ROTINA DA RECEPO

Check-list do local de trabalho e materiais: 1. Entrar e verificar se todas as luzes esto acessas; 2. Verificar se h objetos como: copos, bandejas, xcaras etc., espalhados pelo Showroom; 3. Verificar se h catlogos expostos na recepo, se as tabelas de preos esto todas no lugar, se h material estocado para ser usado no dia, tais como: grampos, folha sulfites, canetas, carto de visitas (estes verificar com o pessoal do comercial), catlogos etc.; 4. Ligar os Ares condicionados, caso haja necessidade. Sempre procurar deslig-los por volta das 17 horas (para isso eu coloquei um lembrete no Outlook para me avisar sempre no horrio, caso voc no queira implantar isso, verifique qual o melhor mtodo de trabalho, e que gere resultados. Atendimento telefnico: 1. Geralmente atendemos ao telefone apresentado o nome da Empresa e o nosso nome; 2. Procure sempre filtrar bens as ligaes para que a mesma possa ser transferida com todas a informaes necessrias para que o colega de trabalho j se prepare para falar sobre o assunto; 3. As ligaes feitas pelos funcionrios fora da cidade de So Paulo devero ser anotadas em um caderno onde ira constar a data da ligao, o horrio, o numero discado e quem efetuou a mesma. Esse caderno periodicamente vistoriado pelo Sidney; 4. As ligaes recebidas que no puderem ser transferidas, devero ser anotadas e informadas por e-mail para o destinatrio. (Procuro sempre especificar no e-mail a data, hora da ligao e qual o assunto que seria tratado. Nos casos de urgncia, sinalizar no assunto para que o colega de trabalho d prioridade; 5. As ligaes solicitadas pelo Sidney devero ser atendidas prontamente e procure sempre question-lo sobre com quem ele gostaria de falar e se caso essa pessoa no esteja, se outra pessoa poderia ajudar. Procure sempre inserir os novos contatos que ele passar na sua agenda do Outlook e caso ele passe somente o nome da Empresa ou nome da pessoa e voc no tenha nos seus contatos, antes que perguntar a ele, faa uma busca na internet, quase sempre encontramos os contatos l. NOTA: Certifique-se apenas se esto falando da mesma pessoa e/ou empresa; 6. Procure ser a mais sucinta possvel nas ligaes e no detenha muita informao para voc, assim que perceber o assunto e para quem a ligao dever ser transferida, j corte o assunto (delicadamente) e direcione. Com isso evitamos o travamento da linha e/ou alguma informao que poder ser passada errada para o cliente e/ou parceiro; 7. Sempre que possvel verificar se todas as linhas esto funcionando. Caso haja alguma problema entrar em contato com o tcnico responsvel pela telefonia da Empresa.

Atendimento ao cliente:

1. Sempre que possvel, recepcionar os cliente na porta, perguntado no que voc poderia ajudar, informando que ira direcionar para a pessoa responsvel pelo atendimento (marketing, venda etc.) e oferecendo um caf ou gua enquanto aguarda; 2. Na ausncia da copeira a recepcionista devera servir o caf e/ou gua, para isso importante que a ligao seja transferida para outro ramal ou que leve consigo o telefone sem fio; 3. Aps um perodo na Empresa a recepcionista poder dar um pr-atendimento ao cliente, caso o pessoal do comercial esteja ocupado, fazendo uma apresentao dos equipamentos at que algum possa dar seqncia. 4. Nossos clientes so clientes diferenciados e os mesmo devero ser tratados como tal, portando a fala, a postura, a vestimenta, etc., so pontos muito importantes nesse primeiro contato e devero estar impecveis, ok.

Funes da Recepo: 1. Todo o fluxo de documentos na recepo dever ser anotado no caderno de protocolo de recebimento, isto , tudo que o carteiro traz tudo que enviamos para a Mooca, tudo que for recebido por motoboy, enfim, toda entrada e sada dever constar nesse caderno para controle; 2. A recepo tem a funo de mandar documentos para o cartrio. Sempre que esse servio for solicitado, h um malote vermelho dentro da gaveta da recepo onde esta os telefones do cartrio que utilizamos aqui na Faria Lima. Voc dever solicitar o boy para retirar os documentos. Esses servios so faturados, portanto muito importante que no ato da entrega dos documentos a Nota Fiscal que ser assinada seja guardada para conferencia no final do ms. 3. Periodicamente contratamos os servios de motoboy, (empresa GF), cujos contatos se encontram na listagem embaixo do teclado. Sempre que algum solicitar um servio, verifique antes, internamente, se algum vai sair e passar perto do lugar onde iremos enviar os documentos (geralmente a Mooca), porque da economizamos nesses servios. Caso o motoboy se faa necessrio, mande um e-mail para todos da Empresa (Showroom e Mooca) para verificar se algum gostaria de aproveitar o motoboy tambm. Quando o motoboy chega, ele obrigatoriamente deve portara uma OS (Ordem de Servio) e a mesma assinado por voc. Esses documentos tambm devero ser guardados para conferencia no final do ms quando vem a fatura para pagar. 4. Os servios de postagem de correio tambm so de responsabilidade da recepcionista. H na gaveta uma OS para envio de correspondncia e ARs para serem postadas juntas. Os servios realizados nos correios so faturados para a Empresa e tambm devero ser guardadas as NF dos servios realizados para conferencia no final do ms, bem como registrar no caderno de protocolo o envio de qualquer coisa; 5. Eventualmente quando houver necessidade a recepcionista ira realizar alguns servios bancrios. Esses servios sero repassados pelo Sidney ou pelo Edilson; Protocolos utilizados:

1. Na rede (SRV Showroom >> ADM) temos alguns modelos de protocolos para envio de documentos ou peas. Todo documentos que for enviado a alguma empresa (excetos os enviados pelo correio, pois j utilizamos as ARs.), devero estar protocolados e o comprovante de recebimento dever voltar para voc juntamente com o portador. Caso a solicitao de envio seja feito por algum da empresa, entregue esse comprovante a ele e/ou selecione um local para arquivar isso, pelo tempo que se fizerem necessrios; 2. Como mencionado nas funes da recepo, todas as correspondncia enviadas pelos correios devero ser protocoladas com AR, assim que nosso estoque estiver acabando devero ser solicitadas nos correios. Planilhas utilizadas: 3. Planilha de controle de gastos da NEXTEL: sempre que chegar a fatura da NEXTEL, os gastos individuais, de cada aparelho, devero ser inseridos nessa planilha (Z:\Adm\fatura NEXTEL.xls); 4. Planilha de pendncia: Todas as pendncias passadas pelo Sidney ou por qualquer outro funcionrio da Empresa devero ser inseridas nessa planilha para o seu controle de tarefas a fazer e tambm para acompanhar como esta o processo de soluo do que foi passado. Periodicamente o Sidney verifica essa planilha (Z:\Adm\PlanPed.xls); 5. Planilha de Reembolso: vez ou outra, o Sidney ou outro funcionrio, poder pedir para voc inserir os gastos de alguma viagem ou compra que se fez necessria para a Empresa, mediante a entrega das NF, voc ira montar essa planilha e passar para o Sidney assinar. Aps a verificao do pagamento e a assinatura, voc enviar ao Edilson para efetuar o pagamento (Z:\Adm\Reembolso...), escolha a planilha com o nome do funcionrio, que no caso voc estar fazendo o relatrio para reembolso, sempre v abrindo abas nessa mesma planilha, conforme modelo. No se esquea de nomear a aba com a data do reembolso; 6. Planilha de caixa: algumas vezes teremos um caixa no showroom para pequenos gastos, e esse controle dever ser feito atravs da planilha (Z:\Adm\CAIXA IESA MODELO.xla); 7. Planilha de agenda do Sr. Alejandro: Sempre que o Presidente da Empresa vier ao Brasil, a recepcionista responsvel pela montagem da agenda de compromissos dele. Ele ou o Sidney sempre vo informar, com antecedncia, qual a data que ele estar no Brasil e a partir disso voc passar um e-mail a todos informando que o Presidente estar no Brasil na data informando e solicite que eles faam os agendamentos de visitas e reunies, e conforme confirmados eles devero passar para voc inserir na agenda. Algumas reunies sero passadas para que voc faa o agendamento. Aps isso, voc dever revisar a agenda, certificar-se de que todos os compromissos relacionados foram todos confirmados. Em seguida entregue para ele. 8. Planilha de controle de ligaes: Somente a recepo ira efetuar ligaes para celular e interurbano, portando todos devero te pedir as ligaes e estas devero ser anotadas em uma planilha para verificao mensal do Sidney;

 Compras Mensais 1. Mensalmente efetuamos as compras na empresa de todos os itens que so utilizados ao longo de ms (limpeza, material de escritrio, sucos, refrigerantes, itens para copa, caf etc.) Voc dever passar um e-mail para todos da empresa perguntando as necessidades para incluir na cotao e os itens de limpeza e copa sero informados pela copeira. 2. Efetuamos a cotao em trs empresas e a que tiver mais em conta mandamos os valores para o Sidney para aprovao, aps o ok dele damos seqncia na compra e informado o Edilson sobre o processo, para que ele programe o pagamento. 3. Procure enviar sempre um e-mail no dia 20 para dar tempo de todos responderem, a empresa enviar a cotao e o Sidney aprovar. Dessa forma teremos sempre as compras j no inicio de cada ms.

Telefones teis 1. Telefonia Sr. Manuel ID: 55*7*2181 (Responsvel pela telefonia da Empresa, fechamento e abertura da porta principal e som ambiente) 2. Informtica Henrique Cel. (11) 9379-7382 (Responsvel pelo setor de informtica da Empresa, porem antes de consult-lo, o primeiro atendimento dever ser feito pelo Bruno) 3. Cmeras Sr. Alberto Cel. (11) 9841-9344 (Responsvel pelo monitoramente das cmeras do showroom) 4. Toners e Cartuchos de Tinta para Impressoras Nilton Telefones: (11) 2967-2700 / (11) 8088-4632 (solicitar sempre que estiver acabando, usamos no ms em mdia 2 tonners, para a impressora da recepo e um cartucho de tinta colorida e outra preta para a impressora da sala da Vanessa)
FUNCIONRIOS Sidney Edilson Ribeiro Ricardo Mrcia Vanessa Evandro Tavares Priscila ID 55*48*7921 55*48*15540 55*48*15542 55*48*2037 55*48*15541 55*48*8766 55*100*75805 55*100*34617 55*48*38 NEXTEL 7816-5181 7719-1852 7719-1855 7811-9342 7719-1854 7729-7047 7757-3712 7751-7190 7733-2688

TELEFONES TEIS GF Motoboy Getec 3812-9702 3093-0916

Correio Cartrio CSE Contbil Dr. Mrcio Xavier (Advogado)

3814-4525 3816-7700 / 3819-9900 5017-0937 3257-9096 / 9654-5766

Cargos e Responsabilidades 1. Sidney: Gerente Geral da Empresa, geralmente os problemas passados a ele so os mais urgentes e o que ningum conseguiu solucionar. Todas as ligaes destinadas devero ser bem filtradas para adiantar o assunto a ele quando transferir. 2. Edilson: Gerente Financeiro e Administrativo, responsvel por contas a pagar e receber, entrega de equipamentos e todos os assuntos pertinentes ao setor. 3. Bruno: Assistente Administrativo auxilia o Edilson nas funes financeiras e administrativas e responsvel pelo setor de informtica da Empresa, qualquer problema ref. a isso dever ser passado primeiro a ele e caso ele no consiga san-lo ele entrar em contato com a Intermdia. 4. Vanessa: Assistente de Marketing, responsvel pela divulgao da marca no mercado, organizadora de eventos e promoes na Empresa, responsvel pela importao dos equipamentos, coordena o pessoal do comercial e na ausncia do Sidney, informar os problemas a ela. 5. Mrcia: Representante Comercial 6. Viviane: Representante Comercial 7. Tavares: Representante Comercial 8. Priscila: Ps-Venda, responsvel pelo agendamento de instalaes e assistncias tcnicas e auxilia o Edilson em assuntos financeiros e administrativos 9. Jos Ribeiro: Tcnico da Empresa 10. Maria Sirleide: Copeira 11. Ricardo Joseph Marque: Representante Comercial no Rio de Janeiro 12. Jos Carlos Pires: Representante Comercial em Porto Alegre

Antes de ir embora sempre verificar: 1. Se a porta da garagem esta fechada 2. Se a porta dos fundos esta fechada 3. Se os ares condicionados esto desligados (sala de reunio, recepo, showroom na frente, instituto) 4. Verificar se as luzes da parte superior esto todas apagadas 5. Verificar se o letreiro na parte superior esta acesso 6. Caso o Sidney no esteja mais na empresa, verificar se a sala dele esta fechada 7. Verificar se h equipamentos abertos ou com as luzes acessas

 Cuidados com documentos: 1. IMPORTANTISSIMA a descrio e organizao que voc ter que ter com documentos fiscais, cheque, contas a receber, contas a pagar etc. Todos esses documentos devero ser armazenados na gaveta da recepo e NO podero ficar a vista de todos. Os cheques que voc receber na recepo, devero ser entregues/depositados/efetuado o pagamento o quanto antes, caso venha acontecer de receber cheques no valor muito alto e no houver tempo hbil para despach-lo no mesmo dia, informar ao Sidney e deixar na mesa dele, pois a sala dele tem chave. O Importante no reter pagamentos com voc. Efetue o quanto antes. 2. de suma importncia que no haja comentrios com quaisquer pessoas na empresa, que no forem do setor, sobre valores de contas, pagamentos de funcionrios, valores dos holerites etc.

Dicas 1. Evite atrasos desnecessrios. claro que imprevistos acontecem, mas os que puderem ser evitados, evite! 2. Sempre que estiver fazendo alguma atividade e o Sidney solicitar alguma coisa, pare (seno for muito urgente) e responda a solicitao dele; 3. Procure sempre utilizar as ferramentas do Outlook, caso precise de uma ajuda conte sempre comigo!! Uma das ferramentas que acho bem interessante agenda, para evitar problemas ao esquecer alguma coisa que o Sidney te passar, anote sempre l (Alem da Planilha de Pendncias) e coloque para despertar, assim como eu fao na hora de desligar os ares. LEMBRE-SE: Evite esquecer as coisas!! 4. Nos seus e-mails seja clara e objetiva, no se preocupe em colocar palavras difceis e sim se preocupe em ser clara para que no haja duvidas 5. Procure sempre responder os e-mails no mesmo dia. 6. LEMBRE-SE: Voc tem uma funo muito importante na Empresa, que organizar a vida de todos, principalmente do Sidney, ento seja a mais pr-ativa possvel. 7. Tudo que puder agregar de novo na Empresa, que facilite a vida de todos e a sua, agregue.

NOTA: Caso tenha me esquecido de alguma funo e/ou toque, eu passo ao longo dos dias!! E Ressalto mais uma vez pode contar comigo sempre, perguntar sempre, ok!!

Boa Sorte!!