C.P.

Gonzalo Palencia Mndez Profesor Titular de la Facultad de Ciencias Econmicas Universidad Central de Las Villas

Introduccin: Todos los sistemas de Control Interno buenos tienen ciertas caractersticas en comn. Esas caractersticas pueden ser denominadas Principios de Control Interno, los cuales pueden ser usados para valorar cualquier procedimiento especfico para efectivo, compras, ventas, nminas, etc. La siguiente relacin resume en gran medida lo que se encuentra en la literatura actualizada sobre este tema. Objetivos del tema: 1. Identificar los principios de control de general aceptacin inherentes a un buen sistema de Control Interno. 2. Describir las caractersticas de cada uno de los principios enumerados. Desarrollo: 1. Personal confiable con responsabilidades claras. El elemento ms importante del control exitoso es el personal. Individuos incompetentes o deshonestos pueden minar un sistema, no importa que tan bien cumpla con otros rubros del Control Interno. Obviamente debe darse a los individuos autoridad, responsabilidad y deberes de acuerdo con sus habilidades, intereses, experiencia y confiabilidad. Sin embargo, empleados de bajo rendimiento pueden llegar a ser costos excesivos a largo plazo, no solamente debido al fraude sino tambin a la pobre productividad. La confiabilidad comienza en la parte ms alta de la organizacin. Todo el sistema merece la supervisin de la gerencia operativa para ver si se est trabajando en la forma prescrita y si se justifican cambios. Adems, la supervisin y la evaluacin adecuada de los empleados es esencial. El sistema contable ms bien diseado ser deficiente si los procedimientos prescritos no se siguen conscientemente. Responsabilidad quiere decir buscar el autor de las acciones tan abajo en la organizacin como sea posible, en forma tal que los resultados puedan ser correlacionados con el individuo. Quiere decir que los vendedores de mostrador deben firmar los comprobantes de venta, los inspectores poner sus iniciales en los comprobantes de empaque y los trabajadores firmar las tarjetas de tiempo. El impacto psicolgico de fijar responsabilidades tiende a promover cuidado y eficiencia. Los empleados a menudo se desempean mejor cuando deben explicar desviaciones de los procedimientos establecidos. 2. Separacin de deberes. Este elemento no solo ayuda a asegurar la recopilacin exacta de los datos, sino tambin limita las probabilidades del fraude que requiere que dos o ms personas se pongan de acuerdo. Este elemento tan extremadamente importante, pero a menudo descuidado, puede ser subdividido en cuatro partes: a) Separacin de la responsabilidad operacional de la responsabilidad de registro. La funcin contable entera debe estar divorciada de los departamentos operativos en forma tal que puedan llevarse registros objetivos independientes, tanto por la gente de operacin como por los asistentes de contabilidad. Por ejemplo los inspectores de producto, no los operarios de mquina, deben contar las unidades producidas. El

Responsable de Control de Inventarios, no los ayudantes de almacn, debe llevar las cuentas de inventario perpetuo.
b)

Separacin de la custodia de los activos de la contabilizacin de los mismos. Esta prctica reduce la tentacin y el fraude. Por ejemplo, el que registra los libros no debe manejar el efectivo, y quien maneja el efectivo no debe tener acceso a las cuentas del mayor tales como los registros individuales de los clientes. En un sistema de computadores, una persona con la custodia de los activos no debe tener acceso a la programacin o a ninguno de los registros de entrada. Similarmente un individuo que maneja la programacin o los registros de entrada no debe tener acceso a los activos que le puedan ser tentadores. Separacin de la autorizacin de transacciones de la custodia de los activos relacionados. Hasta donde sea posible, las personas que autorizan las transacciones no deben tener control de los activos relacionados. Por ejemplo, el mismo individuo no debe autorizar el pago de una factura de un proveedor y tambin firmar el cheque de pago de la factura respectiva. Tampoco debe un individuo que maneja los recibos de caja tener autoridad para indicar que cuentas por cobrar deben ser descargadas como incobrables. Separacin de deberes dentro de la funcin contable. Un empleado no debe registrar una transaccin partiendo de su fase inicial a su asiento ltimo en el mayor. La realizacin independiente de diferentes fases del proceso contable ayudar a asegurar el control sobre los errores. Autorizacin adecuada. La autorizacin puede ser ya general o ya especfica. La autorizacin general comnmente se encuentra por escrito. A menudo fija lmites definidos al precio que debe pagarse (por ejemplo, si volar en clase econmica o en primera clase), o sobre qu precio se debe cobrar (si ofrecer un descuento de ventas), sobre los lmites de crdito a otorgar a los clientes, y as sucesivamente. Puede haber prohibiciones terminantes (contra pagar cuotas extraordinarias o sobornos o primas por trabajo extraordinario). La autorizacin especfica comnmente quiere decir que un gerente de alto nivel puede permitir (comnmente por escrito) cualquier desviacin particular de los lmites fijados por las autorizaciones generales. Por ejemplo, el gerente de planta, y no el supervisor de tornos, puede aprobar cualquier tiempo extra. Otro ejemplo es la necesidad de aprobacin de la junta directiva con relacin a inversiones de capital en activos por encima de un lmite especfico.

c)

d)

3.

4. Documentos adecuados. Los documentos y registros varan considerablemente, desde los documentos fuente como facturas de venta y rdenes de compra a los diarios y mayores. El objetivo es un registro inmediato, completo y a toda prueba. Esto se estimula haciendo que todos los documentos estn prenumerados y contabilizados, mediante el uso de aparatos tales como registradoras de caja y

mquinas escritoras de facturas con compartimientos cerrados y mediante el diseo de formas que faciliten el registro. El registro inmediato es especialmente importante para manejar las ventas en efectivo. Los artificios usados para asegurar el registro inmediato incluyen las registradoras de caja con cintas de recopilacin de datos, y el obligar a los operadores de la caja a dar cambio mediante la fijacin de precios tales como $1,99, $2,99 y $3,99 en lugar de $2, $3 y $4.
5.

Procedimientos adecuados. La mayora de organizaciones tienen manuales de procedimientos, los cuales especifican el flujo de documentos y proporcionan informacin e instruccin para facilitar el registro adecuado de libros. Chequeos automticos y rutinarios son la principal forma de llegar a alcanzar procedimientos adecuados. En una frase, esto quiere decir hacer las cosas por los libros. As como las actividades de manufactura tienden a ser manejadas ms eficientemente por la divisin y especializacin de tareas repetitivas, asimismo las actividades de registro de libros pueden hacerse menos costosas y ms exactas. Procedimientos repetitivos pueden ser definidos para actividades diferentes a las de manufactura tales como toma de rdenes, llenado de rdenes, confrontacin e inspeccin. El uso de rutinas generales permite la especializacin del esfuerzo, la divisin de las tareas y comprobacin en los pasos previos en la rutina.

6. Proteccin fsica. Obviamente, las prdidas de efectivo, inventarios y registros se minimizan por medio de cajas de seguridad, archivos con llave, vigilantes y acceso limitado. 7. Vacaciones y rotacin de tareas. El personal clave puede estar sometido a tentacin excesiva. Los ejecutivos de alto nivel, los gerentes de sucursales e individuos que manejan efectivo o inventarios deben tener reemplazos y ser forzados a tomar vacaciones. Una faceta de esta idea tambin se ilustra por la prctica comn de rotar los funcionarios encargados de cuentas por cobrar y cuentas por pagar en sus tareas peridicamente. As un funcionario que maneja cuentas por cobrar puede manejar las cuentas de la A a la C por tres meses y despus ser rotado a manejar las cuentas de la M a la P por tres meses, y as sucesivamente. 8. Chequeo independiente. Todas las fases del sistema deben estar sujetas a una revisin peridica por terceras personas (por ejemplo, por contadores pblicos independientes) y por auditores internos que ordinariamente no tengan contacto con la operacin bajo revisin. La idea del chequeo independiente se extiende ms all del trabajo desarrollado por los auditores profesionales. Por ejemplo, los extractos bancarios deben ser reconciliados con los saldos de los libros. El banco proporciona un registro independiente de efectivo. An ms, la reconciliacin mensual del banco debe ser llevada a cabo por algn funcionario diferente del que maneja el efectivo, las cuentas por cobrar o

las cuentas por pagar. Otros ejemplos de chequeos independientes incluyen estados mensuales enviados a los clientes a crdito y conteos fsicos de inventario para cotejarlos contra los registros perpetuos. Uno de los principales trabajos de los auditores internos y de los auditores externos es evaluar la efectividad del control interno; tal evaluacin afecta el tamao de la muestra de transacciones necesaria para comprobar la validez de los saldos de las cuentas. 9. Anlisis de costo-beneficio. Sistemas altamente complejos tienden a enredar a la gente en actividades procedimentales, de tal forma que el sistema impide en lugar de promover la eficiencia. Adems, existe un costo de llevar los costos que a veces se sale de las manos. Las inversiones en sistemas ms costosos deben juzgarse a la luz de los beneficios esperados. Desafortunadamente, algunos beneficios son muy difciles de medir. Es mucho ms fcil relacionar nuevos tornos o mtodos de produccin a los ahorros en costos de manufactura que justificar un nuevo computador por su forma de facilitar nuevos enfoques hacia los problemas de control de inventarios, programacin de produccin e investigacin. Sin embargo deben hacerse grandes esfuerzos, como los realizados al tomar otras decisiones de negocios, para medir los costos alternos de diferentes sistemas contables. La relacin de costos a beneficios a veces conduce a usar procedimientos de prueba. Aunque muchas compaas implementan procedimientos cada vez ms complejos para mejorar el control interno, unas pocas han tomado el camino contrario. Han decidido que los costos incrementables de un escrutinio adicional no valen los ahorros esperados de encontrar errores o pillos. Por ejemplo, un fabricante de aeronaves en forma rutinaria paga las cifras de facturacin sin comprobar la documentacin que la soporta excepto sobre una base de muestreo al azar. Una compaa de aluminio enva un cheque en blanco con sus rdenes de compra, y despus el proveedor llena el cheque y los deposita. Ningn marco para el control interno es perfecto en el sentido de que pueda prevenir que algn individuo sagaz le gane al sistema bien sea mediante un desfalco puro o bien sea al producir registros no exactos. La tarea no es la prevencin total del fraude, ni tampoco la implementacin de la perfeccin operativa; en lugar de esto, la tarea es el diseo de una herramienta que merezca su costo, que ayude a alcanzar operaciones eficientes y reduzca las tentaciones.

Efectos de los computadores en el control interno Los sistemas de computadores son menos flexibles que los sistemas manuales. En un sistema manual, los humanos generalmente interpretan, ajustan y actan sobre documentos imperfectos que de otra forma seran automticamente rechazados bajo la estricta disciplina de un programa de computador. El sistema de correccin del computador es necesariamente ms complicado y ms formal, y tiende a estar concentrado en la primera corrida de los datos. A pesar de las frecuentes historias de horror que dicen lo contrario, el computador por s mismo tiene muy poca confiabilidad. Los datos son procesados en estricto acuerdo con el programa, y tanto el chequeo interno manual como el programado pueden mejorar esa confiabilidad. Aunque los computadores tienen generalmente la tendencia a aumentar la eficiencia y la efectividad de los sistemas de informacin, a veces tienen efectos restrictivos sobre el diseo global de los sistemas. La actitud que debe evitarse es Oh, nosotros no podemos hacer eso! Por ejemplo considere la separacin de tareas. No se debe permitir a los programadores operar fsicamente los computadores. Los principios de control interno se aplican tanto a los sistemas manuales como a los computarizados.