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Equipo Tcnico Unidad de Seguimiento y Evaluacin-Direccin de Inversin Pblica Anthony Hernn Moreno Reao George Snchez Quispe Ronald Nilton Silva Gil Yoni Lopez Vidal
NDICE
PRESENTACIN INTRODUCCIN SISTEMA DE SEGUIMIENTO
1 2 3 4 QU ES EL SOSEM? QU BUSCA EL SISTEMA DE SEGUIMIENTO? CULES SON LOS OBJETIVOS DEL SISTEMA DE SEGUIMIENTO? QU INFORMACIN OFRECE EL SISTEMA DE SEGUIMIENTO?
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EL PROCESO DE SEGUIMIENTO
14 CMO SE HACE EL SEGUIMIENTO? 15 CMO SE SISTEMATIZA LA INFORMACIN DE SEGUIMIENTO? 16 CMO FUNCIONA EL APLICATIVO INFORMTICO DEL SOSEM?
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Presentacin
El Sistema Operativo de Seguimiento y Monitoreo-SOSEM, de acuerdo a la Directiva del Sistema Nacional de Inversin Pblica-SNIP, se define como el conjunto de procesos, herramientas e indicadores que permiten verificar los avances de la ejecucin de los proyectos con el fin de supervisar que la fase de inversin sea coherente y consistente con las condiciones y parmetros de la declaratoria de viabilidad. El seguimiento a los proyectos se centra en la fase de inversin y mide el cumplimiento en la entrega de los productos y el nivel de eficiencia alcanzado en su ejecucin, a fin de ayudar a los tomadores de decisiones a adoptar las medidas preventivas y correctivas que permitan corregir los posibles cuellos de botella que se identifiquen durante esta fase. En ese contexto, con la finalidad de orientar a los operadores del SNIP a nivel nacional, regional y local- en el desarrollo de las tareas de seguimiento a sus proyectos, el Ministerio de Economa y Finanzas-MEF, a travs de la Direccin General de Poltica de Inversiones-DGPI, pone a disposicin las presentes pautas para el seguimiento de la inversin pblica, guiando fundamentalmente la implementacin y operacin de los comits de seguimiento y el uso del aplicativo informtico del SOSEM (Ex Mdulo para Seguimiento a la Inversin Pblica- MOSIP). Es preciso sealar que el desarrollo de estas pautas se hizo posible con el invaluable apoyo de la Agencia de Cooperacin Internacional del Japn-JICA, a quienes expresamos nuestro agradecimiento.
INTRODUCCIN
En los ltimos dos aos, la Direccin General de Poltica de Inversiones-DGPI viene desplegando esfuerzos en los tres niveles de gobierno para construir una cultura de seguimiento de la inversin pblica en los operadores del SNIP. Estos esfuerzos se han desarrollado en torno a un marco conceptual de seguimiento, el mismo que explica que el seguimiento debe atender principalmente las demandas de informacin sobre los productos entregados y la eficiencia alcanzada en la ejecucin de los proyectos, que realizan diferentes actores como son el Congreso de la Repblica, la Presidencia del Consejo de Ministros, prensa especializada, la ciudadana, entre otros. Los esfuerzos realizados han significado la bsqueda de una articulacin de los diferentes sistemas administrativos del Estado y el desarrollo de herramientas metodolgicas, dispositivos legales y aplicativos informticos para el seguimiento alineados a dichas demandas, garantizando de este modo que la informacin generada sea oportuna, de calidad, pero sobre todo til para los demandantes. Asimismo, el seguimiento contempla implementar y operar espacios institucionales donde se coordine la ejecucin de las tareas de seguimiento, instalndose as los comits de seguimiento, los mismos que cuentan con el aplicativo informtico del SOSEM como apoyo en las tareas de seguimiento encomendadas. La experiencia anterior contribuy a que en la nueva Directiva del SNIP se incorporasen funciones para el seguimiento de proyectos a cargo de las Oficinas de Programacin e Inversiones. En atencin a ello, la DGPI pone a disposicin las pautas para la implementacin y operacin de los Comits de Seguimiento, as como una gua rpida del aplicativo informtico del SOSEM, que se constituye en una herramienta informtica de apoyo al seguimiento de proyectos, integrando informacin de los diferentes sistemas administrativos del Estado Peruano, en especial del Sistema de Presupuesto Pblico (SIAF), el Sistema de Contrataciones del Estado (OSCE), el Sistema Nacional de Inversin Pblica (BP-SNIP), Sistema de Control (Contralora Info Obras), entre otros. Finalmente, es preciso sealar que el xito de un Sistema de Seguimiento y Evaluacin depende de su utilidad, facilitando el acceso a los reportes de resultados e informacin de inters a travs de la pgina Web Institucional (http://ofi2.mef.gob.pe:90/seguimiento/).
SISTEMA DE SEGUIMIENTO
1 Qu es el SOSEM?
El Sistema Operativo de Seguimiento y Monitoreo-SOSEM, de acuerdo a la Directiva del Sistema Nacional de Inversin Pblica-SNIP, se define como el conjunto de procesos, herramientas e indicadores que permiten verificar los avances de la ejecucin de los proyectos con el fin de supervisar que la fase de inversin sea coherente y consistente con las condiciones y parmetros de la declaratoria de viabilidad.
el xito de cualquier sistema de seguimiento transversal a los diferentes niveles de gobierno y que, por lo tanto, pretenda trabajar con realidades institucionales diferentes.
Sistema de Informacin (Software) Sobre la base de la articulacin real con el presupuesto, es necesario desarrollar un sistema de informacin til para el registrador que evite el doble registro y que le incentive a usarlo (sostenibilidad). Utilizacin de la Informacin Otro pilar es la generacin de demanda; es decir, la utilizacin por parte de usuarios (tanto a nivel operativo como estratgico) de la informacin generada durante el ejercicio de la recoleccin y anlisis de la informacin sobre los avances del PIP. De otro lado, hay que agregar que en el marco de la transparencia se puede proveer al ciudadano de informacin y se pueda realizar el accountability. Coordinacin entre los Actores Involucrados El modelo conceptual contempla implementar y operar espacios institucionales donde se ejecuten las tareas de seguimiento, instalndose as los comits de seguimiento. Legalidad Finalmente, es importante que se desarrolle un adecuado marco legal que delimite las responsabilidades de los operadores.
En el grfico anterior, el modelo distingue dos fases para la implementacin del sistema. La primera est referida a la implementacin de una cultura de seguimiento en funcin a la generacin de demanda de informacin. En esta fase, se implementan los Comits de Seguimiento. La segunda fase corresponde al perfeccionamiento de las herramientas de seguimiento, logrando la articulacin real de las bases de datos los sistemas administrativos del Estado.
adopten las acciones correctivas y preventivas para mejorar la ejecucin de los proyectos de inversin. Esto se muestra a continuacin.
Grfico 3: Implementacin y operacin del seguimiento
IMPLEMENTACIN SEGUIMIENTO
DEL
COMIT
DE
Definicin del Protocolo para el Seguimiento. Seleccin de Indicadores para el Seguimiento de cada PIP del Portafolio.
Definir la lista de proyectos sobre los cuales se realizar el seguimiento, a partir de criterios previamente definidos. Establecer las acciones de seguimiento a ejecutar. Definir los indicadores para realizar el seguimiento a cada proyecto del portafolio.
Comit
Comit Comit
A continuacin, se describen los pasos a seguir para la implementacin del espacio institucional o comit de seguimiento.
Se recomienda que la constitucin del comit de seguimiento se formalice mediante un acto administrativo del rgano resolutivo. Asimismo, que la definicin de la cartera priorizada sea de forma concertada, estableciendo algunos criterios, como por ejemplo el monto de inversin, nivel de cofinanciamiento, cierre brechas, focalizacin de la intervencin, nmero de beneficiarios, entre otras.
Un Presidente: Un Representante de la Alta Direccin (Secretario General, Gerente General o equivalentes), quien preside el Comit. Convoca las Reuniones de Portafolio. Un Secretario Tcnico: El Responsable de la OPI. Entre 3 y 6 Miembros: Representantes de cada Unidad Ejecutora involucrada en el Portafolio, funcionarios de las Oficinas de Planificacin y Presupuesto, de Administracin, de Abastecimiento, de Control Interno, entre otros.
EL PROCESO DE SEGUIMIENTO
14 Cmo se hace el seguimiento?
Para realizar el seguimiento se deben realizar de manera peridica los siguientes pasos: Convocatoria a la reunin de seguimiento del portafolio priorizado de inversiones. Procesar y analizar informacin de avance de ejecucin de los proyectos del portafolio priorizado de inversiones. Reunin de Seguimiento al portafolio priorizado de inversiones. Redactar acta de revisin del portafolio priorizado de inversiones. Gestin de compromisos y obligaciones. Elaborar y remitir Informe Final.
Reunin de Seguimiento al portafolio priorizado de inversiones. Redactar acta de revisin del portafolio priorizado de inversiones.
Analizar los informes del estado de avance de los proyectos Elaborar informe consolidado sobre el estado de avance de los proyectos. Dar cumplimiento a los compromisos para mejorar la ejecucin de los proyectos. Reportar la situacin actualizada del portafolio de inversin priorizada.
Informe de seguimiento de los PIPs priorizados. Informes de supervisin Reportes de los sistemas administrativos de las ejecutoras. Reunin con involucrados Informe de supervisin. Reporte de SOSEM. Presentaciones de avance de ejecucin de PIP. Formato SNIP 18 Informes de seguimientos a PIP. Formato SNIP 19. Acta de acuerdo de la reunin del Comit. Anexo SNIP 21 Informes de avance fsico-financiero de las ejecutoras. Formato SNIP 18 Reporte de SOSEM. Acta de acuerdo de la reunin del Comit. Anexo SNIP 21 Reporte de SOSEM.
Comit.
OPI
Informe de seguimiento a portafolio de inversin priorizada Informes de avance fsico-financiero de las ejecutoras. Formato SNIP 18 Reporte de SOSEM.
OPI
De otro lado, a continuacin se muestra el flujograma del funcionamiento del comit de seguimiento.
Usando Formato 19
En el proceso de seguimiento se deber tener en cuenta: Reuniones del Comit o El Comit a travs de su Presidente, convoca a las reuniones de Revisin de Portafolio. o El Comit deber tomar sus previsiones para organizar y llevar a cabo las reuniones con la debida antelacin para cumplir con remitir a su rgano Resolutivo, a su rgano de Control y a la DGPI su Informe Trimestral hasta siete (7) das hbiles despus de finalizado cada trimestre del ao fiscal. o El Secretario Tcnico elabora y conduce la agenda de las reuniones de revisin de portafolio. Elaboracin y Difusin de los Informe de Seguimiento o El Comit a travs de su Secretario Tcnico consolidar la informacin presentada por las UE. o El Secretario Tcnico conformar un equipo ad hoc para la elaboracin del Informe de Seguimiento. o El Informe de Seguimiento ser elaborado y validado durante el mes posterior a la reunin. o El Informe deber ser remitido a la DGPI hasta siete (7) das hbiles despus de finalizado el mes de sus elaboracin.
Protocolo de seguimiento o El Comit se rene ordinariamente por lo menos una vez al finalizar cada trimestre del ao fiscal y extraordinariamente cuando as lo convenga. o Se definir y estructurar la agenda antes de cada reunin. o Se establecer un rol de presentacin de avances por parte de las ejecutoras de los proyectos. o Se elaborar un acta de acuerdo en cada reunin.
Los formatos se publican en la pgina web de la DGPI: http://www.mef.gob.pe/DGPI, o los pueden consultar en los anexos de la presente publicacin.
El aplicativo informtico est disponible en lnea y ofrece informacin en tiempo real de acceso libre al pblico, sobre: PIP en la fase de Preinversin. Contrataciones. Ejecucin Financiera. PMIP (Programacin Multianual de Inversin Pblica). Indicadores. Reuniones de Seguimiento.
Para acceder al SOSEM se deber ingresar a la siguiente direccin http://ofi.mef.gob.pe/integracion/, para mayores detalles ver el Manual de Usuario en los anexos de la presente publicacin.
PRXIMOS PASOS
La implementacin de este modelo de seguimiento es un proceso permanente en el tiempo, cuya gradualidad en su implementacin garantiza una mejora continua que valida el concepto y prcticas propuestas con la realidad; donde se adoptan medidas correctivas y preventivas que coadyuvan a la eficiencia en el uso de los recursos pblicos. Nos encontramos en plena consolidacin de la primera fase del modelo que ha consistido bsicamente en: Planear, ejecutar y supervisar acciones encaminadas a crear y mantener una articulacin real del SNIP, operativamente viable, con los sistemas administrativos de Presupuesto, Tesorera (SIAF), Contrataciones (OSCE-SEACE), Control (InfoObras) y Programacin Multianual (PMIP). Ahora, un proyecto tiene una trazabilidad mediante una codificacin equivalente en algunos casos, nica en otros. El establecimiento de la prctica de priorizacin de un portafolio representativo de proyectos (hacer seguimiento a pocos proyectos pero que representen no menos del 60% del total de la inversin). El establecimiento de un espacio institucional de coordinacin (Comits de Seguimiento) entre los involucrados directo de la ejecucin de las inversiones Gestin de compromisos y asistencia permanente enfocada a la resolucin de cuellos de botella (Delivery Unit) Creacin de mecanismos de difusin de la informacin de seguimiento, tales como los Informes Situacionales de la Inversin Pblica, la creacin de la pgina web de Seguimiento y Evaluacin, etc. Los prximos pasos consistirn en reforzar lo ya avanzado y en trabajar en la segunda fase, cuyas acciones principales son: Consolidacin de las Oficinas de Programacin e Inversiones en su papel de catalizadores del seguimiento de la inversin pblica. Fortalecimiento y formalizacin de los Comits de Seguimiento Perfeccionar los instrumentos metodolgicos para el seguimiento y evaluacin de la inversin pblica Culminacin del diseo, desarrollo e implementacin del aplicativo informtico del SOSEM que permita gestionar el seguimiento de la inversin pblica manera masiva a todo el universo de proyectos en los diferentes niveles de gobierno.
ANEXOS
1 Gua Rpida del Aplicativo Informtico del SOSEM
El SOSEM es una herramienta informtica de apoyo al seguimiento de inversin pblica del Estado Peruano que provee de informacin til para mejorar el desempeo de la ejecucin de los recursos pblicos El SOSEM integra diversas fuentes de informacin de los diferentes sistemas administrativos del Estado Peruano, en particular el Sistema de Presupuesto Pblico, el Sistema de Contrataciones del Estado (OSCE) y el SNIP. Para ello, el SOSEM articula aplicativos informticos como son el Banco de Proyectos y el PMIP del SNIP, la base de datos de la DGPP (SIAF), al SEACE de la OSCE y de la Contralora. El SOSEM presenta seis ventanas con informacin en tiempo real y de acceso pblico a nivel Nacional, Regional y Local, en la siguiente estructura: Informacin de Pre inversin. Presenta informacin sobre la pre inversin del PIP consignada en el Banco del Proyecto del SNIP. Informacin de Contrataciones. Ofrece informacin sobre contratos accediendo a la base de datos del SEACE que opera el OSCE. Se puede consultar informacin a nivel de detalle sobre los adquisiciones consignados por los ejecutores del PIP Ejecucin Financiera. Se consigna informacin presupuestal administrada por la DGPP. Se puede consultar datos sobre: a) el PIM, b) la Ejecucin Total por aos, c) % de Avance respecto al PIM el cual mide la eficiencia de la ejecucin financiera respecto al total de presupuesto asignado yd) % de Avance respecto a la inversin viable el cual mide la eficiencia de la ejecucin financiera respecto a la inversin viabilizada PMIP (Programacin Multianual de Inversin Pblica). Se puede consultar la informacin registrada en la Programacin Multianual de las ejecutoras para un horizonte de tres aos. Indicadores En esta pestaa se ingresa la informacin, programacin y avances de los indicadores de producto y efectos selecciones para el seguimiento del PIP. Disponible solo para el portafolio de inversin priorizado por el Comit de Seguimiento. Reuniones de Seguimientos. Permite registrar los acuerdos e informacin relevante presentada durante la reunin del Comit. Disponible solo para el portafolio de inversin priorizado por el Comit de Seguimiento. realiza a travs de la siguiente direccin
Las consultas se pueden realizar sin ningn tipo de restriccin y se puede utilizar dos modalidades: a. Consulta de un PIP por cdigo SNIP o cdigo SIAF. Se realiza ingresando el respectivo cdigo y se puede visualizar la informacin del PIP. b. Consulta de un PIP a travs de bsqueda institucional. Se ubica el ao presupuestal, el nivel de gobierno, el sector, el pliego y la unidad ejecutora y se pueden consultar todos sus proyectos en fase de ejecucin.
Tambin puede acceder a travs del Portal del MEF, a travs del acceso directo o en Aplicaciones Informticas en la pestaa Inversin Pblica de la pgina principal. Ver la siguiente pantalla.
Paso 2: Haga clic en la Informacin de Preinversin, donde se presenta informacin sobre la preinversin del PIP consignada en el Banco del Proyecto del SNIP. Hacer clic sobre el icono Informacin de Preinversin.
Paso 3: Haga clic en la pestaa Informacin de Contrataciones, donde se ofrece informacin sobre contratos relacionados la PIP, accediendo a la base de datos del SEACE que opera el OSCE. Se puede consultar informacin a nivel de detalle sobre las adquisiciones consignados por los ejecutores del PIP. Para tal efecto hacer clic sobre el icono Informacin de Contrataciones.
Paso 4 Haga Clic en la pestaa Ejecucin Financiera, donde se consigna informacin de ejecucin presupuestal administrada por el SIAF. Se puede consultar datos sobre: a) el PIM, b) la Ejecucin Total por aos, c) % de Avance respecto al PIM el cual mide la eficiencia de la ejecucin financiera respecto al total de presupuesto asignado y d) % de Avance respecto a la inversin viable el cual mide la eficiencia de la ejecucin financiera respecto a la inversin viabilizada. Para tal efecto hacer clic sobre el icono Ejecucin Financiera.
Paso 5: En la misma pantalla de Ejecucin Financiera, tambin se puede consultar la informacin de ejecucin de avance presupuestal en detalle por ao y mes. Acceder al detalle presupuestal hacer clic sobre el icono tabla, obtenido como resultado informacin en detalle, como se muestra a continuacin.
Paso 6: PMIP (Programacin Multianual de Inversin Pblica). Se puede consultar la informacin registrada en la Programacin Multianual de las ejecutoras para un horizonte de tres aos. Hacer clic sobre el icono PMIP.
Tambin se ofrece informacin sobre : Indicadores En esta pestaa se ingresa la informacin, programacin y avances de los indicadores de producto y efectos selecciones para el seguimiento del PIP. Reuniones de Seguimiento. Permite registrar los acuerdos e informacin relevante presentada durante la reunin del Comit. As, mismo se puede hacer seguimiento a los acuerdos consignados en el Acta de Reunin.
Paso 2: Seleccione un ejercicio presupuestal, el tipo de unidad, el sector o departamento, el pliego o provincia y la ejecutora. Como ejemplo se considerar Ao: 2010, Tipo de Unidad: Gobierno Nacional, Sector: Energa y Minas, Pliego: Ministerio de Energa y Minas, Ejecutora: Ministerio de Energa y Minas-Sede Central. Clic en buscar y aparece la siguiente pantalla.
Paso 3: Seleccione uno de los proyectos de su inters, haciendo clic en el cdigo SNIP o en el cdigo SIAF. Por ejemplo, si se consulta el proyecto con cdigo SNIP 128040 resaltado en la pantalla anterior, se obtiene la siguiente pantalla.
En la pantalla anterior se pueden hacer las consultas sobre Informacin de Preinversin, Informacin de Contratacin, Ejecucin Financiera, PMIP, Indicadores, Reuniones de Seguimiento, de acuerdo a las pautas sealadas en el acpite 2 Consulta de un PIP por cdigo SNIP o cdigo SIAF.
2 HERRAMIENTAS DE SEGUIMIENTO
UE 1
UE 2
DE SEGUIMIENTO DEL
Datos del PIP Nombre: Cdigo SNIP: Cdigo DNPP: Monto de Inversin: Fecha de la declaracin de viabilidad: Fecha del primer desembolso: Datos de la UE Sector: Pliego: Nombre de la UE: Nombre y cargo del Responsable: Otros (Direccin, telfono, fax, e-mail):
II.
Fuente de Financiamiento
Ago
Nov Fecha
Sep
Jun
Oct
III.
GESTIN DE PROBLEMAS
Acciones a tomar Responsable
Dic
Jul
I. AGENDA
1. Estado de acuerdos tomados en la ltima sesin. 2. Avances de la ejecucin financiera de inversiones de los PIPs priorizados. 3. Avance en la ejecucin fsica de inversiones. 4. Cules son los principales cuellos de botella (contratos, expediente tcnico, etc.) 5. Principales recomendaciones.
IV. ACUERDOS
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# 1 2
Acuerdo
Entregable concreto
Responsable
Fecha de entrega N
Estado I R
Jr. Lampa 227 piso 7 Lima 1 Telef. (511) 3115930 / 3119900 Fax: (511) 6269950 snipnet@mef.gob.pe www.mef.gob.pe / www.snip.gob.pe