ENTENDENDO O QUE CONCILIAO CONTBIL Para iniciarmos o processo de encerramento da movimentao contbil do ano, necessrio que os saldos de todas

as as Contas de nossa contabilidade estejam com os seus saldos corretos, ou seja, os saldos contbeis devem corresponder exatamente com os saldos reais existentes na data de 31.12.20XX. No decorrer do tempo so realizados centenas ou at milhares de lanamentos contbeis. Tal magnitude de lanamentos propicia a ocorrncia de eventuais erros que, se no corrigidos antes do encerramento do exerccio, deixaro os saldos das contas irreais, trazendo reflexos nas Demonstraes Financeiras da empresa de modo que estas no espelharo corretamente sua situao financeira e patrimonial. Os erros mais comuns so: - Valores lanados a maior ou a menor; - Troca de contas; - Inverso de contas; - Lanamento em duplicidade; - Omisso de lanamento, entre outros. Os meios de correo mais utilizados so: - Estorno de lanamento; - Lanamento complementar; - Lanamento retificativo. Para se chegar aos erros necessrio fazer uma conciliao contbil de todas as contas utilizadas pela Contabilidade. Observao Importante: As conciliaes contbeis devem ser efetuadas ms a ms, pois se torna praticamente impossvel elabor-las se deixar para fazer isso somente no fim do ano - fechamento do Balano Patrimonial. No difcil. Veja s Se a conta Caixa possuir em 31.12.20XX um saldo contbil de R$ 697,00, este valor deve coincidir com o saldo existente no controle extra-contbil do Caixa em 31.12.20XX. Melhor dizendo, o total de dinheiro que houver no cofre da empresa em 31.12.20XX deve ser exatamente o saldo da conta contbil Caixa. O saldo contbil da conta Bancos - Conta Movimento em 31.12.20XX deve coincidir com o saldo constante no extrato bancrio enviado mensalmente pela instituio financeira. Ex: Se em 31.12.20XX R$ 2.375,00 for o saldo da conta contbil Banco do Brasil, este mesmo saldo, nesta mesma data, deve ser o constante no extrato bancrio da conta corrente que a empresa possui junto a este banco. Caso os saldos no coincidam (ou, como se diz no jargo contbil, se no bater") porque h um ou mais lanamentos errados ou no efetuados. Neste caso, devemos conferir o extrato bancrio com o razo analtico da conta contbil referente ao Banco do Brasil para encontrar a diferena e efetuar o(s) lanamento(s) de correo. 1

O saldo contbil da conta de Clientes Diversos (Duplicatas a Receber) deve corresponder com a soma de todas as faturas / duplicatas em aberto que a empresa possuir at a data de fechamento do balano (31.12.20XX). Para exemplificar: Vamos supor que voc contabilizou na conta Clientes uma Nota fiscal de R$ 10.000,00 que dever ser paga em 5 parcelas de R$ 2.000,00. Vamos supor, ainda, que aps dois meses voc tenha contabilizado o recebimento da primeira no valor de R$ 2.000,00 e da segunda no valor de R$ 2.100,00 (pois o cliente pagou juros por atraso, por exemplo). O saldo desta conta ser logicamente de R$ 5.900,00 R$ 10.0000,00 - (R$ 2.000,00 + R$ 2.100,00) = R$ 5.900,00 ou,

No entanto deveria ser de R$ 6.000,00, pois restam ainda 3 parcelas de R$ 2.000,00 a serem pagas e, quando o cliente quitar a ltima, o saldo desta conta estar negativo (credor). A conciliao permitir voc "descobrir" o erro que est no fato de ter baixado o valor da parcela acrescido do valor dos juros. A correo ficar por conta de apropriar tambm os juros recebidos, ou se preferir, reconhecer a parcela pela valor lquido e os juros recebidos em conta prpria. Os saldos contbeis das contas Mveis e Utenslios, Equipamentos de Informtica, Veculos, etc., devem corresponder aos saldos existentes no controle extra-contbil de bens do Ativo Permanente que a empresa deve ter, inclusive para facilitar os clculos das depreciaes e amortizaes (quando aplicvel). Os saldos contbeis das contas Vendas e Compras devem corresponder com os totais existentes nos Livros Fiscais exigidos pela Fiscalizao Estadual (ICMS) - Livro de Entradas de Mercadorias e Livro de Sada de Mercadorias, entre outros. Os saldos contbeis da conta Fornecedores devem conferir com o total de faturas / duplicatas em aberto que a empresa tenha em seus registros at 31.12.20XX. Os saldos da conta Impostos e Contribuies a Pagar tambm devem corresponder exatamente com os impostos que a empresa esteja devendo at 31.12.20XX. Enfim, como j foi dito, importante checarmos todas as contas utilizadas, inclusive as contas de resultados (Despesas e Receitas) de modo que tenhamos a certeza de que todos os saldos estejam corretos para a sim partirmos para os demais procedimentos de encerramento. O bom contabilista tem por norma fazer a conciliao contbil mensalmente, o que o mais correto, pois, desta forma, no se perpetua um eventual erro de um ms para outro e no final do ano no se perde tempo com a conciliao (quase impossvel) de um perodo muito longo. 2

Teimando-se em no fazer as conciliaes mensais e deixando para tentar fazer tudo ao final do ano, provavelmente no haver tempo hbil ou elas sero feitas na pressa, o que pode gerar erros na sua execuo e conseqente reflexo nas Demonstraes Financeiras. Em funo dessa conciliao mensal, no sendo detectado nenhum erro contbil na escriturao da empresa em 31.12.20XX, ela estar pronta para os procedimentos de encerramento do perodo (seja do ms, seja do ano). CONCILIAO CONTBIL CONTABILIDADE SEM INCORREES PARA EVITAR FRAUDES No basta que o Contador apenas evite os procedimentos viciosos para no se configurar fraude. Dever, tambm, manter em ordem a Contabilidade da empresa e para isso dever conciliar a Contabilidade com os documentos e os diversos relatrios dos demais setores que do suporte aos lanamentos contbeis, bem assim elaborar planilhas, relatrios e composio dos saldos da contas contbeis, isto , planilhas auxiliares que comprovem a correo dos saldos existentes na contabilidade. Exemplo: Planilha de emprstimos bancrios com os respectivos juros e atualizaes, os quais esto em conformidade com a Contabilidade. O objetivo que as Demonstraes Contbeis espelhem a realidade da empresa dentro dos Princpios, Convenes e Postulados Contbeis (Resoluo CFC n 750 de 29 de dezembro de 1993). O Contabilista, por sua vez, deve ter cincia dos saldos existentes no Balancete ou no Balano Patrimonial. Como vimos, a certeza de que os saldos contbeis esto corretos est na empresa e quanto mais houver o confronto dos relatrios de cada setor com a Contabilidade, maior ser a preciso das informaes contidas no Balano Contbil da empresa. Dessa forma, podemos dizer que a Contabilidade espelha realidade da empresa desobrigando os scios, os administradores e o prprio contador de responderem com seus bens pessoais em questionamentos tributrios, civis, comerciais, penais e criminais, provando que os mesmos no agiram de forma enganosa, lesiva ou com abuso de poderes perante terceiros. Mais material de apoio em: http://www.portaldeauditoria.com.br/tematica/audger_conciliacaocontabil.htm http://www.valdecicontabilidade.cnt.br/index.htm? http://www.valdecicontabilidade.cnt.br/meus_servicos/contabilidade/conceitos.htm http://www.google.com.br/search?hl=pt-BR&source=hp&q=conciliao+contbil&meta=cr %3DcountryBR&aq=2&oq=concilia