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. FASES DE UN PLAN DE COMUNICACIN INTERNA.

La mejora de los procesos de comunicacin interna exige la elaboracin de un plan estratgico de comunicacin insertado en la cultura de la organizacin que permita a travs de los medios y soportes adecuados cubrir las necesidades de comunicacin que presentan los individuos y grupos que componen la organizacin. Esta estrategia de comunicacin pasa necesariamente por varias etapas: 1. El primer paso, la condicin inexcusable, es conseguir un firme compromiso de la alta direccin. Sin el apoyo o con un apoyo insuficiente desde la cpula directiva es imposible la introduccin de cualquier tipo de cambio en la organizacin. 2. Realizacin de un diagnstico de la situacin de comunicacin en la organizacin. Los planes de comunicacin deben basarse en una auditora de comunicacin y no en la intuicin o en los gustos del equipo directivo. La auditora deben detectar los flujos de comunicacin, cules son sus puntos dbiles y dnde se producen los problemas, conocer las necesidades y expectativas de las personas implicadas con el nuevo plan de comunicacin y proyectar una visin del estado de futuro deseable para la empresa. 3. Diseo del Plan: definicin de objetivos, seleccin de medios, planificacin de acciones, temporalizacin, establecimiento de mecanismos y procedimientos para el seguimiento durante y al final de la implementacin. Para una eleccin adecuada de los medios conviene tener en cuenta la finalidad que se trata de conseguir con el mensaje comunicado (motivar o integrar, transmitir cuestiones relativas al trabajo, informar, etc,) y el tipo de informacin que se desea comunicar (hechos objetivos, sentimientos, temas controvertidos o delicados). Ahora bien, la puesta en marcha de estos soportes no asegura la eficacia de los flujos comunicativos si no se aporta simultneamente el cambio de valores y cultura organizativa. Por ello, el siguiente punto es esencial en el plan de comunicacin. 4. Estrategia de comunicacin, sensibilizacin y negociacin (Serieyx, 1994). Es necesario sensibilizar, mentalizar y formar en comunicacin a los empleados de todos los niveles para que tomen conciencia de su importancia. Hemos podido observar que muchos de los problemas de comunicacin interna son de carcter actitudinal, es decir, de predisposicin para interrelacionarse. La difusin del proyecto a toda la organizacin, buscando y alcanzando el cambio actitudinal y el compromiso de los distintos actores implicados es una condicin imprescindible para el xito del mismo. 5. Implantacin y seguimiento. La implantacin debe ir acompaada de un sistema de seguimiento y retroalimentacin constante (mediante cuestionarios de clima laboral y entrevistas con los responsables) para identificar las desviaciones a los objetivos y sus causas y poder disear acciones correctoras.

7.1. OBSTCULOS EN LA IMPLANTACIN: LOS MANDOS INTERMEDIOS En las organizaciones taylorista-burocrticas los mandos intermedios son un elemento clave en el sistema comunicacional cuya funcin primordial es servir como

canal de comunicacin y de mediacin entre la alta direccin y aquellos trabajadores que estn bajo su mbito de influencia. Por ello, cualquier problema, conflicto o tensin que experimenten puede tener importantes repercusiones en la eficacia de la comunicacin interna. En la organizacin postaylorista con las nuevas formas de organizacin del trabajo, los estilos de gestin ms participativos y las nuevas tecnologas de la informacin; los mandos intermedios pueden verse amenazados en trminos de comunicacin, adoptando una actitud negativa y escaso compromiso con la poltica de comunicacin. Los planes de comunicacin pueden verse comprometidos adems, por la implicacin insuficiente de la alta direccin, por la falta de voluntad o apata de los trabajadores, las implicaciones dbiles o la carencia de habilidades de los gestores del plan, las competencias entre departamentos, los costes econmicos del plan y la dificultad para evaluar sus resultados en trminos econmicos, su falta de continuidad, la complejidad o inaccesibilidad de sus instrumentos, etc.1[7] Aunque son muchos los motivos que impiden la aplicacin efectiva del plan de comunicacin, en diferentes investigaciones se ha identificado a la lnea media como uno de los enemigos habituales para que la informacin fluya de arriba abajo y viceversa. La adopcin por parte de algunos mandos intermedios de actitudes cerradas al uso de formas personales de comunicacin y participacin suele responder, segn Straauss. (1992) y F. Gan (1996), al temor a una prdida de control o de poder como consecuencia del acceso a la informacin de los trabajadores. Para Klein (1984) tiene que ver con la seguridad en el trabajo, es decir, con el temor a que sus puestos pierdan su razn de ser debido al autocontrol de los empleados. Algunas estrategias defensivas que desarrollan se sirven de la informacin como fuente de poder. El mando intermedio utiliza la posesin exclusiva de informacin como medio de mantener su autoridad (Simon, H., 1993), intenta controlar a travs de la informacin de que dispone creyendo que cuanto mayor sea el volumen de informacin almacenada, mayor control tendr. Ahora bien, slo cuando los datos en las organizaciones son escasos, puede asumirse que cuantos ms datos, ms informacin y cuanta ms informacin ms poder. Pero cuando existe un exceso de datos, es difcil percibir la informacin verdadera, asimilarla (Drucker, P. 1988). Junto a estas percepciones encontramos (Puyal, 1999) que el poder de la informacin convive frecuentemente con el poder del silencio o de la incomunicacin.

8.

COMUNICACIN INTERNA INTERDEPENDIENTES.

EXTERNA.

DOS

SISTEMAS

La comunicacin exterior con clientes, intermediarios, proveedores, competencia, medios de comunicacin y pblico en general es tan vital para la organizacin como la comunicacin interna. Entre ellas adems debe existir una alta integracin.

Aunque la comunicacin externa quede vinculada a departamentos tales como relaciones pblicas y prensa, marketing, investigacin de mercados, comunicacin corporativa, etc. todos los miembros de la organizacin pueden realizar funciones de comunicacin externa y de difusin de la propia imagen de la organizacin. Cuando aumenta el sentimiento de pertenencia, cuando las personas se sienten identificadas con la organizacin y mejoran las relaciones laborales, transmiten una imagen positiva hacia fuera. A la vez, la imagen que transmite la organizacin a la sociedad condicionar la satisfaccin de ciertas necesidades de status y prestigio de sus empleados. Cuando la persona trabaja en una empresa slida, importante, preocupada por los problemas sociales y que transmite una buena imagen social; en cierta medida se siente tambin realizada en su consideracin social, incrementndose asimismo su sentimiento de pertenencia. Por consiguiente, estamos ante dos sistemas de comunicacin (interna y externa) interdependientes y que es necesario gestionar de una manera coordinada. Sin embargo, las estrategias de innovacin en las empresas suelen recaer preferentemente en la comunicacin externa, antes que en la interna. Gmez y Patio (1998) ilustra esta situacin de forma metafrica: se da mucha importancia a la ropa externa, a la que se ve, a la que la gente puede valorar, olvidando en ocasiones que el xito de que una ropa externa siente bien reside en la calidad y el diseo de la ropa interior.

RESUMEN La comunicacin se dibuja como un recurso de vital importancia para el funcionamiento de la organizacin. Sin embargo en la realidad empresarial se le ha concedido una atencin muchas veces insuficiente y se ha entendido de modo distinto el concepto de comunicacin, el proceso y los contenidos de lo que se debe comunicar. La gestin de este recurso debe tener como objetivo bsico, cubrir las necesidades de comunicacin de los distintos actores de la organizacin y de su entorno ms inmediato. El xito exige, como punto de partida, lograr un cambio de valores y de cultura organizativa que predisponga a comunicarse.

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