COMPLEJO TECNOLGICO PARA LA GESTIN AGROEMPRESARIAL GUIA TEORICO PRATICA MICROSOFT EXCEL

MICROSOFT EXCEL

Es un programa que hace parte del paquete de oficina creado por Microsoft y consiste en una hoja de clculo, utilizada para realizar frmulas matemticas y clculos aritmticos exhaustivos, o simplemente bases de datos con menos de 65.000 registros. No fue el primer programa de hoja de clculo, pero si es el ms popular en la actualidad. Como todas las herramientas de las versiones ms recientes de Microsoft Office se encuentra dividido en pestaa las cuales se estudiaran a continuacin.

1. PESTAA INICIO: Agrupa todas las funciones necesarias para dar formato al texto y a las celdas de nuestra hoja de Clculo, estas herramientas son las mismas que estudiamos en Microsoft Office por eso no se profundizara mucho en ellas. Esta pestaa est dividida en varias secciones que son: Portapapeles, Fuente, Alineacin, Numero, Estilos, Celdas y Modificar.

2. PESTAA INSERTAR: Agrupa las herramientas necesarias para insertar todo tipo de contenido a nuestra Hoja, estn agrupadas por secciones que son: tablas, ilustraciones, grficos, vnculos y textos. Tablas: Estas tablas pueden ser de dos tipos diferentes; las tablas normales que nos permiten organizar en forma de tabla unos datos que tengamos previamente, la otra opcin es insertar tablas dinmicas. Tablas Dinmicas: Una tabla dinmica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupacin, representado como una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretacin de dichos datos. Es dinmica porque nos permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentacin de los datos, visualizando o no los datos origen, etc... Para crear una tabla dinmica, Excel nos proporciona las tablas y grficos dinmicos.

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Como ejemplo supongamos que tenemos una coleccin de datos de los artculos del almacn con el nmero de referencia y el mes de compra, adems sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo:

Aparece el cuadro de dilogo de creacin de tablas dinmicas. Desde aqu podremos indicar el lugar donde se encuentran los datos que queremos analizar y el lugar donde queremos ubicarla.

En nuestro caso indicamos que vamos a seleccionar los datos de un rango de celdas y que queremos ubicarla en una hoja de clculo nueva, debemos seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsamos Aceptar para seguir. Se abrir un nuevo panel en la derecha de la pantalla:

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Desde este panel podemos personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinmica.

Con esta herramienta podramos construir una tabla dinmica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de las Referencias de la tabla y una columna para cada uno de los Meses de la tabla, en el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. Para ello simplemente tendremos que arrastrar los elementos que vemos listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo deberamos arrastrar el campo REF a a y finalmente el campo IMPORTE a la seccin tabla dinmica este sera el resultado obtenido , el campo MES . Tras realizar la

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Si arrastramos a la zona de datos los campos cantidad y total, obtendramos la siguiente tabla, ms compleja pero con ms informacin:

Con esta misma tabla de datos vamos a insertar un grafico dinmico, para ellos le damos clic en Grafico Dinmico, luego seleccionamos el rea a graficar y damos aceptar. Nos aparecer el mismo panel de las tablas dinmicas en el que podremos elegir la forma en que queremos graficar nuestros datos.

Ilustraciones: Las ilustraciones que podemos insertar en Excel son las mismas que veamos con anterioridad en Word, estas son: Imgenes: Estas pueden ser desde archivo o prediseadas Formas: Dispone de todo tipo de formas bsicas, cintas, estrellas, etc. SmartArt: Permite realizar grficos de diferente tipo. Grficos: Aqu encontramos las herramientas necesarias para graficar nuestros datos, hay diferentes tipos de datos y opciones para ellos. Vnculos: Permite realizar hipervnculos hacia pginas web, otros documentos o un sitio dentro del mismo documento. Texto: Contiene las herramientas para insertar cuadros de texto, smbolos, WordArt, encabezado y pie de pgina entre otros.

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3. PESTAA DISEO DE PGINA: En esta pestaa encuentro las herramientas necesarias para hacer los ajustes a mi rea de trabajo, tales como escoger tamao de la hoja, el rea de impresin entre otros. Esta agrupada en las siguientes secciones: Temas: Permite elegir un tema (paquete de colores, fuentes y efectos)) para aplicar al documento completo, estos temas estn sujetos a modificacin de colores, fuentes y efectos. Configuracin de Pagina: Permite hacer configuracin del documento, escogiendo el tamao y orientacin de la hoja adems de los mrgenes de la misma. Podemos tambin determinar un rea de impresin, para no tener que imprimir un documento completo, sino una seccin del mismo. Adems insertar saltos de pagina, incluir un fondo e imprimir ttulos. Ajustar rea de Impresin: Nos permite realizar ajustes del contenido a nuestra pgina, esto es muy utilizado para acomodar nuestro contenido cuando tenemos problemas de impresin. Opciones de la Hoja: Me permite hacer visibles u ocultar elementos de la hoja, tales como la cuadricula o los encabezados. Organizar: Utilizado para hacer cambios de alineacin o de organizacin de formas e ilustraciones cuando estas se encuentran presentes en nuestro documento.

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4. PESTAA FORMULAS: Esta pestaa contiene las herramientas ms importantes de Microsoft Excel que son las formulas y funciones con las cuales podemos hacer diversidad de clculos. Una funcin es una frmula predefinida por Excel 2007 (o por el usuario) que opera con uno o ms valores y devuelve un resultado que aparecer directamente en la celda o ser utilizado para calcular la frmula que la contiene. La sintaxis de cualquier funcin es: nombre_funcin (argumento1; argumento2;...;argumentoN) Siguen las siguientes reglas: Si la funcin va al comienzo de una frmula debe empezar por el signo =. Los argumentos o valores de entrada van siempre entre parntesis. No dejes espacios antes o despus de cada parntesis. Los argumentos pueden ser valores constantes (nmero o texto), frmulas o funciones. Los argumentos deben de separarse por un punto y coma ;. Ejemplo: =SUMA (A1:C8) Tenemos la funcin SUMA() que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, as A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, as la funcin anterior sera equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C8

En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la funcin. Las frmulas pueden contener ms de una funcin, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la frmula. Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operacin o clculo que realizan. As hay funciones matemticas y trigonomtricas, estadsticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lgicas, de base de datos, de bsqueda y referencia y de informacin. Para introducir una frmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo =.

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Insertar Funcin Con El Asistente: Una funcin como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel 2007 dispone de una ayuda o asistente para utilizarlas, as nos resultar ms fcil trabajar con ellas. Si queremos introducir una funcin en una celda el procedimiento es el siguiente: 1. Situarse en la celda donde queremos introducir la funcin. 2. Hacer clic en la pestaa Frmulas. 3. Elegir la opcin Insertar funcin.

4. Aparecer el siguiente cuadro de dilogo Insertar funcin:

Excel 2007 nos permite buscar la funcin que necesitamos escribiendo una breve descripcin de la funcin necesitada en el recuadro Buscar una funcin: y a continuacin hacer clic sobre el botn , de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrar en el cuadro de

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lista Seleccionar una funcin: las funciones que tienen que ver con la descripcin escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categora del cuadro combinado O seleccionar una categora:, esto har que en el cuadro de lista slo aparezcan las funciones de la categora elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categora podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una funcin: hay que elegir la funcin que deseamos haciendo clic sobre sta. Observa como conforme seleccionamos una funcin, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripcin de sta. Tambin disponemos de un enlace Ayuda sobre esta funcin para obtener una descripcin ms completa de dicha funcin. A final, hacer clic sobre el botn Aceptar. Justo por debajo de la barra de frmulas aparecer el cuadro de dilogo Argumentos de funcin, donde nos pide introducir los argumentos de la funcin: Este cuadro variar segn la funcin que hayamos elegido, en nuestro caso se eligi la funcin SUMA ().

En el recuadro Nmero1 hay que indicar el primer argumento que generalmente ser una celda o rango de celdas tipo A1:B4 . Para ello, hacer clic sobre le botn para que el cuadro se haga ms pequeo y podamos ver toda la hoja de clculo, a continuacin seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botn izquierdo del ratn

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sobre la primera celda del rango y sin soltar el botn arrstralo hasta la ltima celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de dilogo. En el recuadro Nmero2 habr que indicar cul ser el segundo argumento. Slo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecer otro recuadro para el tercero, y as sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botn Aceptar. Si por algn motivo insertramos una fila en medio del rango de una funcin, Excel expande automticamente el rango incluyendo as el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la funcin =SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posicin 3 la frmula se expandir automticamente cambiando a =SUMA (A1:A5). Operadores ms utilizados: Excel permite que en una funcin tengamos varios operadores para tratar los datos. Los operadores son smbolos que identifica Excel con operaciones aritmticas y es el enlace entre 2 argumentos. En la tabla podemos ver los operadores ms utilizados:
SIMBOLO DEL OPERADOR + * / ^ & = > < >= <= <> OPERACIN QUE REALIZA SUMA RESTA MULTIPLICA DIVIDE EXPONENCIACIN UNIN / CONCATENAR Comparacin IGUAL QUE Comparacin MAYOR QUE Comparacin MENOR QUE Comparacin MAYOR IGUAL QUE Comparacin MENOR IGUAL QUE Comparacin DISTINTO

En una frmula o funcin pueden utilizarse tanto operadores como sea necesario teniendo en cuenta siempre que los operadores hacen siempre referencia a dos argumentos. Pueden crearse frmulas verdaderamente complejas. Veamos un ejemplo: = ((SUMA(A1:A7)*SUMA(B1:B7)) / (SUMA(C1:C7)*SUMA(D1:D7)))=(F8*SUMA(G1:G5))

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Precedencia de los operadores Hemos visto que una frmula puede ser muy compleja, utilizando multitud de operadores. Excel como cualquier operador matemtico tiene unas ciertas reglas para saber que operaciones debe realizar primero para que el resultado obtenido sea el correcto. En la siguiente tabla mostramos las precedencias establecidas por Excel SIMBOLO DEL OPERADOR
^ * / + & = > < >=

OPERACIN QUE REALIZA

EXPONENCIACIN MULTIPLICA DIVIDE SUMA RESTA UNIN / CONCATENAR Comparacin IGUAL QUE Comparacin MAYOR QUE Comparacin MENOR QUE Comparacin MAYOR IGUAL QUE

PRECEDENCIA
1 2 2 3 3 4 5 5 5 5

<= <>

Comparacin MENOR IGUAL QUE Comparacin DISTINTO

5 5

Adems de esta tabla de precedencias la precedencia mxima, es decir la operacin que antes se evalua, es aquella que va entre parentesis.

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Veamos pues como resolvera la formula que hemos visto como ejemplo: Podemos que hay 10 operaciones - 5 SUMAS - 3 MULTIPLICACIONES - 1 DIVISIN - 1 COMPARACIN Primero resolvera por separado las operaciones de SUMA, despues realizara las operaciones de MULTIPLICACIN, seguidamente realizara la DIVISIN y por ltimo la COMPARACIN.

Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones: Excel permite que en una funcin tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecucin de la funcin ser primero resolver las expresiones y despus ejecutar la funcin sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente funcin =Suma((A1+A3);(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolver primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, despus realizar la suma obteniendo as 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones: Excel tambin permite que una funcin se convierta en argumento de otra funcin, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX (SUMA (A1:A4); B3) Esta frmula consta de la combinacin de dos funciones, la suma y el valor mximo. Excel realizar primero la suma SUMA (A1:A4) y despus calcular el valor mximo entre el resultado de la suma y la celda B3.

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Ejercicios: La divisin de ventas de una empresa necesita hacer un seguimiento continuo de las ventas obtenidas por los vendedores para el primer cuatrimestre del ao. Los datos van a servir para obtener informacin sobre las ventas de cada mes y para decidir la forma de actuar. El jefe de ventas quiere tener un modelo que muestre los resultados de los vendedores con sus correspondientes totales por mes y por vendedor. Crear el modelo que tienes a continuacin, teniendo en cuenta que las celdas sombreadas contienen frmulas.

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