A criao das instituies arquivsticas e sua importncia

A historia do documento se confunde com a historia da humanidade adquirindo o documento no seu inicio a responsabilidade de passar uma informao, um conhecimento especifico sobre uma forma de ajudar na sobrevivncia humana e por conseguinte com a evoluo do modo de viver do homem em sociedade servindo o documento como elemento comprobtorio e de poder. Funes estas do documento to bem descritas por Couture e Rousseau: Ao longo das pocas e dos regimes, os documentos serviram para o exerccio do poder, para o reconhecimento dos direitos, para o registro da memria e para sua utilizao futura.1 Ao longo da histria e das diferentes civilizaes os documentos tinham diferentes tipos de suporte como as antigas placas de argila nas civilzaes mesopotamicas da Alta Antiguidade e da Antiguidade Classica, o papiro suporte muito utilizado nas civilizaes do vale do Nilo; passando pelo couro largamente utilizado nas civilizaes da Antiguidade Ocidental e da Antiguidade Mdia at a chegada do papel propriamente dito surgiu na China no ano de 123 a.C. e atribuida sua inveno ao ministro chins da agricultura Tsai-Lun mas no sculo XV na Europa com o desenvolvimento de tcnicas de impresso que remontam a importncia do papel como suporte at os dias atuais; atrelado a esta evoluo dos suportes est a constituio dos arquivos conforme exemplificados a seguir: Os primeiros arquivos conhecidos pela humanidade remontam as civilizaes qu viveram seis mil anos a.C nas primeiras civilizaes desenvolvidas as margens do rio Tigres e Eufrantes, tambm existiram os arquivos das civilizaes do vale do nilo que datam do 4 milnio a.C. arquivos, todos estes arquivos tinham a caracteristica de se situarem nos templos e palacios, prximos das autoridades dirigentes. H de se destacar tambm os arquivos da Grcia Antiga onde o arquivos assumem um carter mais democratico pondendo estes ser consultados pelo povo arquivos estes que ficavam em um local especifico caracteristica essa tambm difundida no imprio romano como nos diz Couture e Rousseau: O fato de haver locais reservados ao armazenamento de documentos mostra antes um desejo de se ter uma boa administrao e sublinha a importncia atribuida ao ato acto escrito.2 No peodo que se segue a queda do imperio romano at a Revoluo Francesa os arquivos seguem um carater itinerante indo para onde vai o detentor do poder. Com o advento da Revoluo Francesa surge a primeira instituio arquivstica

contempornea o Arquivo Nacional da Frana em 1789 subordinando a ele os depsitos provnciais. Modelo este disseminado pela Europa exemplificando em Portugal onde a Revoluo Liberal de 1820 transforma o arquivo da coroa em arquivo do estado constinucional, tendo muitas semelhamas entre as criaes dos arquivos da Frana e de Portugal como a criao de locais adequados a guarda dos documentose procurando-se guardar no mais a histria das pessoas que detinham o poder mas sim se contar a historia da nao constituindo os documentos e arquivos um elemento de poder do povo. Essa formao dos arquivos acompanha e produto da formao das naces. H de se destacar os aspectos estabelecidos com a criao desses arqutipos de instituies arquivistas podendo ser relados como: Criao de uma administrao orgnica capaz de cobrir todas a entidades pblicas produtoras de documentos. O reconhecimento pelo estado de sua responsabildade pela guarda e conservao dos documentos que por ele foram produzidos e pelos que esto a serem produzidos. E o reconhimento do direito do cidado de acesso aos arquivos e aos documentos neles contidos. Esses prncpios no caracterizaram logo aps a sua instaurao periodo psrevoluo at meados do sculo XX um maior acesso das sociedades aos arquivos e consequentemente um maior controle desta sociedade em relao a administrao pblica. Com a ascensco de Napoleo ao poder na Frana e a contnua acumulao de documentos de paises dominados e dos territorios anexados ou ocupados pelo imperio napoleonico, documentaes essas que por fora de leis criadas a partir de 1808 tornavam obrigatria a remessa a Paris de todos os documentos referentes a esses territrios. Essa grande massa documetal era tratada como pertencente a um unico fundo documetal e essa grande massa dividia-se em: legislativa: os documentos das assemblias revolucionrias; administrativa: os documentos dos novos ministrios; dominial: os ttulos de propiedade do estado; judiciaria: os documentos de tribunais; e histrica: que eram os documentos arbitrariamente selecionados como de paraticular interesse histrico. Esse modo classificao teve sua concepo herdada do iluminismo e do enciclopedismo, tiveram como consequencia como bem diz silva: ...Conduziu desarticulao dos sistemas tradicionais de arquivo, obrigando depois ao estabelecimento de sistemas correctores.3

O principio da provenincia Um dos principios corretores utilizados para corrigir essa desarticulao dos arquivos ps o periodo napoleonico foi o principio da provenincia definido como: Principio que consiste em deixar juntos sem se misturar a outros os documentos ou arquivos provenientes de uma de uma instituio, administrao, de um estabelecimentos ou de uma pessoa fsica ou moral. Esse princpio to importante para a arquivistica ponto de divergncia segundo a autora do livro base para esse texto e alguns outros a despeito de sua origem existindo como nos diz Martn-Ponzuelo (1998:25);a formulao do principio da provenincia no resultante de um unico momento, nem acontece num nico lugar. Vale destacar que a autora identifica trs formulaes que podem basear essa concepo de divergncia seno da formulao deste fundamento pelo menos de proliferao e sua aceitao como prncipio bsico da arquivistica: 1. A atribuio feita a Natalis de Wailly, historiador francs, chefe da seco administrativa dos Arquivos Derpatamentais do Interior francs em 1841, que consistia em: Reunir os documentos por fundos, isto , reunir todos os titulos provindos de uma corporao, instituio, famlia ou indivduo, e dispor em determinada ordem os diferentes fundos (...).; 2. A formulao alem de Marx Lehmann, diretor do Arquivo Secreto do Estado de Berlim, que em 1981 institui que a organizao dos documentos nas intituies arquivisticas alems levariam em considerao a origem e a ordem originria. a partir das marcas que haviam recebido no curso da atividade oficial da repartio respectiva.4; 3. E a formulao do manual dos holandeses, quenas normas 1, 2, 16 e 47 estabelecem o principio, tendo a mesma definio de arquivo: arquivo o conjunto de documentos escritos, desenhos e material impresso recebidos ou produzidos oficialmente por determinado orgo administrativo ou por um de seus funcionrios na medida em que tais documentos se destinavam a permanecer na custdia desse orgo ou funcionrio, e de seu carater indivisivel: um arquivo um todo orgnico. E os princpios de sua organizao: o sistema de arquivo deve ser baseado na organizao original do arquivo, a qual, na sua essncia, corresponde organizao do rgo administrativo que o produziu.e que A organizao original de um arquivo deve corresponder naturalmente,

nas suas linhas principais, antiga estrutura da entidade administrativa que o produziu. O princpio da provenincia o principio norteador da classificao e da organizao dos conjuntos arquivisticos. A gesto de documentos e a teoria das trs idades Em meados do sculo XX principalmente a partir da Segunda Guerra Mundia cresce esponencialmente a produo documental por decorrncia da grande quantidade de documentos cientifcos e tecnolgicos produzidos e com o documento ganhando o status de testemunho da histria surge a necessidade de se pensar na eliminao criteriosa de documentos resultando desse processo duas torias que consistiam basicamente nestes dois modelos: O modelo ingls, que consistia que os documentos deveriam ser eliminados pela entidade produtora, no fazendo parte desse processo o arquivista teoria defendida pelo arquivista ingls Hilary Jenkinson. E o alemo que consiste que o arquivista deve participar do processo de eliminao documental. Ha de se levar em considerao tambm a importante contribuio do arquivista americano T. R. Schellenberg com a criao da teoria das trs idades que introduz no arquivismo etapas definidas de vida documental, essa teoria tenta estabelecer um ponte entre a documentao de gesto a que deve ser preservada para fins de pesquisae a consequente eliminao da documentao que no tem necessidade de se manter arquivada, adiquirindo grande importncia por causa da cada vez mais crescente produo documental e consiste em classificar os documentos em: Arquivos correntes: conhecido tambm como de primeira idade ou ativo, so documentos estritamente ligados a oganizao que o produziu sendo utilizados frequentemente e que por conta desse uso contante deve permanecer junto ao seu orgo que o produziu. Arquivo intermedirio: tambm conhecido como de segunda idade ou semi-ativo, so arquivos que por conta de utilizao pouco frequente ficam armazenados em depsitos temporrios sua destinao final. Arquivo permanente: conhecidos tambm como de terceira idade ou histricos e so os documentos que so presrvados por conta do seu valor probatrio, informativo e histrico. A consequente evoluo das denominadas tecnologias da informao nos Estados Unidos principalmente no periodo denominado Guerra Fria onde a informao

tinha um valor incalculvel; faz surgir nos Estados Unidos legislaese prticas da gesto de documentos buscando uma maior eficincia e racionalizao da gesto documental atravs de uma administrao cientifica. Essa gesto documental ganha contedo a partir de relatrio da Organization of the Executive Banch of the Government, a conhecida Comisso Hover, da inicio a uma profunda reforma administrativa criando um programa para simplificar os metdos contbeis e ficais no pas diminuido a documentao relativa a esses temas, dentre as reformas instituidas aps os relatrios da Comisso Hover pode-se relatar a transformao em 1950 do National Archives establishment em National Archives and Records Services (NARS), que em 1985 transforma-se em National Archives and Records Administration (NARA); tendo duas subdivises principais: a Office of Records Management e a Office of the National Archivestendo o primero a tutela sobre um sistema federal de arquivos intermediaros os Records Centers e Federal Centers onde esses arquivos intermedirios tambm podiam ser acessados. Tendo assim uma um controle documental desde a sua produo at a sua destinao final. A lio do modelo norteamericano a significativa: centralizao administrativa, descentralizao regional dos depsitos federais e independncia dos arquivos estaduais em relao estrutura do governo federal. . No obstante a isso a partir do final da segunda guerra h uma cisao tpica da arquivistica americana e anglo-saxonica, fazendo surgir duas tendencias de formao na rea, a primeira reunindo os arquivitas encarregados dos arquivos permanentes, mais ligados a histria e suas cincias auxiliares e a segunda situam-se os profissionais da gesto de do documento mais ligados ao controle da produo documental. Tal ciso relatada muito bem por Ribeiro (2005) (...)criaram uma dicotomia no seio da Arquivstica, colocando em paralelo arquivos correntes ou administrativos (records, na terminologia anglo-saxnica) e arquivos histricos ou definitivos (archives, em lngua inglesa). Passam, assim, a opor-se, de forma artificial, duas reas profissionais que lidam com o mesmo objecto de estudo e de trabalho, ocasionando, ao nvel epistemolgico, uma ruptura na prpria disciplina que estuda os arquivos. Essa ciso s superada na decada de 80 com o trabalho de autores importantes para a disciplina arquivistica. Tradio manualistica e suas limitaes

No final dos anos 80 h o surgimento de novos manuais arquivisticos trazem uma renovao na disciplina como muto bem conceituam Couture e Rousseau (1998:18, 19-53): Esta disciplina em plena evoluo(...) criando assim uma disciplina global que cobre o conjunto dos arquivos. Por consequncia, ela modelos arquivista aos arquivistas e aos servios de arquivo no delabar de um novo milnio que se vira juntar longa e essencial histria dos arquivos. (...) A publicao de manuais representa uma etapa na constituio de uma disciplina cientifca. Estas obras articulam a teoria e as prticas em torno de uma abordagem nica e permitem a trasmisso do estado dos conhecimentos bem como o estabelecimento de uma tradio. J no final da decada em 1989 propoe que se faa um estudo da literatura arquivistica dos vrios pases com o objetivo de se criar uma espinha dorsal da disciplina arquivistica e que esse material fosse publicado sendo fruto de um interesse comum, para uso didtico em nvel internacional. Estudo esse que encontrou algumas dificuldes bsicas assim identificadas por Franz no que concerne a literatura podendo enumerar-se em trs pontos bsicos: Cobertura temtica da publicao. No que concerne a abrangncia cada vez maior daquilo que se poderia chamar de um temrio arquivistico tornando quase impossivel seu esgotamento em obras do tipo manuais e livro-texto tornando obsoleto esse material em virtude dos avaos tecnologicos e das mudanas existentes nos pases exigindo assim uma renovao constante; Abrangncia nacional dos manuais e livros-texto. Refere-se as especifidades da histria, da legislao e da politica; sempre abordada nos manuais e livro textos de em uma abrangncia local dificultado dificultando suas utilizaes em outros pases; Abrangncia do nvel de aprendizagem. Na maioria dos pases, o ensino da arquivologia pode se dar em diferentes nveis de acordo com o pblico a que se destina quer seja o profissional de nvel academico ou cientifco, seja o profissional de nvel tecnico. Havendo a necessidade de uma literartura especifica.