Universidad Externado de Colombia Administracin de empresas Gestin del mejoramiento Arturo Acevedo Nstor Parrado

Compaa XYZ

1. Seleccionar En primera instancia se proceder a revisar el rea de trabajo para definir que documentos existentes aportan algn tipo de informacin valiosa y cual no. Los documentos no valiosos o necesarios actualmente sern reorganizados temporalmente en un estante para que en determinado caso alguna miembro de la organizacin los llegue a necesitar los pueda encontrar fcil y no estn desechos. Los papeles que se decidan desechar por su poca relevancia e importancia dentro de la organizacin, ser utilizada como material reciclaje para imprimir circulares internas con el fin de ahorrar papel. Despus de terminar el inventario de documento se proceder a clasificar la informacin por aos y reas, para as determinar el lugar que van a ocupar dentro de las instalaciones de la empresa. La documentacin fsica correspondiente al ao 2011 de uso diario estar ubicada en cada rea correspondiente al contenido de la informacin. La documentacin del 2011 que no presente una consulta o necesidad diaria o continua ser ubicada en la parte delantera de la zona del archivo general de la organizacin. Para finalizar la documentacin e informacin fsica de aos anteriores, ser ubicada en el archivo en la parte posterior.

2. Organizar Como mencionamos anteriormente las ubicaciones de la informacin y documentacin dependern del rea, del ao y de la inmediatez con que se necesite la informacin. Despus de esto se proceder a nombrar y marcar cada ubicacin con rtulos de diferentes colores incluyendo nombres de las reas y el ao de la informacin ubicada en ese lugar para una mayor claridad e identificacin de lo que se busca por parte de los empleados.

3. Limpiar En esta etapa se proceder a informar a todos los empleados de la organizacin mediante una circular que se debe mantener en orden los archivos y documentos extrados para uso personal, aclarando que no debern existir documentos en lugares donde no corresponden. De la misma manera se le aclarara a las encargadas del aseo, una constante limpieza con el fin de tener un ambiente libre de cualquier tipo de contaminacin.

4. Estandarizar Durante esta etapa se proceder a inventariar cada documento que hace parte de los archivos de las diferentes ubicaciones. Posteriormente se elaborara una plantilla en Excel de fcil uso (en el computador entregado por el departamento de sistemas) generando una base de datos de inventarios que permita clasificar y filtrar rea, ubicacin, cdigo y fecha de la informacin solicitada. De la misma manera se proceder a llevar una capacitacin que no durara ms de un da, explicando a cada empleado la forma de manejo de la plantilla realizada en Excel.

5. Disciplina Dentro de los objetivos y metas de cada rea, se incluir especficamente una que infiera al orden y buen manejo de los diferentes archivos de cada rea. En las evaluaciones de desempeo y retroalimentacin peridicas por parte del gerente general para con todos los empleados, se incluir este tema con el fin de generar un control y seguimiento del mismo. As mismo se harn reconocimientos a los empleados que manejen con mayor orden la informacin y el rea del puesto personal.