DESARROLLO DE BASE DE DATOS PARA EL CONTROL DEL COSTO Y EL CONSUMO DE MATERIALES ESTOMATOLOGICOS DraC.

Gisela Milagros Caedo Iglesias1, Ing.Juan Rafael Ricabal Beltrn. MSc2

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Centro Nacional de Investigaciones Cientficas, CNIC, Cuba. gisela.canedo@cnic.edu.cu Centro Internacional de Restauracin Neurolgica (CIREN), Cuba, ricabal@infomed.sld.cu,

RESUMEN Se describe el proceso para el diseo y programacin de una aplicacin o conjunto de aplicaciones desarrolladas dentro de la arquitectura cliente-servidor, utilizando programas que han sido desarrollados bajo la Licencia Pblica General (GPL) y que son de cdigo abierto que comprenden como lenguaje de programacin PHP Hipertext Preprocessor (PHP) el cual interacta con una base de datos administrada mediante el Sistema de Gestin MySQL, con el fin de calcular los ndices de consumo y principalmente el costo de los materiales empleados en una Clnica Estomatolgica, para los distintos procederes que en dicha institucin se aplican; se detallan los resultados parciales obtenidos y se presentan las interfaces diseadas (an en proceso de desarrollo) y alojadas en un servidor APACHE, tambin bajo GPL, para la interaccin por la va WEB del usuario final (directivos y especialistas) con dicha base de datos. Palabras Clave: consumo material, normas de consumo, costos estomatolgicos, ABSTRACT This paper describes the process for designing and programming an application or set of applications developed within the client-server architecture, using programs whith open source that have been developed under the General Public License (GPL) and are integrated by language PHP Hypertext Preprocessor (PHP) which interacts with a database managed
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by MySQL Management System in order to calculate consumption rates and mainly the cost of materials used in a dental clinic, for different procedures, which are applied in this institution, detailing the partial results obtained and the interfaces are designed (still under development) and hosted on Apache server, also under GPL, for interaction by the end user via WEB (managers and specialists) with this database.. KeyWords: material consumption, consumption norms, dental costs. 1. INTRODUCCIN En una clnica estomatolgica se nos ha planteado la necesidad de fomentar el estudio de las normas de consumo para las actividades estomatolgicas que estn establecidas a nivel nacional y su comparacin con el consumo real en dicha clnica. Hasta el momento, el reto a enfrentar superaba los lmites de un simple clculo por las particularidades de las tcnicas de medicin en dicha rea y por la dimensin de las cantidades empleadas en cada proceder, lo cual resultaba atpico con relacin al resto de las actividades clnicas y muy difciles de determinar con exactitud, sin la ayuda de un sistema que redujera el tiempo para llegar a resultados satisfactorios.. La accesibilidad, disponibilidad, integridad, confiabilidad y velocidad de procesamiento de la informacin; son cualidades que se ven limitadas cuando los sistemas se gestionan de forma manual. Por otra parte, la implementacin de sistemas automatizados brinda un acceso eficaz, oportuno y confiable a la informacin, lo que en nuestros das resulta un factor ineludible para el enriquecimiento del conocimiento humano. Por tanto, se consider adecuado el diseo y desarrollo de un sistema de informacin que, segn la Organizacin Panamericana de la Salud estn diseados para facilitar la administracin y la operacin de la totalidad de los datos tcnicos (biomdicos) y
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administrativos para todo el sistema de atencin de salud, para algunas de sus unidades funcionales, para una institucin nica de salud o incluso, un departamento o unidad institucional. [1]. Estos sistemas permiten a los responsables y especialistas de salud, conocer las realidades sanitarias de su radio de accin, trazar estrategias gerenciales o programas de salud ms eficientes, e impulsar el proceso asistencial, docente e investigativo. El presente trabajo clasifica dentro de las prioridades que el Ministerio de Salud Pblica (MINSAP) se ha trazado a partir del ao 2003 y que incluye la informatizacin de los procesos y el control de los recursos. En este sentido, la automatizacin de esta tarea comportar una mayor rapidez en la gestin de los datos, un aumento en la productividad del trabajo, adecuada proteccin contra prdidas, destrucciones y modificaciones accidentales y/o intencionales, resultados ms confiables y brindar como aporte directo la obtencin de un software de aplicabilidad nacional, que podra servir de gua para automatizar otros procesos dentro y fuera del mbito de la salud as como una herramienta para el establecimiento de nuevas normativas en esta especialidad clnica. En este contexto, surgi la iniciativa por parte del equipo de direccin de dicha institucin para elaborar un instrumento que permitiera registrar los detalles de cada proceder y acercar el anlisis a una ficha de costo particular para cada uno; como resultado se lleg a un formulario impreso, donde se reflejaron estos aspectos de manera manual a modo de recoleccin de los datos preliminares, pero el anlisis de los mismos se converta en algo extremadamente difcil y tedioso si se haca con los mtodos convencionales, por ello se identifica la necesidad de automatizar la tarea y se le plantea a un equipo multidisciplinario integrado por Estomatlogos, economistas, informticos y docentes su intervencin desde el
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punto de vista tcnico para elaborar un mtodo de trabajo que pudiera emplearse en la docencia para la enseanza de la asignatura Sistema de Bases de Datos que se imparte en el primer semestre de tercer ao de la carrera de Ingeniera Informtica a los alumnos que asisten a la sede universitaria del Polo Cientfico. Cuando nos planteamos el diseo de un sistema de base de datos a dichos efectos, se hizo necesario definir y homogenizar los conceptos y fases en que se dividira la tarea a fin de evitar apreciaciones subjetivas por parte de los desarrolladores, confusin por parte de los estudiantes o falsas expectativas de quienes estn llamados a ser sus usuarios finales, por ello nos centramos con una primera aproximacin en la elaboracin de un enfoque que tradujera claramente lo que se esperaba de dicha aplicacin y nos permitiera definir con un adecuado grado de objetividad el problema a resolver. 2. PROBLEMA A RESOLVER En una clnica estomatolgica de alcance internacional se atienden pacientes que llegan a ella por distintas vas u origen, por lo que clasifican como paciente extranjero externo, paciente extranjero hospitalizado en un hospital que tributa a dicha clnica, paciente ambulatorio, acompaante, paciente nacional externo, paciente nacional hospitalizado y trabajador de la clnica; estos pacientes proceden de diversos pases y al llegar son examinados por los facultativos de la clnica comprobndose su estado general para definir si es un adulto o un paciente peditrico con o sin discapacidad; en este primer examen se registran un grupo de datos generales que comprende el nombre, apellidos, edad, sexo, origen, pas de procedencia, clnica (en caso de estar hospitalizado) y su estado general. El paciente asiste inicialmente a una consulta de examen que por convencin consideraremos junto con el resto de las consultas como Actividad Estomatolgica, en dicho
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examen se le realiza un diagnstico, cuya descripcin clasifica en un conjunto de casos tpicos que con frecuencia se presentan en dicha clnica y este diagnstico define el proceder a aplicar para rehabilitar las funciones disminuidas en dicho paciente, es importante aclarar que un paciente puede presentarse ms de una vez en la clnica por lo que puede ser diagnosticado varias veces y recibir procederes distintos para cada diagnstico, o sea, que puede asistir a varias actividades estomatolgicas como si siempre fuera un paciente distinto; de los procederes que estn previa y exactamente establecidos se recoge la fecha en que son ejecutados, el profesional que lo ejecuta as como el tiempo que este emplea en dicho proceder, requieren del uso de productos o materiales que tipifican como gastables as como del empleo de un conjunto instrumental que se reutiliza y permanece bajo la custodia de la clnica con carcter de Medio en Uso. De los materiales es importante conocer la forma en que se presentan (envase, cantidad por envase y unidad de medida) de manera que este dato pueda servir como base para el clculo del ndice de consumo real, el consumo propiamente dicho, su unidad de medida, as como los ndices de consumo normados por el Ministerio de Salud Pblica (si existieran para ese material) y el precio con que estn asentados en el almacn de dicha institucin. Del instrumental por el momento solo es importante conocer su nombre o clasificacin. Se necesita actualizar sistemticamente la informacin almacenada y calcular los ndices de consumo reales por producto en cada proceder as como el costo de cada proceder ya sea individualmente o por perodo de tiempo, el comportamiento promedio de estos ndices en determinados plazos (diario, mensual, trimestral, anual, etc.) y el costo total incluyendo todos los procederes aplicados por perodo.

3. OBJETIVOS: De acuerdo al enfoque anterior se identifican un grupo de objetivos iniciales para enfrentar la tarea y son los siguientes:
a)

Automatizar de una manera rpida y eficaz el registro del consumo de material por proceder en una clnica estomatolgica de alcance internacional.

b) Definir los ndices de consumo por material en cada proceder. c) Comparar los ndices de consumo estomatolgico de la institucin con los normados nacionalmente, en los casos que procede. d) Controlar el comportamiento del consumo por perodo de tiempo de acuerdo a los ndices obtenidos. e) Calcular los costos en que se incurre por el empleo de cada material en los distintos procederes estomatolgicos. 4. SOLUCION PROPUESTA El diseo de una base de datos relacional conteniendo la informacin descrita anteriormente constituye una alternativa para dar solucin a la necesidad planteada; la base de datos debe cumplir con un grupo de caractersticas que facilite la insercin, modificacin y eliminacin de los datos, el clculo de los ndices de consumo y los costos para cada caso, material o proceder; debe contar con un nivel de seguridad que solo permita a los profesionales autorizados a realizar dichas operaciones mediante el empleo de un sistema de usuarios y contraseas con roles determinados que tambin permitan hacer consultas pre-establecidas o la generacin de nuevas consultas a los diseadores del sistema
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propuesto, deber ser de fcil acceso mediante protocolo Web empleando tecnologa cliente-servidor a travs de aplicaciones desarrolladas en lenguaje de programacin PHP, con vnculos en la intranet y comunicacin con el servidor de base de datos del sistema informtico de la institucin. Se ha elegido como sistema de gestin de la base de datos MySQL en combinacin con aplicaciones WEB desarrolladas en PHP por un conjunto de razones tcnicas que apuntan hacia resultados ventajosos desde todos los puntos de vista y que explicaremos brevemente a continuacin de la misma manera que se lo explicamos a los estudiantes. MySQL es un sistema de gestin de base de datos especialmente diseado para interactuar con sitios WEB mediante cualquier navegador incluyendo Internet Explorer que es con el que ms est familiarizado el usuario medio, es un sistema relacional rpido, que no sobrecarga de modo significativo a los servidores y sus transacciones no suelen saturar la red, sin embargo, aunque sus caractersticas no son tan sofisticadas como las de sus competidores tiene dos atributos que lo hacen elegible para cualquier sistema de almacenaje de informacin que se pretenda desarrollar:
1.

Se presenta con dos tipos de licencia, una con fuente abierta disponible sin

costo alguno para fines de consumo interno, o sea, para sitios WEB propios que no estn destinados para ser comercializados y una licencia comercial con costos razonables si lo que se pretende es desarrollar productos de software para ser vendidos; en nuestro caso clasificamos en el primer tipo de licencia. 2. Existe considerable documentacin y soporte tcnico a travs de Internet,

correo electrnico, libros digitales, impresos, publicaciones especializadas e incluso la

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presencia de muchos profesionales en el pas que estn dispuestos a apoyar ante cualquier dificultad. Por otra parte, es un sistema relativamente fcil de usar, funciona en muchos Sistemas Operativos, incluyendo Macintosh, Linux y Windows, es seguro (generalmente encripta las claves y permite limitar los privilegios de los usuarios), soporta bases de datos grandes y admite ser personalizado a las exigencias de usuarios y desarrolladores. PHP es un lenguaje de programacin diseado para ser usado en la WEB, es capaz de interactuar con la mayora de los sistemas de gestin de base de datos conocidos, es rpido, con un tiempo de respuesta muy corto pues se ejecuta en el lado del servidor, es empleado en el 60% de todos los sitios WEB del mundo, es gratis, muy seguro (de hecho no muestra el cdigo al usuario por lo que resulta difcil que sea modificado en lnea). PHP y MySQL se usan juntos con mucha frecuencia por lo que en los crculos tcnicos se les conoce como el do dinmico y tienen sus funciones bien definidas, MySQL brinda el componente que corresponde a la base de datos y PHP proporciona las aplicaciones que interactan con dichas bases de datos en ambiente WEB. El factor que determina su uso es que comparten las mismas ventajas. 5. METODOLOGA 2.1 Hardware Se emple una computadora personal Pentium IV con 512 MB de RAM conectada a la red y con acceso a un servidor APACHE. 2.2 Software
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Como ya se ha mencionado en este trabajo, se utilizaron programas desarrollados bajo la Licencia Pblica General (GPL), los cuales son: Apache, PHP Hypertext Pre-processor (PHP) para el manejo de pginas activas, y MySQL. Adems, se utiliz para el diseo y edicin de imgenes Adobe Photoshop CS y para la programacin de la interfaz de usuario, el conocido IDE Dreamweaver CS.
2.3 Diseo e implementacin de la Base de Datos y de la interfaz de usuario.

Para acometer la tarea nos regimos por las normas generalmente aceptadas por el desarrollo de software que en el caso del diseo de aplicaciones en ambiente WEB, no se reduce a almacenar informacin en la base de datos y limitarse a programar de una manera aleatoria e improvisada, por lo que en nuestro caso se definieron 4 fases muy bien delimitadas: 1. Desarrollo de un plan conteniendo las tareas que nuestro software debe realizar. 2. Disear la base de datos necesaria para las tareas de la aplicacin. 3. Construir la Base de Datos MySQL sobre el diseo de realizado. 4. Escribir los programas con PHP que ejecutarn las tareas de la aplicacin. En la primera fase se sostuvieron reuniones con la participacin de los profesionales involucrados en la tarea y que tienen el conocimiento de los procedimientos o los detalles de las actividades a realizar; como resultado llegamos a la redaccin del problema a resolver, en esta etapa se conocieron las caractersticas principales de las variables que potencialmente se utilizaran en el producto final como por ejemplo los diagnsticos ms frecuentes, procederes que se aplican, materiales utilizados, presentacin de los materiales,
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listado del instrumental, etc. En la segunda los fase se que

identificaron

objetos

pudieran generar las tablas en la base de datos, a cada uno de estos objetos se les denomina entidad y despus de identificadas dichas entidades relaciones relaciones se establecieron ellas, algunos las

entre en

dichas casos

tambin generaron tablas, despus de varios intentos qued una

versin final del diagrama EntidadRelacin (ver figura.1).

Figura.1 Diagrama Entidad-Relacin

Este diagrama se someti a un proceso de normalizacin y reduccin que nos permiti llegar al diseo de 19 tablas, dos de las cuales se corresponden con la relacin kitinstrumental y kit-material respectivamente que se estn definidos por el conjunto instrumental o de materiales que invariablemente se emplean para aplicar cada proceder, su construccin est determinada por la ruptura de igual nmero de relaciones m:m y otra tabla adicional usuario que se aade con fines de seguridad, su funcin es contener los nombres de usuario y contraseas as como el rol de cada usuario, lo que determina los privilegios de cada uno en el sistema.
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Fig. 1 Diagrama Entidad-Relacin

Despus de definir los atributos propios de cada tabla construimos el Modelo Relacional el cual nos permiti, mediante las reglas de construccin de bases de datos, definir qu atributos adicionales se le aadira a cada tabla y resolver la necesidad de solucionar un conflicto informtico del modelo mediante la inclusin de las dos tablas adicionales mencionadas anteriormente. Se determin tambin qu tipo de datos se corresponda con cada atributo, la longitud de cada uno (de manera que no se consumiera espacio excesivo en la aplicacin final o prevenir errores como la insuficiencia de espacio para determinado dato) quedando una relacin de tablas y atributos asociados con sus caractersticas. Durante las fases anteriores y sobre todo en la tercera fase tuvimos la necesidad de organizar nuevos encuentros entre todos los profesionales comprometidos con el presente trabajo y los estudiantes, para definir algunos tipos de datos que no quedaban del todo claros para los desarrolladores del sistema y con esta dificultad resuelta nos dimos a la tarea de construir la base de datos, la cual qued definitivamente concluida en su estructura (ver figura 2).

A esta estructura se le insertaron los datos que se conoca no iban a variar, o sea datos estereotipados se incluy algn y la

repetitivos; posibilidad
Fig. 2 Estructura de la Base de Datos

aunque de

aadir

dato

construida.

adicional que pudiera surgir en la dinmica del trabajo, por ejemplo el

empleo de un nuevo material, la implementacin de un nuevo proceder, etc.

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En la cuarta fase, programacin de las aplicaciones en PHP para las interfaces con el usuario final cuyo diseo y funcionalidades estn concluidas en una primera versin, tambin se programaron los primeros reportes, para lo cual empleamos funciones para que fueran generados en formato .pdf de modo que pudieran ser fcilmente impresos, almacenados en soporte digital o enviados a travs del correo electrnico (ver figura 3 y 4).
C IN AE T M T L G AIN E N C N L L IC S O A OO IC T R A IO A

R P R ED C N U O EOT E OS M

Fig.3 Interfase de entrada al sistema

Fig. 4 Reporte en formato .pdf obtenido a travs del sistema

2.4 Estudio de factibilidad del Sistema desarrollado. En la medida que se avanzaba en el desarrollo se prob la calidad y confiabilidad del sistema a travs de pruebas pilotos con datos simulados, luego se valor su factibilidad tomando como base tres niveles tcnico, operacional y econmico. En el momento actual est en la fase de validacin por parte de los usuarios finales a travs de las acciones siguientes:
1.

Recoleccin de la informacin registrada correspondiente a las consultas

realizadas durante tres meses del ao 2010.

2. 12

Insercin de los datos de los registros primarios obtenidos, as como los

resultados del procesamiento manual de esta informacin.

3.

Procesamiento de los datos en la aplicacin, y comparacin de los resultados

de los reportes calculados de forma manual con los obtenidos por el sistema automatizado.
4.

Presentacin ante expertos y directivos de la Direccin del centro para su

validacin y puesta en marcha. 6. RESULTADOS Se obtuvieron las 19 relaciones que fueron finalmente implementadas en MySQL. Se obtuvieron dos sesiones y roles de usuarios nombrados:
1. 2.

Administrador Consulta

Esto proporcion un sistema de seguridad que permite el acceso a la informacin en funcin del papel que juegan los diferentes usuarios dentro de la institucin. Se disearon formularios de entrada de datos para todas las relaciones. El mismo se dividi en secciones de acuerdo con la estructura de los registros primarios con que se contaba y que aproximadamente pueden clasificarse en:
1. 2. 3. 4.

Datos generales del paciente. Datos de materiales e instrumental. Datos de profesional actuante Datos de Actividad Estomatolgica.
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5.

Datos de consumo material.

Se han diseado tres tipos de informacin de salida, aunque aun no se ha definido si sern los reportes definitivos: Reporte de consumo por proceder: Este reporte muestra el consumo promedio de cada material de acuerdo al proceder aplicado, as como su costo y permite la comparacin del ndice obtenido con la norma nacional para dicho material. Reporte de consumo de acuerdo al estado general: Muestra las posibles variaciones en el consumo de acuerdo al estado general de salud del paciente Reporte de consumo material por pases: Muestra el comportamiento del consumo por pas de procedencia del paciente, esto permite tener una visin de quienes asisten ms a las consultas estomatolgicas y en que pacientes se invierte con mayor eficiencia econmica al existir diferencias en las tarifas de acuerdo a la zona geogrfica. 7. CONCLUSIONES El empleo del Sistema de Gestin de Bases de Datos Relacional MySQL y su capacidad de interaccin con la Web, permitieron obtener una aplicacin multiusuario, segura, estable, flexible ante futuras modificaciones que aporten a su funcionalidad y libre de restricciones legales debido a que se utiliz software de dominio pblico en su desarrollo. Segn pruebas piloto realizadas, la aplicacin reduce notablemente el tiempo de procesamiento de las diferentes tablas de salida, se obtienen resultados confiables y se aprecia un incremento en la gestin de control interno. El sistema objeto de estudio pretende integrar y elevar la calidad del proceso gerencial,
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permitiendo llevar un seguimiento a los materiales empleados en las actividades realizadas a los pacientes, elevar el control a travs de un acceso oportuno a informacin til y confiable as como tomar decisiones ms acertadas en la administracin de los recursos.
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