ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGISTICO EN LA EMPRESA

Sistema Conjunto ordenado de elementos que se integran y relacionan para alcanzar un determinado fin u objetivo. Importancia del Sistema Logstico La empresa posee diferentes sistemas, el cual el de Logstica tiene una influencia directa en el desarrollo de sus actividades y por ello es esencial para su funcionamiento. Estructura del Sistema Logstico 1. Adquisicin y Control 2. Almacenes 3. Inventarios y su Control 4. Medios de Transporte y Manipulacin 5. Comunicaciones 6. Planeamiento y Control de la Produccin 7. Personal 1. Adquisicin y Control Se realiza al descubrir o detectar la necesidad y acta accionado por el control de la produccin, inventarios o por los usuarios para la disposicin de materiales. Uso: Inmediato o para renovacin oportuna de existencias. Generalmente: - Materiales de consumo CONSTANTE (actividades normales de la empresa) es accionado por el Control de Inventarios o el de Produccin. - Materiales de consumo ESPORADICO es accionado por los USUARIOS a travs de sus pedidos. El Control de las Adquisiciones es parte de la actividad diaria con el propsito principal que los materiales lleguen oportunamente y evitar duplicidades. 2. Almacenes Responsable de guardar ubicados los materiales, conservndolos en condiciones ptimas para su utilizacin. Se deben incluir: - Planta - Materia Prima, Productos en Proceso y Productos Terminados. - Externos - ubicados en otras reas, as como los de las Empresas Distribuidoras y en algunos casos las tiendas de venta al por menor o detallistas. Se considera a TODOS LOS TIPOS DE ALMACENES, porqu el Sistema Logstico acta en el proceso de FLUJO DE MATERIALES desde su Origen o Fuente de Abastecimiento hasta la entrega al Ultimo Usuario, seleccionndose los canales de distribucin para llegar a los clientes con los productos terminados. 3. Inventarios y su Control Razn de la actividad logstica

 Acta como amortiguador de las operaciones para que el sistema se desarrollecon efectividad y economa. Amortiguacin: - Almacenaje de Materiales y Control permanente para su adecuada renovacin - Adquisicin y transporte de artculos necesarios no existentes para contar con ellos en el tiempo requerido, lugar preciso y cantidad conveniente. Pueden ubicarse en una o varias bodegas de acuerdo a las necesidades de los usuarios o diferentes clases de material. NO DEBEN PERMANECER SIN MOVIMIENTO. Los materiales SIN MOVIMIENTO proporcionan seguridad, sin embargo puede conducir a una situacin crtica para las operaciones y para la subsistencia de la empresa. Se debe ejercer control sobre los inventarios de manera de lograr que sean los adecuados eliminndose as las actividades que atentan contra la economa de la empresa. Planeamiento de los Inventarios y su Control debe realizarse de modo detallado basndose en el Plan de Produccin y en los registros de los diferentes materiales. 4. Medios de Transporte y Manipulacin Los Costos de Transporte y Manipulacin inciden en el costo del material: - Abastecimiento de Materiales - Distribucin Fsica Incluyen tambin: - Movimientos hacia la planta - Dentro de ella - Entre los almacenes - Hacia los clientes Costos de adquisicin: transporte y manipulacin hacia la planta Costos de distribucin fsica: transporte y manipulacin hacia los clientes Transporte: - Negociacin con los proveedores - La propia empresa se encarga por si misma o por un tercero - En ambos se debe obtener una reduccin del costo total de los materiales Movimiento Interno: - Desarrollo de equipos especiales de manipulacin - Se incide en la disminucin del tiempo y del costo de movimiento por unidad de material Caractersticas claves: - Costo, Rapidez de la Entrega y Calidad del Servicio 5. Comunicaciones Se debe contar con elementos de comunicacin para: - Impartir o hacer llegar a los proveedores instrucciones sobre los materiales y/o medios de transporte

- Especificaciones relativas a las caractersticas de los artculos - Variaciones que pueden presentarse despus de emitida la O/C - Mantenimiento de registros sobre las existencias en almacn o en trnsito - Rpidas decisiones respeto con el embarque de artculos o movimiento de Materiales El diseo del sistema debe considerar: - Necesidades de comunicacin y medios que se requieren - Estar aptos para enviar y/o recibir informacin de materiales, precios, cantidades, etc. de proveedores, clientes, distribuidores, etc. Disposicin de equipos para el procesamiento de informacin para: - Producir o mover inventarios - Completar o renovar existencias - Ordenar la fabricacin de artculos - Emitir solicitudes a proveedores y clientes - Cualquier otra actividad para el funcionamiento efectivo del sistema, actividades de la empresa y dependencias 6. Planeamiento y Control de la Produccin Elabora los planes de tiempo y unidades que deben producirse, con lo que se determina la cantidad y variedad de materiales requeridos. El Planeamiento provee las bases para el Control y asegura que los recursos asignados se empleen para alcanzar los objetivos planeados. El Control de debe realizar respecto a los planes preparados. El Control se debe realizar fcilmente y sin dificultades 7. Personal Los Ejecutivos y Trabajadores toman las decisiones de: - Compra - almacenamiento - manipulacin - movimiento de materiales - control de inventarios, etc. En general el Personal piensa y acta para mejorar el sistema y proporcionar un servicio eficiente.

ADMINISTRACION DE LA CADENA DE SUMINISTROS

El propsito de la Administracin Logstica es la de satisfacer las necesidades de los usuarios de un modo adecuado y eficiente, al menor costo posible. Una Cadena de Suministro se refiere a la forma en que los materiales fluyen a travs de diferentes organizaciones, empezando desde las materias primas y culminando con los productos terminados que se entregan al consumidor final. La Administracin de la Cadena de Suministro se refiere a todas las funciones gerenciales y de administracin relacionadas con el flujo de materiales desde los proveedores directos de la empresa hasta sus clientes directos, incluyendo compras, almacenamiento, inspeccin, produccin, manejo de materiales, embarques y distribucin.

Proveedor

Transporte y manipulacion

Pedido de reposicion

Planta

Deposito Central
Transporte y manipulacion

pedido de reposicion

Deposito regional
Despacho a clientes

Usuario final (UF)

1ra Etapa - Abastecimiento Comprende lo siguiente: - Punto de almacenaje del proveedor - punto de almacenaje de la planta - red de comunicacin entre los dos puntos - operaciones que corresponden a la adquisicin - transporte y manipulacin Acciones que se realizan: - Solicitud que emite Control de Inventarios hacia Compras - Compras efecta el pedido al proveedor - coordinaciones para el envo de materiales - transporte y manipulacin desde el almacn del proveedor hasta el almacn de planta 2da Etapa - Flujo de Materiales Interno Acciones que se realizan de transporte y manipulacin: - Almacn de planta ==> - lnea de produccin ==> - lnea de acabado ==> - almacn de productos terminados El Flujo de Materiales es accionado a travs de las redes internas de comunicacin 3ra Etapa - Distribucin Fsica de los Productos Terminados Acciones que se realizan: - Pedido de reposicin del distribuidor - manipulacin y transporte desde el almacn de planta hasta el almacn del distribuidor Formas de Distribucin Fsica: 1 Punto de almacenaje del distribuidor hacia otro depsito de otra localidad del mismo 2 Punto de almacenaje del distribuidor, atencin en mostrador al cliente, entrega del producto SIN transporte ni manipulacin 3 Punto de almacenaje del distribuidor, atencin en mostrador al cliente, entrega del producto MEDIANTE transporte y manipulacin

CICLO DE MATERIALES Y LOS OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA

Ciclo de Materiales La Logstica se refiere al flujo de materiales. En una primera etapa se efecta el acopio de materiales (Abastecimiento). En una segunda etapa se efecta su transformacin en productos terminados. La tercera etapa la conforma la entrega de los productos terminados a los clientes (Distribucin Fsica). Las etapas de Abastecimiento y Distribucin Fsica constituyen las principales funciones del denominado CICLO DE MATERIALES. Complejidad de las labores de Administracin Logstica 1. Un producto terminado puede estar constituido por unos cuantos insumos o por cientos o miles de componentes. 2. El proceso de produccin utiliza materiales que no conforman el producto terminado, pero si intervienen en su fabricacin. 3. Las herramientas y materiales requeridos para operar y mantener la fbrica y la oficina, constituyen otro conjunto necesario de artculos. 4. El lanzamiento de un producto requiere disponer de repuestos y componentes listos para su venta, antes que uno solo de los productos haya llegado a manos de los consumidores. 5. Para dar un buen servicio al cliente y por ende una buena imagen de la empresa, se debe contar con mquinas, equipos y stock de repuestos. 6. El despacho de productos terminados requiere de materiales para su embalaje y distribucin. Regulacin del Flujo de Materiales Cambios en la demanda de productos terminados Procesos que se someten las materias primas y sus variaciones Desempeo de los proveedores (calidad y cumplimiento de entrega) Existencias disponibles Previsiones y pronsticos en funcin al consumo y actividades a l relacionadas Otros aspectos diversos que influyen en la poltica de materiales Decisiones en la Regulacin del Flujo de Materiales El gerente de Logstica basndose en la informacin debe tomar decisiones y establecer CUANDO, CUANTO, DE DONDE Y COMO efectuar la regulacin del flujo de materiales. ABASTECIMIENTOS Se inicia con la requisicin de los insumos que se necesitan para produccin Deben ser especificados al detalle para su correcta adquisicin Termina cuando los materiales solicitados se encuentran a disposicin del solicitante. Actividades: - Compra - recepcin

- inspeccin - almacenaje 8 - control de existencias - la entrega - transporte y manipulacin que actan en estas actividades DISTRIBUCION FISICA Se inicia con la entrega del producto terminado al almacn Termina con la distribucin de los artculos a los clientes Actividades: - Recepcin e inspeccin en el almacn de productos terminados - almacenaje y ordenamiento - control y renovacin mediante solicitudes u rdenes de produccin - seleccin, preparacin, embalaje y despacho - transporte y distribucin a los clientes IMPACTO DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA EN LA EMPRESA Reduciendo el costo de adquisicin de materiales (eleva el margen o utilidad de las unidades producidas) Eficiente gestin de inventarios o reduccin de los inventarios sin afectar la operacin de la empresa (capital no inmovilizado) OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACION LOGISTICA 1 OBJETIVOS DIRECTOS O PRIMARIOS 1.1 Costos de Operacin Bajos Referidos a: - costos de adquisicin de materiales y posesin - costos de planilla Los primeros se reducen cuando las dependencias logsticas estn bien organizadas y disponen de procedimientos rpidos, flexibles y adecuados. Lo anterior se traduce en que las actividades de compra, control de existencia y almacenaje sean eficientes. Otra forma de reducir los costos es de adquirir en un gran pedido grandes cantidades de material - se logra bajar los precios unitarios pero se eleva el costo de posesin por la cantidad de artculos que hay que recibir, controlar, manipular, almacenar, adems de aumentar el inventario promedio (capital inmovilizado). Adquirir frecuentemente pocas cantidades, reduciendo el costo de posesin pero elevando el de adquisicin. En lo que respecta al pago de planillas, debe evitarse los sobretiempos o pagos extras por una tarea determinada; tambin se involucra en evitar errores de operacin. 1.2 Precios de Compra Bajos No slo se consiguen con un precio bajo del artculo mismo, sino tambin con los fletes y otros gastos relacionados con el transporte de materiales y manipulacin.

1.3 Rotacin de Inventario Alta El objetivo es reducir la inversin en inventarios e incrementar su rotacin En consecuencia menor stock pero sin afectar la operacin

Asimismo disminuyen los costos de almacenaje y movimiento de materiales 1.4 Continuidad en Abastecimiento Evita interrupciones en el proceso productivo La lejana de algunos insumos extranjeros merecen especial mencin, toda vez que toma tiempo su adquisicin, frecuentemente el proveedor exige lotes mnimos, cartas de crdito, variacin del tipo de cambio, etc. 1.5 Consistencia de la Calidad La calidad de los materiales, repuestos y servicios que se adquieren de proveedores, son de responsabilidad de la administracin logstica. Es de suma importancia este aspecto y recae en todos y cada uno de los artculos que la empresa adquiere. 1.6 Buenas Relaciones con los Proveedores Es necesario las relaciones cordiales con los proveedores Los problemas que pudieran presentarse son ms sencillos de resolver Tanto compradores como vendedores se benefician 1.7 Desarrollo del Personal El xito de una empresa est en manos de su personal Es necesario la capacitacin para un desempeo ms eficiente del mismo Adicionalmente para la preparacin de los futuros ejecutivos 1.8 Buenos Registros Un correcto registro es indispensable para el accionar de la administracin logstica, dado que es la informacin requerida para el planeamiento de las compras, almacenamiento adecuado, deterioros, obsolescencias, etc. 2 OBJETIVOS INDIRECTOS O SECUNDARIOS 2.1 Relaciones recprocas favorables Referidos a compras que la empresa efecta a sus propios clientes 2.2 Diseo de nuevos productos o adquisicin de nuevos materiales Las dependencias de ingeniera y produccin pueden estar diseando un nuevo producto o requiriendo un nuevo material, por lo que el personal de logstica debe cooperar con su experiencia indicando proveedores, materiales existentes en el mercado, etc. 2.3 Hacer o Comprar Logstica coopera obteniendo un buen costo del artculo y la disponibilidad de los materiales por adquirir. 10 Ejemplo: El Ing Ral Saba, Director Gerente de TEXFINA S.A.C., est analizando la posibilidad que el servicio de teido del hilo para la lnea de polos no la realice la

empresa SITEX S.A.C. (su actual proveedor). El Dpto. de Ingeniera ha diseado dos procesos A y B, con los que pudiera prescindirse del proveedor y se han desarrollado las siguientes estimaciones:
Concepto Proceso A Proceso B Servicio Externo Volumen Anual (TM) 3,000 3,000 3,000 Costo Fijo (US$/ao) 20,000 60,000 0 Costo Variable (US$/TM) 10.0 3.33 20.0

a) Debe TEXFINA realizar teido de hilos mediante el proceso A o B, o continuar con los servicios de SITEX. b) Indique los rangos de volumen anual que convendra el proceso A, B y continuar con el servicio de teido. Solucin:(a)
Costo Anual Total = Costo Fijo (US$) + Costo Variable (US$/TM) x Volumen (TM) Proceso A = 20,000 + 10 x 3,000 Proceso A = 50,000US$ Proceso B = 60,000 + 3.333 x 3,000 Proceso B = 70,000US$ Servicio Externo = 0 + 20 x 3,000 Servicio Externo = 60,000US$

La operacin ms econmica es el Proceso A con un estimado de US$50,000 al ao. Solucin:(b) Hacer o Comprar
0 50,000 100,000 150,000 200,000 250,000 0 2000 4000 6000 8000 10000 Volumen Anual (TM) US$ A B S.Ext

Proceso Rango (TM) S. Ext. De 0 a 2,000 A De 2,000 6,000 B > 6,000 2.4 Normalizacin Labor conjunta entre con personal de las dependencias de ingeniera y los usuarios, quienes deben sealar las especificaciones y caractersticas de los materiales a adquirir; logstica revisar los stocks, identificar materiales y ayudar a definir los productos normalizados; evitndose nuevas diversificaciones y adquiriendo artculos

estandarizados. 2.5 Mejoramiento de Productos Logstica colabora con ingeniera en la parte econmica, indicando materiales a usar y donde adquirirlos. 2.6 Previsiones entre Departamentos Logstica es la dependencia que tiene relacin con todas las otras dependencia de la empresa. Las relaciones puedan tornarse conflictivas ante retardos en la entrega de materiales a las otras dependencias. Se debe evitar estos inconvenientes mediante la comunicacin oportuna. 2.7 Previsiones Debe informarse en relacin al futuro sobre precios, tendencias, costos, etc; de los materiales a adquirir. 3 POLTICAS Y PROCEDIMIENTOS Alcanzar los objetivos depende mucho de los procedimientos que se establecen en la empresa y el control que sus ejecutivos realicen. En consecuencia, es necesario un manual que dirija el proceder del personal, tanto para las labores cotidianas, como para las excepciones y casos fortuitos.