El Decano S.R.L..

Industria Grfica

DIAG -

INFORME DE DIAGNOSTICO EMPRESARIAL

EMPRESA;.. EMPRESARIO;.

DIAGNOSTICADORES;.

2009

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INDICE
CAPITULO 1. CAPITULO 2. CAPITULO 3. CAPITULO 4. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO CUADRO RESUMEN DE AMBITOS PRIORITARIOS A INTERVENIR CONCLUSIONES GENERALES DEL DIAGNOSTICO

INFORME FINAL DE DIAGNOSTICO

Fecha de la Entrevista 1 ANTECEDENTES DE LA EMPRESA RUC

Razn Social Direccin

Ciudad/Comuna

Entrevistado/Cargo

Telfono

Producto y/o Servicios Principales

N Empleados

Antigedad

INFORMACION ADICIONAL

2 RESULTADOS AREA RESULTADOS DEL DIAGNOSTICO

Si bien la misin y visin de la empresa no estn escritas, la Gerencia es capaz de declarar su misin y visin, considerando el producto, cliente y proceso de transformacin. Se tiene claro hacia dnde se proyecta la empresa en el corto y mediano plazo (cambio de uno de los segmentos actuales de mercado actual dirigido a la fabricacin de empaque para la industria tabacalera hacia la generacin de folleteria y editorial, as como fortalecer la produccin de empaques de otro sector). Es conveniente apoyar esta fortaleza con una planificacin estratgica, de manera que las acciones estn acordes con la misin Direcci y visin establecida. Adems es importante redactar la misin, visin, valores y metas de la empresa con el fin de comunicar y transferir a todo el personal de n Estrat la empresa y por esta va estimular la identificacin y el compromiso con ella. Se dispone de objetivos a corto y mediano plazo que responden a situaciones que gica hoy se identifican prioritarias a resolver, como lo es la implementacin de un sistema informtico confiable e integral; as como desarrollar el negocio de editorial y folleterias entre otros. Estos objetivos no se encuentran documentados con plazos establecidos e indicadores previamente identificados que permitan el seguimiento y el control de los mismos, Por otro lado, una vez aclarada la misin y visin de la empresa, se deber desarrollar una estrategia que entregue los lineamientos fundamentales para la operativizacin de la misma, en cada una de las reas funcionales de la empresa. De acuerdo a la informacin levantada la Gerencia representada por el dueo y fundador de la empresa y su hijo tienen un liderazgo reconocido en su empresa se toman las decisiones se comunican y se aplican. Es de hacer notar la importancia de trabajar, para que la empresa cuente con un sistema formalizado de asignacin de autoridades, que se aplique de acuerdo a las responsabilidades que les compete a cada uno de los integrantes de la organizacin que sean conocidas por todos. Direcci La Gerencia es totalmente autnoma para tomar decisiones ya sea ny de clientes, proveedores, bancos, etc. Lideraz acerca go Es conveniente que la organizacin disponga de informacin e indicadores de gestin que le permita conocer el logro de las metas y objetivos fijados por reas o unidades operativas, de tal manera que puedan realizar las correcciones necesarias en caso de desviacin de las metas propuestas. Si bien se disponen de algunos instrumentos de medicin tales como el balance mensual y los informes de la gestin administrativa, se debera contar con otros elementos que pueda apoyar a la toma de decisiones gerenciales de forma oportuna y efectiva.

Las regulaciones y normativas que afectan a la empresa se cumplen a travs de la unidad contable. Se dispone de informaciones relativas al entorno a travs de la interrelacin de la empresa con el gremio as como la presencia en eventos y ferias propias del sector a nivel nacional como internacional. ENTORNO: Los empresarios distinguen las variables macroeconmicas Anlisis que afectan su empresa y generan acciones acorde con ellas de (competencia, variaciones del dlar etc.). Conocen las oportunidades y Entorno amenazas del sector econmico al que pertenece su empresa y las amenazas de las principales variables que lo afectan. Tienen ciertas prcticas cotidianas establecidas, para recopilar la informacin necesaria del entorno. No han vivido la experiencia de alianzas estratgicas, opina que falta aun madurez para abordar alianzas estratgicas

La actividad de atencin a los clientes se realiza con intervencin del gerente Comercial y el equipo de ventas. Una estrategia utilizada es la visita a los clientes de los dueos de la Empresa para generar un trato directo con los mismos y por esta va identificar sus requerimientos y llegar acuerdos para su cumplimiento. Adems de esta estrategia se trata de fortalecer la relacin comercial en mayor volumen con los clientes, tomar compromiso con ellos y cumplirlos de acuerdo a negociado. El Segmento actual atendido est dividido en tres: Empaque, Comercial (tarjetas personales, carpetas, trpticos, hojas membretadas y otros, en estos segmentos se tiene experiencia y se trata de entrar en el segmento orientado a editorial (elaboracin de revistas, libros, folletos, etc.) pasando de industria . pequea a mediana. La empresa conoce el movimiento de sus clientes. No se identifico durante el levantamiento de informacin la disponibilidad de un registro estadstico del comportamiento de compras de sus clientes en trminos de productos adquiridos, cantidad y frecuencia de compra, informacin necesaria para el anlisis y toma de accin de acuerdo al comportamiento. No se dispone de un plan de Marketing formalmente establecido que responda a una estrategia para el logro de las metas propuestas. Se generan acciones de acuerdo a los criterios de los socios gerentes. Se necesita definir el segmento del mercado a abordar o mantener de acuerdo a las variables mas adecuadas al sector. La Gerencia debe revisar, ajustar y/o definir las polticas de precios, publicidad y Merc promociones para cada segmento en particular. adeo y Para la segmentacin, es conveniente que cada grupo est descrito en Venta trminos de sus caractersticas ms relevantes y de sus hbitos de compra, adems que se posea registros con estas especificaciones. s Los productos elaborados pasan por diferentes etapas siendo estas: revisin y ajuste de la pelcula, copia a la plancha de impresin, impresin y almacn del producto terminado, la elaboracin del producto se ejecuta a travs de equipos adecuados para su elaboracin y se adquiri en un perodo reciente dos mquinas especficas para la elaboracin de libros y produccin de revistas lo cual asegura la capacidad instalada de produccin en este rubro. Existen expectativas de adquirir otras mquinas para reforzar la lnea de produccin en el rea de editorial. En cuanto a la produccin de empaque, se expres disponer de la tecnologa, mquinas apropiadas para la elaboracin con calidad de los mismos. Existe una poltica de fijacin de precios que toman en consideracin los costos involucrados en la elaboracin del producto y el margen de rentabilidad. Los precios son establecidos en la fase de presupuesto el cual considera los costos variables propios del producto a elaborar. Una vez aprobado el presupuesto este precio se mantiene hasta la entrega del mismo al cliente. Existe seguimiento del precio de los productos con los competidores y se consideran en la fijacin del precio. Se identific debilidad en el control de los costos considerados en el presupuesto versus los costos reales de la elaboracin del producto.

La gestin de ventas se ejecuta captando clientes a travs de visitas de los socios gerentes apoyado con el equipo de venta quienes identifican la necesidad y ofrecen producto acorde a las necesidades identificadas. El mantenimiento de los clientes ya captados considera la atencin personalizada y el cumplimiento de los acuerdos en oportunidad. No existe una poltica de publicidad formalmente establecida, se determinan los lineamientos a seguir en la comunicacin de la empresa. La estructura actual de ventas consta de 3 vendedores. Es urgente fijar metas de ventas tanto en montos como en productos, a fin de evaluar la eficiencia del personal afectado al rea de ventas. Esta definicin ayudar a los Socio Gerentes a orientar y corregir el rumbo para llegar a los objetivos que se pueda proponer tanto en el corto como en el largo plazo.

Mercad eo y Se deber analizar con detenimiento si la estructura de ventas es la Ventas mas adecuada, si los perfiles de cada vendedor estn acordes con las necesidades del negocio, as como tambin revisar el porcentaje de comisiones actual con el fin de obtener mayor compromiso de los vendedores y mayores beneficios para la empresa. Se recomienda, mejorar el control de la gestin de ventas, registrar las ventas, los reclamos, recomendaciones de mejoramiento, analizar las ventas, comisiones, contar con una definicin clara de cuotas de ventas (contactos con clientes nuevos para cada vendedor). Es conveniente que la empresa cuente con un programa continuo de entrenamiento y capacitacin del personal de ventas. La fuerza de venta debe contar con materiales de apoyo para las ventas, tales como folletos, presentacin de productos, muestras de productos, tarifarios u otros. La empresa en la actualidad no genera actividades de exportacin.

Con relacin a los proveedores existe un buen relacionamiento, el proveedor es nacional no tenemos problemas en cuanto a entregas oportunas y disponibilidad de materia prima o insumos. No se expreso insatisfaccin y problemas crticos con los mismos. El control de los inventarios se ejecuta en forma manual utilizando el sistema de fichas, existe un responsable en cuanto al movimiento de papeles y los tems relacionados con insumos, repuesto y otras materias primas estn bajo la custodia de uno de los socios gerentes. No se tiene definido los niveles mximos y mnimos de stock a mantener en inventario, el proceso de control es muy limitado en cuanto a la disponibilidad de informacin veraz y actualizada. Se hace necesario debido al crecimiento y volumen actual de la empresa disponer de un programa informtico donde se registren las entradas y salidas, y a partir de estos conocer las informaciones relacionadas con el del movimiento del inventario rotacin y prevencin de los quiebres de stock. Se ejecuta una vez al ao inventario fsico general que permite conocer la disponibilidad real de materias primas e insumos .Por ser esta gestin de alto impacto para el negocio manifiesta la alta necesidad de adquirir un programa informtico actualizado a los requerimientos actuales de la empresa. El proceso de planificacin de la produccin se inicia con la elaboracin de un presupuesto de acuerdo a los requerimientos del cliente. Este se hace a travs del equipo de venta apoyado con un programa informtico diseado para presupuesto de la industria y considera todos los componentes de la estructura de costo. Una vez aprobado por el cliente se elabora el orden de trabajo que pasa al encargado de produccin y paralelamente se identifica la disponibilidad de los materiales chequeando el stock y/o Produ generando la orden de compra. Una vez disponible los materiales, ccin entra en el proceso de produccin de acuerdo a los criterios de la y gerencia haciendo seguimiento y control hasta la entrega o retiro del Oper pedido por parte del cliente. En la actualidad existe capacidad acion instalada para dar respuesta a la demanda actual expresando no es tener cuellos de botella o problemas de indisponibilidad de equipos. Los problemas que surgen en el proceso de fabricacin se identifican y se resuelven en equipo con los involucrados, no se registran las causas, ni se disponen de estadsticas de las causas y la frecuencia de errores y o problemas que generan ineficiencia. Se recomienda fortalecer el sistema de registro y generacin de estadstica que permita evaluar y generar acciones oportunas para prever y/o corregir situaciones. La empresa dispone de instalaciones nuevas con suficiente espacio y una distribucin de planta adecuada con todas las reas bien diferenciadas existiendo la reas administrativas y de produccin as como almacn , reas de servicio y recreativas, se dispone de buena ventilacin, iluminacin y equipamiento adecuado. Se dispone de maquinaria adecuada para satisfacer la demanda

La empresa no desarrolla actividades que puedan comprometer el medio ambiente. Gesti Es conveniente analizar ms profundamente si las prcticas y n Ambi procedimientos estn diseados para lograr mayor eficiencia en la ental utilizacin de materiales y energa dentro de los procesos. y Produ Estos aspectos en la actualidad no son gestionados en la ccin organizacin, si bien hoy da no se identifica de alto impacto en los Limpi resultados de la misma no se descarta la posibilidad de abordarla una vez fortalecida otras reas consideradas prioritarias dadas las a condiciones actuales

El empresario conoce todas las normas tributarias y las normas legales que rigen su negocio. Existen registros legales de la empresa (libros, registro de socios, escritura, etc.) que se encuentran al da. La empresa cumple con el pago de impuestos y de sus declaraciones tributarias de acuerdo a lo expresado por el entrevistado. Se llevan los registros financieros debidamente establecidos a travs del servicio tercerizado de un contador con experiencia en el rea y la unidad administrativa que genera los registros de la operacin monetaria administrativa gestin que se realiza en forma manual .Se dispone de la informacin cuando se requiere para la toma de decisin ,existiendo un cruce de las informaciones de mayor impacto llevadas por el encargado administrativo y la gerencia. Se determinan claramente las erogaciones que constituyen gastos y costos, asociados a la ejecucin de los trabajos as como los generales. Se consideran en el presupuesto los costos que involucran las materias primas y las distintas operaciones en la ejecucin de un trabajo que sirve de base para la determinacin de los precios. En la actualidad no hay forma de controlar el Finan presupuesto con los costos reales representando este aspecto un zas importante punto de mejora para fortalecer los niveles de productividad y eficiencia. Existe en la empresa un anlisis adecuado de las cifras financieras para una toma de decisiones ejecutado por los Socios - Gerente, haciendo el seguimiento y la evaluacin de rendimientos de las inversiones y la utilizacin del recurso monetario de acuerdo a las prioridades y proyecciones de la empresa. La empresa dispone de sistema de cobranzas con polticas definidas que se encuentran en conocimiento de los clientes y los involucrados dentro de la empresa. El sistema de facturacin es adecuado a las necesidades de la organizacin. Se dispone de criterios para otorgar crditos que considera el comportamiento de los clientes, anlisis de capacidad de pago de los clientes y dispone de un sistema de control de crditos otorgados. Para la gestin de cobranza, se tiene asignado el recurso humano necesario para hacer un seguimiento de las cuentas a cobrar. Se dispone de informacin actualizada sobre las deudas pendientes de cobro. Respecto al manejo de la morosidad se dispone de la informacin del estado de los clientes y en casos de atrasos importantes interviene el asesor jurdico. El nivel de morosidad es bajo.

Es conveniente trabajar en la definicin de la organizacin de manera formal y documentada distinguiendo y documentando reas funcionales, roles y responsabilidades para cada cargo, la empresa cuenta con una estructura de delegacin y distribucin de las actividades, as como estn asignados los responsables de cada uno de estas; no se encuentra documentado ni cuenta con un manual de descripcin de funciones y procedimientos respecto a los procesos operativos y administrativos por escrito. Se deber poner nfasis en la evaluacin de desempeo del personal; en los sistemas de incentivos y sanciones; en la actualidad no se dispone por escrito de un sistema actualizado que permita evaluar al personal de acuerdo a sus resultados y comportamiento y por esta va reconocer e incentivar el arraigo de conductas o sancionar en el caso que corresponda. Es recomendable planificar e implementar la capacitacin y el desarrollo de los gerentes , del personal tcnico y administrativo, que incluya las destrezas necesarias para los distintos cargos dentro de la empresa; hoy da se ejecuta la capacitacin en forma puntual respondiendo a las ofertas del mercado o del gremio, as como Recur tambin medir y continuar fomentando el buen clima y la motivacin sos del personal se manifest durante el levantamiento de informacin la Huma percepcin de un clima laboral adecuado sin conflictos mayores, se nos ejecutan actualmente actividades deportivas al finalizar la semana que es un espacio para compartir y fomentar las relaciones personales. No se dispone de procedimientos explcitos respecto al reclutamiento y seleccin de personal para cada cargo, tampoco de induccin del personal al iniciar en la empresa. No se dispone de una poltica de compensaciones asociada a resultados concretos de productividad, calidad, logros de metas. El clculo de la remuneracin y pagos de sueldo esta bajo la responsabilidad de la unidad de Administracin, no se considera el pago de bonos adicionales al salario que acten como estimulador y a la vez reconozca conductas diferenciadas convenientes para la organizacin. El personal se identifica con la empresa, se recomienda medir y fomentar el clima laboral y la motivacin que sirva de base para la generacin de planes de accin orientados a aquellos aspectos de mayor prioridad, hoy da se conoce y maneja por percepcin. La empresa provee de las condiciones fsicas necesarias para que el personal realice sus tareas de manera segura y cmoda.

La calidad del producto es uno de los aspectos altamente valorado por los clientes de la empresa y a representado para la empresa uno de los factores de xito para captar nuevos clientes durante el desarrollo de la empresa en los 9 aos de antigedad sta se ha ejecutado tomando como base la experiencia del personal y la direccin de la gerencia, sin el suficiente registro y formalizacin por lo que se plantea considerar la implementacin de un sistema de gestin de calidad (ISO), como metodologa para la mejora continua basada en la filosofa de calidad total ,dada la proyeccin actual de la empresa de crecer y abordar mercados ms exigentes y competidos que considere la atencin al cliente y el de generar un Gesti servicio que diferencie la empresa de la competencia e incluya el n de compromiso de cumplir con los requisitos y de mejorar Calid continuamente ad No existen estndares explcitos de calidad para la generacin del producto y la prestacin del servicio que se encuentren formalmente establecidos. No se tiene establecidas funciones de control de calidad para los procesos de generacin de productos en de manera formal, estructurada que permita hacer el seguimiento y el rastreo a las ordenes de trabajo durante sus produccin. Se dispone de la informacin bsica generada en forma manual o apoyada por programas aislados (hojas Excel) que se requieren para el control y el direccionamiento de la gestin referida a ventas, gestin administrativa, contable y operativa. Se plantea la necesidad dada la proyeccin de la organizacin de fortalecer el sistema de generacin de informacin que permita el procesamiento formal y permanente de la informacin, quedando documentados en reportes peridicos de acuerdo a los requerimientos de la organizacin y Gesti disponer de la informacin actualizada y que permita el cruce de la n de misma en forma integrada. Infor maci Existe de acuerdo a lo expresado en el levantamiento de informacin un proceso de comunicacin interna efectivo, verbal n constante entre los miembros de la organizacin calificada sin problemas mayores. No obedece a estructuras formales preestablecidas, se ejecutan reuniones cuando se requieren con los diferentes miembros de la organizacin. La informacin requerida para el anlisis y toma de decisin se dispone en los niveles correspondiente vindose afectada en la actualidad por el sistema de informacin actual que se dispone.

3 CUADRO RESUMEN DE MBITOS PRIORITARIOS A INTERVENIR AMBITO CONSECUENCIAS AL MEJORARLO

(Gestin ambiental y produccin limpia) Sistema de Gestin Ambiental

Tomar en consideracin el aspecto relacionado con gestin ambiental le permitir a la empresa conocer y caracterizar sus materias primas, insumos y productos (composicin y posible presencia de material peligroso) e identificar las condiciones adecuadas de manejo seguro de stos. Por otra parte se fortalece la gestin de seguridad al personal identificando las condiciones y acciones inseguras en la empresa y estructurando un sistema de prevencin de riesgo. La toma de decisin en todos los niveles de la organizacin se soportar con informacin veraz, oportuna, manteniendo un procesamiento formal y permanente quedando documentado en reportes e informes incrementando la eficiencia en la coordinacin de la informacin y los resultados del proceso de comunicacin. Se implementaran mecanismos de reutilizacin / reciclaje de residuos identificando los beneficios sociales que tra la reutilizacin y el reciclaje de los mismos. Colaboradores ms consientes de la importancia de realizar un trabajo bien hecho, forzados a mejorar. Lograr mayor responsabilidad y compromiso del personal Estimular conductas convenientes dentro de la organizacin incentivando y recompensando el logro de resultados disponiendo de un sistema estructurado para la asignacin de remuneraciones y el otorgamiento de beneficios, gozando los trabajadores de beneficios en relacin a productividad y/o eficiencia . Mejorarn las condiciones de trabajo con un equipo comprometido con la calidad del servicio y la mejora continua. As como disponer de criterios para llevar a cabo una poltica de reduccin de costos asociados a fallas o retrabajos.

(Anlisis del entorno) Informacin Interna

Produccin Limpia

Evaluacin y desempeo

Compensaciones

Calidad del Producto/Servicio

(direccin estratgica) Instrumentos de Gestin

Se dispondra de objetivos estratgicos y metas claras por reas que representara el mapa estratgico de la empresa proyectando las acciones en el periodo considerado que servira de base para el monitoreo de los resultados y el establecimiento de los mecanismos de control de los resultados estratgicos y operacionales. Mantener y fortalecer esta condicin de cumplimiento, control de esta gestin. Fortalecer la estructura de costos y afinar con la disponibilidad de un programa informtico apropiado Mantener y potenciar el esquema actual de conservacin de los equipos con la implementacin de un plan de mantenimiento preventivo , calendarizacin anual de reparacin y un control efectivo del mantenimiento de todos los equipos. Mantener y mejorar el esquema de registros financieros actuales que permita una adecuada toma de decisin.

Tributaria y Normas Legales

Precio

Mantencin de Maquinaria y Equipos

Registros Financieros

5 COMENTARIOS GENERALES DEL DIAGNOSTICO

La empresa es hoy da una organizacin con alto potencial, direccionada por su dueo e hijo se ha venido desarrollando en estos 9 aos, pasando por la etapas de pequea a mediana. Cuenta con una infraestructura edilicia nueva y acorde a las necesidades y de los equipos necesarios para su produccin. Actualmente se dirige hacia el abordar otro mercado (Editorial) situacin por lo cual se han venido preparando en la adquisicin de las mquinas requeridas y la tecnologa necesaria para dar respuesta con calidad y lograr competir en el mismo, estos pasos exigen a la organizacin abordar acciones internas que conlleven a establecer sistemas, estructuras, sistemas de informacin con apoyo electrnico que le permita ejercer la proyeccin y el control de la gestin en forma oportuna, eficiente y efectiva.