FICHEIROS COM EXEMPLOS

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Microsoft Access 2003 Coleco: Software obrigatrio Autores: Ana Azevedo, Antnio Abreu e Vidal de Carvalho Direco grfica: Antnio Jos Pedro Reviso final: Centro Atlntico Capa: Antnio Jos Pedro Centro Atlntico, Lda., 2004 Av. Dr. Carlos Bacelar, 968 - Escr. 1-A - 4764-901 V. N. Famalico Rua da Misericrdia, 76 - 1200-273 Lisboa Portugal Tel. 808 20 22 21 geral@centroatlantico.pt www.centroatlantico.pt Impresso e acabamento: Inova 1 edio: Novembro de 2004 ISBN: 989-685-001-X Depsito legal: 218.642/04

Marcas registadas: todos os termos mencionados neste livro conhecidos como sendo marcas registadas de produtos e servios, foram apropriadamente capitalizados. A utilizao de um termo neste livro no deve ser encarada como afectando a validade de alguma marca registada de produto ou servio. Microsoft Windows e Microsoft Access 2003 so marcas registadas pela Microsoft Corporation. O Editor e os Autores no se responsabilizam por possveis danos morais ou fsicos causados pelas instrues contidas no livro nem por endereos Internet que no correspondam aos Websites pretendidos.

ndice
4 I. Noes Bsicas
4 4 7 O que uma Base de Dados O que uma Base de Dados Relacional A linguagem SQL 48 49 50 51 62 62 Formulrios usando os Assistentes Formulrios usando a vista de estrutura Seces do formulrio Controlos nos formulrios Impresso e gravao de um formulrio Exerccio guiado

8 II. O Microsoft Access 2003

8 8 9 10 11 12 Caractersticas gerais Novidades do Microsoft Access 2003 Novas funcionalidades do Microsoft Access 2003 Iniciar o Microsoft Access 2003 Criar uma base de dados no Microsoft Access 2003 Os Objectos na janela de uma Base de Dados

68 VI. Relatrios
68 68 69 70 72 73 74 75 76 76 77 Aplicao de Relatrios Modos de criao de Relatrios Relatrio com Relatrios Automticos Relatrios usando o Assistente Relatrios usando a vista de estrutura Seces do relatrio Controlos em Relatrios Ordenao e Agrupamento Impresso de um relatrio Exportar Relatrios para o Microsoft Word e Microsoft Excel Exerccio guiado

13 III. Tabelas
13 14 14 15 23 25 26 27 Criao de uma tabela Como criar uma tabela com o Assistente de tabelas Como criar uma tabela por Insero de Dados Como criar uma tabela sem o Assistente de tabelas Relacionamentos entre tabelas A folha de dados de uma tabela Importao e exportao de dados Exerccio guiado

80 VII. Pginas de acesso a dados

80 80 81 82 83 86 86 87 Utilizao das pginas de acesso a dados Modos de criao de pginas de acesso a dados Criar pginas com Pgina Automtica Criar pginas com o Assistente Pginas usando a vista de estrutura Ver a pgina de acesso a dados Tornar disponveis as pginas de acesso a dados Exerccio guiado

31 IV. Consultas
32 32 32 35 36 37 38 41 42 Criao de uma consulta Como criar uma consulta com o Assistente Como criar uma consulta sem o Assistente Definio de critrios em consultas Criao de consultas com base em vrias tabelas Consultas com parmetros Criar campos calculados Consultas de referncia cruzada Exerccio guiado

91 VIII. Macros
91 92 92 94 95 Aces e argumentos Criar uma macro Executar e testar uma macro Criar grupos de macros Exerccio guiado

46 V. Formulrios
46 47 47 Aplicao de formulrios Modos de criao de formulrios Formulrios com Formulrios Automticos

I. NOES BSICAS
A partir de meados do sculo XX, verificou-se um grande crescimento das organizaes o que provocou um grande aumento no volume dos O Word um programa concebido para trabalhar com documentos que contm texto e dados nelas utilizados. Ao mesmo tempo verificou-se um grande desenvolvimento dos imagens; computadores, que se tornaram mais acessveis. O Excel destina-se ao trabalho com folhas de Surge assim, de forma natural, a introduo dos clculo, que contm nmeros e grficos; computadores nas organizaes com o objectivo Com o PowerPoint podem-se criar e apresentar de servir de suporte s bases de dados nelas coleces de diapositivos, que combinam texto existentes. Numa primeira fase, surgem os chamados Sistemas de Ficheiros e s com multimdia; posteriormente so desenvolvidos os Sistemas de O Access, objecto de estudo neste livro, foi Bases de Dados. Com ambos se pretende obter concebido para realizar a gesto de bases de acesso rpido aos dados, gerando a informao dados relacionais. necessria s diversas actividades. Os dados so guardados em ficheiros e a partir deles so gerados relatrios com a informao pretendida. O que uma Base de Dados Actualmente, quando nos referimos a bases de dados, queremos referir-nos s bases de dados em suporte informtico. Cada uma das aplicaes do Microsoft Office tem um objectivo bem definido:

O que uma Base de Dados Relacional

No modelo relacional, os dados so representados como um conjunto de tabelas, com linhas e colunas. Para simplificar a linguagem, a cada coluna podemos chamar Campo e a cada linha Registo. Uma base de dados relacional consiste num conjunto de tabelas apropriadamente estruturadas, ou seja, um conjunto de tabelas normalizadas. Na imagem podemos ver uma tabela do modelo relacional. Cada tabela pode representar-se indicando o seu nome e o conjunto de caractersticas sobre as

De uma forma genrica podemos dizer que uma base de dados um conjunto de dados relacionados, acessveis a uma comunidade de utilizadores. Desde tempos imemoriais o homem guardou em armrios, gavetas (...) os dados importantes relativos s suas diversas actividades as primeiras bases de dados.

Microsoft Access 2003

Cada coluna um campo

Cada linha um registo

DICA Para obteno das vrias tabelas do modelo relacional podemos comear por identificar tudo aquilo sobre o que queremos guardar informao na nossa base de dados as entidades. No exemplo da editora identificamos: Vendas, Livros, Coleces, Revendedores, Autores e Nacionalidades. Seguidamente, identificamos as vrias caractersticas de cada uma das entidades: Nome, Telefone, DataEdio, etc. Em alternativa, pode-se partir de uma tabela inicial, dividindo-a em vrias tabelas atravs de um processo que se chama Normalizao. Para uma informao mais pormenorizada sobre estes assuntos consulte o livro Desenho e Implementao de Bases de Dados com Microsoft Access XP, Editora Centro Atlntico, nos captulos 4 e 5, da parte I.

quais se pretende guardar informao os campos. Na imagem seguinte mostra-se um conjunto de tabelas do modelo relacional. Este conjunto de tabelas constitui a base de dados Editora, que ir servir de base a todos os exemplos apresentados. Quando se inicia a utilizao de bases de dados, existe tendncia para considerar apenas uma tabela. No nosso exemplo, poderamos considerar apenas uma tabela com todas as vendas dos vrios livros, incluindo toda a informao restante. Na verdade, isso obrigaria repetio desnecessria de informao (redundncia): a informao sobre um livro que apresenta vrias vendas repetir-se-ia em cada venda. importante criar tabelas que mantenham o mnimo de informao, ao mesmo tempo que mantemos uma base de dados fcil de usar e flexvel. Para o conseguir, necessrio utilizar vrias tabelas, o que torna a base de dados mais eficiente, evitando armazenar informao repetida que rapidamente No suficiente termos identificadas as tabelas levaria inconsistncia dos dados. necessrias. As tabelas do modelo relacional
I. Noes Bsicas
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