Qu es el Costo Total de Propiedad?

Imagine los siguientes escenarios: la compra de una licuadora, un refrigerador, un coche, etc. Qu es lo primero que les ve?...EL PRECIO. Claro est que lo primero en lo que nos fijamos es el precio, pero por qu? Muy simple, siempre vemos primero el precio porque es lo que vamos a ir a pagar a la caja, es lo nico que desembolsamos por el producto adquirido. Muy pocas veces nos hemos volteado a ver el consumo de energa del refrigerador o del horno de microondas, y mucho menos revisamos si el refrigerador, que cuesta $1,000 $2,000 pesos ms, nos va a salir ms barato en el largo plazo porque consume el 50% de energa diariamente para mantener la misma temperatura. Y para los coches ni que decir con las refacciones y mano de obra! Durante los ltimos aos se ha hablado mucho sobre el Costo Total de Propiedad (TCO, por sus siglas en ingls) y sin embargo pocos hemos sabido como calcularlo. A continuacin pretendo ayudarle a definir un mecanismo, si no perfecto, ni 100% igual a la ecuacin de TCO que puede estar patentada por empresas analistas como Gartner, Select, IDC, etc; al menos s sencillo y ejecutable que le permita a usted y su empresa realizar un anlisis ms significativo (desde el aspecto financiero) para la adquisicin de soluciones de sistemas. Para ello, le llamaremos al proceso y modelo en Excel (modelo de prueba que podr encontrar en nuestro sitio web): Modelo de costos de soluciones de Software. Lo primero que hay que revisar evidentemente es el costo inicial de la solucin, que puede ser definido como: Costo Inicial de la Solucin: Ci = Ch + Cs + Cins + Ccon Donde: Ch = Costo del Hardware requerido Cs = Costo del Software requerido Cins = Costo de los servicios iniciales para instalacin Ccon = Costo de los servicios iniciales para configuracin Si llegramos a tener mucha informacin sobre los diversos costos pudiramos hacer uso de una ecuacin ms compleja, sin embargo, para este modelo dejmosla lo ms sencillo posible (si usted quiere y tiene tiempo, entre ms informacin, mejor). Este fue el paso sencillo, ahora viene el mundo del economista (lleno de supuestos) para poder completar el modelo. Las preguntas que necesitamos contestar para la siguiente fase son:

Cuntos ingenieros en sistemas necesito tener diariamente junto al servidor para poder administrar y operar los servidores que comprenden la solucin adquirida? Cuntos ingenieros y personal de soporte tcnico para usuarios necesito tener para operar de forma eficiente y dar el servicio que los usuarios del sistema necesitan? Puede hacerlo el personal con el que cuento en este momento o necesito contratar personal externo o servicios de consultora del proveedor de la solucin? Necesito pagar entrenamiento adicional para tener la capacidad interna para soportar la solucin? Cunto cuesta una hora de soporte o servicio de el (los) proveedores que pueden darle servicio a la solucin? Qu o cuntos ajustes pudiera requerir la solucin en el lapso de tiempo que pretendo que est operando (3, 5, 10 aos)? Tengo que pagar un contrato de soporte del fabricante para poder tener acceso a nuevas versiones, actualizaciones de seguridad, etc.?

Qu tan fcil se puede operar la solucin adquirida? Requiero de doctores en computacin para poder administrar la solucin o hay suficiente personal o empresas que me puedan dar un buen servicio? Qu tan fcil es encontrar personal para operar y administrar la solucin?

Y as muchas ms preguntas para hacer un modelo preciso, por lo que me quedar con algunas de estas preguntas para el Modelo de costos de soluciones de software. Costo de Administracin (Ca). El costo de administracin est definido por el costo anual que tiene todo el personal (interno y/o externo) para poder mantener el buen funcionamiento diario de la solucin; desde la administracin de usuarios y permisos, hasta las operaciones diarias de mantenimiento de respaldos, etc. La simplificacin de la frmula de Ca sera: Ca = Costo anual de un ingeniero (interno o externo) * nmero de ingenieros de planta * nmero de aos de la solucin en funcionamiento * porcentaje de tiempo dedicado a la solucin Costo de Operacin (Co). Los costos de operacin estn construidos por aquellos factores de mantenimiento preventivo y correctivo, tanto de hardware como de software, como es el caso de limpieza del hardware (en caso de ser requerido), cambio de discos, memoria, actualizacin de software. Todos los gastos incurridos por prdida de operacin o soporte reactivo de la solucin caeran aqu, por ejemplo cadas por virus, intrusos y dems problemas. El Costo de operacin lo podramos calcular con: Co = Nmero de incidentes promedio por ao * nmero de aos de la solucin en funcionamiento * costo por hora de servicio * tiempo aproximado para reparar la falla Finalmente tenemos el Costo de Soporte a usuarios (Cs), el cual se compone de todos los costos generados de cualquier tipo de soporte dado a los usuarios finales de la solucin en cuestin. Cs = nmero de incidentes promedio por ao * nmero de aos de la solucin en funcionamiento * costo por hora de soporte * tiempo aproximado para dar el soporte requerido Con esto, fcilmente podemos tener un modelo para calcular el costo total que tiene una solucin y as compararla con cualquier otra propuesta. Costo de soluciones de software = Ci + Ca + Co + Cs Ahora bien, si lo quiere hacer un verdadero modelo muy fcil, slo aada valor presente a los costos de los aos futuros para traerlo a valor presente y ser todava mejor su comparacin. Para probar el modelo, revise los archivos de excel. Modelo de solucin en Excel ------------- Fin del Documento ---------------