GUIA PARA LA ELABORACION DE PROCEDIMIENTO.

PROCEDIMIENTO MAESTRO AC 003 LOGOTIPO DE LA ORGANIZACIN EN COLOR

PORTADA DEL PROCEDIMIENTO NOMBRE: PROCEDIMIENTO MAESTRO PARA ELABORAR MANUALES DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTO CODIGO: PROCEDIMIENTO AC 003 ELABORO: ING. MARTIN G. ALVAREZ TORRES APROBO: ING. JORGE CARBALLO CERTUCHA FIRMA:__________________________ FIRMA:__________________________

FECHA DE APROBACIN/REVISIN: 15 DE ENERO DE 1996. TITULO Hoja 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 8.0 9.0 10.0 OBJETIVO.. ALCANCE.. DEFINICIONES. RESPOSABILIDADES.. RESPONSABLE DE LA REVISION DEL PROCEDIMIENTO...... REVISION DEL PROCEDIMIENTO.... DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS....... DIAGRAMA DE FLUJO.... PROCEDIMIENTO LISTA DE DISTRIBUCIN..... ANEXOS UNO : DIAGRAMA DE FLUJO DEL PROCEDIMEINTO PARA EABORAR PROCEDIMIENTOS Y REVISAR MANUALESDE POLITICAS Y PROCEDMIENTOS
PARA SER LLENADO POR LA GERENCIA DEL REA EMISORA 0 (NUEVO) J.BARRAGAN 30 DE ENERO DE 1996 No. de Revisin: Nombre del Registrador: Fecha de Emisin.

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HOJA 1 DE 7 CODIGO:PROCEDIMIENTO AC 003 1.0 PROPOSITO. Estandarizar los criterios a seguir en la elaboracin y control de los Manuales de polticas y procedimientos dentro de la organizacin.

2.0 ALCANCE. Este procedimiento es aplicable a la elaboracin de los Manuales de polticas y procedimientos.

3.0 RESPONSABILIDADES. 3.1 Las reas autorizadas por la organizacin: 3.1.1 Son las nicas reas dentro de la organizacin que pueden elaborar sus propios manuales de polticas y procedimientos. 3.1.2 Debern elaborar sus manuales de acuerdo a los lineamientos y Normas incluidas en este procedimiento. 3.1.3 Debern tener el control interno de sus Manuales de polticas y procedimientos. Dependiendo de la cantidad de informacin que el rea genere podra tener un Manual de polticas y otro Manual de procedimientos, y tantos como se consideren necesarios, siempre y cuando los tenga debidamente identificados. 3.1.4 Debern incluir en sus Manuales tanto la informacin que ella misma gnero as como las polticas, procedimientos y formatos en que est involucrada con otras reas. 3.1.5 Debern revisar sus manuales cuando memos una vez al ao de acuerdo a los lineamientos de este procedimiento. 3.1.6 Utilizaran carpetas de argollas de tres pulgadas en color azul para identificar rpidamente los manuales y procedimientos del rea. 3.2 Los Gerentes de rea: 3.2.1 Son los responsables de que en su rea se documenten adecuadamente sus principales actividades y procesos dentro de los Manuales de polticas y procedimientos. 3.2.2 Ordenaran por nmero de cdigo todas las polticas, procedimientos y formatos que incluyan en sus manuales. 3.2.3 Son los responsables de que la documentacin generada en su rea sea respaldada y protegida adecuadamente.

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HOJA 2 DE 7 CODIGO:PROCEDIMIENTO AC 003 3.2.4 Considerar como DOCUMENTO CONTROLADO solamente aquellos documentos que: a) Tengan debidamente firmadas las correspondientes portadas, tanto por quien elabor como por quien aprob, b) Estn debidamente impresos en papelera original con el logotipo de la organizacin en color, y c) Tengan el sello de control de la gerencia emisora. Este sello contiene el nombre de la gerencia y la fecha del da y la vigencia. 3.2.5 Incluirn en el Manual correspondiente solamente documentos controlados (polticas, procedimientos y formatos aprobados y actualizados) 3.2.6 Difundirn e implantarn con todo el personal directamente involucrado, los cambios y la nueva documentacin que se vaya incluyendo en los Manuales correspondientes, para asegurar que el rea, las incorpora en su trabajo diario. 3.3. Los usuarios de los Manuales: 3.3.1 Debern revisar cuando menos una vez al ao de emitida (s) la (s) poltica(s), procedimientos (s ) y formatos correspondientes, con el propsito de asegurar continuamente la congruencia entre los que se dice y lo que se hace dentro del rea. 3.4. Los usuarios de los Manuales: 3.4.1 Debern reportar en cualquier momento al rea emisora, las actividades o criterios que sean necesarios incluir o modificar en los Manuales correspondientes. 3.4.2 Debern asegurar la confidencialidad de la informacin contenida en los Manuales. 3.5. Los clientes, auditores internos y auditores externos que deseen conocer el funcionamiento de la organizacin: 3.5.1 Podrn revisar y/o auditar los Manuales de polticas y procedimientos generados en la organizacin. 4.0 DEFINICIONES. 4.1 Un Manual es un libro que contiene lo ms sustancial de una materia. El MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS de un rea es un libro que contiene todas las polticas y procedimientos relacionados con el funcionamiento y operacin del rea correspondientes y con la forma en que interacta con las dems reas de la organizacin.

4.2

4.3

El ELABORADOR DELMANUAL es una persona que colabora dentro del rea correspondiente y que ha sido designada como responsable de formalizar el Manual del rea autorizada correspondiente.

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HOJA 3 DE 7 CODIGO:PROCEDIMIENTO AC 003 5.0 RESPONSABLE DE LA REVISIN DEL PROCEDIMIENTO. El responsable de revisar y actualizar adecuadamente este procedimiento es el Gerente de Aseguramiento de Calidad. 6.0 REVISIN DEL PROCEDIMIENTO. Este procedimiento ser revisado cuando menos una vez al ao, o antes si se cambia o mejora el sistema administrativo y operativo de la organizacin. 7.0 DOCUMENTOS APLICABLES Y/O ANEXOS. 7.1 ANEXO UNO: Diagrama de flujo del procedimiento para elaborar y revisar Manuales de Polticas y Procedimientos. 7.2 DOCUMENTO APLICABLE UNO: PROCEDIMIENTO AC 001, para elaborar, controlar y revisar Formatos. 7.3 DOCUMENTO APLICABLE DOS: PROCEDIMIENTO AC 002, para elaborar, controlar y revisar Polticas y Procedimientos. 7.4 DOCUMENTO APLICABLE TRES: PROCEDIMIENTO AC 003, NORMAS ISO 9000-1994 (900XAO) 8.0 DIAGRAMA DE FLUJO. El diagrama de flujo correspondiente a este procedimiento se muestre en el ANEXO UNO. 9.0 PROCEDIMIENTO. 9.1 El elaborador del Manual: 9.1.1 Revisa que su rea este autorizada para elaborar Manuales de Polticas y Procedimientos. Si no aparece autorizada su rea, puede solicitar al Gerente de Aseguramiento de Calidad que la autorice de acuerdo al procedimiento correspondiente. 9.1.2 Solicita al Gerente de Aseguramiento de Calidad, la correspondiente Hoja de Autorizacin del Manual del rea. 9.1.3 Solicita al responsable de compras, las carpetas necesarias para integrar sus Manuales de polticas y procedimientos. Estas carpetas son de color y tamao especial para facilitar su localizacin en todas las reas de la organizacin.

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HOJA 4 DE 7 CODIGO:PROCEDIMIENTO AC 003 9.1.4 Usa los siguientes CAPITULOS como gua para desarrollar el contenido del Manual. Estos se pueden indicar en NUMEROS ROMANOS Y LETRAS MAYUSCULAS, SUBRAYADAS Y RESALADAS (LETRAS NEGRITAS) para una mejor identificacin. CONTENIDO DEL MANUAL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS I. PORTADA II. INDICE III. HOJA DE AUTORIZACION IV. POLITICA DE CALIDAD V. OBJETIVOS ESPECIFICOS DEL MANUAL VI. BITACORA DE REVISIONES Y MODIFICACIONES VII. POLITICAS VIII. PROCEDIMIENTOS IX. FORMATOS X. ANEXOS 9.1.5 9.1.6 Solicita al Gerente o Director General la Poltica vigente de Calidad Define los objetivos Especficos del Manual. Los Manuales de Polticas y Procedimientos se pueden usar para documentar la operacin del rea, para dar entrenamiento a personal promovido o de nuevo ingreso, para reconocer las interrelaciones con otras reas, para mejorar el flujo de informacin entre reas, etc. Cada responsable debe definir claramente los objetivos especficos de su (s) propios(s) Manual (es). 9.2 El elaborador del Manual y sus Colaboradores: 9.2.1 Estudian y dominan el procedimiento para elaborar y controlar polticas y procedimientos: PROCEDIMIENTO MAESTRO AC 001 9.2.2 Estudian y dominan el Procedimiento para elaborar formatos: PROCEDIMIENTO MAESTRO AC 002. 9.2.3 Enlistan las Polticas, Procedimientos y Formatos que requieren elaborar o revisar en su rea para tener documentadas todas sus funciones. 9.2.4 Elaboran un calendario donde programa la elaboracin o revisin de Polticas, Procedimientos y Formatos, asignando responsables y fechas de elaboracin de cada uno de ellos.

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HOJA 5 DE 7 CODIGO:PROCEDIMIENTO AC 003 9.2.5 Desarrollan las Polticas, Procedimientos y Formatos de acuerdo a los PROCEDIMIENTOS MAESTROS AC 001Y AC 002 9.3 El elaborador del Manual: 9.3.1 Integra el Manual conforme el vaya aprobando las Polticas, Procedimientos y Formatos. Es importante recordar que el (los) Manual (es) del rea se va (n) a ir integrando con la informacin que la propia rea genera, y con las polticas, procedimientos y formatos que las dems reas le estn haciendo llegar continuamente, debido a la interrelacin con ellas. 9.3.2 Establece un programa de difusin dentro de su rea del (os) Manual (es), de las Polticas, de los procedimientos y de los formatos, tanto de los de reciente elaboracin como los que se vayan recibiendo con las modificaciones correspondientes. 9.3.3 9.3.4 9.3.5 Hace difusin de acuerdo al programa del punto anterior. Implanta las polticas, procedimientos y formatos aprobados. Si durante la implantacin se observa que en la poltica, procedimiento o formato no hay congruencia entre lo que se dice y lo que se hace, regresarlo al elaborador del Manual al punto 9.2.4 para hacer la revisin correspondiente. Si hay congruencia, continuar con el siguiente punto. 9.3.6 Si ya paso un ao desde la ltima revisin de la poltica, procedimiento o formato, regresarlo al elaborador del Manual al punto 9.2.4 para hacer la revisin correspondiente si no ha pasado un ao, continuar con el siguiente punto. 9.3.7 Actualiza el ndice del contenido del Manual cada vez que revisa o integra a l una nueva poltica, procedimiento o formato. 9.3.8 Vigila que se respeten cabalmente las polticas procedimientos y formatos que les corresponden

9.4 Los responsables de la revisin de cada poltica procedimiento y formato: 9.4.1 Hacen la revisin anual de las polticas, procedimientos y formatos que les corresponden, de acuerdo a los Procedimientos correspondientes. 10.0 LISTA DE DISTRIBUCIN: REA 01 GERENCIA GENERAL REA 02 CONTRALORIA REA 03 GERENCIA DE VENTAS REA 04 GERENCIA DE PRODUCCIN REA 05 GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS REA 06 GERENCIA DE ASEGURAMIENO DE CALIDAD