Lo s

in st

ru

CONTROL DE LOS PROCESOS DE REALIZACIN DEL PRODUCTO

REQUISITOS
M.O. MQ. MT.

PLANIFICACIN

M.P.

REALIZACIN

M.A.

VALIDACIN

PROCESOS DE REALIZACIN

PRODUCTO

* *

PRODUCTO NO CONFORME

PROCESOS APOYO

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PRODUCTO

Verificar el cumplimiento de los requisitos del producto

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

8.2.4. SEGUIMIENTO Y MEDICIN DEL PRODUCTO

PRODUCTO

Seguimiento
No

Se puede medir
Si

Medicin Datos Anlisis

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

Tcnicas de control

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

CONTROL DE LA PRODUCCIN Y DE LA PRESTACIN DEL SERVICIO

TCNICAS DE CONTROL:

Autocomprobacin.
Comprobacin puntual. Inspeccin por etapas. Establecer
(documentacin, muestras, entrenamiento, criterios de aceptabilidad )

Conocimiento de ejecucin
(instrumentos, mantenimiento, planes de muestreo, criterios de manufactura, registros )

Conocimiento del control

(sistemas de ajuste, manejo de no conformes, verificacin peridica del desempeo de proceso y producto )
Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

TCNICA DEL CONTROL AUTOCOMPROBACIN

OPERACIN Y CONTROL

Si

OPERACIN

No CORRECCIN

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

TCNICA DE CONTROL COMPROBACIN PUNTUAL

OPERACIN

OPERACIN

RECUPERACIN NO Y CORRECCIN

INSPECCIN

SI

FIN

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

TCNICA DE CONTROL INSPECCIN POR ETAPAS

OPERACIN

INSPECCIN

SI

OPERACIN

NO

CORRECCIN

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

CONCEPTOS
Requisito

Defecto

No Conformidad

Conformidad
Liberacin

Accin Preventiva

Accin Correctiva

Correccin

Concesin

Desechar

Desviacin permitida

Reproceso

Reclasificacin

Reparacin

Conceptos relativos a la conformidad Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

ANLISIS DE DATOS

Los resultados o salidas del proceso de anlisis pueden usarse para determinar:
* * Las Tendencias El desempeo operacional

*
*

La satisfaccin e insatisfaccin del cliente

El nivel de satisfaccin de otras partes interesadas
Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

HERRAMIENTAS DE ANLISIS Y MEJORA

HERRAMIENTA ESTRATIFICACIN QUE ES? DIFERENTES MANERAS DE AGRUPAR LOS MISMOS DATOS: PROBLEMA, TIPO, SINTOMA, LUGAR, TIEMPO.... PLANILLA PARA RECOLECCIN DE DATOS (5W 2H) DIAGRAMA DE BARRAS QUE ORDENA LAS OCURRENCIAS DE MAYOR A MENOR EXPRESA DE MODO SIMPLE LA SERIE DE CAUSAS QUE OCASIONAN UN PROBLEMA GRFICO CARTESIANO QUE REPRESENTA LA RELACIN ENTRE DOS VARIABLES DIAGRAMA DE BARRAS QUE REPRESENTA LA DISTRIBUCIN DE UNA FRECUENCIA GRFICO CON LMITES DE CONTROL QUE PERMITEN EL MONITOREO DE LOS PROCESOS PARA QUE SIRVE POSIBILITA UNA MEJOR EVALUACIN DE LA SITUACIN, IDENTIFICANDO EL PROBLEMA PRINCIPAL FACILITA LA RECOLECCIN DE DATOS REFERENTES A UN PROBLEMA JERARQUIZA EL ATAQUE A LOSPROBLEMAS

HOJA DE VERIFICACION GRFICO DE PARETO DIAGRAMA CAUSAEFECTO DIAGRAMA DE CORRELACIN HISTOGRAMA

INVESTIGAR DE FORMA SINERGICA LAS CAUSAS DEL PROBLEMA VERIFICAR LA EXISTENCIA DE LA RELACIN ENTRE DOS VARIABLES VERIFICAR EL COMPORTAMIENTO DE UN PROCESO EN RELACIN A LA ESPECIFICACIN IDENTIFICAR LA APARICIN DE CAUSAS ESPECIALES EN LOS PROCESOS.

GRFICOS Y CARTA DE CONTROL

DISTRIBUCIN DE PROBABILIDADES

DATOS

MODELOS

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

PARAMETROS DE LA NORMAL

MEDIA IGUAL DIFERENTE DERIVACION

MEDIA DIFERENTE IGUAL DERIVACION

MEDIA DIFERENTE DIFERENTE DESVIACION

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

DIAGRAMA DE PARETO
P R O B L E M A
P R O B L E M A
P R O B L E M A

P R O B L E M A

P R O B L E M A

SOLUCIN 1
SOLUCIN 2
SOLUCIN 3

POCOS VITALES

MUCHOS TRIVIALES
Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

CAUSAS DE VARIACIN
COMUNES Actuar sobre el Sistema Cotidianas. Origen no Identificable de modo puntual.

Controlar

Actuar en el Lugar de Trabajo

ESPECIALES Accidentales. Origen Identificable de modo puntual.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

Eliminar

PARMETROS
De Centramiento Promedio: X Moda: m Mediana: Me

X1

X2
De Dispersin

X3

Rango: R
Desviacin de Poblacin:

Desviacin de Muestra: S
Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

GRFICOS DE CONTROL
Elementos
Caracterstica LSC

. . .
t1 t2 t3

. .

.
.......

LC

.
tn

LIC
Tiempo

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

ESTABILIDAD Y CAPACIDAD
CAPAZ ESTABLE

SI
LIE LSE LIE LSE

NO
E S T A B L E I N E S T A B L E

SI

NO

LIE

LSE

LIE

LSE

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

TEOREMA DEL LMITE CENTRAL

DISTRIBUCIN NORMAL

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

CONCEPTOS BSICOS CAPACIDAD PROCESO

ISO 9000 num 3.1.5 Aptitud de una organizacin , sistema o PROCESO, para realizar un producto que cumple los requisitos para ese producto.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

CAPACIDAD DE PROCESO
Proceso normal: Slo hay
presencia de "causas normales de variacin de variacin"

Proceso anormal: Hay

Y-Axis

presencia de "causas especiales de variacin de variacin"

Promedio
Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

CAPACIDAD DE PROCESO
DOCUMENTACIN NORMAS Y CODIGOS DE REFERENCIA SEGUIMIENTO Y CONTROL CRITERIOS DE MANUFACTURA EQUIPOS APROBACION DE PROCESOS MANTENIMIENTO

IDENTIFICACIN Y PLANIFICACIN CONTROL

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

ANLISIS DE DATOS INDICADORES DE DESEMPEO

La primera pregunta no es : Qu Mediciones realizar , si no en Qu procesos se necesita medir.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

INDICADORES CLAVES DE DESEMPEO

Los indicadores clave de desempeo (KPI) pueden ser clasificados en dos grupos:
Lag Indicators KPIs Medidas del Desempeo Objetivos a corto Plazo

KPIs TODA LA ORGANIZACIN

Procesos de la Organizacin

KPIs Impulsores del Desempeo Lead Indicators

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

Objetivos a largo Plazo

Las Mediciones amarran los indicadores a la estrategia

Perspectiva del Cliente
SATISFACCIN DEL CLIENTE PARTES INTERESADAS xito sostenible

Objetivos

Indicadores

Perspectiva de Aprendizaje y Crecimiento Objetivos Indicadores

Perspectiva Financiera ESTRATEGIA

Objetivos

Indicadores

MEJORAMIENTO

Perspectiva de Procesos Internos Objetivos Indicadores

SEGUIMIENTO YMEDICIN DE LOS PROCESOS.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTIN

Concebir el sistema de informacin que se requiere y asumir la responsabilidad por su buen funcionamiento. Establecer, coordinar, administrar con la alta direccin, un plan para asegurar el control de los indicadores de los procesos crticos. Comparar la realizacin con las metas y con los estndares establecidos.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTIN

Escribir informes en los cuales se interpreten los resultados para todos los niveles. Discutir con los responsables de cada proceso, lo que concierne a los objetivos a alcanzar, y a los procedimientos de consecucin de esos objetivos. Formular avisos de precaucin sobre el desenvolvimiento de los aspectos claves, a travs del comportamiento de sus indicadores y razones.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICIN

La medicin precede al castigo. No hay tiempo para medir. Medir es difcil. Hay cosas imposibles de medir. Es ms costoso medir que hacer.

QUE ES UN INDICADOR?
Relacin entre las variables cuantitativas o cualitativas, que permite observar la situacin y las tendencias de cambio generadas en el objeto o fenmeno observado, respecto a objetivos y metas previstos e influencias esperadas.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES

Conocimiento de la organizacin

Informacin de soporte.
Identificacin de las necesidades de la organizacin Claridad en conceptos como .

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

EFICACIA

Extensin en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados planificados. (ISO 9000 numeral 3.2.14).

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

VALOR DE ACTUALIDAD (capacidad)

El valor de actualidad es el resultado obtenido al analizar la situacin real de la empresa en este momento. Se asocia al concepto de eficacia.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

EFICIENCIA

Relacin entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (ISO 9000 numeral 3.2.15 )

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

VALOR DE POTENCIALIDAD

Se asocia con el concepto de eficiencia y por lo tanto, con el de productividad. Se orienta a la mejor situacin posible, con los recursos disponibles.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

MEDICIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

Qu debemos medir?
Los ndices basados en clientes son muy importantes, pero ellos deben ser traducidos en medidas que la empresa debe lograr internamente para poder satisfacerlos.

Un desempeo excelente ante el cliente se deriva de procesos, decisiones y acciones que ocurren a travs de la empresa
Las medidas consideradas deben ser consecuencia de los procesos de la organizacin que tienen gran impacto en la poltica y objetivos de la calidad Las empresas deben establecer medidas para los procesos identificados.

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

Objetivos relacionados con el desempeo financiero

Objetivos relacionados con la satisfaccin cliente

Objetivos relacionados con los procesos Internos de la organizacin Objetivos relacionados con el desarrollo de personas
Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

Despliegue de Indicadores
CASCADA DE INDICADORES
ALTA GERENCIA
Indicador Estratgico Macro

Es importante que sean negociados, no impuestos

GERENTES DE AREAS / DUEOS DEPROCESO

Indicador Estratgico Proceso

ACTIVIDADES
Indicador Estratgico Operativo

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba

 MUCHAS GRACIAS !!!!

Mejora Organizacional - Santiago Gmez Villalba