PLANTEAMIENTO DEL CASO EJEMPLOESTRUCTURA DE TABLAS - SEMANA 1

La empresa de Nicols ha crecido y se ha dado cuenta que para administrar la informacinNicols es un joven emprendedor y su deseo es crear su propia empresa.
1.

Para analizar adecuadamente la informacin de su negocio algo que l considera una clave para el xito-, Nicols inicia la bsqueda de una herramienta que le permita administrar todos sus datos. Uno de sus mejores amigos le habla del programa Excel, en el que a travs de hojas de clculo podr acceder, analizar, disear y presentar su informacin de manera rpida y eficiente., ya no necesita un hoja de calculo, sino algo mas avanzado, que le permita tener toda su informacin mas protegida. Ha investigado y algunos amigos le han aconsejado que Microsoft Access esta una buena alternativa

METODOLOGIA OBJETIVO DE LA SEMANA 1

Explorar la Interfaz Microsoft Excel y Access
TEMAS POR DIAS DE FORMACION DIA 1 EXPLORANDO EXCEL DIA 2 DIA 3 DIA 4 DIA 5 Abrir Excel, Guardar archivo, Conceptos, Insertar datos, Formato a Datos, Cambiar nombre de hoja de clculo TEMAS TEMAS TEMAS TEMAS
TIEMPO ESTIMADO DE FORMACION

2 Horas 2 Horas 2 Horas 2 Horas 2 Horas

10 HORAS

INGRESAR A MICROSOFT ACCESS

1. 2. 3. 4. Hacer clic en inicio. Seleccionar todos los programas. De la lista ubicar Microsoft Access 2007. Hacer clic en Microsoft Access 2007.

PRIMERA VENTANA
Se visualiza la ventana de inicio, para comenzar a trabajar en el programa.

DESCRIPCION VENTANA INICIO

(se comienza de izquierda a derecha)

Categora de Plantillas- Destacado

En el rea central, se ven las opciones que esta categora contiene. Base de datos en blanco, la cual permite crear una nueva base de datos. Plantillas destacadas en lnea; la cual permite descargar formatos de bases de datos, localizadas en el servidor de Microsoft.

Categora de plantillas Locales

Se visualizan las plantillas instaladas en el computador.

Abrir bases de datos recientes

Aqu se puede ver el listado de las bases de datos en las cuales se ha trabajado.

CREAR BASE DE DATOS

para comenzar a crear la base de la base de datos que Nicols utilizara para almacenar la informacin. 1. Ubicar el grupo nueva base de datos en la ventana inicio. Hacer clic en base de datos en blanco.

DIA 1: explorando Excel TEMAS DEL DIA DE FORMACION

Inicio a Trabajar con Excel

Entrar Ingresar a Excel Salir Conocer el rea de trabajo reas del libro Excel Ingresar Datos a la Hoja de Clculo Formato a Texto

Conceptualizacin y Generalidades de La Hoja Excel

Definicin Excel Caractersticas de Excel Conceptos Libro de Trabajo Hoja de Trabajo Fila Columna Celda

DIA 1: explorando

Excel

Ingresar a Excel y conocer el rea de trabajo Ir al botn de INICIO ubicado en la esquina izquierda de la pantalla. Dar Clic. Dar Clic en Todos los programas Ubicar el nombre del paquete Microsoft Office. Dar Clic. All se despliega un mini men en el que aparece la opcin Microsoft Excel 2007. Dar Clic. El programa se inicia.

2 1
Nota Este sistema operativo es XP, pero si su sistema operativo es VISTA, el botn de inicio queda ubicado en el mismo sitio y el procedimiento es igual.

Conocer el rea de trabajo Una vez Excel est abierto en la pantalla, aparece un mensaje de inicio que se aconseja leer antes de cerrar. Es posible que la ventana del programa aparezca reducida. Ampliar dando clic en el botn RESTAURAR.

2 5

1 5

Recuerde que: Minimizar, es decir, lograr que el programa se oculte en la pantalla. Para cerrar el programa (recuerde guardar su trabajo primero)

X Maximizar o ampliar. Pantalla vista al 100%

reas del libro Excel rea MEN CINTA

BARRA DE ACCESO BOTON BARRA DE DE BARRA TITULO FICH MENU

GRUPO AREA DE TRABAJO

CUADRO DE NOMBRES

Sirve para viajar rpidamente al interior del documento. Ubicando coordenadas. Ejemplo: B5. Celda ubicada en la columna B y la fila 5.

INSERTAR FUNCIONES

FILA (numerada de forma descendente)

CELDA: Interseccin entre una columna y una fila.

(numeradas con letras)

COLUMNA

AREA DE HOJAS DE TRABAJO

Esquina inferior izquierda. Al tratarse de un libro, el libro Excel est conformado por hojas (Hoja 1, Hoja 2, Hoja 3). Cada hoja puede ser renombrada, copiada, eliminada, ocultada, protegida, personalizada con colores, entre otros.

Sirven para mover el rea de trabajo.

HOJAS DE CLCULO

BARRAS DE

Exhibe los mensajes de control de los procedimientos adelantados. Puede personaliza la informacin que aparece all.

BARRA DE

ZOOM

Ingresar datos a la Hoja de clculo Para desarrollar una base de datos (actividad a realizar durante esta sesin de estudio) debemos seguir los siguientes pasos:

Cambiar el nombre de la hoja a trabajar

Con el cursor sealar la pestaa Hoja 1. Dar clic derecho y dar clic en Cambiar nombre. Dar clic sobre el rea resaltada Digitar el nombre deseado, en este caso ser Productos.

2 5

3 5 4 5

1 5
Nota Cuando se va a trabajar una base de datos se recomienda que la primera celda (A1) se use para el titulo o nombre de la informacin. Ejemplo: Cdigo de producto.

Formato a Texto Una vez los ttulos de la informacin a consignar se han completado, se seleccionan las celdas dando clic sostenido sobre ellas, iniciando por la celda A1 hasta la E5:

CHICOS, ASI SIGUE TODO EL DOCUMENTO, ES QUE TENGO UNA DUDA DE AQU PARA ADELANTE, PUES EN EL BORRADOR QUE HIZO NATALIA NO SE SI AQU ES DONDE SE LE DA FORMATO AL TEXTO (ALINEACION, FUENTE, TAMAO DE CELDA, ETC) PUES PORQUE AQU SERIA PARA SEGUIR CON ESOS TEMAS O DE UNA SE PASA AL SIGUIENTE PASO QUE ES LA EXPLICACION DE CAMBIO DE HOJA.

Aqu empieza la informacin de formato y personalizacin. Es mejor crear una pestaa en la plantilla que tenga este nombre donde se pueda agrupar toda la agrupacin referente a este tema Explicacin de cambio de hoja (se puede dejar para despus). Se diligencia la hoja 2 (Se puede dejar para trabajo en casa, pues ya se explic una vez cmo ubicar las categoras. Explicacin de cmo guardar la informacin (Esta explicacin puede pasarse para el inicio). Clic en Botn de Office. Clic en Guardar como. Elegir la ubicacin en la que se desea guardar el documento (Crear carpeta para las actividades del curso). Dar clic en Guardar. Verificar que en el campo Tipo de archivo diga Libro Excel.

ESTE DOCUMENTO VA CON ESTILOS POR FAVOR PONGALO EN CONTROL DE CAMBIOS PARA EL FONDO DE LOS CUADROS DE TEXTO, YO ESCOGI ESTE FORMATO:

LLAS IMGENES DENTRO DE ESTOS CUADROS VAN A LLEVAR SOMBRA:

Y los estilos usados los pueden revisar en los comentarios que puse al documento.

UN ABRAZITO PA TODOS Y QUE NOS RINDA MUCHOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOOO OO

ALMACENA LOS TIPOS DE IDENTIFICACION QUE SE MANEJARAN.

Nombre de campo cIdTipoID cDescripcion

Tipo de dato Texto Texto

Tama o 3 35

Descripcin Cdigo del tipo de identificacin. Almacena el nombre del tipo de identificacin

Datos de la tabla cIdTipoI D CC TI PAS NIT cDescripcion Cedula de Ciudadana Tarjeta de identidad Pasaporte Numero de Identificacin tributaria

P_DOCUMENTOS. ALMACENA LOS DOCUMENTOS QUE MANEJARA EL SISTEMA

M_PERSONAS. ALMACENA LAS PERSONAS COMO CLIENTES, VENDEDORES Y PROVEEDORES

Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Texto Texto Texto Texto Texto Fecha/Hor a Texto Texto Texto Numero Numero Nmero de identificacin persona Primer nombre del tercero Segundo nombre del tercero Primer Apellido Segundo Apellido Fecha de nacimiento Direccin Telfono Correo Electrnico Indica si la persona es Vendedor Indica si la persona es Proveedor 100 20 150 Entero Entero de

Nombre campo

cNumIdPerson a cNombre1 cNombre2 cApellido1 cApellido2 dFechaNacimi ento cDireccion cTelefono cEmail nEsVendedor nEsProveedor

Pr Tama Mascara Lu o del de de campo entrada es Formato la 20 30 30 30 30 00/00/00 00Fecha Corta

0 0

M_VENDEDORES. ALMACENA LA INFORMACIN ADICIONAL DE LAS PERSONAS QUE SON VENDEDORES.

Nombre campo Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Texto Entero Largo Entero Tamao campo

cNumIdVended or nSalario nPorComision

Propie del Mascara de entradaT ulo Nmero de identificacin del 2015 Id. vendedorl tercero Vendedor Valor del salario del vendedor Entero largo Salario Porcentaje comisin de ventas Entero

% Comisio

M_PROVEEDORES. ALMACENA LA INFORMACION ADICIONAL DE LAS PERSONAS QUE SON PROVEEDORES

Nombre campo Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Texto Entero Nmero de identificacin terceroproveedor Porcentaje descuento Descripcin Cdigo de Identificacin documento Descripcin del Documento siguiente numero consecutivo del Tamao campo del 2015 Entero

Pr del Tit Id.

cNumIdProveedor nPorDescuento

%D

Nombre de Tipo campo dato cIdDocumento Texto cDescripcion nSigConsecutiv o Texto Entero

de Tama o 5 50

Datos de la tabla cIdDocum cDescripcion ento CTZ Cotizacin FACT Factura

nSigConsec utivo 301 301

M_PRODUCTOS. ALMACENA LOS PRODUCTOS QUE VENDE NICOLASQUE HAY EN EL ALMACEN

Nombre campo cIdProducto cDescripcion nValorUnitario nPorIVA nStock Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Texto Texto Entero Entero Entero Cdigo de Identificacin del producto Descripcin del producto Valor unitario del producto Porcentaje IVA del producto Indica la cantidad de productos en bodega
Tamao campo 3 255 Entero largo Entero Entero Moneda 4 0 0 del Formato

Prop

M en re de

Datos de la tabla cIdProduc to 1 14 cDescripcion nValorUnit ario ACETATO PARA FOTOCOPIADO 100 ANILLO PLASTICO PARA 1500 ENCUADERNACION DE 11MM nStock 1500 2500

M_TERCEROS. ALMACENA LAS PERSONAS, COMO VENDEDORES, CLIENTES Y PROVEEDORES.

Nombre de Tipo de Tama campo dato o cTipIdTercero Texto 3 cNumIdTercer Texto o cNombre1 Texto cNombre2 Texto cApellido1 cApellido2 dFechaNac cDireccion cTelefono cEmail nEsCliente nEsVendedor nEsProveedor Texto Texto Fecha/Ho ra Texto Texto Texto Numero Numero Numero 15 20 20 20 20 dd/mm/aa aa 100 20 150 Formato Descripcin Cdigo de Identificacin del tipo de identificacin Nmero de identificacin del tercero Primer nombre del tercero Segundo nombre del tercero Primer Apellido Segundo Apellido Fecha de nacimiento Direccin Telfono Correo Electrnico Indica si el tercero cliente Indica si el tercero Vendedor Indica si el tercero Proveedor

es es es

Datos de la tabla
cNumIdTerc ero cNom bre1 cNombr e2 cApellid o1 cApellid o2 dFechaNa c cDireccion cTelefono

93408745 963288745

Jos Mara

Mara Milena

Cano Camac ho

Prez

12/05/19 80 25/12/19 78

Cra 2 44-89 Diagonal 78-96

2987452 96 2963587

M_CLIENTES
Nombre campo de Tipo de Tama dato o Descripcin

cTipIdCliente cNumIdClient e cIdSucursal cNomSucursal

Texto Texto Texto Texto

3 15 20 20

Cdigo de Identificacin del tipo de identificacin Nmero de identificacin del tercero Cdigo de la sucursal Nombre de la sucursal

M_VENDEDORES
Nombre campo de Tipo de dato cTipIdVended Texto or cNumIdVende Texto dor nSalario Entero Largo nPorComision Entero Tama o 3 15 4 2 Lugares decimales Descripcin Cdigo de Identificacin del tipo de identificacin Nmero de identificacin del tercero Valor del salario del vendedor Valor comisin de ventas

M_PROVEEDORES
Nombre de Tipo campo dato cTipIdProveedor Texto cNumIdProveedor nPorDcto Texto Entero de Tama o 3 15 2 Lugares decimales Descripcin Cdigo de Identificacin del de identificacin Nmero de identificacin tercero Porcentaje descuento

T_COTIZACION. ALMACENA EL ENCABEZADO DE LA COTIZACION_ENCAB

Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Texto Documento cotizacin nNumCotizacion Numero Numero cotizacin nAno Numero Ano Nombre campo cIdDocCot

Tamao Campo Entero

Propiedades d del Lugares Fo decimales 0

nMes dFechaCotizacion cConcepto cIdTipoVendedor cNumIdVendedor cIdTipoCliente cNumIdCliente

Numero Fecha Texto Texto Texto Texto Texto

Mes Fecha cotizacin Concepto Tipo id vendedor Numero vendedor TipoId Cliente Numero cliente

Fe 150

20

T_COTIZACION_DETALLE ALMACENA EL DETALLE DE LA COTIZACION

Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Texto Autonum erico Numero Numero Numero Numero Fecha Texto Numero Numero Numero Numero Numero Numero Documento Codigo detalle Numero documento Ano Mes Propiedades de campo Formato Lugares Titulo decimal es

Nombre campo

cIdDocCot nIdCotDetalle nNumCotizac ion nAno nMes nItem dFechaCot cIdProducto nCantidad nValorUnitari oItem nValorTotal nPorIVA nValorIVAIte m nTotalPagarIt em

Tamao del campo 15 Entero3

Valor predeter minado

Nro. Cotizacio n

Entero Entero largo Item Entero largo Fecha cotizacin Entero Cdigo producto 3Entero largo Cantidad EnteroEnt ero largo Valor unitario Entero del producto Largo Valor total Porcentaje IVA Valor IVA Entero Largo Total a pagar Entero largo

0 Moneda 4

Id. Producto Cantidad Valor Unitario Valor IVA Total Item

0 0

Moneda Moneda

4 4

0 0

T_FACTURA ALMACENA EL ENCABEZADO DE LA FACTURA

Estructura de tabla Nombre de Tipo de Descripcin campo dato nNumFactura Numero Numero Factura dFechaFactura Fecha Fecha factura cConcepto Texto Concepto cNumIdCliente Texto Numero cliente cNumIdVendedor Texto Numero Vendedor Tamao Campo Entero 150 20 20

Propiedades d del Lugares Fo decimales 0 Fe

T_FACTURA_DETALLE ALMACENA EL DETALLE DE LA FACTURA

Nombre campo Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Autonum erico Numero Texto Numero Numero Numero Numero Codigo detalle Numero factura Cdigo producto Cantidad Valor unitario del producto Valor IVA Total a pagar Tamao del campo Entero largo Entero 3 Entero Entero Largo Entero Largo Entero largo Moneda Moneda Moneda 0 4 4 4 Propiedades de campo Formato Lugares Titulo decimal es 0 Nro. Factura Id. Producto Cantidad Valor Unitario Valor IVA Total Item Valor predeter minado

nIdFactDetall e nNumFactura cIdProducto nCantidad nValorUnitari oItem nValorIVAIte m nTotalPagarIt em

0 0 0 0

T_COMPRA ALMACENA EL ENCABEZADO DE UNA COMPRA

Estructura de tabla Nombre de Tipo de Descripcin campo dato nNumCompra Numero Numero Compra dFechaCompra Fecha Fecha Compra cConcepto Texto Concepto cNumIdProveedor Texto Numero Proveedor Tamao Campo Entero 150 20

Propiedades d del Lugares Fo decimales 0 Fe

T_COMPRA_DETALLE ALMACENA EL DETALLE DE LA COMPRA

Nombre campo Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Autonum erico Numero Texto Numero Numero Numero Numero Codigo detalle Numero Compra Cdigo producto Cantidad Valor unitario del producto Valor IVA Total a pagar Entero 3 Entero Entero Largo Entero Largo Entero largo Moneda Moneda Moneda 0 4 4 4 0 Nro. Compra Id. Producto Cantidad Valor Unitario Valor IVA Total Item Tamao del campo Propiedades de campo Formato Lugares Titulo decimal es Valor predeter minado

nIdCompDeta lle nNumCompr a cIdProducto nCantidad nValorUnitari oItem nValorIVAIte m nTotalPagarIt em

0 0 0 0

P_INVENTARIOTIPOSMOVIMIENTO. ESTA TABLA ALMACENA LOS TIPOS DE MOVIIENTO QUE SE UTILIZARAN PARA IDENTIFICAR LOS TIPOS DE INVENTARIOS DENTRO DE LA COMERCIALIZADORA. II: INVENTARIO INICIAL. CPA: COMPRA FAT: FACTURA.
Nombre campo Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Texto Texto Cdigo movimiento Tamao del campo tipo 3 Propiedades de campo Formato Lugares Titulo decimal es Tipo movimien to Descripci n Movimien to Valor predeter minado

cCodTipoMov imiento cDescripcion

Descripcin tipo 30 de movimiento

T_MOVIMIENTOINVENTARIO. AL MOMENTO DE REALIZAR COMPRAS O VENTAS, SE CREA UN REGISTRO EN ESTA TABLA. PARA ALMACENAR EL MOVIMMIENTO DE LOS PRODUCTOS Y PODER ACTUALIZAR LA TABLA DE LOS PRODUCTOS.

Nombre campo

Estructura de tabla de Tipo de Descripcin dato Autonu merico Texto Numero Cdigo Inventario Cdigo movimiento

Tamao del campo tipo 3

Propiedades de campo Formato Lugares Titulo decimal es Cdigo Movimien to Id. Producto Doc Fecha Movimien to Cod. Producto Cantidad

Valor predeter minado

nIdMovInvent arios cCodTipoMov imiento nNumDocum ento

dFechaMovi miento cIdProducto nCantidad

Fecha/h ora Texto Numero

Numero de 3 movimiento que genera el registro, sea factura o compra Fecha de Movimiento Codigo producto Cantidad producto del 3 del Entero

Fecha Corta