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Come organizzare e condurre una riunione

efficace: i 3 pilastri e i 5 passi da seguire
Riunioni che vanno avanti all'infinito. Riunioni in cui la maggior parte dei partecipanti giocherella con il
proprio smartphone o lavora al personal computer. Riunioni in cui molti si chiedono: Perché sono qui? Cosa
c’entro io?

Le riunioni occupano un numero crescente di ore della giornata lavorativa, eppure la maggior parte dei
dipendenti le considera una perdita di tempo.

Secondo un sondaggio condotto da Salary.com tra i professionisti statunitensi, le riunioni si sono classificate
come il killer numero uno della produttività dell'ufficio

La gestione delle riunioni tende ad essere un insieme di abilità spesso trascurate da leader e manager. Di
solito tendono a dimenticare che le riunioni sono attività molto costose, se si considera il costo del lavoro
per la riunione e quanto si può o non si può fare in esse.

Quindi prendere molto sul serio la gestione delle riunioni, aiuta ad essere più produttivi, evitare gli sprechi
e ridurre i costi.

Quante volte noi nell’organizzare una riunione spesso invitiamo molti più partecipanti di quelli che
effettivamente servono, solo perché non vogliamo scontentare le persone che si lamentano se non
vengono invitate, ma poi non danno contributi? Sembrano partecipare perché non sanno come passare il
tempo!

Il processo utilizzato in una riunione dipende dal tipo di riunione che si prevede di tenere, ad esempio
riunione del personale, riunione di pianificazione, riunione di risoluzione dei problemi, ecc. Tuttavia, ci sono
alcune regole di base comuni a vari tipi di riunioni. Queste nozioni di base sono descritte di seguito.

I 3 pilastri su cui poggia una riunione efficace

Prima di definire i passi da fare per organizzare e condurre una riunione efficace, partiamo con svelare tre
pilastri su cui si basa una riunione efficace.

1 - Definire l'agenda della riunione (ordine del giorno)

Può sembrare un requisito ovvio, ma molte riunioni iniziano senza un chiaro senso dello scopo. L'agenda
della riunione può essere riassunta su un volantino, scritta su una lavagna o discussa esplicitamente
all'inizio, ma tutti dovrebbero sapere perché si sono riuniti e cosa dovrebbero ottenere. L'agenda fornisce
una bussola per la conversazione, in modo che la riunione possa tornare in carreggiata se la discussione va
fuori rotta.

2 - Iniziare in tempo e finire in tempo.

Niente può prosciugare l'energia da una stanza come aspettare che si presenti l’organizzatore della
riunione. Parecchi manager in posizioni di potere prendono la cattiva abitudine di fare tardi alle riunioni. Il
tempo è denaro, ovviamente, e stare seduti a cercare di indovinare quando potrebbe arrivare il capo è uno
spreco di tempo prezioso.

3- Terminare sempre con un piano d'azione scritto

Lasciare sempre gli ultimi minuti di ogni riunione per discutere i prossimi passi. Questa discussione
dovrebbe includere la decisione di chi sarà responsabile di cosa e quali sono le scadenze da rispettare,
altrimenti, tutto il tempo che dedicato alla riunione sarà inutile.
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Se riesci a basare le tue riunioni su questi tre pilastri sicuramente ci saranno tutte le condizioni per un esito
positivo della riunione.

I 5 passi sequenziali per organizzare e condurre una riunione efficace

Tenendo fissi i tre pilastri precedenti, è importante che, in base al tipo di riunione, alla formalità o meno e
al tipo di organizzazione, siano definiti in modo appropriato al contesto tutti i passaggi da seguire per
organizzare e condurre la riunione con successo.

Un metodo esaustivo è quello che tu segua in modo sequenziale i seguenti passi.

1 - Stabilisci gli obiettivi per la riunione e prepara un ordine del giorno

 Preparati dando le priorità alle questioni da discutere.
 Ricerca le informazioni necessarie per prendere le decisioni importanti.

2. Invia gli inviti e il promemoria per la riunione

 Invita eventuali relatori e ospiti a presentare su argomenti/problemi speciali.
 Invita tutti i partecipanti necessari.
 Fai circolare in anticipo l'agenda e le informazioni di base.

3. Organizza o fai organizzare tutta la logistica.

 Trova un luogo d'incontro comodo e conveniente.
 Organizza in anticipo le apparecchiature (PC, proiettori, lavagne a fogli mobili, pennarelli e altro).
 Arriva in anticipo per preparare tutto.
 Verifica che l'illuminazione, la ventilazione e la temperatura del locale siano adeguati.
 Predisponi la disposizione dei posti a sedere.
 Fornisci un rifresco, se appropriato alla riunione.

4. Sii cortese, rispettoso e inclusivo.

 Inizia e termina la riunione in tempo.
 Dai un messaggio di benvenuto e favorisci le presentazioni dei partecipanti.
 Coinvolgi tutti i partecipanti durante la riunione.

5. Porta a chiusura la riunione

 Spingi le persone ad arrivare alle soluzioni.
 Prepara un piano d'azione.
 Predisponi un verbale per riepilogare tutto. (senza verbale la riunione non c’è stata!)
 Distribuisci o fai distribuire il verbale ai partecipanti.

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Sebbene l'obiettivo di qualsiasi organizzazione sia quello di organizzare riunioni efficaci, quasi ognuno di noi
ha una storia di riunioni andate terribilmente storte oppure senza sortire l’effetto desiderato.

Ciò può essere dovuto a fattori quali la metà del tempo delle riunioni sprecato, le persone che partecipano
alle riunioni che si assopiscono e le riunioni che occupano un numero crescente di ore nella giornata
lavorativa.

Per evitare tutto ciò, usa i suggerimenti efficaci che ti sono stati dati per assicurarti delle riunioni di
successo.

Pasquale Troianiello
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