Sei sulla pagina 1di 14

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo CONCEITO DE GESTO Vivemos numa sociedade dominada por

r organizaes grandes ou pequenas, com ou sem fins lucrativos (hospitais, escolas ONGs, IPSSs, multinacionais, empresas, organismos oficiais), onde trabalham pessoas que em conjunto visam o cumprimento de objectivos, consoante a organizao.

Gesto o processo de conseguir obter esses resultados (bens ou servios) com o esforo das pessoas que l trabalham, na maior parte dos casos alm da orientao e coordenao, a gesto implica a afectao e controlo de recursos financeiros.

FUNES DA GESTO A tarefa de gesto interpretar os objectivos e transform-los em aco empresarial, atravs de quatro funes fundamentais (planeamento, organizao, direco, controlo), cujos esforos realizados em todas as reas e em todos os nveis da empresa visam o atingir dos seus objectivos.

Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

Pgina

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo Assim temos detalhadamente: Planeamento pode ser definido como o processo de determinar antecipadamente o que deve ser feito e como faz-lo, os planos estabelecem a forma como a organizao/empresa se ir desenvolver no futuro, quem vai desenvolver as aces e como se relacionam entre si e definir o papel de cada um individualmente, h que organizar. Organizao consiste em estabelecer relaes formais entre as pessoas, ev entre estas e os recursos, para atingir os objectivos propostos. Um dos aspectos fundamentais assegurar que a pessoa certa, com as qualificaes certas, est no local e tempo certos para que melhor sejam cumpridos os objectivos. necessrio fazer com que as pessoas faam, ou seja, dirigir. Direco entendida como o processo de determinar, afectando ou influenciando o comportamento de outros, envolve: Motivao entendida como o esforo da vontade das pessoas de se esforarem por conseguirem alcanar os objectivos das organizaes. Na medida em que os gestores consigam que os seus colaboradores faam seus os objectivos da empresa, mais motivados eles se sentem para desempenhar as tarefas que lhes esto atribudas, melhor o seu nvel de desempenho e os resultados conseguidos. Liderana capacidade de conseguir que os outros faam aquilo que o lder quer que faam, de forma mais ou menos autocrtica, mais ou menos participativa. A liderana um aspecto da direco que por sua vez, uma funo de gesto. Comunicao processo de transferncia de informaes, ideias, conceitos ou sentimentos entre pessoas, a maior parte do dia do gestor passada a comunicar. Pelas mais variadas razes os resultados nem sempre coincidem com os objectivos delineados, h pois que verificar os desvios (positivos e negativos) e analisar as razes da sua ocorrncia, gerir implica tambm controlar. Pgina
Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo Controlo processo de comparao do actual desempenho da organizao com standards previamente estabelecidos, apontando as eventuais aces correctivas, as pessoas necessitam de formao para conseguirem fazer melhor, a fim de evitar de futuro a necessidade dessas aces correctivas. No invalida tambm a existncia de deficincias em termos de planeamento que apenas se revelam durante a sua execuo, originando a necessidade de ajustes e reformulaes, nem sempre so as pessoas que falham.

Estas quatro funes fundamentais da gesto no devem ser vistas isoladamente, uma vez que entre elas se verifica a existncia de uma total interdependncia, no se define uma estrutura para uma organizao sem se ter em conta o planeamento efectuado e os objectivos a atingir.

PLANEAR implica a existncia de CONTROLO, cujas informaes podem levar a melhorar os planos futuros, a ORGANIZAO depende do PLANEAMENTO efectuado, dos objectivos e estratgias definidos, o estilo de DIRECO depende do tipo de ORGANIZAO e o CONTROLO ser exercido de forma diferente consoante estilo de DIRECO. Estas 4 funes apresentam-se assim interligadas, influenciando-se mutuamente e em todos os sentidos.
A funo ORGANIZAO depende no s do PLANEAMENTO efectuado mas tambm do estilo de DIRECO e do tipo de CONTROLO. A funo DIRECO depende do tipo de PLANEAMENTO e CONTROLO desejado e da estrutura ORGANIZATIVA.

Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

Pgina

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo NIVEIS DE GESTO Gestores so todos aqueles que numa organizao, conseguem coisas feitas com o trabalho dos outros, planeando, organizando, dirigindo e controlando.

Consideram-se geralmente 3 nveis de gesto: Nvel institucional caracteriza-se fundamentalmente por uma forte componente estratgica, envolvimento da totalidade dos recursos disponveis na determinao do rumo a seguir (geralmente associado a aces com implicaes de mdio e longo prazo) e pela formulao de polticas gerais. So os membros do conselho da administrao, gerncia, conselho de gesto e direco geral. Nvel intermdio predomina uma componente tctica que se caracteriza pela movimentao de recursos no curto prazo e elaborao de planos e programas especficos relacionados com a rea ou funo do respectivo gestor, directores de diviso, de rea, funcionais, de departamento, etc. Nvel operacional predomina a componente tcnica e a actividade destes gestores traduz-se fundamentalmente na execuo de rotinas e

procedimentos, so os supervisores, chefes de servio, de seco, etc. Pgina


Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo Gerir implica acima de tudo decidir, decidir que objectivos prosseguir e qual a sua hierarquia em termos de relevncia, depois quais os caminhos a seguir para os atingir, que estratgias e tcticas a aplicar, como organizar os recursos humanos e materiais disponveis (grau de centralizao, definio de layouts, etc.), como dirigir os subordinados (mais ou menos autocrtico, mais ou menos delegao, etc.) e finalmente como analisar em que medida as realizaes correspondem ou no ao planeamento efectuado.

A tomada de decises a verdadeira essncia da gesto e est contida em cada uma das funes de gesto.

GESTOR: TAREFAS E APTIDES NECESSRIAS A actuao dos gestores avalia-se geralmente por padres de eficincia e eficcia, distinguem-se por: Eficincia relao proporcional entre a qualidade e a quantidade de inputs e a qualidade e quantidade dos outputs produzidos, quanto maior for o volume de produo conseguido com o mnimo de factores produtivos, maior o grau de eficincia do gestor responsvel. Eficcia medida em que os outputs produzidos pelo processo se aproximam dos objectivos propostos, quanto menores forem os desvios entre o planeado Pgina e o realizado, maior o grau de eficcia do gestor em causa.

Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo Para ser eficiente e eficaz, o gestor deve possuir e continuamente desenvolver vrias aptides essenciais. Tipo de aptides necessrias a quem deseja enfrentar o desafio traduzido nesta aliciante actividade: Aptido conceptual capacidade para apreender ideias gerais e abstractas e aplic-las em situaes concretas. Engloba a capacidade para ver a organizao como um todo, um gestor com capacidade conceptual apercebese da forma como as vrias funes da organizao se complementam uma s outras, como a empresa se relaciona com o seu ambiente e como uma alterao numa parte da organizao pode afectar a outra parte. Aptido tcnica capacidade para usar conhecimentos, mtodos ou tcnicas especificas no seu trabalho concreto. Conhecimentos e experiencia em engenharia, informtica, contabilidade, marketing ou produo, so exemplos deste tipo de capacidade, de modo geral estas aptides esto relacionadas com o seu trabalho. Aptido em relaes humanas capacidade de compreender, motivar e obter a adeso das outras pessoas, envolve caractersticas relacionadas com as capacidades de comunicar, trabalhar e entender as atitudes e os comportamentos dos indivduos e dos grupos.

O administrador da empresa tem de ter uma viso global e genrica dos problemas da empresa, mas no lhe exigido que seja um tcnico especfico, dado que uma

gestor.
Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

Pgina

gestor de topo, no raras vezes que um ptimo tcnico falha quando promovido a

viso demasiado tcnica dos problemas da empresa acaba por ser negativa num

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo EVOLUO DA GESTO Como qualquer outra rea do conhecimento tambm a gesto tem tido a sua evoluo ao longo do tempo, desde Moiss, marco considerado como a primeira manifestao de actos de gesto, Moiss ter sido um dos primeiros responsveis por um grupo ou organizao a tomar decises de gesto, com o auxilio de um consultor, o seu sogro de quem ter recebido conselhos quanto forma de organizao (sugesto de escolher 10 colaboradores que coordenariam 50 subordinados, os quais coordenariam 100 e estes 1000, com vista a uma melhor coordenao do seu povo).

PRINCIPAIS ABORDAGENS As escolas de pensamento em termos de gesto podem ser agrupadas em 3 grandes categorias: Perspectiva estrutural abarca as correntes de pensamento nesta matria em que s formas de organizao do trabalho e das instituies atribudo um relevo especial. Engloba as teorias da gesto cientfica, a escola clssica, a teoria da burocracia e a teoria da deciso, alm da teoria organizacional anterior a 1900, que remonta aos Egpcios (4000 a.C.) responsveis pela construo das pirmides e apresentados como os melhores gestores da histria; j em 1800 a.C., o Cdigo de Hamurabi (Babilnia) com o contrato escrito e testemunhal e o reconhecimento da no transferibilidade de responsabilidades, apresentam tambm determinaes de gesto; por volta de 400 a.C. na Grcia filsofos como Scrates e Plato, conduziram ao enunciado do princpio da universalidade da gesto e do principio da especializao, 175 a.C. em Roma j se conheciam a descrio de funes e cerca do ano de 284 o principio da delegao de autoridade. contudo com Adam Smith (Riqueza das Naes, 1776) que se caracteriza a diviso do trabalho em vrias fases, nomeadamente quando aplicado a meios de Pgina produo (perodo anterior s linhas de montagem industriais). Estruturas como a Igreja Catlica e a organizao militar, aplicam princpios e prticas de
Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo gesto e uma estrutura organizacional hierarquizada, aplicam os militares tcnicas hoje aplicadas Logstica e Distribuio, destes ltimos da sua estratgia militar nasce a estratgia empresarial. A partir do sc. XX a gesto separa-se dos outros ramos do saber (economia) para se constituir como cincia, surgem autores e obras como, Taylor (Princpios de Gesto Cientifica, 1911) pretende ele pela aplicao do mtodo cientfico, criar uma base de anlise dos problemas de gesto orientados para a rea industrial, segundo as seguintes ideias base: Aplicao do mtodo cientfico (encontrar a nica melhor maneira de realizar o trabalho); Seleco cientfica dos trabalhadores (melhor desempenho de tarefas); Treino, educao e desenvolvimento dos trabalhadores (melhoria no desempenho de tarefas); Interaco amigvel e cooperao entre gestores e trabalhadores (clara separao de deveres entre uns e outros), todo o trabalho de Taylor tinha como objectivo a melhoria da produtividade e salrios (enfrentou oposio das organizaes de trabalhadores e sindicatos receosos que este desenvolvimento originasse perda de postos de trabalho na prtica suspeitas que so hoje uma realidade). Com o surgimento da Escola Clssica, segundo Fayol, pai da moderna teoria de gesto, no seu livro Teoria Geral da Administrao onde so desenvolvidos princpios destinados organizao como um todo nas funes da administrao (planear; organizar; comandar; coordenar; controlar), tendo dividido as operaes empresariais em 6 actividades fundamentais (comercial; tcnica; segurana; contabilidade; financeira; administrao) que englobam e articulam as funes da administrao, sugerindo 14 princpios gerais de gesto (administrao): 1-Diviso do trabalho; 2-Autoridade; 3-Disciplina; 4-Unidade de comando; 5-Unidade de direco; 6-Subordinao do interesse individual ao interesse colectivo; 7Rwemunerao; 8-Centralizao (descentralizao); 9-Cadeia de comando; 10-Ordem; 11-Equidade (igualdade); 12-Estabilidade de emprego; 13Iniciativa; 14-Espirito de equipa. Com Max Weber (socilogo alemo) surge a Pgina Teoria da Burocracia, baseada em estudos realizados a organizaes europeias durante o sc. XIX, esta ideia conduzir a um tratamento equitativo
Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo (igual) de todos os empregados, dado que cada um possua atribudas reas especificas de actuao e responsabilidade na base da sua competncia, esta teoria defendia tambm um sistema ordenado de hierarquias e uma unidade de comando baseada em documentos escritos com definio de regras e regulamentos explcitos em manuais, para o exerccio da gesto. Finalmente a Teoria da Deciso, para explicar comportamentos organizacionais

desenvolvida a partir da teoria da burocracia, Herbert Simon e James G. March, sugere que os indivduos geralmente toma decises a partir de uma srie limitada de alternativas possveis, no avaliando a totalidade das opes disponveis, baseando-se nas regras e experiencias de que dispem, escolhendo solues satisfatrias para a resoluo dos problemas, em detrimento da procura da soluo ptima. Perspectiva humana procurando respostas para as questes em aberto deixadas pela perspectiva estrutural, os investigadores focaram a sua ateno no lado humano das organizaes, respectivamente nas relaes humanas, dinmica de grupos e teoria de liderana, temos assim a Escola das Relaes Humanas, que reside no pressuposto de que a chave para o alcance de elevadas produtividades est no grau de satisfao do empregado no seu trabalho (sentimentos e atitudes dos trabalhadores podiam influenciar significativamente a produtividade). A Dinmica de Grupos, escola criada por Kurt Lewin (Alemanha), baseado na experiencia adquirida durante a II Guerra Mundial com grupos de donas de casa na resoluo dos problemas alimentares resultantes do conflito, quando aplicados numa organizao os empregados aprendiam muito mais depressa os novos mtodos de trabalho a implementar, se lhes fosse dada a oportunidade de os discutir em grupo a forma de com alguma liberdade os aplicar s tarefas propostas. A Liderana outro aspecto humano a considerar nos grupos, Bales classifica-os em 2 tipos: Lder e tarefa (desenvolve a sua actividade focalizando os objectivos do grupo em termos de produtividade) e Lder social (alcance dos objectivos actuando Pgina no desenvolvimento da coeso e encorajando a colaborao entre membros do grupo); McGregor nas suas teorias X (pessimista) e Y pe em confronto
Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo duas posies antagnicas do comportamento: teoria X defende

fundamentalmente que as pessoas encaram o trabalho como um sacrifcio a evitar e precisam/preferem ser dirigidas e controladas; teoria Y defende que os trabalhadores podem encarar o trabalho com naturalidade como o descanso ou o lazer, gostam de assumir responsabilidades e preferem o autocontrolo. Implica uma postura de gesto adequada a cada uma das teorias. Perspectiva integrativa este grupo compreende a Escola Sociotcnica, corrente de pensamento que defende ter o sistema tcnico (equipamentos e mtodos de trabalho) um efeito muito forte sobre o sistema social e os comportamentos de grupo so influenciados pelo sistema tcnico em que as pessoas trabalham, com base a inmeras pesquisas efectuadas chegaram concluso de que as actuaes tecnolgicas devem ser conduzidas em conjunto com um forte sistema social, os aspectos tcnicos e sociais do trabalho devem ser considerados em simultneo. A Teoria dos Sistemas, Daniel Katz e Robert Kahn, representam uma organizao (empresa) como um sistema aberto, uma entidade que interage com as variveis do ambiente que a rodeia tal como os sistemas biolgicos (corpo humano; microorganismo; clula), esta teoria apresenta o sistema como um conjunto de subsistemas interdependentes e interrelacionados (seres vivos - sistemas circulatrio, respiratrio, digestivo; empresas departamentos financeiro, comercial, produo), sendo aberto e dinmico recebe fontes dos outros sistemas com os quais interage (recursos humanos, materiais, fsicos) com os quais troca informaes e a que fornece tambm o resultado do seu trabalho (outputs produtos ou servios produzidos), desenvolve uma procura permanente para o seu equilbrio, quando h ocorrncias anmalas forma-se uma corrente de informao (feedback ou retroalimentao) que origina as mediadas correctivas necessrias normalizao. As organizaes so caracterizadas

defensores da aplicao do Sistema Aberto s Organizaes, estas para


Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

Pgina

podem empregar uma variedade de meios para os atingir, de acordo com os

10

pela equifinalidade, por um lado tem mltiplos objectivos por outro lado

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo sobreviverem tm de se adaptar s situaes, respondendo s alteraes do ambiente com as apropriadas alteraes ao sistema. Teoria de Contingncia, os seus defensores pem em destaque a ideia de que os gestores fazem, dependendo do conjunto de circunstancias que caracterizam a situao (relao entre a forma como a organizao processa a sua actividade e as caractersticas da situao), Tom Burns e George Stalker, descrevem dois tipos de gesto: o sistema mecanicista, caracterizado por uma estrutura rgida com destaque para alinha hierrquica; o sistema orgnico, mais flexvel, menos estruturado, permitindo uma maior influencia dos trabalhadores na tomada de decises. Para Joan Woodward a escolha do tipo de estrutura que melhor se adapta a uma determinada empresa influenciada pela tecnologia que usa, sugere ento que opara uma empresa caracterizada por tecnologia correspondente produo em massa pode adoptar uma estrutura mecanicista enquanto que para uma empresa de produo continua (refinaria) uma estrutura orgnica. Mais recentemente esta teoria alargou-se a outros domnios da gesto como o desenho de tarefas, a liderana, a dinmica de grupos e as relaes de poder. Finalmente os Papeis Desempenhados pelos Gestores, Mintzberg, depois de ter estudado sistematicamente a actividade de vrios gestores em vrias organizaes, concluiu que os gestores no actuam de acordo com o modelo clssico (planeamento; organizao; direco; controlo), mas actuam

desempenhando, como actores, uma srie de 10 papeis diferentes, divididos em 3 grandes grupos: Interpessoal (figurativo como representante da organizao; lder interno; relao com o exterior); Informacional (receptor de informaes do exterior; disseminador da informao adquirida; transmissor para o exterior dos resultados atingidos); Decisional

(empreendedor de iniciativas de mudana; solucionador de distrbios face a desvios registados; distribuidor de recursos como pessoas, dinheiro,

para a nossa sociedade do que a do gestor, que determina se as nossas


Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

Pgina

contratao e negociao). Concluindo, nenhuma tarefa mais importante

11

equipamento e tempo, tomando decises; negociador intervindo na

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo instituies sociais nos prestam um bom servio ou se desperdiam os nossos talentos e recursos, pe em destaque o individuo e a motivao (papeis interpessoais), a comunicao (papeis informacionais) e a liderana e tomada de decises (papeis decisionais).

PERSPECTIVAS DE EVOLUO FUTURA Vivemos a era da incerteza, expresses como turbulncia, crise e caos tem sido usadas por, Peter Drucker, Tom Peters e Robert Waterman (que parecem terem desaparecido do mapa agora que certas situaes se instalaram, necessrio haver quem alerte mas mais ainda necessrio que saibam apresentar solues).

Existe tendencialmente uma ntida passagem de uma sociedade industrial para uma sociedade da informao (conhecimento), Drucker afirma que o factor decisivo ao lucro j no o capital, terra ou trabalho, mas sim o saber.

O desenvolvimento das tecnologias de informao e de quem as dominam, esto a conduzir ao nascimento de novas formas de organizao, com reduo de nveis de gestores e gestores intermdios, a empresa flexvel (rpida em se adaptar a mudanas), o outsourcing (subcontratar o que no faz parte do negcio), learning organization (empresa que aprende) deixaram de ser chaves para passarem a fazer parte do vocabulrio dos gestores de hoje, embora a organizao do futuro venha a levantar novos problemas de gesto, assim tambm os actuais gestores devem voltar s escolas para reestruturarem o seu saber.

Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

Pgina

12

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo Drucker considera 5 factores para a gesto do futuro, ligadas com: A alterao da estrutura societria da empresa (investidores institucionais) e formas de governo (corporate governance). Novas abordagens ao uso da informao, sendo de prever que io impacto do uso das novas tecnologias que at agora se verificou ao nvel das operaes se estenda gesto de topo (qualificao da informao relevante tomada de decises). Alterao do vinculo que liga os trabalhadores s empresas e consequente forma de gerir, prev-se que o numero de pessoas que no futuro trabalhe na organizao, no so empregados da empresa, o gestor ter de gerir colaborao no lugar de comandar e controlar. Crescimento do trabalho do conhecimento e como torna-lo mais produtivo. Resulta dos pontos apontados anteriormente e tem a ver com a forma como o gestor tem de actuar para os interligar, dentro de um quadro de politicas de curta durao ao invs do quadro do passado.
O papel do gestor consistir cada vez mais em conseguir que os diversos grupos relacionados com a empresa, convirjam entre si para produzir os resultados desejados

Moss Canter, concluiu que nas organizaes mais evoludas, se verifica uma tendncia para a reduo da hierarquia e para a diminuio de ttulo, tarefas e departamentos, os canais verticais de comunicao so cada vez mais substitudos por relaes horizontais entre pares, os especialistas so chamados a desempenhar um papel mais estratgico numa maior colaborao interdepartamental.
As organizaes esto a tornar-se rapidamente mais ACHATADAS, menos burocrticas e mais empreendedoras.

Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

Pgina

13

PLANEAMENTO E GESTO DE SERVIOS DE DOCUMENTAO Tema 1 A Gesto e a sua Evoluo A capacidade dos gestores para obterem resultados com o esforo dos seus colaboradores passa depender mais do nmero de redes em que est envolvido do que no peso na hierarquia.

As novas formas de organizao em que se destaca o trabalho da informao e do conhecimento, a importncia dos valores, da cultura, da inovao e da primazia do cliente e do homem na organizao, o espirito de grupo, de famlia ou de cl transportado para as empresas, semelhana das empresas japonesas (W. Ouchi), so certamente um contributo para o desenvolvimento da gesto.

Cincias da Informao e Documentao Aluno n 903287 Luis Alberto Gomes Pano

Pgina

14

Potrebbero piacerti anche