ACTIVO DISPONIBLE

GENERALIDADES: El disponible comprende las cuentas que registran los recursos de liquidez inmediata, total o parcial, con que cuenta el ente econmico y que puede utilizar para fines generales o especficos. Bajo esta denominacin se pueden agrupar los saldos en caja, los depsitos en bancos y otras entidades financieras, las remesas en trnsito y los fondos o dineros en poder de funcionarios de la empresa y que estn destinados para atender cierta clase de gastos que requieren un tratamiento especial, dadas ciertas necesidades en la prestacin de servicios o adquisicin de elementos para el normal desarrollo de las operaciones. Anteriormente a este grupo de cuentas se le denominaba efectivo. De acuerdo a lo previsto en el catlogo de cuentas de nuestro ordenamiento contable, el grupo denominado DISPONIBLE se clasifica en las siguientes cuentas: CUENTA 1105 1110 1115 1120 1125 Caja Bancos Remesas en trnsito Cuentas de ahorro Fondos DENOMINACION

El efectivo debe valuarse y presentarse por su valor nominal y, si se trata de moneda extranjera, debidamente convertido a moneda funcional aplicando la tasa de cambio representativa del mercado de la fecha del balance. Los cheques girados con anterioridad a la fecha del balance y que no hayan sido retirados por los beneficiarios, se deben presentar como parte integrante del disponible. Los sobregiros bancarios se presentan como un pasivo a corto plazo, an en el evento de que existan otras cuentas corrientes con saldo disponible con la misma institucin, salvo que exista un convenio de compensacin entre cuentas. CAJA Representa el dinero en efectivo o en cheque de propiedad de la empresa disponible en forma inmediata. Los ingresos a caja provienen generalmente, por uno de los siguientes motivos: ventas de contado recaudo de crditos a clientes anticipos recibidos sobre ventas futuras recaudo por el vencimiento del plazo de depsitos a trmino recaudo de ingresos eventuales tales como aportes de socios, reintegros de pagos con cheques, reintegro parcial o total del fondo de caja menor, donaciones recibidas en dinero etc. Se debita: por las entradas de dinero en efectivo o cheque por cualquier concepto.

Se acredita: por las consignaciones en cuenta corriente o de ahorro, o pagos en efectivo.

EJEMPLOS: por ventas de contado Se vende mercanca de contado por valor de 1.850.000 se recibe cheque. 1105 Caja 1.850.000 4135 Venta de Mercancas. 1.850.000 Por los sobrantes al efectuar arqueos. Ej.: En el arqueo de caja, quedo un sobrante de 20.000 1105 Caja $ 20.000 429553 Ingresos Diversos-sobrantes de caja menor $ 20.000 Los egresos de caja se originan por: Por consignaciones realizadas en el banco. por el valor de la constitucin o incremento del fondo de caja menor. EJEMPLOS: Se consign en el banco 3.000.000 recibidos por ventas de mercancas en el da de hoy. 1110 Bancos 3.000.000 1105 Caja 3.000.000 Se pago por la compra de papelera para la empresa por valor de 10.000 en efectivo. 519530 tiles, Papelera y Fotocopias 10.000 1105 Caja

10.000

Caja menor Es un fondo fijo en poder de al algn funcionario de la empresa, creado para realizar desembolsos en efectivo de menor cuanta que no justifica la elaboracin de cheque; debe estar representado en dinero o en comprobantes reembolsables que sirven de soportes del pago realizado. Se debita: por el valor de la creacin; por incremento en el valor. Se acredita: por la cancelacin; por la reduccin del fondo. Los registros contables relacionados con el Fondo de caja menor son: 1. Apertura del fondo de caja menor Se gira un cheque por la cuanta destinada para tal fin 110510 Caja menor $ 5.000.000 1110 Bancos $ 5.000.000 . 2. Pagos por el fondo de caja menor. Se realizan los pagos autorizados, quedando en reemplazo un comprobante; no hay registro contable.

3. Reembolso del fondo de caja menor Cuando el dinero del fondo se haya agotado o cuando finalice el periodo contable, se debe reintegrar el dinero del fondo, para lo cual se gira un nuevo cheque por el valor de los comprobantes presentados. el registro contable es un debito a la cuentas que se hayan afectado por los pagos en efectivo y un crdito a la cuenta bancos 513535 Gasto servicio telefnico 513550 servico de transporte 519530 papelera 1110 Bancos $ 150.000 120.000 80.000 $ 350.000

4. Aumento del fondo Todo aumento del valor del fondo origina un registro igual al de la creacin o apertura del fondo, por el monto que se desee aumentar. 5. Cancelacin del fondo. Si la empresa decide cancelar el fondo, el registro contable es un debito a bancos y un crdito a caja menor por el valor existente. 6. Sobrantes y faltantes del Fondo de caja menor. Si al momento de un arqueo o al hacer el reembolso del fondo, la suma de comprobantes ms el dinero existente es diferente al monto establecido para el fondo, se presentan un faltante o un sobrante del fondo de caja menor Sobrante de efectivo: 1105 Caja $ 1.000 429553 Ingresos diversos-sobrantes de caja $ Faltante de efectivo: 136530 Deudores trabajadores 110510 Caja menor

1.000

$ 1.000 $ 1.000

BANCOS Son los fondos disponibles que tiene la empresa en moneda nacional o extranjera en las cuentas corrientes o cuentas de ahorro, que se han abierto en los diferentes bancos y dems entidades financieras. Se debita: por las consignaciones locales, cheques de otras plazas, otras consignaciones, prestamos bancarios, devoluciones de intereses, rendimientos financieros, anulaciones de cheques girados y registrados, notas crditos ,descuentos de documentos etc.. Se acredita: por valor de los cheques girados., cheques devueltos por el banco, traslados bancarios, comisiones e intereses por prestamos, retefuentes, rendimiento financieros intereses por sobregiros, notas debitos. etc. EJEMPLOS: El 10 de marzo de 2011, recibe el aviso de la Compaa Cndor S.A, sobre la consignacin realizada para abonar a la factura pendiente $ 10.000.000

Marzo 10/11

1110 Bancos 1305 Clientes

$ 10.000.000 $ 10.000.000

EJEMPLOS: La empresa registra Nota Debito del banco Santander por $ $ 5.000.000 por concepto de Comisiones e intereses por prstamo bancario realizado Marzo 30/11 5305 1110 Gastos financieros Bancos $ 5.000.000 $ 5.000.000

Conciliacin bancaria Es un procedimiento que explica cualquier diferencia entre el saldo que aparece en el extracto bancario y el que aparece en los registros contables del cuenta habiente., por lo que cada mes el Banco est obligado a enviar a la persona o institucin que tiene una cuenta corriente abierta en su entidad, una relacin detallada del movimiento de esa cuenta en el mes y el saldo al final del mismo. Generalmente este saldo no coincide con el saldo que la cuenta "Banco" refleja en nuestros libros por lo que se requiere hacer una conciliacin bancaria cada mes para determinar las causas de las diferencias existentes y conseguir el saldo correcto. Debido a ello, se realiza mensualmente la conciliacin Bancaria para verificar y realizar los ajustes requeridos en las cuentas con el Banco si son necesarios. El procedimiento para realizar esta operacin es el siguiente: - Comparar la cuenta en el Mayor correspondiente al Banco con el estado de Cuentas que enva ste. - Chequear que: (las operaciones que se registran en el Debe de la entidad coinciden con las que aparecen en el Haber del Banco y viceversa) 1. Los cargos hechos en nuestros libros en el mes se hayan abonado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conciliacin (Depsitos en trnsito). 2. los abonos hechos en nuestros libros en el mes se hayan cargado en el Banco, los que no aparezcan se incluyen en Partidas de Conciliacin (Cheques pendientes de cobro ) 3. ver si hay cargos o abonos en el estado de cuentas que no aparezcan en nuestros libros (Notas de Dbito o Crdito) 4. si hay diferencias numricas en una misma operacin, verificar la correcta e incluir la diferencia en la conciliacin 5. si en el mes anterior existiesen Partidas de Conciliacin, revisar si ya fueron registradas, si no, incluirlas de nuevo en la conciliacin de este mes Las causas de las diferencias entre el saldo de los libros de la empresa y del Banco son las siguientes: - Cheques pendientes o en trnsito: cheques emitidos por la empresa y no cobrados en el Banco por el beneficiario del mismo. Por lo que estn abonados en libros pero no cargados en el Estado de Cuenta del Banco.

- Depsitos en trnsito: generalmente corresponden con depsitos enviados por correo a fin de mes o que por cualquier causa no hayan llegado al Banco. Por lo que aparecen cargados en los libros de la entidad y no abonados por el Banco. - Notas de Dbito: cargos hechos por el Banco por diversos conceptos (intereses, comisiones, giros descontados devueltos, cheques recibidos de clientes y devueltos por el Banco) que por no haberse recibido del Banco la nota de dbito respectiva (generalmente por correos) no se ha abonado en los libros de la entidad. - Notas de Crdito: abonos hechos por el Banco (descuento de giros, pignoraciones, pagars) que por no haberse recibido la nota de crdito no se han cargado en los libros. - Errores: puede suceder tanto en los registros de la empresa como en los del Banco ya que al registrarse cualquier operacin puede colocarse una cantidad distinta. - Cargos O Abonos Incorrectos: puede originarse por depsitos o cheques de bancos con los que la empresa lleva cuenta, los cuales por error se carguen o abonen a otro Banco distinto o que el Banco nos cargue o abone en nuestra cuenta operaciones que corresponden a otro cliente del Banco. - Otras diferencias: Algn otro tipo de diferencia que ocurren con menor frecuencia. Ejemplo: La compaa Contadores S.A., presenta la siguiente informacin a junio 30 de 2.011: El saldo en la fecha de su libro bancos es de $ 358.000. un cheque de otras plazas por $ 313.000,consignado el 30 de junio, aun no se ha hecho efectivo por el banco el banco descont $ 50.000 por intereses de prstamo otorgado a la empresa, en los libros de la empresa no se ha efectuado el registro. el saldo del extracto bancario es de $ 705.000. los cheques Ns 002,007 y 009 por valores de $ 80.000,10.000 y 120.000, girados por la empresa an no han sido cobrados en el banco. el banco envi junto con el extracto una nota crdito por $ 500.000 correspondiente a una consignacin nacional enviada por un cliente para abonar a su cuenta. Solucin: a) Conciliacin bancaria en junio 30 de 2011 1. Mtodo de saldos ajustados Saldo en libro bancos Menos Nota debito intereses Mas nota crdito consignacin Nal. Saldo ajustado en libros Saldo segn extracto bancario Menos cheques pendientes de cobro Mas consignacin cheque otras plazas Saldo ajustado en extracto 2. Mtodo de saldo extracto a saldo en libros Saldo extracto Menos Cheques pendientes de cobro

358.000 50.000 500.000 808.000 705.000 210.000 313.000 808.000

705.000 (210.000)

Mas Consignaciones en trnsito Ms nota debito Menos Nota crdito Saldo libro 3. Mtodo de saldo libros a saldo extracto Saldo libro Mas Cheques pendientes de cobro Menos Consignaciones en trnsito Menos nota debito Mas Nota crdito Saldo extracto

313.000 50.000 (500.000) 358.000

358.000 210.000 (313.000) (50.000) 500.000 705.000

b) Registros contables: Junio 30 5305 Gastos financieros $ 50.000 1105 Bancos $ 50.000 Registro ajuste por intereses pagados segn Nota Debito 1110 Bancos $ 313.000 1305 Clientes $ 313.000 Registro ajuste por abono de clientes consignacin Nal. Segn N. C. CONTROL INTERNO Evitar que quienes reciban dinero sean las mismas personas que efectan el registro contable responsabilizar al tesorero de la salvaguardia del dinero-tener pliza de manejo consignar oportunamente los dineros recibidos verificar si los desembolsos han sido debidamente autorizados establecer por escrito polticas claras sobre cuantas mximas de pagos en efectivo realizar arqueos sorpresivos anular las facturas pagadas con sello de pagado o cancelado efectuar la conciliacin peridica de las cuentas bancarias elaborar informes estadsticos y peridicos sobre ingresos y egresos en efectivo establecer cajas menores para desembolsos en efectivo de pequeas cuantas utilizar cajas registradoras, protectores de cheques y formas prenumeradas de ingresos y egresos de caja