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INTRODUCCION


En el estudio y la aplicacin de la administracin moderna, el almacn es un
medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la
empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal necesario
cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se
piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las de ventas,
compras, control de inventarios, produccin y distribucin.

Tambin se le da al almacn la altura que debe de tener dentro de la organizacin
en la seleccin de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacn o de
control de inventarios, hasta el ltimo puesto de mozo o cargador.

Se estudia cientficamente su localizacin, las medidas adecuadas de su rea y la
divisin de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y
materiales, los diseos ms indicados de estantera y, muy especialmente, los
procedimientos y prcticas administrativas que han de normar su funcionamiento
econmico y eficiente. Todo esto debe partir de la definicin y establecimiento de
objetivos y polticas.




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ALMACN
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una
empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo,
custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.

FUNCIONES DEL ALMACN
La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de
varios factores tales como el tamao y el plano de organizacin de la empresa, el
grado de descentralizacin deseado, a variedad de productos fabricados, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la
programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio
eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de Materiales
Registro de entradas y salidas del Almacn.
Almacenamiento de materiales.
Mantenimiento de materiales y de almacn.
Despacho de materiales.
Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios
y contabilidad.
Principios bsicos del almacn
El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,
proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser
requeridos para la administracin, la produccin o a la venta de artculos o
mercancas.
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Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que
preste a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento
rpido de entrad y salida, o sea una rpida rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el
costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el
mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo
posible de operacin.

Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse
siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacn.
El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de
recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda en el control
de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
(ambas con su debido control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los
movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y control de
produccin sobre las existencias.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre
comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e
identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.
Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente pro personal ajeno al
almacn.
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Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin
autorizada segn sistemas existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est
asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o
departamento de control de inventarios.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder
realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.
Los materiales almacenados deber ser fciles de ubicar.
La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento
propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de
operacin.

Qu son los inventarios?
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para los sistemas
de contabilidad de mercancas, porque la venta del inventario es el corazn del
negocio. El inventario es, por lo general, el activo mayor en sus balances
generales, y los gastos por inventarios, llamados costo de mercancas vendidas,
son usualmente el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser sta su
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principal funcin y la que dar origen a todas las restantes operaciones,
necesitarn de una constante informacin resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales y
auxiliares relacionadas con esos controles. Entres estas cuentas podemos
nombrar las siguientes:
Inventario (inicial)
Compras
Devoluciones en compra
Gastos de compras
Ventas
Devoluciones en ventas
Mercancas en trnsito
Mercancas en consignacin
Inventario (final)
MANEJO FISICO DE LOS INVENTARIOS
La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de
aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como
tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin
econmica de la empresa.
Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn
listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee una empresa en
el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades
productivas.
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Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una
estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y
para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.
El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo
fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. En esa ocasin, el
inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las secciones, en el
depsito, entre otras.
El inventario fsico es importante por las siguientes razones:
Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE
y las existencias fsicas (cantidad real en existencia).
Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en
valores monetarios.
Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables),
para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre
del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:
El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
trascrito en el libro de inventario, conforme la legislacin.
El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en
realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real.


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FUNCIN DE RECEPCIN
La funcin de recepcin, ya sea de una unidad de la compaa o de un
transportador comn, es la misma. Si el material se reciben de cualquier otra
fuente u otro departamento de la compaa, la actividades de construccin, el
procedimiento ser el mismo.

Importancia
La recepcin adecuada de materiales y de otros artculos es de vital importancia,
ya que una gran parte de las empresas tienen como resultado de su experiencia
centralizada la recepcin total bajo un departamento nico, las excepciones
principales son aquellos grandes empresas con plantas mltiples.
La recepcin est estrechamente ligada a la compra, ya que probablemente el
70% de los casos, el departamento bajo la responsabilidad del departamento de
compra.

Proceso
Al recibir un envi: Se le someter a verificacin para comprobar si est en orden
y en buenas condiciones, si el recipiente est daado o no se recibi el nmero de
paquetes requeridos. Se debe hacer la salvedad correspondiente inmediatamente
y no se podr dar recibo de conformidad por el envi, esto es esencial sin tomar
en cuenta si el transporte es areo, martimo o terrestre, como se podra exigir
para dar fuerza a cualquier reclamo resultante sobre envos ocultos.
De Manera Similar: El material que recibe una instalacin de la compaa tambin
debe ser sometido a una inspeccin preliminar, antes de introducirles en el rea
de almacenamiento, en el caso de que en la inspeccin inicial se detecte
materiales de calidad inferos o en malas condiciones se le debe rechazar.

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REA DE RECEPCIN
El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o
demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima
utilizacin.
Las condiciones que impiden el flujo rpido son:

Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
Demoras en la Inspeccin y Documentacin de Entrada.
El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de
mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo
ms corta posible, pues el espacio y el costo de operacin depende de la fluidez
con que estas se pasan del vehculo del proveedor al almacn.
Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.


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ORGANIZACIN EN EL ALMACN.
Una organizacin eficiente en un almacn se basa fundamentalmente en estos
dos criterios:
Maximizar el volumen del que disponemos en trminos de metros cbicos.
Minimizar las operaciones de manipulacin y transporte interno.
Hay dos conceptos fundamentales en la organizacin a los que debo de hacer
referencia:
Principio de popularidad
Normalmente una pequea gama de productos representa un 80% del volumen de
manipulacin en un almacn mientras que el resto de los productos no representa
ms de un 20% del total de las manipulaciones.
Para identificar estos productos populares se utiliza el conocido anlisis A B C en
el cual se calcula el volumen de actividad de forma imparcial multiplicando la
demanda anual en unidades por la frecuencia de Pincking que no es otra cosa que
la cantidad de veces que al aos se solicita el producto.
Muchos almacenes utilizan para este anlisis el ndice de rotacin de los
productos lo que puede acabar resultando un error ya que un producto con alto
movimiento puede tener un bajo ndice de rotacin o al revs. Teniendo en cuenta
que la rotacin es un simple indicador de las veces que un producto se renueva en
un almacn de la manera que un producto puede tener un alto movimiento con un
ndice de rotacin bajo debido a un exceso de stocks.
Los productos se pueden clasificar en tres grupos:
Artculos con un ndice de actividad alto.
Artculos de actividad media.
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Artculos de lenta o baja actividad.
De acuerdo con este principio de popularidad el almacn podra quedar dividido en
dos reas:
Almacn general: (Donde quedaran almacenados todos los productos)
reas de pincking: La cual contendra una cantidad fija de productos con el
fin de poder dar el servicio en un periodo corto de tiempo.
Sistema de posicionamiento y localizacin.
Las mercancas se pueden almacenar de dos formas diferentes:
Mediante el sistema de posicin fija:
Donde cada producto ocupa una posicin permanente dentro del rea asignada en
el almacn con lo cual existe una posicin cruzada entre el hueco disponible y el
producto almacenado, por lo tanto de no abre stock el hueco queda vacio pero
reservado para la siguiente remesa del mismo producto.
Mediante sistemas de posicin aleatoria:
Los productos se colocan en cualquier hueco vacio dentro del rea asignada en el
almacn. En este sistema se puede cambiar la posicin en funcin del espacio
disponible y los criterios de productividad.

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DESPACHO DEL MATERIAL
Salida a stockista provincial
El despacho se inicia con una orden de venta del vendedor de la empresa
por pedido del distribuidor.
El jefe de almacn se contacta con el transportista disponible o con
transportistas para la zona para llevar la carga.
El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este
documento se despacha las cantidades.
De acuerdo a la cantidad y al tipo de producto se cargan los productos en el
transporte o se levantan con el pato hidrulico y se llevan a la zona de
despacho.
Se despachan productos que estn en buen estado. En caso de detectarse
productos defectuosos, se separaran de la carga y se proceder de
acuerdo al anexo seleccin y recuperacin de productos defectuosos
(anexo B). El encargado del despacho debe llevar el control de los
productos defectuosos detectados en el despacho y comunicar al
administrador.
La estiba en los vehculos de transporte debe realizase cumpliendo las
disposiciones de los instructivos de manipulacin y segn el patrn de
estiba correspondiente, respetando los niveles de altura mxima.
El transportista debe verificar la cantidad y calidad que se carga, para evitar
los reclamos del cliente.
La carga es protegida con toldos o mantas. Si la carga incluye margarinas,
el camin debe proteger el producto con mantas trmicas.
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La carga en las unidades de transporte se realiza con 3 o tambin 4
operarios. Mientras uno coloca los productos los otros 2 alcanzan al
camin.
La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o
con las facturas respectivas.
Salidas locales
El despacho se inicia con una orden de venta que ingresa al sistema el
vendedor por demanda del distribuidor local.
El sistema emite una orden de despacho por transportista, y con este
documento se despacha las cantidades.
El transporte se encuentra ya disponible en el almacn, el distribuidor llega
con su unidad y estibadores (4 o 5 como mnimo).
El transportista de turno estar en la obligacin de presentar su unidad con
todos los requisitos que exige el formato de check List vehicular el cual se
realizara todos los das lunes antes del inicio de actividades.
Para despachos locales cada unidad trabaja con su personal de estibaje
totalmente independiente uno del otro con el fin de evitar malos entendidos
El personal de vigilancia es el encargado de verificar si se cumple este
requisito, de lo contrario no podrn ingresar a las instalaciones del almacn.
La documentacin debe estar conforme con la Gua de Remisin, Factura o
con las facturas respectivas por ser un despacho local.

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MANTENIMIENTO DE REGISTROS
El llevar registros de existencias (stock) o libros de almacn parece ser una de las
partes menos interesantes y quizs las ms difciles del manejo de un pequeo
centro de salud o hasta de una empresa.
Llevar los registros con un mtodo simple que mantenga al da las existencias (el
stock), significa que se puede aliviar mucho de la tensin del manejo de cualquier
negocio o centro de salud.
Planee cuidadosamente lo que se necesite, y luego calcule la manera ms simple
de llevar las cuentas. Solamente los que trabajan en una situacin en particular
pueden conocer las necesidades de su caso, ya sea de un centro de salud o de
una empresa.
Se puede aprender las ideas bsicas de otras personas, pero si lo funcionarn
estos mtodos si usted los planea y los adapta a su propio sistema. Aqu hay
algunas ideas para ayudarle.
Primero, se debe intentar entender los detalles simples de los registros de stock
(existencias). El artculo que se est registrando es el stock (la mercanca o las
existencias). Llevar los registros significa simplemente.

Existencias en almacn + Existencias recibidas - Existencias usadas = Saldo
restante

Para que los registros sean correctos se debe saber cunto se utiliza dentro de un
tiempo determinado, y cundo pedir y cunto ms pedir. Cuando la cantidad de
existencias llega al nivel para volver a pedir, es tiempo de pedir ese artculo.


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ALMACENES DE DISTRIBUCION

El almacn es responsable de guardar los materiales, conservndolos en
condiciones optimas para su utilizacin. Existen almacenes de materias primas,
artculos en proceso y productos terminados; as como almacenes externos
ubicados en otras reas, incluyendo tambin los almacenes de las empresas
distribuidoras.
Se consideran como elemento del sistema logstico a todos los tipos de
almacenes, est considera al almacn como un elemento que acta en las dos
etapas del flujo de materiales y este comprende: desde su origen o fuente
(Abastecimiento), hasta la entrega del ltimo usuario (Distribucin), constituyendo
una de las actividades importantes para el funcionamiento de fa empresa.
La funcin de almacenaje es compleja y es por ello que debe ser estudiada
analticamente. La direccin de la empresa tiene que examinar el problema del
almacenaje segn dos aspectos esenciales.
El que se refiere a su estructuracin, lo que se refiere a fijar su emplazamiento,
sus dependencias, e identificar las exigencias de coordinacin con los distintos
sectores de la empresa.
Nosotros nos fijaremos en el segundo punto por ser el rea donde podremos
realizar aportes y poder tomar decisiones; lo que no se podra hacer respecto al
primero que determina la ubicacin y la jerarqua que corresponde a la empresa
en general.
La finalidad del presente capitulo es mostrar cada una de las actividades que se
realizan para el almacenamiento de productos terminados, teniendo en cuenta
especialmente que se almacenan productos alimenticios.
El que atae a la organizacin de su funcionamiento, que se centra en la
fijacin de las normas prcticas para la marcha del almacn.
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En la organizacin es muy importante la identificacin de la misin del
almacn.
El rea de distribucin tiene la misin siguiente para todos sus almacenes:
"Complacer a nuestros clientes con productos y servicios de excelente calidad en
tiempo oportuno y a un bajo costo".

SELECCIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DE ALMACEN
Los bienes muebles se clasifican de acuerdo a su naturaleza, aprovechamiento,
origen, condiciones fsicas y situacin legal.
Por su Naturaleza:
Bienes Instrumentales: Son aquellos bienes considerados como implementos o
medios para el desarrollo de las actividades que se realizan en el Instituto, que
tienen una vida til prolongada y que puedan inventariarse y resguardarse
individualmente, por lo que deben ser incorporados al patrimonio del Instituto,
ejemplo:

Escritorios, microscopios, computadoras, etc. Estos bienes invariablemente son
adquiridos con cargo al captulo 5000 del Clasificador por Objeto del Gasto.
Bienes de Consumo: Son aquellos bienes que por su utilizacin en el desarrollo
de las actividades que se realizan en el Instituto, tienen un desgaste parcial, total
que tienen un periodo de vida corto y que adems no pueden ser inventariados en
forma individual. Estos bienes invariablemente son adquiridos con cargo al
captulo 2000 del clasificador por Objeto del Gasto ejemplo:
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Mouses, licuadoras, calculadoras de bolsillo, cafeteras, engrapadoras simples,
desengrapadoras, papeleras, perforadoras simples, accesorios, refacciones, etc.
Por su aprovechamiento:
Mobiliario: Bienes que se utilizan en forma indirecta para el desarrollo de las
actividades (escritorios, sillas papeleras, anaqueles, etc.) y que no requieren de
algn dispositivo para su operacin.
Equipo: Bienes que se utilizan en forma ms directa para el desarrollo de las
actividades y que requieren de dispositivos para su operacin (computadoras,
cmaras fotogrficas y de vdeo, mquinas de escribir, calculadoras, etc.)
Por su Origen:
Bienes propiedad de la Entidad: Aquellos bienes que forman parte del
patrimonio y que fueron incorporados a travs de su adquisicin con recursos
federales o con recursos de proyectos externos, donados al Instituto por terceros o
producidos por la misma institucin.
Bienes en Comodato: Bienes de propiedad de un tercero (personas fsicas y
morales) y que a travs de un contrato o convenio. Transitoriamente estn a
disposicin del Instituto para su uso y aprovechamiento.
Bienes propiedad de particulares: Bienes de propiedad de los servidores
pblicos del Instituto para su uso personal, (radios, cmaras fotogrficas,
computadoras, etc.) y que el Instituto no adquiere ninguna responsabilidad sobre
ellos.
Por sus Condiciones Fsicas:
Bien til: Mobiliario y equipo que todava permite su uso y operacin con
seguridad.
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Bien Desgastado: Mobiliario y equipo que por su uso ya no presenta las medidas
mnimas de seguridad para su operacin.
Bien Incosteable: Mobiliario y equipo deteriorado o descompuesto y que su
rehabilitacin es mayor o casi igual que su valor de reposicin o que su
mantenimiento es muy alto.
Bien Destruido: Mobiliario y equipo que se encuentra en condiciones fsicas
prcticamente deplorables y que ya no es posible su rehabilitacin.


ADMINISTRACIN DE INVENTARIO
Se da el nombre de inventario de mercanca a la verificacin o confirmacin de la
existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el
inventario es una estadstica fsica o conteo de los materiales existentes, para
confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el
banco de datos sobre materiales.
Algunas empresas le dan el nombre de inventario fsico porque se trata de una
estadstica fsica o palpable de aquellos que hay en existencias en la empresa y
para diferenciarlos de la existencia registradas en las FE.
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El inventario fsico se efecta peridicamente, casi siempre en el cierre del periodo
fiscal de la empresa, para efecto de balance contable.
En esa ocasin, el inventario se hace en toda la empresa; en la bodega, en las
secciones, en el depsito, entre otras. El inventario fsico es importante por las
siguientes razones:

Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en las FE
y las existencias fsicas (cantidad real en existencia).
Permite verificar las diferencias entre las existencias fsicas contables, en
valores monetarios.
Proporciona la aproximacin del valor total de las existencias (contables),
para efectos de balances, cuando el inventario se realiza prximo al cierre
del ejercicio fiscal.
La necesidad del inventario fsico se fundamenta en dos razones:

El inventario fsico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser
transcrito en el libro de inventario, conforme la legislacin.
El inventario fsico satisface la necesidad contable, para verificar, en
realidad, la existencia del material y la aproximacin del consumo real.




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CONCLUSION


El manejo de materiales desempea un papel crtico en todos los sectores
comerciales y de negocios, pero su importancia para un funcionamiento eficiente
es suprema en los ramos de la manufactura, el almacenaje y la distribucin.

Los mtodos, equipos y sistemas de manejo de materiales pueden utilizarse para
incrementar la productividad y lograr una ventaja competitiva en el mercado. Se
trata de un aspecto muy importante de la planificacin logstica por cuanto abarca
el manejo fsico, el transporte, el almacenaje y la localizacin de los materiales.

El Almacenaje es un rea crtico para el servicio al cliente. Desafortunadamente
muchos no entienden esto ni el rol del almacenaje, por lo que se requiere un
enfoque ms activo, donde el servicio al cliente sea medido, evaluado y manejado
dentro del almacn.

El cliente siempre espera el producto correcto por lo tanto el almacn constituye
una herramienta importante para satisfaccin del cliente.






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BIBLIOGRAFA



ADMINISTRACIN LOGSTICA, Valds Palacio Armando Editorial AVP, 1984
1ra. Edicin.

ORGANIZACIN DEL ALMACN, Calimeri Michelle Editorial Hispano Europea.

ALMACENES: PLANEACIN, ORGANIZACIN Y CONTROL; Garca Cant
Alfonso Editorial Trillas, Octubre 1988, 3ra. Reimpresin.

LOGSTICA: ADMINISTRACIN DE LA CADENA DE SUMINISTRO , Ronald H.
Ballou - 2004 - 789 pginas.

www.revistamarina.cl/revistas/1997/4/rojas.pdf

http://www.ciat.cgiar.org/agroempresas/comercio_justo/glosario.htm