1.

1 FORMATOS PARA USO GENERAL DE LA ENTIDAD, CONSULTADOS Y ADAPTADOS SEGN LA NORMA ICONTEC 3393 O LA QUE LA MODIFIQUE O ACTUALICE) 1.1.1 NOTA INTERNA

NOTA INTERNA
No. 001 FECHA: PARA: DE: ________________________________________________________________ ________________________________________________________________ ________________________________________________________________

URGENTE ___ PARA SU INFORMACIN ___ FAVOR DAR CONCEPTO ___ INFORMAR POR ESCRITO ___ ENCARGARSE DEL ASUNTO ___ OTRO: ___________________________

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER

___ ___ ___ ___ ___ ___

OBSERVACIONES: _______________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________ _______________________________________________________________

FIRMA: _______________________

RECIBIDO: ______________ FECHA: HORA: ______________ ______________

AGN-FR-131.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR LA NOTA INTERNA

NOTA INTERNA: Es un formato preimpreso de carcter interno, que se diligencia a mano, cuyo objetivo es transmitir comunicaciones breves y de inmediato trmite, entre las dependencias del AGN y sus funcionarios. PARTES DE LA NOTA INTERNA FECHA: Registrar fecha de envo as: da, mes y ao. PARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la nota. DE: Nombre de la dependencia que remite la nota. CUADRO DE OPCIONES: Seleccionar y marcar con (X) donde corresponda. OBSERVACIONES: Describa brevemente las observaciones que considere pertinente. FIRMA: Slo podr ser firmada, por el funcionario autorizado para tal fin, segn lo regulado en manual de procedimientos de la respectiva entidad. DATOS DE RECIBO: Consignar los datos del funcionario que recibe la misma.

EJEMPLO DE NOTA INTERNA

NOTA INTERNA
No. 001
FECHA: 6 de mayo de 2002__________________________________________________ PARA: Ing. CONSUELO INS NEZ PINZN_(Jefe (E) Grupo de Talento Humano)____ DE: JOS ALEXANDER MELO CASTRO_(Jefe Grupo de Correspondencia y Archivo)_

URGENTE ____ PARA SU INFORMACIN ____ FAVOR DAR CONCEPTO ____ INFORMAR POR ESCRITO ____ ENCARGARSE DEL ASUNTO _X _ OTRO: ___________________________

ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA FAVOR TRAMITAR ARCHIVAR ENTERARSE Y DEVOLVER DILIGENCIAR Y DEVOLVER

____ ____ ____ ____ ____ _ __

Observaciones: Comedidamente, solicito diligenciar el Formato CONTRATISTA AGN-083 para el seor PEDRO PREZ, cuyo contrato posee vigencia de enero 2 a julio 2 del 2002._________________________________________________
_________________________________________________________________________

Atentamente:____________________________________________________________

FIRMA: _______________________

RECIBIDO: _________________ FECHA: HORA: _________________ _________________

AGN-FR-131.

1.1.1. MEMORANDO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------MEMORANDO ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------CDIGO: xxx-xx.xx ------------------ ( 1 interlnea ) Ciudad, fecha ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------PARA: NOMBRES Y APELLIDOS Cargo ------------------ ( 1 interlnea ) DE: DEPENDENCIA QUE EMITE EL MEMORANDO ------------------ ( 1 interlnea ) ASUNTO: ............ ......................... ........................... . ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. ......... .................. ...................... ........ .

----------------------------------- ( 2 interlneas ) Despedida --------------------------------------------------------------------- ( 4 interlneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlnea ) Datos del transcriptor

GESTIN DOCUMENTAL. Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar). Copia: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar).

Tamao del formato: Carta.

INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAR MEMORANDO MEMORANDO: Es una comunicacin escrita de carcter interno. Debe elaborarse en papel bond tamao carta a espacio sencillo, el cual se emplear para transmitir informacin, dar orientaciones, dar pautas y hacer solicitudes y aclaraciones entre otras, relacionados con la gestin de la Entidad. MRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Inferior y Derecho 2.5 cm. PAGINACIN: Se escribe el nmero de pgina entre dos a tres centmetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlneas debajo del nmero de pgina se escribe el primer prrafo de la(s) pgina(s) subsiguiente(s). PARTES DEL MEMORANDO ENCABEZADO: Se escribe con mayscula sostenida, centrado y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. MEMORANDO: Se coloca con mayscula sostenida, centrado y sin negrilla MEMORANDO. CDIGO: Despus de dos tabulaciones, consignar los nmeros que identifican la dependencia productora, seguida de guin ( - ), se coloca el cdigo de la serie y/o subserie, separando estos dos nmeros con un punto. CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de la ciudad y la fecha. DATOS DEL DESTINATARIO: Despus de dos tabulaciones, se debe escribir en maysculas sostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En la lnea siguiente escribir el cargo. DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en maysculas el nombre de la dependencia productora. ASUNTO: Constituye la sntesis del tema del memorando. A continuacin de dos tabulaciones, debe expresarse en mximo 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos. Se debe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts; omitiendo temas personales y tratando slo un asunto por memorando. DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboracin.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea siguiente con mayscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, Divisin, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comit) segn lo autorizado en Manuales de Mtodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: apellido. Consignar uno de los nombres y la primera letra del

NOTA: La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra.

EJEMPLO DE MEMORANDO ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

MEMORANDO

CDIGO:

302-14.02 Bogot D.C, 15 de abril del 2002

PARA:

Dr. ERNESTO JAIMES SNCHEZ Coordinador Grupo Laboratorio de Restauracin GRUPO DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO Solicitud diseo unidades para conservacin documentos.

DE: ASUNTO:

Atentamente me permito solicitar el diseo de unidades de instalacin para la conservacin de documentos contables - soporte papel. Dicha solicitud obedece a que las carpetas y muebles tradicionales que se utilizan para archivar los documentos de gestin en Presupuesto, Contabilidad y Tesorera, no son compatibles con el tamao de stos, factor que confluye para la conservacin adecuada. Adems algunos documentos llevan anexos en tamaos mas pequeos, por ejemplo formatos de recibos, oficios en tamao carta, como sucede con el informe de ejecucin presupuestal, entre otros. Agradezco la atencin a la presente y las recomendaciones pertinentes para cada caso.

Cordialmente,

JOS ALEXANDER MELO CASTRO Jefe de Grupo de Correspondencia y Archivo

Anexo: Dos Modelos de Informe, un Boletn Diario y una publicacin del Sistema General de Seguridad Social. Jorge T.
GESTIN DOCUMENTAL. Original: Dependencia destinataria (serie o subserie a que haya lugar). Copia: Dependencia remitente (serie o subserie a que haya lugar). Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia: AGN-FA-130.

Tamao del formato: Carta.

1.1.3. CIRCULAR ALCALDA MUNICIPAL DE PIEDECUESTA Espacio (encabezado slo para circular interna) para logotipo (slo para circular externa) ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------CIRCULAR N_____ ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------CDIGO DEPENDENCIA-Nmero de serie y/o subserie Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha ser colocada
radicado)

por el GCA, mediante

------------------ ( 2 interlneas ) -----------------DESTINATARIOS ------------------ ( 2 interlneas ) -----------------Asunto: (Sntesis del tema de la Circular) ----------------------------------- (3 interlneas) -----------------Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ..................... .................. ....................... ............... .............. .... ...... ........... ..................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. ...................... ... .............. .......... ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Despedida ---------------------------------------------------- ( 3 interlneas ) NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlinea ) Datos del transcriptor
GESTIN DOCUMENTAL. Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas, Subserie: Circulares Internas) SG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas). Copia: Destinatario. Nombre del Archivo Sistematizado en DG SG: AGN-FTRD-132.

Tamao del formato: Carta.

INSTRUCTIVO PARA ELABORACIN DE CIRCULAR CIRCULAR: Comunicacin interna o externa de carcter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido, se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institucin, as como las normas generales, cambios, polticas y asuntos de inters comn. Las circulares internas se elaboran en papel tamao carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales sern firmadas por el Secretario General o el Director General y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo, las cuales sern firmadas por el Director General del AGN. MRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIN: Se escribe el nmero de pgina entre dos y tres centmetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlneas debajo del nmero de pgina se escribe el primer prrafo de la(s) pgina(s) subsiguiente(s).

PARTES DE LA CIRCULAR ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayscula sostenida y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN, slo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimir en papel membreteado. TTULO Y NMERO: Ttulo CIRCULAR, centrado, en mayscula sostenida sin negrilla y el nmero consecutivo de la misma, que ser llevado por la Secretara General. (Nmero consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada ao). CDIGO: Nmeros que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el cdigo de la serie y/o subserie al cual corresponde la circular interna o externa segn sea el caso, separando estos dos nmeros con un punto. CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribir el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurdicas, etc. a quienes va dirigida la comunicacin (maysculas sostenidas). ASUNTO: Constituye la sntesis de la circular, expresado mximo en 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. TEXTO: Se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts y tratando solo un asunto por Circular. DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboracin.) DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea siguiente con mayscula inicial. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido. NOTA: La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra.

EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN.

CIRCULAR INTERNA No. 001

300-01.01 Bogot D.C, 3 de junio de 2002

PARA FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DEL AGN.

Asunto: Utilizacin del Carn.

Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas del Archivo General de la Nacin, que es obligacin portar el carn en un lugar visible mientras permanezca en las instalaciones de la Institucin. La no observancia de esta obligacin es causal de mala conducta y adems, ste es requisito indispensable para poder ingresar a la Institucin a prestar el servicio contratado.

Sin otro particular,

ELSA MORENO SANDOVAL Secretaria General.

Jenny A.
GESTIN DOCUMENTAL. Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas) SG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Internas). Copia: Destinatario. Resolucin No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en DG SG: AGN-FTRD-132.

Tamao del formato: Carta.

(espacio de Radicado Alcalda Municipal de Piedecuesta, colocado por el Grupo de Correspondencia y Archivo). EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No. 001

200-01.02 Bogot D.C,

PARA:

ENTIDADES DEL ORDEN NACIONAL

Asunto: Presentacin de Tabla de Retencin Documental

En cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1382 de 1995, por el cual se fijan plazos para que las entidades del orden nacional presenten al Archivo General de la Nacin las Tablas de Retencin Documental, invitamos a una serie de reuniones peridicas a los Jefes de Archivo de las Entidades del Orden Nacional. Dichas reuniones se realizarn en las instalaciones del Archivo General de la Nacin, ubicado en la carrera 6 No. 6 - 91, Bogot D.C. All se plantearn los lineamientos generales para la realizacin y presentacin de Tablas de Retencin.

Cordial Saludo,

JORGE PALACIOS PRECIADO Director General.

Anexo: dos folios (Fotocopia Decreto 1382 de 1995). Olga R.

GESTIN DOCUMENTAL. Original: DG (Serie: Circulares, Subserie: Circulares Externas). Copia: Destinatario. Resolucin No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en DG: AGN-FTRD-132.

Tamao del formato: Carta.

Alcalda Municipal de Piedecuesta. Cra. 7 N 9-43 PBX:6561529 Pgina Web: www.alcaldadepiedecuesta.gov.co

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1.1.4 ACTA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN ------------------ (1 interlnea) TTULO Y CARCTER DE LA REUNIN ------------------ (1 interlnea) ACTA No. XX ----------------------------------- (3 interlneas) -----------------FECHA: (Ciudad, da mes ao) ------------------ (1 interlnea) HORA : ------------------ (1 interlnea) LUGAR: (Sitio donde se realiz la reunin) ----------------------------------- ( 2 interlneas) ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comit. ______________________, _____________ - ____________ ______________________ , ____________ - ____________ ----------------------------------- (2 interlneas) INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo _______________________ , ____________ _______________________ , ____________ ----------------------------------- (2 interlneas) AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo - Calidad de miembro dentro del comit. _______________________, ____________ - ____________ _______________________, ____________ - ____________ ----------------------------------- (2 interlneas) ORDEN DEL DA: ------------------ (1 interlnea) 1o. Verificacin de Qurum 2o. Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior. 3o. Discusin y aprobacin Tabla de Retencin Documental de __________ _________ ____________ ___________ ___________ _________ _______. ----------------------------------- (2 interlneas) DESARROLLO: ------------------ (1 interlnea) 1o. Se efectu la verificacin de qurum dando inicio a la reunin. ------------------ (1 interlnea) 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad. ------------------ (1 interlnea) 3o. Fue presentada la Tabla de Retencin Documental y al respecto .................. ................................ ................ ...... ... .................................... .... ...................................... ................ ............... . ................. ..................... ................... ........ ........ ... .................. ............................ ................... ........... ................. ................. ............................ ..... .............. .......... .................................... ..................................... ......

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................... ................................. ................................... ............................ ............ .......... .... ...... . .............. .................. ................ ................... ............. ........ ...... .......... ...... .......... ----------------------------------- ( 2 interlneas) CONVOCATORIA : --------------------------------------------------------------------- (4 interlneas) FIRMAS Autgrafo Autgrafo NOMBRES Y APELLIDOS NOMBRES Y APELLIDOS Presidente Secretario ----------------------------------- (2 interlneas) DATOS DEL TRANSCRIPTOR: (Nombre y primera letra del apellido.)

GESTIN DOCUMENTAL. Original: Dependencia que ejerce Secretara de Comit (Serie o Subserie a que haya lugar). Resolucin No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia que ejerce Secretara de Comit: AGN-FTRD-133.

Tamao del formato: Carta.

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INSTRUCTIVO PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE ACTA ACTA: Es una comunicacin interna que constituye la memoria de reuniones o actos administrativos, cuyo objetivo es relacionar lo que sucede, se debate y/o se acuerda en una reunin. El acta se debe elaborar en papel bond tamao carta. MRGENES: Superior e Izquierdo 3 cm., Derecho e Inferior 2.5 cm. PAGINACIN: Se escribe el nmero de pgina entre dos y tres centmetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho sin precederlo del smbolo (#) ni la abreviatura (No.). De dos a tres interlneas debajo del nmero de pgina se escribe el primer prrafo de la(s) pgina(s) subsiguiente(s). PARTES DEL ACTA ENCABEZADO: Escribir centrado, en maysculas sostenida y sin negrilla ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN. TTULO: Escribir centrado, en maysculas sostenida el nombre del organismo y el carcter de la reunin. ACTA No.__ : Escribir centrado, en maysculas sostenidas y sin negrilla ACTA No.__ . Escribir el nmero consecutivo que corresponda a la respectiva sesin; iniciando con 01 cada ao. FECHA: Escribir el nombre de la ciudad y la fecha, separado con coma ( , ) donde se realiz la reunin. HORA: Escribir la hora de inicio y de finalizacin de la reunin de cualquiera de las siguientes formas: 11:00 AM a 2:30 PM 9:30 a 14:30 Horas. LUGAR: Escribir el nombre del lugar o sede donde se realiza la reunin. ASISTENTES: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los integrantes del organismo que asistieron a la reunin. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma (,) y la primera letra con mayscula). Seguidamente y con guin ( - ) se citar su calidad de integrante en el comit. INVITADOS: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los invitados que participaron en la reunin. Frente a cada nombre se escribe el cargo o ttulo profesional (Separado con coma (,) y la primera letra con mayscula. AUSENTES: Nombres y apellidos en mayscula sostenida, de los integrantes del organismo que no asistieron a la reunin. Frente a cada nombre se escribe el cargo que ocupa en el organismo. (Separado con coma ( , ) y la primera letra con mayscula). Seguidamente y con guin ( - ) se citar su calidad de integrante en el comit. Es conveniente indicar si la ausencia es justificada o no. ORDEN DEL DA: Con nmeros arbigos relacionar los puntos reglamentarios (Verificacin de qurum y Lectura y aprobacin del acta anterior) los mismo que los temas a tratar en dicha reunin. DESARROLLO: Con nmeros arbigos identificar cada punto del desarrollo del texto, escrito a interlineacin sencilla entre renglones y a dos entre prrafos (Escribir en tiempo pasado). CONVOCATORIA: Si se programa nueva reunin, se escribe la fecha, la hora y el lugar de la prxima reunin. FIRMAS, NOMBRES Y CARGOS: Escribir el nombre completo de los firmantes responsables y en la lnea siguiente se escribe el cargo que ocupa en el organismo. NOTA: En el espacio dejado sobre el nombre, los firmantes deben estampar su autgrafo o rbrica (con esfero o bolgrafo cuya tinta sea negra). DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Finalmente se escribe el nombre la primera letra del apellido del transcriptor.

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ASPECTOS GENERALES: Toda Acta expresa lo tratado en la reunin sin describir detalles intrascendentales. Los prrafos deben ser concisos, claros y que hagan nfasis en las determinaciones tomadas. Sin embargo, por solicitud expresa, se anotan las discrepancias. Se anota el nombre completo de la persona que presenta una mocin o proposicin, pero no es necesario anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando hay lugar a votacin, se anota el nmero de votos a favor y el nmero de votos en contra o en blanco.

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EJEMPLO DE ACTA ARCHIVO GENERAL DE LA NACIN

REUNIN ORDINARIA DE COMIT EVALUADOR DE DOCUMENTOS ACTA No. 0001

FECHA: HORA : LUGAR:

Bogot D.C., 27 de febrero de 2002 11:30 a 16:30 Horas Archivo General de la Nacin, oficina de Direccin General

ASISTENTES: JORGE PALACIOS PRECIADO, Director General - Presidente. WILLIAM MARTNEZ JIMNEZ, Jefe Divisin de Clasificacin y Descripcin Secretario. JAIRO EDUARDO PENAGOS, Profesional Universitario Divisin de Clasificacin y Descripcin.

INVITADOS: ELSA MORENO SANDOVAL, Secretario General AGN, JOS ALEXANDER MELO CASTRO, Jefe Grupo de Correspondencia y Archivo.

AUSENTES: CLARA INS CASILIMAS, Profesional Especializado Divisin de Clasificacin y Descripcin.

ORDEN DEL DA: 1o. Verificacin de Qurum 2o. Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior 3o. Discusin y aprobacin Tabla de Retencin Documental de __________ _________ ____________ .

DESARROLLO: 1o. Se efectu la verificacin de qurum dando inicio a la reunin. 2o. Se dio lectura al Acta anterior, la cual fue aprobada por unanimidad.

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EJEMPLO DE ACTA (continuacin)

3o. Fue presentado el concepto tcnico y la Tabla de Retencin Documental de _________________ y al respecto.................. ...... .... ...... . .............. .................. ....................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... ......................................................................................... ....................................................................................................................................................................... ....................................................................................................................................................................... ......................

CONVOCATORIA: La prxima reunin se realizar el 21 de mayo del 2002, a partir de las 9:00 a.m., en la Oficina de Direccin General del Archivo General de la Nacin.

Autgrafo JORGE PALACIOS PRECIADO Presidente ----------------------------------- (2 interlneas) Milena L.

Autgrafo WILLIAM MARTNEZ JIMNEZ Secretario

GESTIN DOCUMENTAL. Original: Dependencia que ejerce Secretara de Comit (Serie o Subserie a que haya lugar). Resolucin No. 165 del 11 de octubre del 2002. Nombre del Archivo Sistematizado la Dependencia que ejerce la Secretara de Comit: AGN-FTRD-133.

Tamao del formato: Carta.

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1.1.5. CARTAS (Cd. Dependencia)-(Cd. Serie y/o Subserie) Radicado No. XXXX-XX ------------------ ( 1 interlnea ) Ciudad ----------------------------------- ( 3 interlneas ) -----------------Seor, Doctora, Ingeniero, Licenciado (Segn el caso) NOMBRES Y APELLIDOS Cargo Denominacin o Razn Social de la Entidad Direccin Domicilio ------------------ ( 2 interlneas ) -----------------Asunto: (opcional) ----------------------------------- ( 2 interlneas) Saludo (expresin opcional) Ej. Cordial saludo seor Forero: ------------------ ( 1 interlnea) Texto ................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... .......................... ............. ................ ................ ....... ........... .... .............. .................... . ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Despedida, ---------------------------------------------------- ( 4 interlneas ) -----------------NOMBRE DEL REMITENTE Cargo ----------------------------------- ( 2 interlneas ) Anexos: (opcional) ------------------ ( 1 interlnea ) Datos del transcriptor
GESTIN DOCUMENTAL Original: Persona natural y/o jurdica (destinatario) 1 Copia: Dependencia Productora 2 Copia: GCA (Serie: Consecutivo de Correspondencia) Resolucin No. 165 del 11 de octubre del 2002 Nombre del Archivo Sistematizado en la Dependencia: AGN-FTRD-129.

Tamao del Formato: Carta.

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INSTRUCTIVO PARA DILIGENCIAMIENTO DE CARTA CARTA: Es una comunicacin escrita, que tiene como objetivo principal dar un mensaje, se emplearn para responder oficios, suministrar informacin y presentar solicitudes fuera de la Entidad. Podrn ser dirigidas a personas naturales y/o jurdicas, segn sea el caso. nicamente el original (y las copias que se dirijan a otros destinatarios si es el caso) se imprime(n) en papel con membrete y logotipo. MRGENES: Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. PAGINACIN: Se escribe el nmero de pgina entre dos y tres centmetros del borde superior de la hoja, contra el margen derecho. De dos a cuatro interlneas debajo del nmero de pgina se escribe el primer prrafo de la(s) pgina(s) subsiguiente(s). PARTES DE LA CARTA CDIGO: Consignar al margen izquierdo los nmeros que identifican la dependencia productora seguida de guin ( - ), colocar los nmeros que identifican la serie o subserie que corresponda, separando estos dos nmeros con un punto. A continuacin del cdigo consignar el nmero de radicado de la comunicacin u oficio al cual se esta dando respuesta, y separado con guin los dos ltimos dgitos del ao de dicho radicado. CIUDAD: En la oficina productora se anota el nombre de la ciudad. DATOS DEL DESTINATARIO: No colocar negrilla ni subrayar, no use abreviaturas, en lo posible escriba los dos apellidos del destinatario, escribir el nombre de la ciudad an tratndose de correspondencia local. Escriba el nombre del departamento o pas cuando va dirigida a otro lugar. ASUNTO: (Opcional) Constituye la sntesis del tema de la carta, expresado mximo en 6 palabras, con mayscula inicial y sin subrayar. Se coloca al margen izquierdo de la hoja. SALUDO: (Opcional) Ejemplo: Apreciado doctor Ramrez. TEXTO: Se escribe a una lnea entre renglones y a dos entre prrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corts, omitiendo temas personales y tratando slo un asunto por carta. DESPEDIDA: Expresin de cortesa que puede ser breve seguida de coma ( , ) (Atentamente,) o frase de cortesa terminada en punto ( . ) (Agradecemos su gentil colaboracin.). DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en maysculas sostenidas. No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la lnea siguiente con mayscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina, Divisin, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comit) segn lo autorizado en Manuales de Mtodos y Procedimientos de la respectiva dependencia. ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera letra del apellido.

NOTA: La firma o autgrafo debe hacerse con esfero o bolgrafo de tinta negra.

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EJEMPLO DE CARTA

302-14.01 Bogot D.C.

(Radicado No. XXXX-XX)

Doctor GUSTAVO RAMREZ ESPINOSA Secretario General Gobernacin de Boyac Calle 20 No. 9-90 Tunja, Boyac

Asunto: Asistencia Tcnica Externa Apreciado doctor Ramrez: Me permito informarle que el da 13 de diciembre del presente, se dirigir a la Gobernacin de Boyac, la doctora EMILDA ORTIZ PARDO, con el propsito de hacer una visita de inspeccin de avance del proyecto DISEO E IMPLANTACIN DE UN PROGRAMA TIPO PARA LA ORGANIZACIN DEL ARCHIVO GENERAL DEL DEPARTAMENTO. De igual manera, por su intermedio solicito se tenga preparado para este da un informe sobre el avance alcanzado. Cordial saludo,

JORGE GOMEZ NAVAS Alcalde Municipal. Anexo: Formato diligenciamiento de inspeccin. Jenny A.

GESTIN DOCUMENTAL Original: Persona natural o jurdica (destinatario) 1 Copia: Dependencia Productora 2 Copia: GCA (Serie: Consecutivo de Correspondencia)

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Tamao del formato: Carta.

Alcalda Municipal de Piedecuesta. Cra. 7 N 9-43 PBX:6561529 Pgina Web: www.alcaldadepiedecuesta.gov.co

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