FORMULACIN DE PROYECTOS

mary@ateneo-empresarial.com - http://es.scribd.com/doc/3360154/Formulacion-de-proyectos http://www.conabip.gob.ar/servicios LILIBETH VARGAS DUEAS - PEDRO NEL PRIETO MOJICA

ADAPTADO POR: EDGAR ESCOBAR C.

1.

INTRODUCCIN.

Todos los recursos humanos sern parte esencial el cumplimiento exitoso de los proyectos.

2.

DIEZ PASOS PARA CREAR UN PROYECTO EXITOSO

Una empresa no es un proyecto en el sentido estricto de la definicin de Proyecto: Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado nico, la creacin de una empresa si constituye un proyecto y podemos ir aplicando cada uno de estos pasos al proyecto de crear una empresa o a cualquier otro proyecto. 1. Identificar la necesidad del negocio. Por qu vamos a hacer el proyecto?, Cul es la necesidad que vamos a satisfacer?. 2. Establecer el Objetivo SMART del Proyecto. Estos objetivos deben especficos, Medibles, Alcanzables, Relevantes, y acotados en el Tiempo. Tambin es importante darle un nombre adecuado al proyecto, que tenga un significado y pueda ser usado para posicionarlo en la mente del equipo del proyecto y de sus clientes. 3. Cul es el entregable? Es importante describir adecuadamente el producto que entregaremos al cliente al final del proyecto. 4. Identificar a los Stakeholders y sus necesidades de comunicacin . Los Stakeholders son todas las personas interesadas en el proyecto, comenzando por el Gerente del Proyecto, su equipo, el o los promotores, el cliente, la comunidad, etc. 5. Cul es el alcance del Proyecto?. Acordar el alcance del Proyecto con el cliente y los promotores del proyecto. Muchas veces a lo largo del proyecto se nos pide que incluyamos algo que no estaba en el alcance e irremediablemente se afectan los otros factores que componen la triple restriccin en los proyectos Alcance-Tiempo-Costo. 6. Identificar las premisas del proyecto. Cules son las suposiciones de las cuales partimos? 7. Identificar las restricciones del proyecto. Qu nos limita? Los horarios, el clima, la disponibilidad de divisas, el presupuesto, la disponibilidad de maquinarias especializadas? 8. Identificar y analizar los riesgos del proyecto. Cules son aquellos factores que podran poner en riesgo el xito del proyecto?, Qu probabilidad de ocurrencia tienen?, Cul sera su impacto?, Qu debemos hacer para mitigar o eliminar esos riesgos? 9. Documentar y comunicar el plan del proyecto. Documentar el plan integrado y las bases de su creacin, los progresos, llevar una bitcora del proyecto, las lecciones aprendidas y comunicar el plan a todos los stakeholders. 10. Integrar al equipo del proyecto. Compartir la visin del proyecto, tener una comunicacin asertiva, darse retroalimentacin frecuente, compartir el conocimiento, mantenerse saludable, fsica y emocionalmente y mantener un balance vida-trabajo.

3.

FORMULACIN DE PROYECTOS

La formulacin del proyecto hace referencia al completado del formulario o formato del documento destinado a ser entregado a la autoridad u organismo de control , dado que la formulacin contiene, adems de la informacin central del proyecto en s, un detalle de las metas en tiempo y espacio, objetivos, presupuesto (si se prevn otorgar recursos econmicos), etc. Es decir que la formulacin concreta del proyecto contiene toda la informacin necesaria para efectuar lo que se conoce con el nombre de "control de gestin del proyecto".

INSTRUCTOR: EDGAR ESCOBAR | SENA- ANTIOQUIA - CENTRO DE TECNOLOGA DE LA 1 MANUFACTURA AVANZADA.

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La formulacin del proyecto abarca otra porcin y otro plano del proyecto; es la que se refiere a cmo producir y regular la informacin ms adecuada obtenida para avanzar eficazmente en la ejecucin del proyecto. Adems, requiere cumplir con el deber administrativo de la entidad o autoridad evaluadora de presentarlo bajo cierto formato, en un dado plazo, redactado de cierta forma (por ejemplo, el abstract escrito en ingls y el texto en castellano), etc. Podemos afirmar que el marco conceptual de esta etapa es el de las ciencias de la administracin. La etapa de diseo es la que tiene el mayor peso metodolgico, ya que en ella es cuando se seleccionan los objetos del estudio, los datos a recolectar y los mtodos que se aplicarn a dichos datos para dar consistencia o explicacin a hecho, suceso o cuestin analizada o investigada

4.

CONCEPTO BSICO DE PROYECTO.

Un proyecto se concibe como la unidad mnima operacional que vincula recursos, actividades y componentes durante un perodo determinado y con una ubicacin definida. Digamos ante todo que, en el uso corriente de la palabra proyecto se utiliza para designar el propsito de hacer algo. "Para muchos, la preparacin y evaluacin de un proyecto es un instrumento de decisin que determina que si el proyecto se muestra rentable debe implementarse, pero, que sino resulta rentable, debe abandonarse. La opcin es que la tcnica no debe ser tomada como decisional, sino slo como una posibilidad de proporcionar ms informacin a quien debe decidir ".
N
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

?
QU POR QU PARA QU CUNTO DNDE CMO CUNDO A QUINES QUINES CON QU CON QU

ACCIONES Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se quiere hacer Se va a hacer Se va a hacer Va dirigido Lo van hacer Se va a hacer Se va a costear

DISEOS Naturaleza del proyecto Origen y fundamentacin Objetivos propsitos Metas Localizacin Fsica Actividades tareas Metodologa Cronograma Beneficios Recursos Humanos Recursos Materiales Recursos Financieros

ESTRUCTURA Nombre Fundamentacin Objetivos Presupuesto Espacio fsico Listado/Actividades El tiempo Tipo de poblacin Los responsables Lista de recursos Apoyo

La nocin de proceso de elaboracin del proyecto abarca la totalidad de las acciones que desarrolla quien hace el proyecto (alumno, profesional, cientfico, etc.) y de quienes lo apoyan (docentes, colaboradores, otros cientficos). El concepto "proceso de elaboracin de un proyecto" engloba, como veremos inmediatamente, a los otros dos, el diseo y la formulacin. Con el trmino diseo del proyecto haremos referencia a la adopcin de estrategias metodolgicas para resolver el problema o encarar la cuestin elegida para el proyecto. INSTRUCTOR: EDGAR ESCOBAR | SENA- ANTIOQUIA - CENTRO DE TECNOLOGA DE LA 2 MANUFACTURA AVANZADA.

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Se refiere a una importante etapa en la que se conecta el conocimiento o la especulacin previa del autor (y el de sus colaboradores) con la realidad misma, en la cual la informacin existe

5.

CLASIFICACION DE PROYECTOS.

Existen muchas clasificaciones de proyectos; una muy conocida y simple es la que distingue entre: Econmico: se relacionan directamente con la produccin. Social: comprenden proyectos que se han denominado "indirectamente productivitas ", entre ellos los proyectos de vivienda, educacin, salud, familia, atencin a grupos especiales. Financiero: La factibilidad depende de una demanda real en el mercado y a los niveles de precios previstos. Agropecuarios: Forestales, pesqueros, de riego, reforma agraria, mecanizacin agrcola. Industriales: Industria manufacturera y extractiva, procesamiento de productos extractivos de la agricultura, pesca, pecuarios. Servicios: No producen bienes materiales. Investigacin cientfica o tecnolgica, comercializacin de servicios sociales Infraestructura econmica: Carreteras, ferrocarriles, aeropuertos, puertos, navegacin, centrales elctricas, lneas de transmisin, sistemas de telecomunicaciones, sistemas de informacin. GUA FORMULACIN

6.

GUA PARA LA FORMULACIN DE PROYECTOS

Un PROYECTO es un PLAN DE TRABAJO; un conjunto ordenado de actividades con el fin de satisfacer necesidades o resolver problemas. Por lo general, como ilustramos anteriormente cualquier tipo de proyecto, responde a las siguientes preguntas:

Qu vamos a hacer?

Nombre del Proyecto: arepas con pollo desmenuzado Fundamentacin del proyecto: la comida nos parece una fuente confiable de ingresos y creemos que los clientes prefieren gastar el dinero en comida.

Por qu lo vamos a hacer?

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Para qu lo vamos a hacer?

Objetivos del proyecto: demostrar que hemos crecido en nuestros saberes como estudiantes del SENA y poner en prctica todo lo aprendido en clase, adicionalmente para tener una fuente de ingresos. Espacio fsico: la venta se llevara acabo en las instalaciones de CENFER, donde cada ao se realiza el saln del estudiante Sena. Estaremos ubicados en el estn que nos sea asignado. Listado de actividades: comprar todos los materiales que necesitamos para elaborar el producto, reunirnos como grupo para comenzar a preparar el producto, llevar a la exposicin el producto y por ultimo ofrecerlo a todos lo asistentes al evento. Los responsables: el grupo consta de 5 personas de las cuales 3 se encargaran de preparar el producto, las otras dos personas se encargaran de la venta del mismo en el estn. El tiempo lo haremos un da ante s a la fecha del evento, para que el producto se pueda ofrecer lo ms fresco posible. Listado de recursos: se necesitara pollo, harina, salchicha, queso, mantequilla, cebolla, tomate, pimentn, salsas y fresco. Necesitaremos de ds personas que se encarguen de las vetas del producto. Un horno para mantener caliente el producto y un recipiente que mantenga fresca la bebida. Por ultimo necesitaremos la manera de transportar el producto. Presupuesto: el proyecto va tener un costo aproximado de $45.000 a $50.000.la inversin ser aportada por cada uno de los miembros el grupo

Dnde lo vamos a hacer?

Cmo lo vamos a hacer?

Quines lo vamos a hacer? restantes

Cundo lo vamos a hacer?

Qu necesitamos para hacer el

proyecto?

de

Cunto va a costar el proyecto?

No siempre los proyectos tienen este orden, pero no hay que olvidar ninguno de estos datos, son todos importantes; y tambin es importante diferenciar las etapas o ciclos del proyecto y los pasos que hay que seguir para su formulacin. Las etapas de un proyecto son:

DIAGNSTICO PROGRAMACIN EJECUCIN EVALUACIN

El diagnstico y la programacin se corresponden con la formulacin del proyecto, luego se lo ejecuta y finalmente se lo evala.

1er. PASO:

HACER UN DIAGNSTICO

Segn el diccionario, Diagnstico significa Forma de ordenar los datos e informacin sobre cmo es y qu problemas tiene una determinada realidad. O sea, que hacer un diagnstico

implica CONOCER NUESTRA BIBLIOTECA, COMUNIDAD Y SUS NECESIDADES. ALTERNATIVAS DE ACCIN Existen muchas posibilidades y distintos caminos para llegar a un proyecto; Cada uno de los cuales tiene VENTAJAS Y DESVENTAJAS. Para elegir lo ms conveniente hay que tener en cuenta: INSTRUCTOR: EDGAR ESCOBAR | SENA- ANTIOQUIA - CENTRO DE TECNOLOGA DE LA 4 MANUFACTURA AVANZADA.

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ventajas y desventajas de cada alternativa. Las Lo que est ms a nuestro alcance para resolver,
adecuada. (La solucin ms viable)

actualmente, en forma

Los recursos disponibles.

Antes de elegir una alternativa hay que tener en cuenta todos los factores, positivos y negativos que pueden influir en el proyecto; para lo cual debemos preguntarnos:

Qu recursos (ventajas) tenemos en la comunidad para esta solucin? Qu recursos nos estn faltando?

Quines

nos pueden ayudar?, los vecinos, otras organizaciones, instituciones, el Estado (municipal, provincial, nacional) Cmo nos pueden ayudar? Qu aportes pueden hacer? Cmo es nuestra relacin con ellos?

De qu manera conseguiremos los recursos que nos faltan? De cunto tiempo disponemos para el Proyecto? Alcanza para llegar a
esta solucin? Una vez terminada la reflexin sobre las distintas alternativas de accin, hemos terminado con el DIAGNSTICO y podemos pasar a los siguientes pasos para la formulacin de nuestro proyecto. 2do. PASO: PROGRAMACIN

La Programacin es el conjunto de procedimientos y tcnicas que se usan para idear y ordenar las acciones necesarias para realizar un proyecto. Para que la idea o la solucin elegida, al finalizar el diagnstico, se transforme en un proyecto es necesario determinar:

qu objetivos deseamos alcanzar. qu actividades tenemos que hacer para concretar esos objetivos. cmo aprovechar y distribuir mejor los recursos humanos
tenemos.

y materiales que

cmo repartirnos mejor los trabajos a realizar.

La programacin, a su vez, implica 5 pasos: 1. Identificacin de objetivos . Los objetivos son de dos tipos:

Objetivo General: Es el resultado que buscamos al final de nuestro

proyecto. Se logra a mediano y largo plazo.

Objetivos Especficos: Son los que se irn concretando para llegar al

general; son ms concretos y se realizan a corto plazo. INSTRUCTOR: EDGAR ESCOBAR | SENA- ANTIOQUIA - CENTRO DE TECNOLOGA DE LA 5 MANUFACTURA AVANZADA.

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Adems de decir QU se quiere lograr, hay que decir para CUNTA gente se hace lo que se hace. Cuntas personas resultarn beneficiadas por el proyecto. Esto se llama poblacin destinataria, identificar a quines y a cuntos se beneficia con el logro de los objetivos del proyecto.

2. Detalle las actividades que se van a realizar . Aqu respondemos a la pregunta: Cmo lo vamos a hacer?, es decir, las distintas actividades que vamos a realizar para lograr nuestros objetivos. Se puede realizar un listado, ponerle nmeros o letras, para recin utilizarlo en el cronograma. Si nos resulta ms prctico, podemos elaborar una planilla, teniendo en cuenta tambin quines van a hacer cada actividad, es decir los responsables de cada una de ellas; por ejemplo: Actividades a- Hacer los planos del saln comunitario b- comprar materiales c- Responsables Arquitecto de la comunidad Responsables del proyecto / Tesorero del centro vecinal

Conviene poner las actividades en orden: qu vamos a hacer primero, qu actividad le sigue, etc. 3. Realizacin del CRONOGRAMA

Se llama as al grfico que sirve para controlar las distintas actividades del proyecto, segn alguna unidad de medicin de tiempo (das, semanas, meses). Se tiene en cuenta entonces: Cunto tiempo se va a tardar en el proyecto, calculando la duracin de cada actividad. Pueden utilizarse diferentes grficos. Por ejemplo; al que ya utilizamos le agregamos una columna: Actividades Responsables a. Hacer los planos del saln Arquitecto de la comunitario municipalidad b. .. . Etc. Fechas de comienzo y fin 17/07/03 al 27/07/03 .

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4. Hacer el DETALLE DE LOS GASTOS (PRESUPUESTO GENERAL) Para armar un presupuesto, siempre nos preguntamos por dnde empezar, porque parece mucho trabajo, pero todo es cuestin de dedicarle tiempo Segn el diccionario, presupuesto es la estimacin de los ingresos y gastos posibles, en una organizacin, empresa, etc., el clculo de gastos que se hace por un tiempo determinado. En este caso, el presupuesto nos permite calcular cunto cuesta el proyecto que queremos llevar a cabo, para lo cual debemos considerar: La suma de los costos de cada uno de los recursos, nos dar el: Valor total del Proyecto Presupuesto

a) Recursos materiales b) Recursos Humanos c) Recursos Institucionales

Todos los aportes tienen valor, aunque los gestionemos en la provincia o en el municipio y a la comunidad no le cueste dinero. a) Recursos materiales Lo primero es realizar la lista de recursos materiales. Para esto hay que pensar qu cosas necesitamos para cada una de las actividades que vamos a realizar. Para ello, vamos escribiendo: Recursos materiales -ladrillos -bolsas de cemento -cable -canillas Cantidad 2000 40 10 mts 2 Precios unitarios $ 0.50 $ 5.00 $ 1.00 $50.TOTAL Precio total $1.000 $200 $10 $100 $ 1.310

Sumando los importes de la ltima columna, nos quedar el monto total que necesitamos para comprar estos materiales. b) Recursos Humanos Aqu, en lugar de materiales tenemos que pensar en las personas que se van a ocupar de cada una de las actividades. Cmo le ponemos el precio a estos recursos? Teniendo en cuenta el CRONOGRAMA DE TRABAJO, debemos sacar el clculo de cunto tiempo llevar el proyecto (medido en horas o jornadas segn queramos) y cuntas personas se necesitarn para llevarlo a cabo. Teniendo estipulado el valor de la hora jornada lo multiplicamos por la cantidad de personas y luego por la cantidad de horas o jornadas que se trabajarn. As nos queda el valor total de los recursos humanos. INSTRUCTOR: EDGAR ESCOBAR | SENA- ANTIOQUIA - CENTRO DE TECNOLOGA DE LA 7 MANUFACTURA AVANZADA.

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c) Recursos institucionales. Por ejemplo:

valuar una construccin que ya tenemos valuar el precio del terreno que ya tenemos los aportes que salen de nuestra comunidad u organizacin, el
telfono, la computadora, la papelera, etc.

d) Valor total del proyecto Aqu se suman los totales que obtuvimos en cada tipo de recursos que necesitamos para el proyecto. Tenemos que poner precio a todo, incluso a las donaciones que nos hagan a la mano de obra comunitaria. Tipo de Recurso Materiales Humanos Institucionales Valor Total del Proyecto Precio Total

El monto solicitado puede ser slo una parte del valor total. La organizacin que presenta el proyecto puede aportar los gastos institucionales, otra institucin puede aportar parte de los recursos humanos. As, finalmente, quien presenta el proyecto slo solicita el monto equivalente al costo de los recursos materiales. Los otros aportes, se denominan APORTE LOCAL

ESPECIFICAIN DE APORTES Aportes propios de la institucin Solicitante Aporte solicitado (*) Otros aportes TOTAL (debe coincidir con el Valor Total del Proyecto)

$ $ $ $

(*) En el caso de los aportes solicitados a CONABIP, el monto del subsidio no puede superar el 75% del monto total del proyecto y de ese 75% solo se puede utilizar un 50% para el pago de honorarios.

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5. Programar la EVALUACIN del Proyecto La Evaluacin de todo Proyecto debe ser definida en la fase de planificacin, precisando la metodologa y las herramientas (encuestas, entrevistas, observaciones, registros, etc.) que van a ser utilizadas para recabar la informacin adecuada. Todo Proyecto puede ser evaluado en forma continua antes, durante y con posterioridad a su ejecucin. Los Informes Parciales de evaluacin pueden funcionar como insumos para el Informe Final y deben apuntar a introducir los ajustes necesarios, tomando en cuenta efectos o resultados no previstos en la formulacin inicial. Toda evaluacin (Al momento de realizar la evaluacin, pueden consultar el Instructivo para la Evaluacin de Proyectos en la pgina web de CONABIP) debe tener en cuenta tanto los procesos como los resultados obtenidos. Se trata de valorar el impacto y la pertinencia del proyecto con respecto a sus objetivos, grupos destinatarios, plazos y recursos utilizados para la ejecucin (presupuesto, personal y recursos materiales).

Con esto concluye la FORMULACIN DEL PROYECTO; continuacin veremos cmo presentarlo.

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