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SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C. CONTENIDO Num. Documento PO–GA–001 Versión V1 Fecha 01

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C.

CONTENIDO

Num. Documento

PO–GA–001

Versión

V1

Fecha 01 SEPTIEMBRE 2010 PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

Objetivo

2

Alcance

2

Definiciones

2

Responsabilidades

3

Procedimiento

4

Documentos de referencia

7

Formatos relacionados con la operación

7

Identificación de cambios

7

Autorizaciones

8

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C. Num. Documento PO–GA–001 Versión V1 Fecha 01 SEPTIEMBRE

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C.

Num. Documento

PO–GA–001

Versión

V1

Fecha 01 SEPTIEMBRE 2010 PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

1. OBJETIVO:

Desarrollar la metodología para mantener el control de las compras y adquisiciones de la empresa, así como establecer los lineamientos que se requieren en la decisión de compra o adquisición de insumos y que éstos sean funcionales, de acuerdo al objetivo organizacional.

2. ALCANCE:

Aplica

General, Dirección de Proyectos y Soporte Técnico, así como en las áreas de soporte de Mantenimiento.

a todas las áreas estratégicas de la empresa tales como Dirección General, Gerencia

3. DEFINICIONES:

Compra: Acción de adquirir u obtener algo a cambio de un precio establecido.

Documentos: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, Especificación, Procedimiento, Plano, Norma, etc. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía o muestra patrón, o una combinación de éstos.

Artículo: Material, obra, servicio o puesta a disposición susceptible de adquisición, arrendamiento

o contratación por la Empresa Para satisfacer sus necesidades funcionales y operativas.

Contratación de servicios: Es el acuerdo comercial que establece la empresa para la realización de una obra o la prestación de un servicio.

Proveedor: Persona física o moral que suministra de un producto o de un servicio, que está sujeto

a cumplir a su vez a las condiciones contractuales inteligencia integral, y asume por tanto algunas o todas, de las obligaciones impuestas la empresa

Material: Bien físico susceptible de adquisición o compra.

Proveedor: Suministrador que tenga productor y servicios de marca o bajo su propia

Área Solicitante: Área que presenta la necesidad de compra de un determinado producto o servicio.

Área Compradora: Área responsable de realizar la compra de un determinado producto o servicio.

Registro de Calidad: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas.

Registros electrónicos: Registros en cualquier medio electrónico, Disco Duro, CD y/o respaldos, además de los que son generados por cualquier otro sistema informático utilizado por las diferentes áreas de la organización.

4. RESPONSABILIDADES: Gerente Administrativo SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C. Num. Documento

4.

RESPONSABILIDADES:

Gerente Administrativo

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C.

Num. Documento

PO–GA–001

Versión

V1

Fecha 01 SEPTIEMBRE 2010 PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

- Mantiene el control, a través de dir¡ferentes registros, de las compras y adquisiciones de productos o servicios que requiera la empresa para su funcionamiento.

- Recibie las órdenes de compra de las diferentes áreas, verifica su contenido y analiza su utilidad con base en los objetivos organizacionales para aprobar o desaprobarla.

- Establece un control de proveedores que le permita mantener opciones para determinar la decisión de compra de productos o adquisición de servicios que considere mejores para la organización.

Representante de Dirección

- Asegura que los controles que se manejen, sean los más adecuados para la operación de la empresa y que se elaboren correctamente y de forma oportuna.

- Coordina actividades necesarias para la evaluacion de proveedores

Gerente General

- Se encarga de revisar Orden de Compra y otorgar su aprobación.

Director General

- Responsable de autorizar la Orden de Compra.

Responsable del área

- Se encarga de dirigir las requisiciones de compras o adquisiciones a la Gerencia Administrativa para su aprobación.

- Detecta las necesidades de su equipo de trabajo de manera preventiva, tales como mantenimiento de equipos, o compra u adquisición de servicios necesarios para el desarrollo eficiente y eficaz de su equipo de trabajo y de los proyectos que se realizan.

DIAGRAMA DE FLUJO No Aplica 5. PROCEDIMIENTO: SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C. 5.1. Descripción
DIAGRAMA DE FLUJO No Aplica 5. PROCEDIMIENTO: SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C. 5.1. Descripción

DIAGRAMA DE FLUJO No Aplica

5.

PROCEDIMIENTO:

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C.

5.1. Descripción de actividades:

Num. Documento

PO–GA–001

Versión

V1

Fecha 01 SEPTIEMBRE 2010 PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

Act.

Puesto / Área

Descripción de la actividad

1.

Gerencia

   

Administrativa

Elabora, actualiza, y controla procedimiento

   

Revisan y autorizan procedimiento, hacen las correcciones

2.

Gerencia General y Dirección General

pertinentes y los regresan a Gerencia Administrativa para su actualización y control.

3.

Gerencia

Difunde procedimiento de compras a las áreas involucradas, para que realicen implementación.

 

Administrativa

4.

Áreas de la empresa

Implementan procedimiento

   

Necesidad de Compra

a) la

Determinan

necesidad

de

comprar

un

producto

o

servicio.

5.

Áreas de la empresa

-

Ejecutivos de Cuenta, Jefe de Proyectos, Gerencia General y Dirección General envían la requisición de materiales y/o servicios que necesitan, a través de correo electrónico.

 

b) Elaboran Orden de Compra indicando los requisitos del producto a comprar y/o servicio (F-DG-019)

c) El solicitante tramita las firmas de autorización, e indica el proveedor asignado por el Gerente Administrativo.

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C. Num. Documento PO–GA–001 Versión V1 Fecha 01 SEPTIEMBRE

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C.

Num. Documento

PO–GA–001

Versión

V1

Fecha 01 SEPTIEMBRE 2010 PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

   

La

Gerencia Administrativa analiza la solicitud tomando en

6.

Gerencia

cuenta la necesidad, su costo, los gastos previstos para el mes en curso, los ingresos recibidos, y los gastos realizados.

Administrativa

   

Revisión y aprobación de orden de compra

 

Gerencia General Dirección General

Revisan y aprueban Orden de Compra. En caso contrario,

7.

otorga las razones a través de un correo electrónico, y regresa

 

a

Gerencia Administrativa para que ésta otorgue la

retroalimentación adecuada al área correspondiente.

 
   

Realización de la Compra

 

- A partir de la orden de compra realiza tres cotizaciones del producto o servicio solicitado a diferentes proveedores

8.

Gerente

Administrativo

 

(F-GA-003).

- Este comparativo servirá de guía para elegir, dependiendo de la situación, al proveedor del producto o servicio que se contratará, y que ofrezca las ventajas competitivas que se necesitan.

   

Alta de proveedor:

 

9.

Gerente

 

Administrativo

El

proveedor

elegido

es

dado

de

alta

en

la

lista

de

 

proveedores de la empresa (F-GA-004).

 
   

Asignación de pedido

 

10.

Gerente

 

Administrativo

Solicita producto y/o servicio solicitado de acudo a lo definido

 

en

la orden de compra.

 
 

Proveedor de

 

11.

producto y/o

Entrega producto a la Gerencia Administrativa.

 

Servicio

 
SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C. Num. Documento PO–GA–001 Versión V1 Fecha 01 SEPTIEMBRE

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C.

Num. Documento

PO–GA–001

Versión

V1

Fecha 01 SEPTIEMBRE 2010 PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

   

Recepción del producto y/o servicio

 

12.

Gerencia

Recibe producto y servicio adquirido y asigna al área solicitante para que verifique, si este cumple con las características especificadas en la orden de compra.

Administrativa

   

Revisa que el producto y/o servicio solicitado cumpla con las características y especificaciones definidas.

13.

Área Solicitante

Notifica a la Gerencia administrativa los resultados de la revisión.

 
   

a) El producto y/o servicio solicitado cumplió con las características y especificaciones solicitadas:

 

-

Envía al proveedor, por correo electrónico o de

manera impresa, el formato de Solicitud de Pago (F-DG-

14.

Gerencia

Administrativa

021) donde se establece Proveedor, Monto, Descripción de la Compra, Interbancaria, Banco, RFC, etcétera.

b) El producto y/o servicio no cumple

-

Notifica al proveedor

para que realice el cambio,

las

reparaciones y correcciones necesarias.

   

Envía al proveedor, por correo electrónico o de manera

 

15.

Gerencia

impresa, el formato de Solicitud de Pago (F-DG-021) donde se establece Proveedor, Monto, Descripción de la Compra, Clabe Interbancaria, Banco, RFC

Administrativa

   

Envía lleno el formato de Solicitud de Pago (F-DG-021) y

 

16.

Proveedor

regresa a la Gerencia Administrativa, para que realice el pago correspondiente.

14.

Gerencia

Archiva solicitud y tramita pago para que realice pago correspondiente

 

Administrativa

   

Coordina con el representante de la Dirección y las áreas usuarias la evaluación de proveedores.

 

15.

Gerencia

Nota: La evaluación de proveedores, solo aplica a los proveedores que tengan un impacto significativo sobe los servicios y/o productos que proporciona la organización a sus clientes

Administrativa

   

Termina Procedimiento

 
SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C. 4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Num. Documento PO–GA–001 Versión

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C.

4. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Num. Documento

PO–GA–001

Versión

V1

Fecha 01 SEPTIEMBRE 2010 PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

Nombre del Documento

Número

Norma ISO 9001:2008 Sistema de Gestión de la Calidad-Requisitos.

NMX-CC-9001-IMNC-2008

Manual del Sistema de Gestión de la Calidad.

MAC-001

Procedimiento de control de documentos

PN DG 002

Procedimiento de control de registros

PN DG 003

Procedimiento de acciones correctivas

PN DG 004

Procedimiento de acciones preventivas

PN DG 005

Procedimiento de producto no conforme

PN DG 007

5. REGISTROS RELACIONADOS CON LA OPERACIÓN

Nombre del Documento

Número

CON LA OPERACIÓN Nombre del Documento Número Formato de Orden de Compra Lista de Proveedores F-GA-003

Formato de Orden de Compra

Lista de Proveedores

Número Formato de Orden de Compra Lista de Proveedores F-GA-003 Formato de Solicitud de Pago F-DG-021

F-GA-003

Formato de Solicitud de Pago

Lista de Proveedores F-GA-003 Formato de Solicitud de Pago F-DG-021 Solicitud de Pago.xls Fuera del sistema

F-DG-021 Solicitud de Pago.xls

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C. 6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS Num. Documento PO–GA–001

SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicación, S.C.

6. IDENTIFICACIÓN DE CAMBIOS

Num. Documento

PO–GA–001

Versión

V1

Fecha 01 SEPTIEMBRE 2010 PROCEDIMIENTO GENERAL DE ADQUISICIONES Y COMPRAS

Fecha

Versión

Cambio

06 Septiembre 2010

V1

Emisión del documento

7. AUTORIZACIONES

Elaborado por:

Sandra Ochoa Fajardo

 

06

Septiembre 2010

Gerente Administrativo

Firma

 

Fecha

Revisado por:

Francisco Montero Gastelum

 

06

Septiembre 2010

Director General

Firma

 

Fecha

Aprobado por:

Francisco Montero Gastelum

 

06

Septiembre 2010

Director General

Firma

 

Fecha