Recomendaciones para El Proceso de Empalme de Los Mandatarios Territoriales

Libertad y Orden Repblica de Colombia
Gu as p ara la g est i n p bli ca terri to r i a l

D e re c h o s
ticipacin
Dem
ocraci
Par
a
D e s a rrollo
Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales

Gua para candidatos y ciudadana Elecciones de autoridades territoriales 2011
Direccin General
Hernando Jos Gmez Restrepo

Subdireccin General
Coordinacin editorial
Departamento Nacional de Planeacin
Direccin de Desarrollo Territorial Sostenible
Agradecimientos y reconocimientos
Juan Mauricio Ramrez Corts

Secretara General
Oswaldo Aharn Porras Vallejo

Grupo de Gestin Pblica Territorial
Tatiana Milena Mendoza Lara

Direccin de Regalas
Maritza Pomares Quimbaya

Asesores
Amparo Garca Montaa

Direccin de Desarrollo Territorial Sostenible
Oswaldo Aharn Porras Vallejo

Direccin de Estudios Econmicos
Gabriel Armando Piraquive Galeano

Direccin de Inversiones y Finanzas Pblicas
Diana Margarita Quintero Cuello

Direccin de Evaluacin de Polticas Pblicas
Diego Rafael Dorado Hernndez

Direccin de Infraestructura y Energa Sostenible
Alfredo Javier Rosero Vera Diana Carolina Franco Medina Ingrid Johana Neira Barrero Jaime Alonso Osorio Usuga Jos Oswaldo Espinosa Cuervo Lina Margarita Bravo Ardila Norma Juliana Delgado Prez scar Ismael Snchez Romero Rafael Alberto Cern Bravo
Subdireccin de Finanzas Pblicas Territoriales
n la elaboracin de esta gua participaron con importantes aportes y contribuciones funcionarios de diferentes entidades del orden nacional y agencias de cooperacin internacional, a quienes el Departamento Nacional de Planeacin expresa sus agradecimientos: Presidencia de la Repblica Ministerio de Proteccin Social Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial Direccin de Planeacin, Informacin y Coordinacin Regional Viceministerio de Agua Potable y Saneamiento Viceministerio de Vivienda y Desarrollo Territorial Viceministerio de Ambiente
Jean Philippe Pening Gaviria

Direccin de Desarrollo Social
Luz Stella Carrillo Silva

Subdireccin de Ordenamiento y Desarrollo Territorial
Jos Fernando Arias Duarte

Direccin de Desarrollo Rural Sostenible
Luz Helena Chamorro Arboleda

Grupo de Anlisis al Financiamiento del Desarrollo Territorial
Nicols Prez Marulanda

Direccin de Desarrollo Empresarial
William Augusto Jimnez Santa

Grupo de Comunicaciones y Relaciones Pblicas
lvaro dgar Balczar Acero

Direccin de Justicia, Seguridad y Gobierno
Giovanni Celis Sarmiento Esta publicacin fue posible gracias al apoyo del gobierno de Estados Unidos a travs de su Agencia para el Desarrollo Internacional (USAID), bajo los trminos del Contrato No. AID-514-C-11-00001. Las opiniones expresadas en este material no representan aquellas de USAID y/o las del gobierno de Estados Unidos de Amrica.
Sonia Juliana Garca Vargas

Direccin de Desarrollo Urbano
Jos Alejandro Bayona Chaparro

Jefe Grupo de Proyectos Especiales
Claudia Alejandra Glvez Ramrez

Subdireccin de Desarrollo Ambiental
Carolina Urrutia Vsquez
Realizacin editorial
Fundacin Nueva Cultura
Direccin editorial
Contadura General de la Nacin (UAE) Subcontadura General y de Investigacin Subcontadura de Centralizacin de la Informacin GIT - Control Interno
Guas para la gestin pblica territorial

D e re c h o s
ticipacin
Jos Miguel Hernndez Arbelez Fernando Chaves Valbuena

Edicin y didactizacin
Ministerio de Cultura Ministerio de Educacin Nacional Instituto Colombiano de Bienestar Familiar (ICBF)
Nota aclaratoria El uso de un lenguaje que no discrimine ni marque diferencias entre hombres y mujeres es una de las preocupaciones del equipo de trabajo que ha editado las Guas para la gestin pblica territorial. Sin embargo, con el fin de evitar la sobrecarga grfica que supondra utilizar siempre o/a para marcar la existencia de ambos sexos, hemos optado por emplear expresiones genricas, como candidato o ciudadano, en el entendido que se refiere siempre a ambos sexos. Se deja la mencin explcita del femenino cuando la oposicin de sexos sea relevante en el contexto.
D e s a rrollo
Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales 2011-2012

ISBN XXXX-XXXXX
Impresin
Mariela Zuluaga Garca Mara Cristina Rincn Diego Fernando lvarez Mnica Valds Arcila Nelson Ricardo Amaya Espitia
Direccin grfica
Dem
ocraci
Par
xxxx xxxxxxx Impreso y hecho en Colombia | Printed in Colombia

Departamento Nacional de Planeacin, 2011 Calle 26 No. 13-19 | PBX: (+57 1) 3815000 Bogot, D. C., Colombia
www.dnp.gov.co
Polica Nacional Programa Cercapaz (GIZ) Fondo de Poblacin de Naciones Unidas (UNFPA)
Victoria Eugenia Peters Rada

Diagramacin
Mara Cristina Rueda Traslavia Victoria Eugenia Prez Prez Rubn Daro Rojas Olier
Ilustracin
Daniel Alberto Fajardo Bautista Victoria Eugenia Peters Rada Wilson Martnez Montoya Jorge Alberto vila Luz Marina Camacho Turriago
4 | Recomendaciones para hacer el empalme - Unidad 2
|5
Introduccin
Se espera que esta gua se convierta en una herramienta de trabajo para los equipos de gobierno saliente y entrante y que contribuya con los procesos de gestin pblica que se inician en enero de 2012.
on el fin de apoyar un buen proceso de empalme entre los mandatarios entrantes y salientes, el Departamento Nacional de Planeacin, en cabeza de la Direccin de Desarrollo Territorial, presenta esta gua como una herramienta para contribuir con el empalme entre los equipos de gobierno entrante y saliente. De esta manera se dejan las bases para la formulacin de un plan de desarrollo local que es fundamental para la construccin de procesos de buen gobierno y transparencia como soporte transversal de la Prosperidad Democrtica, cuyo logro slo es posible mediante el ejercicio del buen gobierno. El adecuado inicio de una nueva administracin es el punto de partida de un buen gobierno y una de las claves del xito para el logro de los objetivos del Estado, por tanto, garanta de un mayor bienestar de la poblacin.
Notas claves
El Buen Gobierno es uno de los soportes transversales de la prosperidad democrtica planteados en las bases del Plan Nacional de Desarrollo. El Buen Gobierno es entendido como la capacidad del Estado de mejorar permanentemente su gestin, sus espacios de participacin y su interlocucin con los ciudadanos y el sector privado.
El proceso de empalme es una oportunidad para que los gobernantes entrantes y salientes
Reflexionen sobre los temas estratgicos. Piensen las iniciativas de desarrollo. Evalen los logros obtenidos. Identifiquen los obstculos que tuvieron que enfrentar. Aporten al diseo, ejecucin, seguimiento y evaluacin de polticas pblicas ms efectivas.
El compromiso de los mandatarios salientes

Si un gobierno saliente que no entrega al nuevo mandatario y a su equipo la informacin necesaria y suficiente durante el proceso de empalme, limita la posibilidad de superar los obstculos ms importantes de la gestin territorial o de potenciar las posibilidades de desarrollo para generar una mejor calidad de vida a la poblacin. Los alcaldes salientes deben preparar informacin completa, pertinente, veraz y clara sobre la situacin de la entidad territorial en materia de: desarrollo econmico y social, poltica financiera, presupuestal, contable y administrativa, estado de los planes, programas y proyectos desarrollados durante su gestin.
Estructura de contenido Gua 2

Unidad 1
Aspectos generales del proceso de empalme

Explica el significado del proceso de empalme y las condiciones que se requieren para adelantarlo.
D e re c h o s
Unidad 2
Recomendaciones para hacer el empalme

Presenta una propuesta metodolgica para adelantar el proceso de empalme, vlida tanto para el equipo entrante como para el saliente.
Dem
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ticipacin
Unidad 3
Par
a
D e s a rrollo
Informacin requerida para el empalme

Hace un inventario de la informacin mnima que deben entregar y recibir las administraciones territoriales saliente y entrante.
Gua 2 Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales
Unidad 4
Acta de informe de gestin

Explica los principales aspectos del acta de gestin que, por ley, debe entregar la administracin saliente al nuevo equipo de gobierno.
Unidad 5
El papel de los ciudadanos en el empalme

Muestra cmo la ciudadana puede y debe vincularse a la gestin local en el proceso de empalme.
Unidad 6
Marco normativo del empalme

Presenta el marco legal en el cual est sustentado el proceso de empalme.
Anexos
Normatividad y formatos
Unidad
Qu es el empalme?
Unidad 1
Aspectos generales del proceso de empalme
Quines participan?
Cules son las responsabilidades de los participantes?
Caractersticas del proceso de empalme
Para qu sirve el empalme?
Cundo inicia y cundo finaliza?
Condiciones para hacer un buen empalme
10 | Aspectos generales del proceso de empalme - Unidad 1
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Qu es el empalme ?
En esta unidad
Los equipos de gobierno podrn: Precisar algunos conceptos sobre el proceso de empalme. Saber cul es la importancia de llevar a cabo un buen proceso de empalme. Diferenciar los actores y las responsabilidades que tienen frente al proceso. Identificar las caractersticas que debe tener el empalme. Conocer las condiciones mnimas para llevar a buen trmino el proceso.
El empalme es un proceso de inters pblico, formal y obligatorio a travs del cual se busca garantizar una entrega efectiva de la administracin territorial a un nuevo gobernante, en favor del desarrollo sostenible del territorio.
El empalme
Da cuenta del estado de la entidad territorial en relacin con sus recursos administrativos, financieros, humanos y tecnolgicos, as como de la situacin en materia de desarrollo econmico, social, poltico, cultural, ambiental, de ordenamiento territorial, seguridad y convivencia ciudadana, orden pblico, etc. Es un espacio de dilogo, interaccin y comunicacin entre los equipos de gobierno entrante y saliente, con el fin de conocer de manera formal y oportuna la situacin de la entidad territorial y de la administracin. Como parte de este proceso, se entrega un informe de gestin.
objetivo principal?
Lograr la transicin armoniosa entre la administracin que termina su periodo y el nuevo gobernante y su equipo de trabajo, con el fin de evitar traumatismos en los procesos de gestin que repercutan en el desarrollo sostenible del territorio.
Cul es el
Notas claves
Recordemos que los procesos que hacen parte de la gestin pblica deben orientarse al logro de resultados que contribuyan con la visin colectiva de desarrollo, teniendo en cuenta la dinmica del territorio y la ciudadana, tal como aparece en el siguiente esquema:
Para pensar y comentar

Conoce la responsabilidad que tienen los funcionarios salientes y entrantes de realizar un proceso de empalme oportuno, integral y efectivo? Saba que una informacin oportuna, veraz e integral es fundamental para un proceso de empalme exitoso?
Dnde dice?
Ley 951 y Resolucin orgnica 5674 de 2005.
El empalme es un proceso que

En el marco de la gestin, es uno de los insumos para orientar el desarrollo deseado y posible definido en la visin colectiva. Permite la transicin de una administracin a otra.
Departamento Nacional de Planeacin D epartamento n acional De p laneacin
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Quines participan en el empalme ?

Para saber ms
El mandatario saliente El mandatario electo

Como responsable de guiar los destinos de la Alcalda o Gobernacin durante los prximos cuatro aos y de orientar el desarrollo del territorio conforme al mandato ciudadano. Como responsable de entregar la administracin y los balances de su gestin.
Los rganos de control

Como responsables del proceso auditor, de vigilancia y control fiscal.
La ciudadana es representada en este proceso por organizaciones de la sociedad civil, as como instancias de participacin municipal como el Consejo Territorial de Planeacin, las juntas de accin comunal, las asociaciones de mujeres, de jvenes, entre otras.
Los funcionarios
Como servidores pblicos y soporte de la memoria institucional, responsables de organizar y entregar la informacin a cargo de su competencia.
La ciudadana
Como actor principal de la gestin pblica, que debe tener acceso a los informes resultantes del proceso de empalme.
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Aunque habr distintas maneras de entender y plantear soluciones, el propsito es el mismo: asumir la responsabilidad colectiva por el desarrollo de la entidad territorial.
Para saber ms
Del gobernante saliente y sus funcionarios

Proponer una agenda de trabajo que tenga como referente la visin y retos de desarrollo, liderada por el alcalde o gobernador y organizar un equipo responsable del proceso. Elaborar y organizar documentos, informes, bases de datos, etc., que permitan conocer el estado de la entidad territorial y de la Administracin. Entregar la Administracin, documentar el proceso de empalme que se adelante con el nuevo dirigente y su equipo as como prestar acompaamiento. Brindar orientaciones y recomendaciones pertinentes a la nueva Administracin para el buen desarrollo de la gestin pblica. Garantizar las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme. Elaborar el informe de gestin, incluyendo una evaluacin de los temas estratgicos locales (es preciso considerar en este los diferentes grupos poblacionales) con sus respectivos documentos soporte, luego debe entregarse al equipo entrante y a los rganos de control; tambin hay que socializarlo con las comunidades y el Consejo Territorial de Planeacin. Elaborar el documento de evaluacin y seguimiento del POT (para el caso de los municipios) donde se presente el balance de la ejecucin, especificando los temas que se deben fortalecer y aquellos que deben ajustarse para garantizar una adecuada planeacin fsico-territorial del municipio. Presentar estado de los procesos de gestin.
Del gobernante entrante y sus asesores

Conformar un equipo de trabajo con personas idneas y conocedoras de la situacin de los habitantes del territorio, de los diferentes sectores y reas temticas de inters para la nueva administracin. Acordar con el alcalde o gobernador saliente el plan de trabajo sobre los aspectos estratgicos de la entidad territorial y de la Administracin que quiere conocer e informarse. Preparar los formatos que se requieran sobre informacin insumo para el plan de desarrollo. Recibir, aprender y asumir los procesos que se adelantan en la Administracin y, de ser necesario, ajustarlos de acuerdo con las prioridades, recursos, competencias y la normatividad vigente. Recibir el informe de gestin, revisarlo, analizarlo y verificar que la informacin all consignada se encuentre libre de irregularidades.
Para mayor informacin consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015, DNP
Para saber ms
En aquellos temas que requieren ajustes y cuando as sea necesario, se deben elaborar o compilar los estudios tcnicos que permitan adelantar el proceso de revisin del POT a la siguiente Administracin (zonificacin de amenazas, actualizacin catastral, mapas de aptitud de uso de la tierra, entre otros).
Administracin Saliente
Designa vocero de empalme e informa al mandatario electo. Prepara y organiza con anticipacin la informacin para el empalme. Coordina las reuniones definidas con el equipo entrante. Garantiza las condiciones logsticas para llevar a buen trmino el proceso de empalme.
Administracin Entrante
Designa delegados para conformar comisin de empalme y oficializa ante administracin saliente. Propone estrategia de empalme y coordina con equipo saliente (comisin). Participa en las reuniones definidas y organiza la recepcin de informacin. Analiza el contenido del informe de gestin y prepara observaciones de ser el caso.
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Continuacin
Caractersticas del
proceso de empalme
De la ciudadana
Conocer y revisar la informacin de empalme que se socialice durante este proceso y analizar la coherencia de la misma. Los Consejos Territoriales como representantes de la Sociedad civil tienen una responsabilidad importante frente al proceso de empalme, relacionada no slo con la revisin y validacin de la informacin presentada, sino tambin con las recomendaciones que pueden aportar frente a los programas y proyectos estratgicos que deben tenerse en cuenta por la nueva administracin
La entrega y recepcin de los asuntos y recursos pblicos del Estado es un proceso obligatorio tanto para los nuevos mandatarios como para los mandatarios salientes.
Es un proceso formal y acordado entre los equipos entrante y saliente, donde se definen tiempos, productos y responsables.
Es de obligatorio cumplimiento, conforme con lo establecido en el
De los rganos de control

Cumplir con la competencia establecida en las leyes sobre control fiscal, inspeccin, vigilancia, control y de auditora, que garantice y contribuya con procesos de empalme transparentes.
marco legal tanto para el equipo saliente como para el entrante.
Es de inters pblico porque se convierte en uno de los insumos para adelantar los procesos de rendicin de cuentas a la ciudadana.
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Para qu sirve?
Al mandatario saliente
El proceso de empalme sirve para que la nueva administracin territorial se inicie sin traumatismos, le d continuidad a los procesos en curso y pueda poner en marcha sus nuevos proyectos en beneficio de la ciudadana.
Al mandatario entrante
Le sirve para
Informar a la nueva administracin sobre el estado en que se encuentra la entidad territorial y hacer recomendaciones de gestin basadas en su experiencia. Dar a conocer las polticas, programas o proyectos que considera deben continuar una vez finalizado su mandato y que son fundamentales en el mediano y largo plazo. Rendir cuentas a los diferentes actores (sociedad civil, cuerpos colegiados, organismos de control, etc.). Tener sistematizadas las lecciones aprendidas y buenas prcticas, las cuales servirn de insumo para futuras aspiraciones electorales. Contar con un mayor voto de confianza por parte de la comunidad, la cual reconoce en estos actos un esfuerzo por mostrar los resultados de la gestin. Contar con informacin organizada ante cualquier requerimiento posterior de los organismos de control.
Le sirve para
Conocer en detalle la situacin de la entidad territorial y de la Administracin en los aspectos de desarrollo y gestin. Reflexionar sobre los temas estratgicos y normativos teniendo en cuenta los diferentes grupos poblacionales con un nfasis particular en quienes se encuentran en condicin de vulnerabilidad por razones de sexo, edad, etnia, ubicacin geogrfica, pobreza, pobreza extrema y condiciones de discapacidad o desplazamiento. Identificar las apuestas de desarrollo, programas o proyectos exitosos y convenientes, que son armnicos con su programa de gobierno y cuya continuidad podra generarle victorias tempranas a su administracin. Tomar como referencia las lecciones aprendidas para la implementacin de nuevas polticas, programas o proyectos.
Para saber ms
Se debe tener claridad sobre las apuestas territoriales contenidas en el Plan de Ordenamiento Territorial del municipio (POT, PBOT o EOT), en materia de polticas, programas y proyectos que deben incluirse en el plan de desarrollo en el marco de la vigencia en la cual se encuentre el POT.
Contar con informacin especfica y actualizada y ms elementos para iniciar la formulacin del plan de desarrollo. Identificar posibles indicadores y lneas de base y plantearse nuevas metas a partir de su programa de gobierno. Orientar la integracin del POT y sus acciones previstas con la propuesta de desarrollo para el municipio. Evaluar los recursos e instrumentos disponibles y la capacidad de la administracin territorial. Generar espacios de dilogo y reflexin que retroalimenten los procesos de gestin pblica a partir de la experiencia del mandatario saliente. Conocer los mandatos legales de su competencia y los procesos administrativos y judiciales que se encuentran vigentes y planificar los compromisos legales que tenga la entidad territorial. Identificar los aliados estratgicos y los espacios de participacin social que pueden complementar la capacidad de la administracin local para abordar los problemas y necesidades de la poblacin y del territorio. Conocer la situacin financiera de la entidad territorial: activos, pasivos y patrimonio, e ingresos y gastos.
Palabras claves
Grupos en condicin de vulnerabilidad son, por ejemplo, las mujeres, los jvenes, las personas en situacin de desplazamiento y los grupos tnicos.
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Para qu sirve?
A la ciudadana
Cundo inicia y cundo finaliza?

El empalme es un proceso de preparacin para el cambio de gobierno desde la proclamacin del candidato electo hasta la firma del acta de informe de gestin en la que se da cuenta de los recursos administrativos, financieros y humanos con los que se gobernar.
Le sirve para
Conocer los resultados de la gestin del gobierno saliente y la lnea de base para hacerle control social a la nueva administracin y consolidar procesos de participacin en la gestin. Prevenir rupturas en la gestin pblica que frenen el desarrollo del territorio. Incrementar su confianza en la institucionalidad pblica. Contar con informacin que facilite el ejercicio de control social en el nuevo periodo de gobierno. Conocer algunos aspectos de la gestin de la administracin saliente y elaborar propuestas para la continuidad de aspectos positivos o correctivos, segn sea el caso. Lograr una mayor y mejor participacin en los asuntos pblicos.
A los organismos de control
Les sirve para

Contar con informacin clara, veraz y oportuna para realizar las labores de control poltico, fiscal, etc. Sustentar las investigaciones que se deriven del ejercicio de sus competencias.
El empalme comienza despus de las elecciones y una vez los mandatarios entrante y saliente definen de comn acuerdo una agenda de trabajo (programacin de reuniones, entrega de bienes muebles e inmuebles, presentacin de informes, etc.). Se recomienda que el mandatario saliente realice actividades previas de organizacin de la informacin y preparacin del empalme. El proceso de empalme se cierra mediante un acto formal en donde se presenta el balance del proceso y se firma el Acta de Informe de Gestin, la cual, de acuerdo con la Ley, debe entregarse a ms tardar a los 15 das hbiles siguientes a la terminacin de la administracin saliente.
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Condiciones para hacer un buen empalme

Acuerdo formal
Es necesario acordar el alcance, definir concertadamente la forma como se va a desarrollar el proceso y cumplirlo cabalmente.
La informacin es clave durante el empalme que conlleva un corte de cuentas de la administracin saliente y una oportunidad de resolver inquietudes para la Administracin entrante.
Integral
El proceso de empalme debe cubrir todas las reas del desarrollo y la gestin territorial y debe llegar al conocimiento de todos los detalles que requiera la nueva administracin.
Organizado
Conformar un equipo para el empalme, con participacin de ambas administraciones (entrante, saliente). Esto permite: Tener una visin integral de la situacin de la entidad territorial y de la Administracin.
Notas claves
De la calidad y la claridad de la informacin que se entregue depende el desarrollo de las polticas que se diseen para promover el desarrollo territorial y, por ende, generar mayor bienestar a la poblacin.
Transparente
La Administracin saliente debe estar en disposicin de presentar informes sobre la totalidad de asuntos relacionados con la gestin territorial, as como hacer un inventario y entregar informacin y estadsticas bsicas que soporten dichos informes; no solo porque es su obligacin legal, sino porque es derecho del nuevo mandatario conocer el estado en que recibe la nueva Administracin. En este sentido, es conveniente que se haga pblica la copia del informe general del empalme.
Voluntad y liderazgo
La voluntad y disposicin del gobernante saliente en el empalme y el liderazgo e inters del nuevo mandatario y su equipo son aspectos claves para el logro de los objetivos del proceso.
Unidad
1 Reuniones de la comisin de empalme
2 Nombramiento de voceros
3 Programacin del encuentro de mandatarios
Nueve actividades claves para hacer un buen empalme
4 Reunin de mandatarios
Unidad 2
5 Reuniones por dependencia o tema definido
Recomendaciones para hacer el empalme
6 Anlisis de la informacin
7 Aclaraciones y respuesta a inquietudes
8 Acta de informe de gestin
9 Reunin abierta con la comunidad
Consecuencias del empalme
Un buen empalme
Un mal empalme
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9 actividades claves para hacer un buen empalme

Claves para llevar a buen trmino el empalme
Esta unidad
le permitir: A la administracin entrante: Definir un esquema para garantizar un buen desarrollo del empalme. A la administracin saliente: Preparar y organizar con anticipacin la informacin que entregar al nuevo mandatario. Organizacin previa. Acuerdos que establezcan los responsables de cada equipo. Liderazgo de los mandatarios entrante y saliente (esto es fundamental).
El desarrollo de estas actividades ayudar a las administraciones entrante y saliente a realizar el empalme de manera organizada y en un clima de cooperacin que beneficie a la entidad territorial.
Reunin de mandatarios y conformacin de la Comisin Oficial de Empalme.
Acta de informe de gestin: la administracin saliente la consolida, elabora y entrega formalmente.
Reuniones de la comisin de empalme para analizar, discutir y entregar la informacin de cada dependencia o tema definido.
Reuniones por dependencia o tema definido para presentar y entregar informacin.
Reunin abierta con la comunidad y la administracin entrante.

Planear cmo se realizar el proceso de empalme garantizar que este sea ms sencillo y de mayor calidad. Un proceso claro y acordado entre los dos equipos desde el principio asegura un buen cierre para los que se van y un buen comienzo para los que llegan.
Nombramiento de voceros para iniciar el proceso de empalme.
Anlisis de la informacin en reuniones de la Comisin de Empalme del candidato electo
Aclaraciones y respuesta a inquietudes planteadas por el equipo entrante.
Programacin del encuentro de mandatarios.
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Paso 1 1
Reuniones de la Comisin de Empalme
Se hacen para analizar, discutir y entregar la informacin de cada dependencia o tema definido. Se recomienda al mandatario actual, con el apoyo del Secretario de Planeacin o quien haga sus veces
Paso
2
de voceros
Nombramiento
Es importante que haya un acercamiento entre el gobierno saliente y el entrante, una vez elegido este ltimo. Y es importante que esto ocurra pronto para empezar el empalme.
Realizar una reunin previa

Con las diferentes dependencias e institutos descentralizados. Para sensibilizarlos y orientarlos sobre cmo organizar la informacin con el fin de adelantar el proceso de empalme una vez sea elegido el nuevo mandatario.
Para saber ms
Para mayor informacin consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015 DNP
Se recomienda
Como el empalme incluye labores logsticas y operativas, se recomienda a los alcaldes y gobernadores salientes y entrantes, que Encarguen a una persona la coordinacin del empalme en cada equipo. Esta persona ser su vocero y contacto. Informen al otro equipo el nombre y los datos de su vocero.
Disear formatos estndar

Servirn para preparar un documento y elaborar diapositivas sobre la evolucin de los proyectos.
Elaborar resmenes ejecutivos y presentaciones de proyectos

Como: Visin prospectiva del territorio Planes estratgicos Planes de vida Plan de Ordenamiento Territorial Plan bsico o esquema de ordenamiento territorial Porque el proceso Facilitan el
de planeacin es integral y debe partir de los elementos legales existentes. desarrollo de las sesiones de trabajo con el nuevo equipo de gobierno.
Paso
Notas claves
Es importante preparar una presentacin del estado actual de ejecucin del POT. Hay que precisar qu aspectos por desarrollar debe tener en cuenta la administracin entrante. Se recomienda dejar un acta de inicio formal del proceso de empalme.
Incluir:
contenido, avances y problemas enfrentados en su desarrollo.
Palabras claves
Vocero: es la persona que habla en nombre de otra o de un grupo. Por eso es quien sirve de contacto, a quien hay que preguntar.
Programacin del encuentro de mandatarios

Ambos voceros coordinan la fecha de encuentro entre los dos mandatarios para oficializar el inicio del proceso. Es importante que esto se haga formalmente para evitar malos entendidos.
| 31
Paso
Paso
Paso
Anlisis
6
de informacin
Reunin de mandatarios
En esta reunin de alcaldes o gobernadores se conforma la Comisin Oficial de Empalme y se hacen acuerdos para orientar el proceso.
Reuniones por dependencia

o tema definido
Definir las fechas de reuniones temticas o por dependencias Presentar al equipo de trabajo. Entregar el resumen ejecutivo y la presentacin que se ha preparado. Abrir un espacio de dilogo despus de la presentacin para: aclarar dudas y, si es necesario, programar nuevas reuniones donde se profundice en temas de inters de la futura administracin. En estas reuniones se presentar: La situacin del municipio o departamento en la materia. Las polticas que se han venido adelantando. Los inconvenientes que se han tenido. Las propuestas que se recomienda llevar a cabo en el corto, mediano y largo plazo. Es importante presentar un anlisis de los resultados de la gestin del mandatario saliente y las dificultades que tuvo en la ejecucin de su agenda programtica. Se recomienda incluir la evaluacin frente a las metas del pas, como primera infancia, salud sexual y reproductiva, empleo, pobreza, desigualdad, entre otras.
El equipo del nuevo mandatario debe analizar la informacin que se le ha entregado en cada una de las reuniones temticas o por dependencias, para pensar la situacin actual de la entidad territorial. Considerar la forma en que la asumir la nueva administracin. resolver inquietudes organizar informacin que le servir para elaborar el nuevo Plan de Desarrollo. Una vez revisada la informacin, la Comisin de Empalme del candidato electo programar nuevas reuniones, por medio de su vocero, si lo considera pertinente.
Objetivos de la reunin
Instalar y formalizar la Comisin de Empalme, de la cual harn parte los voceros de ambos equipos. Concertar una agenda de trabajo. Definir: Los objetivos del proceso. La metodologa, el cronograma y las actividades que se realizarn para adelantar el empalme y las sesiones de trabajo. Los mecanismos para entregar la informacin: documentos, manuales, archivos, bases de datos, listas de chequeo, etc.
Programar sesiones temticas o por dependencias para presentar la informacin que ha preparado la administracin saliente. Contemplar nuevas reuniones para aclarar y atender solicitudes adicionales.
Paso
Notas claves
Es fundamental generar espacios de retroalimentacin y anlisis conjunto. Para ello se recomienda realizar talleres para la formulacin de los planes de desarrollo. Consulte la cartilla Planeacin para el desarrollo integral en las entidades territoriales: Plan de desarrollo 2012-2015 DNP
Aclaraciones y respuestas a inquietudes

En caso de que se generen inquietudes con respecto a la informacin entregada por el equipo saliente, se recomienda programar reuniones especficas entre los dos equipos para aclarar las dudas que surjan y reflexionar alrededor de ellas.
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Consecuencias del empalme

Un mal empalme
Paso
Cuando el mandatario saliente

No presente el informe. No adelante el proceso de empalme conforme con lo establecido y a tiempo. No comparezca a las citaciones de las Contraloras.
Cuando el mandatario entrante

Recibe a conformidad el acta de informe y NO verifica el estado de veracidad de la informacin
Acta de informe de gestin

La administracin saliente consolida y elabora el acta de informe de gestin y la entrega formalmente.
Dnde dice?
En la Ley 951 de 2005.
De manera complementaria al proceso, el equipo tcnico de la entidad territorial debe elaborar el acta de informe de gestin para entregarla formalmente a la nueva administracin en los trminos de la ley. Se recomienda hacer pblica la presentacin del acta en una reunin abierta con la comunidad y la administracin entrante.
Podr recibir una multa de hasta cinco (5) salarios devengados. Podr ser sancionado disciplinariamente.
Asume la responsabilidad de los bienes, procesos y recursos que recibi.
Un buen empalme
Una transferencia exitosa es la garanta de una transicin armoniosa de la administracin de un mandatario a la de otro. Es la forma de prevenir rupturas que frenen los procesos de la gestin pblica y los objetivos de un buen gobierno. La administracin entrante puede solicitar informacin adicional cuando requiera mayor anlisis.
Paso
Reunin abierta con la comunidad

Se recomienda a la administracin entrante realizar esta reunin para que la ciudadana conozca los resultados del proceso de empalme y entienda el enfoque que la nueva administracin quiere dar a su gestin. De este modo se generan confianza y vnculos entre los ciudadanos y el Estado, representado por la nueva administracin.
34 | Recomendaciones para el proceso de empalme de los mandatarios territoriales - Unidad 6
Unidad
Qu se debe entregar / pedir
Plan de desarrollo Esquema de ordenamiento territorial (municipios) Informacin sectorial Instrumentos y mecanismos de gestin Participacin ciudadana
Unidad 3
Gestin para el desarrollo territorial
Informacin requerida para el empalme
Fiscal y financiera
Gestin financiera
Presupuestal y tributaria Contable
Gestin administrativa
Recursos humanos Recursos fsicos y tecnolgicos
Contratacin
Gestin jurdica
Procesos judiciales
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Temas claves para el proceso de empalme

Esta unidad
Le permitir: A la administracin saliente conocer y organizar la informacin que debe preparar por temas y sectores A la administracin entrante tener elementos para analizar la informacin e incorporarla en los prximos procesos de gestin y planificacin para el desarrollo del territorio. A los dos equipos de trabajo (entrante y saliente) tener elementos para organizar, presentar y analizar la informacin temtica
En esta unidad se presenta una clasificacin de los temas a entregar o recibir en el proceso de empalme. En el desarrollo de cada tema se presentan los elementos ms importantes que se deben tener en cuenta.
a administracin saliente tiene la responsabilidad de entregar al equipo que representa al nuevo mandatario toda la informacin que requiere para iniciar su gestin. De la misma forma, la nueva administracin debe preocuparse por la forma en que asumir sus responsabilidades, de acuerdo con las normas, recursos, procesos e instrumentos de los cuales disponga.

La informacin que la administracin saliente deje a la entrante se convierte en un insumo valioso para la formulacin del nuevo plan de desarrollo y para hacer ms efectiva la gestin.
| 39
Informacin sobre gestin para el desarrollo territorial

Qu se debe entregar / pedir?
En esta parte se presenta un balance de la informacin que debe prepararse para entregar al nuevo equipo de gobierno, en relacin con la gestin integral para el desarrollo. Esta debe organizarse a partir de los principales instrumentos de planificacin.
Para qu?
Acuerdo u Ordenanza por el cual se aprob el Plan de desarrollo (20082011).
Acuerdos por los cuales se aprobaron planes sectoriales y poblacionales.
Plan de desarrollo
Informes de gestin presentados a la Asamblea o Concejo y organismos de control.
Conocer la visin que se tiene de la entidad territorial, para continuar con acciones que promuevan su cumplimiento o reorientarla de acuerdo con la realidad actual.
Informes de seguimiento y autoevaluacin del Plan de desarrollo.
Revisar las polticas que se aprobaron y los esfuerzos realizados para incorporarlos en el nuevo ejercicio de planeacin. El lema no es empezar de cero. Desde los planes sectoriales y poblacionales se deben continuar construyendo las bases para el desarrollo territorial.
Informes de seguimiento a las metas del Plan de desarrollo emitido por el Consejo Territorial de Planeacin.
Facilitar la identificacin de ideas, programas y proyectos que por su importancia deben tener continuidad. Adems, contribuye a determinar cules son las problemticas que persisten en la entidad territorial.
Notas claves
La administracin saliente puede organizar y entregar la informacin reportada por
medio del SICEP (formatos L) y los informes de seguimiento al Plan de desarrollo que realiz la administracin. No olvide que la cooperacin internacional es un instrumento de la poltica exterior de los pases, que contribuye, a travs del apoyo tcnico y financiero, al logro de los objetivos desarrollo. Es importante que se identifiquen los procesos y proyectos que se adelantaron en el periodo de gobierno con recursos de cooperacin.
Conocer los proyectos de inversin que se ejecutaron en los ltimos aos y el nivel de recursos invertidos, como insumo para la formulacin del Plan de desarrollo (2012-2015).
Complementar la informacin de seguimiento al Plan de desarrollo, desde la perspectiva de los consejeros territoriales de planeacin, como representantes de la sociedad civil frente al cumplimiento de las metas del Plan y la ejecucin del Sistema General de Participaciones.
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Qu se debe entregar / pedir? Para qu?
Continuacin
Plan o esquema de ordenamiento territorial
Acuerdo mediante el cual se aprueba o aprob el POT, PBOT o EOT.
Identificar el modelo de ordenamiento adoptado para las zonas urbana y rural, al igual que los proyectos estratgicos que define el POT y que deben ser incluidos en el plan de desarrollo. Se debe tener en cuenta el estado de avance y prioridades de los proyectos, as como los que estn pendientes por ejecutar del POT.
Estudios tcnicos de amenazas, riesgo y vulnerabilidad.
Identificar los requerimientos que deben ser incluidos en el Plan de desarrollo en materia de revisin y ajuste del POT, en el marco de lo dispuesto en el Decreto 4002 de 2004 y de acuerdo con el estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este instrumento.
Notas claves
Para el caso de las alcaldas.
Como soporte que justifique la recalificacin de reas de riesgo no mitigable y otras condiciones de restriccin diferentes de las originalmente adoptadas en el POT, PBOT o EOT vigente y que deban ser tenidas en cuenta en el Plan de desarrollo y en la revisin y ajuste del POT.
Palabras claves
POT: Plan de ordenamiento territorial. PBOT: Plan bsico de ordenamiento territorial. EOT: Esquema de ordenamiento territorial.
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Continuacin
Para qu?
Plan o esquema de ordenamiento territorial
Informes de seguimiento al POT, PBOT o EOT vigente, avances en revisin y ajuste conforme al artculo 28 de la Ley 388 de 1997 y lo reglamentado en el Decreto 4002 de 2004.
Informar sobre el desarrollo e implementacin de instrumentos de gestin del suelo y financiacin del desarrollo urbano y la existencia y calidad de informacin relacionada con cartografa, catastro, ordenamiento territorial, usos del suelo, normas urbansticas, programas de reubicacin de asentamientos humanos, poltica de vivienda de inters social, entre otros, que permitan identificar la dinmica y estudios existentes sobre la actividad de la construccin y lo que se debe tener en cuenta en el Plan de desarrollo.
Notas claves
De acuerdo al estado de avance del POT y la vigencia en la que se encuentre este instrumento (corto, mediano o largo plazo, segn el artculo 28 de la Ley 388 de 1997), se deben identificar los requerimientos que deben ser incluidos en el Plan de Desarrollo.
Establecer el dficit de espacios, equipamientos y servicios pblicos, y los estudios existentes y polticas de expansin de los mismos. Verificar la existencia de un plan vial o estudio de movilidad (aplica para los departamentos) para articular el POT con los objetivos del Plan de desarrollo.
Identificar los estudios, planes y proyectos ambientales, el inventario y estado actual del patrimonio arquitectnico, histrico y cultural, e identificar planes y proyectos existentes para su conservacin, recuperacin y proteccin, con el fin de estudiar la necesidad de incluirlos en la formulacin del plan de desarrollo de centros histricos.
Instrumentos de gestin y financiacin del desarrollo URBANO
Documentos y actos administrativos que reglamentan los instrumentos de gestin y financiacin del desarrollo urbano que el municipio ha venido implementando (plusvala, valorizacin, transferencia de derechos de construccin y desarrollo, bancos inmobiliarios y similares).
Es importante que la administracin entrante reconozca los instrumentos que el municipio ha venido utilizando para implementar la adecuada gestin y financiacin del desarrollo urbano (vas, parques, equipamientos, proyectos de vivienda, entre otros), as como los resultados de este tipo de instrumentos. En este sentido, los nuevos alcaldes y concejales podrn tener un conocimiento de los recursos provenientes de estas fuentes y su destinacin. Por otra parte, si no se han venido utilizando esta serie de instrumentos que ofrece la Ley 388 de 1997, se debe informar a la nueva administracin municipal si estn incluidos como parte del POT del municipio para que priorice su reglamentacin en el Plan de desarrollo y, de esta forma, encontrar mecanismos para financiar proyectos de desarrollo urbano, que de otra manera la nueva administracin difcilmente podr adelantar con recursos propios.
Para saber ms
Los instrumentos de gestin y financiacin del desarrollo urbano y territorial son aquellos definidos en la Ley 388 de 1997 y sus decretos reglamentarios, con el fin de posibilitar que los municipios cuenten con herramientas para gestionar y financiar los proyectos contenidos en el POT, PBOT o EOT.
Notas claves
Es importante tener en cuenta que el POT se ejecuta a travs del Plan de desarrollo (plan de inversiones).
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Para qu?
Para el anlisis de la informacin sectorial se recomienda comparar las estadsticas con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales vecinas. En el Anexo 1 se presentan algunos indicadores sectoriales a tener en cuenta.
Informacin general sectores.
Conocer las polticas, programas y proyectos ms importantes ejecutados, en ejecucin y aquellos que requieren continuidad, junto con las evaluaciones realizadas a estos. Identificar proyectos innovadores que permitan avanzar en la visibilizacin de la ejecucin de la gestin pblica, atendiendo a principios de buen gobierno como equidad, inclusin, transparencia y participacin ciudadana. Establecer cules son las fuentes de financiamiento y la situacin financiera para el sector y su dinmica.
Informacin sectorial
Documento que presente la organizacin y funcionamiento del Consejo de Poltica Social.
Saber cules son las condiciones que facilitaron el cumplimiento de metas y las razones por las cuales hubo otras que no se alcanzaron. Estar al tanto de las estrategias de articulacin sectorial con otros niveles de gobierno, sectores y actores. Determinar la articulacin de los Planes de vida, etnodesarrollo e integracin fronteriza con los planes sectoriales. Conocer la informacin que deben rendir de manera sistemtica a entes de control y entidades departamentales y nacionales (SICEP, Procuradura, etc.)
Conocer la conformacin y funcionamiento del Consejo de Poltica Social, la agenda poltica y su cumplimiento, y los informes que el CPS present a la Asamblea o al Concejo.
Dnde dice?
En este punto debe tomarse en cuenta la Directiva 009 de 2006 del Procurador General de la Nacin, que establece que las entidades territoriales deben contar con estadsticas que se desglosen como mnimo por edad y sexo. Tambin deben tenerse presentes las directivas de la Procuradura General de la Nacin 0007 de 2006 y la Directiva 002 de 2010.
Notas claves
Es importante conocer las polticas, programas y proyectos que aportan a disminuir la exclusin e inequidad y que se consideran importantes para dar continuidad.
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Informacin poblacional
Informacin general por grupos poblacionales.
Conocer polticas, planes y programas que se han formulado o que estn en ejecucin para la primera infancia, infancia, adolescencia, juventud, persona mayor, situacin de discapacidad, situacin de desplazamiento, grupos tnicos, entre otros. Identificar estrategias y decisiones de poltica, tcnicas, financieras y de arquitectura institucional para gestionar estos asuntos por medio de la accin de poltica sectorial. Saber cules son las estrategias de planificacin y ejecucin financiera para el cumplimiento de las competencias por grupos poblaciones. Conocer los resultados poblacionales de acuerdo con las metas establecidas en el Plan de desarrollo. Tener lecciones aprendidas y recomendaciones territoriales para optimizar la gestin de estos asuntos poblacionales. Para el anlisis de la informacin poblacional, se recomienda comparar las estadsticas con estndares internacionales, nacionales, departamentales o entidades territoriales vecinas. En el caso de infancia y adolescencia se recomienda anexar el informe de gestin sobre infancia y adolescencia elaborado en el marco del proceso de rendicin pblica de cuentas.
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Continuacin
Documentos de estratificacin urbana o de la cabecera municipal, centros poblados, zona rural, fincas y viviendas dispersas rurales.
Conocer la situacin del municipio en la estratificacin, pues una clasificacin errada de esta acarrea responsabilidades fiscales. El incumplimiento de los deberes legales en este tema es materia de investigacin por parte de la Procuradura General de la Nacin, segn el rgimen establecido (Ley 732 de 2002).
Estratificacin
Decretos municipales o distritales por medio de los cuales se adoptaron los estratos.
Conocer el marco legal sobre el cual se adoptaron los estratos.
Instrumentos y mecanismos de gestin
Decreto de conformacin del Comit permanente de estratificacin.
Conocer quines lo integran y constatar que haya representantes de la comunidad y de las empresas de servicios pblicos domiciliarios.
Actos administrativos que implementan bases de datos. Encuestas fsicas que son el soporte del Sisbn Sisbn Base de datos depurada y reporte de las depuraciones realizadas (municipio).
Conocer el estado de las acciones que se han adelantado para actualizar y depurar las personas registradas en el sistema y su clasificacin. Al respecto, se recomienda verificar si se han realizado encuestas, utilizado controles de calidad y si se han generado correctivos.
Es un insumo clave en el momento de la formulacin de programas sociales. Es importante recordar que los funcionarios encargados de administrar el Sistema han recibido entrenamiento especial en el tema, por ello se debe considerar estratgica su permanencia en la Administracin.
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Continuacin
Para qu?
Continuacin
Es necesario identificar si el Banco existe legalmente y si est en funcionamiento, e identificar los puntos claves para que realmente funcione como instrumento de planeacin y de gestin de proyectos.
Acuerdo, Ordenanza o Decreto por el cual se crea el BPIM o BPID (Banco de Proyectos de Inversin).
Conocer los procedimientos as como tener la posibilidad de aclarar dudas e inquietudes.
Banco de programas y proyectos BPI
Manuales de procedimientos, de usuario, instructivos de instalacin y actualizacin.
Conocer el proceso de formulacin y evaluacin de proyectos de inversin pblica, que servirn de insumo para la ejecucin del Plan de desarrollo.
Metodologa general ajustada, MGA, para la identificacin, preparacin y evaluacin de proyectos de inversin, as como las guas sectoriales.
Dar cumplimiento a la Ley 152 de 1994 en relacin con la conformacin de la Red Nacional de Bancos de Proyectos.
Analizar e identificar si los proyectos apuntan a los objetivos del Plan de Desarrollo.
Sistema de Seguimiento y Evaluacin de Proyectos de Inversin, Ssepi.
Conocer los aspectos tcnicos de los diferentes proyectos y contar con criterios e informacin tcnica que facilite el proceso de toma de decisiones.
Reporte de proyectos radicados y registrados en el BPI.
Esto le permite al mandatario y a la ciudadana en general, verificar el estado de avance o retroceso de los proyectos en ejecucin.
Reporte de los conceptos emitidos sobre los proyectos de inters.
Notas claves
El banco de proyectos debe estar ligado a la formulacin del plan porque todos los proyectos que apuntan a objetivos, estrategias o programas, deben estar formulados, evaluados, viabilizados y registrados en el BPI.
Estado del seguimiento y evaluacin de los proyectos viabilizados en el BPI que se encuentren en ejecucin.
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Para qu?
Conocer los antecedentes de la creacin e identificacin del proyecto, el problema que se busca solucionar y el impacto esperado.

Tener claridad sobre la informacin de los estudios de prefactibilidad y factibilidad del proyecto, para facilitar la transferencia de informacin sobre cmo se va a desarrollar el proyecto durante de los aos de ejecucin. Estudios de la necesidad del proyecto. Conocer los compromisos financieros de los actores del proyecto, el estado de vigencias futuras y la rentabilidad esperada al comenzar su operacin.
Identificacin, estructuracin, ejecucin y seguimiento de proyectos
Estudios de diseo y estructuracin del proyecto (incluyendo el esquema financiero).
Conocer informacin sobre la empresa o entidad que ejecuta el proyecto, el cronograma y los trminos y condiciones de calidad para la etapa de ejecucin.
Transferir informacin sobre las actividades de control que se han hecho a los proyectos en desarrollo y sobre las actividades de supervisin que se encuentran pendientes.
Documentos contractuales de adjudicacin del proyecto.
Informes de control de los proyectos.
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Continuacin
Para qu?
Establecer si la poblacin desplazada por la violencia est debidamente organizada y si la entidad territorial cuenta con el Comit como instancia de participacin para la formulacin y seguimiento a la implementacin y ejecucin del PIU.
Plan integral nico (PIU)
Acto administrativo por medio del cual se conforma el Comit departamental o municipal de atencin integral a la poblacin desplazada por la violencia.
Verificar si la administracin de la entidad territorial cuenta formalmente con el PIU como un instrumento de gestin para la atencin integral a la poblacin desplazada por la violencia.
Acto administrativo por medio del cual se adopt o actualiz el Plan integral nico (PIU). El acto administrativo debe ir acompaado del respectivo documento que corresponde al PIU.
Establecer si la poblacin desplazada est recibiendo atencin integral para el goce efectivo de sus derechos.
Convenios y acuerdos institucionales
Informes o reportes de las acciones adelantadas por la administracin departamental o municipal sobre las acciones de atencin integral a la poblacin desplazada por la violencia (Ley 1190 y Autos de seguimiento 007 y 314 de la Corte Constitucional).
Fomentar la creacin de instancias asociativas y orientar esfuerzos a las existentes. Las figuras asociativas (agencias de desarrollo econmico, convenios interinstitucionales, asociaciones de municipios, etc.) son mecanismos de gestin que permiten a departamentos y municipios llevar a cabo proyectos estratgicos de desarrollo con otras entidades territoriales u otros actores, mediante la unin de esfuerzos administrativos y econmicos, el aprovechamiento de economas de escala que surjan de dichas alianzas y el fortalecimiento de las iniciativas cooperativas de gestin.
Que la nueva administracin conozca los compromisos que tiene la entidad territorial y los tenga en cuenta en el ejercicio de planificacin.
Notas claves
Un ejemplo es el Convenio que firm el municipio con Accin Social a travs del cual se establecieron los compromisos relacionados con la Superacin de la Extrema Pobreza en el municipio, dentro del marco de la Red Unidos.
Inventario de las figuras asociativas a las cuales pertenece la entidad territorial (objeto, proyectos, costos, etc.).
Documento con informacin bsica y compromisos existentes.
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Continuacin
Inventario de las organizaciones sociales y base de datos para convocatorias a la ciudadana.
Participacin ciudadana
Acuerdo mediante el cual se conforma el Consejo territorial de planeacin. Actas de reuniones del Consejo Territorial de Planeacin y proyectos de apoyo
Verificar si hay espacios, mecanismos y canales de participacin y comunicacin con los ciudadanos y si existe alguna motivacin para que ellos participen de lo pblico. Por ejemplo: consejos consultivos o comits comunitarios de mujeres, consejos municipales de juventud, entre otros. Es importante, entonces, conocer los programas y proyectos orientados al fomento de la participacin ciudadana y al apoyo de los consejos territoriales de planeacin.
Analizar la dinmica de la participacin en la gestin de la administracin saliente. Aqu se sugiere revisar si existe algn programa o proceso de formacin ciudadana.
Conocer la responsabilidad de la administracin con el Consejo Territorial de Planeacin, los procesos, procedimientos y la informacin relacionada con el nmero de miembros, los sectores que representan, sus nombres, decreto de nombramiento, direccin de la sede, etc. Conocer la lista de los consejeros para adelantar el proceso de renovacin conforme con lo establecido en la Ley 152 de 1994. Saber cmo son las relaciones entre la Administracin y el Consejo Territorial de Planeacin y si esta le presta apoyo administrativo y logstico al Consejo.
Notas claves
La Ley 152 de 1994 establece que las autoridades de las entidades territoriales deben prestar apoyo administrativo y logstico para el funcionamiento de los Consejos Territoriales de Planeacin.
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Continuacin
Actas de rendicin de cuentas a la ciudadana.
Consultar si la comunidad participa activamente en los procesos de planificacin, ejecucin y seguimiento y evaluacin. Verificar si existe informacin disponible, oportuna y accesible sobre la situacin de la entidad territorial y la gestin de la administracin para que sea consultada por la comunidad. Verificar si existen conceptos y recomendaciones del Consejo Territorial de Planeacin para la nueva administracin.
Participacin ciudadana
Conformacin del Consejo Consultivo de Ordenamiento.
El Consejo Consultivo de Ordenamiento es una instancia asesora de la administracin municipal o distrital en materia de ordenamiento territorial, que debern conformar los alcaldes de municipios con poblacin superior a los treinta mil (30 000) habitantes. Es importante que la administracin entrante verifique la existencia de dicho Consejo y quines son sus miembros. Este Consejo debe estar integrado por funcionarios de la Administracin y representantes de las organizaciones gremiales, profesionales, ecolgicas, cvicas y comunitarias vinculadas con el desarrollo urbano. Asimismo, los curadores urbanos forman parte de este Cconsejo en las ciudades donde exista esta institucin. Cuando no exista este Consejo en el municipio, es importante que se plantee su conformacin, teniendo en cuenta que entre sus funciones estn las de apoyar el seguimiento al Plan de ordenamiento y proponer al alcalde sus ajustes y revisiones cuando sea del caso.
Notas claves
El artculo 29 de la Ley 388 de 1997 establece la existencia de los Consejos Consultivos de Ordenamiento de Planeacin, como instancias asesoras.
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Informacin sobre gestin financiera

La elaboracin del plan de desarrollo debe partir de una identificacin racional y objetiva de los recursos con que contar la Administracin durante el periodo de gobierno.
Anexos
Continuacin
Informacin fiscal y financiera
Marco fiscal de mediano plazo (MFMP) y plan financiero.
Para qu?
Plan plurianual de inversiones.
Determinar si es necesario ajustar el presupuesto y tener claridad de las fuentes y recursos disponibles para la ejecucin del Plan de desarrollo. Conocer la situacin financiera de la entidad territorial y establecer los objetivos y metas de la misma.
El mandatario electo y su equipo deben conocer la realidad financiera de la entidad territorial, de una forma amplia y detallada, para lo cual la administracin saliente les debe suministrar la informacin necesaria durante el proceso de empalme. Se recomienda que el proceso de empalme sea particularmente objetivo, sustentado, detallado y estratgico en el tema fiscal, financiero y presupuestal, de tal manera que le permita a los gobernantes identificar las principales fuentes de recursos, sus destinaciones especficas y los gastos inflexibles. De esta forma se evidencia cul es el monto que puede dedicarse a inversin en programas y proyectos de inters del nuevo mandatario en el marco de la distribucin actual de competencias.
Verificar que el plan financiero contenga el informe sobre la situacin de los ingresos tributarios y no tributarios y de otras fuentes de recursos con las cuales haya contado la administracin (cooperacin internacional, aportes del sector privado, entre otros) y conocer las proyecciones que se estn discutiendo. Conocer un informe de los recursos que por diferentes conceptos haya recibido la Administracin por parte de otros niveles de gobierno, especialmente aquellos relacionados con la asignacin, giros y ejecucin del Sistema General de Participaciones, indicando las destinaciones establecidas por la ley y la orientacin que la entidad territorial ha dado a tales recursos.
Conocerlo y revisar los ajustes que se hayan realizado.
Dnde dice?
Esta informacin se encuentra en la ejecucin presupuestal y en el Marco fiscal de mediano plazo (MFMP).
Dnde dice?
Ley 819 de 2003.
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Continuacin
Para qu?
Continuacin
Plan operativo anual de inversiones.
Revisar la ejecucin del 2011 y la proyeccin para el 2012, de forma que la nueva administracin tenga elementos de los programas que se tiene previsto implementar en 2012 y definir el ajuste al presupuesto.
Informe sobre los procesos de ajuste y saneamiento fiscal. Conocer los procesos de ajuste y saneamiento fiscal que se hayan desarrollado en la entidad territorial y sus resultados a la fecha (en caso de que el departamento o municipio haya realizado este proceso). Informe sobre acuerdos de reestructuracin de deuda. Cuando la entidad territorial se encuentre en Ley 550 de 1999 (intervencin econmica). Estado de la deuda y vigencias futuras. Conocer el estado de la deuda de corto, mediano y largo plazo, y la relacin de crditos desembolsados y en trmite. El mandatario saliente debe entregar copia de contratos, tablas de amortizacin y estado actual de las operaciones de crdito pblico.
Para saber ms
La ley 550 de 1999 establece la intervencin financiera de las entidades territoriales, por parte del Estado nacional, cuando presentan un severo deterioro que amenaza su desarrollo armnico.
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Continuacin
Para qu?
Continuacin
Ejecuciones presupuestales.
Se debe tener como insumo de la planeacin financiera que va a iniciar la nueva administracin. Es importante conocer las ejecuciones presupuestales aprobadas durante el periodo de gobierno saliente.
Acuerdo o proyecto de presupuesto 2012. Conocer las asignaciones presupuestales y orientar el ejercicio de planificacin.
Plan anual mensualizado de Caja, PAC.
Conocer la dinmica durante la vigencia del Plan anual mensualizado de caja (PAC) y establecer los compromisos de pagos que tendr la entidad al finalizar el ao y la disponibilidad de recursos de tesorera.
Cuentas por pagar. Identificar acreedores y proveedores con quienes se tengan saldos pendientes.
Bases de contribuyentes.
Conocer el histrico de tarifas y el censo de contribuyentes por tipo de impuesto. Es importante dar a conocer las gestiones que se han hecho o se vienen adelantando para mejorar o potenciar los ingresos o rentas y recaudos de la entidad territorial.
Para saber ms
Esta informacin se puede encontrar en el Sistema de informacin para la captura de la ejecucin presupuestal, SICEP.
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Respetar estos rubros
Para saber ms
El nuevo mandatario podr recomendar al Concejo o Asamblea, la modificacin de algunos aspectos del presupuesto aprobado dentro del nuevo Plan de desarrollo (o los ajustes al plan vigente), con el fin de incluir las partidas presupuestales que le permitan poner en marcha los programas prioritarios del nuevo plan. Toda modificacin representa un costo en organizacin, planificacin y capacidad de ejecucin. Por lo tanto, se debe procurar hacer solo los cambios imprescindibles y, sobre todo, respetar los siguientes rubros:
Los recursos asignados a proyectos en ejecucin.
Informacin presupuestal y tributaria
Aquellos en cuya gestin se involucre a las comunidades.
Los que representan el cumplimiento de compromisos previamente contrados, como pueden ser convenios de cooperacin tcnica y los acuerdos para el desembolso de recursos de cofinanciacin o de crdito.
No intentar exceder los topes totales de recursos presupuestales disponibles y su flujo proyectado de ingreso durante la vigencia.

Recomendaciones para El Proceso de Empalme de Los Mandatarios Territoriales

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