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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE EL SALVADOR ADMINISTRACIN DE PROYECTOS

UNIDAD 2

LA GERENCIA DE PROYECTOS

A. MARCO REFERENCIAL DE LA GERENCIA DE PROYECTOS

Definicin Administracin Profesional de Proyectos Importancia Compresin del ciclo de vida del producto Competencia global Explosin del conocimiento Modificacin de estructuras organizacionales Mayor enfoque en el cliente Direccin, coordinacin e integracin Demanda gerentes eficientes que hagan lo correcto y a tiempo

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B. EL GERENTE DE PROYECTOS
El Gerente es la persona asignada por la organizacin ejecutante para alcanzar los objetivos del proyecto. Puede estar bajo la supervisin de un Gerente funcional o bien formar parte de un grupo de varios directores de proyecto que reportan a un Director de Programa. Debe cumplir con caractersticas propias que le son exigidas por la misma naturaleza de sus actividades gerenciales.

B. EL GERENTE DE PROYECTOS
Caractersticas del Gerente de Proyectos 1. Conocimiento Se refiere a lo que sabe sobre AP 2. Desempeo Se refiere a lo que puede hacer o lograr al aplicar sus conocimientos de AP 3. Cualidades personales Nos referimos al comportamiento del Gerente en la ejecucin del proyecto: actitudes, personalidad, liderazgo, etc.

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B. EL GERENTE DE PROYECTOS
Debe manejar conocimiento en: Finanzas Compras y adquisiciones Ventas Contratos y derecho Fabricacin Logstica y cadena de suministro Planificacin estratgica Administracin de personal Seguridad industrial y salud Tecnologa de la informacin Idiomas

Debe poseer las siguientes cualidades: Comunicacin efectiva Poder e influencia Liderazgo Negociacin y gestin de conflictos Resolucin de problemas Manejo del estrs Manejo de equipos Seguridad y confianza

C. REAS DE CONOCIMIENTO PARA LA AP (segn PMBOK)

Las reas de Conocimiento de Gestin de Procesos son nueve:
Gestin de INTEGRACIN ALCANCE TIEMPO COSTO CALIDAD RECURSOS HUMANOS COMUNICACIONES RIESGO ABASTECIMIENTO

Los Grupos de Procesos de Gestin son cinco:

INICIO PLANIFICACIN EJECUCIN CONTROL CIERRE

Entre las reas de conocimiento y los Grupos de Procesos existe CORRESPONDENCIA.

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C. REAS DE CONOCIMIENTO PARA LA AP (segn PMBOK)

Cada Proceso de Gestin tiene Subprocesos que se desarrollan dentro del rea de Conocimiento respectiva.
Gua del PMBOK, Fragmento del Cuadro 3.1

C. REAS DE CONOCIMIENTO PARA LA AP (segn PMBOK)

Los Procesos de Gestin de Proyectos (que hemos llamado Subprocesos) son el eje de toda la propuesta del PMBOK, constituyendo el centro de las mejores prcticas de gestin de proyectos.

Un grupo de procesos incluye los procesos constitutivos de la direccin de proyectos que estn vinculados por las entradas y salidas respectivas; de este modo, el resultado de un proceso se convierte en la entrada de otro.

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C. REAS DE CONOCIMIENTO PARA LA AP (segn PMBOK)

Ejemplo:
PROCESO: COLECTAR REQUERIMIENTOS (COLLECT REQUIREMENTS) Es el proceso de definir y documentar las necesidades de los stakeholders a efecto de alinear los objetivos del proyecto Entradas

Herramientas y tcnicas

Salidas

Acta de constitucin del proyecto (Charter) Registro de Stakeholders

Entrevistas Grupos de enfoque Talleres de trabajo Tcnicas de creatividad Tcnicas de toma de decisiones grupales Cuestionarios y encuestas

Documentacin de requerimientos Plan de Admn. de requerimientos Matriz de trazabilidad de requerimientos

D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

La estructura organizativa define las relaciones de mando, comunicacin y trabajo que se dan entre las diversas unidades organizativas y los puestos que conforman un organismo. Es decir, es un arreglo que determina las formas de relacin jerrquica y laboral que deben tener las personas.

Una buena estructuracin organizativa del proyecto logra un equilibrio adecuado entre las necesidades de la empresa y las del proyecto, logrando una interfaz definida en trminos de autoridad, asignacin de recursos y eventual integracin de los resultados del proyecto a las operaciones principales.

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D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

La estructura de la organizacin es un factor ambiental de la empresa que puede afectar la disponibilidad de recursos e influir en el modo de dirigir los proyectos.

Estructuras de organizacin de proyectos: a) Estructura funcional b) Estructura de organizacin orientada a proyectos c) Estructura matricial d) Estructura hbrida o combinada

D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

ESTRUCTURA FUNCIONAL

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D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

ESTRUCTURA FUNCIONAL VENTAJAS No hay cambio Flexibilidad Habilidad profunda del staff Fcil transicin al posterior proyecto DESVENTAJAS Falta de enfoque Mala integracin Lentitud Falta de propiedad

D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

ESTRUCTURA ORIENTADA A PROYECTOS

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D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

ESTRUCTURA ORIENTADA A PROYECTOS VENTAJAS Sencilla Rpida Cohesiva Integracin interfuncional DESVENTAJAS Costosa Luchas internas Habilidad tecnolgica limitada Difcil transicin posterior para el staff

D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

ESTRUCTURA MATRICIAL
DBIL

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D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

ESTRUCTURA MATRICIAL
EQUILIBRADA

D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

ESTRUCTURA MATRICIAL
FUERTE

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D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

ESTRUCTURA MATRICIAL VENTAJAS Eficiente Fuerte enfoque en el proyecto Facilidad en la transicin posterior Flexibilidad DESVENTAJAS Conflicto disfuncional Luchas internas Tensiones Lentitud

D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

ESTRUCTURA COMBINADA

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D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

Cul es la estructura organizativa adecuada para la administracin de proyectos? El mejor sistema organizativo es aquel que encuentra un equilibrio entre las necesidades del proyecto y las de la matriz. Importante: Existe suficiente evidencia emprica para afirmar que el xito de los proyectos se relaciona en forma directa con el grado de autonoma y autoridad que los gerentes de proyecto tienen sobre sus proyectos.

D. ESTRUCTURAS ORGANIZACIONALES DE LOS PROYECTOS

Consideraciones para elegir la estructura organizativa del proyecto
Consideraciones organizacionales * Con cuntos proyectos cuenta la empresa? * Disponibilidad de recursos Consideraciones del proyecto * Cunta autonoma necesita el proyecto para terminar con xito? * Factores: Tamao del proyecto, importancia estratgica, necesidad de innovacin, necesidad de integracin, complejidad ambiental, limitaciones presupuestales y de tiempo, estabilidad de los requerimientos de recursos.

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E. EL PLAN PARA LA EJECUCIN DEL PROYECTO

Es el mapa, la gua, la ruta a seguir para cumplir los objetivos y metas del proyecto y las expectativas de los participantes clave.

E. EL PLAN PARA LA EJECUCIN DEL PROYECTO QUIN PREPARA EL PLAN DEL PROYECTO?
Lo prepara el equipo del proyecto: el Gerente y el Staff. El Gerente es el encargado de dirigir todas las actividades necesarias para realizar el plan. El Staff prepara y ejecuta el trabajo para presentar el plan.

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E. EL PLAN PARA LA EJECUCIN DEL PROYECTO

PARA QU SIRVE EL PLAN DEL PROYECTO? Gua la ejecucin y el control del proyecto. Establece el estndar o punto de referencia contra el cual evaluar el apego al cumplimiento. Facilita la comunicacin entre los involucrados. Documenta los criterios de las nueve reas y su aprobacin

F. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Consiste en establecer todos los procesos necesarios para asegurarse que se incluyen en el proyecto todos los trabajos requeridos, y slo los trabajos requeridos, para terminarlo satisfactoriamente.

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F. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

Planificar el alcance Recolectar requerimientos Definir el alcance Crear EDT Crear un plan de gestin de alcance

Grupo de procesos de planificacin

Proceso de definir y documentar las necesidades de los stakeholders

ALCANCE DEL PROYECTO

Desarrollo de un enunciado del alcance Divisin del proyecto en partes ms manejables Aceptacin formal del alcance del proyecto Control de cambios en el alcance del proyecto

Verificar el alcance Controlar cambios del alcance

PMBOK Guide, 2008

F. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

PLANIFICAR EL ALCANCE
La planeacin del alcance persigue crear un plan subsidiario del proyecto, que refleje como se recolectar, definir, verificar y controlar el alcance de los proyectos y como se crear y definir la EDT (Estructura de Divisin del Trabajo). Es decir, respondemos: cmo voy a definir, verificar y controlar el alcance del proyecto?

Grupo de procesos de seguimiento y control

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F. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO Proceso: Recolectar requerimientos

Es el proceso de definir y documentar las necesidades de los stakeholders a efecto de alinear los objetivos del proyecto Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

Acta de constitucin del proyecto (Charter) Registro de Stakeholders

Entrevistas Grupos de enfoque Talleres de trabajo Tcnicas de creatividad Tcnicas de toma de decisiones grupales Cuestionarios y encuestas

Documentacin de requerimientos Plan de admon. de requerimientos Matriz de trazabilidad de requerimientos

F. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO Proceso: Definir el alcance

Pretende desarrollar un enunciado del alcance del proyecto detallado como base para futuras decisiones. Responde a la pregunta qu est y qu no incluido en el proyecto?. Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

Acta de constitucin del proyecto (Charter) Documento de requerimientos Activos de los procesos de la organizacin

Juicio de expertos Anlisis del producto Identificacin alternativas Talleres de trabajo

Enunciado del alcance del proyecto Actualizacin de los documentos de trabajo

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F. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO DECLARACIN DEL ALCANCE

Asegura que tanto el cliente como el director y el equipo del proyecto confirmen como sern los entregables. La declaracin del alcance debera incluir: a) b) c) d) e) Los objetivos y la justificacin del proyecto. Descripcin del alcance del producto. Lmites del proyecto (que no incluye). Los entregables y sus criterios de aceptacin. Restricciones y asunciones del proyecto.

F. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

DECLARACIN DE ALCANCE GASOLINERA PUMA 1. JUSTIFICACIN DEL PROYECTO Dado el aumento del nivel de desarrollo de la zona del Valle de Zapotitn a la orilla de la carretera Panamericana, y el aumento del trfico pesado cerca de la zona franca American Industrial Park, la firma Inversiones Gibraltar decidi invertir en la construccin de una gasolinera que sirviera como polo de atraccin especialmente de vehculos pesados y vehculo liviano de paso hacia Santa Ana o las zonas industriales y habitacionales aledaas, esto sumado a que el grupo dueo de American Park es accionista de la firma desarrolladora de la gasolinera justifica ms el propsito de dotar a la zona con la infraestructura bsica para potenciar el desarrollo del municipio. 2. a) DESCRIPCIN DEL PRODUCTO A ENTREGAR Se requiere una gasolinera con tres bombas de servicio de combustible bajo el Canopy principal que puedan servir gasolina regular, especial y diesel, y adems una bomba externa de diesel para poder atender camiones grandes. Se requiere una tienda de conveniencia donde puedan adquirirse alimentos, bebidas y artculos de consumo varios, adems de un rea de mesas techada. La pista de la gasolinera debe ser totalmente asfaltada y con las pendientes y canaletas adecuadas para eliminar las aguas lluvias sin perjuicio para las instalaciones. Debe existir una zona de servicio donde los carros y camiones puedan abastecerse de agua y aire sin entorpecer el suministro en la zona de las bombas.

b)

c)

d)

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3. ENTREGABLES DEL PROYECTO ETAPA DE PLANEACIN ALCANCE Documento: Plan del Proyecto CRITERIOS DE ACEPTACIN Deber entregarse antes de iniciar la etapa de diseo a todos lo involucrados y deber estar completado en todos sus captulos. En reunin con todos los involucrados clave deber hacerse una presentacin del plan para el conocimiento del mismo de todo el equipo de trabajo. ETAPA DE DISEO ALCANCE Juego completo de planos CRITERIOS DE ACEPTACIN Toda la informacin tcnica necesaria, sin saturar la hoja. Presentacin de informacin ordenada Informacin clara, concisa y entendible Escalas adecuadas a plantas y detalles Presentacin del juego de planos con hojas numeradas, en orden lgico y con los nombres de las hojas de planos adecuados Informacin completa sobre el diseo, clara en su exposicin y en los detalles presentados. Entregadas en el tiempo requerido por el encargado del diseo Pliego de Permisos completos que ya se tramitaron antes del inicio del proyecto y las modificaciones por el proyecto modificado. El pliego de permisos debe ser entregado en orden cronolgico Definicin exacta de los materiales a utilizar: tipo y especificaciones. Explicacin clara de los procesos constructivos a seguir en los trabajos cuya naturaleza requiera mayor claridad. El lenguaje utilizado deber ser tcnico, claro y entendible. Deben ser un complemento de los planos y entregarse como un solo documento.

Memorias estructural e hidrulica

Pliegos de permisos para planta de tratamiento

Pliego de especificaciones tcnicas

ETAPA DE CONSTRUCCIN ALCANCE Infraestructura de planta de tratamiento CRITERIOS DE ACEPTACIN Entrega completa de tanque metlico con sus uniones soldadas perfectamente realizadas, pintado en su totalidad de color azul Todos los equipos mecnicos necesarios para el funcionamiento de correcto de la planta deben entregarse debidamente probados y listos para comenzar a funcionar. Los equipos de aire comprimido deben estar debidamente probados y funcionando al momento de la entrega. Las instalaciones elctricas deben ser probadas antes de su entrega , y proceder a sta slo cuando estn funcionando correctamente. Los alrededores debern entregarse un adecuado diseo de ambientes y jardinera. Todas la tuberas para aguas potables y negras deben haber sido probadas y entregarse en perfecto estado. ETAPA DE CIERRE ALCANCE Documentos finales CRITERIOS DE ACEPTACIN Deber entregarse el permiso del medio ambiente para la autorizacin de la planta. Deber entregarse la recepcin de la obra por parte del Viceministerio de Desarrollo Urbano. Se entregar la certificacin de buena obra por parte del laboratorio de suelos y materiales que colabor con el control tcnico de la etapa de construccin del proyecto

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F. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

4. OBJETIVOS DEL PROYECTO 1. La ejecucin del proyecto deber durar seis meses, y ser finalizado y entregado antes de 30 de mayo de 2004. 2. El presupuesto del proyecto es de $ 800,000, por lo que los estimados de costo no debera variar ms de 15% hacia abajo de la cantidad indicada. 3. La calidad visual de la planta de tratamiento debe ser notoria, aunque su tamao no sea imponente, debe resaltar su imagen desde cualquier punto del parque desde donde se vea.. 4. La calidad de acabados y jardinera debe ser agradable a la vista, transformando en parque sus alrededores. 5. Debe eliminarse cualquier tipo de inundacin por lluvia o desborde de ro dentro de las instalaciones la planta.

F. GESTIN DEL ALCANCE DEL PROYECTO

DEFINICIN DEL ALCANCE Luego de haber enunciado el alcance, es necesario definirlo. Para definir el alcance debemos crear una lista de actividades ms pequeas y manejables de todo el proyecto para asegurarnos que tomamos en cuenta completamente todo lo necesario para cumplir los objetivos. A esta lista la denominamos plantilla EDT (estructura de divisin de trabajo).

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G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO

Proceso: Crear EDT

Pretende una descomposicin jerrquica, orientada al producto entregable, del trabajo que ser ejecutado por el equipo de proyectos.
Entradas Herramientas y tcnicas Salidas

Enunciado del alcance del proyecto Documento de requerimientos Activos de los procesos de la organizacin

Estructura de divisin de trabajo (EDT) Descomposicin Diccionario de la EDT Lnea base del alcance

G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO

EDT
Organiza y define el alcance total del proyecto mediante una estructura orientada a entregables, que incluye a todos los elementos del proyecto. El trabajo ajeno al EDT est fuera del alcance del proyecto y por lo tanto NO EXISTE. Su objetivo es gestionar la complejidad propia de los proyectos, logrando mejorar la precisin de las estimaciones de costos y tiempo, facilitando la medicin y el control.

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G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO LA EDT COMO PIEDRA FUNDAMENTAL DEL PROYECTO

G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO

DEL CHARTER A LA EDT

Acta constitutiva del proyecto Enunciado del alcance Estructura de divisin del trabajo (EDT)

Qu (definido de modo muy general)

Qu Por qu Cunto Quin Dnde Cundo

Cmo

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G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO RELACIN ENTRE CHARTER, DECLARACIN DE ALCANCE Y WBS
VISUALIZAR: Objetivo y entregables finales CHARTER

COFIRMAR LO VISUALIZADO: Sub - entregables

DECLARACIN DE ALCANCE

DEFINIR Y CONTROLAR LO CONFIRMADO: Entregables a nivel de control

EDT

G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO

EDT Construccin de Gasolinera

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G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO

PAQUETES DE TRABAJO

Los paquetes de trabajo son las partidas de nivel ms bajo de cualquier rama de una estructura de desglose de trabajo.

Por ejemplo, en el grfico mostrado, cules son los paquetes de trabajo?

G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO

CARACTERSTICAS DE LA EDT
Generalmente en cada partida de la EDT se seala la unidad organizativa o la persona responsable de cada una de ellas. No indica secuencia de tareas. Los criterios para definir el grado de detalle de la EDT dependen del nivel de responsabilidad que pueda asignarse a cada persona y del nivel de control que se ejercer sobre el proyecto. Demasiados niveles de descomposicin de la EDT podran determinar que el proyecto sea inmanejable.

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G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO

CARACTERSTICAS DE LA EDT
Para llevar a cabo una adecuada EDT, es recomendable que el desglose de trabajo lo realicen aquellas personas familiarizadas con las tareas que van a ejecutar. Como ya se aclar, la EDT es necesaria para poder asignar de modo eficiente la duracin de las tareas y los responsables de cada una de ellas.

G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO

CARACTERSTICAS DE LA EDT

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G. ESTRUCTURA DE FRAGMENTACIN DEL TRABAJO

VERIFICACIN DEL PROYECTO Y CONTROL DE CAMBIOS
El proceso de verificacin consiste principalmente en que el Plan del Proyecto y su definicin vuelvan al cliente. En caso de que el cliente no est de acuerdo con las tareas por realizar, las partes debern modificar el alcance para ponerse de acuerdo antes de comenzar la ejecucin del proyecto. Entre los entregables del proyecto deber incluirse una descripcin de cmo se administrar el alcance y cmo se acordarn los posibles cambios. El Plan de Administracin del Alcance incluye: - Nivel de autorizacin requerido para hacer cambios - Documentacin requerida para hacer cambios - Procesos de comunicacin en caso de cambios.

RESUMEN: CONTENIDO DEL PLAN DEL PROYECTO

PLAN DE GESTIN DEL PROYECTO Justificacin del Proyecto Descripcin del Producto/Servicio Descripcin de Entregables Objetivos del Proyecto: tiempos, costos, calidad. EDT Requerimientos: personal, equipamiento, materiales Anlisis de Riesgo Mecanismos de Monitoreo y Control.

Declaracin del Alcance

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO PROCESOS DE GESTIN DE RECURSOS HUMANOS

La administracin de los recursos humanos del proyecto debe incluir los procesos necesarios para asegurar que las capacidades de las personas involucradas en el proyecto se utilicen de manera eficiente.

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

Entre los temas que incluye la gestin del recurso humano se incluyen: liderazgo, manejo de conflictos, comunicacin, reclutamiento, negociacin, relaciones laborales, motivacin, seguridad laboral, delegacin, higiene ocupacional, trabajo en equipo, etc. El Project Manager debe aplicar las herramientas de gestin teniendo en cuenta la relacin temporal en el manejo de personas en un proyecto. El Project Manager debe tener claro que no podr aplicar las mismas herramientas o tcnicas de gestin de recursos humanos en todas las etapas del proyecto.

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

Grupo de procesos de planificaci n

Desarrollar plan de RRHH

Identificar y documentar los roles del proyecto y las responsabilidades, as como crear el plan de gestin de personal

Grupo de procesos de ejecucin

Gestin de los Recursos Humanos

Adquirir equipo de proyectos

Obtener los recursos humanos necesarios para concluir el proyecto

Desarrollar equipo de proyectos

Mejorar competencias y la interaccin de los miembros del equipo para lograr un mejor rendimiento. Seguimiento del rendimiento del equipo, retroalimentacin, resolver polmicas y coordinar cambios

Gestionar equipo de proyectos

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

PROCESO 1: Planificacin de los recursos humanos
RESULTADOS La matriz de responsabilidades. Plan de administracin de personal, que describe en qu momento y de qu modo las personas comenzarn y finalizarn el proyecto. Organigrama del proyecto. Los impactos de la organizacin sobre el proyecto. El detalle de las actividades a desarrollar por cada persona. La capacitacin necesaria de cada persona.

Grupo de procesos de Control

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO Los objetivos que se persiguen son:

Determinar los roles dentro del equipo

1 2 3

Determinar las obligaciones y responsabilidades dentro de la estructura. Definir el plan de gestin de Recursos Humanos para el equipo

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO DESARROLLAR EL PLAN DE RECURSOS HUMANOS

Entradas Requisitos de recursos de las actividades Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin PMBOK Guide, 2008 Organigramas y descripciones de cargos Plan de gestin de personal Herramientas y tcnicas Salidas

Teora de la organizacin

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

ENTRADAS
1. Requerimientos de recursos para las actividades Asignacin de gente necesaria y perfiles de competencias para desempear cada rol. Cultura y estructura organizacional Recursos humanos existentes Polticas de admn. de personal Condicin mercado laboral Polticas de RRHH, estndares de medicin de desempeo. Plantillas de organigrama y descripciones de puestos. Informacin histrica de estructura en proyectos previos

2. Factores ambientales de la empresa

3. Activos de los procesos de la organizacin

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

DETERMINANDO ROLES
ROL: describe la parte del proyecto por la cual la persona es responsable

RESPONSABILIDAD: el trabajo, producto intermedio o entregable que se espera que la persona realice para contribuir as el logro de las actividades del proyecto.

AUTORIDAD: Consiste en el ejercicio del poder que otorga la estructura para tomar decisiones sobre los recursos del proyecto y dar aprobaciones o prestar conformidad en las diversas instancias del proyecto.

COMPETENCIA: Capacidad de un individuo para realizar una tarea y habilidad manifestada en la prctica para llevarla a cabo. Es necesaria la concurrencia de conocimientos y prcticas

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

FACTORES DEL ENTORNO QUE OPERAN COMO RESTRICCIONES El tipo de estructura organizacional Los convenios colectivos de trabajo Las condiciones econmicas

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

GERENTE DE PROYECTOS A cargo completamente del necesariamente de los recursos. proyecto, aunque no

Es el interlocutor vlido del equipo y del resto de los interesados clave. Mantiene el control sobre el proyecto para medir su estatus, determina e implementa acciones correctivas y preventivas. Establece la delegacin de las actividades del proyecto. Determina y provee los niveles requeridos de calidad.

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

PATROCINADOR DEL PROYECTO
Provee informacin para el enunciado del alcance. Junto con los clientes, fija el cronograma de los eventos clave y la finalizacin del proyecto. Otorga autoridad formal al gerente del proyecto dentro de la estructura. Fija prioridades entre los proyectos. Determina prioridades en la triple restriccin. Aprueba los cambios en el Project Charter. Clarifica las preguntas/dudas sobre el alcance. Provee los fondos (financiamiento) para el proyecto

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

MIEMBRO DEL EQUIPO DEL PROYECTO Ejecuta el plan del proyecto cumpliendo con el trabajo fijado en la declaracin del alcance del proyecto. Cumple con las normas de calidad y los planes de comunicacin. Se adeca a normas de comportamiento previamente acordadas.

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

Plan de Gestin de Personal Los resultados que se obtienen son: 1. Asignacin de roles y funciones. 2. Diagrama organizacional. 3. Plan de la administracin del staff.

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

ORGANIGRAMAS VARIOS
Miembro del Staff No.1

Miembro del Staff No. 3

Gerente de Proyectos

Miembro del Staff No. 2

Miembro del Staff No. 3

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES
La matriz de responsabilidades es un mtodo utilizado para mostrar, en un formato de tabla de doble entrada, quines son las personas responsables de efectuar las actividades de un proyecto.

A cada persona o unidad organizativa involucrada en el proyecto se le debe asignar su rol y su responsabilidad. La asignacin de roles se refiere a quin hace qu, mientras que la de responsabilidades ser refiere a quin decide qu. Estos roles y responsabilidades no son fijos, sino que pueden variar con el tiempo.

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

MATRIZ DE RESPONSABILIDADES

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

ADQUIRIR EL EQUIPO DE PROYECTOS

Conseguir los mejores recursos humanos para el proyecto. Desarrollar habilidades de negociacin para conseguirlos dentro de la organizacin. Incorporar herramientas de reclutamiento y seleccin si hay que contratarlos. Visualizar la conformacin de equipos virtuales como una innovadora modalidad de gestin.

ACCIONES ORIENTADAS A:

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

ADQUIRIR EL EQUIPO DE PROYECTOS

Entradas Plan de Gestin del Proyecto Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin PMBOK Guide, 2008 Herramientas y tcnicas Salidas

Asignacin previa Negociacin Adquisicin Equipos virtuales

Asignacin de personal del proyecto Calendario de Recursos Actualizacin del plan de gestin del proyecto

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

EL MEJOR ENTORNO PARA DESARROLLAR PROYECTOS: EL EQUIPO

EQUIPO: es un pequeo nmero de personas con habilidades complementarias, comprometido con un propsito comn, objetivos de rendimiento y enfoque, de los que se consideran mutuamente responsables.

HABILIDADES COMPLEMENTARIAS COMPROMISO CON UN PROPSITO COMN OBJETIVOS DE RENDIMIENTO ENFOQUE COMN

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO CAMBIOS EN LOS CRITERIOS DE SELECCIN

ANTES nfasis en conocimientos tcnicos especficos. Conocimientos del candidato sobre producto/servicio. Conocimientos del candidato sobre el rea/sector. Validacin de la experiencia laboral. AHORA nfasis en competencias ligadas a la cultura y estrategia de la empresa. Flexibilidad Autonoma Orientacin al resultado Orientacin al cliente Trabajo en equipo Liderazgo Empowerment Delegacin

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO PLANIFICACIN DE UN PROCESO DE BSQUEDA

PASOS EN EL PROCESO DE SELECCIN: Descripci n de puestos y perfil

Fuentes

Eleccin CVs

Entrevista s

Finalista s

Candidato Seleccionado

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

HABILIDADES QUE REQUIERE UN GERENTE DE PROYECTOS
NEGOCIACIN - Ganar / Ganar - Objetivos del Proyecto - Control de cambios - Contratos y asignaciones SOLUCIN DE PROBLEMAS - Definicin de problemas - Toma de decisiones - Problemas actuales vrs. potenciales. HACER QUE LAS COSAS SUCEDAN - Influenciar la organizacin - Venta de ideas - Entendimiento de la sistmica organizacional

LIDERAZGO - Establecer direccin - Alinear al equipo - Crear un ambiente que motive e inspire COMUNICACIN - Escrita y oral - Saber escuchar y hablar - Interna y externa - Vertical y horizontal - Estilos de escritura - Tcnicas de presentacin - Tcnicas para el manejo de juntas

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO DESCRIPCIN DE PUESTOS

Ttulo y objetivos La razn de ser del puesto y sus objetivos

Responsabilidad es y actividades
Relaciones de dependencia y toma de decisiones

Principales responsabilidades Descripcin de tareas que desempear el puesto Jefe directo o indirecto Personal directo o indirecto a supervisar Ubicacin en el organigrama Cules son las caractersticas del ambiente de trabajo, riesgos e infraestructura Caractersticas psicolgicas que debe cumplir el postulante dadas las caractersticas del puesto

Ambiente de trabajo Requisitos intangibles

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

Educacin y experiencia previa Tipos de experiencia previa, conocimientos especficos y educacin. Podra desempear este puesto una persona que no Tuviera esa educacin? Conocimientos tcnicos Competencias comportamentales

Competencias requeridas

Remuneraciones Identificar requisitos

Rango de remuneracin del puesto Excluyentes No excluyentes

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

CMO SE BUSCA?
RECLUTAMIENT O Conjunto de procedimientos tendientes a atraer a los candidatos adecuados A TRAVS DE FUENTES O CANALES SELECCIN Eleccin del candidato ms adecuado en relacin a su perfil de puesto diseado en la planificacin.

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

FUENTES DE RECLUTAMIENTO
INTERNO
-Promociones -Planes de sucesin -Transferencias

EXTERNO
-Fuentes de la empresa -Referidos del personal - Contactos informales

EXTERNO
-Internet -Diarios -Banco de CVs -Universidades

EXTERNO
-Agencias -Consultoras

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

RECLUTAMIENTO INTERNO
VENTAJAS Ms econmico Ms rpido Mayor ndice de seguridad Poderosa fuente de motivacin para los empleados Retorno de la inversin de la empresa en capacitacin y entrenamiento de personal DESVENTAJAS Exige tener empleados listos para ascender y que la organizacin ofrezca oportunidades de progreso. Puede generar conflictos de intereses. Puede elevar a los empleados a un nivel de incompetencia si desempea dos trabajos

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

RECLUTAMIENTO EXTERNO
VENTAJAS Sangre nueva y nuevas experiencias en las organizaciones. Renueva los recursos humanos de la empresa. Aprovecha la inversin en capacitacin y desarrollo hecha por el nuevo miembro o por sus empleadores anteriores. DESVENTAJAS Su contratacin tarda ms que el interno. Su contratacin es ms onerosa. Es menos seguro su desempeo que el interno. Puede afectar la poltica salarial de la empresa al contratarlo con experiencia.

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

ENTREVISTA DE SELECCIN
La entrevista laboral es una

conversacin planificada
con un objetivo especfico: seleccionar al candidato adecuado para el puesto.

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

Paso 0: Preparacin de la entrevista

He indagado suficientemente en el CV sobre los

aspectos que deseo sean aclarados? Prepar una lista de preguntas ya sean memorizadas o escritas? Estoy preparado para dar informacin adicional del cargo al postulante? He reservado el tiempo suficiente y el lugar adecuado?

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO

Paso 1: Crear un ambiente agradable Asegrese que el personal de recepcin sepa quin va a venir. Salude y recuerde el nombre del candidato. Genere un clima cordial y amistoso. Al comenzar, tome unos minutos para frases de cortesa y ambientacin.

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO Paso 2: Investigar Antecedentes

Permita al entrevistado relatar brevemente sus antecedentes biogrficos y educacionales. Permita describir su desarrollo profesional o historia laboral. Permita contar un da tpico de trabajo. Registre la informacin clave del entrevistado. Dirija siempre la reunin. Maneje los silencios.

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Paso 3. Investigacin de Competencias Efectuar preguntas para que el candidato describa su realidad, lo que hizo o lo que est haciendo. Analizar las experiencias pasadas y presentes del postulante en relacin directa con las futuras responsabilidades del puesto a cubrir. Cunteme alguna oportunidad en la que tuvo que hacer. Equilibrar las preguntas acerca de la experiencia laboral con las situaciones. cmo hara para?

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Paso 4. Cierre de la entrevista D al entrevistado la posibilidad de hacer la ltima pregunta. Deje al entrevistado con una sensacin positiva sobre de la entrevista. Comente las siguientes etapas del proceso.

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Recomendaciones tiles
Analice cmo evala el comportamiento de los dems. Las personas destacan en otros lo que es importante para s mismos, critican lo que les produce aversin y desconocen aquello que no les interesa. Tome nota de la comparaciones que hace el candidato. Sirve para determinar qu valora y qu desvaloriza.

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RECOMENDACIONES TILES
Identifique en el discurso del entrevistado todo aquello que resulte excesivo, anormal o refleje un comportamiento inapropiado. Qu posee: Casa, auto, vestimenta, colegio de sus hijos. Cmo se expresa: Cuidado de la gramtica, pronunciacin correcta. Qu lee: Indica si le preocupa expandir sus horizontes, ampliar su cultura o profundizar en su especialidad. A quin admira: Permite establecer parmetros de idealizacin y admiracin. Da cuenta de integridad y valores morales.

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RECOMENDACIONES TILES Cmo reacciona ante los contratiempos?: Si es equilibrado aprender de la falla o fracaso. Si es emocionalmente inmaduro, se instalar en el fracaso y dar interminables excusas y se enojar ante la mencin del problema. Cmo llega a tomar una decisin?: Una persona prudente, tratar de reunir la mayor cantidad de informacin y consultar con otros antes de actuar. Una persona impulsiva actuar directamente. El lenguaje gestual: Expresan claves inconscientes del carcter Cules son sus metas en la vida: Conocerlas permite deducir elgrado de alineamiento entre su proyecto personal y el laboral que ofrece la empresa.

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XITO DEL CAMBIO: MS INVOLUCRAMIENTO DEL RECURSO HUMANO

EL XITO DEL INVOLUCRAMIENTO DEL PERSONAL DEPENDE DEL TRASLADO DE: Y DE LA ACEPTACIN PODER INDIVIDUAL DE LA RECOMPENSAS RESPONSABILIDAD CON CONOCIMIENTOS LA ORGANIZACIN INFORMACIN A TODOS LOS NIVELES

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EL XITO DEPENDE DEL DESARROLLO COMPROMISO Y PARTICIPACIN TOTAL DE TODOS LOS INVOLUCRADOS.
Liberar la creatividad y ganar el compromiso total de la gente.

RETO

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LO QUE AYUDA AL PROCESO CREATIVO

Un clima sin temores. Sorpresa, curiosidad. Evitar el juzgar Relajamiento Aprecio por las personas, respeto Participacin Recompensas sicolgicas Empata Apertura mental, dejarse ir Clima permisivo de experimentacin. Soar

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ESTIMULAR AMBIENTE PARA LA IMAGINACIN

Liderazgo por creatividad no por posicin

Permiso a la diversidad

Cultura de libertad

Es divertido trabajar aqu

Aqu nadie es tan inteligente como todo el equipo. Aqu desarrollo mi mximo potencial. Estoy creando el futuro!

H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO EL PAPEL DEL LDER GERENTE DE PROYECTOS

Ser servidor de su propia gente

EDUCAR, EDUCARSE, EDUCARNOS

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ADMINISTRACIN DEL RECURSO HUMANO

Se Incluyen todos los procesos requeridos para hacer ms efectivo el uso de las personas involucradas en el proyecto. Consta de las siguientes actividades: a) Planeacin Organizacional b) Adquisicin del staff c) Desarrollo del equipo

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PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL
Comprende la identificacin, documentacin y asignacin de los roles, responsabilidades y relaciones laborales. Estos roles, responsabilidades y relaciones pueden ser asignadas a personas o grupos, las cuales pueden o no ser parte de la organizacin.

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PLANEAMIENTO ORGANIZACIONAL Para hacer el plan organizacional es requerido hacer los siguientes anlisis: 1. Relaciones de proyecto 1.1 Relaciones organizacionales 1.2 Relaciones tcnicas 1.3 Relaciones interpersonales 2. Requerimientos del staff del proyecto

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ADQUISICIN DEL STAFF

Comprende los procesos necesarios para obtener el recurso humano que trabajar en el desarrollo del proyecto. Es necesario preparar un perfil de cada uno de los miembros que formarn el staff del proyecto, adems de cules sern los requisitos principales para formar parte del equipo.

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H. GESTIN DEL RECURSO HUMANO LA COMUNICACIN EN EL EQUIPO DE TRABAJO

Los estilos de comunicacin ms utilizados en las relaciones de liderazgo son:

AGRESIVO PASIVO

Logra sus metas pasando por encima de los otros

No logra sus metas, aceptando que los dems pasen encima de l.

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ESTILO DE COMUNICACIN ASERTIVO

Logra sus metas sin pasar encima de otros y sin permitir que pasen encima de l.
Estilo Agresivo Gerente Estilo Pasivo

Gerente Lder

Estilo Asertivo

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COMUNICNDOSE ASERTIVAMENTE
Dar en lugar de esperar D informacin clara: sea directo, descriptivo y evite parcialidades. D su opinin claramente. Pida lo que necesita directamente Diga lo que siente abiertamente. Diga s o no Critique en forma constructiva

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COMUNICNDOSE ASERTIVAMENTE
Busque informacin, no asuma Escuche a los dems Pngase en los zapatos del otro. Acepte las crticas Acepte los cumplidos Sea flexible en lugar de rgido.

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