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Colegio Provincial de Educacin Tecnolgica Trayecto Tcnico Profesional Equipos e Instalaciones Electromecnicas Captulo 7: El Almacn de Mantenimiento Mdulo: Orientacin en Mantenimiento

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CAPTULO 7

EL ALMACN DE MANTENIMIENTO
Generalidades El almacn de repuestos, suministros y artculos generales de ferretera destinados a Mantenimiento, constituye uno de los medios ms importantes del rea. Se considera importante, pues debe poder abastecer a los Talleres y Gremios con la menor demora posible; por otra parte, sus existencias deben mantenerse a un nivel econmico. Luego, el almacn destinado a Mantenimiento, debe mantener sus existencias dentro de un equilibrio entre ambos lmites. Entonces podra preguntarse: habr dos almacenes? Puede ser que sea conveniente tener separados el ALMACN CENTRAL de aqul destinado al Mantenimiento. Esta divisin podra presentar algunas ventajas, que son las siguientes: rpido acceso (cercana) del personal de Mantenimiento y de los Talleres; menos trmites administrativos. En cambio se pueden citar estas desventajas: descentralizacin administrativa, lo que implica una duplicacin de controles posteriores; quiz mayor espacio necesario destinado a almacenajes y duplicacin de equipos de movimiento; ms personal. Sin duda que es ms conveniente tener un solo almacn, pero la experiencia indica que los requerimientos de las obras nuevas, obras de mejoras, el mantenimiento diario y las grandes paradas de equipos e instalaciones operativas exigen tener un almacn ordenado y dispuesto administrativa y fsicamente (en uno o varios lugares de la fbrica o planta) de tal forma de satisfacer eficientemente esos requerimientos del rea de Mantenimiento. Por tal razn, en muchas firmas, el almacn general est separado del almacn destinado a los fines anteriormente citados, especialmente en los casos que existan varias plantas separadas entre s por alguna distancia considerable. En estos momentos, el almacn ha dejado de ser "un simple lugar para guardar cosas nuevas y usadas", sino que debe considerarse una verdadera rea de gestin que debe manejarse como tal. Es decir, que puede llegar a constituirse, por una mala administracin de las existencias, en un rea que provoque serias prdidas. Y stos seran los principales motivos de mala administracin de los almacenes: existencias en exceso: en este caso se produce una sobreinversin y la consecuente carga financiera, a lo que hay que agregar la desvalorizacin de existencias por obsolescencia tecnolgica y envejecimiento; existencias en defecto: esto afecta a los programas de obras y de mantenimiento, provocando, muchas veces, altos montos por lucro cesante. Las existencias El nivel de existencias del almacn se compone de elementos que se pueden agrupar en seis grandes conceptos: a) ferretera: son todos los elementos de uso general, cuya aplicacin no slo se dirige al trabajo en s mismo, sino tambin en tareas auxiliares y complementarias (tornillos, sogas, alambres, clavos, pinturera, etc.);

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b) suministros: se consideran, como tales, a todos aquellos elementos que se aplican en forma directa, pero generalizada, a todos los trabajos (combustibles, solventes, lubricantes, barras de ferrosos, caos y valvulera, bujes, chapas y planchas, etc.); c) repuestos universales: son todos aquellos elementos de recambio que pueden aplicarse a todo tipo de maquinaria o equipo (rulemanes, sellos, juntas, crapodinas, etc.); d) repuestos especficos: son elementos de diseo, tal que no pueden ser reemplazados por repuestos universales o suministros. Su provisin est a cargo del fabricante original o por determinados proveedores; e) repuestos comunes: son repuestos especficos o suministros que pueden ser intercambiados entre equipos iguales o similares (motores elctricos, reductores de velocidad, acoplamientos, etc.); f) conjuntos: el almacn guarda tambin una serie de conjuntos armados, componentes de equipos. Estos conjuntos, para reponer, pueden ser nuevos o reacondicionados en los talleres propios o de terceros. Clasificacin selectiva de las existencias Para efectos de planeamiento y control se considera conveniente clasificar selectivamente los artculos que se deben mantener en inventario, en dos grupos: Clase "A": MATERIALES DE ELEVADO PRECIO UNITARIO, ALTO VALOR DE CONSUMO Y ALTO GRADO DE CRITICIDAD. En la categora "A" se tendr un nmero limitado de artculos que representan un alto porcentaje de inversin y consumo. El control sobre estos materiales ser estricto en cuanto a la determinacin de las existencias, actividades econmicas de compras y/o fabricacin y posibilidad de obsolescencia. Para cada uno de estos materiales se llevar una tarjeta de registro perpetuo de inventarios y su retiro de almacenes se har mediante vales de pedido. Clase "C": TODOS LOS DEMS El control sobre los materiales, clase "C'"', ser nicamente fsico, ya que por su reducido valor no afectan mayormente la inversin. Aunque a este tipo de materiales no se les lleva registros perpetuos de inventario, para su retiro de almacn se utilizarn vales de pedido. El inventario de los materiales, clase "C", estar formado por: 1) las existencias de consumo normal; 2) existencia de reserva o inventario de punto de pedido, que ser igual al consumo en el tiempo de compra o fabricacin ms una existencia de proteccin. Ambas existencias estarn fsicamente separadas. Una vez consumida la existencia normal se comenzar a utilizar el "inventario de punto de pedido". Con esta ltima existencia habr que originar una "requisicin", que servir para iniciar el proceso reposicin del artculo. Al llegar el material al almacn, el primer paso ser completar el inventario de punto de pedido y, posteriormente, las existencias de consumo normal. Codificacin de existencias Se realiza una codificacin numrica en forma sistemtica, entre otros conceptos, a las existencias del almacn. Esto es necesario dada la cantidad y variedad de elementos que se guardan y deben manejarse diariamente (ingresos, egresos, devaluaciones). La identificacin en forma codificada, es una prctica ampliamente generalizada, siguiendo diversos criterios de reglas ordenadas.

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Se sugiere, consecuentemente, un sistema para codificar las existencias, el cual se basa en leyes de formacin definidas. En efecto, los elementos de ferretera, los suministros y los repuestos universales, siguen la siguiente ley de formacin:

La parte es el componente unitario e indivisible de un conjunto, que en el caso de la nomenclatura sugerida se denomina sistema. A su vez, un conjunto de sistemas, homogneos en s mismos, forman un equipo o una parte importante de l o de una instalacin. Tal el caso de un equipo que se denomina "tijera de corte longitudinal para chapas"; puede estar compuesto de estos sistemas: de manejo y control; hidrulico; elctrico; estructural; mecnico, etc.

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Por ltimo, un equipo o un conjunto de ellos, pueden formar parte de los activos de un centro de costo, planta o lnea que pueden estar destinados a produccin o servicios. En la siguiente figura se trata de ejemplificar la aplicacin de cdigos, desde la fbrica o unidad mayor hasta la parte indivisible (parte o repuesto).

Catlogo de repuestos En la siguiente figura se muestra un facsmil de una hoja de este CATLOGO.

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Por cada SISTEMA componente de cada EQUIPO se debe hacer un CATLOGO de las partes o repuestos que lo componen. Cada una de las columnas de la hoja del CATLOGO se describen a continuacin: MARCA: se consignar la original o la adoptada. N DE REPUESTO O SERIE: se refiere al asignado por el fabricante a la unidad. REEMPLAZADO POR: se consignar la marca y nmero que se haya adoptado definitivamente o a la marca que se tiene por alternativa. ESPECIFICACIN N: se refiere a la identificacin de la hoja correspondiente de especificacin de compra. CRTICO: habr que marcar con una (x) a aquellos repuestos que se consideran crticos, por cualquier razn. PLANO: es necesario indicar el nmero del plano original, as como la marca del rtulo y en la columna siguiente el nmero del plano propio, si es que se ha hecho alguno que lo reemplace. N DE "BILL OF MATERIAL": se refiere al nmero con que originalmente se indicaba la parte o repuesto cuando el fabricante suministraba el equipo. CANTIDAD INSTALADA: se indica cuntos repuestos iguales se encuentran instalados en el mismo sistema del equipo de ese determinado centro de costo. STOCK MXIMO-MNIMO: son las cantidades extremas necesarias para que COMPRAS reponga el tem cuando llegue al MNIMO, comprando hasta que la existencia llegue al MXIMO indicado. El catlogo de repuestos de cada sistema, componente a su vez de un equipo determinado, debera completarse antes de aplicar el M.P. a ese equipo. Esta es una tarea laboriosa, pero insoslayable, dado que el catlogo de repuestos es un elemento necesario para desarrollar las inspecciones y revisiones y una vez realizada esta accin, del mismo catlogo se sacan todos los datos identificatorios de cada pieza, a efectos de ser solicitada al Almacn o a Compras. Pero, quizs, el aspecto ms importante resultante de la tarea de la catalogacin, es la suma de datos que rene. Estos datos deben ser actualizados en forma continua. Para llevar a cabo esta tarea, antes del arranque del sistema, se recurre a personal extra propio o contratado. Para la actualizacin de datos, cuando la magnitud del servicio de Mantenimiento lo justifica, se cubre la funcin "catalogador".

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Los movimientos de almacn Un almacn eficiente es un sector de servicios, dinmico y con gestin econmica, a lo que debe sumarse su velocidad de repuesta, como todo otro servicio. En su funcionamiento se verifican una serie de movimientos de ingresos, salidas, eliminacin y devolucin de elementos. Por otra parte, el personal a cargo del almacn tiene importantes tareas administrativas, que hacen al control de existencias y tareas operativas. stos son los movimientos que se verifican: 1. REVISIN DE NIVELES DE EXISTENCIA La revisin de los niveles de existencia de un artculo (clase de material, lote de pedido econmico, inventario de seguridad, etc.) la efecta un empleado de almacn; es aconsejable que las tareas de revisin de inventario las realice: 1) cada tres pedidos de reposicin; 2) cada vez que se agoten las existencias del material; 3) anualmente para los artculos de poco movimiento. Dicho empleado determinar, inicialmente, con la ayuda de los grficos que se adjuntan bajo Anexos VIII.4 y VIII.5, la conveniencia de mantener el material en inventarios. En cada caso, y siempre antes de tomar una decisin final, debe consultar con los usuarios de los artculos.

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2. ELIMINACIN DE MATERIALES DE INVENTARIO Si despus de revisar los niveles de existencia el empleado determina que no es conveniente mantener un artculo en Inventario, debe preparar un informe y enviarlo al responsable o jefe de la seccin para que analice y apruebe o rechace la baja del material. Si el material es obsoleto, debera preparar un aviso de baja inmediata, con el fin de que actualicen los registros y archivos. 3. INCLUSIN DE UN NUEVO ARTCULO EN INVENTARIO Cuando se requiere incluir un nuevo artculo en inventario, el interesado debera requerir un alta de bien al Almacn, junto con las especificaciones y planos disponibles del artculo. Se abrir, entonces, la ficha del material. Compras determinar los posibles proveedores, los anotar en la ficha del material y registrar en la "Solicitud de Inclusin" el tiempo de reposicin, precio del artculo y otros datos necesarios. Este ltimo documento se enviar a Control de Inventarios para que se clasifique el artculo y se apruebe su inclusin en inventarios. Posteriormente, la seccin de "Estandarizacin de Materiales" determinar los posibles sustitutos del material y el cdigo de imputacin contable. El Almacn, a su vez, calculara el punto de pedido, el lote econmico y el inventario de seguridad. Asimismo, preparar la tarjeta de registro perpetuo de inventario (para materiales "A") y un pedido de Compras que se enviar a dicha dependencia, para que all se inicie el trmite de adquisicin del material.
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4. RECEPCIN DE MATERIALES EN ALMACN El empleado de almacn recibe los materiales y copias del "Informe de Recepcin" y los coteja con el fin de verificar que el material recibido coincide con lo indicado en el informe. Posteriormente, y en caso de que tenga pedidos pendientes de cumplimiento, avisar al usuario la llegada de dichos artculos. Si el material recibido es clase "A", el encargado de almacn los depositar en el sitio ms adecuado, y enviar copia del "Informe de Recepcin" al empleado de Control de Inventarios, para que actualice las tarjetas de registro perpetuo de inventarios. En caso de que el material sea clase ' C", el empleado completar primero el inventario de punto de pedido y, posteriormente, anotar las ubicaciones en la FICHA de locacin del material. 5. RETIRO DE MATERIALES DE ALMACN Cuando se desee retirar artculos del almacn, el solicitante debe preparar un "Vale de Retiro de Materiales" y obtener la aprobacin de un supervisor con firma autorizada. El vale debe entregarse al encargado de almacn, quien verificar la disponibilidad de los artculos solicitados. En caso de que no haya suficiente cantidad de los materiales requeridos comprobar la existencia de posibles sustitutos por medio de la Tarjeta de Existencia del material. Los materiales se entregan al usuario y el vale se enva al empleado de Control de Inventarios para que actualice los registros perpetuos de inventario (en el caso de materiales "A") y para que solicite, cuando sea necesario, la compra o la fabricacin de dichos artculos. Cuando se agoten las existencias de materiales "C" y se empiece a utilizar las existencias en punto de pedido, debe enviarse a Compras la orden correspondiente, para que se ordene la compra de los artculos en cuestin, para su reposicin. 6. DEVOLUCIN DE MATERIALES A ALMACN El solicitante debe llenar un "Vale de Devolucin de Material" y presentarlo al encargado de almacn, quien verificar si est preparado correctamente. En caso de que exista duda sobre el buen estado del artculo, debe pedirse la intervencin de un empleado de Control de Calidad, quien comprobar si el material satisface las normas de calidad de la compaa. Debe enviarse copia del "Vale de Devolucin" al empleado encargado de inventarios, quien despus de realizar las imputaciones necesarias y actualizar los registros, remitir una copia al Centro de Procesamiento de Datos para actualizar el archivo maestro, si es que ste se lleva. Como toda tramitacin que se efecte dentro de Mantenimiento, es conveniente que se establezca un procedimiento para todo trmite que involucre un movimiento de existencias del Almacn destinado al rea. 7. NORMAS MNIMAS DE ALMACENAJE Para guardar un repuesto, pieza reparada o subconjunto se seguirn estas normas: Identificacin: debern ser perfectamente identificadas con el cdigo de almacenes en la Tarjeta con escritura indeleble; Proteccin: las piezas almacenadas sern protegidas en parte (o totalidad) para evitar ser daadas; se usarn grasas anticorrosivas, papel parafinado, encajonado, paletas, esqueletos, camas, etc.; Localizacin: la determinacin del lugar donde se encuentra cada pieza se podr hacer topogrficamente, es decir, siguiendo un esquema, o bien literalmente, en forma escrita. La ubicacin de los artculos se adaptar a las necesidades de almacenaje, es decir, el material podr almacenarse en cualquier espacio o sitio libre con que cuente el almacn en un determinado momento, pero con el fin de poder identificar rpidamente los lugares en que se encuentran ubicados los diferentes artculos, se podr llevar un archivo de Tarjetas de Locacin; en l se indicarn las direcciones de almacenaje de los artculos y de sus posibles sustitutos. Los inventarios de punto de pedido de los
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materiales, clase "C", se mantendrn siempre en una locacin fija y segura, estando separados fsicamente del resto del inventario. Se muestra en la figura siguiente una forma de registrar altas, bajas y modificaciones al consumo.

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