AREAS FUNCIONALES DE LA EMPRESA

Para lograr sus objetivos, toda empresa realiza cinco funciones bsicas denominadas reas funcionales o departamentos de la empresa; las cuales usualmente son: produccin, mercadotecnia, finanzas, sistemas y recursos humanos. Estas reas varian de acuerdo con la complejidad de cada empresa. Un rea funcional es el conjunto de funciones, actividades y responsabilidades, realizadas enn un departamento o rea de la organizacin. En las empresas se agrupan las labores en reas funcionales a travs de la aplicacin de tcnicas de organizacin, para representar dichas areasy delimitar funciones y jerarquas se utilizan los organigramas o graficas de organizacin. Un organigrama es la representacin grafica o esquema de la forma en que esta estructurada la organizacin. Las reas funcionales son de vital importancia ya que Con ellas se logran objetivos Mayor eficiencia y eficacia eliminando la duplicidad de esfuerzos y optimiza recursos Delimeta funciones y jerarquas

La organizacin de las reas funcionales depende del tamao, giro o actividad de la empresa. Para ello las empresas se clasifican en: Micro o pequea empresa: van de 1 a 10 o hasta menos de 250 trabajadores. el dueo dirije, resuelve problemas y conoce a todos los trabajadores. Mediana empresa: de 250 a 1000 trabajadores. existe la necesidad de aplicar tcnicas administrativas y surgen especialistas y reas funcionales. Empresa grande: cuenta con mas de 1000 trabajadores. resulta imposible que una sola persona tome las decisiones, la complejidad de la administracin crece por lo cual se requiere un gran numero de reas donde se realicen funciones especificas.

PERSONAL
En esta rea se realizan las actividades tendientes a coordinar y optimizar las habilidades, con el fin de lograr su mxima eficiencia. Se establecen mecanismos para seleccionar, capacitar y dirigir al personal y lograr su ptimo desarrollo. Las principales funciones del rea son: a) Reclutamiento y seleccin b) Administracin de sueldos y salarios c) Capacitacin y desarrollo d) Relaciones laborales e) Higiene y seguridad industrial f) Servicios y prestaciones g) Planeacin y evaluacin RECLUTAMIENTO, SELECCIN, CONTRATACION, PROMOCION Y

TRANSFERENCIA DE PERSONAL A travs de esta se logra que todos los puestos sean ocupados por personal idneo. El reclutamiento es un medio a travs del cual la empresa divulga y ofrece sus requerimientos de personal en el mercado de trabajo. Existen 3 tipos de reclutamiento: interno, externo y mixto 1) RECLUTAMIENTO INTERNO Cuando al presentarse determinada vacante la empresa la cubre a travs de sus empleados ya sea por medio de concursos, convocatorias o por ascensos 2) RECLUTAMIENTO EXTERNO

Opera con aspirantes que no pertenecen a la organizacin, las fuentes de reclutamiento externo son: bolsas de trabajo, avisos de prensa, agencias de empleo y escuelas 3) RECLUTAMIENTO MIXTO Se combinan las 2 fuentes de reclutamiento anteriores La seleccin de personal es un conjunto de etapas y tcnicas mediante las cuales se realiza una evaluacin de las caractersticas y aptitudes de los candidatos y se elige el idneo Para efectuar un proceso cientfico de seleccin de personal deben realizarse las siguientes etapas: 1) Recepcin preliminar de candidatos: es la revisin de la documentacin del candidato 2) Elaboracin de solicitudes de empleo: se usa para conocer los datos del solicitante y llevar a cabo la entrevista inicial 3) Entrevista previa: es para determinar si el candidato rene los requisitos del perfil del puesto 4) Aplicacin de pruebas de conocimiento: indispensables para evaluar las capacidades, aptitudes y competencias de los candidatos 5) Entrevista profunda: comprobar la autenticidad de la informacin 6) Aplicacin de pruebas psicomtricas y de personalidad: para evaluar la inteligencia, personalidad y salud mental de los aspirantes 7) Entrevista de seleccin: se realiza con el jefe inmediato para constatar que rene todos los requisitos 8) Encuesta socioeconmica: investigacin de antecedentes y verificacin de referencias 9) Examen medico: revisin de la salud fsica del empleado

10) Contratacin: se realiza la entrevista de contratacin donde se le informa su aceptacin y las condiciones del trabajo y del puesto 11) Induccin: es la introduccin y bienvenida hacia la empresa PROMOCION Y TRANSFERENCIA La promocin consiste en ascender al empleado a un puesto de nivel superior con un mejor sueldo. La transferencia consiste en cambiar al trabajador a un departamento, area o puesto distinto al que desempea ENTRENAMIENTO, CAPACITACION Y DESARROLLO PERSONAL La finalidad del entrenamiento capacitacin y desarrollo es fomentar las capacidades, competencias y habilidades del personal, a fin de que alcancen la mayor productividad. CAPACITACION: se refiere a la educacin que se imparte en la empresa, son la finalidad de desarrollar habilidades, destrezas y competencias en el trabajo ENTRENAMIENTO: es el proceso de adquisicin de habilidades y destrezas para el desempeo de un puesto DESARROLLO PERSONAL: se orienta a la adquisicin de habilidades para incrementar las competencias, principalmente en niveles jerrquicos superiores. Los 3 procesos forman parte de la labor de educacin de la empresa. ADMINISTRACION DE SUELDOS Y SALARIOS. PRESTACIONES.

ADMINISTRACION DE NOMINAS Mediante esta deben satisfacerse las necesidades bsicas del personal. A travs de la administracin de sueldos y salarios se aplican principios y tcnicas para lograr que la remuneracin que recibe el trabajador sea adecuada a la capacidad que se requiere para el desempeo del puesto, las funciones bsicas de la administracin de retribuciones son

Valuacin de puestos Encuestas salariales Anlisis de puestos Salarios incentivos Evaluacin del desempeo Administracin de nominas

PRESTACIONES Con el fin de lograr que el personal obtenga beneficios adicionales al sueldo, las prestaciones son planes y sistemas de beneficios sociales complementarios para satisfacer la diversidad de necesidades de los miembros de la organizacin, estas constituyen un medio de motivacin mayormente utilizado por las empresas grandes, las empresas pequeas tienen menos posibilidad de implantar un programa de servicios y prestaciones ADMINISTRACION DE NOMINAS el objetivo es el clculo de sueldos y salarios para lograr que los empleados sean justa y equitativamente compensados. El salario es la remuneracin que el empleado recibe a cambio de su trabajo, la forma tradicional de pago, es el clculo por cuota diaria. Los salarios deben ser justos y equitativos, ya que son el primer factor motivador en el trabajo . La nomina es el formato donde se calculan los sueldos y salarios de los trabajadores ANALISIS Y VALUACION DE PUESTOS CALIFICACION DE MERITOS Y REMUNERACION DE PERSONAL Es una tcnica cuya finalidad es la descripcin detallada de las actividades y requisitos que se requieren para desempear una unidad de trabajo especifico e impersonal o un puesto

Elementos: Identificacin del puesto: incluye todos los datos que sirven para identificar el puesto Descripcin genrica: descripcin de la funcin general que se desempea en el puesto Descripcin especifica: descripcin detallada de todas las actividades que se desarrollan en el puesto Requisitos del puesto o perfil del puesto: descripcin de todos los factores indispensables para desempear el puesto METODOS DE VALUACION DE PUESTOS Existen 4 metodos fundamentales para la valuacin del puesto: mtodo de gradacin previa o clasificacin, mtodo de alineamiento o de valuacin por series, mtodo de comparacin de factores y mtodo de valuacin por puntos HIGIENE Y SEGURIDAD INDUSTRIAL Tiene como objetivo reconocer evaluar y controlar aquellos factores del ambiente, fsicos o psicolgicos, con la finalidad de reducir controlar y evitar accidentes en el trabajo y preservar la salud y bienestar del personal. La higiene y seguridad en el trabajo son de vital importancia para evitar riesgos en la vida de los trabajadores y en los bienes de la empresa. RELACION ENTRE TRABAJADORES Y SINDICATOS Una de las funciones ms importantes del rea de recursos humanos es preparar y llevar a cabo negociaciones con el sindicato. Estas negociaciones dan como resultado un contrato colectivo de trabajo condiciones de empleo. La calidad de las relaciones entre los empleados y la empresa depende en gran parte de la cultura y clima organizacional que especifica los trminos y

El sindicato es una asociacin de trabajadores constituida con el fin de mejorar las relaciones con la empresa y proteger a los trabajadores en aspectos relacionados a las condiciones de trabajo. El representante sindical conviene con la gerencia de recursos humanos las demandas y exigencias de los trabajadores Contratos de trabajo individuales y colectivos as como despidos y jubilaciones Salarios y prestaciones implica todas las formas de compensacin Horarios : incluyen la duracin del da de trabajo, los das de fiesta, las vacaciones y otros factores Condiciones de trabajo: comprende la seguridad y otros elementos del ambiente laboral Reglamentaciones: todas las reglas para llevar a cabo el buen funcionamiento de la organizacin Huelgas y suspensiones: una adecuada administracin de capital humano minimiza la existencia de problemas laborales y de posibles huelgas y paros; La buena relacin con el sindicato es fundamental para la consecucin de los objetivos de la empresa

CONTABILIDAD
La contabilidades el registro detallado de operaciones que tienen un efecto econmico en la empresa. A travs del sistema contable se generan informes financieros que son bsicos para la toma de decisiones, para conocerlos resultados de operacin de la empresa y para cumplir las obligaciones fiscales, entre otras. El objetivo de la contabilidades facilitar el proceso de toma de decisiones. La contabilidad puede ser: *Financiera. Expresa en trminos cuantitativos y monetarios las transacciones que realiza una entidad econmica. *Administrativa: Sistema de informacin al servicio de las necesidades internas de la administracin. *Fiscal: Su finalidad es dar cumplimiento a las obligaciones tributarias. Una de las funciones bsicas del rea de contabilidad es la elaboracin de los estados financieros; en estos se plasma la situacin financiera y el desempeo financiero de la empresa. Los estaos financieros se componen de: Balance General, Estado de Resultados, Estados de cambio en el Capital Contable y Estado de Flujo de efectivo. El Balance General es el estado que muestra la posicin financiera de la empresa a una fecha determinada. El Balance General contiene los siguientes rubros principales: *Activo: Son los recursos econmicos que posee la empresa. *Pasivo: Representa la cantidad de obligaciones que tiene la empresa con sus proveedores y acreedores. *Capital: Son las aportaciones de los socios o el patrimonio invertido por los dueos de la empresa. Costos. Rama de la contabilidad que trata de la clasificacin, registro, distribucin y recopilacin de los costos incurridos en la produccin de bienes o servicios, con el propsito principal d determinar el precio de venta.

Planeacin financiera y presupuestos. Los presupuestos sirven para planear y controlar las actividades plasmadas en el plan estratgico, y expresarlas en dinero y volmenes, controlar los ingresos y egresos. Los presupuestos pueden ser a corto, mediano o largo plazo. De acuerdo con su campo de aplicacin, pueden ser: *Presupuesto de ventas. *Presupuesto de produccin. *Presupuesto de compras. *Presupuesto de flujo de efectivo o presupuesto de caja. *Presupuesto de Tesorera. *Presupuesto de inversiones. Los presupuestos sirven para efectuar una adecuada planeacin y control de los recursos financieros. Inversiones. Es el rea d la organizacin que se encarga de la administracin del dinero, desde su procuracin hasta su inversin o erogacin. Una de las actividades ms importantes del rea de finanzas es el manejo de las inversiones. Cuando se toman las decisiones de inversin se debe considerar la relacin del riesgo y la incertidumbre que implica la inversin en relacin al rendimiento esperado. L algunas actividades que se realizan dentro del rea financiera tienen como objetivo: *Optimizar los recursos monetarios y asignarlos de la mejor manera. *Formular estrategias de inversin confiables. *Administrar los excedentes econmicos por utilidades en actividades de ampliacin de planta, nuevos productos, sistemas expertos, etctera. *Manejar el dinero excedente en instrumentos financieros buscando los mejores rendimientos. Las inversiones pueden ser: *De capital: dirigidas a la maquinaria y equipo, localizacin, adaptacin o construccin de la planta.

*De operacin: dirigidas a las actividades diarias de la empresa. Crdito y cobranzas. Es el rea de la empresa que tiene como principal funcin el determinar la capacidad de endeudamiento de los clientes, determinando el monto que la empresa puede otorgarle en crdito. Desarrolla cuatro actividades bsicas: *Aprobar crditos a los clientes y asegurarse de la solvencia de estos. *Controlar y dar seguimiento a las cuentas de los clientes. *Recuperar cuentas incontrolables. *Mantener un sistema de informacin sobre los clientes para la toma de decisiones y garantizar el otorgamiento de crdito y la gestin de cobranzas. Por lo tanto, uno de los aspectos importantes para la salud financiera de una empresa es el adecuado manejo de las funciones del departamento de crdito y cobranzas. En el rea de cobranzas, se realizan actividades para evitar saldos vencidos y la obtencin de un seguro o fianza para protegerse de clientes fraudulentos, entre otros. Cuentas por pagar y Caja. Es el rea de la empresa que se encarga de llevar el control de las cantidades que se deben a los proveedores o a cualquier acreedor por los servicios o bienes recibidos. La caja general se encarga del manejo fsico del dinero. Impuestos. Otra de las funciones del rea de finanzas es el clculo correcto y el pago puntual y oportuno de los impuestos para cumplir con las obligaciones fiscales. Administracin de riesgos. Esta rea de la organizacin se ocupa de mantener asegurados todos los bienes de la empresa contra cualquier riesgo con el menor costo posible, as como el reclamo y recuperacin a las compaas de seguros a aseguradoras de los montos de los siniestros ocurridos.

PRODUCCION
La administracin de operaciones o produccin es la transformacin de insumos mediante la optimizacin y transformacin de los recursos en los productos requeridos por el consumidor.La administracin de la produccin consiste en planear, coordinar todos los procesos para lograr alta calidad.Los tipos de produccin son: domestica, artesanal, en serie, mecanizada, robotizada.Las funciones bsicas en el rea de produccin son:programacin,diseo,proceso,control de calidad y mantenimiento. Programacion Es el conjunto de etapas requeridas para elaborar el producto o prestar algn servicio,una de las herramientas mas importantes es el diagrama de flujo de proceso.Los sistemas de produccin son: de procesos (elaboracin) y ordenes (cantidades por lotes requeridas por el cliente) Diseo En esta fase se debe satisfacer las necesidades del cliente y reunir los requisitos de facilidad, funcionalidad, confiabilidad, calidad y costeabilidad. Las etapas son: Generar ideas, seleccionarlas, desarrollarlas, probarlas, disear el elegido, producirlo. Sus sistemas de diseo son: Fabricar y almacenar, ensamblar bajo pedido, fabricar sobre pedido, ingeniera bajo pedido. Control de la produccin Mediante presupuestos se supervisa la produccin de determinado producto desde compras hasta gastos. Control de la calidad Este es indispensable para lograr la competitividad y satisfaccin de cliente, el mtodo de control total de calidad es indispensable en una empresa ya que supervisa la calidad mediante el proceso de PHVA (planear, hacer, verificar, actuar) para impedir defectos en todos los niveles. Su finalidad es obtener la participacin de todas las reas de la empresa.

Mercadotecnia
En la actualidad, con la globalizacin, resulta indispensable la aplicacin de la mercadotecnia para lograr una mayor competitividad. La mercadotecnia es el conjunto de actividades tendientes para crear, promover, distribuir, y vender bienes y servicios en el momento y lugar mas adecuados, y con la calidad requerida para satisfacer las necesidades del cliente. Administracin de mercadotecnia Las actividades que se desempean en el rea de la mercadotecnia son la investigacin de mercados, la planeacin estratgica de mercadotecnia, el anlisis y segmentacin de mercado, producto, precio, logstica, publicidad, ventas, relaciones publicas y promocin de ventas. Lograr el xito de un producto o servicio requiere un enfoque creativo que no se limite a la utilizacin de los medios tradicionales, si no el aprovechamiento de la tecnologa y los avances de los medios de comunicacin; a la utilizacin de herramientas y medios hasta ahora inexplorados Mezcla de mercadotecnia La mezcla de mercadotecnia se refiere a la combinacin de los elementos del proceso mercadolgico de acuerdo con las caractersticas especificas del entorno y de la poblacin con el fin de lograr la satisfaccin de las necesidades del cliente y una mayor penetracin en el mercado. La mezcla de mercadotecnia esta integrada por; producto, precio, promocin y plaza. Producto La American Marketing Association define al producto como todo aquello que puede ofrecerse a un cliente para su adquisicin, uso o consumo y que adems puede satisfacer un deseo o necesidad. Existen tres conceptos de producto: 1. Producto bsico: funcionalidad del producto 2. Producto real: en cuanto a calidad, caractersticas, marca y empaque 3. Producto & valor agregado: servicios y beneficios adicionales que el cliente recibe al adquirir el producto.

Desarrollo de nuevo producto Crear un nuevo producto o servicio que satisfaga las necesidades del cliente incluye la planeacin, diseo, introduccin, y desarrollo del mismo. Para disear y desarrollar el producto es conveniente considerar: 1. Las necesidades de los cliente, identificar reas de oportunidad y definir las necesidades de los clientes 2. Diseo & caractersticas del producto 3. Prueba del producto, para evaluar su aceptacin. 4. Desarrollo de una marca que satisfaga expectativas y percepciones 5. Diseo de la mezcla de mercadotecnia mas adecuada 6. Introduccin y lanzamiento del producto al mercado 7. Promocin de su continuo desarrollo Precio El precio es el valor monetario de un producto o servicio. En las organizaciones lucrativas este es uno de los factores mas importantes. Los precios estn condicionados por diversos factores: la demanda del producto, el tipo de cliente, la competencia y los costos que resultan de su fabricacin. El criterio mas usual para calcular el precio es la recuperacin de los costos y la obtencin de utilidades, hay otros elementos que influyen en el precio, como la competencia y la opinin de los consumidores, entre otros. Plaza La distribucin o plaza consiste en la transferencia de los bienes del producto al consumidor, comprende el almacenamiento, transporte y posicionamiento del producto en el punto de venta idneo. El propsito consiste en posicionar el producto en el lugar & momento mas adecuados para que el producto y servicio estn disponibles. La funcin logstica incluye la planificacin de estrategias, la seleccin de canales de distribucin efectivos, el manejo y movimiento de los productos, asi como su posicionamiento en el mercado de los mismos.

Comunicacin. Mezcla promocional La mezcla promocional implica un proceso de comunicacin cuyo objetivo es posicionar el producto en la mente del consumidor para persuadirlo de los beneficios y motivar la compra. Para disear una estrategia de promocin efectiva es aconsejable tener en cuenta: 1. 2. 3. 4. Influencias de la sociedad Caractersticas del producto Filosofa organizacional Costos y presupuestos

Promocin de ventas La promocin de ventas es el conjunto de actividades que estimulan la decisin de compra, su finalidad es dar a conocer el producto, acelerar, incrementar y garantizar las ventas. Publicidad Es la forma de comunicacin publica e impersonal, su objetivo es influir en aquellos grupos de poblacin cuyas decisiones y preferencias determinan el xito del producto. Se requiere crear y establecer en la mente del consumidor una percepcin permanente del producto. Existen distintos medios de comunicacin: prensa, televisin, radio, peridicos, espectaculares, medios impresos & artculos promocionales, entro otros Estos se relacionan con las caractersticas del producto y el presupuesto de publicidad. Pero el mejor medio de publicidad no pagada, es la calidad del producto y el buen servicio que presenten los empleados al cliente, ya que un cliente satisfecho recomendara los productos o servicios. Ventas Consiste en persuadir al cliente para que efecte la compra y el consumo del producto o servicio; esta funcin es una de las mas importantes en el proceso de mercadotecnia, ya que es la culminacin de todos los esfuerzos mercadolgicos.

Una de las tcnicas mas usuales en el proceso de ventas, es el proceso AIDAS Atencin.- Lograr la atencin del cliente mediante una presentacin adecuada. Inters.- Exponerle al cliente todas las ventajas del producto para despertar su inters Deseo.- Motivar y crear el deseo de compra a travs del convencimiento de las ventajas del producto Accin.- Cerrar la ventana mediante la induccin de la accin de la compra. Satisfaccin.- Tener a un cliente de por vida, por lo cual ser necesario proporcionarle un servicio posventa y garantizar su satisfaccin para mantener su lealtad. Relaciones publicas Comprenden la comunicacin y el establecimiento de las relaciones efectivas que garanticen la buena imagen y el xito tanto del producto o servicio como la de la empresa ante los clientes externos e internos Investigacin de mercado Es una tcnica que utiliza el muestro estadstico para obtener informacin acerca de todas las variables que intervienen en la decisin de compra. Etapas La investigacin de mercados se realiza mediante la encuesta, el cuestionario y la entrevista, comprende las sig. Etapas: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Determinacin del problema. Definicin de objetivos. Delimitacin de la poblacin Esquema de muestreo y determinacin del tamao de la muestra. Diseo de los instrumentos Cuestionario piloto Cuestionario definitivo Tabulacin & anlisis Informe de resultados

Organigrama del rea de sistemas

Los sistemas y las pequeas empresas Aun en las micro y pequeas empresas es indispensable la utilizacin del equipo de computo, no solo para la captura sino para el registro, el anlisis y el archivo de la misma; lo que facilitara la toma de decisiones y la simplificacin de trabajo e incidir en el logro de una mayor competitividad. Tipos de hardware y software Los sistemas de cmputo poseen estos dos complementos. Hardware: es el conjunto de componentes fsicos de una computadora. Software: es un conjunto de programas informticos que indican al hardware como operar.( es la inteligencia de la computadora) El software son programas que proporcionan instrucciones de operacin. De un sistema de computacin puede clasificarse como software de sistema o software de aplicacin. El software de sistema da instrucciones para el control global de los recursos de una computadora y el software de aplicacin son los programas que realizan funciones especificas para los usuarios.

El manejo y la compra de tecnologa informtica La adquisicin del hardware y el software depende de los recursos y la capacidad econmica de cada empresa. Existen en el mercado software para las micro y pequeas empresas con precios realmente accesibles. Independientemente del giro de la empresa; se requiere una infraestructura en tecnologa de informacin. Algunos puntos a considerar para la adquisicin de tecnologa son: Servicios requeridos de infraestructura de red(datos, voz, videos) Recursos financieros disponibles Tiempo estimado y duracin del uso de tiempo Requerimientos en velocidad Seguridad informticas Requerimientos y tamao de la organizacin

En una empresa ms grande se necesita un flujo de informacin con empleados, clientes y proveedores.

Evaluacin con facilidad el proceso de evaluacin de factibilidad del equipo es necesario considerar algunos aspectos como el costo-beneficio, el alcance del producto, la compatibilidad con el software existente, sencillez, mantenimiento, facilidad de instalacin, soporte tcnico, capacitacin, costo, y por supuesto las necesidades de la empresa. Evaluacin y mantenimiento de los sistemas El proceso del diseo e implementacin de un sistema tiene las siguientes etapas: Anlisis de las necesidades Diseo del sistema Desarrollo Implementacin y mantenimiento

Las empresas cambian.

Procedimientos para seleccionar tecnologas de informacin en una pequea empresa Conforme crecen las organizaciones, tambin crece el nmero de funciones que se automatizan y consecuentemente los sistemas de informacin. Para el caso de la micro y pequea empresa debe tenerse especial cuidado para elegir el equipo de cmputo ms adecuado a sus necesidades. Sistema para la administracin y automatizacin de oficinas. Sistemas para procesar las transacciones. Elaborar facturas, registrar en el almacn, realizar procesos en el banco por concepto de pago al cliente. Sistema de apoyo a las decisiones. Incluyen todos los datos y reportes estadsticos internos e internos de la organizacin. Sistemas informticos para la administracin, diseados para ejecutivos, directivos y mandos medios. Resumen grandes cantidades de informacin. Sistemas expuestos. Automatiza el sistema para la toma de decisiones a partir de la base de datos detallada conocida como base de conocimientos. Sistemas automatizados de produccin. Atreves del sistema se programan los procesos y estos pueden ser robotizados integrados de manifactura.

Las ventajas del uso eficaz de la tecnologa que las compaas mas grandes ya han visto, ahora pueden ser aprovechadas por los pequeos negocios por los pequeos negocios. Las empresas que no implementan esto estn en serio riesgo de no sobrevivir.