AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

1 de 30

PLANEACIN

Para poder llevar a cabo una adecuada planeacin de la auditoria, la primera accion que se llevo a cabo fue tener una entrevista con el coordinador de la administracin de la empresa "Quesos San CristoFer" , quien nos aprobo nuestra solicitud y nos puso en sus manos, para que nos apoyara y facilitara el acceso a la informacion que se pudiera requerir para efectos de realizar eficazmente la auditoria OBJETIVOS: Evaluar los procesos y procedimientos que se llevan a cabi en el rea de administracion, por medio de la deteccin de problemas, irregularidades, desviaciones o anomalas que afectan el funcionamiento de la misma. FACTORES: La auditoria se concentro en los siguientes puntos para evaluar a partir del proceso administrativo. PLANEACIN Misin Visin Objetivos Estrategias/Tacticas Politicas Proceso ORGANIZACIN Estructura Organizacional Divisin y Distribucin de Funciones Cultura Organizacional Recursos Humanos DIRECCIN Liderazgo Comunicacin Motivacin Grupos y Equipos de Trabajo Manejo del Estres y Conflicto CONTROL Naturaleza Sistemas reas de aplicacin Herramientas Calidad Distribucin del espacio

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

2 de 30

PROPUESTA TCNICA

Naturaleza: Especifica Alcance: Toda la organizacin Antecedentes: No ha habido ninguna auditoria administrativa anterior a esta. Objetivo: Formular recomendaciones y actualizaciones viables con las que se pueda mejorar el desarrollo de las actividades realizadas para la completa satisfaccin de las nesecidades de los que conforman la organizacin. Estrategia: Se revisara la aplicacion del proceso administrativo, para lo cual, la forma de obtener la informacion es a travs de: 1. Entrevistas 2. Observacin directa 3. Cuestionarios 4. Investigacion documental Justificacin: Se tomo la desicin de elegir estas herramientas, ya que el rea no cuenta con ningun tipo de manuales que cumplieran con el objeto de proporcionarnos informacion. Acciones: 1. Solicitud de informacion y presentacion de documentos 2. Recepcin de la informacin 3. Revisin de la informacin 4. Realizar diagnstico preliminar 5. Elaboracin de cuestionarios 6. Revisin tcnica de cuestionarios 7. Aplicacin de cuestionarios 8. Anlisis de la informacin obtenida de los cuestionarios 9. Registrar y documentar los avances 10. Derivar observaciones y recomendaciones

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA
25

FECHA 10 N FOLIO 11

Quesos San CristoFer

3 de 30

DIAGNSTICO PRELIMINAR

Por medio de la informacin ya obtenida, anlizada y haciendo las observaciones pertinentes de las actividades realizadas en el rea de administracin, considerando que los puntos en que se debe enfatizar son:

-Cultura organizacional -Desarrollo de personal -Planeacin -Estructura organizacional -Comunicacin -Toma de decisin -Creatividad e innovacin -Manejo de la informacin -Manejo del tiempo -Procedimientos -Distribucin del espacio -Recursos humanos -Servicios -Divisin de trabajo

Por lo tanto decidimos aplicar el proceso administrativo ( planeacin, organizacin, direccin y control) para llevar a cabo la estimacin de cada uno de los factores que influyen en su proceso administrativo.

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

4 de 30

INSTRUMENTACIN

Para recabar la informacion sobre la organizacin se utilizaron cuestionarios y cdulas que a continuacion se muestra. CUESTIONARIOS

El presente cuestionario tiene como finalidad detectar reas de mejora, por lo que es muy importante su participacin en la evaluacin:

El primer cuestionario se lo aplicamos a Santos Pacheco Tavita, Gerente de Finanzas

El segundo cuestionario se lo aplicamos a Benitez Molano Cristian Ramzets, Gerente de Recursos Humanos.

El tercero cuestionario se lo aplicamos a Sergio Fernando Mollinedo Pedrero, Gerente de Ventas.

El cuarto cuestionario se lo aplicamos a Cruz Ortiz Antonio de Jess, Gerente de Produccin.

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

5 de 30

CUESTIONARIO

Objetivo: A trves de este cuestionario pretendemos identificar reas de mejora Nombre: Santos Pacheco Tavita Cargo: Gerente de Finanzas PLANEACIN 1. Quin es el responsable de la planeacin del rea o departamento? Santos Pacheco Tavita 2. Qu nivel jerarquico tiene la organizacin? Gerencial 3. Se brinda capacitacin permanente al personal? Con que periocidad y Por que? No Misin 1. Conoce la misin de su empresa? Si 2. Qu hace para cumplir la misin? Llevar acabo un programa de acuerdo a los objetivos de la empresa. 3. La entiende y se identifica con ella? Por que es parte esencial para el logro de los objetivos. Visin 1. Conoce la visin de su empresa? Si 2. Que pretende hacer para alcanzar la visin? Mantener al personal actualizado segun la tecnlogia 3. La entiende y se identifica con ella? Por que es lo que pretendemos lograr a largo plazo. Objetivos 1. Conoce los objetivos de su empresa? Si 2. Cules son? Llegar a ser una empresa que se distinga por estar comprometida por la calidad. 3. Cumplen los objetivos?

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

6 de 30

CUESTIONARIO

4. A travs de que medios? De la comunicacin, y seguimiento. 5. Cmo los evalan? De acuerdo a las Ventas. Estrategias / Tacticas 1. Cuentan con estrategias? Si. 2. las conoce? Cules son? Si, dar a conocer oportunamente el reporte mensual. 3. Quin define las estrategias? El consejo administrativo 4. Se han mantenido las estrategias o ha sido necesario modificarlos? Se actualizan al principio, anualmente, y cada vez que crezca la empresa. Politicas 1. Conoce las politicas? Cules son? Si, llevar el uniforme adecuadamente y ser puntual. 2. Quines participan en su elaboracin? El consejo administrativo. Procesos 1. Dispone de procesos establecidos para realizar el trabajo? Cules son? Si, el general. 2. Con que frecuencia lo revisan y actualizan? Cada 6 meses. 3. Quines lo elaboran? El consejo administrativo. 4. Que pretende al elaborar los procesos? Minimizar el tiempo muerto y maximizar la productividad.

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

7 de 30

CUESTIONARIO

ORGANIZACIN Estructura Organizacional 1. Considera que la estructura actual permite cumplir con el objeto de la organizacin? Porqu Si, por que el personal esta distribuido de acuerdo a sus funciones. 2. Las funciones asignadas a cada rea son las adecuadas para el cumplimiento de la misin? Porqu Si, estan definidos de acuerdo a los objetivos. 3. Con que tipo de estructura organizacional se cuenta? Jerarquico, Vertical 4. Qu factores fueron tomado en cuenta para disear la estructura? El tamao de la empresa y los objetivos a corto plazo. Divisin y distribucin de funciones 1. En que se basarn para definir la estructura departamental? Por los objetivos y metas segun la misin y visin. 2. Cmo definen la signacin de personal y las funciones para cada rea? De acuerdo al conocimiento y habilidades. 3. Las funciones son claras para todo el personal? Si. Cultura organizacional 1. Considera que el comportamiento de los individuos dentro de la organizacin influye en la productividad? Si, por que exitiria una relacin favorable de comunicacin. Recurso humano 1. Se cuenta con un sistema de administracin de personal? Si. 2. Cmo controlan los moviemientos de personal? Mediante pronosticos 3. Cmo es evaluado el desempeo del personal? Mediante cuestionarios y entrevistas.

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

8 de 30

CUESTIONARIO

DIRECCIN 1. Considera qu los lineamientos de la organizacin ayudan al cumplimiento de la visin en qu forma?

Exelente

Bueno

Regular

Malo

2. Considera qu los lineamientos de la organizaci ayudan al cumplimiento de la misin en qu forma?

Exelente

Bueno
Liderazgo

Regular

Malo

1. El liderazgo qu usted ejerce es:

Exelente

Bueno

Regular

Malo

2. Las caractersticas de los subordinados y las condiciones de trabajo influye en la forma de dirigir, en que medida:

Exelente

Bueno

Regular
Comunicacin

Malo

1. La comunicacin dentro de la organizacin es:

Exelente

Bueno

Regular

Malo

2. Los manejos y controles de la informacin son:

Exelente

Bueno
Motivacin

Regular

Malo

1.Considera que la motivacin en el rea es:

Exelente

Bueno

Regular

Malo

2. Considera qu el ambiente laboral es:

Exelente

Bueno

Regular

Malo

Grupos y equipos de trabajo 1. Considera qu los grupos y equipos de trabajo incrementan la efectividad de la institucin en que medida:

Exelente

Bueno

Regular

Malo

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

9 de 30

CUESTIONARIO

2. Cmo es la relacin laboral ?

Exelente

Bueno

Regular

Malo

Manejo del estrs y conflicto 1. Cmo es el manejo del estrs y/o conflicto:

Exelente

Bueno

Regular
Toma de decisin

Malo

2. La tecnologa influye en la toma de decisin en qu medida:

Exelente

Bueno
CONTROL

Regular

Malo

1. Existe congruencia entre los planes establecidos y el control del ejercicio?

1 1

2 2

3 3

4 4

2. Es coincidente tal ejercicio con los niveles de planeacin?

3. Los plazos fijados en la planeacin permiten un control efectivo?

2
Naturaleza

1. Estn definidos los controles de acuerdo con el enfoque: a) Preventivo (anticipa los problemas)

1 1 1 1

2 2 2 2

3 3 3 3

4 4 4 4

b) Concurrente (resuelve los problemas cuando se presentan)

c) de retroalimentacin ( resuelve el problema despus de que ocurre)

2. Estn bien calificados los puntos crticos que es necesario controlar?

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

10 de 30

CUESTIONARIO
Sistemas 1. Existe mecanismos para canalizar las sugerencias e inconformidades del personal?

1 1 1

2 2 2

3 3 3
reas de aplicacin

4 4 4

2. Las sugerencias permiten instrumentar mejoras en la organizacin?

3. La resolucin de quejas influye en la previsin de conflictos?

1. Se ha estudiado la alternativa de descentralizar el control?

2
Herramientas

1. Se cuenta con controles financieros y presupuestales?

2
Calidad

1. Se cuenta con una base de informacin para la administracin y control de calidad?

3
Distribucin del espacio

1. Existe algn estudio para la distribucin del espacio de los puestos?

1 1 1

2 2 2

3 3 3

4 4 4

2. Hay politicas definidas para el cuidado y uso racional de instalaciones?

3. Existe buena iluminacin y ventilacin en los espacios de trabajo?

4. Existe un procedimiento para la evacuain de instalaciones en caso de emergencia?

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

29 de 30

CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES

PLANEACIN ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS RECIBIDOS Desconocimiento de la mayoria de los empleados, quien la conoce no la comparte.

Misin y Vision

Desconocimiento de la misin y Vsin

Objetivos y Estratgias

Ignoracia del establecimiento de objetivos y estretegias

Los objetivos no son claros, solo se conducen, por lo que ellos suponen que deben saber. No conocen bien las politicas establecidas. Asumen que ya saben los procedimientos, por lo que no le toman importancia a la formalizacin de estos.

Politicas

Incompresin de politicas

Procedimientos

Procedimientos no bien estructurados o definidos. ORGANIZACIN

Estructura Organizacional Divisin y Distribucin de Funciones

La estructura esta bien definida.

La estructura es determinada por el consejo administrativo. Caundo existe sobre carga de trabajo, todo el personal realiza las funciones relativas con los mas Las relaciones interpersonales son muy buenas. El personal se motiva por la buena relacion entre ellos. La cultura organizacional permite que el personal se adapte rpidamente a los cambios.

Buena divicin de funciones aunque algo informal.

Cultura Organizacional

Agradable ambiente de trabajo.

Recurso Humano

No hay actividades de capacitacin establecidas. Cambio constante de procedimientos.

Cambio Organizacional

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO:

AUDITORIA ADMINISTRATIVA Quesos San CristoFer

FECHA 25 10 N FOLIO 11

30 de 30

CDULA PARA EL REGISTRO DE ASPECTOS RELEVANTES

IDIRECCIN ASPECTOS REVISADOS ASPECTOS RELEVANTES COMENTARIOS RECIBIDOS

Liderazgo y La Comunicacin

La comunicacin entre el personal es bastante buena y el liderazgo es eficaz.

El buen ambiente de trabajo facilita el ejercicio de Liderazgo..

Motivacin

El personal siempre esta motivado

Los conflictos entre el personal son realmente muy escasos. Los equipos de trabajo se integran de forma aleatoria. La base de datos permiten buen trabajo de informacin y mayor rapidez para consultarlo.

Equipo de trabajo

El trabajo es siempre bueno para la organizacin El manejo de redes de computo e informacin es eficiente. CONTROL

Tcnologia

Naturaleza

No existe un control efectivo

No tiene definidos el enfoque, por lo que no estan identificados los puntos criticos que es necesario controlar.

Sistemas

Deficiencia de mecanismos para canalizar sugerencias.

No hay previsin de conflictos, no se instrumentan bien las mejoras con base a ella.

Distribucin del Espacio

La disposicin fisica es bastante deficiente..

No hay un buen estudio sobre los procedimientos de evacuacion de emergencia.

ELABORO:

REVISO:

AUTORIZO: