Bases de Datos Las bases de datos se utilizan con frecuencia en las empresas, bancos, escuelas, institutos, sanatorios, consultorios,

y comercios en ge-neral, para llevar un registro de las actividades que realizan. Pero,

Qu es una base de datos?

Una base de datos es una coleccin de archi-vos de datos organizados en forma sistemtica para un propsito particular. Cuando se habla de gestionar o administrar una base de datos, se hace re-ferencia a la posibilidad de manipular los datos. Al manipularlos, se podrn ingresar nuevos datos, eliminar datos existentes, realizar clculos a partir de los datos almacenados y todas las operaciones necesarias para convertir los datos en informacin til. Antes de comenzar a trabajar en la computadora, necesitaremos tomar lpiz y papel para definir cmo ser nuestra base de datos. Este primer momento de anlisis y creacin es conocido como diseo, en el cual debemos:

Definir los objetivos: Para qu vamos a usar nuestra base de datos?, Con qu fines pensamos emplearla? En esta primera etapa de-beremos definir qu es lo que se espera que haga la aplicacin, es decir, los objetivos del sistema.

Definir las tareas principales: En esta fase necesitaremos determinar cules son las tareas principales que deber realizar la aplica-cin. Estas tareas definen el flujo de ejecucin de la aplicacin, y van a estar representadas por un formulario, consulta o informe.

Definir los datos: En esta etapa deberemos definir los datos que se necesitan para cada tarea.

Organizar los datos en tablas y establecer las relaciones entre ellas: Luego de definir las tareas principales y los datos necesarios para cada tarea, deberemos agrupar estos datos por temas. Los temas con-formarn las tablas y los datos de cada tema conformarn los campos. Una vez diseadas las tablas y los campos que stas deben contener, debemos analizar la relacin entre ellas.

Crear la estructura funcional: Cuando se habla de este tipo de estructura, se hace referencia al flujo de la aplicacin. Para obtener la estructura funcional de nuestra base de datos deberemos analizar las tareas principales que ya definimos en la segunda etapa del diseo; as podremos determinar cmo debe ser la interfaz de la aplicacin. Supongamos que nos pidieron disear una base de datos para un video Club. Definicin de objetivos: Con la citada base de datos se pretende llevar un control de las pelculas existentes clasificadas por gnero, proveedor, etc. Adems conocer las pelculas que se encuentran en prstamo, a quines fueron prestadas, y aqu entra en juego otro tipo de informacin, que son los datos de nuestros clientes. Para cuando se desee adquirir ms filmes debemos conocer los datos de nuestros proveedores. Definicin de las tareas principales: Continuando con el ejemplo las tareas principales podran ser: Dar de alta, baja, modificar datos de socios. Dar de alta a nuevas pelculas adquiridas. Controlar los prstamos. Calcular el importe por cada alquiler.

Definicin de datos: Nombre, Direccin, Telfono de los socios. Nombre, gnero, proveedor, duracin de las pelculas. Nombre razn social, domicilio, telfono de los proveedores. Nombre de la pelcula alquilada, fecha de alquiler y devolucin, nombre del socio que alquil el filme.

Organizar los datos en tablas y establecer las relaciones entre ellas: De lo dicho hasta ahora se desprende que ser necesario crear las siguientes ta-blas: Socios, Pelculas, Proveedores, Gneros, Alquileres. Al momento de definir la lista de campos que conforman cada tabla es im-portante identificar la clave de la misma. Se denomina Clave principal al campo o conjunto mnimo de campos que permiten identificar en forma ni-ca cada registro (instancia de informacin) de la tabla. Las tablas se relacionan a travs de sus claves: Clave principal y fornea respectivamente. Esto quiere decir, que la clave principal de una tabla debe formar parte de los campos de la otra tabla. De esta forma, la Tabla Socios y Alquileres podrn relacionarse a travs del campo CodSocio, la tabla Pelculas y Alquileres se pueden relacionar a travs del campo CodPelcula, la tabla Gneros y Pelcula compartirn el campo CodGenero, y por ltimo la Tabla Proveedores y Pelculas debern tener en comn el campo CodProveedores. El programa Microsoft Access se utiliza para crear y administrar una base de datos

Objetos de la Base de Datos Los objetos que nos permiten almacenar la informacin contenida en la base de datos se denominan Tablas, los que nos permiten introducir fcilmente nueva informacin en las mismas se llaman Formularios, los que nos permiten extraer informacin de acuerdo a ciertos criterios utilizando una o ms tablas son las Consultas, la manera de presentar la in-formacin en forma impresa es a travs de Informes.

a continuacin observamos las posibles vistas con las que podemos trabajar con tablas. Vista hoja de datos Vista tabla dinmica Vista grfico dinmico Vista diseo

Cada uno de los objetos que usaremos de una Base de Datos son: TABLA Las tablas se utilizan para almacenar los datos. Se componen de campos, representados por las columnas y de registros, representados por las filas. CONSULTAS Se utilizan para extraer informacin de la base de datos de acuerdo a de-terminados criterios. Para poder extraer informacin de ms de una tabla es necesario que las mismas se encuentren relacionadas. FORMULARIO Los formularios se utilizan para cargar los datos en las tablas de un modo ms amigable y es una forma de presentacin en la que se puede definir la posicin o disposicin de los datos visualizados en pantalla, adems de in-troducir o editar la informacin. INFORME Un informe es una forma de presentar en forma impresa los datos conte-nidos en una tabla o consulta en una hoja de papel. Permite agrupar la in-formacin de una forma ms compacta y fcil de visualizar. Tanto para el diseo de formularios e informes, Access nos proporciona un asistente para la realizacin de dicha tarea. El asistente es la forma ms sencilla de realizarlos, aunque tambin es posible crearlos desde cero.