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Ingenieria y construccin auto sostenible

Tema 2 Desarrollo Ejercicio 2. Workbreakdown Structure Evolutiva Unidad didctica: Proceso Iterativo de Planeacin

Autor Gustavo Salazar Longas gsalazarl@misena.edu.co

PROGRAMA DE FORMACION SENA VIRTUAL (COMPLEMENTO) CURSO: ADMINISTRACIN DE PROYECTOS DE DESARROLLO DE SOFTWARE - 270658 (270658) > ACTIVIDADES

www.senavirtual.edu.co 2011

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INTRODUCCION Descripcin del ejercicio 2 Construir una WBS evolutiva a partir de una WBS convencional utilizando el caso ejemplo: El despacho de abogados. Construyendo la EDT Una EDT es una presentacin simple y organizada del trabajo que implementar la oficina de abogados como un despacho suponiendo que de tal manera completaremos el proyecto. Partiendo sabiendo que existen muchas opciones organizadas de la presentacin en este trabajo.

Inicialmente WBS, es una descomposicin jerrquica orientada al entregable, del trabajo a ser ejecutado por el equipo de proyecto para implementar el despacho de abogados, cumplir con los objetivos de este y crear los entregables requeridos, con cada nivel descendente de la EDT representando una definicin con un detalle incrementado del trabajo del proyecto. Ademas partiendo de la definicin bsica del proyecto como "una secuencia de actividades complejas e interconectadas que tienen un objetivo o propsito que debe ser alcanzado en un plazo establecido, dentro de un presupuesto y de acuerdo con unas especificaciones" estaremos conscientes de el inicio y el fin con el ambiente

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desarrollador; un fin especifico para producir un producto nico, en el que intervienen diferentes parmetros, con el fin de conseguir la satisfaccin del cliente.

Estamos involucrando la razn de tiempo de construccin un ciclo de vida para el proyecto de implantacin

Este proyecto puede dividirse, de acuerdo a la prioridad, en diversas partes segn la fase del ciclo vital del proyecto donde nos encontremos: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Definicin de las especificaciones Planificacin del proyecto Implementacin del proyecto Control del proyecto Evaluacin del proyecto Finalizacin

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Lgicamente debe ser hallado dentro del plan de trabajo las pautas generales previstas para la especificacin, planificacin y control del proyecto.

Los requerimientos especifican cmo debe ser el producto del proyecto, divididas en dos categoras bsicas: 1. Requerimientos funcionales 2. Requerimientos tcnicos Las especificaciones funcionales describen las caractersticas del producto en lenguaje corriente no tcnico, resultar ser comprensible por el cliente, quien desempea un papel importante y directo en su elaboracin. Tcnicamente el producto (solucin) es en lenguaje tcnico. Las especificaciones del proyecto son importantes al menos en dos aspectos. En primer lugar involucra lo tangible de las tareas que relacionan al cliente. En ltima instancia, la planificacin del proyecto se reduce a determinar cul es la mejor manera de satisfacer las exigencias de las especificaciones, y si stas son errneas o estn mal expresadas, el proyecto ser defectuoso.

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En segundo lugar las especificaciones son importantes porque definen las obligaciones que el equipo tiene con EL CLIENTE. Las especificaciones bien presentadas darn buena impresin de responsabilidad que debe tener el equipo de trabajo Los problemas relacionados con las especificaciones tienen un nivel importante como fuente de sobrecostos y de incumplimiento del organigrama de un proyecto y pueden contribuir sustancialmente al "peor" fracaso de un proyecto: la produccin de un bien que se usa mal o no se usa nunca.

Con relacin a este grafico de decir que el grfico Gantt representa la herramienta tradicional por excelencia para la representacin de las actividades o tareas que conforman la totalidad de un proyecto. Dichos grficos Gantt fueron diseados por el ingeniero norteamericano Henry L. Gantt, utilizndose desde la 1 guerra mundial hasta nuestros das. Una estrategia positiva de esta cuestin es que muchos de los problemas vinculados con la especificacin de los requisitos pueden ser minimizados si las personas que participan en esta implantacin prestan la suficiente atencin a ciertas reglas bsicas: 1. Formular claramente los requerimientos y firmar el documento por todos los miembros del equipo de trabajo. La enumeracin explcita de los requerimientos tendr el aspecto de un contrato que especifica lo que el cliente quiere y lo que el equipo de trabajo acepta realizar. 2. Ser realista: dar por sentado que si un requerimiento puede ser mal interpretado ser mal interpretado.

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3. Reconocer que en cualquier proyecto hay cambios y que las cosas no saldrn tal y como las habamos planeado. 4. Establecer un sistema para controlar cuidadosamente todos los cambios que se introduzcan en las especificaciones; establecer unos procesos de gestin de cambios. Por supuesto la Solucin tecnolgica para un despacho de abogados la micro empresa Tecnicota ingeniera y construccin auto sostenible ha sido contratada para hacer esta implementacin de la organizacin de abogados como oficina despacho. El equipo de trabajo ofrece servicios de consultora (outsourcing) en soluciones tecnolgicas para las pequeas y medianas empresas en Colombia. El equipo de trabajo presenta los servicios de implantacin de software para la oficina de abogados como consultor en gestin acorde a las normas internacionales ISO 9001; 14000; 17025; OHSAS 18000, as como en los diversos estndares colombianos apoyados por QGestin Plataforma tecnolgica de sistemas de gestin. QU ES QGESTIN? QGestin es una plataforma tecnolgica de entorno web, que permite administrar Sistemas de Gestin (ej. ISO 9001) de manera eficiente. Beneficios: Reduccin de tiempo y costos de implementacin y administracin Almacenamiento de la informacin en un servidor de acceso web Control y administracin permanente de documentos y registros Distribucin electrnica de la informacin Acceso gil, rpido y fcil de toda la documentacin Seguridad y confidencialidad de los documentos Administracin de los recursos de la empresa Administracin de los procesos de la empresa Centralizacin de la informacin de las unidades fsicas/productivas Notificaciones por e-mail para un mejor seguimiento de los eventos del sistema de gestin Mi trabajo lo he desarrollado como miembro interno de una organizacin y como consultor externo, con un 100% de xito. Todos mis proyectos se han implementado dentro de los plazos y costos estipulados. Servicios y soluciones Mediante la plataforma tecnolgica QGestin facilitamos la implementacin y la administracin de un sistema de gestin de la calidad. Proveemos la medicin de los indicadores de eficacia y eficiencia que permiten la optimizacin de los procesos y del sistema, logrando la sustentabilidad de las organizaciones. QGestin fue diseada con la tendencia actual de nube computacional, donde el cliente adquiere un software en modalidad de servicio (SaaS), que implica una mnima inversin tecnolgica para obtener una prestacin de alto valor agregado.

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Mdulos de administracin: Recursos de la empresa Procesos y subprocesos Documentos y registros del proceso Distribucin electrnica de la informacin Administracin del sistema Desempeo del sistema Agenda de actividades

Los sistemas ERP son llamados ocasionalmente back office (trastienda) ya que indican que el cliente y el pblico general no estn directamente involucrados. Este sistema es, en contraste con el sistema de apertura de datos (front office), que crea una relacin administrativa del consumidor o servicio al consumidor (CRM), un sistema que trata directamente con los clientes, o con los sistemas de negocios electrnicos tales como comercio electrnico, gobierno electrnico, telecomunicaciones electrnicas y finanzas electrnicas; asimismo, es un sistema que trata directamente con los proveedores, no estableciendo nicamente una relacin administrativa con ellos (SRM). Plan de recursos La gestin de recursos humanos del proyecto incluye los procesos necesarios para obtener el mayor partido posible del grupo de trabajo involucrado en el proyecto. 1. 2. 3. 4. Identificar, documentar, y asignar perfiles y responsabilidades. Definir una estructura de flujo de informacin dentro del proyecto. Asignacin de recursos a las tareas que se ajusten a sus conocimientos y experiencia. No obstante, se recomienda la rotacin de recursos con el fin de obtener una visin global del proyecto y preparar a los recursos para futuras responsabilidades.

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5. Realizacin de los informes que relacionen las tareas del proyecto con las cargas de trabajo previstas por cada perfil. Organigrama Director del proyecto: Es la persona encargada de todas las tareas de coordinacin de las actividades y de gestionar los recursos necesarios de la oficina despacho de abogados. El director de proyecto pertenecer al Departamento Tcnico y es el intermediario tcnico con el cliente y con el Comercial Responsable de la cuenta del cliente. Responsable comercial: Ser el encargado de la oferta, cambios en la misma, facturacin y cierre del proyecto Grupos de trabajo: Personas dependientes de las distintas reas del departamento tcnico de la empresa de abogados y la micro empresa que hace la implementacin del sistema (Redes, sistemas, seguridad, Gestin de red, seguridad, desarrollo, etc...) involucradas en el proyecto dependientes del director de proyecto. Tcnicos asociados: Departamento Tcnico encargado de la realizacin del proyecto.

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En determinados proyectos, dependiendo de la envergadura de los mismos ser necesaria la creacin de una oficina tcnica del proyecto (Tecnicota como contratista del proyecto y los servicios de consultora (outsourcing)). (Con independencia de que esta disponga o no de una ubicacin fsica determinada, nos estamos refiriendo a un grupo multidisciplinar encabezado por un jefe de proyecto que se responsabilizar de las tareas de planificacin y control del proyecto. Esta cubrira las siguientes funciones: 1. Coordinacin del anlisis de los sistemas actuales. 2. Planificacin de: o Trabajos de anlisis, implantacin y migracin. o Recursos. o Control de cambios. o Riesgos y contingencias. o Seguimiento. o Pruebas. 3. Seguimiento de todas las actividades del proyecto de forma que se puedan descubrir los conflictos y desviaciones producidas, recopilando la informacin necesaria para que el equipo del proyecto pueda obrar en consecuencia. 4. Realizacin y/o revisin de los informes de seguimiento, control de cambios, ajuste de la estructura de descomposicin de trabajo EDT (WBS) (Work Breakdown Structure), etc. Aadir autenticacin fuerte para Web, VPN o Cloud Aplicaciones

La OTP estar encabezada por el director de proyecto asignado, que cubrir las siguientes funciones: 1. Revisin de los informes realizados por su equipo y su presentacin a la direccin tcnica designada por el CLIENTE. 2. Mantener informado al CLIENTE de la evolucin del proyecto y convocar las reuniones necesarias para la toma de decisiones oportunas que se presenten. 3. Disponer de una visin global del curso del proyecto. 4. Coordinar el equipo de trabajo para la consecucin de los objetivos marcados. 5. Mantener la coordinacin del equipo de trabajo con el equipo tcnico designado por EL CLIENTE. Borde nrdicos One Time Password Server 3 garantiza el acceso a las aplicaciones y los sistemas de autenticacin fuerte, de dos factores. Est buscando una solucin que es fcil de instalar, rentable y es usado por millones de usuarios en todo el mundo? Entonces el borde nrdicos Un servidor de autenticacin de contrasea es la solucin de autenticacin para usted. Fcil implementacin El producto se integra fcilmente en el entorno existente y viene con soporte completo para soluciones de acceso remoto ms, haciendo la instalacin una brisa -usted estar de pie y funcionando en poco tiempo.

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2. Ejecucin (implantacin). 3. Documentacin. Planificacin y anlisis de requisitos Se posicionan el conjunto de reuniones y documentos que permitan configurar la definicin completa al proyecto, el seguimiento objetivo y evite todos los errores de interpretacin. Como ejemplo se detalla las estructuras de descomposicin de trabajo (EDT) programadas. Van de acuerdo a las estimaciones iniciales previstas segn las necesidades planteadas por el cliente y cerradas en las reuniones preliminares.

Ejecucin (implantacin). Durante esta fase, se celebrarn las reuniones peridicas acordadas y aquellas extraordinarias convocadas bien por el Jefe de Proyecto, bien por la Direccin del proyecto por parte del cliente en funcin de las circunstancias imprevistas que se puedan encontrar durante la ejecucin. Reuniones de Seguimiento Se realizarn reuniones peridicas en las que intervendrn el personal definido en las reuniones preliminares para determinar y velar por la correcta marcha del proyecto y analizar las desviaciones, si las hubiera. Reuniones de Trabajo Se establecern todas aquellas reuniones propias de trabajo y definidas dentro de la metodologa con objeto de recabar informacin, consultar dudas entregar documentos. Estas reuniones se establecern previamente en el calendario de proyecto, pero podrn ser aadidas aquellas que se

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consideren necesarias, para ello debern ser promovidas por el Jefe de proyecto o personal del cliente y convocadas con anterioridad. La entrega de la documentacin deber quedar formalmente reconocida por EL CLIENTE. Plan de control de cambios Contendr las modificaciones realizadas sobre los planes de trabajo originales y sobre el plan inicial de recursos, as como las causas que justifiquen las mismas. Se acordarn con el cliente en un documento, firmado por ambas partes, que cubra, al menos, los siguientes detalles: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Fecha de solicitud del cambio. Nombre del solicitante. Descripcin del cambio solicitado. Descripcin de la influencia del cambio sobre el proyecto. Enumeracin de las tareas y el personal que se vern afectados por el cambio. Estimacin del coste del cambio.

Anlisis de riesgos y contingencias Aunque pese la clara definicin del CLIENTE del objeto del proyecto, no se puede negar que existen incertidumbres. De pronto se trabaja en un entorno de permanente de "inestabilidad" con frecuentes cambios y con perodos en los que se altera el ritmo de actividad previsto, se producen hechos imprevistos, se incorporan nuevos recursos o se retiran. Es posible que esta incertidumbre venga condicionada por factores exgenos, derivados del entorno social, poltico y econmico, inevitablemente, envuelve el desarrollo del proyecto. De acuerdo a la metodologa de trabajo planeada se incluye una estrategia proactiva en la que, antes del comienzo de los trabajos tcnicos, se identificarn los riesgos potenciales, se valorar su probabilidad e impacto, y se establecer una prioridad segn su importancia. Finalmente se establecer un plan de contingencia para controlar el riesgo. El objetivo que buscamos es controlar el riesgo si este, arroja su condicin incierta, es inevitable. Durante las fases de anlisis preliminares y definicin de especificaciones detalladas, el equipo de trabajo, en colaboracin con el cliente, acordar los mecanismos de gestin del riesgo. Estos incluirn: 1. Identificacin de riesgos. Se definirn listas de chequeo y de cobertura a partir de la interlocucin del equipo de la OTP con los expertos designados por el cliente, que ayudarn con su experiencia aportando informacin til sobre problemas presentados en le pasado. Asimismo se realizarn sesiones de Brainstorming con las partes interesadas y el

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equipo de la OTP para la determinacin de problemas potenciales. Tambin se tendrn en consideracin los riesgos identificados por la experiencia del equipo de la OTP en proyectos similares. Se prestar especial atencin a los riesgos potenciales presentes en cualquier proyecto. En concreto: o Los derivados de la posible vaguedad en la formulacin de las necesidades o anlisis de requisitos. o Los derivados de conflictos interpersonales. o Los derivados del exceso o defecto de informacin. o Los puramente tcnicos como: Defectos en el software/hardware presente o nuevo. Variacin de funcionalidades de los productos entregados por los fabricantes: cambios en la tecnologa o Los derivados de suministros defectuosos o fuera de los plazos previstos. o Los derivados por la trampa comn de ofertas prematuras de soluciones a problemas que no hayan sido sometidos a un riguroso anlisis previo. 2. Proyeccin de riesgos. Evaluar cada uno de los riesgos identificados, esto es, tratar de conocer la probabilidad de que ocurran y prever las consecuencias (positivas o negativas) en caso de producirse. Se podrn emplear diversas tcnicas para la proyeccin de riesgos: tablas de probabilidad-impacto, diagramas de influencia, rboles de sucesos y fallos (FTA, Fault Tree Anlisis), juicio experto, etc. 3. Evaluacin de riesgos. Se desarrollarn las respuestas ms apropiadas de forma que se aprovechen las oportunidades presentadas y se d respuesta a las amenazas. Plan de seguimiento El seguimiento o verificacin del plan de trabajo consiste en comprobar si los resultados obtenidos (plazo, coste, calidad) coinciden con los objetivos previstos en el proyecto. Todo esto se realiza con el objeto de adoptar las medidas correctoras o de control (plan de control de cambios) para reconducir el desarrollo del proyecto. El seguimiento de cada fase vendr dado por el anlisis de los diagramas Gantt de seguimiento, donde se compararn los desarrollos de las actividades con las previstas en la lnea base (baseline). En las reuniones que hemos efectuado conjuntamente con el equipo de trabajo, equipo de la empresa y las consultoras del outsourcing; Mediante la plataforma tecnolgica QGestin facilitamos la implementacin y la administracin de un sistema de gestin de la calidad. Asimismo se determinarn el tipo/nivel de problemas que debe ser notificado y resuelto en cada nivel y se proporcionar el marco adecuado para que el cliente pueda seguir los hitos del proyecto. (Anlisis de riesgo y plan de contingencias). Ser la OTP (los sistemas de autenticacin fuerte, de dos factores) junto con el Director de Proyecto la encargada de la elaboracin de una serie de informes de seguimiento, que contendrn: 1. Grado de avance del proyecto (segn el diagrama de Gantt). 2. Desviaciones sobre la planificacin. 3. Incidencias y riesgos en la ejecucin.

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4. Cambios realizados en el proyecto. 5. Entregables e informe de pruebas realizadas. 6. Actas de las anteriores reuniones de seguimiento

Plan de pruebas Es de vital importancia en el ciclo de vida de este proyecto. Establecer la estrategia de verificacin desde el comienzo de la implementacin. Conviene fijar la metodologa, el alcance, los formatos de presentacin, etc... Y deben ser siempre consensuados entre el CLIENTE y el outsourcing. Dentro de las tareas a realizar dentro de un plan de pruebas se pueden considerar las siguientes: 1. 2. 3. 4. 5. 6. Diseo detallado del plan de pruebas por subsistema. Diseo detallado del plan de pruebas de integracin. Diseo detallado del plan de pruebas global. Implantacin de los distintos planes de pruebas por servicio. Implantacin del plan de pruebas de integracin. Implantacin del plan de pruebas global.

Una vez aprobado el plan de pruebas de integracin se realizar el plan de pruebas global para la posterior puesta en marcha del servicio ofertado.

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Una vez comenzado el proyecto, el cronograma de pruebas a realizar se puede observar en la siguiente figura, que iremos explicando progresivamente.

Aprobacin e Implantacin del Sistema Como parte previa a la aprobacin, se comprueba que los manuales de operacin y de usuario se han descrito de forma clara y concisa, ajustndose a los criterios y normativa establecida. Se revisa que se han definido los esquemas de formacin a los usuarios finales de Operacin y que se han identificado los distintos perfiles de usuario en funcin a sus capacidades, habilidades, experiencia y responsabilidades; as como los recursos necesarios para llevarlo a cabo. El Gestor de Calidad en este proceso es responsable de revisar la existencia de un Plan de Implantacin que se habr elaborado conforme a la estrategia de implantacin determinada y teniendo en cuenta los requisitos de implantacin establecidos en el proceso de Diseo. En concreto, se verifica que se ha establecido un plan de trabajo para la implantacin que permita determinar las actividades a realizar por el Gestor de Calidad durante el proceso de implantacin. Este proceso debe incluir pruebas de implantacin. En caso de existir casos de prueba adicionales, incorporados como consecuencia de las acciones correctivas tomadas para solventar los errores detectados, el Gestor de Calidad revisar que se han resuelto de forma correcta. Finalmente se comprueba la realizacin de las pruebas de aceptacin del sistema. En esta fase se lleva a cabo la revisin de las verificaciones y casos de prueba que se hayan determinado para cada sistema implicado en la implantacin del sistema. Finalmente, como objetivo de Calidad se obtendrn los siguientes documentos: 1. Registro de Aceptacin de la Documentacin.

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2. 3. 4. 5. 6.

Registro de Aceptacin de la Formacin de Usuarios Finales. Revisin de Plan de Implementacin del Sistema. Pruebas de Implantacin del Sistema. Registro de Aceptacin del Plan de Implementacin. Registro de Aceptacin de las Pruebas de Implantacin.

Mantenimiento en el Plan de Calidad En el proceso de Implantacin y Aceptacin del Sistema (adems de la propia propuesta del cliente) se habr determinado la necesidad de llevar a cabo un seguimiento y control de la calidad de los sistema, su evolucin y correcto funcionamiento; una vez se encuentren en el entorno de produccin. El Gestor de Calidad intervendr durante el mantenimiento, efectuando revisiones de seguimiento peridicas, ms o menos frecuentes segn los casos, que sirvan para constatar que el mantenimiento establecido para el sistema se realiza de forma correcta. Puede ser necesario revisar: 1. El contenido del Plan de Pruebas. 2. Las verificaciones y casos de prueba. 3. Las incidencias detectadas con el fin de determinar si puede verse afectado algn parmetro de calidad. Con todo, los documentos (opcionales) a obtener son los siguientes: 1. Revisin de Mantenimiento. 2. Plan de Pruebas. 3. Ejecucin de las Pruebas. Conclusiones Al querer cambiar el hecho interactivo y expresar la documentacin con mis propias palabras puedo caer en problemas cruciales que ocasionaran conflictos empresariales. Cada da aumentan los interesados en aprender de la nueva filosofa, como herramienta para aumentar la productividad en sus empresas. Con los resultados obtenidos, creemos que cada da aumentarn los profesionales y expertos en construccin que implementarn mejores mtodos de planificacin de proyectos y control de produccin. Bibliografa y referencias de enlace 1. 2. 3. 4. 5. Aquiline computer S.L Planificacin de proyectos con el diagrama Gantt Proyecto Gestin de Gantt www.smartsheet.com www.softwaregestionempresarial.com

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