Sei sulla pagina 1di 14

Gestione documentale e ambienti collaborativi Groupware 

e Workflow Management 
di 
Salvatore Leone 
Indice 

1. La gestione dei documenti e il Workflow Management 
1. Gestione documentale 
1. Definizione e vantaggi
2. Attività
2. Workflow Management 
1. Workflow Coalition
2. Definizione e vantaggi
3. Tipi di Workflow
3. Normative nella Pubblica Amministrazione
1. CNIPA
2. Il Protocollo Informatico
1. Funzionalità minime
2. Ambienti collaborativi Groupware e WFMS
1. Motivazioni 
2. Software di Gestione del Protocollo e del Workflow realizzato dalla ditta “Delta 
Informatica”
1. Lotus Domino
2. Progetto B2 Regione Toscana
3. Soluzione sviluppata
La gestione dei documenti e il Workflow Management 

Gestione documentale 

Definizione e vantaggi

La gestione documentale nasce con lo scopo di amministrare in maniera elettronica la 
documentazione di un'azienda o di un ente pubblico. 
Diverse sono le motivazioni che hanno spinto verso un tale sistema. Primo fra tutti 
l'esigenza di una progressiva riduzione della documentazione cartacea, fino alla sua 
completa eliminazione. I vantaggi derivanti dall'adozione di un simile sistema sono 
molteplici:

● Efficienza intra e inter aziendale. L'utilizzo di documentazione  elettronica
semplifica notevolmente la comunicazione tra uffici dello stesso ente o di enti diversi 
con il risultato di snellirne i processi interni. Il principio è esattamente lo stesso che 
negli anni ha fatto si che che la posta elettronica abbia quasi completamente sostituito 
quella cartacea. E' sufficiente pensare a quanto la prima sia più veloce, economica e 
diretta della seconda per rendersi conto degli indubbi vantaggi derivanti dal suo 
utilizzo.
● Trasparenza.  E' più semplice rendere gli utenti partecipi dei processi interni 
dell'ente e permettergli l'accesso alla documentazione prodotta;
● Catalogazione e ricerca dei documenti. Risulta semplice ordinare i documenti 

secondo i più svariati criteri al fine di facilitarne la ricerca utilizzando sia 
interrogazioni mirate di indici e database e sia “motori di ricerca” interni al sistema. 
E inoltre evidente il risparmio in termini di volumi di spazio occupato. Basti pensare 
che l'informazione contenuta all'interno di interi scaffali di fascicoli e raccoglitori 
può essere tranquillamente riversata all'interno di un singolo cd­rom o dvd­rom;
● Sicurezza. La creazione, l'accesso e la modifica dei documenti sono regolati da 
un sistema di permessi che riduce il rischio di manomissioni degli stessi; 
Semplificando il discorso si potrebbe affermare che mentre da un lato è possibile 
falsificare la firma applicata a mano ad un documento, dall'altro è impossibile fare lo 
stesso con la firma elettronica.
Attività

All'interno di un sistema per la gestione documentale possiamo trovare diverse attività. 
Sono queste che, integrandosi fra di loro, permettono una gestione corretta ed efficiente del 
sistema.
Una di queste è la produzione dei documenti. Questa può essere svolta in diverse 
modalità. E' possibile eseguire una digitalizzazione di documenti cartacei acquisendoli con 
uno scanner, magari con lo scopo di trasformare in formato elettronico gli archivi 
preesistenti. Oppure è possibile trattare con informazioni digitali fin dall'origine. Ad 
esempio potrebbero essere presenti editor interni al sistema oppure può venir data la 
possibilità di importare documenti creati con l'ausilio di software di terze parti. A questa 
categoria appartengono anche file provenienti dall'esterno e che sono stati inviati all'ente in 
questione con sistemi quali la posta elettronica o la condivisione remota.
Un'altra attività svolta è l'organizzazione e la conservazione dei documenti. Questa fase, che 
necessariamente deve seguire quella precedente si occupa della catalogazione razionale dei 
file che si stanno trattando. Tipicamente l'organizzazione sarà importante soprattutto ai fini 
del recupero del file. Ad esempio il fatto che un certo documento sia inquadrato all'interno 
di una o più categorie fornisce informazioni utili su dove andarlo a cercare. La modalità di 
conservazione invece serve a ottimizzare le risorse occupate fisicamente dai file.  Di solito 
si segue il paradigma della “gerarchia di memorie”. Perciò, i documenti di frequente 
utilizzo, quali ad esempio le pratiche o atti ancora in corso o file in fase di creazione o 
modifica,  vengono mantenuti in qualche locazione il cui accesso sia il più veloce possibile. 
Altri tipi di informazioni meno utilizzate possono anche essere  registrate su qualche tipo di 
supporto (ad esempio un dvd­rom) e conservati in maniera tale che sia comunque facile il 
loro ritrovamento. In ogni modo, qualunque sia la modalità di conservazione utilizzata, essa 
non deve minimamente intaccare l'organizzazione data al file. Inoltre le procedure di 
conservazione devono fornire garanzie per quanto riguarda il deperimento e l'accessibilità 
alle informazioni in modo da garantire l'autenticità e la validità giuridica delle informazioni 
conservate.
Dal corretto svolgimento delle precedenti attività deriva il successo del reperimento  
dei documenti. Viene di solito permesso di “sfogliare” la collezione di file in base a svariati 
criteri, come ad esempio il titolo, la data di creazione o la categoria di riferimento. In 
aggiunta a questo semplice sistema è integrato un motore di ricerca che, mantenendo un 
indice, dei file e dei loro contenuti permette all'utente di sottoporre al sistema query più 
complesse. Il sistema è simile a quello che permette le ricerche sul web e permette di 
ritrovare i file in base al loro contenuto. L'accesso al file è invece regolato da un sistema di 
controllo dei permessi. Per cui è possibile che un utente, ad esempio l'autore, possa leggere e 
modificare il documento mentre altri possano solo accedervi in lettura o ancora che non 
possano accedervi affatto. E anche possibile permettere che in maniera concorrente due o 
più utenti modifichino il file.
Workflow Management

Workflow Coalition (WFC)

Nasce nel 1993 con lo scopo di fornire un Modello di riferimento e un glossario 
standard, al fine di definire una comune architettura e terminologia alle industrie. Formato 
da organizzazioni, singoli individui, università e consulenti esterni crea e da il suo 
contributo alla definizione degli standard legati ai processi interni di un ente.
Il primo importante passo compito dalla WFC è stato la realizzazione delle Workflow 
API (WAPI) che comprendono specifiche per la creazione e l'interoperabilità di e l'accesso 
alle funzioni di un Workflow Management System. Ha poi  definito un linguaggio di 
markup chiamato XPDL, derivato da XML, il cui scopo è permettere una definizione 
standard dei processi di lavoro. Infine ha fornito uno standard per l'interoperabilità tra 
sistemi, chiamato Wf­XML. E' anch'esso un derivato di XML e opera tipicamente su HTTP, 
ma può utilizzare altri sistemi di trasporto quali la posta elettronica o connessioni tcp dirette.

Definizione e Vantaggi

Con il termine workflow si intende l'automazione di un processo aziendale, o di una 
parte di esso, durante il quale documenti, informazioni o compiti fluiscono da un 
partecipante ad un altro. 
Normalmente ogni workflow comprende un certo numero di passi che devono essere 
eseguiti. Questi prendono il nome di attività e possono richiedere interazione diretta con un 
utente o un partecipante del sistema.
Un workflow engine è un software che è in grado di interpretare la definizione di  
processo, di interagire con i partecipanti  e dove necessario di utilizzare strumenti e 
applicazioni esterni. La definizione di processo è una descrizione, fornita in qualche 
formalismo standard (come ad esempio XPDL), che descrive quello che dovrebbe accadere.
Un sistema, che con l'uso di software in esecuzione sopra uno  o più workflow engines 
è in grado di creare e gestire un workflow è detto workflow management system (WFMS). Va 
notato che il WFMS è qualcosa di più di un semplice gestore di workflow. E' in grado in fatti 
di interpretare una definizione di workflow, la quale di solito viene creata all'esterno del 
sistema. E' inoltre in grado di gestire trigger, allarmi e di interagire con altri software. 
Questa definizione esclude automaticamente altri sistemi software che potrebbero sembrare 
dei WFMS. Un esempio di tali applicazioni potrebbe essere dato da un sistema di posta 
elettronica nel quale è possibile programmare la spedizione dei messaggi.
Tutti i sistemi WFMS sono process oriented. Ogni processo è descritto da una 
definizione di processo e tipicamente viene suddiviso in sotto­processi. Ogni sottoprocesso 
a sua volta è formato da diverse attività che sono i singoli passi da eseguire per completare il 
processo nel suo insieme.
L’ordine in cui le diverse attività vengono svolte è determinato da pre e post­condizioni 
che devono essere realizzate prima dell’inizio o dopo il completamento di un’attività. Tali 
condizioni possono richiedere che siano stati eseguiti un certo numero di compiti (AND 
condition) o che si sia verificata almeno una tra diverse alternative (OR condition). In questo 
modo vengono stabilite delle dipendenze tra le attività di un procedimento, in base alle quali 
sono definite le modalità del flusso di lavoro da una risorsa alla successiva. Le dipendenze 
sono anche dette primitive d’instradamento e danno origine alle seguenti tipologie di flusso:

● Sequenziale. L’attività A è seguita dall’attività B che è seguita dall’attività C;
● Parallelo. Terminata l'attività A, possono essere svolte contemporaneamente 

l'attività B e C;
● Diramazioni. Terminata l'attività A, devono essere svolte le attività B e C;

● Congiunzioni. L'attività D può esser iniziata solo se sono terminate le attività B 
e C;
● Iterazione. Un'attività A viene iterata finché non è realizzata una data 

condizione.

L'adozione di un WMSF si traduce per l'ente in una riduzione dei tempi di consegna e 
tracciamento della corrispondenza. E allo stesso modo vengono velocizzati le ricerche 
eseguite dagli utenti e il recupero delle informazioni. Perciò si traduce in un immediato 
vantaggio economico derivante da un riduzione dei costi e delle spese. Si ha inoltre un 
miglioramento della produttività in quanto le attività di routine o i compiti ripetitivi possono 
essere automatizzati. 
Mentre questi appena elencati fanno parte dei cosiddetti benefici tangibili derivanti 
dall'uso di un WFMS ve ne sono altri definiti intangibili che sono derivanti dai precedenti. 
Tra questi abbiamo un miglioramento delle condizioni di lavoro per gli impiegati in 
quanto tutti i lavori ripetitivi vengono affidati al sistema. Il fatto di avere a disposizione in 
maniera veloce le informazioni sui compiti e sui processi migliora la comunicazione interna 
tra persone della stessa azienda. L'elevata disponibilità di informazione sulle attività in corso 
porta semplificazione anche sul lato della pianificazione del lavoro. Tramite il workflow 
sono supportati processi e attività condivise tra più enti o aziende, e quindi il miglioramento 
della comunicazione si riflette anche a sul lato inter­aziendale.
Tipi di workflow

Quando si parla di workflow non si intende che vi sia un unico sistema che si applica 
ad ogni azienda. Vi sono infatti diversi tipi di workflow che rispondono alle differenti 
esigenze di un ente. Per semplificare la scelta tra questo o quel tipo di workflow il WFC ha 
fornito la seguente suddivisione:

● Production Workflow. E' stato creato per la gestione di molteplici attività simili 
tra di loro. Si cerca di automatizzare quanti più compiti possibile e di ridurre 
l'intervento umano. Quest'ultimo, quando indispensabile,  si riduce a interventi di 
breve durata e bassa complessità. Al suo interno contiene una ulteriore 
segmentazione:
○ Autonomous Workflow Engines. E' un sistema che è funzionale anche senza 
l'utilizzo di applicativi software aggiuntivi. 
○ Embedded Workflow. Viceversa è funzionale solo se utilizzato all'interno di 

un certo ambiente.
● Administrative Workflow. La sua caratteristica principale è quella di 
semplificare la definizione di un processo. Tipicamente possiamo trovare diverse 
definizioni che vengono eseguire in parallelo e che riguardano un ampio numero di 
impiegati.
● Collaborative. Vieni usato nei processi che coinvolgono diversi team che 

collaborano per il raggiungimento di obiettivi comuni. I gruppi possono essere 
composti da un numero variabile di membri i quali possono avere la stessa o diverse 
capacità. Attualmente, grazie ad Internet e al Web si aggiunge la possibilità di 
instaurare collaborazioni a distanza, l'uso di questo tipo di workflow è al giorno 
d'oggi considerato di vitale importanza per il successo di una azienda.
● Ad­Hoc Workflow. E' utilizzato per dare flessibilità al sistema. Permette infatti 
la creazione rapida e semplice della Definizione di Processo in modo da rispondere 
in maniera pronta alle diverse circostanze via via che si presentano.

Questa suddivisione non è da intendersi rigidamente e non copre ogni possibile 
situazione. Piuttosto vanno viste come delle linee guida da seguire lasciando spazio a 
modifiche, e cambiamenti dinamici.
Normative

CNIPA

Le norme che regolano la gestione dei documenti elettronici e del flusso di lavoro 
all'interno di un ente pubblico vengono prodotte da un apposito apparato statale. Si tratta del 
CNIPA (Consiglio Nazionale per l'Informatica nella Pubblica Amministrazione ex AIPA).
L'utilizzo e la gestione di documentazione elettronica all'interno di enti pubblici è resa 
possibile grazie all'equiparazione di questi con quelli cartacei. Tale equivalenza è stabilita 
dalla legge del 15 marzo 1997, n.59 (art.15). 
Un documento acquista validità giuridica dal momento in cui ad esso viene applicata 
una firma digitale. Questa è prodotta basandosi su tecniche di cifratura asimmetrica dei 
documenti. In questi sistemi ad ogni utente sono associate due tipi di chiavi:

● privata che è nota solo all'utente e viene da lui utilizzata per la cifratura;
● pubblica nota a tutti e usata per decifrare documenti criptati con la relativa 

chiave privata o per inviare in maniera riservata informazioni che verrano lette solo 
dal possessore dal suo possessore.

Per garantire che ad ogni chiave corrisponda una persona fisica e per favorire la 
consultazione delle liste delle chiavi pubbliche ci si appoggia ad una Certification Authority 

Protocollo Informatico

Il CNIPA si occupa di diversi progetti, quello che definisce la gestione documentale 
prende il nome di Protocollo Informatico. Viene definito come l’insieme delle risorse di  
calcolo, degli apparati, delle reti di comunicazione e delle procedure informatiche utilizzati  
dalle amministrazioni per la gestione dei documenti. 
Gli obiettivi che si vogliono raggiungere con la definizione del  “protocollo 
informatico” sono fondamentalmente due: 

● Efficienza. Ha lo scopo di rendere maggiormente efficienti le amministrazioni 
attraverso l’eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di 
protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali.
● Trasparenza. Rende trasparente  l’azione amministrativa attraverso degli 

strumenti che rendono possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato 
dei procedimenti e ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati (cittadini e 
imprese).
La strategia seguita dal CNIPA è quella di emanare un certo insieme di norme comuni 
che forniscano una base da cui poi le singole amministrazioni possano partire per migliorare 
i vari aspetti riguardanti la propria efficienza interna.
Questo “nocciolo” di regole è racchiuso nel DPR (Decreto del Presidente della 
Reppublica) 428/98 e nel 445/2000 poi e serve a garantire:

● la trasparenza dell'azione amministrativa;
● l'interoperabilità tra enti e cittadini al fine di semplificare la comunicazione tra 
le parti in causa;
● l'integrazione del protocollo informatico con altri strumenti forniti sempre dal 
CNIPA alle pubbliche amministrazioni (firma digitale e certificazione della posta 
elettronica).

Funzionalità minime

 Le Amministrazioni e gli enti pubblici sono tenuti a garantire almeno un certo insieme 
di funzionalità del sistema di protocollo. Si tratta delle cosiddette funzionalità minime. 
Queste sono operazioni che sono ritenute indispensabili per il mantenimento del sistema di 
gestione documentale.
Esse sono:

● registrazione di protocollo. Deve essere eseguita per ogni documento ricevuto o 
spedito dagli enti pubblici (si parla anche di protocollo di ingresso e uscita) e consiste 
nella memorizzazione in forma non modificabile delle seguenti informazioni:
○ numero di protocollo del documento che viene generato autonomamente dal 

sistema;
○ data di registrazione, anch'essa generata dal sistema;

○ mittente e destinatario per i documenti spediti e ricevuti
○ oggetto

○ impronta informatica del documento che deve essere in grado di 
identificarne il contenuto.
● segnatura di protocollo. Deve contenere almeno queste informazioni:

○ il numero di protocollo
○ la data

○ una breve descrizione dell'ente che tratta il documento

● classificazione. E' lo strumento che serve a mantenere in maniera organizzata 
tutti i documenti in base ad un certo ordinamento logico, facendo riferimento alle 
funzioni e alle attività dell’Amministrazione interessata.
Il nucleo minimo inoltre richiede che vengano eliminati tutti gli uffici di protocollo 
che al loro poso si istituiscano delle Aree Organizzative Omogenee (AOO). Quindi ogni 
Pubblica Amministrazione dovrà individuare al suo interno almeno una AOO,  un comune 
potrebbe ad esempio decidere di avere una unica Area che copra tutti i suoi fabbisogni 
oppure di avere al suo interno più Aree distinte. 
Ognuna di queste Aree deve avere un Servizio di Gestione del Protocollo e dotarsi 
quindi di un sistema informatico che fornisca almeno le funzionalità specificate nel nucleo 
minimo.

Ambienti collaborativi Groupware e WFMS

Motivazioni e definizioni

Nella maggior parte dei casi un sistema di protocollo informatico rappresenta quindi il 
primo passo nell’automazione dei procedimenti amministrativi o, più in generale, nel 
supporto all’informatizzazione dei processi o flussi di lavoro (workflow). 
Durante la progettazione occorre considerare il fatto che il sistema in questione avrà  al 
suo interno diversi partecipanti e che a questi deve essere data la possibilità di condividere e 
scambiare documenti e informazioni.  Diverse sono le soluzioni software che permettono di 
tali attività. I groupware sono tra queste.  Vengono infatti definiti come “l'insieme delle 
tecnologie a supporto del lavoro di gruppo” ed entrano in gioco sopratutto per quanto 
riguarda le gestione dei documenti. 
Tali strumenti permettono ad esempio a più utenti di accedere in maniera concorrente 
ed organizzata ad un certo file o forniscono un servizio di messaggistica interno all'ente. 
Con un sistema a permessi si riesce a garantire che solo persone autorizzate possano 
utilizzare un certo file nelle diverse modalità.
Tipicamente un software di collaborazione assegna ad ogni utente una propria 
scrivania virtuale. Essa è sostanzialmente un contenitore di documenti e tra le altre cose 
permette lo scambio di questi tra scrivanie diverse, cioè tra utenti, e semplifica perciò la 
comunicazione interna dell'ente in cui si utilizza tale tecnologia.
I sistemi si collaborazione devono affrontare il problema del versioning. Poiché si è 
visto che occorre garantire l'accesso concorrente allo stesso file, è però necessario che tale 
accesso sia mantenuto consistente. Non devono presentarsi situazioni in cui un utente vada a 
cancellare o sovrascrivere le modifiche apportate da un altro. Ci potrebbero essere poi casi 
particolari in cui le varie parti in causa hanno dei ruoli diversi. Per cui vi è una sorta di 
gerarchia interna con utenti che possono apportare correzioni a quanto fatto da altri e altri 
che invece non dispongono di tali capacità.
Tipicamente l'approccio che si ha nei confronti di questo tipo di problematiche è quello 
di mantenere differenti versioni dello stesso documento e di garantire la tracciabilità delle 
modifiche. Per cui ad ogni modifica effettuata si crea una nuova copia del documento e si 
conserva l'informazione sulla modifica, che tipicamente consiste nel nome dell'autore e della 
data in cui è avvenuto l'accesso al file. Si possono poi applicare delle ottimizzazioni, per cui 
anziché creare ad ogni accesso in scrittura una nuova copia si conservano delle informazioni 
incrementali sulle modifiche apportate.
I groupware “puri” non sono però adatti ad una vera e propria gestione documentale 
all'interno della Pubblica Amministrazione. Questo perché non tengono traccia dell'iter che i 
documenti devono seguire all'interno di un  ente pubblico. Per questa ragione, alcuni 
groupware sono stati estesi integrando in essi una gestione del flusso di lavoro. In questo 
modo è possibile inserire il documento all'interno dei passi che compongono le attività del 
workflow e farlo così fluire attraverso un ben stabilito cammino in base alle primitive di 
instradamento del Workflow.

Software di Gestione del Protocollo e del Workflow realizzato dalla ditta 
“Delta Informatica”

Lotus Domino

Il sistema sviluppato da Delta Informatica per fornire le proprie funzionalità si poggia 
sulla suite di programmi collaborativi Lotus Domino e Notes che è prodotta dalla IBM.
Lotus Domino è una soluzione costruita su una architettura integrata ma allo stesso 
tempo modulare ed aperta che offre le più potenti e sicure funzionalità a supporto della 
comunicazione, della collaborazione e delle applicazioni orientate ai processi di lavoro 
aziendali. Notes è invece il client di Domino e integra al suo interno la gestione delle fonti di 
informazioni come ad esempio e­mail, calendari e agende. Per permettere lo sviluppo di 
applicazioni personalizzate, assieme alla suite viene fornita una API  che permette agli 
sviluppatori di interfacciarsi con i due software.

Progetto B2 Regione Toscana

Il progetto B2 ha lo scopo di fornire l'infrastruttura tecnologica ed applicativa per 
favorire l'eliminazione della comunicazione cartacea fra le pubbliche amministrazioni al 
fine di velocizzare i procedimenti, e garantendo al contempo la sicurezza delle 
comunicazioni, l'effettiva consegna e la presa in carico della comunicazione da parte del 
soggetto ricevente.
In questo modo si intende favorire l'interoperabilità degli scambi di messaggi 
protocollati fra le pubbliche amministrazioni. E' esteso anche a cittadini e imprese tramite la 
integrazione con sistemi di posta certificata che consentano e garantiscano la trasmissione 
telematica di documenti con valore legale. Questa infrastruttura tecnologica ed applicativa 
consentirà di rendere superfluo l'invio tradizionale della documentazione che attualmente, in 
molti procedimenti amministrativi, avviene a sola “garanzia” della trasmissione telematica.

Soluzione sviluppata

Gestione del Protocollo
L’applicazione è in grado di gestire la protocollazione in ingresso/uscita. Tutte le fasi 
di inserimento, classificazione, catalogazione, ricerca e veicolazione dei documenti sono 
implementate all'interno della infrastruttura Domino/Notes.
Ogni protocollo viene classificato con tutte le informazioni previste dalla normativa 
vigente e ad esso può essere associata l’immagine originale del documento ottenuta  tramite 
supporti di acquisizione. La registrazione avviene in un'unica soluzione garantendo la 
correttezza e la congruità dei dati e può essere limitata alla dichiarazione delle sole 
informazioni obbligatorie.
I documenti registrati si rendono disponibili per modifiche successive solo previa 
procedura di storicizzazione, che garantisce la memorizzazione delle informazioni originali. 
Inoltre i file modificati sono visibili in ogni momento del loro iter e quindi sempre 
consultabili nella loro forma originale.
Il software  ha inoltre alcune caratteristiche peculiari che si affiancano a quelle 
classiche:

● Inserimento dei documenti da più postazioni di lavoro contemporanee con 
controllo della congruenza del codice di protocollo;
● Emissione automatica di messaggi e­mail tramite il meccanismo di posta 

elettronica di Notes, alle persone interessate al protocollo in entrata o in uscita 
supportando anche “gruppi di destinatari”;
● Meccanismi di indicizzazione per la ricerca Full­Text delle informazioni e 
navigazione interattiva con viste di catalogazione.

Gestione del workflow
Il software fornito per la gestione del workflow vuole fornire un framework attraverso 
il quale la PA ha la massima libertà nel progettare e gestire un workflow.
Nel prodotto vengono distinte la fase di progettazione (disegno del workflow) e la fase 
operativa (avvio del workflow). 
Nella fase progettuale è possibile definire la sequenza dei passi che costituiscono il 
workflow. Ci sono chiaramente varie tipologie di passo, ognuna con finalità e proprietà 
diverse (ad esempio ci sono passi che devono essere eseguiti da utenti e passi che 
rappresentano sotto­flussi). In questa fase verranno anche specificati gli utenti e i gruppi che 
saranno coinvolti nell'esecuzione del passo stesso ed eventuali documenti che serviranno a 
raccogliere informazioni sull’esecuzione dei singoli passi.
La fase operativa permette l’avvio e la gestione dei flussi di lavoro definiti nella  parte 
relativa alla progettazione e consente di visualizzare graficamente lo stato in cui si trova il 
workflow.
La distinzione tra le due fasi è necessaria poiché se l'iter per una certa pratica è ben 
definito, occorre comunque crearne una nuova istanza ogni volta che se ne ha il bisogno. Ad 
esempio il cammino associato alla Pratica Edilizia è uno, ma occorre avviarne uno ogni 
volta che un cittadino ne faccia richiesta.

Osservazioni
La soluzione sviluppata dalla ditta Delta Informatica ha tutte quelle caratteristiche che 
vengono elencate nel nucleo minimo fornito dalla CNIPA. Integra quindi un sistema per la 
protocollazione di ingresso e uscita, segnatura e classificazione dei documenti. Permette 
inoltre una completa gestione del flusso di lavoro e queste due parti sono perfettamente 
integrate tra di loro.
Vengono aggiunte altre, tra cui anche la gestione della documentazione cartacea 
probabilmente intesa ad agevolare la transizione verso quella elettronica,  ad esempio per 
organizzare vecchi documenti non ancora digitalizzati. Per velocizzare questa fase, 
fondamentale per lo smaltimento della documentazione cartacea, in un primo momento 
vengono stampate delle etichette da attaccare sulla prima pagina di ogni documento. 
Dopodiché, con uno scanner ad alta velocità il software può acquisire ogni singolo 
documento ed assegnarlo ad uno specifico protocollo identificato proprio dall'etichetta.
Infine l'utilizzo dell'infrastruttura fornita dall'ambiente Lotus Domino/Notes è garanzia 
di solidità e funzionalità.
L'applicazione risulta perciò adatta all'utilizzo all'interno di una Pubblica 
Amministrazione. Dall'analisi dei documenti forniti dall'azienda produttrice non sono stati 
rilevati particolari problemi o carenze. Il prodotto è poi elencato tra “le soluzioni del 
mercato adeguate all'uso dei servizi B2”, presso il sito del progetto B2, e non vi sono ragioni 
per non credere che sia così.
Bibliografia di riferimento

http://www.cnipa.gov.it
http://www.wfmc.com
http://protocollo.gov.it
http://www.wikipedia.it
http://www.e.toscana.it