SMARTMEDIA Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C.

Nm. Documento PSDG005 Versin V1 Fecha 09 nov-2010 PROCESO DE GERENCIA ADMINISTRATIVA

Seccin 1. Mapa del proceso 2. Descripcin del proceso 3. Requisitos: de los Clientes, del Producto, Legales y Reglamentarios 4. Mediciones del Proceso 5. Producto No-Conforme. 6. Procedimientos relacionados 7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso. 8. Mejora: Acciones correctivas y preventivas. 9. Autorizaciones

Pgina

2 3 9 10 12 13 13 14 14

Fuera del sistema informtico es una copia no controlada PS-DG-005

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

1. MAPA DEL PROCESO

Nombre del proceso Proceso Gerencia Administrativa

Organizar, establecer y llevar a cabo los procedimientos de trabajo de ndole administrativa y contable. Disear polticas de control de las distintas operaciones que realiza la empresa, establecer su constante actualizacin y seguimiento tales como flujo de efectivo, cuentas por pagar y cuentas por cobrar, y los aspectos fiscales y de auditora entre otros. Propsito del proceso Proporcionar informacin financiera a la Direccin General para la toma de decisiones. Disear y manejar los reportes de la tesorera y las proyecciones financieras. Emitir las nminas de sueldos y salarios, controlar el rea de capital humano, establecer y controlar el pago a proveedores y pago respectivo de impuestos derivado de las entidades de gobierno correspondientes.

Dueo del proceso

Mario Ramrez Garca

Pgina 2 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

2. Descripcin del proceso

ENTRADAS PROVEEDOR INSUMO PROCESO ACTIVIDADES FACTURACIN A CLIENTES PRODUCTO OBTENIDO SALIDAS CLIENTE

Director General Gerencia General

Cliente

- Lineamientos para Reporte de realizar la facturacin. facturacin Elabora factura con datos del presupuesto autorizado (cotizacin referenciada) - Presupuesto Registro de la autorizado por el Facturacin en el Flujo Prepara documentacin para facturacin cliente que incluye: Carta de aceptacin, con anexos de de Efectivo. presupuesto y factura Documentacin Gestiona la entrega, de acuerdo con los para facturacin que lineamientos del cliente - Carta via correo incluye: Carta de electronico de Solicita a mensajera que entregue la aceptacin, con anexos aceptacin sellada factura al cliente. de presupuesto y factura - Realiza el pago Realiza seguimiento mensual a la Cartera. - Otorga comprobantes Realiza actualizacin de seguimiento a la de pago. cartera, al flujo de efectivo y al registro contable - Comprobante de pago. (Consulta de depsitos por banca Electrnica). - Estado de cuenta. Elabora pliza de ingreso para registro de cobro con la afectacin contable. Se cerciora de que se haya ejecutado el pago a travs de el estado de cuenta, y concilia contra el banco TERMINA PROCESO Confirmacin de pago recibido. Reporte de cobranza. Pliza de ingreso.

Director General Gerencia General

Cliente

Cliente

Cliente

Cliente

Director General Gerente General

Pgina 3 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

ENTRADAS

PROCESO INSUMO ACTIVIDAD TESORERA PRODUCTO OBTENIDO

SALIDAS CLIENTE

PROVEEDOR

Bancos

- Efecta una consulta de saldos y movimientos de las diferentes cuentas bancarias va Internet. Impresin de - Imprime y concilia movimientos diarios Saldos. - Saldos y movimientos - Registra los ingresos realizados diariamente y Registro de va internet. ejecuta el programa de aplicacin de los recursos Ingresos. disponibles. - Comprobantes de Programa de pago va internet. - Valida los saldos bancarios contra sus registros Pagos. - Chequera - Entrega a Direccin General el programa de pagos para validacin y autorizacin. - Llena el Formato de Flujo de Efectivo con la informacin contenida en la cuenta. - Carta de aceptacin sellada Realiza el registro de las facturas por cobrar para mantener su control y programar la cobranza oportuna. Factura. Cheque/ Transferencia.

Direccin General

Mensajera

Director General

rea

Direccin General

- Autorizacin y Consulta el formato de Flujo de Efectivo Programa de prioridades de pagos. para suministrar los recursos disponibles a travs Pagos para de la Banca Electrnica. Autorizacin. - Facturas. - Comprobante de gastos. Registra los egresos realizados durante el da, otorga seguimiento al formato de Flujo de Efectivo. Programa los pagos con base en los - Facturas de servicios recursos disponibles determinados. Cheque/ Transferencia. Pago de productos y/o servicios

Director General

Responsable de

Proveedores

Proveedores

Pgina 4 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

Bancos

Elaborar, al final del da, el resumen en el Formato de Flujo de Efectivo y actualizar la - Saldos y movimientos cobranza y los pagos a realizar. va Internet. Efectuar un monitoreo de los movimientos en la cuenta de cheques, verificando la disponibilidad del depsito en cuenta. TERMINA PROCESO

Flujo de Efectivo. Cobranza.

Director General

ENTRADAS

PROCESO ACTIVIDAD NMINA PRODUCTO OBTENIDO

SALIDAS

PROVEEDOR

INSUMO - Contratacin. - Aviso de no renovacin o cancelacin de contrato. - Incidencias del personal.

CLIENTE

Gerente General

Recibe las incidencias sobre tiempos extra, vacaciones, permisos, ajustes, etc. Desgloce de Procesa la nmina. Nmina. Solicita su autorizacin.

Director General

Director General Trabajador

Realiza la actualizacin correspondiente de Pago al los egresos. - Autorizacin de trabajador. nmina. Deposita el cheque o realiza la Comprobante de - Comprobante firmado. transferencia. pago. Imprime el recibo y lo archiva. - Autorizacin del importe de la liquidacin/ finiquito. Recibe la autorizacin e imprime el formato de liquidacin/finiquito, de recibido. Cheque del finiquito o liquidacin. Realiza el cheque con el importe autorizado.

Trabajador

Director General

Trabajador Pgina 5 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

TERMINA PROCESO

ENTRADAS

PROCESO INSUMO ACTIVIDAD SEGURIDAD SOCIAL Recibe notificacin de prestaciones a otorgar al personal contratado o vigente en la empresa. Genera los movimientos afiliatorios (de altas , bajas y modificaciones) para la afiliacin del trabajador. Entrega los combrobantes. Calcula la cuota de obrero patronal, aportacin patronal, conforma la base de datos del IMSS. Realiza los pagos. PRODUCTO OBTENIDO Afiliaciones. Documentos requeridos.

SALIDAS CLIENTE

PROVEEDOR

Gerencia General Organismos Gubernamentales IMSS, INFONAVIT, AFORE

- Prestaciones al personal. - Reglamentacin de prestaciones sociales.

IMSS, INFONAVIT, AFORE

IMSS, INFONAVIT, AFORE

- Comprobantes,

Comprobantes.

Direccin General

Direccin General - Aprobacin de pagos -

Pagos.

IMSS, INFONAVIT, AFORE

TERMINA PROCESO

Pgina 6 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

ENTRADAS PROVEEDOR INSUMO -

PROCESO ACTIVIDAD IMPUESTOS PRODUCTO OBTENIDO

SALIDAS CLIENTE

SAT

- Determinacin de clculos fiscales.

Calcula el impuesto y notifica a la Direccin General para su autorizacin y firma. 1. Local: con base en nminas y cierre Reporte de pago de mes. de impuestos. 2. Federal mensual y anual: con base en la operacin mensual de la empresa. Informa a las oficinas correspondientes. Archiva los comprobantes por tipo de impuestos al mes. Declaraciones informativas. Declaraciones informativas. Registros contables.

Director General

Director General

Validacin y firma.

SAT

SAT

Acuse de Recibo.

SAT

Auditores externos

- Dictamen financiero y Apoyo para ejecucin de auditoras fiscal. externas.

Auditores externos

TERMINA PROCESO

Pgina 7 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

ENTRADAS PROVEEDOR INSUMO - Lineamientos. - Validacin de estado de resultados. - Validacin de resultado de auditoria. - Validacin de pago de impuestos. - Comprobacin de gastos. - Solicitud de aclaraciones. -

PROCESO ACTIVIDAD FINANZAS Registro de contabilidad: Actualizar datos de la cobranza. Recabar comprobantes fiscales. Elaborar registros de plizas de ingresos y egresos diariamente. Revisar y analizar la programacin de pagos. Comprobacin de gastos.- realiza el registro contable en las plizas contables. Analiza y entrega el reporte de aclaraciones, y actualiza las proyecciones en el flujo de efectivo. TERMINA PROCESO PRODUCTO OBTENIDO Informe de estados financieros. Reporte diario de posiciones de bancos. Reportes mensuales: contable, fiscal. Calendario de pago a proveedores. Reposicin de gastos. Reportes mensuales: contable y fiscal.

SALIDAS CLIENTE

Direccin General

Direccin General

reas de la empresa Direccin general

reas de la empresa

Direccin General

Pgina 8 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

ENTRADAS PROVEEDOR INSUMO

PROCESO ACTIVIDAD FINANZAS PRODUCTO OBTENIDO

SALIDAS CLIENTE

Solicitud de grficos Representante de la

Direccin

Grficos del

del desempeo Medicin, Anlisis y Mejora Solicitud de acciones correctivas y - Anlisis de grficos de mediciones de proceso preventivas - Definicin de acciones correctivas y preventivas Documentos del Sistema de Gestin Programa de auditoria Plan de de auditoria

desempeo de los procesos Acciones correctivas y preventivas Solicitud de cambio y/o actualizacin de documentos Reporte de productos no-conforme

Representante de la Direccin

3. Requisitos: De los clientes, del producto, legales y reglamentarios

Requisitos del cliente Requisitos del producto Requisitos legales y reglamentarios

Calidad (Innovacin y vanguardia) Tiempo Servicio Precio

Velocidad Funcionalidad Operatividad Requisitos visuales y auditivos

Manual de identidad de cliente Requisitos de CONAR, AMAP aplicables

Pgina 9 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

4. Mediciones del proceso.

Nombre de la medicin Rentabilidad Indicador Ingresos facturados contra gastos de operacin Tipo de Indicador Rentabilidad Meta 20 % Frecuencia Mensual Responsable Gerencia Administrativa

Entrega de Estados financieros en tiempo

Primeros 5 das hbiles

Eficiencia

No mayor a 5 das hbiles

Mensual

Gerencia Administrativa

Indicador: Total de obligaciones legales realizadas Cumplimiento Oportuno en el periodo a las Obligaciones Entre el total de obligaciones legales. que debieron realizar en el perodo

Eficiencia

100% de cumplimiento

Mensual

Gerencia Administrativa

Pgina 10 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

5. Producto No-Conforme.
Producto no-conforme Concepto
Faltas de ortografa, faltan prrafos o palabras, no se incluy

Tratamiento
Checar contra el guin final autorizado y realizar el ajuste Men autorizado para evitar retraso en la entrega del producto.

Responsable

Aprobacin de la interfaz e interiores. CONTENIDO Informacin incorrecta (texto, imgenes, locucin). Generar una revisin antes de entregar al cliente.

Jefe de Proyecto Revisar con el cliente y confirmar la informacin. Revisar el brief y/o material entregado por el cliente. Respetar las fechas de revisin, verificacin, antes de entregar al cliente. - Ajuste de interfaz e interiores para su navegacin. - Compresin de archivos y vdeos para aligerar la descarga del proyecto. - Se deben checar todas las ligas o links en el proyecto. - Es necesario localizarlos y programarlos.

Pgina con elementos muy pesados que hacen que su descarga sea muy lenta. FUNCIONALIDAD Archivos adjuntos marcan error al descargarse y/o no abren

Jefe de Proyecto Coordinador de Programacin y Diseo.

Las ligas rotas y elementos no encontrados,

Pgina 11 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

Se visualiza la pgina pero algunos elementos no se ven, aparece una cruz o algunos botones no funcionan o nos llevan a una pgina no encontrada. Compatibilidad de plataforma y formatos no adecuada. La actualizacin no se realiz, revisar y realizarla en su caso, Sonido, imgenes y locucin en video o flash.

- Revisar que el peso de descarga sea el que acepte el ftp del cliente. - Hacer un refresh a la pgina

- Se recomienda navegar el proyecto para confirmar que todo est bien linkeado. - Elementos de navegacin acorde al proyecto, ubicacin de elementos grficos bsicos como el home, regreso y msica.

Locucin no coincide con algunas partes del guin

Archivos rotos al subirlos al hosting nuestro para su revisin. De su ubicacin en la Web Revisar que el formato sea compatible con el equipo del cliente, solo para revisin, porque el producto tiene que funcionar para el usuario final.

- Realizarlo de nuevo o ajustar la(s) partes en el guin. - Checar locucin que coincida con el guin. - Tal vez el sonido o las imgenes son de origen y no hay nada que hacer ms que suplirlos por otros. - Msica aprobada con el cliente. - Adaptacin de elementos en el proyecto interactivo para su versin web - Probar desde otra u otras computadora(s) por la existencia de cookies. - Que el usuario no tenga acceso restringido, es decir en algunos casos puede haber una clave para entrar, drsela al cliente. - Revisar que est correcta la direccin ftp del proyecto. - Localizacin del proyecto en el ftp del cliente o en el nuestro. - Eliminar direcciones ftp de prueba, generalmente tienen terminacin de Pgina 12 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

- Entrega de contraseas del ftp del cliente para subir el proyecto a su hosting. - Checar que no faltan archivos - Comprimir los archivos y eliminar los fantasmas, antes de enviarse al cliente. - Demasiado trfico en la red, verla en otro momento. - Checar que la direccin ftp enviada sea la correcta. - Est viendo la liga de la anterior versin y no conoce la nueva liga. - Que el servidor no se haya cado. - Manejo de elementos o material (psd, ai, fla, jpg, tif, tipografias sean los correctos) en el proyecto.

numero. - Se recomienda la espera del servidor no est saturado en horas pico. - El navegador o el servidor del usuario no ha refrescado la nueva informacin, se requiere que borre el historial, las cookies e incluso la memoria RAM para poder visualizarla. - El procesador del usuario no tiene suficiente capacidad, solicitar que cambie de mquina. -

DISEO

Diseo de imagen no corresponda a los lineamientos del cliente o del manual de identidad.

- Revisar con el cliente la interfaz autorizada y justificar porque se realiz de esa forma, en caso de que el error persista, negociar el ajuste a un punto en el que no signifique reestructurar toda la pieza. - Correcto uso de colores en base a los valores proporcionados por el cliente - Se manda una o dos imgenes del proyecto (o de la pieza a producirse) para Vo. Bo. del cliente y posteriormente se manda a programacin.

Jefe de proyecto Coordinacion diseo y multimedia

Pgina 13 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

6. Procedimientos relacionados.
Nombre del procedimiento Procedimiento control de control de documentos PN-DG-002 Procedimiento control de registros PN-DG-003 Procedimiento de Adquisiciones y Compras PN-GA-003
pn-ga-003-compras.doc pn_dg_003_cont_regis_30agos10.doc pn_dg_002_cont_docus_30agos10.doc

Nmero del documento

7. Herramientas informticas usadas para el control del proceso.

Nombre de la Herramienta Contafiscal 2000, versin 4.0 Descripcin Contabilidad: captura general, estados financieros, clculos de supuestos, declaraciones formativas, flujos de efectivo, etc.

Pgina 14 de 15

SMARTMEDIA
Inteligencia Integral en Comunicacin, S.C

Num. Documento PS GG - 001 Versin 1A Fecha 10 agosto 2010 PROCESO: Gerencia General

8. Mejora a travs: Acciones correctivas y preventivas

Nombre del documento

(Realizar al mejora de los proceso a travs de lo establecido en el siguiente documento) Documento

Procedimiento de control de Acciones Preventivas PN-DG-004 Procedimiento de control de Acciones Correctivas PN-DG-005
pn_dg_005_acc_corr_30agos10.doc pn_dg_004_acc_prev_30agos10.doc

9. Autorizaciones
ELABOR MARIO RAMREZ GARCA GERENCIA ADMINISTRATIVA REVIS SANDRA OCHOA FAJARDO GERENCIA GENERAL APROB FRANCISCO MONTERO GASTELUM DIRECCIN GENERAL

Pgina 15 de 15