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DOCUMENTACIN DEL SISTEMA DE GESTIN AMBIENTAL (SGA) Numeral 4.4.4 Norma ISO 14001

PRESENTACIN El texto que se presenta a continuacin, contiene el marco terico de la documentacin del SGA requerida para dar cumplimiento a la implementacin de la norma ISO 14001. Se anexan la aplicacin de un procedimiento, un instructivo y un registro al numeral de la norma denominado Planificacin, como una gua para que la empresa construya los dems requeridos en una futura auditoria al SGA.

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1. DOCUMENTACIN REQUERIDA EN LA IMPLEMENTACIN DE LA NORMA ISO 14001

Las empresas deben redactar en forma clara, resumida y sencilla que es lo que hacen sobre el Sistema de Gestin Ambiental, y actuar tal y como lo haban escrito.

El Sistema de Gestin Ambiental (SGA) de la empresa, deber presentar una base documental que d consistencia al propio sistema tanto dentro como fuera de la organizacin. Con una correcta documentacin escrita se consigue poner al alcance de cualquier miembro de la empresa los aspectos operativos necesarios para asegurar la implementacin del sistema, as como su mantenimiento. Este soporte documental debe guardar relacin en todo momento con el tamao de la empresa y la complejidad de sus actividades. En definitiva, la documentacin debe ser suficiente pero no excesiva, para asegurar as la operatividad del sistema. La Norma ISO 14001 establece en su pargrafo 4.4.4 las exigencias mnimas que el SGA debe cubrir con respecto a la documentacin: La organizacin debe establecer y mantener al da, en papel o en formato electrnico, la informacin para: a) Describir los elementos bsicos del sistema de gestin y su interrelacin b) Orientar sobre la documentacin de referencia La documentacin debe ser redactada en un lenguaje sencillo, los contenidos deben tener ideas resumidas y concisas sobre los aspectos concernientes al SGA. Por ltimo, los contenidos deben ser claramente llevados a la prctica, de la misma manera que la prctica debe estar recogida en la documentacin. La base documental del SGA se puede establecer en cuatro niveles jerrquicos, de la siguiente manera:

Nivel I: Manual de Gestin Ambiental

El Manual Ambiental describe la implementacin de la Poltica Ambiental en la empresa. Se definen objetivos fundamentales, las responsabilidades y los potenciales de realizacin para las distintas unidades empresariales. En el manual ambiental se describen las bases del SGA, los elementos relevantes para las actividades empresariales y plantea los elementos necesarios para el control del SGA.

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Nivel II: Procedimientos

Los procedimientos ambientales incluyen las directrices de ejecucin. Determinan los aspectos de relevancia ambiental del proceso o procedimiento respectivo. Todos los procedimientos deben ser formulados en forma sencilla, transparente y comprensible. Indican los mtodos a aplicar y los criterios a cumplir. Todos los procedimientos se describen en el ndice del manual ambiental. Se elaboran por la unidad/seccin competente.

Nivel III: Instrucciones de trabajo, formatos y otros documentos

La proteccin operativa del medio ambiente es documentada en prcticas concretas para el personal en forma de instrucciones ambientales. Estas describen en detalle la operacin de instalaciones, el cumplimiento necesario de los valores lmite definidos por ley y medidas correctivas en el caso de divergencias.

Nivel IV: Registros ambientales (sin ser considerados documentos como tales, s forman parte de la documentacin del SGA, siendo elementos indispensables en la comprobacin de su funcionamiento real).

Los registros provienen de la aplicacin de instructivos y de procedimientos, utilizando los formatos incluidos en estos. Recopilan histricamente la informacin del SGA, estn ubicados en la carpeta Procedimientos y Registros.

Es importante resaltar que cada uno de los documentos relacionados anteriormente se representan por medio de conos para su identificacin, as :

DOCUMENTO DEL SGA

INSTRUCTIVO

REGISTRO

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Todo documento del sistema deber ser editado, revisado y aprobado por los respectivos responsables del mismo. En la Figura 1 se muestra grficamente la organizacin jerarquizada de la documentacin del SGA.

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Manual de Gestin Ambiental Manual de Procedimientos

NIVEL I

NIVEL II

NIVEL III Instructivos de Trabajo NIVEL IV Registros Ambientales

Figura 1. Niveles de la documentacin del SGA

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Una manera de afrontar la documentacin del SGA es identificando inicialmente cuales elementos de la norma exigen un Documento, Procedimiento o un Procedimiento Documentado, para tal efecto la Tabla 1 relaciona los elementos de la norma ISO 14001 con su requerimiento: Tabla 1: Elementos de la Norma ISO 14001 con requerimientos documentales
Elemento de la Norma Documento Procedimiento 4.2 POLTICA AMBIENTAL 4.3 PLANIFICACIN 4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos Legales y otros 4.3.3 Objetivos y Metas 4.3.4 Programa de Manejo Ambiental 4.4. IMPLEMENTACIN 4.4.1 Estructura y Responsabilidad 4.4.2Entrenamiento, Conocimiento y Competencia 4.4.3 Comunicacin Externas Internas 4.4.4 Documentacin del SGA 4.4.5 Control de Documentos 4.4.6 Control Operacional 4.4.7 Preparacin y Respuesta ante emergencias 4.5. VERIFICACIN Y ACCIN CORRECTIVA 4.5.1 Monitoreo y Medicin 4.5.2 No Conformidad y Accin Preventiva y Correctiva 4.5.3 Registros 4.5.4 Auditoria al SGA 4.6 REVISIN POR PARTE DE LA GERENCIA
NIVEL I NIVEL II

Instructivo

Registro

Externas

NIVEL III

NIVEL IV

Nota: Algunos elementos de la Norma ISO 14001 no piden explcitamente un documento, pero que por su importancia dentro del SGA es conveniente documentarlos.

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2. DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN MANUAL DE GESTIN AMBIENTAL (Nivel I) El Manual de Gestin Ambiental (MGA) debe ser un documento que describa el sistema de forma sencilla y breve. ISO 14001 no establece la obligatoriedad en la creacin de un documento de estas caractersticas; en cambio, exige que la empresa disponga de un nivel suficiente de documentacin como para describir los elementos bsicos del SGA y su interrelacin, as como orientar sobre la documentacin de referencia. Se concluye entonces, que la mejor manera de hacer esto es a travs de un Manual de Gestin Ambiental. El MGA ser el documento en donde se describan las lneas bsicas del SGA, convirtindose as en una herramienta de difusin del sistema tanto dentro como fuera de la empresa. En efecto, el manual puede ser empleado como documento de estudio y consulta de cualquier miembro de la empresa, de la misma manera que se puede constituir en un texto de difusin de actividades a proveedores y clientes, partes interesadas, etc. La presentacin y el orden seguido para la elaboracin de un MGA puede cambiar de una organizacin a otra, en todo caso ste no debera ser excesivamente extenso. La siguiente es una propuesta de los puntos y el orden que se debera llevar en un MGA, adaptando y tomando como base la NORMA TCNICA COLOMBIANA NTC-ISO 10013 Directrices para Elaborar Manuales de Calidad. Contenido del Manual de Gestin Ambiental Es conveniente que el Manual de Gestin Ambiental contenga los siguientes puntos en este orden:

1. El ttulo, el alcance y el campo de aplicacin: Informacin que se incluye

en la portada del manual, en la que se relacionan las actividades, productos o servicios a las cuales se aplica el manual. 2. Tabla de contenido: Una tabla en la que se relacionan todos los captulos o secciones del manual. Es prctico que la tabla de contenido no incluya la numeracin de pginas que normalmente se acostumbra; es mejor, escribir las secciones del manual porque en la revisiones gerenciales se cambian secciones, se replantean objetivos y metas, se mejoran redacciones, etc., lo que implica que cada que se efecte un cambio no se tenga que imprimir de nuevo o re-paginar todo el manual sino la seccin en discusin.

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3. Descripcin de la empresa: Pginas introductorias acerca de la organizacin y el manual mismo. 4. Poltica ambiental: Se expone la poltica ambiental de la compaa. 5. Objetivos y metas ambientales: Se establecen los objetivos y metas ambientales relacionndolos con el o los apartes de la poltica ambiental pertinentes. 6. Programa de administracin ambiental: Se relacionan los objetivos y metas ambientales con los responsables de cada objetivo, el plan de accin, los recursos econmicos destinados, recursos humanos (horas/hombre) y las fechas de ejecucin. 7. Estructura organizacional: Se hace una descripcin de la estructura organizacional (organigrama) y se describen cuales son los puestos de trabajo o niveles organizacionales que tienen alguna responsabilidad con el SGA. 8. Elementos del Sistema de Manejo Ambiental: Se hace una descripcin de la forma como la organizacin dar respuesta a cada uno de los elementos requeridos en la Norma ISO 14001. En la descripcin de cada elemento se incluirn los siguientes puntos: Objetivo (definir que se busca con el proceso en discusin); Alcance (rea cubierta con el proceso y exclusiones); Responsabilidad (indicar la unidad organizacional responsable de implementar el elemento y alcanzar el propsito); Proceso (se lista paso a paso que es necesario hacer para cumplir con los requisitos del elemento. Se utilizan referencias si es apropiado) y Documentacin Relacionada (se identifican los procedimientos, formatos, registros y cualquier documento asociado con el elemento en discusin). 9. Definiciones: Incluir una seccin en la que se aclaran trminos que as lo ameriten. Se pretende con ello facilitar la comprensin de los posibles lectores. 10. Informacin de Apoyo: Incluir en esta seccin informacin adicional si es apropiado, por ejemplo un listado maestro de documentos.

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3. DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE UN PROCEDIMIENTO (Nivel II) El procedimiento es una secuencia que define y describe de forma sencilla, comprensible y sin ambigedades, la manera en la que un proceso o actividad debe realizarse para asegurar el buen funcionamiento o desarrollo de la misma. Los procedimientos son documentos principales de referencia en el sistema que facilitan la informacin necesaria y suficiente para cubrir todas las reas de gestin del SGA. En efecto, son documentos que describen procesos o flujos de actividades, relaciones establecidas entre divisiones y departamentos, responsabilidades, funciones, etc. En cuanto a su estructura, los captulos que componen un procedimiento pueden ser:

1. Objetivo: Definir que se busca con el procedimiento en discusin. 2. Alcance: Definir el rea de aplicacin del procedimiento. 3. Definiciones: Definir trminos descritos en el procedimiento cuando sea necesario. Se pretende con ello facilitar la comprensin a todos los posibles lectores. No. Trmino Descripcin

4. Responsabilidad: Definir quien es el responsable de la recopilacin de informacin, revisin y actualizacin del procedimiento en mencin. 5. Procedimiento: Se describe genrica o especficamente, como lo estime el autor del procedimiento, la forma en la que se han de realizar las actividades y los criterios para su evaluacin. Se pueden utilizar diagramas de flujo en los que se relacionan actividades, puntos de decisin, responsables por las actividades y comentarios si es apropiado para cada actividad. 6. Referencias: Listar los documentos, anexos, procedimientos, formatos, etc., asociados al procedimiento en mencin.

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7. Registros: Listar los registros que se generan como resultado de utilizar el procedimiento en mencin, adems se menciona en donde se conservan estos registros y durante cuanto tiempo. Nota: Es posible que para un procedimiento en particular no aplique uno de los numerales descritos anteriormente, cuando ello ocurra se utiliza la abreviacin N-A (no aplica).

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4. DIRECTRICES GENERALES PARA LA ELABORACIN DE INSTRUCCIONES DE TRABAJO (Nivel III) Las instrucciones de trabajo del SGA son documentos que contienen requisitos especficos para realizar y verificar las actividades descritas, tanto en el MGA como en los procedimientos. Dan informacin detallada y secuencial sobre como realizar una determinada actividad. Las directrices para elaborar una instruccin de trabajo podran ser las mismas que para elaborar un procedimiento, la diferencia radica en el nivel de detalle. Las instrucciones de trabajo son comnmente utilizadas para detallar las actividades pertenecientes al Control Operacional exigido por la Norma ISO 14001; es decir, las operaciones y actividades asociadas con los aspectos ambientales significativos identificados, de acuerdo con su poltica, objetivos y metas.

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5. REGISTROS AMBIENTALES Los registros ambientales constituyen el soporte documental de referencia para demostrar el cumplimiento de las directrices del MGA y la conformidad con los requisitos de la Norma ISO 14001. Los diferentes procedimientos de operacin, procedimientos de Nivel III e instrucciones de trabajo, definen los registros que se deben emitir y conservar para cada una de las actividades a las que hagan referencia. En la siguiente seccin se presenta un modelo del como se pueden tratar cada uno de los elementos descritos anteriormente. Elemento Requisitos Legales y Otros de la Norma ISO 14001 (Manual de Gestin Ambiental) 4.3.2 Requisitos Legales Objetivo: Dar la direccin necesaria para la identificar y tener acceso a los requisitos legales y otros requisitos aplicables a las actividades, productos y servicios de nuestra compaa. Alcance: Este proceso aplica para los Aspectos Ambientales generados en nuestras actividades, productos o servicios que estn incluidos en el Sistema de Gestin Ambiental, de acuerdo con lo requerido en la seccin 4.3.2 de la Norma ISO 14001. Responsable: El responsable del Sistema de Manejo Ambiental nombrado por la gerencia, identificar y actualizar semestralmente los requisitos legales aplicables a nuestra compaa. Proceso: El anlisis de los requisitos legales aplicables a un Aspecto Ambiental, sigue la secuencia detallada en el procedimiento Identificacin de Requisitos Legales, el cual se archiva en el Manual de Procedimientos del Sistema de Manejo Ambiental. Documentacin Relacionada: Procedimiento Identificacin de Requisitos Legales Registro de Requisitos Legales ndice de Requisitos Legales

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Procedimiento Identificacin de Requisitos Legales Objetivo: Proporcionar una secuencia lgica para la identificacin de los requisitos legales y otros aplicables a los Aspectos Ambientales del Sistema de Manejo Ambiental. Alcance: Este procedimiento cubre los requisitos legales y otros aplicables a los Aspectos Ambientales que hacen parte del Sistema de Manejo Ambiental. Definiciones: N-A Responsabilidad: El coordinador del Sistema de Manejo Ambiental es responsable de la confrontacin y actualizacin del Registro de Requisitos Legales cada 6 meses, as como del seguimiento y actualizacin del presente procedimiento cuando sea apropiado. Procedimiento: Para una mejor comprensin del procedimiento vase el siguiente diagrama de flujo. Este diagrama de flujo aplica para tanto para Aspectos Ambientales que hacen parte del Sistema de Manejo Ambiental como para los nuevos (nuevos programas).
Inicia

Actividad

Responsable

Comentario

Identificar y tener claridad de las fuentes de informacin de los requisitos legales ambientales

Las fuentes de informacin de la legislacin vigente: Min. Ambiente, Legis, CAR

Generar un listado maestro de la legislacin ambiental aplicable a la compaa

Formato ndice de Legislacin Aplicable, el cual contiene: Tipo de Norma, nmero, ao y asunto

Relacionar el Aspecto Ambiental en discusin con la legislacin vigente

Generar un listado maestro con el Aspecto Ambiental y la legislacin ambiental aplicable. Actualizarlo.

Formato Registro de Requisitos Legales, el cual contiene: Medio o recurso, nombre del documento, entidad que lo exige, norma que dicta lmites permisibles.

Termina

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Referencias: Procedimientos Aspectos Ambientales Programa de Administracin Ambiental Documentacin del SMA No Conformidad y Accin Correctiva y Preventiva ndice de Legislacin Aplicable Registro de Requisitos Legales

Formatos

Registros: El coordinador del Sistema de Manejo Ambiental es responsable de mantener actualizado el Registro de Requisitos Legales y dicho registro ser mantenido en archivos por un mnimo de 3 aos.

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ELEMENTO DE LA NORMA 4.2 Poltica Ambiental 4.3 Planificacin 4.3.1 Aspectos Ambientales 4.3.2 Requisitos Legales y otros 4.3.3 Objetivos y Metas 4.3.4 Programa de admn. Ambiental 4.4 Implementacin y Operacin 4.4.1 Estructura y Responsabilidad 4.4.2 Entrenamiento, Conocimiento y Com 4.4.3 Comunicaciones 4.4.4 4.4.5 4.4.6 4.4.7 4.5 4.5.1 4.5.2 4.5.3 Documentacin del Sistema Control de Documentos Control Operacional Preparacin y Respuesta a Emerg. Verificacin y Accin Correctiva Monitoreo y Medicin No Conformidades y Accin Correct. Registros

RESPONSABLE

4.5.4 Auditoria al Sistema 4.6 Revisin por Parte de la Gerencia

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