Gestin del conocimiento en los proyectos de innovacin

(Texto incluido en la Gua de Gestin de Proyectos de Innovacin editada por CIDEM Generalitat de Catalunya )

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1. INTRODUCCIN Nadie desea tener que redescubrir lo que ya sabe, cometer un error por segunda vez, u olvidar valiosos conocimientos que cost grandes esfuerzos conseguir, especialmente en el contexto de los proyectos de innovacin. El conocimiento es uno de los factores econmicos ms relevantes de nuestro siglo y su correcta gestin un elemento clave para la competitividad en la denominada sociedad del conocimiento. Pero el conocimiento es a la vez intangible en tanto en cuanto reside en la mente de las personas, lo que dificulta su captura, clasificacin y reutilizacin a nivel corporativo. Para que pueda ser gestionado de forma autnoma, el conocimiento debe explicitarse, documentarse y hacerse accesible. No obstante parte del conocimiento no responde a este esquema racional (intuicin, creatividad, experiencia, habilidades) y debe ser gestionado a travs de la propia gestin de los recursos humanos. El conocimiento, en un sentido amplio, abarca una escala que se extiende desde los simples datos hasta la comprensin en la mente humana, pasando por la informacin. En el primer escaln se sitan los datos: letras, nmeros, palabras sin contexto ni significado. Estos datos se estructuran, se capturan y se transfieren con facilidad. En el segundo escaln se sita la informacin: datos organizados en un contexto. En el tercer escaln se sita el conocimiento propiamente dicho, informacin organizada con significado. Este conocimiento puede ser de primer nivel, si se orienta a la accin dando respuesta a los cmos (know-how), o de segundo nivel, si da respuesta a los porqus (know-why) alcanzando entonces la categora de verdadera comprensin. En el paso de datos a conocimiento, pasando por la informacin, la participacin humana es creciente, mientras que la viabilidad del uso de tecnologas de la informacin (IT) es decreciente, tal y como se puede observar en la siguiente figura:

Tecnologas de la informacin

Participacin humana

Tase de participacin

Datos

Informacin

Conocimiento

Creacin de conocimiento

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2. GESTIN DEL CONOCIMIENTO EN LOS PROYECTOS DE INNOVACIN El conocimiento que se utiliza y genera durante la realizacin de un proyecto de innovacin es de tres tipos: Conocimiento explcito: Es aquel que es posible formalizar mediante reglas lgicas (racional) y que de este modo puede hacerse accesible a cualquier persona. El conocimiento explcito puede ser sacado de su contexto original y generalizado de modo que permita la resolucin futura problemas similares al que lo originaron. Puede plasmarse, en su nivel ms bajo, en forma de bases de datos, etc, o en niveles superiores, como conocimientos tericos, procedimientos, guas de diseo, protocolos de ensayo, etc Conocimiento implcito: Es aquel conocimiento de base que se encuentra contextualizado en la forma de trabajar en el da a da y al que no se hace referencia explcita (no est formalizado) pero cuya existencia se evidencia a travs de los resultados. La comunicacin entre las personas precisa de niveles de conocimiento implcito equivalentes. Conocimiento tcito, que es aquel que posee cada individuo acerca de una tarea determinada (habilidad o experiencia) y que no puede ser explicitado al corresponder a cualidades no racionales (intuicin, creatividad). Este tipo de conocimiento hace a cada individuo singular y distinto. La gestin del conocimiento es la encargada, mediante la aplicacin de las tcnicas oportunas y en la medida de lo posible, de codificar y transformar el conocimiento de cada individuo de la organizacin en conocimiento explcito de toda la organizacin, aumentando as la capacidad conjunta para la resolucin de problemas. Tambin podra considerarse la existencia de un cuarto tipo de conocimiento, el conocimiento aplicado, que se refleja en la propia estructura de los resultados tangibles de los proyectos de innovacin y que es en parte plasmacin del conocimiento explcito, en parte fruto de los conocimientos implcitos y tcitos de las personas que han realizado el proyecto. Dicho conocimiento se externaliza y clasifica, por ejemplo mediante informes, documentos, planos, etc. y est embebido en los propios productos y procesos. La coexistencia de estos cuatro tipos de conocimiento en el mbito del desarrollo de los proyectos de innovacin conlleva la necesidad de utilizar metodologas y herramientas diferenciadas para conseguir una gestin integral del conocimiento. 3. METODOLOGAS Y HERRAMIENTAS PARA LA GESTIN DEL CONOCIMIENTO A continuacin se van a exponer algunas de dichas herramientas y metodologas, pero ojo!, uno de los errores ms comunes a la hora de implantar la gestin del conocimiento es tener un nivel de expectativas poco realista respecto a las posibilidades de las nuevas tecnologas. No hay que olvidar que el hecho de compartir el conocimiento puede ser percibido por algunas
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personas como una amenaza. En este sentido un clima de confianza y un trato adecuado del factor humano es esencial para el xito; conviene resaltar que el conocimiento compartido debe ser necesariamente complementado por el conocimiento intransferible de cada individuo. Sistemas de gestin documental (EDM: Enterprise Document Management) Se ha sealado ya que el conocimiento se ha de convertir en la medida de lo posible en conocimiento explcito, y ello genera la necesidad de almacenar dicho conocimiento (informes, libros de instrucciones, bases de datos de materiales, metodologas de diseo, descripcin de productos, descripcin de procesos, etc).de forma accesible para cualquier usuario, y por tanto se han de establecer herramientas para su clasificacin, bsqueda, almacenamiento y extraccin. El hecho de que la informacin est en soporte informtico facilita la aplicacin de herramientas IT para este propsito. Sistemas de ingeniera basados en el conocimiento KBE El KBE (Knowledge Based Engineering).es una tecnologa que permite a las compaas capturar y desarrollar el conocimiento explcito de sus ingenieros, conjuntamente con las mejores prcticas de fabricacin, legislacin, costes, etc Un sistema KBE, proporciona un entorno de software en el que un ingeniero de desarrollo de KBE experimentado puede crear aplicaciones informticas KBE, que son despus usadas por ingenieros y diseadores, usuarios finales, para los que la aplicacin KBE proporciona una aproximacin estructurada al diseo. Por ejemplo, la generacin de geometra es automatizada y controlada mediante reglas codificadas por el ingeniero de desarrollo KBE, lo que permite al usuario concentrarse en las necesidades funcionales del producto y no en los detalles del anlisis de ingeniera. Las sucesivas evoluciones del sistema KBE permiten la incorporacin de los nuevos conocimientos y experiencias. Se trata de una herramienta muy potente en un contexto de innovacin incremental de una gama de productos semejantes, pero no es adecuada para fomentar la innovacin radical. La ingeniera concurrente CE En la actualidad existe un amplio consenso en afirmar que la ingeniera concurrente (Concurrent Engineering) es la forma ms eficiente de hacer ingeniera en un entorno cada vez ms competitivo. Puede definirse la ingeniera concurrente como el conjunto de tcnicas destinadas a acortar el tiempo de desarrollo de los proyectos (time-to-market), incorporando la voz del cliente y garantizando al mismo tiempo la calidad del producto durante todo su ciclo de vida, desde el diseo hasta el reciclaje, mediante la realizacin simultnea de actividades y el trabajo en equipos multidisciplinares. Una de las caractersticas distintivas de la ingeniera concurrente es precisamente la integracin de conocimientos mediante la utilizacin de equipos multifuncionales (marketing, oficina tcnica, produccin, etc.). Este hecho permite minimizar uno de los grandes problemas del enfoque clsico de la ingeniera que es sin duda la divisin del trabajo en compartimentos estancos y deficientemente comunicados. Se fuerza la integracin entre departamentos,
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especialmente entre ingeniera de producto y produccin, y con los proveedores, lo que reduce el impacto de la divisin de trabajo en reas de especializacin y gestin. Slo mediante la integracin es posible tomar en consideracin todo el conocimiento de las disciplinas relevantes en cada fase del desarrollo del producto, incluso el de tipo tcito. Adems de mejorar la comunicacin, la integracin evita la repeticin innecesaria de tareas por diferencias de criterios u omisiones, y la suboptimizacin derivada de enfoques excesivamente parciales. Sistemas PDM/EDM. Product Data Management (PDM) y Engineering Data Managent (EDM). Son dos conceptos que se pueden considerar sinnimos, e incluso equivalentes, no obstante algunos autores consideran que el EDM gestiona los datos dentro del desarrollo de un proyecto ingenieril, mientras que el PDM no slo gestiona los datos, sino tambin el proceso. El objetivo de los sistemas PDM est orientado a soportar el conocimiento tecnolgico aplicado y consiste en maximizar los beneficios de la aplicacin de la ingeniera concurrente en lo que se refiere al time-to-market, manteniendo un control total sobre los datos y su distribucin automtica a los individuos que los necesitan y cuando los necesitan. Los sistemas PDM consiguen estos objetivos gestionando los datos, que se guardan en un soporte nico, donde su integridad puede estar asegurada y todos los cambios realizados son seguidos, controlados y registrados. Los sistemas de gestin de datos, deben de ser capaces de gobernar datos de producto, tanto documentales como de sus atributos, as como las relaciones entre ellos. La clasificacin es fundamental en los sistemas PDM. Toda la informacin similar por atributos ha de ser capaz de ser agrupada de forma conjunta. Los sistemas PDM permiten la reutilizacin eficaz de partes de proyectos anteriores en los nuevos proyectos. Adems de la gestin de datos del producto, algunos sistemas PDM gestionan tambin los propios procesos de diseo y desarrollo as como el flujo de datos. Sistemas especficos para la gestin del conocimiento KM Actualmente se estn desarrollando sistemas dedicados especficamente a la gestin del conocimiento basados, principalmente, en el uso de la tecnologa de internet. Estos sistemas permiten crear grandes almacenes de conocimientos (explcitos) sistematizados y formalizados, soportados informticamente. El hecho de que estn construidos sobre una intranet facilita el acceso al sistema as como la interaccin con el usuario. Por tanto, estos sistemas permiten realizar una parte importante de las funciones de la gestin del conocimiento, es decir la clasificacin, almacenamiento, y localizacin asistida para facilitar el acceso al conocimiento de toda la empresa. Las intranets de conocimiento ofrecen adems herramientas para gestionar el conocimiento tcito, como foros de discusin, pginas amarillas de conocimiento, e incluso buscadores de perfiles determinados para facilitar la localizacin, dentro de la empresa, de personas con las habilidades y conocimientos para resolver problemas determinados.
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Es previsible que estas herramientas vayan tomando importancia en el futuro y probablemente llegarn a integrar las funcionalidades del resto de herramientas presentadas, siendo un potente soporte para la realizacin eficiente de los proyectos de innovacin. 4. VALOR ECONMICO DEL CONOCIMIENTO Un ltimo aspecto a considerar es que el conocimiento generado en los proyectos de innovacin tiene un valor econmico que debe ser medido, manejado y protegido adecuadamente. En este sentido hay que tener presente que el conocimiento diferencial constituye una clara ventaja competitiva. Forma parte del capital intelectual de la empresa y constituye una de sus principales ventajas competitivas. En cada caso ser necesario analizar la conveniencia, de proteger dicho conocimiento, en sus diversas manifestaciones, a travs de patentes, copyrights, etc o dejarlo como secreto profesional.

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